1/ 6 BE001 29/07/2014 - BDA nummer: 2014-516902 Standaardformulier 14 - NL Bulletin der Aanbestedingen Publicatieblad van de Federale Dienst e-procurement FOD P&O Wetstraat, 51 B-1040 Brussel +32 27905200 e.proc@publicprocurement.be www.publicprocurement.be KENNISGEVING VAN AANVULLENDE INFORMATIE, INFORMATIE OVER EEN ONVOLLEDIGE PROCEDURE OF RECTIFICATIE Let op: Als de gecorrigeerde of toegevoegde informatie een belangrijke wijziging van de voorwaarden in de oorspronkelijke aankondiging van opdracht tot gevolg heeft en daardoor het beginsel van gelijke behandeling en het streven naar concurrentiegerichte aanbestedingen in het gedrang komen, moeten de oorspronkelijk gestelde termijnen worden bijgesteld. AFDELING I: AANBESTEDENDE DIENST I.1) NAAM, ADRESSEN EN CONTACTPUNT(EN) Officiële benaming: Provincie West-Vlaanderen Nationale identificatie: Postadres: Provinciehuis Boeverbos, Koning LeopoldIII-laan 41 Plaats: Brugge Postcode: 8200 Land: België Contactpunt(en): Warlop Marie Christine Tel. +32 50403206 T.a.v.: E-mail: Marie_Christine.warlop@westvlaanderen.be Internetadres(sen) (indien van toepassing) Adres van de aanbestedende dienst (URL): www.west-vlaanderen.be Adres van het kopersprofiel (URL): https://enot.publicprocurement.be/enot-war/previewnotice.do?noticeid=177405 Elektronische toegang tot informatie (URL): Elektronische indiening van inschrijvingen en verzoeken tot deelneming (URL): Fax +32 50407102 I.2) TYPE AANKOOPCENTRALE Aanbestedende dienst (in het geval van een opdracht die onder Richtlijn 2004/18/EG valt) Aanbestedende dienst (in het geval van een opdracht die onder Richtlijn 2004/17/EG Nutssectoren valt)
2/ 6 BE001 29/07/2014 - BDA nummer: 2014-516902 Standaardformulier 14 - NL AFDELING II: VOORWERP VAN DE OPDRACHT II.1) BESCHRIJVING II.1.1) Door de aanbestedende dienst aan de opdracht gegeven benaming (zoals vermeld in de oorspronkelijke aankondiging) II.1.2) Korte beschrijving (zoals vermeld in de oorspronkelijke aankondiging) De dienst Personeel & HRM van het provinciebestuur West-Vlaanderen werkt momenteel met drie, onderling niet verbonden softwaretools: een access-applicatie voor de opvolging van de personeelsadministratie, de opleiding en de evaluatie; de toepassing Cevips-centraal als loonmotor en een tijdsregistratiesysteem met prikklokken, Interflex. Uitgezonderd de tijdsregistratie hebben deze applicaties geen mogelijkheden qua selfservice voor de medewerkers en de leidinggevenden. Daarenboven zijn de applicaties niet gelinkt, zodat de medewerkers van de dienst Personeel & HRM dikwijls genoodzaakt zijn meermaals dezelfde persoonsgegevens in te geven. In deze context wenst de dienst Personeel & HRM de lopende transitie van personeelsadministratie naar een strategische HR-dienst te ondersteunen door de implementatie van nieuwe e-hrm software. De nieuwe software moet de dienst in staat stellen de huidige functionaliteiten van de administratieve processen rond personeelsbeheer en personeelsadministratie minstens te behouden maar de nieuwe softwaremodules moeten zich vooral onderscheiden van de tot nu toe gebruikte pakketten door: - Gebruiksvriendelijkheid - Toegankelijkheid (web based) - Self-service voor medewerkers en leidinggevenden - Eenvoudige rapportering De opdracht is een aanneming van levering. Het betreft een resultaatsverbintenis: de inschrijver stelt de ingezette middelen op zijn verantwoordelijkheid voor met het doel het beoogde resultaat te bereiken. De opdracht omvat de levering, implementatie en customisatie van e-hrm-software. Voor detailinformatie aangaande de functionele inhoud van de verschillende fasen zie hoofdstuk technische bepalingen De opdracht is opgedeeld in volgende percelen: Perceel 1 loonadministratie Toelichting: De personeelsadministratie-module moet de dienst Personeel & HRM in staat stellen de volledige basisgegevens van een personeelsdossier en de verschillende aspecten van de HR cyclus in een databank bij te houden, te monitoren en te ontsluiten op een dynamische manier. Met behulp van het nieuwe e-hrm-systeem wordt bekeken hoe de processen efficiënter kunnen uitgebouwd worden. Het