RAAD VAN DE EUROPESE UNIE. Brussel, 18 juli 2007 (OR. en) 11213/07 COSDP 557 POLARM 3 IND 64 RECH 198 ECO 94

RAAD VAN DE EUROPESE UNIE Brussel, 18 juli 2007 (OR. en) 11213/07 COSDP 557 POLARM 3 IND 64 RECH 198 ECO 94 WETGEVINGSBESLUITEN EN ANDERE INSTRUMENTEN Betreft: BESLUIT VAN DE RAAD betreffende het financieel reglement van het Europees Defensieagentschap, alsmede de regels voor het plaatsen van opdrachten en de regels inzake de financiële bijdragen uit de operationele begroting van het Europees Defensieagentschap 11213/07 AL/dm DG E VIII NL

BESLUIT 2007/.../GBVB VAN DE RAAD van betreffende het financieel reglement van het Europees Defensieagentschap, alsmede de regels voor het plaatsen van opdrachten en de regels inzake de financiële bijdragen uit de operationele begroting van het Europees Defensieagentschap DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE, Gelet op Gemeenschappelijk optreden 2004/551/GBVB van de Raad van 12 juli 2004 betreffende de oprichting van een Europees Defensieagentschap (EDA), en met name op artikel 18, lid 1 1, 1 PB L 245 van 17.7.2004, blz. 17. 11213/07 AL/dm 1 DG E VIII NL

Overwegende hetgeen volgt: (1) De Raad heeft op 13 september 2004 Besluit 2004/658/GBVB aangenomen betreffende de financiële bepalingen die van toepassing zijn op de algemene begroting van het Europees Defensieagentschap 1. (2) De Raad heeft op 21 november 2005 Besluit 2005/821/GBVB tot wijziging van Besluit 2004/658/GBVB 2 aangenomen, dat bepaalt dat het bestuur deze financiële bepalingen voor 31 december 2006 moet toetsen en zo nodig wijzigen. (3) Het bestuur heeft op 13 november 2006 Besluit 2006/29 aangenomen (Cor.) dat Titel I, II en IV van de "financiële bepalingen die van toepassing zijn op de algemene begroting van het Europees Defensieagentschap" heeft gewijzigd en vervangen door de "het financieel reglement van het Europees Defensieagentschap". (4) Het bestuur heeft op 14 december 2006 Besluit 2006/34 aangenomen (Cor.) dat Titel III van de "financiële bepalingen die van toepassing zijn op de algemene begroting van het Europees Defensieagentschap" heeft gewijzigd en vervangen door de "regels voor het plaatsen van opdrachten en de regels inzake de financiële bijdragen uit de operationele begroting van het Europees Defensieagentschap". (5) Bij het aannemen van bovenbedoelde besluiten, heeft het bestuur de Raad ook verzocht om een permanente machtiging om die regels te wijzigen. (6) Het nieuwe financieel reglement dat door het bestuur van het Agentschap is aangenomen, moet worden bevestigd en het bestuur moet worden gemachtigd deze regels binnen zekere grenzen te toetsen en zo nodig te wijzigen, BESLUIT: 1 2 PB L 300 van 25.9.2004, blz. 52. PB L 305 van 24.11.2005, blz. 43. 11213/07 AL/dm 2 DG E VIII NL

Artikel 1 1. Het financieel reglement van het Europees Defensieagentschap, alsmede de regels voor het plaatsen van opdrachten en de regels inzake de financiële bijdragen uit de operationele begroting van het Europees Defensieagentschap staan in de bijlage bij dit besluit. Die bepalingen komen in de plaats van de bepalingen in de bijlage bij Besluit 2004/658/GBVB, zoals gewijzigd door het bestuur 1. 2. Het bestuur zal deze regels toetsen en indien nodig technische wijzigingen daarin aanbrengen, met name om te zorgen voor samenhang met de communautaire voorschriften ter zake. Substantiële wijzigingen van hun reikwijdte en doel, van de begrotingsprincipes en de principes van financieel beheer, en van de algemene bepalingen betreffende het plaatsen van opdrachten, alsmede alle nieuwe regels met aanzienlijke budgettaire consequenties, worden aan de Raad ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 2 Dit besluit wordt van kracht op de dag waarop het wordt aangenomen. 1 Besluit van het bestuur 2005/06 van 21 juni 2005. 11213/07 AL/dm 3 DG E VIII NL

Artikel 3 Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie. Gedaan te Voor de Raad De voorzitter 11213/07 AL/dm 4 DG E VIII NL

BIJLAGE FINANCIEEL REGLEMENT VAN HET EUROPEES DEFENSIEAGENTSCHAP 11213/07 AL/dm 1

INHOUDSOPGAVE Toepassingsgebied:...6 TITEL I BEGINSELEN VAN DE ALGEMENE BEGROTING...6 Artikel 1 De Algemene Begroting...6 Artikel 2 De Operationele begroting...7 Artikel 3 Financieel Kader...7 Artikel 4 Vaststelling van de Algemene Begroting...8 Artikel 5 Bestemmingsontvangsten...10 Artikel 6 Beheer door het agentschap van uitgaven namens een deelnemende lidstaat...11 Artikel 7 Bijdragen...12 Artikel 8 Begrotingsoverschot...13 Artikel 9 Begrotingsbeginselen...14 Artikel 10 Boekhoudbeginselen...15 Artikel 11 Overdrachten...17 Artikel 12 Gewijzigde begroting...18 Artikel 13 Herziene begroting...19 11213/07 AL/dm 2

TITEL II UITVOERING VAN DE ALGEMENE BEGROTING...20 HOOFDSTUK 1 Financieel personeel...20 Artikel 14 Beginsel van scheiding van functies...20 Artikel 15 Rol van de ordonnateur...21 Artikel 16 Verantwoordelijkheden van de ordonnateur...22 Artikel 17 Scheiding van de functies inleiding en verificatie...24 Artikel 18 Procedures voor beheer en interne controle...25 Artikel 19 Rol van de rekenplichtige...26 Artikel 20 Verantwoordelijkheden van de rekenplichtige...26 HOOFDSTUK 2 Aansprakelijkheid van het financieel personeel...28 Artikel 21 Algemene regels...28 Artikel 22 Regels betreffende de gedelegeerde ordonnateur...29 Artikel 23 Regels betreffende de rekenplichtige...30 HOOFDSTUK 3 Ontvangsten...31 Artikel 24 Terbeschikkingstelling van de ontvangsten van het agentschap...31 Artikel 25 Raming van schuldvorderingen...31 Artikel 26 Vaststelling van schuldvorderingen...32 11213/07 AL/dm 3

