Vlaamse Overheid Afdeling Studietoelagen Project digitaal aanvragen door intermediaire partners School- en academiejaar 2010-2011 en 2011-2012 Afdeling Studietoelagen MD/SDV 20-7-2012 Afdeling Studietoelagen MD/SDV 0
Voorwoord Het aantal digitale aanvragen voor een school-en/of studietoelage zit in de lift. Alleen al voor het afgelopen school- en academiejaar 2011-2012 kreeg de afdeling 61.536 digitale aanvragen (gezinsdossiers) binnen. In totaal gebeurt nu al 27,4% van de aanvragen digitaal. Vergeleken met het vorige schooljaar betekent dit een stijging van 4,6%. Dit is een goede zaak. De afdeling heeft immers minder werk aan de registratie van een digitale aanvraag zodat een digitale aanvraag ook sneller kan worden verwerkt. De aanvrager weet dan ook sneller of hij in aanmerking komt voor een toelage of niet. Een win-winsituatie dus voor iedereen. Samen met s Omdat een digitale aanvraag gepaard gaat met toch wel wat drempelvrees, zocht de afdeling naar manieren om die drempelvrees weg te nemen. Vooral het gebruik van de e-id en daarmee samenhangend het ingeven van de pincode bleken de grote struikelblokken. Heel herkenbaar trouwens. Daarom lanceerde de afdeling een project waarbij s, de afdeling zelf en ook de Vlaamse Infolijn digitale aanvragen kunnen indienen voor hun cliënten en bezoekers zonder de pincode te moeten ingeven. Na een pilootfase vorig schooljaar 2010-2011, werden alle s uitgenodigd om in te stappen in dit project. Op dit moment nemen 1 op 3 s deel. Ook een aantal steden en gemeenten zijn op de kar gesprongen. De LOP s blijken hier een sterke motor te zijn. De evaluatie in mei 2012 leerde dat de tevredenheid over dit project bij de deelnemende partners hoog is. Ik wil alle deelnemers namens mijn afdeling bedanken voor hun inzet en de constructieve samenwerking. Ik hoop dat we ook in het school-en academiejaar 2012-2013 samen via dit project aan de kar blijven trekken om zoveel als mogelijk ouders, leerlingen en studenten het financiële steuntje te geven dat ze nodig hebben. Marleen Deputter Afdelingshoofd Afdeling Studietoelagen Afdeling Studietoelagen MD/SDV 1
Pilootproject - aanvraagjaar 2010-2011 In het aanvraagjaar 2010-2011 waren er 26 organisaties die deelnamen aan het pilootproject van de afdeling Studietoelagen. Hiervan hebben 24 deelnemers zich terug kandidaat gesteld voor het aanvraagjaar 2011-2012. De overige instanties hebben tot op heden niet bevestigd of ze terug willen deelnemen aan het project. De deelnemende organisaties kregen voor of tijdens de start van het nieuwe aanvraagjaar hiervoor een specifieke informatiesessie. Deelnemers van het pilootproject: Voor het pilootproject digitaal aanvragen door intermediaire partners werden de centrumsteden Antwerpen, Gent, Hasselt en Leuven uitgenodigd. Ook leden van Welzijnszorg Kempen kregen een uitnodiging. Stad Turnhout bood zich vrijwillig aan om aan dit project deel te nemen. Organisatie Stad 2010-2011 (26 deelnemers) Antwerpen Arendonk Balen Dessel Geel Gent Hasselt Herenthout Herselt Heusden-Zolder Hoogstraten Hulshout Kasterlee Laakdal Leuven Lille Meerhout Mol Olen Oud-Turnhout Ravels Retie Vosselaar Westerlo Turnhout Vlaamse Infomobiel Afdeling Studietoelagen MD/SDV 2
