besluit raad besluitnummer 91 / 2004 Vaststelling van een nieuwe Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie. onderwerp De raad van de gemeente Lingewaard; gelezen het voorstel van de raadsgriffier d.d. 14 december 2004; gehoord de commissie ABZM d.d. 13 december 2004; gelet op het bepaalde in artikel 81p van de Gemeentewet; besluit: vast te stellen de navolgende VERORDENING OP DE GEMEENTELIJKE REKENKAMERCOMMISSIE Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van de gemeente Lingewaard; b. voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie; c. college: college van burgemeester en wethouders; d. fractie: een politieke groepering die als resultaat van verkiezingen in de gemeenteraad is vertegenwoordigd. Artikel 2 Rekenkamercommissie 1. Er is een door de raad ingestelde rekenkamercommissie voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81p van de Gemeentewet. 2. De rekenkamercommissie bestaat maximaal uit zoveel leden als er fracties zijn in de gemeenteraad, vermeerderd met ten minste één lid dat fungeert als externe deskundige. Elke fractie heeft het recht een lid voor benoeming aan te wijzen. Artikel 3 Taken rekenkamercommissie De taak van de rekenkamercommissie is het verrichten en doen verrichten van onderzoek naar en advies uitbrengen aan de raad over de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de rekenkamercommissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. 1
Artikel 4 Benoeming leden 1. De raad benoemt de leden van de rekenkamercommissie. Tot lid van de rekenkamercommissie kunnen zowel raadsleden als niet raadsleden worden benoemd. 2. De raad benoemt op voordracht van de rekenkamercommissie een externe deskundige tot voorzitter. 3. Leden van de rekenkamercommissie, niet zijnde de voorzitter, dienen woonachtig te zijn in de gemeente Lingewaard. 4. De leden van de rekenkamercommissie worden voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad aangewezen. Na afloop van een raadsperiode blijven zij zitting houden totdat in hun opvolging is voorzien. 5. Voorafgaand aan de benoeming van de leden van de rekenkamercommissie pleegt de raad overleg met de rekenkamercommissie. Artikel 5 De Voorzitter De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met de ambtelijk secretaris. De voorzitter heeft stemrecht. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt een door de rekenkamercommissie aan te wijzen lid op als voorzitter. Artikel 6 Eed Ten aanzien van de externe leden en van de leden die geen lid zijn van de raad, is artikel 81g van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Artikel 7 Ontslag 1. De raad ontslaat de leden. 2. Het lidmaatschap van een raadslid eindigt: a. op eigen verzoek; b. indien het lid aftreedt als lid van de raad; c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de rekenkamercommissie te vervullen; 3. Het lidmaatschap van een commissielid voor zover zij geen lid zijn van de raad en een extern lid eindigt: a. op eigen verzoek; b. bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie; c. wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; d. indien het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegen schulden is gegijzeld. e. wanneer het lid door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn/haar functie te vervullen. Artikel 8 Vergoeding voor werkzaamheden van de externe leden van de rekenkamercommissie 1. De leden van de rekenkamercommissie, voor zover zij geen lid zijn van de raad, ontvangen een bij raadsbesluit vast te stellen vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie en voor andere werkzaamheden ten behoeve van de rekenkamercommissie. 2. De vergoeding voor de voorzitter van de rekenkamercommissie vindt plaats op declaratiebasis. 3. De vergoedingen genoemd in het eerste en tweede lid komen ten laste van het budget van de rekenkamercommissie. 2
Artikel 9 Ambtelijk secretaris 1. De raad benoemt de ambtelijk secretaris. 2. De ambtelijk secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde. 3. De ambtelijk secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht. 4. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers, naast de inhoudelijke ondersteuning die hij de rekenkamercommissie biedt. 5. Ter ondersteuning van de ambtelijk secretaris kunnen specifieke werkzaamheden in handen gegeven worden van ambtenaren van de gemeente Lingewaard. Van deze ondersteuning wordt eerst gebruikt gemaakt na overleg met de gemeentesecretaris. Deze ambtenaren verrichten hun taken op aanwijzing van de secretaris van de rekenkamercommissie. Artikel 10 Onderwerpselectie 1. De rekenkamercommissie verzoekt jaarlijks de raad onderwerpen voor onderzoek aan te dragen. 2. De rekenkamercommissie stelt jaarlijks een werkplan vast, waarin de keuze van onderwerpen en het onderzoeksprogramma worden opgenomen. Artikel 11 Werkwijze 1. De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet. 2. De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren. 3. De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken. 4. De rekenkamercommissie vergadert zo dikwijls als 1/3 der leden nodig acht, doch ten minste tweemaal per jaar. Een vergadering wordt niet gehouden indien niet ten minste de helft van het aantal leden aanwezig is. Voor het tot stand komen van besluiten van de rekenkamercommissie wordt de meerderheid vereist van de uitgebrachte stemmen. 5. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen. 6. De rekenkamercommissie kan de betrokkenen in de gelegenheid stellen om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt verder wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. 7. Na vaststelling door de rekenkamercommissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en, indien van toepassing, de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden. Artikel 12 Openbaarheid 1. De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn echter openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. 2. Ten aanzien van de inhoud van conceptonderzoeksrapporten en daarop betrekking hebbende informatie geldt voor alle betrokkenen en belanghebbenden een geheimhoudingsplicht. 3. De rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen. 3