Artikel 27 Invorderingsopdracht...32 Artikel 28 Invordering van gelden...33 Artikel 29 Achterstandsrente...33 HOOFDSTUK 4 Uitgaven...35 Artikel 30 Algemene beginselen...35 Artikel 31 Definitie van vastlegging...35 Artikel 32 Vastleggingsprocedure...36 Artikel 33 Vastleggingsopdracht...38 Afdeling 34 Betaalbaarstelling...39 Afdeling 35 Betalingsopdracht...39 Artikel 36 Betaling van uitgaven...40 Artikel 37 Betalingstermijnen...40 HOOFDSTUK 5 Computersystemen...43 Artikel 38 Boekhoudsoftware...43 HOOFDSTUK 6 Interne controle...43 Artikel 39 Rol van de interne controleur...43 Artikel 40 Verantwoordelijkheden van de interne controleur...44 11213/07 AL/dm 4

TITEL III FINANCIËLE VERSLAGLEGGING EN JAARLIJKSE CONTROLE...46 Artikel 41 Tijdschema begroting en verslaglegging...46 Artikel 42 Kwartaalrapportage...47 Artikel 43 Accountantscollege...47 Artikel 44 Jaarlijkse controle...50 Artikel 45 Slotartikel...51 11213/07 AL/dm 5

TOEPASSINGSGEBIED: Het financieel reglement van het Europese Defensieagentschap strekt tot uitvoering en aanvulling van overeenkomstige artikelen over financiële aspecten van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB van de Raad van 12 juli 2004 betreffende de oprichting van het Europees Defensieagentschap 1 ("GO"). TITEL I BEGINSELEN VAN DE ALGEMENE BEGROTING Artikel 1 De algemene begroting 1. De algemene begroting bestaat uit de ontvangsten en uitgaven van een begrotingsjaar. 2. In de algemene begroting worden de maxima van het financieel kader van het Agentschap, door de Raad goedgekeurd overeenkomstig artikel 3, volledig geëerbiedigd. 3. De uitgaven bestaan uit personele kosten, werkingskosten, beleidskredieten en voorzieningen. Ontvangsten bestaan uit diverse ontvangsten, onder meer inhoudingen op de bezoldigingen van het personeel en rente op de bankrekeningen van het Agentschap, en uit bijdragen van de aan het agentschap deelnemende lidstaten ("deelnemende lidstaten"). 1 PB L 245 van 17.7.2004, blz. 17. 11213/07 AL/dm 6

4. De huishoudelijke begroting is de algemene begroting minus de operationele begroting als omschreven in artikel 2. Artikel 2 Operationele Begroting 1. De operationele begroting is onderdeel van de algemene begroting en bestaat uit kredieten voor het inwinnen van extern advies, met name operationele analyse, dat voor het agentschap van essentieel belang is om zijn taken te kunnen vervullen, en voor specifieke onderzoek- en technologieactiviteiten ten bate van alle deelnemende lidstaten, met name technische casestudy's en verkennende haalbaarheidsstudies; 2. De directeur brengt het bestuur regelmatig op de hoogte van de lopende en toekomstige werkzaamheden die binnen de operationele begroting vallen. Artikel 3 Financieel kader Om de drie jaar keurt de Raad met eenparigheid van stemmen voor de volgende drie jaar een financieel kader voor het agentschap goed. Dit financieel kader geeft overeengekomen prioriteiten aan en vormt een juridisch bindend plafond. Het eerste financiële kader bestrijkt de periode 2007-2009. 11213/07 AL/dm 7

Artikel 4 Vaststelling van de algemene begroting 1. Het hoofd van het Agentschap legt het bestuur vóór 30 juni van elk jaar een totale raming van het ontwerp van algemene begroting voor, waarin de maxima van het financieel kader volledig worden geëerbiedigd. 2. Het hoofd van het Agentschap legt vóór 30 september van elk jaar het ontwerp van algemene begroting aan het bestuur voor. Dit ontwerp omvat: a) de kredieten die noodzakelijk worden geacht: i) ter dekking van de kosten van het agentschap voor het beheer, het personeel en de vergaderingen; ii) voor het inwinnen van extern advies, met name operationele analyse, dat voor het agentschap van essentieel belang is om zijn taken te kunnen vervullen, en voor specifieke onderzoek- en technologie activiteiten ten bate van alle deelnemende lidstaten, met name technische casestudies en verkennende haalbaarheidsstudies; b) een raming van de ontvangsten die nodig zijn om de uitgaven te dekken. 3. Het bestuur tracht te bewerkstelligen dat de in lid 2, onder a), ii), bedoelde kredieten een significant deel vormen van de totale kredieten als bedoeld in lid 2. Deze kredieten zijn een afspiegeling van feitelijke behoeften maken een operationele rol voor het Agentschap mogelijk. 11213/07 AL/dm 8

4. Het ontwerp van algemene begroting gaat vergezeld van een gedetailleerd overzicht van de personeelsformatie en uitvoerige motiveringen. 5. Het bestuur kan met eenparigheid van stemmen besluiten dat het ontwerp van algemene begroting daarenboven een welbepaald project of programma bestrijkt indien dit duidelijk alle deelnemende lidstaten ten goede komt. 6. De kredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk waarin de uitgaven volgens hun aard of bestemming worden gegroepeerd en worden, voor zover nodig, onderverdeeld in artikelen. 7. Elke titel kan een hoofdstuk "voorzieningen" omvatten. De kredieten worden in dit hoofdstuk opgenomen bij op ernstige gronden berustende onzekerheid over het benodigde bedrag van de kredieten of over de mogelijkheid om de opgevoerde kredieten te besteden. 8. De ontvangsten bestaan uit: a) diverse ontvangsten; b) bijdragen die verschuldigd zijn door de aan het agentschap deelnemende lidstaten, op basis van de verdeelsleutel aan de hand van het bruto nationaal inkomen (BNI). De algemene begroting bevat begrotingsonderdelen voor de opneming van bestemmingsontvangsten en vermeldt, voor zover mogelijk, de geraamde bedragen. 11213/07 AL/dm 9