Deelnemers van het pilootproject op een kaart van Vlaanderen: Afdeling Studietoelagen MD/SDV 3
Overzicht ingediende gezinsdossiers per categorie Tijdens het pilootproject zijn er 3.299 gezinsdossiers 2010-2011 door intermediairs ingediend. Het merendeel is ingediend door de afdeling Studietoelagen. Het aandeel van de s, gemeenten en Vlaamse Infomobiel bedraagt 10,2%. Goed voor 338 digitale gezinsdossiers. Categorie organisatie SJ 2010-2011 Aandeel Afdeling Studietoelagen 2.961 89,8% s en gemeenten 198 6,0% Vlaamse Infomobiel 140 4,2% Totaal 3.299 100,0% Overzicht ingediende gezinsdossiers per organisatie Niet alle deelnemende organisaties hebben tijdens het pilootproject een aanvraag ingediend. Van de intermediaire partners scoorden Vlaamse Infomobiel en Gent het best, met respectievelijk 140 en 40 ingediende gezinsdossiers. De afdeling Studietoelagen nam 2.961 gezinsdossiers voor hun rekening. Organisatie Aantal gezinsdossiers Aandeel Afdeling Studietoelagen 2.961 89,8% Vlaamse Infomobiel 140 4,2% Arendonk 24 0,7% Dessel 29 0,9% Geel 18 0,5% Gent 40 1,2% Hasselt 6 0,2% Herenthout 2 0,1% Hoogstraten 2 0,1% Hulshout 15 0,5% Laakdal 2 0,1% Lille 7 0,2% Meerhout 2 0,1% Mol 4 0,1% Olen 14 0,4% Ravels 2 0,1% Vosselaar 20 0,6% Stad Turnhout 11 0,3% Eindtotaal 3.299 100,0% Afdeling Studietoelagen MD/SDV 4
aantallen ingediende DAFI's aantallen bezoekers Overzicht ingediende gezinsdossiers per provincie Het merendeel van de ingediende gezinsdossiers door intermediairs is gebeurd door de afdeling Studietoelagen. Tijdens de bezoekdagen wordt er van elke dossierbehandelaar verwacht om de aanvraag van de burger digitaal in te dienen. De collega s in Antwerpen zetten hierbij het knapste resultaat neer, met maar liefst 1.686 ingediende gezinsdossiers, goed voor meer dan de helft van de ingediende aanvragen voor hun rekening. Organisatie # GD ingediend intermediairs Aandeel Bezoekers Andere organisaties 338 10,2% Ingediend / bezoekers Provincie Antwerpen 1.686 51,1% 4.705 35,8% Hoofdzetel Brussel 519 15,7% 4.934 10,5% Provincie Limburg 295 8,9% 1.645 17,9% Provincie Oost-Vlaanderen 222 6,7% 1.887 11,8% Province Vlaams Brabant 138 4,2% 709 19,5% Provincie West-Vlaanderen 101 3,1% 1.202 8,4% Totaal 3.299 100,0% 15.082 19,6% Ingediende gezinsdossiers DAFI's en overzicht aantallen bezoekers aantallen ingediende DAFI's aantallen bezoekers 2.000 6.000 1.500 4.500 1.000 3.000 500 1.500 0 0 Afdeling Studietoelagen MD/SDV 5
