Toelichting voor scholen en Leerplicht Ziekteverzuimbegeleiding M@ZL op het VO door de GGD Amsterdam
Inhoud 1. Inleiding... 3 1.1 Doelstelling... 3 1.2 Toelichting... 3 1.3 Criteria voor aanmelding... 3 2. Verantwoordelijkheden van de verschillende partijen... 4 3. Praktische afspraken... 4 3.1 Rol school: Signaleren en bewaken... 4 3.2 Rol JGZ: adviseren en begeleiden... 6 3.3 Rol Leerplicht... 7 4. Financiële kaders... 8 5. Wettelijke kaders... 8 6. Referenties... 8 7. Bijlagen... 8 Ziekteverzuimbegeleiding M@zl VO toelichting voor scholen en leerplicht - Jan 2016 / DB 2
TOELICHTING AFSPRAKEN ZIEKTEVERZUIMBEGELEIDING IN HET VOORTGEZET ONDERWIJS DOOR JEUGDGEZONDHEIDSZORG 1. Inleiding Deze toelichting is bedoeld voor Leerplicht en scholen in het voortgezet onderwijs in Amsterdam en Amstelland volgens de methode M@zl (ontwikkeld door de GGD West Brabant). De werkinstructie is aangepast in januari 2016 naar aanleiding van doorontwikkeling van de M@zl methode op basis van wetenschappelijk onderzoek van deze methode. 1.1 Doelstelling Het doel van de ziekteverzuimbegeleiding is om leerlingen met meer dan gemiddeld ziekteverzuim vroegtijdig in contact te brengen met een jeugdarts van Jeugdgezondheidszorg (JGZ) om te helpen voorkomen dat het ziekteverzuim uitmondt in langdurig schooluitval of voortijdig schoolverlaten. 1.2 Toelichting Voortijdig schoolverlaten vorm een groot maatschappelijk probleem. In het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning wordt gestreefd naar een optimale participatie van jeugdigen aan de samenleving. Langdurig en veelvuldig ziekteverzuim gaat vaak vooraf aan voortijdig ongediplomeerd schoolverlaten. Het ziekteverzuim is vaak een signaal dat het niet goed gaat met een kind op het psychosociale vlak. Door het ontbreken van medische kennis is het voor school vaak lastig om een goede inschatting van de situatie te maken. De methode M@zl (medische advisering ziekgemelde leerling) laat zien dat door een goede samenwerking tussen de school, jeugdgezondheidszorg en de leerplicht problemen eerder gesignaleerd worden en in een eerder stadium met leerlingen gewerkt kan worden aan het oplossen van problemen. M@ZL is een beproefde methodiek voor een integrale aanpak van ziekteverzuim bij scholieren in het voortgezet onderwijs (VO). In deze M@zl versie 2014 (welke in schooljaar 2015-2016 bij GGD Amsterdam is geïntroduceerd) is op een aantal punten anders dan de eerdere versie(s). Zie ook handboek M@zl op www.ggdwestbrabant.nl/mazl Aangescherpte verzuimcriteria: elke vierde ziekmelding in twaalf schoolweken of vanaf de zevende schooldag aaneengesloten. School is in the lead. Wanneer ziekteverzuim voldoet aan de M@zl criteria, gaat school het eerste gesprek aan met de leerling en zijn/haar ouder(s). Dit gesprek kan gedaan worden door een mentor, leerlingbegeleider, intern begeleider of zorgcoördinator. De school monitort het ziekteverzuim en monitort samen met de jeugdarts de uitvoer van het re-integratieplan. De inzet van de leerplichtambtenaar verloopt via school. Als het M@ZLtraject is vastgelopen of onvoldoende heeft opgeleverd, gaat de leerplichtambtenaar - op verzoek van school - z.s.m. in gesprek en koppelt zijn/haar bevindingen aan school terug. De verzuimstatus wordt niet meer standaard opgevraagd. Alle informatie over het proces van ziekteverzuimbegeleiding is terug te vinden op de website van de GGD Amsterdam, inclusief voorbeeldbrieven, aanmeld- en terugkoppelingsformulier en folder voor ouders/leerling. 1.3 Criteria voor aanmelding Op basis van wetenschappelijk onderzoek zijn onderstaande criteria werkzaam gebleken. In overleg tussen school en jeugdgezondheidszorg worden de criteria voor verzuim vastgesteld. Zo nodig wordt een plan opgesteld om te komen tot werken volgens de nieuwe criteria. Ziekteverzuimbegeleiding M@zl VO toelichting voor scholen en leerplicht - Jan 2016 / DB 3