9. Het bestuur stelt de algemene begroting vóór 31 december van elk jaar binnen het financieel kader van het Agentschap vast. Daarbij wordt het bestuur voorgezeten door het hoofd van het Agentschap, of door een vertegenwoordiger die door het hoofd binnen het secretariaat-generaal van de Raad wordt aangewezen, of door een lid van het bestuur die daartoe door het hoofd wordt aangezocht. De directeur verklaart dat de begroting is vastgesteld en stelt de deelnemende lidstaten daarvan in kennis. 10. Indien bij het begin van een begrotingsjaar de algemene begroting niet is vastgesteld, kunnen de uitgaven maandelijks worden verricht per hoofdstuk of per andere afdeling, zonder dat zij een twaalfde der bij de begroting van het vorige begrotingsjaar geopende kredieten mogen overschrijden en zonder dat deze maatregel tot gevolg mag hebben dat het Agentschap meer dan een twaalfde van de in voorbereiding zijnde algemene ontwerpbegroting ter beschikking krijgt. Het bestuur kan met gekwalificeerde meerderheid van stemmen op voorstel van de directeur uitgaven van meer dan een twaalfde toestaan. De directeur kan de bijdragen die noodzakelijk zijn ter dekking van de volgens dit lid toegestane kredieten, afroepen, en deze bijdragen zijn binnen 30 dagen na de afroep van de bijdragen betaalbaar. Artikel 5 Bestemmingsontvangsten 1. Het agentschap mag in zijn algemene begroting, ter dekking van andere kosten dan de kosten bedoeld in artikel 4, lid 2, onder a), i), als ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, ontvangen: 11213/07 AL/dm 10

a) financiële bijdragen uit de algemene begroting van de Europese Unie in specifieke gevallen, met volledige inachtneming van de toepasselijke voorschriften, procedures en besluitvormingsprocessen; b) financiële bijdragen van de deelnemende lidstaten, derde staten of andere derden. 2. Bestemmingsontvangsten mogen uitsluitend worden gebruikt voor de specifieke doelen waarvoor zij zijn bestemd. Artikel 6 Beheer door het Agentschap van uitgaven namens een deelnemende lidstaat 1. Het bestuur kan op voorstel van de directeur of een deelnemende lidstaat besluiten dat het Agentschap door de deelnemende lidstaten op contractbasis kan worden belast met het administratieve en financiële beheer van bepaalde activiteiten die binnen het mandaat van het Agentschap vallen. 2. Het bestuur kan in zijn besluit het Agentschap machtigen namens bepaalde deelnemende lidstaten contracten af te sluiten. Het kan het Agentschap machtigen de middelen die nodig zijn om de afgesloten contracten na te komen, vooraf van die deelnemende lidstaten te innen. 11213/07 AL/dm 11

Artikel 7 Bijdragen 1. Vaststelling van de bijdragen wanneer de BNI-verdeelsleutel geldt 1.1. Wanneer de BNI verdeelsleutel geldt, wordt de verdeling van de bijdragen tussen de deelnemende lidstaten die wordt gevraagd bij te dragen, bepaald volgens de bruto nationaal product verdeelsleutel als omschreven in artikel 28, lid 3, van het Verdrag betreffende de Europese Unie en ingevolge Besluit 2000/597/EG, Euratom, van de Raad van 29 september 2000 betreffende het stelsel van eigen middelen van de Europese Gemeenschappen 1, dan wel elk ander besluit van de Raad dat daarvoor in de plaats komt. 1.2. Voor de berekening van de bijdragen worden de gegevens gebruikt die staan in de kolom "eigen middelen BNI" van de tabel "Overzicht van de financiering van de algemene begroting per soort eigen middelen en per lidstaat", die aan de laatste goedgekeurde begroting van de Europese Gemeenschappen is gehecht, waarbij de bijdrage van elke deelnemende lidstaat die wordt gevraagd bij te dragen, proportioneel is aan het aandeel van het BNI van die lidstaat in het totale BNI van de deelnemende lidstaten die wordt gevraagd bij te dragen. 1 PB L 253 van 7.10.2000, blz. 42. 11213/07 AL/dm 12

2. Schema voor de betaling van de bijdragen 2.1. De bijdragen voor de financiering van de algemene begroting van de Europese Unie worden door de deelnemende lidstaten betaald in drie gelijke termijnen, aflopende op 15 februari, 15 juni en 15 oktober van het begrotingsjaar in kwestie. 2.2. Wanneer een gewijzigde begroting wordt aangenomen, worden de noodzakelijke bijdragen binnen 60 dagen na de afroep van de bijdragen door de deelnemende lidstaten betaald. 2.3. Iedere deelnemende lidstaat betaalt de bankkosten voor de betaling van zijn bijdragen. Artikel 8 Begrotingsoverschot Begrotingsoverschotten aan het eind van het begrotingsjaar, die het gevolg zijn van een verschil tussen ontvangsten en uitgaven, worden beschouwd als een krediet dat beschikbaar is voor de deelnemende lidstaten en aan hen wordt teruggegeven als aftrek van de derde bijdrage van het volgende begrotingsjaar (15 oktober). 11213/07 AL/dm 13

Artikel 9 Begrotingsbeginselen 1. Begrotingen, die in euro worden opgesteld, zijn de besluiten waarbij voor elk begrotingsjaar wordt voorzien in en machtiging gegeven tot alle ontvangsten en uitgaven die door het bureau worden beheerd. 2. De in een begroting opgenomen kredieten worden goedgekeurd voor de duur van een begrotingsjaar dat begint op 1 januari en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar. 3. De ontvangsten en uitgaven moeten voor iedere begroting in evenwicht zijn. Alle ontvangsten en uitgaven moeten volledig in de begroting in kwestie worden vermeld en mogen niet tegen elkaar worden weggestreept. 4. De begroting bevat gesplitste kredieten, die aanleiding geven tot vastleggingskredieten en betalingskredieten, en niet-gesplitste kredieten. 5. Vastleggingskredieten dekken de totale kosten van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar worden aangegaan. Kredieten mogen echter globaal worden vastgelegd en vastleggingen mogen in jaartranches worden verdeeld. De vastleggingen worden geboekt op basis van de juridische verbintenissen die tot 31 december zijn aangegaan. 6. Betalingskredieten dekken de betalingen die voortvloeien uit de uitvoering van de juridische verbintenissen die in het begrotingsjaar en/of voorafgaande begrotingsjaren zijn aangegaan. De betalingen worden geboekt op basis van de tot 31 december verrichte vastleggingen. 7. De ontvangsten worden in de rekening van het begrotingsjaar verantwoord aan de hand van de in dat jaar geïnde bedragen. 11213/07 AL/dm 14

