Intergemeentelijke Maatschappij voor Openbare Gezondheid in Zuid-West-Vlaanderen Besluiten Raad van bestuur Datum 17 maart 2015 Locatie Beheerraadzaal Harelbeke A g e n d a 1- Verslag vorige vergadering. De raad van bestuur verleent goedkeuring aan de notulen nr. 515/15 van de bestuursvergadering van 17 februari 2015. 2- Vuilverbranding. 2.1- Werking en onderhoudswerken, verslag en stand van zaken. De installatie werkt sinds de geplande stilstand zoals het hoort. 2.2- Eindafrekening stilstand september 2014 De Raad van Bestuur verleent goedkeuring aan de eindafrekening van de onderhoudswerken aan de verbrandingsinstallatie te Harelbeke, uitgevoerd tijdens de stilstand van september 2014. 2.3- Varia 3- Warmterecuperatie met elektriciteitsproductie. 3.1- Werking en onderhoudswerken verslag en stand van zaken. De installatie werkt sinds de geplande stilstand zoals het hoort 3.2- Warmtenetten, stand van zaken De raad van bestuur besluit : Art. 1- er wordt een warmte-aankoopcontract afgesloten met Infrax voor een periode van 25 jaar conform de voorwaarden opgenomen in het contract; Art. 2- er wordt een productie-aansluitcontract warmtenet Harelbeke afgesloten met Infrax voor een periode van 25 jaar conform de voorwaarden opgenomen in het contract; 3.3- Varia 4- Rookgasreiniging. 4.1- Rookgasreiniging en beheersing van emissies, werking en stand van zaken. De installatie werkt sinds de vorige stilstand zoals het hoort. 4.1.1 Resultaten metingen dioxines De raad van bestuur neemt kennis van de resultaten van de metingen op de rookgassen dat voldoet voor alle parameters aan de opgelegde normen. 4.2- Varia 1/5
5- Algemeen bestuur en overleg met gemeenten-vennoten. 5.1- Verslag directiecomité van woensdag 4 maart 2015 De raad van bestuur neemt kennis van het verslag van het directiecomité van 4 maart 2015 5.2- Overheidsorganisatie van het jaar 2014 De voorzitter is verheugd te mogen melden dat tijdens de uitreiking op dinsdag 3 maart in SQUARE meeting center te Brussel, Imog werd verkozen als Overheidsorganisatie van het jaar binnen de categorie Lokaal Vlaanderen 5.3- Fiscaal statuut intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, vennootschapsbelasting, voorstellen De Raad van bestuur neemt het princiepsbesluit om in rechte op te treden en de wijziging van de wetgeving inzake vennootschapsbelasting (Programmawet, B.S. 29.12.2014) aan te vechten voor het Grondwettelijk Hof in het kader van deze gemeenschappelijke aanpak met Vlinter en Interafval in de schoot van VVSG vzw. Hiervoor wordt een raadsman, zijnde kantoor Tiberghien, aangesteld." 5.4- Voorbereiding infovergadering en algemene vergadering 19 mei 2015 5.4.1 Infovergadering Als voorbereiding op de jaarvergadering van 19 mei e.k., wordt er in samenwerking met de intercommunale Leiedal, de WIV, Psilon, en Fluvia voor de vennoten een informatievergadering gehouden op donderdag 2 april 2015 om 19 uur bij Psilon te Kortrijk. 5.4.2 Algemene vergadering, goedkeuren agenda en modaliteiten De raad van bestuur besluit aan de agenda van de Algemene vergadering agendapunt 7. Aanzuiveren historische tekorten toe te voegen en goedkeuring wordt verleend aan de agenda als volgt : 1. Verslag van de Raad van Bestuur 2. Lezing van de jaarrekening per 31.12.2014 3. Verslag van de Commissaris-Revisor 4. Goedkeuren van de jaarrekening, afgesloten per 31.12.2014 5. Kwijting aan de Bestuurders, Commissaris-Revisor 6. Goedkeuren van de toewijzing van het resultaat 7. Aanzuiveren historische tekorten 8. Statutaire benoemingen 9. Huldiging medewerkers met 25 en 35 jaar dienst 10. Toelichting betreffende de activiteiten 2014 11. Varia Aan de vennoten zal worden voorgesteld goedkeuring te willen verlenen aan de jaarrekening de winst voor 2014 integraal in te zetten voor het aanzuiveren van de overgedragen verliezen; rekening houdend met de programmawet de tekorten aan te zuiveren vanuit de achtergestelde leningen. Het herbekijken van financieel beleid in functie van de vennootschapsbelasting door het oprichten van een financiële werkgroep bestaande uit specialisten intern en extern. De vennoten zullen, overeenkomstig de statuten tot deze jaarvergadering worden uitgenodigd. De voorgeschreven documenten worden hen binnen de voorziene termijn ter beschikking gesteld. 