Vanaf de 7 e schooldag aaneengesloten ziekteverzuim Vanaf 4 e ziekmelding binnen 12 weken 2. Verantwoordelijkheden Hier wordt kort een overzicht gegeven van de verantwoordelijkheden van de drie betrokken partijen: school, JGZ en leerplicht. Scholen hebben een vaste contactpersoon aan wie de jeugdarts kan terugkoppelen (verzuimcoördinator of zorgcoördinator). Scholen hebben informatie over ziekteverzuimbegeleiding opgenomen in ziekteverzuimbeleid van school en kunnen daarbij verwijzen naar informatie op website van de GGD Amsterdam. Scholen zijn verantwoordelijk voor een sluitende ziekteverzuimregistratie, monitoren van het verzuim, hebben (direct) na ziekmelding contact met ouder(s)/leerling, hebben bij zorgwekkend ziekteverzuim (criteria) een gesprek met ouder(s) en leerling, melden zo nodig aan bij JGZ in overleg met ouder(s). Scholen melden aan bij JGZ met het daarvoor bestemde aanmeld- en terugkoppelingsformulier en bevestigen de aanmelding naar ouders door het versturen van de ouderbrief. In geval de leerling en ouders niet verschijnen op het consult van de jeugdarts, weigeren mee te werken aan het vinden van een oplossing, afspraken niet nakomen of bij onnodig aanhouden van het ziekteverzuim, spreekt de school hen hierop aan. JGZ nodigt ouders en leerling uit voor een afspraak binnen 10 schooldagen na aanmelding door school. Samen met ouder(s) en leerling onderzoekt de jeugdarts de (gezondheids)problemen, doet eventueel aanvullend medisch onderzoek en vraagt indien nodig medische informatie op bij andere hulpverleners of behandelaars. Met de ouder(s) en de leerling stelt de jeugdarts een re-integratieplan op. School ontvangt per direct, uiterlijk binnen 2 werkdagen, terugkoppeling via het aanmeld-en terugkoppelingsformulier. Ouders ontvangen een kopie van deze afspraken. Zo nodig overlegt de jeugdarts met school en andere ZAT-partners. Indien nodig volgt een herhalingsonderzoek. Bij herhaaldelijk niet verschijnen kan de jeugdarts het verzuim niet beoordelen en wordt school geadviseerd een melding naar leerplicht te doen. JGZ ondersteunt school verder bij de uitvoering van het re-integratieplan. Als het M@zl traject is vastgelopen of onvoldoende heeft opgeleverd, gaat de leerplichtambtenaar, op verzoek van school, z.s.m. in gesprek met ouder(s)/ leerling en koppelt zijn/haar bevindingen aan school terug. 3. Praktische afspraken De praktische afspraken die nodig zijn om het proces goed te laten verlopen zijn hier beschreven. Een aantal zaken worden verder maatwerk afgesproken tussen school en de vaste jeugdarts van JGZ, zoals de contactpersoon vanuit school, de frequentie van overleg en afstemming en de rol van school bij het herinneren aan de afspraken en bij no-show. 3.1 Rol school: Signaleren en bewaken Organisatie De school vindt het belangrijk om het (ziekte)verzuim van leerlingen terug te dringen en heeft informatie over ziekteverzuimbegeleiding opgenomen in het Ziekteverzuimbeleid van de school. Dit is voor ouders bij voorkeur terug te vinden in de schoolgids of de website van de school (verwezen kan worden naar de website van de GGD). Het Zorg Advies Team, waarin JGZ, en jeugdhulp (OKT voor Amsterdam) participeren, is goed bekend met de werkwijze. Ziekteverzuimbegeleiding M@zl VO toelichting voor scholen en leerplicht - Jan 2016 / DB 4