8. Slechts door aanwijzing op een begrotingsonderdeel en binnen de grenzen van de in de begroting opgenomen kredieten kunnen ontvangsten worden geïnd en uitgaven worden verricht. 9. De begrotingskredieten worden aangewend volgens het beginsel van goed financieel beheer, dat zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid inhoudt. 10. Behandeling van de activa en afschrijvingen: in begrotingstermen komen alle in verband met de verwerving van activa gedane uitgaven als zodanig ten laste van de begroting; er worden geen afschrijvingskosten aangerekend. Artikel 10 Boekhoudbeginselen 1. De financiële staten worden opgemaakt volgens de algemeen erkende boekhoudbeginselen van de Europese Unie, met name: a) continuïteit, hetgeen inhoudt dat het Agentschap geacht wordt een onbepaalde levensduur te hebben; b) voorzichtigheid, hetgeen inhoudt in dat de activa of de baten niet worden overgewaardeerd en de passiva of de lasten niet worden ondergewaardeerd; 11213/07 AL/dm 15

c) bestendigheid van de boekhoudmethoden, hetgeen inhoudt dat de samenstelling van de financiële staten, de boekingsmethoden en de waarderingsregels niet van begrotingsjaar tot begrotingsjaar mogen worden veranderd. De rekenplichtige mag slechts in uitzonderlijke gevallen van het beginsel van bestendigheid van de boekhoudmethoden afwijken, met name wanneer de wijziging tot een passender presentatie van de boekhoudkundige verrichtingen leidt; d) vergelijkbaarheid van de informatie, hetgeen inhoudt dat elke post in de financiële staten het bedrag van de overeenkomende post van het vorige begrotingsjaar vermeldt. Wanneer de presentatie of indeling van een van de elementen van de financiële staten wordt gewijzigd, worden de overeenkomende bedragen van het vorige begrotingsjaar vergelijkbaar gemaakt en heringedeeld; e) relatieve belang, hetgeen inhoudt dat alle verrichtingen die voor de gezochte informatie van betekenis zijn in de financiële staten worden opgenomen. Het relatieve belang wordt met name beoordeeld naar de aard of het bedrag van de verrichting; f) niet-compensatie, hetgeen inhoudt dat schuldvorderingen en schulden of lasten en baten niet met elkaar mogen worden verrekend, tenzij de lasten en baten uit dezelfde verrichting, gelijksoortige verrichtingen of afdekkingsverrichtingen voortvloeien en voor zover zij afzonderlijk niet belangrijk zijn; g) voorrang van werkelijkheid boven schijn, hetgeen inhoudt dat de boekhoudkundige verrichtingen in de financiële staten worden vermeld op basis van hun economische aard; 11213/07 AL/dm 16

h) periodetoerekening, hetgeen inhoudt in dat de verrichtingen en gebeurtenissen worden geboekt op het moment waarop zij zich voordoen, en niet op het moment van de daadwerkelijke betaling of inning; i) traceerbaarheid van activa en afschrijvingen, hetgeen betekent dat het Agentschap van alle materiële, immateriële en financiële vaste activa, met inbegrip van afschrijvingen, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bijhoudt. 2. Wanneer de rekenplichtige in een bijzonder geval van oordeel is dat van de inhoud van een in lid 1 omschreven boekhoudbeginsel moet worden afgeweken, wordt deze afwijking vermeld en naar behoren gemotiveerd. Artikel 11 Overdrachten 1. Kredieten die aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij waren uitgetrokken niet zijn gebruikt, komen te vervallen. 2. Bij de vastleggingskredieten die bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog niet zijn vastgelegd, kan de overdracht evenwel betrekking hebben op de bedragen die overeenstemmen met de vastleggingskredieten waarvoor de meeste voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit, met name de selectie van de potentiële contractanten, op 31 december zijn beëindigd. Deze bedragen kunnen tot 31 maart van het volgende jaar worden vastgelegd. 11213/07 AL/dm 17

3. Bij betalingskredieten kan de overdracht betrekking hebben op de bedragen die nodig zijn ter dekking van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren of die betrekking hebben op overgedragen vastleggingskredieten, wanneer de kredieten van de betrokken begrotingsonderdelen in de begroting van het volgende begrotingsjaar ontoereikend zijn. Specifieke kredieten kunnen slechts een keer worden overgedragen. 4. In een reserve opgenomen kredieten en de kredieten voor personeelsuitgaven kunnen niet worden overgedragen. 5. Bestemmingsontvangsten die niet zijn gebruikt en op 31 december beschikbare kredieten die voortkomen uit in artikel 5 genoemde bestemmingsontvangsten worden automatisch overgedragen en mogen uitsluitend worden gebruikt voor de specifieke doelen waarvoor zij zijn bestemd. De beschikbare kredieten die bestaan uit overgedragen bestemmingsontvangsten, moeten het eerst worden gebruikt. 6. De directeur dient bij het bestuur voor 15 februari een voorstel voor overdrachten in. Het bestuur neemt voor 15 maart een besluit. Artikel 12 Gewijzigde begroting 1. In geval van onvermijdbare, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden, kan de directeur binnen de maxima van het in artikel 3 bedoelde financieel kader een ontwerp van gewijzigde begroting voorstellen. 11213/07 AL/dm 18

2. Het ontwerp van gewijzigde begroting wordt, binnen de maxima van het financieel kader, opgesteld, voorgelegd en vastgesteld en bekendgemaakt volgens dezelfde procedure als de algemene begroting. Het bestuur houdt rekening met de vereiste spoed. 3. Wanneer de maxima van het financieel kader als gevolg van buitengewone en onvoorziene omstandigheden onvoldoende worden geacht, ook volledig rekening houdend met de bepalingen van artikel 4, leden 2 en 3, legt het bestuur de gewijzigde begroting ter goedkeuring voor aan de Raad, die met eenparigheid van stemmen een besluit neemt. Artikel 13 Herziene Begroting 1. Indien nodig kan de directeur het bestuur binnen de grenzen van de vastgestelde begroting een herziene begroting voor het lopende begrotingsjaar voorleggen op basis van de feitelijk gemaakte kosten in de eerste negen maanden en de geraamde kosten tot het einde van dat begrotingsjaar. 2. De directeur kan kredieten overschrijven van de ene titel naar de andere tot in totaal 10% van de kredieten van het begrotingsjaar, van het ene hoofdstuk naar het andere en van het ene artikel naar het andere. 11213/07 AL/dm 19