Overzicht aanvraagdossierbeslissingen per organisatie Het merendeel van de ingediende aanvragen door intermediairs zijn goedgekeurd. Goed voor een percentage van 85,4%. Een deel van de aanvragen zijn ook afgekeurd, in beraad gezet of vallen onder een andere aanvraagdossierbeslissing. Organisatie Goedgekeurd (incl herzien) Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) Andere aanvraagdossierbeslissingen Eindtotaal Afdeling Studietoelagen 5.624 630 186 65 6.505 Arendonk 41 2 2 45 Dessel 44 8 2 2 56 Geel 24 1 3 1 29 Gent 59 9 4 2 74 Hasselt 7 2 9 Herenthout 1 1 2 Hoogstraten 2 3 5 Hulshout 22 2 24 Laakdal 1 1 2 Lille 11 2 2 15 Meerhout 3 3 Mol 8 8 Olen 14 3 2 1 20 Ravels 3 3 Vosselaar 22 11 5 1 39 Stad Turnhout 23 23 Vlaamse Infomobiel 169 66 12 11 258 Eindtotaal 6.078 735 224 83 7.120 Overzicht aanvraagdossierbeslissingen 3% 1% 10% Goedgekeurd (incl herzien) Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) 86% Andere aanvraagdossierbeslissingen Afdeling Studietoelagen MD/SDV 6
Tweede jaargang: aanvraagjaar 2011-2012 Het aantal intermediaire partners voor het tweede aanvangsjaar is van 24 naar 116 deelnemers gestegen. Momenteel nemen 1 op 3 s deel aan dit project. Ook tijdens het tweede aanvangsjaar werden informatiesessies voor de nieuwe partners voorzien. Deze vormingen vonden plaats in provinciale cellen en voor de provincie Vlaams-Brabant in Brussel. Een overzicht van de deelnemers: Provincie Antwerpen Gemeente/stad Boom Gemeente/stad Brecht Gemeente/stad Turnhout Antwerpen Arendonk Balen Bonheiden Boom Borsbeek Brecht Dessel Duffel Geel Herentals Herenthout Herselt Hoogstraten Hulshout Kontich 38 deelnemers Laakdal Lille Malle Meerhout Merksplas Mol Nijlen Olen Oud-Turnhout Putte Retie Sint-Amands Sint-Katelijne-Waver Vorselaar Vosselaar Westerlo Wommelgem Zandhoven Zoersel Provincie Limburg Gemeente/stad Lummen Bilzen Hasselt Heusden-Zolder Meeuwen-Gruitrode 9 deelnemers Neerpelt Nieuwerkerken Zonhoven Welzijnscampus Peer Afdeling Studietoelagen MD/SDV 7
Provincie Oost-Vlaanderen Gemeente/stad Deinze Gemeente/stad Eeklo Gemeente/stad Merelbeke Aalter Assenede Buggenhout De Pinte Deinze Eeklo Erpe-Mere Evergem Gent Laarne Lebbeke Lochristi Lovendegem 32 deelnemers Maldegem Melle Merelbeke Nazareth Nevele Ronse Sint-Gillis-Waas Sint-Laureins Sint-Martens-Latem Sint-Niklaas Stekene Temse Wetteren Zingem Zulte Zwalm Provincie Vlaams-Brabant Begijnendijk Gooik Grimbergen Herent Huldenberg Leuven Londerzeel Lubbeek 15 deelnemers Merchtem Oud-Heverlee Scherpenheuvel- Zichem Sint-Pieters-Leeuw Ternat Tervuren Wemmel Provincie West-Vlaanderen Gemeente/stad Bredene Gemeente/stad Oostende Avelgem Beernem Bredene De Haan Deerlijk Diksmuide Gistel Ichtegem Ieper 22 deelnemers Kortrijk Lendelede Lichtervelde Mesen Moorslede Oostrozebeke Roeselare Tielt Wervik Zedelgem Zwevegem Afdeling Studietoelagen MD/SDV 8
Deelnemers tweede aanvangsjaar op een kaart van Vlaanderen: Deze kaart geeft een mooi beeld van de verspreiding over Vlaanderen. In cijfers betekent dit 116 effectieve deelnemers, waarvan merendeel 's, maar ook enkele gemeenten. Afdeling Studietoelagen MD/SDV 9