Artikel 13 Budget 1. De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 2. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van: a. de vergoedingen voor de leden voor zover zij geen lid zijn van de raad en aan de externe leden; b. de ambtelijk secretaris; c. interne onderzoeksmedewerkers; d. externe deskundigen die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld; e. eventuele overige uitgaven die de rekenkamercommissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak. 3. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad. Artikel 14 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2005. Artikel 15 Citeertitel De verordening kan worden aangehaald als Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 23 december 2004. De raad voornoemd, de griffier, w.g. Th.G.L. Greep. de voorzitter, w.g. drs. R.J. Persoon. 4
Artikelgewijze toelichting Artikel 1 Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven. Artikel 2 Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, stellen zij op grond van artikel 81p van de wet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. Gekozen is voor een samenstelling uit vertegenwoordigers per raadsfractie, waarbij het begrip fractie is beperkt tot de groeperingen die op grond van verkiezingen als zodanig in de raad zitting hebben. Artikel 3 Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt. Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijk baten en lasten. Hier wordt verwezen naar artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. De controle van de jaarrekening is een taak van de accountant en niet van de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie kan wel onderzoek doen dat verband houdt met rechtmatigheid, bijvoorbeeld de wijze waarop de reguliere rechtmatigheidcontrole is georganiseerd en functioneert, of er kunnen rechtmatigheidsonderzoeken plaatsvinden waarbij wordt ingezoomd op bepaalde onderdelen van de gemeentelijke organisatie. Artikel 4 Anders dan bij de rekenkamer kunnen naast externen ook raadsleden en commissieleden deel uitmaken van de rekenkamercommissie. De raad bepaalt de termijn dat leden van de rekenkamercommissie benoemd worden. Gekozen is om aan te sluiten bij de raadsperiode. Artikel 5 Dit artikel bevat de omschrijving van de taak van de voorzitter van de rekenkamercommissie. Artikel 6 Raadsleden hebben reeds deze eed of verklaring en belofte afgelegd. Deze verplichting voor de overige commissieleden vloeit voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Artikel 7 Dit artikel handelt over het ontslag van de leden. Artikel 8 In dit artikel is de vergoeding vastgelegd die de leden, niet zijnde raadsleden, voor hun werkzaamheden ontvangen. Gekozen is om de verordening ex artikel 96 Gemeentewet niet van toepassing te verklaren om zo de mogelijkheid te openen een toegesneden vergoedingenregeling te treffen, waarbij rekening kan worden gehouden met een vergoeding voor onderzoekswerkzaamheden die leden zelf verrichten. De vergoeding van de voorzitter is apart geregeld in de Uitvoeringsregeling voorzitterschap rekenkamercommissie d.d. 18 maart 2003. Artikel 9 De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. Deze wordt door de raad aangewezen. De rekenkamercommissie dient zelfstandig te functioneren en in het derde lid is voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de secretaris ten opzichte van de rekenkamercommissie. Artikel 10 De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid van, uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. 5
Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan de goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goed gronden aanvoeren. 6
Artikel 11 Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerponderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden er uit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de rekenkamer verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamercommissie een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen. Artikel 12 De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de WOB kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt. Zolang er nog geen definitief rapport naar buiten gebracht is, zijn alle bevindingen vertrouwelijk, gezien het vaak delicate karakter van de onderzoeken en de nadelige gevolgen van tussentijdse en voorbarige verspreiding van nog niet afgeronde en door middel van wederhoor eventueel gecorrigeerde onderzoeksgegevens. Artikel 13 De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht. Artikel 14 en 15 Deze artikelen behoeven geen toelichting. 7