Huishoudelijk reglement oudercommissie van Gastouderbureau LinKids. Begripsomschrijving Kinderopvangorganisatie: rechtsvorm of organisatievorm waar één of meerdere kindercentra en gastouderbureaus onder vallen; Houder: degene die een gastouderbureau exploiteert; Kindercentrum: een voorziening gehuisvest in één gebouw, waar kinderopvang plaatsvindt anders dan gastouderopvang; Gastouder: degene die werkzaam is bij een gastouderbureau en is belast met de verzorging en opvoeding van kinderen; Vraagouder: een persoon die een huishouding voert waartoe het kind behoort op wie de kinderopvang betrekking heeft; Oudercommissie: de commissie, bedoeld als in artikel 58 van de Wet Kinderopvang, ook wel afgekort tot OC, functionerend in het verband van de kinderopvangorganisatie, op een wijze zoals in dit reglement is beschreven. 1. Samenstelling oudercommissie Artikel 58, lid 1 van de Wet Kinderopvang stelt dat een houder van een Kinderopvangorganisatie een Oudercommissie instelt. Bij de samenstelling wordt rekening gehouden met de volgende punten: a. Uitsluitend Vraagouders, zoals omschreven in artikel 1 van dit reglement kunnen lid zijn van de Oudercommissie (Wk art 58 lid 2); b. Maximaal één Vraagouder per huishouden kan lid zijn van de Oudercommissie; c. Personeelsleden, leden van het Bestuur, leden van de Raad van Toezicht en leden van de Directie van de Kinderopvangorganisatie kunnen geen lid zijn van de Oudercommissie, ook niet indien zij Vraagouder zijn van een kind waarvoor zij gebruik maken van de Kinderopvangorganisatie (Wk art 58 lid 3). d. De Oudercommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 7 leden;
2. Werkwijze Oudercommissie De oudercommissie bepaalt zelf haar werkwijze (Wk art 58 lid 4) en legt deze schriftelijk vast in het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement bevat geen regels die in strijd zijn met hetgeen de Wet kinderopvang bepaalt. 3. Benoemen van Oudercommissieleden in functie De vergadering wijst uit haar midden een voorzitter, secretaris en penningmeester aan. De vergadering besluit hierover eenstemmig. In één persoon kan, ten hoogste voor een periode van drie maanden,meer dan één functie verenigd zijn. 4. Taken voorzitter, secretaris en penningmeester De voorzitter leidt de vergadering en draagt zorg voor een vlotte uitvoering van taken. De voorzitter treedt in eerste instantie op als vertegenwoordiger van de Oudercommissie richting de directie. De voorzitter overlegt regelmatig met de Houder over de voortgang van de dagelijkse activiteiten. De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda op en zorgt voor verspreiding per brief/e-mail aan de leden ten minste zeven dagen voor aanvang van de vergadering. De secretaris stelt de notulen op en verspreidt deze onder de leden. De secretaris draagt zorg voor verspreiding van de notulen of een verkorte versie aan de Vraagouders van het Gastouderbureau. De secretaris beheert het notulenboek, de inkomende en uitgaande post en het adressenbestand van de leden. De penningmeester beheert de middelen waarover de Oudercommissie beschikking heeft. 5. Communicatie tussen OC-leden Tenzij er expliciet een reactiedatum aangegeven wordt in een bericht is een reactietermijn van twee weken gehanteerd. Wanneer binnen de gestelde termijn niet gereageerd wordt, mag de verzender van het bericht aannemen dat akkoord gegaan wordt met het voorgestelde.
6. Doelstelling De Oudercommissie stelt zich ten doel: a. De belangen van de kinderen en de Vraagouders van het Gastouderbureau waar de Oudercommissie aan verbonden is zo goed mogelijk te behartigen en de Vraagouders te vertegenwoordigen. b. Te adviseren ten aanzien van de in de Wet Kinderopvang vastgelegde onderwerpen. c. Het behartigen van de belangen van de Vraagouders van het kindercentrum bij de directie en het bestuur. 7. Vergaderfrequentie a. Minimaal 4 maal per jaar wordt een vergadering gehouden in aanwezigheid van de Houder. Het initiatief tot het bijeenroepen van een vergadering kan ook uitgaan van de Houder. In de laatstbedoelde situaties zal de vergadering zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken, plaatsvinden. b. Extra vergaderingen worden door de Oudercommissie gehouden wanneer de situatie dit vereist. Dit kan zijn voor het geven van een advies aan de Houder, het organiseren van activiteiten of het houden van een overleg met Vraagouders. c. Berichten van verhindering worden vroegtijdig meegedeeld aan de secretaris. d. Van een vergadering wordt een schriftelijk verslag opgemaakt. 8. Contacten met Vraagouders a. De leden van de Oudercommissie stellen nieuwe Vraagouders op de hoogte van het bestaan van de Oudercommissie. b. Een lijst met de namen van de leden, waarop vermeld de wijze waarop met hen contact kan worden gezocht, is duidelijk zichtbaar te lezen op een centrale plaats binnen het Gastouderbureau, zoals de website, en bevindt zich bij gegeven informatie van het Gastouderbureau aan de Vraagouder. c. Alle Vraagouders worden door middel van een aankondiging op de website of via e-mail minimaal zeven dagen vooraf op de hoogte gebracht van de vergadering van de Oudercommissie. d. De goedgekeurde notulen zijn voor iedereen op aanvraag verkrijgbaar en worden op een duidelijk zichtbare, centrale plaats (website) ter inzage gelegd.