3. Drie weken voordat de directeur de in lid 2 vermelde overschrijvingen verricht, brengt hij het bestuur op de hoogte van zijn voornemens. Worden binnen deze termijn door een deelnemende lidstaat naar behoren gemotiveerde redenen aangevoerd, dan neemt het bestuur een besluit. 4. De directeur kan binnen artikelen kredietoverschrijvingen verrichten en andere kredietoverschrijvingen voorstellen aan het bestuur. TITEL II UITVOERING VAN DE ALGEMENE BEGROTING HOOFDSTUK 1 Financieel Personeel Artikel 14 Beginsel van scheiding van functies De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar. 11213/07 AL/dm 20

Artikel 15 Rol van de ordonnateur 1. De directeur oefent namens het Agentschap de functies van ordonnateur uit. 2. Het Agentschap bepaalt in zijn interne administratieve voorschriften aan welke personeelsleden van het gepaste niveau de directeur, met inachtneming van de in het reglement van orde van het agentschap bepaalde voorwaarden, de functies van ordonnateur kan delegeren, alsook de omvang van de toegekende bevoegdheden. 3. Overeenkomstig artikel 11, lid 3, punt 3.1, van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB wordt delegatie van de functies van ordonnateur slechts toegestaan aan rechtstreeks door het Agentschap aangeworven personeel met een contract voor bepaalde tijd, geselecteerd uit onderdanen van deelnemende lidstaten. 4. De delegatie verkrijgende ordonnateurs kunnen slechts handelen binnen de in het delegatiebesluit gestelde grenzen. De bevoegde gedelegeerde ordonnateur kan in de uitoefening van zijn taak worden bijgestaan door een of meer personeelsleden die onder zijn verantwoordelijkheid belast zijn met bepaalde voor de uitvoering van de begroting en het afleggen van rekening en verantwoording benodigde handelingen. 11213/07 AL/dm 21

Artikel 16 Verantwoordelijkheden van de ordonnateur 1. De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer, waaronder de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid, en staat in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan. 2. Voor het verrichten van de uitgaven gaat de gedelegeerde ordonnateur vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen. 3. De inning van de ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten en de verstrekking van invorderingsopdrachten. In voorkomend geval kan van het innen van een vastgestelde schuldvordering worden afgezien. 4. De gedelegeerde ordonnateur voert, overeenkomstig de door het agentschap vastgestelde minimumnormen en rekening houdend met de aan de beheeromstandigheden en de aard van de gefinancierde acties verbonden risico's, de organisatorische structuur en de systemen en procedures voor beheer en interne controle in die passen bij de uitvoering van zijn taken, in voorkomend geval met inbegrip van verificaties achteraf. Vooraleer een verrichting wordt toegestaan, worden de operationele en financiële aspecten ervan overeenkomstig de uitvoeringsvoorschriften geverifieerd door andere personeelsleden dan degene die de verrichting heeft ingeleid. De inleiding en de verificatie vooraf en achteraf van een verrichting zijn gescheiden functies. 11213/07 AL/dm 22

5. Elk personeelslid dat verantwoordelijk is voor de controle van het beheer van de financiële verrichtingen, bezit de vereiste beroepsbekwaamheden. Zij houden zich aan de beroepscode van het Agentschap. 6. Elk bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid dat van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepscode die hij gehouden is te respecteren, deelt dit schriftelijk aan de gedelegeerde ordonnateur mede en, wanneer deze niet optreedt, aan de in artikel 22, lid 3, bedoelde instantie. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van het agentschap kunnen schaden, waarschuwt de ordonnateur de bij de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties. 7. De ordonnateur legt aan het bestuur verantwoording over de uitoefening van zijn taken af in de vorm van een jaarlijks activiteitenverslag, dat vergezeld gaat van informatie over financiën en beheer. Dat verslag behelst de resultaten van zijn verrichtingen ten opzichte van de hem opgedragen doelstellingen, de aan die verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de middelen die tot zijn beschikking zijn gesteld en de werking van het systeem voor de interne controle. De interne controleur neemt kennis van het jaarlijks activiteitenverslag en van de andere geïdentificeerde informatie. 11213/07 AL/dm 23

Artikel 17 Scheiding van de functies inleiding en verificatie 1. Onder inleiding van een verrichting wordt verstaan alle handelingen die door de in artikel 16, leden 4 en 5, bedoelde personeelsleden kunnen worden verricht ter voorbereiding van handelingen tot uitvoering van de begroting door de bevoegde ordonnateurs aan wie delegatie is verleend. 2. Onder verificatie vooraf van een verrichting wordt verstaan alle controles vooraf die door de bevoegde gedelegeerde ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten ervan te verifiëren. 3. Met betrekking tot elke verrichting wordt ten minste één verificatie vooraf verricht. Deze verificatie dient om met name het volgende vast te stellen: a) de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgaven en de ontvangsten met de geldende regels, in het bijzonder de begroting en de relevante regelingen, alsmede alle besluiten genomen ter uitvoering van de verdragen, de toepasselijke wetgeving en, in voorkomend geval, de contractuele voorwaarden; b) de toepassing van het beginsel van goed financieel beheer. 11213/07 AL/dm 24