De school heeft een verzuimcoördinator, die de registratie bijhoudt van ziekmeldingen van de leerlingen. Door de school wordt een persoon aangesteld, die verantwoordelijk is voor de aanmelding bij de GGD. Signalering Aannemen van de ziekmelding bij de receptie van school. Als de ziekmelding bij de receptie binnenkomt, wordt gevraagd om welke leerling het gaat en in welke klas hij/zij zit. Gegevens worden in het leerlingvolgsysteem gezet zodat dit zichtbaar is voor de mentor. Contact opnemen met de ouders na ziekmelding. Na ziekmelding neemt de mentor altijd (telefonisch) contact op met de ouder(s). In dit contact worden met de ouder(s) afspraken gemaakt over terugkeer naar school, het onderhouden van het contact en over de mogelijkheid en behoefte thuis werk te laten verrichten. De uitkomst van het contact wordt geregistreerd in het leerlingvolgsysteem. De school gaat in gesprek met leerling en ouders bij zorgwekkend ziekteverzuim. Bij zorgwekkend ziekteverzuim (volgens de M@zl criteria) vindt er op school face-to-face een verzuimgesprek plaats met leerling en ouders. De mentor of verzuim-/leerjaar-/zorgcoördinator voert het verzuimgesprek. Het doel van dit gesprek is het delen van zorgen en verantwoordelijkheden, het achterhalen van de reden(en) van verzuim (vooral van de redenen waar school een rol in kan spelen) en het komen tot concrete afspraken over begeleiding en zorg. De uitkomst van het contact wordt geregistreerd in het leerlingvolgsysteem en door de school gemonitord. Vanaf schooljaar 2016-2017 biedt GGD Amsterdam mentortrainingen om mentoren (of verzuim- /leerjaar-/zorgcoördinator) te ondersteunen in het voeren van deze gesprekken met ouder(s) en leerling. Aanmelding De school vraagt een consult aan bij de jeugdarts. Naar aanleiding van het verzuimgesprek kan de school het noodzakelijk vinden om zich te laten adviseren door de jeugdarts. Dit wordt besproken met de leerling en ouder(s). Toegelicht wordt: het doel van het consult en de rol van de jeugdarts daarin. Voor de leerling is de link tussen de school en de jeugdarts helder. De mentor kan samen met ouder(s) het aanmeld- en terugkoppelingsformulier invullen (transparantie). School meldt digitaal bij de jeugdarts met het aanmeld- en terugkoppelingsformulier (zie website GGD Amsterdam). Bij twijfel kan de school overleggen met de jeugdarts. School bevestigt de aanmelding naar ouders/leerling met de ouderbrief Ziekteverzuim met logo van school (zie format op website GGD Amsterdam). School wordt door JGZ geïnformeerd wanneer de afspraak is en wanneer sprake is van een herhaalde oproep. No-show Jeugdarts en school stemmen af welke rol school kan nemen in het terugdringen no-show, door bijvoorbeeld de leerling te attenderen op de afspraak en de mentor die navraagt waarom leerling niet is gekomen. Indien leerling/ouder(s) herhaaldelijk zonder bericht niet verschijnen, kan de jeugdarts het verzuim niet beoordelen en ontvangt school het advies om de leerling bij leerplicht te melden. Het verzuim wordt door school omgezet in ongeoorloofd verzuim. School meldt aan bij Leerplicht. Bewaken afspraken School ontvangt het advies en de afspraken van JGZ met de ouder(s)/leerling via het aanmelden terugkoppelingsformulier. School controleert de aanwezigheid van de leerling en of deze zich aan de afspraken houdt. Ziekteverzuimbegeleiding M@zl VO toelichting voor scholen en leerplicht - Jan 2016 / DB 5