e. De belangrijkste punten uit de notulen en activiteiten van de Oudercommissie worden door middel van een nieuwsbrief naar de Vraagouders gecommuniceerd. f. Eenmaal per jaar brengt de Oudercommissie tijdens een Vraagouderavond verslag uit over haar activiteiten. 9. Toegang tot de vergadering a. Iedere Vraagouder heeft als toehoorder toegang tot de vergaderingen van de Oudercommissie met de Houder. Een aanwezige Vraagouder kan punten inbrengen bij het vaste agendapunt vragen belangstellende Vraagouders. b. Een Vraagouder kan op uitnodiging van de Oudercommissie aanwezig zijn bij een vergadering beschreven onder punt 6b. c. Het overleg van de voorzitter met de Houder is niet openbaar. 10. Stemprocedures a. Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen (Wk art 59 lid 4), daarbij dient de helft plus één van het aantal leden aanwezig te zijn. b. Over kwesties die het voortbestaan van de Oudercommissie zelf of haar functioneren, betreffen kan de vergadering alleen besluiten indien het op de agenda is opgevoerd. Het gaat hierbij met name om: - ontslag van één van de leden. In deze situatie is de vergadering niet openbaar; - wijziging van het reglement van de Oudercommissie; - wijziging van het huishoudelijk reglement; c. Een lid van de Oudercommissie kan een ander schriftelijk machtigen voor hem of haar een stem uit te brengen. Een lid kan in een vergadering voor ten hoogste twee leden als gemachtigde optreden. d. Stemmingen geschieden mondeling. De voorzitter kan bepalen dat schriftelijk wordt gestemd. e. Een blanco stem of onthouding wordt geacht niet te zijn uitgebracht. f. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. 11. Verzwaard Adviesrecht Oudercommissie De Houder stelt de Oudercommissie conform Wk art 60 lid 1 in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de organisatie betreft, inzake:
a. De uitvoering van het kwaliteitsbeleid door de Houder met betrekking tot (artikel 50 van de wetkinderopvang): aantal kinderen per Gastouder groepsgrootte opleidingseisen Gastouder inzetbaarheid Gastouders in opleiding b. Pedagogisch beleidsplan. c. Voedingsaangelegenheden van algemene aard. d. Algemeen beleid op het gebied van opvoeding, veiligheid of gezondheid. e. Openingstijden. f. Het beleid met betrekking tot spel- en ontwikkelingsactiviteiten ten behoeve van de kinderen. g. Vaststelling of wijziging van een klachtenregeling en het aanwijzen van de leden van de klachtencommissie. h. Wijziging van de prijs van de kinderopvang. 12. Informatieverstrekking De Oudercommissie wordt over één type onderwerp twee weken eerder geïnformeerd dan de andere ouders. Dit gebeurt per e-mail en betreft: Personeelswijzigingen bij vast personeel. 13. Ongevraagd advies De Oudercommissie is bevoegd de Houder ook ongevraagd te adviseren over de onderwerpen waarop de Oudercommissie adviesrecht heeft (Wk art 60 lid 3). 14. Adviestraject a. De adviestermijn voor de Oudercommissie bedraagt vier weken, met dien verstande dat het advies kan worden meegenomen bij het te nemen besluit. In overeenstemming tussen de Houder en minimaal twee leden van de Oudercommissie, waaronder de voorzitter, kan voor zeer dringende adviesaanvragen een kortere maximale adviestermijn worden afgesproken. b. Indien binnen de adviestermijn geen advies aan de Houder wordt gegeven, wordt de Oudercommissie verondersteld positief te adviseren. c. De Houder geeft de Oudercommissie tijdig en desgevraagd schriftelijk alle informatie die de Oudercommissie redelijkerwijs voor de vervulling van haar
