BIJLAGE Bijlage nr. 1 Samenwerkingsovereenkomst Kunstbende editie 2006-2007 Tussen de partijen: De Vlaamse Gemeenschapscommissie, Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel, hierna genoemd de regionaal coördinator, vertegenwoordigd door de heer Ernest Moriau, directeur Cultuur. en De vzw Villanella, hierna genoemd de landelijk coördinator, vertegenwoordigd door Marc Verstappen, artistiek directeur en Veerle Vandamme, zakelijk leider, Verviersstraat 15 te 2000 Antwerpen. Wordt overeengekomen wat volgt: Artikel 1.- De overeenkomst betreft het beheer,de organisatie, de uitvoering en evaluatie van de Kunstbende Editie 2006-2007, de kunstwedstrijd voor jongeren tussen 13 en 19 jaar in Vlaanderen en Brussel. Kunstbende is een project dat de actieve participatie van jongeren aan kunst en cultuur wil bevorderen. Door lage voorrondedrempels, intensieve en kwaliteitsvolle promotie en sensibiliseringsacties mikken we op een zo divers mogelijk jongerenpubliek. Jongeren die niet gemakkelijk met kunst in contact komen omwille van welke redenen ook, zijn een expliciet aandachtspunt. Kunstbende is geen wedstrijd in technische perfectie. Het originele karakter, de fun, het zelf maken en beslissen tot participeren is van groot belang. Kunstbende editie 2006-2007 wordt uitgevoerd in dezelfde geest en met dezelfde doelstellingen als tijdens de vorige edities. Artikel 2.- De landelijke coördinatie en alle terreinen die daartoe behoren, worden beheerd door de landelijk coördinator. De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) beheert de uitvoering van de provinciale verantwoordelijkheden. De uitvoering van het project wordt voorbereid en opgevolgd in werkbijeenkomsten op regelmatige tijdstippen waar de regionale en provinciale coördinatoren en de landelijk coördinator aanwezig zijn. De praktisch/technische uitvoering van het project, voor zover het gaat over de promotie en werving en de praktische organisatie van de voorrondes, wordt voorbereid en geëvalueerd in minstens 3 landelijke werkbijeenkomsten waartoe de landelijk coördinator, vertegenwoordigers van alle voorrondeplaatsen, de regionale partners en de provincies en de VGC uitgenodigd worden. Daarnaast heeft de regionale coördinator de taak om op regelmatige tijdstippen de uitvoering en praktische organisatie van de promotie en voorrondes met de voorrondeplaatsen te bespreken en bij te sturen. De landelijk coördinator ontvangt uitnodigingen voor en verslagen van deze bijeenkomsten. 1
Artikel 3.- 3.1. vzw Villanella staat in voor de landelijke coördinatie van Kunstbende. De belangrijkste taken hierbij zijn: 3.1.1. Organisatie. - Inhoudelijk uitwerken, verfijnen, versterken en evalueren van het Kunstbende-concept en de modaliteiten van de uitvoering ervan. - Ontwikkelen van een lange termijnvisie inzake de Kunstbende. - Organiseren, begeleiden en evalueren van een landelijk netwerk aan partners (organisaties en individuen) die een kwaliteitsvolle realisatie van de Kunstbende garanderen. - Organisatie van de workshops voor de voorrondewinnaars en van de finale. 3.1.2.Promotie en Communicatie. - Opmaken van een promotieplan, ontwikkelen van het promotiemateriaal, ontwikkelen van een communicatiestrategie, afgestemd op de verschillende doelgroepen met specifiëring van welke middelen waar en wanneer worden ingezet. - Ontwerp en aanmaak van het nationaal en regionaal promotiemateriaal. - Organiseren, begeleiden en evalueren van een netwerk aan partners (jeugdsector, socio-culturele sector, kunstensector en andere) die een kwaliteitsvolle landelijke werving en promotie voor dekunstbende mee kunnen ondersteunen. - Organiseren van een landelijke Kunstbende promotie- en perscampagne. 3.1.3.Sponsoring. Contacten leggen, afspraken maken en opvolgen met sponsors die het project de nodige en juiste uitstraling geven, voor wat betreft het landelijk niveau. 3.1.4. Zakelijke aspecten en secretariaat - Beantwoorden van algemene oproepen. - Het voeren van de landelijke administratie. - De inschrijfprocedure bedenken, uitvoeren en evalueren. - De administratie van het netwerk: uitnodigingen, verslagen van de werkbijeenkomsten en de landelijke bijeenkomsten met de voorrondeplaatsen. - Het afsluiten van de nodige verzekeringen voor wat betreft de aansprakelijkheid van het landelijk niveau van Kunstbende. - Het afsluiten van een verzekering BA en lichamelijke ongevallen voor de vrijwilligers die werken in opdracht van de landelijk coördinator. - Het zich in orde stellen met de reglementering op auteursrechten voor wat betreft het landelijke niveau van Kunstbende. 3.1.5. Budget Begeleiden van Kunstbende-partners bij het opstellen van begrotingen en bij het bewaken van de budgetten. 3.1.6. Voorrondes. - Ontwikkelen en aanmaken van éénvormig aankledingsmateriaal. - Voorstellen en vastleggen van presentatoren in samenspraak met de provincies en devgc. - Advies omtrent de selectie van professionele juryleden. - Vastleggen van de criteria en de werkwijze voor de jurering in samenswpraak met de provincies en devgc. - Uitwerken en opstellen van een wedstrijdreglement in samenspraak met de provincies en devgc. - Begeleiding en advisering bij de uitvoering van het project. 2