Overzicht ingediende gezinsdossiers per categorie Tijdens het school- en academiejaar 2011-2012 zijn er 5.833 gezinsdossiers ingediend door intermediairs. Goed voor een totaal digitaal aandeel van 9,48%. Het aandeel door de intermediaire partners bedraagt 22,5% (tijdens het pilootproject bedroeg dit nog 10,2%). Maar liefst 1.314 gezinsdossiers zijn ingediend door externen. Het aandeel van de intermediaire partners, s en gemeenten, is van 6,0% naar 21,0% gestegen. Dit is meer dan een verzesvoudiging van het aantal ingediende gezinsdossiers. Ook de afdeling Studietoelagen kreeg het digitaal aanvragen voor hun bezoekers in de vingers: Het aantal ingediende gezinsdossiers steeg van 2.961 naar 4.519 dossiers. Een stijging van 1.558 gezinsdossiers. Categorie organisatie SJ 2011-2012 Aandeel SJ 2010-2011 Aandeel Afdeling Studietoelagen 4.519 77,5% 2.961 89,8% s en gemeenten 1.225 21,0% 198 6,0% Vlaamse Infomobiel 89 1,5% 140 4,2% Totaal 5.833 100,0% 3.299 100,0% Overzicht ingediende gezinsdossiers per organisatie Organisatie Aantal gezinsdossiers Aandeel Afdeling Studietoelagen 4.519 77,5% Vlaamse Infomobiel 89 1,5% Antwerpen 38 0,7% Arendonk 40 0,7% Avelgem 38 0,7% Balen 7 0,1% Beernem 8 0,1% Begijnendijk 7 0,1% Bilzen 4 0,1% Bonheiden 10 0,2% Boom & Gemeentebestuur Boom 28 0,5% Brecht 5 0,1% Bredene 18 0,3% Buggenhout 9 0,2% De Pinte 6 0,1% Deinze 49 0,8% Dessel 30 0,5% Diksmuide 16 0,3% Eeklo 16 0,3% Erpe-Mere 1 0,0% Geel 46 0,8% Afdeling Studietoelagen MD/SDV 10
Gent 78 1,3% Gistel 9 0,2% Grimbergen 2 0,0% Hasselt 1 0,0% Herent 2 0,0% Herentals 3 0,1% Herenthout 14 0,2% Herselt 8 0,1% Hoogstraten 5 0,1% Huldenberg 5 0,1% Hulshout 24 0,4% Ichtegem 54 0,9% Ieper 20 0,3% Kortrijk 3 0,1% Laakdal 12 0,2% Lebbeke 8 0,1% Lendelede 2 0,0% Leuven 30 0,5% Lille 14 0,2% Lochristi 17 0,3% Londerzeel 3 0,1% Lovendegem 2 0,0% Lubbeek 2 0,0% Meerhout 3 0,1% Meeuwen-Gruitrode 3 0,1% Melle 16 0,3% Mol 11 0,2% Moorslede 9 0,2% Neerpelt 1 0,0% Nieuwerkerken 14 0,2% Nijlen 6 0,1% Olen 22 0,4% Oud-Heverlee 6 0,1% Oud-Turnhout 1 0,0% Putte 16 0,3% Retie 9 0,2% Roeselare 19 0,3% Sint-Gillis-Waas 16 0,3% Sint-Laureins 14 0,2% Sint-Pieters-Leeuw 13 0,2% Stekene 1 0,0% Tervuren 3 0,1% Tielt 90 1,5% Vorselaar 2 0,0% Vosselaar 19 0,3% Wervik 3 0,1% Afdeling Studietoelagen MD/SDV 11
Westerlo 4 0,1% Wetteren 17 0,3% Wommelgem 1 0,0% Zandhoven 1 0,0% Zoersel 7 0,1% Zonhoven 4 0,1% Zulte 16 0,3% Zwalm 1 0,0% Zwevegem 3 0,1% Stad Bredene 8 0,1% Stad Deinze 15 0,3% Stad Eeklo 27 0,5% Stad Lummen 12 0,2% Stad Oostende 29 0,5% Stad Turnhout 74 1,3% Stad/ Mesen 8 0,1% Welzijnscampus Peer 7 0,1% Eindtotaal 5.833 100,0% Top 20 ingediende gezinsdossiers per organisatie Organisatie Aantal gezinsdossiers Aandeel Afdeling Studietoelagen 4.519 77,5% Tielt 90 1,5% Vlaamse Infomobiel 89 1,5% Gent 78 1,3% Stad Turnhout 74 1,3% Ichtegem 54 0,9% Deinze 49 0,8% Geel 46 0,8% Arendonk 40 0,7% Antwerpen 38 0,7% Avelgem 38 0,7% Dessel 30 0,5% Leuven 30 0,5% Stad Oostende 29 0,5% Boom & Gemeentebestuur Boom 28 0,5% Stad Eeklo 27 0,5% Hulshout 24 0,4% Olen 22 0,4% Ieper 20 0,3% Vosselaar 19 0,3% Totaal 5.833 100,0% Afdeling Studietoelagen MD/SDV 12