Als de leerling zich niet aan de afspraken houdt, kan afstemming met de jeugdarts plaatsvinden, indien nodig wordt het advies aangepast. Als de leerling blijft verzuimen tegen de afspraken in, doet school een melding bij leerplicht. Als de leerling weer volledig deelneemt aan het lesprogramma valt deze weer onder de reguliere controle van ziekteverzuim door school. 3.2 Rol JGZ: adviseren en begeleiden Ontvangen melding en uitnodigen De jeugdarts screent de aanmelding op voldoende informatie, tijdige aanmelding en of er sprake is van eerder contact met de leerling over ziekteverzuim. De jeugdarts koppelt eventueel aan school terug welke leerlingen niet uitgenodigd worden met vermelding van reden. De leerling en de ouder(s) ontvangen een uitnodiging van de GGD, waarbij het streven is dat de datum van de afspraak binnen 10 dagen na aanmelding door school is. Zowel de ouders als de leerling ontvangen elk een brief. Bij de brief komt een informatiefolder. Op de website van de GGD Amsterdam is meer informatie te vinden over gezondheid en ziekteverzuimbegeleiding. Via www.jouwggd.nl kunnen jongeren ook chatten en e-mailen met een jeugdarts of verpleegkundige De locatie van het consult is in principe bij de GGD, maar als nodig of gewenst kan de jeugdarts ook kiezen voor de school (bijvoorbeeld bij hoge no-show, uit praktisch oogpunt, als hoge drempel voor ouders/leerling). Het consult De jeugdarts onderzoekt samen ouder(s) en leerling de (gezondheids)problemen. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de (lichamelijke) klachten, de voorgeschiedenis, hoe zit de leerling in zijn vel, de gezins- en schoolsituatie en de leefstijl. Afhankelijk van de analyse van de situatie kan de jeugdarts verder kiezen voor: o Een aanvullend lichamelijk onderzoek o Overleg met huisarts of andere hulpverleners, na toestemming ouder(s)/leerling o Een herbeoordeling na een bepaalde tijd o Een re-integratie traject o Bespreken van leerling op het ZAT o Melding in Matchpoint o Mediëren tussen school en leerling o Als de leerling alleen komt, kan de jeugdarts telefonisch contact opnemen met de ouder(s), dit gesprek wordt dan onderdeel van het ziekteverzuim consult. Terugkoppeling De jeugdarts stelt een advies op over re-integratie en vult (zo mogelijk) met ouder(s)/leerling het digitale aanmeldformulier in, met inachtneming van de privacy regels. Dit is kort en betreft vooral de gemaakt afspraken en het advies m.b.t. schoolgang. Hierin wordt vermeld of een leerling gedeeltelijk, volledig, of niet in staat is deel te nemen aan onderwijs op school. Er worden geen uitspraken gedaan over het wel of niet geoorloofd zijn van het verzuim. De school ontvangt binnen 2 werkdagen een terugkoppeling over de afspraken het advies via het aanmeld/terugkoppelingsformulier, mits de ouder(s)/leerling daar toestemming voor hebben gegeven. De ouder(s) en leerling ontvangen een kopie van de afspraken. In sommige gevallen is verdere afstemming met andere hulpverleners of artsen nodig, aanvullende informatie wordt dan later aan school teruggekoppeld. De jeugdarts stuurt een kopie van het aanmeldformulier naar de leerplichtambtenaar, als vermoeden bestaat dat de leerling ook bij de leerplichtambtenaar gaat komen (met toestemming van ouders/leerling). Ziekteverzuimbegeleiding M@zl VO toelichting voor scholen en leerplicht - Jan 2016 / DB 6