5.5- Voorleggen Jaarrekening 2014 De Raad van Bestuur verleent goedkeuring aan de jaarrekening 2014 onder de opschortende voorwaarde van goedkeuring door de algemene vergadering. 5.6- Voorleggen Jaarverslag en activiteitenverslag De Raad van Bestuur neemt kennis van het activiteiten- en jaarverslag over de werking van de vereniging in 2014. 5.7- Voorleggen milieujaarrapport ikv de kwalitatieve bevraging HAS-enquête De Raad van Bestuur neemt kennis van het milieujaarprogramma dat voor alle gemeenten afzonderlijk werd opgemaakt en aan de respectievelijke milieudiensten bezorgd. 5.8- Kennisname integraal milieujaarverslag (IMJV) Bedrijven en gemeenten dienen via het IMJV te melden welke vervuilende stoffen ze het voorbije jaar hebben uitgestoten. De gemeenten werden door de Ovam uitgenodigd om te rapporteren inzake het geproduceerde afval. Als dienstverlening voor de gemeenten worden alle relevante gegevens die betrekking hebben tot de aanvoer van afvalstoffen naar Imog online geplaatst op het internetloket van het IMJV 5.9- Voorleggen Duurzaamheidsverslag De Raad van bestuur neemt kennis van het duurzaamheidsverslag, dat werd opgemaakt vanuit de insteek van het Afvalcongres, waar werd gesteld dat intercommunales te weinig rapporteren over Milieuverantwoord Ondernemen. Het document zal 3-jaarlijks worden opgemaakt conform de richtlijnen van het Global Reporting Initiative (GRI-G4). 2/5
5.10- Varia 6 Personeel. 6.1- Stand van zaken werfreserves, ontslagen, aanwervingen, invullingen De raad van bestuur neemt kennis van de stand van zaken van de aanwervingsprocedure voor diverse functies. 6.2- Varia 6.2.1 Aanvraag om schadeloosstelling wegens beroepsziekte De raad van bestuur neemt kennis van de melding van een aanvraag bij het Fonds van Beroepsziekten. 6.2.2 Aanvraag om schadeloosstelling wegens beroepsziekte De raad van bestuur neemt kennis van de besluiten van het Fonds van Beroepsziekten, naar aanleiding van een aanvraag tot schadeloosstelling wegens een beroepsziekte, 6.2.3 Beëindiging van de arbeidsovereenkomst De raad van bestuur neemt kennis van en aanvaardt het ontslag, ingediend door de medewerker communicatiedienst. 7- Containerparken, werking, exploitatie en beleid. 7.1- Marktbevraging ophaling KGA, probleemstelling, goedkeuren bestek en wijze van gunnen De Raad van Bestuur beslist : - Een marktbevraging in te richten voor de ophaling van KGA, bij wijze van vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. - Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2015/005 en de raming voor de opdracht Ophaling en verwerking van KGA (klein gevaarlijk afval) ingezameld in IMOG-regio. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. - Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal niveau. 7.2- Goedkeuren eindafrekening diftaruitrusting recyclagepark Kruishoutem De Raad van Bestuur verleent goedkeuring aan de eindafrekening voor uitrusting voor het diftarcontainerpark Kruishoutem volgens bestek 2013/017 Deze beslissing wordt, samen met de gedetailleerde eindafrekening, ter goedkeuring aan Ovam voorgelegd. Deze zal eveneens, voor kennisgeving, aan het betrokken gemeentebestuur van Kruishoutem worden overgemaakt 7.3- Containerparken worden recyclageparken, krijtlijnen nieuwe UMBHA De krijtlijnen voor het nieuwe uitvoeringsplan zijn binnen een projectgroep tot stand gekomen als voorbereiding voor het nieuwe UMBHA (Uitvoeringsplan milieuverantwoord beheer van huishoudelijke afvalstoffen) die begin 2016 het huidige zou vervangen. Om eenduidig naar de burger te gaan, wordt binnen de krijtlijnen van het nieuwe UMBHA beslist om stelselmatig de term containerpark te vervangen door recyclagepark. Dit zal worden opgenomen in een communicatiecampagne over gans Vlaanderen. 7.4- Varia 8- Geïntegreerde afvalverwerking te Moen. 8.1- Exploitatie stortplaats, stand van zaken. De aanvoer naar de stortplaats loopt zoals verwacht. Reeds een groot jaar baat Imog een tussentijdse opslagplaats (TOP) uit onder toezicht van Grondwijzer. Gedurende dit jaar werden wij begeleid door Grondwijzer om dit proces zo optimaal mogelijk te laten verlopen. 3/5