Tielt Vlaamse Infomobiel Gent Stad Turnhout Ichtegem Deinze Geel Arendonk Antwerpen Avelgem Dessel Leuven Stad Oostende Boom & Stad Eeklo Hulshout Olen Ieper Vosselaar Roeselare Bredene Wetteren Lochristi Melle Putte Zulte Eeklo Diksmuide Sint-Gillis-Waas Stad Deinze Herenthout Nieuwerkerken Sint-Laureins Lille Sint-Pieters-Leeuw Stad Lummen Laakdal Mol Bonheiden Retie Moorslede Gistel Buggenhout Stad/ Mesen Lebbeke Stad Bredene Beernem Herselt Zoersel Begijnendijk Grafische weergave top 50 van de ingediende gezinsdossiers door intermediaire partners(*) 100 Aantal ingediende gezinsdossiers door intermediaire partners (top 50) Aantallen gezinsdossiers 80 60 40 20 0 *Opmerking: grafiek opgemaakt zonder de aantallen gezinsdossiers van de afdeling Studietoelagen De voornaamste uitschieters zijn Tielt, Vlaamse Infomobiel, Gent en stad Turnhout. Zij hebben meer dan 70 gezinsdossiers ingediend. Afdeling Studietoelagen MD/SDV 13
aantallen ingediende DAFI's aantallen bezoekers Overzicht ingediende gezinsdossiers per provincie De cel Antwerpen doet het al twee jaren op rij heel goed. Zij nemen in het aanvraagjaar 2011-2012 maar liefst 40% van alle ingediende gezinsdossiers door intermediairs voor hun rekening. Organisatie # GD ingediend intermediairs Aandeel Bezoekers Andere organisaties 1.314 22,5% %ingediend / bezoekers Provincie Antwerpen 2.331 40,0% 5.222 44,6% Hoofdzetel Brussel 823 14,1% 5.215 15,8% Provincie Limburg 431 7,4% 1.605 26,9% Provincie Oost-Vlaanderen 412 7,1% 1.958 21,0% Province Vlaams Brabant 142 2,4% 836 17,0% Provincie West-Vlaanderen 380 6,5% 1.045 36,4% Totaal 5.833 100,0% 15.881 28,5% Ingediende gezinsdossiers DAFI's en overzicht aantallen bezoekers aantallen ingediende DAFI's aantallen bezoekers 2.400 6.000 1.800 4.500 1.200 3.000 600 1.500 0 0 Afdeling Studietoelagen MD/SDV 14
Overzicht aanvraagdossierbeslissingen per organisatie Het aandeel van de ingediende aanvragen door intermediairs bedraagt 76,8%. De behandeling voor het aanvraagjaar 11-12 loopt stilaan op zijn einde. Organisatie Goedgekeurd (incl herzien) Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) Andere aanvraagdossierbeslissingen Eindtotaal Afdeling Studietoelagen 8.033 567 849 587 10.036 Antwerpen 55 7 15 4 81 Arendonk 55 4 13 3 75 Avelgem 47 12 2 2 63 Balen 11 2 13 Beernem 6 6 5 17 Begijnendijk 9 1 10 Bilzen 5 1 6 Bonheiden 11 1 3 5 20 Boom & Gemeente 46 8 3 57 Brecht 14 2 16 Bredene 23 6 2 31 Buggenhout 13 3 7 23 De Pinte 5 2 1 8 Deinze 71 7 16 1 95 Dessel 40 7 11 6 64 Diksmuide 22 7 29 Eeklo 22 1 5 1 29 Erpe-Mere 1 1 Geel 58 10 11 8 87 Gent 118 4 17 24 163 Gistel 7 7 4 18 Grimbergen 4 4 Hasselt 1 1 Herent 4 4 Herentals 7 7 Herenthout 10 2 9 2 23 Herselt 14 1 3 18 Hoogstraten 4 2 6 Huldenberg 6 1 5 12 Hulshout 33 1 12 2 48 Ichtegem 68 13 6 7 94 Ieper 20 3 3 26 Kortrijk 8 8 Laakdal 4 7 2 13 Lebbeke 11 3 6 20 Lendelede 3 3 Leuven 47 8 7 2 64 Afdeling Studietoelagen MD/SDV 15