4. De verificaties achteraf en, zo nodig, ter plaatse aan de hand van documenten hebben als doel de goede uitvoering van de door de begroting gefinancierde verrichtingen te verifiëren, en met name de inachtneming van de in lid 3 bedoelde criteria. Deze verificaties kunnen steekproefsgewijs gebeuren op basis van een risicoanalyse. 5. De ambtenaren of andere personeelsleden die belast zijn met de in de leden 2 en 4 bedoelde verificaties zijn niet de personeelsleden die de in lid 1 bedoelde inleidingstaken verrichten, en zijn evenmin de ondergeschikten van laatstgenoemden. Artikel 18 Procedures voor beheer en interne controle De systemen en procedures voor beheer en interne controle maken het mogelijk: a) de doelstellingen van het beleid, de programma's en de acties van het agentschap te verwezenlijken in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer; b) de regels van het EU-recht en de door het agentschap vastgestelde normen voor de controle na te leven; c) de activa en de informatie van het agentschap te beschermen; d) onregelmatigheden, fouten en fraude te voorkomen en op te sporen; e) de beheerrisico's vast te stellen en te voorkomen; f) betrouwbare informatie over financiën en beheer te verstrekken; 11213/07 AL/dm 25

g) de bewijsstukken in verband met de uitvoering van de begroting en de handelingen tot uitvoering van de begroting te bewaren; h) de documenten met betrekking tot de vereiste voorafgaande garanties ten gunste van het Agentschap te bewaren en een tijdschema op te stellen waarmee een adequaat toezicht op deze garanties mogelijk is. Artikel 19 Rol van de rekenplichtige Overeenkomstig artikel 11, lid 3, punt 3.1, van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB stelt het Agentschap een rekenplichtige aan uit rechtstreeks door het Agentschap aangeworven personeel met een contract voor bepaalde tijd, geselecteerd uit onderdanen van deelnemende lidstaten. De rekenplichtige wordt door het bestuur benoemd op grond van zijn specifieke bekwaamheid, die door beroepskwalificaties wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring blijkt. Artikel 20 Verantwoordelijkheden van de rekenplichtige 1. De rekenplichtige wordt binnen het agentschap belast met: a) de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen, met inbegrip van achterstandsrente als omschreven in artikel 29; b) het opstellen en inrichten van de rekeningen; 11213/07 AL/dm 26

c) het voeren van de boekhouding; d) het vaststellen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel; e) het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren; f) het beheer van de kasmiddelen. 2. De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateurs, die de betrouwbaarheid ervan garanderen, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouwe weergave vormen van het vermogen van het agentschap en de uitvoering van de begroting. 3. De rekenplichtige is als enige bevoegd het beheer te voeren over de kasmiddelen en waardepapieren. Hij is aansprakelijk voor de bewaring ervan. 4. Overeenkomstig artikel 11, lid 3, punt 3.1, van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB kan de rekenplichtige voor de uitoefening van zijn taken een aantal van zijn functies delegeren aan rechtstreeks door het agentschap aangeworven personeel met een contract voor bepaalde tijd, geselecteerd uit onderdanen van deelnemende lidstaten. In het delegatiebesluit worden de aan de gedelegeerden toevertrouwde taken omschreven. 11213/07 AL/dm 27

HOOFDSTUK 2 Aansprakelijkheid van het financieel personeel Artikel 21 Algemene voorschriften 1. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen, kan de gedelegeerde ordonnateurs te allen tijde door het gezag dat hen heeft benoemd tijdelijk of definitief hun delegatie worden ontnomen. 2. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen, kan de rekenplichtige te allen tijde door het gezag dat hem heeft benoemd tijdelijk of definitief van zijn functies worden ontheven. 3. De bepalingen van dit hoofdstuk doen niets af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de in artikel 12 genoemde personeelsleden krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de deelnemende lidstaten betrokken zijn. 4. Elke ordonnateur, of rekenplichtige is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk. Gevallen van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van het agentschap kunnen schaden, worden voorgelegd aan de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties. 11213/07 AL/dm 28

Artikel 22 Regels betreffende de gedelegeerde ordonnateurs 1. De ordonnateur kan worden verplicht de schade die het agentschap door een grove fout zijnerzijds in, of in verband met, de uitoefening van zijn functie heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden, met name indien hij in te vorderen rechten vaststelt of invorderingsopdrachten afgeeft, een betalingsverplichting aangaat of een betalingsopdracht ondertekent in afwijking van de dit financieel reglement. Ditzelfde geldt indien hij door een grove fout zijnerzijds nalaat een document op te stellen waardoor een schuldvordering ontstaat of indien hij de afgifte van een invorderingsopdracht achterwege laat of zonder geldige reden vertraagt, of indien hij de afgifte van een betalingsopdracht achterwege laat of zonder geldige reden vertraagt, waardoor een wettelijke aansprakelijkheid van het agentschap tegenover derden kan ontstaan. 2. Wanneer een gedelegeerde ordonnateur oordeelt dat hem verzocht wordt een besluit te nemen dat onregelmatig is of tegen het beginsel van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mede aan het delegatieverlenende gezag. Indien dit schriftelijk de met redenen omklede opdracht geeft het genoemde besluit te nemen, is de gedelegeerde ordonnateur van zijn aansprakelijkheid ontslagen. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van het agentschap kunnen schaden, waarschuwt de gedelegeerde ordonnateur de bij de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties. 11213/07 AL/dm 29

3. Om het bestaan van een financiële onregelmatigheid en de eventuele gevolgen ervan vast te stellen, richt het agentschap een functioneel onafhankelijke instantie op die gespecialiseerd is op dit gebied. Op grond van het advies van deze instantie neemt het agentschap een beslissing over het instellen van een procedure wegens tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid. Indien de instantie systeemgebonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur en de gedelegeerd ordonnateur, indien deze geen partij is, alsmede de interne controleur een verslag met aanbevelingen toe. Artikel 23 Regels betreffende de rekenplichtigen Een rekenplichtige kan worden verplicht de schade die het agentschap door een grove fout zijnerzijds in, of in verband met, de uitoefening van zijn functie heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden. Hij kan met name aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten: a) middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verloren laten gaan of aantasten; b) bankrekeningen ten onrechte wijzigen; c) invorderingen of betalingen verrichten die niet in overeenstemming zijn met de invorderings- of betalingsopdrachten; d) nalaten verschuldigde ontvangsten te innen. 11213/07 AL/dm 30

HOOFDSTUK 3 Ontvangsten Artikel 24 Terbeschikkingstelling van de inkomsten van het agentschap De ontvangsten gevormd door diverse inkomsten en de bijdragen van de deelnemende lidstaten worden als raming in euro in de algemene begroting opgenomen. De bijdragen van de deelnemende lidstaten dekken de totale kredieten die in de algemene begroting van de Europese Unie zijn opgenomen na aftrek van de diverse inkomsten. Artikel 25 Raming van schuldvorderingen 1. Elke maatregel of situatie waardoor een schuldvordering van het Agentschap ontstaat of wordt gewijzigd, is het voorwerp van een schuldvorderingsraming van de bevoegde ordonnateur. 2. Voor deze middelen geeft de bevoegde ordonnateur een invorderingsopdracht af. 11213/07 AL/dm 31