taak nodig heeft (Wk art 60 lid 4). Pas vanaf het moment dat aan deze volwaarde is voldaan, gaat de termijn genoemd in 12a en 12b in. d. Tenminste één maal per jaar krijgt de Oudercommissie schriftelijk de algemene gegevens over het beleid dat bij het Gastouderbureau het afgelopen jaar gevoerd is en in het komende jaar gevoerd zal worden, inzake de in art 10 genoemde onderwerpen. f. De Houder mag alleen afwijken van een advies van de Oudercommissie indien hij schriftelijk en gemotiveerd kan aangeven dat het belang van de kinderopvang zich tegen het advies verzet (Wk art 60 lid 2); g. De Houder geeft maximaal vier weken na het verkrijgen van het advies van de Oudercommissie schriftelijk aan of het advies van de Oudercommissie al dan niet gevolgd wordt. Bij het formuleren van een advies zal de Oudercommissie zover van toepassing rekening houden met: Wet kinderopvang Convenant kinderopvang Pedagogisch beleidsplan Inspectierapport GGD Mening ouders Risico inventarisatie Gegeven dat Houder ondernemer is 15. Archivering adviesvraagstukken De secretaris van de Oudercommissie is verantwoordelijk voor de archivering van de adviesvraagstukken. Bij aftreden zullen de adviesvraagstukken overgedragen worden aan zijn/haar (tijdelijke) opvolger. 16. Overige taken en bevoegdheden van de Oudercommissie a. Fungeert als aanspreekpunt voor Vraagouders; b. Heeft de bevoegdheid de Houder drie keer per jaar, of zoveel vaker als zij in onderling overleg overeenkomen, te verzoeken deel te nemen aan (een gedeelte van) de vergadering van de oudercommissie, vastgelegd in punt 6. c. Kan het GGD inspectierapport opvragen bij de Houder; d. Voert regelmatig overleg (uitgevoerd door de voorzitter) met de Houder over het interne beleid van het Gastouderbureau binnen de randvoorwaarden van de kinderopvangorganisatie.
e. Verzorgt jaarlijks een Vraagouderavond en levert op verzoek een inbreng op overige ouderavonden en themabijeenkomsten. f. Zorgt voor goede en heldere informatieverstrekking aan de Vraagouders over de activiteiten van de Oudercommissie, vastgelegd in punt 7. g. Regelt namens de Vraagouders een attentie voor de Gastouders in het kader van de dag van de leidsters. h. Houdt eens per 2 jaar een tevredenheidsonderzoek onder de Vraagouders en brengt daarvan verslag uit aan de Vraagouders en de Houder. i. Stuurt namens de Vraagouders een kaart/attentie naar Gastouders in geval van langdurige ziekte, zwangerschap e.d. j. Organiseren van ontmoetingsmomenten voor Vraagouders die gebruik maken van het Gastouderbureau. 17. Facilitering Oudercommissie a. De Houder faciliteert de oudercommissie via: - het lidmaatschap van een belangenvereniging - het beschikbaar stellen van vergaderruimte incl. koffie/thee - het beschikbaar stellen van kantoorartikelen en kopieerfaciliteiten b. Op verzoek van de Oudercommissie kan de Houder (financiële) middelen beschikbaar stellen voor: - het (mede) organiseren van één Vraagouderavond per jaar - het bijwonen van een congres - het kunnen deelnemen aan een specifieke training voor de Oudercommissie 18. Geheimhouding a. Op de leden van de Oudercommissie rust, inzake van hetgeen hen uit hoofde van hun lidmaatschap ter kennis is gekomen, in beginsel geen geheimhoudingsplicht. b. Een geheimhoudingsplicht bestaat wel in de hieronder beschreven situaties: - Informatie en stukken kunnen alleen aangeduid worden als vertrouwelijk, wanneer het gegevens van privé-personen betreft of wanneer het gegevens betreft die het economisch belang van de kinderopvangorganisatie kunnen schaden (Wet bescherming persoonsgegevens).
- Ook de Oudercommissie kan verzoeken om geheimhouding van informatie of inlichtingen die schriftelijk of anderszins ter kennis van de Houder worden gebracht. c. Verzoeken tot geheimhouding dienen te worden gemotiveerd. Waar mogelijk geeft de Houder of de Oudercommissie aan welke tijdsduur aan de geheimhouding verbonden is. Datum: 1 oktober 2008 Plaats: Zevenbergen Namens de Oudercommissie Gastouderbureau LinKids: Jacco van de Kreeke Patricia Braat Anita Nijhof