Lille 17 5 8 30 Lochristi 7 6 12 25 Londerzeel 4 4 Lovendegem 2 1 3 Lubbeek 4 2 6 Meerhout 3 2 5 Meeuwen-Gruitrode 4 4 Melle 10 3 6 19 Mol 14 6 2 22 Moorslede 2 18 20 Neerpelt 4 4 Nieuwerkerken 18 1 3 2 24 Nijlen 5 2 2 9 Olen 33 4 2 39 Oud-Heverlee 2 3 2 3 10 Oud-Turnhout 1 1 Putte 14 3 19 36 Retie 14 2 16 Roeselare 20 9 1 5 35 Sint-Gillis-Waas 18 7 4 29 Sint-Laureins 22 1 6 1 30 Sint-Pieters-Leeuw 17 1 5 23 Stekene 3 3 Tervuren 1 1 2 4 Tielt 91 38 23 17 169 Vorselaar 5 1 6 Vosselaar 24 6 6 36 Wervik 3 2 5 Westerlo 4 1 5 Wetteren 28 2 12 1 43 Zandhoven 3 3 Zoersel 9 1 10 Zonhoven 6 6 Zulte 7 2 8 6 23 Zwalm 2 2 Zwevegem 1 2 3 Stad Bredene 12 1 13 Stad Deinze 10 1 8 2 21 Stad Eeklo 45 1 6 3 55 Stad Lummen 9 4 4 17 Stad Oostende 9 6 3 44 62 Stad Turnhout 77 19 34 25 155 Stad/ Mesen 12 12 Vlaamse Infomobiel 141 31 22 3 197 Welzijnscampus Peer 8 4 12 Eindtotaal 9.640 807 1.207 895 12.549 Afdeling Studietoelagen MD/SDV 16
Overzicht aanvraagdossierbeslissingen 10% 7% Goedgekeurd (incl herzien) 6% Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) 77% Andere aanvraagdossierbeslissingen Overzicht aanvraagdossierbeslissingen alle organisaties per provincie In het aanvraagjaar 2011-2012 hebben de organisaties gelegen in de provincie Antwerpen de meeste aanvragen ingediend. Hiervan zijn er 582 goedgekeurd. Dit aantal kan nog oplopen aangezien de dossierbehandeling nog niet is afgelopen. Ook provincie Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen scoorden goed. Organisatie Goedgekeurd (incl herzien) Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) Andere aanvraagdossierbeslissingen Eindtotaal Afdeling Studietoelagen 8.033 567 849 587 10.036 Vlaamse Infomobiel 141 31 22 3 197 Provincie Antwerpen 582 74 150 95 901 Provincie Limburg 44 9 8 13 74 Provincie Oost- Vlaanderen 392 34 106 60 592 Province Vlaams-Brabant 94 14 12 21 141 Provincie West- Vlaanderen 354 78 60 116 608 Eindtotaal 9.640 807 1.207 895 12.549 Afdeling Studietoelagen MD/SDV 17
Grafische weergave aanvraagdossierbeslissingen van alle organisaties per provincie 600 Overzicht aanvraagdossierbeslissingen per provincie 450 300 Goedgekeurd (incl herzien) Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) Andere aanvraagdossier-beslissingen 150 0 Vlaamse Infomobiel Provincie Antwerpen Provincie Limburg Provincie Oost- Vlaanderen Province Vlaams- Brabant Provincie West- Vlaanderen Afdeling Studietoelagen MD/SDV 18
Evaluatie digitaal aanvragen school- en studietoelagen door intermediaire partners school- en academiejaar 2011-2012 Om de dienstverlening voor het volgende aanvraagjaar te verbeteren, werd er eind mei 2012 een bevraging opgesteld. Deze is ingevuld door 35 organisaties. Het project wordt alvast positief onthaald. In de bevraging werden er 9 negen vragen gesteld: 1. Naam van de organisatie 2. Kreeg u bij de start voldoende toelichting en zo nee, wat had u nog nodig? 3. Had u veel problemen? Kreeg u van ons vlot antwoord? 4. Was het voor burgers of voor u soms moeilijk? Waarom? 5. Kan dit project volgens u nuttig zijn voor andere instanties? Welke? 6. Wat zijn voor u nog steeds drempels om hieraan mee te werken? 7. Wilt u hiermee verdergaan? 8. Heeft u andere opmerkingen of bedenkingen? 9. Globale tevredenheid De resultaten: Afdeling Studietoelagen MD/SDV 19
Afdeling Studietoelagen MD/SDV 20