3.2.De VGC staat in voor de volgende domeinen. 3.2.1.Organisatie -Het regionaal implementeren van het Kunstbende-concept. -Ontwikkelen van een lange termijnvisie inzake Kunstbende van de regio van het Brussels hoofdstedelijk gewest. - Organiseren, begeleiden en evalueren van een regionaal netwerk aan partners (organisaties en individuen) die een kwaliteitsvolle realisatie van de Kunstbende garanderen. - Organisatie van de regionale voorrondes. 3.2.2.Promotie -Opmaken van een promotieplan, ontwikkelen van het promotiemateriaal, ontwikkelen van een communicatiestrategie, afgestemd op de verschillende doelgroepen met specifiëring van welke middelen waar en wanneer zullen worden ingezet op regionaal niveau. -Distributie van en desgewenst ontwerp en aanmaak van regionaal promotiemateriaal na overleg met de landelijk coördinator. -Organiseren, begeleiden en evalueren van een regionaal netwerk aan partners (jeugdsector, socioculturele sector, kunstensector en andere) die een kwaliteitsvolle werving en promotie voor de Kunstbende mee kunnen ondersteunen. -Organiseren van een regionale Kunstbende promotie- en perscampagne. 3.2.3.Sponsoring Contacten leggen, afspraken maken en opvolgen inzake sponsors voor het regionale of lokale niveau in samenspraak met de landelijke coördinatie om tegenstellingen van belangen te vermijden. 3.2.4.Zakelijke aspecten en administratie -Beantwoorden van regionale oproepen. -Het voeren van een regionale administratie. -Minimaal twee directe opvolgingsmomenten met deelnemers, éénmaal na inschrijving en éénmaal in functie van de technische voorbereiding voor de deelname aan de voorronde. -Organisatie van een grondige en volledige juryverslaggeving en kwaliteitsvolle feedback aan deelnemers. -Het afsluiten van de nodige verzekeringen voor wat betreft de aansprakelijkheid van het regionale niveau in Kunstbende. -Het afsluiten van een verzekering BA en lichamelijke ongevallen voor de vrijwilligers die werken in opdracht van de VGC. -Het zich in orde stellen met de reglementering op auteursrechten voor wat betreft het regionale niveau van Kunstbende. 3.2.5.Budget Een overzicht van de afrekening van de regionale uitgaven wordt ter informatie aan de landelijke coördinator bezorgd. 3.2.6.Voorrondes Organisatie van de voorronde. De VGC kan bij aanvang van de editie 2006-2007 beslissen om een deel van haar bevoegdheden / taken aan derde organisaties uit te besteden. De keuze van organisatie en de begeleiding van deze organisatie gebeurt in samenspraak met de landelijk coördinator. Het contract tussen de VGC en de desbetreffende organisatie wordt ter informatie aan de landelijk coördinator bezorgd. De Brusselse voorronde van de Kunstbende vindt plaats op zaterdag 17 maart 2007 in de Koninklijke Vlaamse Schouwburg te Brussel. 3
Artikel 4.- Alle partners vermelden in alle communicatie: Kunstbende is een initiatief van de Vlaamse Gemeenschap, de Vlaamse Provincies, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en Villanella. De landelijk coördinator bewaakt de evenredigheid in aanwezigheid van de verschillende subsidiënten en sponsoren in alle communicatie, vormgeving en aankleding, zowel landelijk als regionaal/provinciaal. Alle promotiemateriaal wordt ter goedkeuring en voor druk en verspreiding voorgelegd aan een vertegenwoordiger door de provincies en VGC aangeduid. Artikel 5.- De landelijk coördinator is verantwoordelijk voor de financiering van de landelijke coördinatie; de provincies en de VGC voor de financiering van de regionale/ provinciale activiteiten. Indien de landelijk coördinator voorzieningen treft op landelijk vlak in functie van de provinciale taken of bevoegdheden omdat dit efficiënter is, wat enkel in gezamenlijk overleg vooraf kan gebeuren, dan worden deze kosten aan de provinciale niveaus gefactureerd, na gezamenlijk akkoord van de provincies en de VGC. Er worden hieromtrent duidelijke afspraken gemaakt. De inkomsten van tickets en verkoop zijn voor de niveaus die op dat ogenblik de activiteit organiseren. Elke partner zal ten gepaste tijde de financiering van de editie 2006-2007 bij de ondersteunende instanties voorleggen en streven naar continuïteit in de financiering. Artikel 6.- Deze overeenkomst zal ingaan na ondertekening door alle partijen en loopt van 01/09/2006 tot 30/06/2007. De partijen gaan de verbintenis aan onderhavige overeenkomst te goeder trouw uit te voeren en ingeval van betwisting te zoeken naar een minnelijke schikking. Deze overeenkomst werd opgemaakt te Brussel in 3 exemplaren op 23 november 2006. Elke partij verklaart hierbij een exemplaar te hebben ontvangen. Namens de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Namens vzw Villanella, Ernest MORIAU Marc VERSTAPPEN Veerle VANDAMME Directeur Cultuur Artistiek directeur Zakelijk leider Gezien om gevoegd te worden bij het collegebesluit nr. 06/434 van 23 november 2006 houdende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst Kunstbende editie 2006-2007 met de vzw Villanella De Collegeleden, Brigitte GROUWELS Pascal SMET Guy VANHENGEL 4
5