Artikel 26 Vaststelling van schuldvorderingen 1. De vaststelling van een schuldvordering is de handeling waarbij de gedelegeerde ordonnateur: a) het bestaan van de schuld van de debiteur verifieert; b) het bestaan en het bedrag van de schuld vaststelt of verifieert; c) de invorderbaarheid van de schuld verifieert. 2. De inkomsten van het agentschap en elke als vaststaand en invorderbaar aangemerkte schuldvordering worden vastgesteld door middel van een invorderingsopdracht aan de rekenplichtige, gevolgd door een aan de debiteur gerichte debetnota, welke beide worden opgesteld door de bevoegde ordonnateur. 3. Ten onrechte betaalde bedragen worden teruggevorderd. Artikel 27 Invorderingsopdracht 1. De opdracht tot invordering is de handeling waarbij de bevoegde gedelegeerde ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een schuldvordering die hij heeft vastgesteld, in te vorderen. 11213/07 AL/dm 32

2. Het agentschap kan de vaststelling van een schuldvordering jegens andere personen dan Staten formeel neerleggen in een besluit waarvan de tenuitvoerlegging geschiedt volgens de bepalingen van burgerlijke rechtsvordering die van kracht zijn in de staat op het grondgebied waarvan zij plaatsvindt. Artikel 28 Invorderen van gelden 1. De rekenplichtige neemt de door de bevoegde gedelegeerde ordonnateur naar behoren opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling. Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de ontvangsten van het agentschap en toe te zien op het behoud van de rechten van het Agentschap. De rekenplichtige gaat over tot invordering van de schuldvorderingen van het Agentschap. 2. Wanneer de bevoegde ordonnateur overweegt van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien, verifieert hij of dit regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer en het evenredigheidsbeginsel, volgens de procedures en conform de criteria vastgesteld in de uitvoeringsvoorschriften. Het besluit wordt gemotiveerd. Artikel 29 Achterstandsrente 1. Elke schuldvordering die op de vervaldag niet is voldaan, is rentedragend overeenkomstig de leden 2 en 3. 11213/07 AL/dm 33

2. De rentevoet voor op de vervaldag niet voldane schuldvorderingen is het door de Europese Centrale Bank op haar basisherfinancieringsoperaties toegepaste percentage dat geldt op de eerste kalenderdag van de maand van de vervaldag en wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie, reeks C, vermeerderd met: a) zeven procentpunt wanneer de schuldvordering voortvloeit uit een overheidsopdracht voor leveringen en diensten in de zin van titel V, b) drieënhalf procentpunt in alle andere gevallen. 3. De rente wordt berekend vanaf de kalenderdag die volgt op de in de debetnota genoemde vervaldag van de schuldvordering tot en met de kalenderdag waarop de schuld volledig is betaald. 4. Elke gedeeltelijke betaling wordt eerst op de overeenkomstig de leden 2 en 3 vastgestelde achterstandsrente in mindering gebracht. 5. Wanneer de debiteur in het geval van boeten een financiële zekerheid stelt die door de rekenplichtige wordt aanvaard in plaats van een voorlopige betaling, is de rentevoet die vanaf de vervaldag van toepassing is, het in lid 2 bedoelde percentage, vermeerderd met slechts anderhalf procentpunt. 6. Om te voorkomen dat de deelnemende lidstaten op hun bijdragen achterstandsrente moeten betalen, ontvangen zij ten minste 30 dagen voor afloop van de in artikel 7, punt 2.1, bepaalde termijn het ondertekende origineel van de brief waarin om een bijdrage wordt verzocht. 11213/07 AL/dm 34

HOOFDSTUK 4 Uitgaven Artikel 30 Algemene beginselen 1. Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling. 2. De vastlegging van een uitgave wordt voorafgegaan door een financieringsbesluit van het Agentschap of de door hem gedelegeerde autoriteiten. Artikel 31 Definitie van vastlegging in de begroting 1. De vastlegging in de begroting is de handeling waarbij de kredieten worden gereserveerd die nodig zijn voor de latere betalingen ter uitvoering van een juridische verbintenis. Het aangaan van een juridische verbintenis is de handeling waarbij de ordonnateur een verplichting doet ontstaan of constateert die tot een last leidt. De vastlegging en de juridische verbintenis worden door dezelfde ordonnateur aangegaan, behoudens naar behoren gemotiveerde gevallen die bij de uitvoeringsvoorschriften worden bepaald. 11213/07 AL/dm 35

2. Bij een individuele vastlegging zijn de begunstigde en het bedrag van de uitgave bepaald. Van een globale vastlegging is sprake wanneer ten minste een van de elementen die nodig zijn voor de identificatie van de individuele vastlegging, niet bepaald is. Een voorlopige vastlegging heeft betrekking op lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet definitief zijn aangegeven. 3. Vastleggingen voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan een begrotingsjaar uitstrekt, mogen slechts in jaartranches worden verdeeld wanneer het basisbesluit daarin voorziet, ook wat betreft administratieve uitgaven. Wanneer een vastlegging aldus in jaartranches wordt verdeeld, wordt dit in de juridische verbintenis vermeld, tenzij het gaat om personeelskosten. Artikel 32 Vastleggingsprocedure 1. Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een vastlegging vooraleer een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten. 11213/07 AL/dm 36

2. De globale vastleggingen hebben betrekking op de totale kosten van de betrokken individuele juridische verbintenissen gesloten tot 31 december van het jaar n + 1. Behoudens het bepaalde in artikel 31, lid 3, worden de individuele juridische verbintenissen betreffende individuele of voorlopige vastleggingen uiterlijk 31 december van het jaar n gesloten. Bij het verstrijken van de in de eerste en de tweede alinea bedoelde perioden wordt het niet-gebruikte saldo van deze vastleggingen door de bevoegde ordonnateur vrijgemaakt. Elke individuele juridische verbintenis die volgt op een globale vastlegging wordt vóór ondertekening door de bevoegde ordonnateur in de begrotingsboekhouding opgenomen ten laste van de globale vastlegging. 3. Voor juridische verbintenissen die worden aangegaan voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, alsook de desbetreffende vastleggingen, behalve wanneer het personeelskosten betreft, geldt een uiterste uitvoeringsdatum die overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer wordt bepaald. De delen van deze verbintenissen die zes maanden na deze datum niet zijn uitgevoerd worden vrijgemaakt en de betrokken kredieten worden geannuleerd. Wanneer een juridische verbintenis vervolgens gedurende een periode van drie jaar tot geen enkele betaling heeft geleid, gaat de bevoegde ordonnateur over tot vrijmaking ervan. 11213/07 AL/dm 37