No-show Als de ouder(s)/leerling zich afmeldt voor het gesprek of niet komt opdagen, worden ouder en leerling nog één keer uitgenodigd door JGZ. Als ouder/leerling dan weer niet komen, kan JGZ het ziekteverzuim niet beoordelen en koppelt dit terug aan school. Het is aan school om in overleg met ouders te komen tot een oplossing. Eventueel kan de leerplichtambtenaar worden ingeschakeld. Ondersteunen De jeugdarts ondersteunt de school in de meest brede zin van het woord. Dat wil zeggen: o gaat in overleg met school, schoolleider, zorgcoördinator en/of onderbouw- en bovenbouwcoördinator over verbeterpunten in de samenwerking als hiertoe aanleiding is. o gaat bij zeer hoge incidentie van verzuim in gesprek met school om de oorzaak hiervan te achterhalen. 3.3 Rol Leerplicht Ontvangen melding en registratie Leerplicht ontvangt een melding van school als: o in het gesprek van school met de ouder(s)/leerling, het ziekteverzuim duidelijk niet met ziekte of medisch te maken heeft en na afstemming met ZAT partners en gemaakte afspraken, de leerling toch blijft verzuimen. o de leerling blijft verzuimen, terwijl de jeugdarts heeft beoordeeld dat de leerling aan lesprogramma kan deelnemen. o de ouder(s) en leerling herhaaldelijk niet hebben gereageerd op een uitnodiging voor een ziekteverzuimconsult van de jeugdarts. De jeugdarts heeft daardoor het verzuim niet kunnen beoordelen. Leerplicht registreert de melding van school en nodigt ouder(s) en leerling uit voor een gesprek. De leerplichtambtenaar kan ook zelf de leerling aanmelden voor een medisch advies van de jeugdarts. Gesprek Leerplicht kan in het gesprek eventueel opnieuw verwijzen naar de jeugdarts voor een ziekteverzuimconsult. Maatregelen Als ouders niet willen meewerken en of het verzuim niet stopt kan leerplicht overgaan tot: o het geven van een waarschuwing o het opmaken proces verbaal o een onafhankelijk sociaal medisch advies (SMA) opvragen bij de GGD. Hierbij wordt de leerling met de ouder(s) gezien door een jeugdarts die niet verbonden is aan de school en daardoor geen zorgrelatie heeft met de leerling. Terugkoppeling De leerplichtambtenaar geeft terugkoppeling naar school. Ten aanzien van de samenwerking met leerplicht en ongeoorloofd verzuim De jeugdarts doet geen uitspraken over geoorloofd of ongeoorloofd verzuim, maar over belastbaarheid en de mogelijkheid om volledig aan het lesprogramma deel te nemen. De school kan bij volledige belastbaarheid het verzuim aanmerken als ongeoorloofd. Ziekteverzuimbegeleiding M@zl VO toelichting voor scholen en leerplicht - Jan 2016 / DB 7
4. Financiële kaders Ziekteverzuimbegeleiding is een onderdeel van het BP van JGZ Amsterdam en JGZ Amstelland en wordt derhalve aangeboden aan alle scholen in het voortgezet onderwijs in Amsterdam en Amstelland. Per school is op basis van het aantal leerlingen berekend hoeveel trajecten op jaarbasis beschikbaar zijn. Dit is ongeveer 8% van het aantal leerlingen, gebaseerd op de officiële DMO-cijfers van oktober van het voorafgaande schooljaar. Op basis van het schoolniveau (VMBO) en of locatie (lagere SES) krijgen scholen extra trajecten toebedeeld. Bij de jeugdarts is bekend hoeveel trajecten de school op jaarbasis heeft. 5. Wettelijke kaders De volgende wettelijke kaders zijn van toepassing: De Wet Publieke Gezondheid Wet op het Voortgezet Onderwijs De Leerplichtwet De Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WBGO) Passend onderwijs 6. Referenties M@ZL GGD West-Brabant, 2014 Snel terug naar school is veel beter. Landelijke handreiking voor een integrale aanpak van schoolziekteverzuim bij kinderen en jongeren, 2010 7. BIJLAGEN (Zie ook de website GGD Amsterdam over ziekteverzuimbegeleiding) 1. Formulier aanmeld- en terugkoppelingsformulier 2. Ouderbrief verzuimbegeleiding school, aan ouders te sturen 3. Uitnodigingsbrief ziekteverzuim JGZ aan ouders 4. Uitnodigingsbrief ziekteverzuim JGZ aan leerling 5. Folder ziekteverzuimbegeleiding ouders/leerling Ziekteverzuimbegeleiding M@zl VO toelichting voor scholen en leerplicht - Jan 2016 / DB 8