Werkwijzer procedure Collegiale Kwaliteitsbevordering (CKB) Werkwijzer CKB, versie 2.0 februari 2016 1
1. Inleiding Kwaliteit als uitgangpunt Kwaliteit van de rechtsbijstandverlening is waar de advocatuur als beroepsgroep en de Raad voor Rechtsbijstand (hierna: Raad) voor staan. Een belangrijk uitgangspunt, zeker in het vreemdelingenrecht waar het gaat om een kwetsbare groep van cliënten door taalbarrières, cultuurverschillen en de complexe procedures die de advocaten voor vreemdelingen voeren. Daarnaast is hiervoor veel aandacht van de pers, wordt er onderzoek naar gedaan, is er sprake van meningsvorming en is het ook regelmatig onderwerp van discussie in de politiek. Voor en door advocaten Bij de totstandkoming van deze werkwijze is gekeken naar hoe de advocatuur zelf kan bijdragen aan de kwaliteit van het geven van gesubsidieerde rechtsbijstand in het vreemdelingenrecht, door het uitwisselen van ervaringen, delen van tips en tricks en het versterken van de collegialiteit. De Commissie Intercollegiale Toetsing (CIT) binnen het asiel- en vluchtelingenrecht diende tijdens de voorbereiding als voorbeeld. De CIT bestaat al jaren binnen de vier aanmeldcentra (AC s) Zevenaar, Ter Apel, s-hertogenbosch en Schiphol. De CIT is opgezet door advocaten en bedoeld voor advocaten. De commissie beziet hoe de advocaten de asielaanvragen van hun cliënten hebben behandeld en geeft feedback. De ervaringen met de CIT zijn goed en de meeste advocaten vinden het een goed middel om elkaar collegiaal bij de les te houden en van elkaar te leren. Collegiale Kwaliteitsbevordering (CKB) Binnen asiel is collegiale kwaliteitsbevordering dus al een feit en inmiddels is ook de opzet voor collegiale kwaliteitsbevordering van bewaringszaken en reguliere zaken in deze werkwijzer neergelegd. Deze collegiale kwaliteitsbevordering betekent dat daartoe gevraagde advocaten collega-advocaten bezoeken die zich bezighouden met vreemdelingenbewaringszaken en/of met regulier vreemdelingenrecht. In het kader van de collegiale kwaliteitsbevordering bespreken de advocaten de inhoud van een aantal dossiers uit die praktijk(en). Werkwijze CKB In beginsel wordt elke advocaat eens per drie jaar op kantoor bezocht (bij regulier vreemdelingenrecht) of één of meer zittingen worden bijgewoond (bij bewaringszaken). Indien de advocaat meewerkt aan deze collegiale kwaliteitsbevordering, is er voor deze advocaat de mogelijkheid 2 PO-punten te verkrijgen. Hieronder volgt een beknopte omschrijving van het proces en de werkwijze van de collegiale kwaliteitsbevordering (CKB). Deze werkwijzer kan worden aangepast. Ervaringen uit de praktijk en reacties van de bezochte advocaten vormen hierbij een belangrijke bijdrage. CKB een middel voor kwaliteitsbevordering en een mogelijkheid om van elkaar te leren. Het is voor en door advocaten ontwikkeld binnen het kader van de toevoegingspraktijk. Werkwijzer CKB, versie 2.0 februari 2016 2
2. Proces toetsing dossiers op kantoor van advocaat (regulier) A. Procedureel - De Raad houdt een aselecte steekproef op basis van toevoegnummer. Hieruit worden zeven dossiers gekozen waarvoor de advocaat (eventueel) een machtiging van de vreemdeling kan regelen, zodat uiteindelijk drie van deze dossiers door de bezoekende advocaat bekeken kunnen worden. - Van de te bespreken dossiers worden twee dossiers aangewezen door de bezoekende advocaat en één dossier wordt (desgewenst) aangedragen door de te bezoeken advocaat. - De Raad verzorgt de registratie van de afgelegde en toekomstige bezoeken aan advocaten. - De Raad bericht aan de advocaten die de bezoeken afleggen in het kader van CKB welke advocaten zij gaan bezoeken. - De Raad bericht de te bezoeken advocaat per brief dat hij bezocht zal worden. De bezoekende advocaat neemt daarna contact op met de te bezoeken advocaat voor het maken van een concrete afspraak. Tijdens het telefoongesprek wordt aan de te bezoeken advocaat gevraagd of hij op specifieke onderdelen (juridisch, communicatie, dossieropbouw etc.) getoetst wil worden en zo ja welke. Deze leerpunten zullen de basis vormen voor het gesprek op kantoor. o o Heeft de te bezoeken advocaat principiële bedenkingen tegen de CKB, dan wordt naar de reden daarvan gevraagd, om meer inzicht te krijgen. Dit inzicht kan een bijdrage leveren aan verdere verfijning en/of verbetering van de CKB. Mocht de te bezoeken advocaat liever een andere advocaat voor een bezoek ontvangen, dan zorgt de Raad ervoor dat een andere advocaat voor het bezoek wordt ingepland. B. Praktisch - De dossiers die zijn geselecteerd worden door de te bezoeken advocaat klaargelegd op de dag dat de bezoekende advocaat langskomt. - De bezoekende advocaat ziet zelfstandig de dossiers in, noteert daarbij zijn/haar bevindingen en gaat daarover vervolgens in gesprek met de bezochte advocaat. - Van het collegiale gesprek wordt een kort schriftelijk verslag gemaakt, waarvan de bezochte