Op 12 maart jl. werd Imog erkend door Grondwijzer als gecertificeerde tussentijdse opslagplaats wat betekent dat we nu beschikken over een tussentijdse opslagvoorziening die kan gezien worden als een zelfstandige bedrijfsmatige activiteit. Het doel van de exploitatie van een gecertificeerde tussentijdse opslagplaats, betreft de stockage van zowel gronden afkomstig van eigen werken alsook gronden en puin aangeleverd door gemeentebesturen. Imog beschikt zo als één van de eerste in Vlaanderen, volledig conform de regelgeving en Vlarem, over een tijdelijke opslagplaats voor materialen en afval afkomstig van kleine wegeniswerken en bouwwerken. Dit moet een oplossing bieden aan onze gemeenten voor hun technische diensten om ook voor de opslag van deze kleine hoeveelheden afval te voldoen aan de regelgeving. 8.2- Varia. 9 Groenafvalverwerking en thuiscompostering. 9.1- Compostering van groenafval- stand van zaken werking. De exploitatie van de groencompostering op de site te Moen verloopt verder normaal. 9.2- Varia, communicatie, sensibilisering rond composteren 9.2.1 Vlaco dagelijks bestuur De raad van bestuur neemt kennis van en steunt de kandidatuur van mevr. Isabelle Van de Populiere als lid van het dagelijks bestuur vanuit de raad van bestuur van Vlaco. Haar kandidatuur werd weerhouden en mevr. Van de Populiere werd aangeduid als ondervoorzitter van Vlaco. De voorzitter is Rudy Meeus, rechterhand van de administrateur-generaal van de Ovam 10 Selectief inzamelen van droge afvalfracties. 10.1- Varia jaarrapport van de controle glasbollennetwerk van Imog 2014 De raad van bestuur neemt kennis van het jaarrapport 2014 dat werd opgesteld door OWS in opdracht van Fost Plus. na de controles op de netheid van de glasbollen binnen de regio,. 11 Communicatie en diversen. 11.1- Mededelingen aan gemeenten-vennoten in februari-maart 2015. De Raad van Bestuur neemt kennis van de briefwisseling tussen Imog en de gemeenten-vennoten 11.2- Implementatie naar Dynamics AX 2012, voorstellen De Raad van bestuur beslist : - Er zal een marktbevraging worden gericht voor de implementatie van AX 2012 - Als procedure wordt, overeenkomstig de wet op de overheidsopdrachten, geopteerd voor onderhandelingsprocedure met bekendmaking met kandidatuurstelling - Na een eerste selectie zullen de 4 beste kandidaten worden weerhouden;- - Het lastenboek wordt in volgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd. 11.3- Deelname Openbedrijvendag 2015 De raad van bestuur verleent haar goedkeuring tot deelname aan OpenBedrijvenDag, met de site Harelbeke, op zondag 4 oktober en het voorlopig programma als volgt : Vrijdag 2 oktober 18u Officiële indienstname CNG-installatie 19u Ontvangst buren, mandatarissen, medewerkers Zondag 4 oktober 10u-17u Brede Publiek De mogelijkheid tot deelname met de site te Moen in 2016 wordt nog opengelaten. 11.4- Vrijgave van borgtochten voor diverse werken en leveringen. Er zijn geen borgstellingen vrij te geven. 11.5- Imog-Nieuwsbrief maart 2015, Krantenknipsels, Afvalkrant 11.5.1 Imog-nieuwsbrief De raad van bestuur neemt kennis van de Imog-nieuwsbrief van maart 2015 4/5
11.5.2 Krantenknipsels De raad van bestuur neemt kennis van de persberichten van februari-maart 2015 11.5.3 Afvalkrant De raad van bestuur neemt kennis van de 60 ste editie van de Imog-Afvalkrant 11.6- Varia SAVE THE DATE Voor het één-programma Koppen volgde een filmcrew 2 dagen de werking van de afvalinzameling en verwerking bij Imog. Op donderdag 2 april wordt het programma uitgezonden. Op 30 april is Imog de locatie voor een optreden van een later te bepalen lokale band. Imog werd gekozen na deelname aan een wedstrijd. 11.7- Datum en uur voor de volgende vergadering van de Raad van Bestuur. De eerstvolgende bestuursvergadering zal doorgaan in de vergaderzaal van de bedrijfszetel te Harelbeke op 21 april 2015 om 18 uur. Aldus beslist in genoemde vergadering. De secretaris, De voorzitter, Veerle De Tollenaere. Rik Soens. Voor eensluidend afschrift, 7 april 2015 De secretaris, Veerle De Tollenaere 5/5