Artikel 33 Vastleggingsopdracht 1. Bij elke vastlegging vergewist de bevoegde ordonnateur zich van: a) de juistheid van de aanwijzing op de begroting; b) de beschikbaarheid van de kredieten; c) de overeenstemming van de uitgave met de bepalingen van de Verdragen, de begroting, deze bepalingen en de toepasselijke wetgeving; d) de naleving van het beginsel van goed financieel beheer. 2. Bij de registratie van een juridische verbintenis vergewist de ordonnateur zich van: a) de dekking van de verbintenis door de overeenkomstige begrotingsvastlegging; b) de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgave met de bepalingen van de Verdragen, de begroting, deze bepalingen en de toepasselijke wetgeving; c) de naleving van het beginsel van goed financieel beheer. 11213/07 AL/dm 38

Artikel 34 Betaalbaarstelling De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur: a) het bestaan van de rechten van de crediteur verifieert; b) het bestaan en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert; c) de opeisbaarheid van de schuldvordering verifieert. Artikel 35 Betalingsopdracht De betalingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur, nadat hij heeft geverifieerd of de kredieten beschikbaar zijn, de rekenplichtige door middel van een betalingsopdracht opdraagt het bedrag van de door hem betaalbaar gestelde uitgaven te betalen. 11213/07 AL/dm 39

Artikel 36 Betaling 1. Een betaling wordt slechts uitgevoerd indien is aangetoond dat de actie overeenkomstig het basisbesluit of het contract is en betrekking heeft op een of meer van de volgende verrichtingen: a) betaling van het volledige verschuldigde bedrag; b) betaling d.m.v. een of meer tussentijdse betalingen. 2. In de boekhouding wordt onderscheid gemaakt tussen de in lid 1 genoemde soorten betalingen op het ogenblik waarop zij worden verricht. 3. De betalingen worden door de rekenplichtige verricht binnen de grenzen van de beschikbare middelen. Artikel 37 Betalingstermijnen 1. De verschuldigde bedragen worden betaald binnen een termijn van maximaal vijfenveertig kalenderdagen vanaf de datum van inschrijving van een ontvankelijk verzoek om betaling door de gemachtigde dienst van de bevoegde ordonnateur. Onder datum van betaling wordt verstaan de datum waarop de rekening van het Agentschap wordt gedebiteerd. Een verzoek om betaling is niet ontvankelijk indien een of meer essentiële elementen ontbreken. 11213/07 AL/dm 40

2. Niettegenstaande lid 1 wordt de in lid 1 bedoelde termijn vastgesteld op dertig kalenderdagen voor betalingen in verband met opdrachten voor diensten of leveringen, behalve wanneer het contract anders bepaalt. 3. Voor contracten of overeenkomsten waarin de betaling afhankelijk wordt gesteld van de goedkeuring van een verslag, beginnen de in de leden 1 en 2 bedoelde termijnen pas na de goedkeuring van het betrokken verslag te lopen, hetzij expliciet omdat de begunstigde hiervan in kennis is gesteld, hetzij impliciet omdat de contractuele goedkeuringstermijn is verstreken zonder dat deze is opgeschort door een formeel, tot de begunstigde gericht document. Deze goedkeuringstermijn mag niet langer zijn dan: a) twintig kalenderdagen voor eenvoudige contracten betreffende de levering van goederen en diensten; b) vijfenveertig kalenderdagen voor de andere contracten en de subsidieovereenkomsten; c) zestig kalenderdagen voor contracten met betrekking tot technische diensten die bijzonder moeilijk te evalueren zijn. 11213/07 AL/dm 41

4. De bevoegde ordonnateur kan de betalingstermijn evenwel op ieder moment van de in lid 1 genoemde periode opschorten, indien hij de crediteuren ervan in kennis stelt dat aan het verzoek om betaling niet kan worden voldaan omdat het bedrag niet verschuldigd is dan wel omdat de vereiste bewijsstukken niet zijn overgelegd. Wanneer de bevoegde ordonnateur kennis krijgt van informatie op grond waarvan de subsidiabiliteit van in een verzoek om betaling opgenomen uitgaven kan worden betwijfeld, kan hij de betalingstermijn opschorten, zodat aanvullende verificaties kunnen worden verricht, waaronder begrepen in de vorm van een controle ter plaatse, om vóór de betaling zekerheid te verkrijgen over de subsidiabiliteit van de uitgaven. De ordonnateur stelt de betrokken begunstigde hiervan zo spoedig mogelijk in kennis. De rest van de betalingstermijn begint te lopen op de datum waarop het correct opgestelde verzoek om betaling is ingeschreven. 5. Bij het verstrijken van de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen kan de crediteur binnen twee maanden na de ontvangst van de te late betaling achterstandsrente in rekening brengen volgens de volgende bepalingen: a) als rentevoeten worden de in artikel 29, lid 2, eerste alinea, bedoelde percentages gehanteerd; b) de rente is verschuldigd over de tijd die is verstreken vanaf de kalenderdag volgende op het einde van de betalingstermijn tot de dag van betaling. De eerste alinea is niet van toepassing op de deelnemende lidstaten. 11213/07 AL/dm 42

HOOFDSTUK 5 Computersystemen Artikel 38 Boekhoudprogramma's 1. De boekhoudprogramma's van het agentschap dienen in overeenstemming te zijn met de beginselen die zijn neergelegd in dit financieel reglement. 2. De handtekeningen kunnen door middel van een beveiligde geautomatiseerde of elektronische procedure worden aangebracht. HOOFDSTUK 6 Interne controle Artikel 39 Rol van de intern controleur 1. Het agentschap stelt een interne controlefunctie in, die moet worden uitgeoefend met inachtneming van de internationale normen ter zake. De door het Agentschap aangewezen intern controleur is het Agentschap verantwoording schuldig voor de verificatie van de goede werking van de systemen en de procedures voor de uitvoering van de begroting. De interne controleur kan noch ordonnateur noch rekenplichtige zijn. 11213/07 AL/dm 43