advocaat een afschrift krijgt. De advocaat die de collega-advocaat heeft bezocht zorgt voor de archivering van de gegevens van het door hem afgelegde bezoek. - Heeft de bezochte advocaat de rechtsbijstand op goede of excellente wijze uitgevoerd, dan wordt dit expliciet in het gesprekverslag vermeld. Het is aan de bezochte advocaat of en op welke wijze hij/zij deze waardering wil benutten. Vooralsnog wordt hieraan binnen de CKB geen keurmerk verbonden. - Komen de bezochte en de bezoekende advocaat samen tot de conclusie dat de uitvoering van de rechtsbijstand in de bekeken dossiers verbetering behoeft, dan kunnen in goed overleg afspraken worden gemaakt over kwaliteitsverbetering. Zo behoren begeleiding of het volgen van een cursus tot de mogelijkheden. Werkwijzer CKB, versie 2.0 februari 2016 3
- Wordt er na het bezien van de dossiers in de uitvoering van de rechtsbijstand een zeer ernstige tekortkoming geconstateerd waarvoor een andere (intercollegiale) reactie niet volstaat, dan zal een signaal bij de Deken neergelegd worden. 3. Proces toetsing dossiers bij rechtbankzittingen (bewaring) A. Procedureel - De Raad houdt een aselecte steekproef op basis van zittingen. Hierna worden de zittingsdata doorgegeven aan de bezoekende advocaat van de CKB om de zitting(en) bij te wonen. - De te bezoeken advocaat stemt met de bezoekende advocaat van de CKB af welke zitting(en) wordt/worden bijgewoond en waar. B. Praktisch - De advocaat van de CKB legt contact met de te bezoeken advocaat en vraagt de dossierstukken op. - De advocaat van de CKB woont de zitting bij. - De advocaat bespreekt na de zitting met de bezochte advocaat hoe de zitting is verlopen en vraagt de advocaat naar diens eigen ervaring met betrekking tot het eigen optreden. - Van het collegiale gesprek wordt een kort schriftelijk verslag gemaakt, waarvan de bezochte advocaat een afschrift krijgt. De advocaat die de zitting van de collega-advocaat heeft bijgewoond zorgt voor de archivering van de gegevens van de door hem bijgewoonde zitting. - Heeft de bezochte advocaat de rechtsbijstand ter zitting op goede of excellente wijze uitgevoerd, dan wordt dit expliciet in het gesprekverslag vermeld. Het is aan de bezochte advocaat of en op welke wijze hij/zij deze waardering wil benutten. Vooralsnog wordt hieraan binnen de CKB geen keurmerk verbonden. - Komen de bezochte en de bezoekende advocaat samen tot de conclusie dat de uitvoering van de rechtsbijstand ter zitting verbetering behoeft, dan kunnen in goed overleg afspraken gemaakt worden over kwaliteitsverbetering. Zo behoort begeleiding of het volgen van een cursus tot de mogelijkheden. - Wordt er ter zitting in de uitvoering van de rechtsbijstand een zeer ernstige tekortkoming geconstateerd waarvoor een andere (intercollegiale) reactie niet volstaat, dan zal een signaal bij de Deken neergelegd worden. Werkwijzer CKB, versie 2.0 februari 2016 4
4. Inhoudelijk De wijze waarop de gesprekken plaatsvinden na het kantoorbezoek of de bijwoning van de rechtbankzitting wordt, naast de procedurele en praktische aspecten, vooral bepaald aan de hand van de inhoud. Deze inhoud, dan wel (objectieve) criteria zijn door direct betrokken advocaten opgesteld. Om uniformiteit bij de kantoorbezoeken en het bijwonen van zittingen te kunnen garanderen en transparant te zijn over de wijze van uitvoering binnen de CKB en het waarom, zijn uitgangspunten in de vorm van checklists gedefinieerd. Bij de definiëring van die uitgangpunten is onder meer de Best Practice Guide Bewaringszaken gebruikt, is gekeken naar beleid, documentatie en wet- en regelgeving. Daarnaast is geluisterd naar ervaringen van advocaten uit de praktijk. De checklists zijn opgesteld met een toelichting voor bewaring en voor de volgende hoofdonderwerpen binnen het regulier vreemdelingenrecht: - Art. 8 EVRM/gezinshereniging; - Art. 64 / medisch; - Arbeid en studie; - Mensenhandel; - Buiten schuld. Bijlagen De uitgangspunten en inhoudelijke gesprekspunten voor de CKB op kantoor staan in de bijgevoegde vragenlijsten (checklists) en toelichting. 1. Voor het reguliere vreemdelingenrecht geldt dat deze lijsten zijn opgesteld aan de hand van de vijf hoofdgroepen van mogelijke aan te vragen verblijfsvergunningen. 2. Voor de vreemdelingenbewaring is een separate vragenlijst en toelichting bijgevoegd. De checklists: Checklist procedure 8 EVRM Checklist vreemdelingenbewaring Checklist toetsvragen CKB inz regulier medisch en art 64 VW Checklist studie- en arbeidsmigratie Checklist procedure gezinshereniging Checklist procedure buiten schuld Checklist mensenhandel Toelichting CKB: Minimumnormen beroep op art. 8 EVRM Aanvulling op minimumnormen art. 8 EVRM Toelichting bij CKB medisch en 64 VW CKB arbeids- en studiemigratie Minimumnormen vreemdeling buiten schuld Toelichting bij CKB mensenhandel CKB in vreemdelingen bewaringszaken Werkwijzer CKB, versie 2.0 februari 2016 5