e-hrm-systeem moet de unieke bron van data worden voor alle personeelsgegevens zodat gegevens maar op 1 plaats bijgehouden worden en de personeelsdienst altijd over de meest recente informatie beschikt. Daarenboven moet het e-hrm pakket selfservice faciliteiten bevatten zodat het als e-loket kan functioneren voor medewerkers en leidinggevenden. Dit perceel wordt opgedeeld in twee grote luiken, het eerste luik betreft de personeelsadministratie voor de personeelsleden van het provinciebestuur. Het tweede luik bevat alle nodige functionaliteiten voor de administratie van de leden van IVA SDP, het intern verzelfstandigd agentschap sociale dienst van de provincie. Perceel 2 werving en selectie Toelichting: De module werving en selectie moet de dienst Personeel & HRM toelaten de rekrutering van haar personeelsleden te doen met enerzijds de interne afhandeling van het dossier zoals het beheren van vacatures en kandidaten en het afhandelen van de correspondentie. Anderzijds wil het provinciebestuur haar positieve en innovatieve imago versterken door gebruik te maken van mogelijkheden voor e-recruitment Perceel 3 competentiemanagement, opleiding en evaluatie Toelichting: Het perceel competentiemanagement, opleiding en evaluatie bevat drie grote luiken. Het eerste luik omvat competentiemanagement en moet toelaten functiebeschrijvingen te creëren, bij te houden en ter beschikking van de medewerkers te stellen. Daarnaast moet het mogelijk zijn aan competentiebeheer te doen. Het tweede luik omvat opleiding en moet het volledige beheer van opleidingen voor het provinciepersoneel toelaten, dit impliceert onder meer het inplannen en organiseren van opleidingen, het aanmaken van opleidingen, het automatisch verwerken van de inschrijvingen, het genereren van aanwezigheidslijsten en de evaluatie van de opleidingen. Bijzonder is dat binnen het provinciebestuur ruime mogelijkheden bestaan om buitenshuis opleidingen, seminaries en congressen bij te wonen. Ook de inschrijvingen en afhandelingen van deze aanvragen dienen geautomatiseerd te worden.
3/ 6 BE001 29/07/2014 - BDA nummer: 2014-516902 Standaardformulier 14 - NL Het derde luik binnen dit perceel betreft de evaluatie van de medewerkers en moet de geautomatiseerde en geïnformatiseerde afhandeling toelaten van evaluaties binnen de periodieke cyclus, de inwerktijd en de proeftijd. De module evaluatie moet toelaten het volledige beheer van de evaluatiecyclus, de proefperiode en de inwerktijd elektronisch af te handelen. Specifiek voor dit luik is het dus belangrijk de omschakeling te maken van een evaluatie die tot nu toe op papier gebeurde, naar een online systeem met een uitgebreide workflow voor de opvolging van de verschillende stappen in het functionerings- en evaluatieproces. (voor meer informatie over dit perceel: zie technische bepalingen) Perceel 4 loonmotor Toelichting: De module loonmotor moet tegemoetkomen aan de specificiteit eigen aan een personeelsadministratie van een openbaar bestuur, in casu een provinciebestuur en dient dus rekening te houden met de betreffende regelgeving zoals die wordt vastgelegd in de rechtspositieregeling, RSZPPO, sectorale akkoorden, etc. De onderhandelingsprocedure met bekendmaking verloopt in 2 fasen. Fase 1: aanvraag tot deelneming en kwalitatieve selectie Fase 2: offerte en gunning. 2.2. Indieningswijze en termijn Ontvangst van de kandidaturen (fase 1 van de procedure) De kandidaturen worden ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) verzonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd (tegen afgiftebewijs) bij de aanbestedende overheid. Provinciehuis Abdijbeke dienst Overheidsopdrachten tav Mevrouw Marie-Christine Warlop Abdijbekestraat 9 8200 Sint-Andries. De uiterste termijn voor indiening van deze kandidaturen wordt vermeld in het publicatiebericht II.1.3) CPV-classificatie (Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten) (zoals vermeld in de oorspronkelijke aankondiging) Hoofdcategorieën Hoofdopdracht 48000000 Subcategorieën (indien van toepassing)
4/ 6 BE001 29/07/2014 - BDA nummer: 2014-516902 Standaardformulier 14 - NL AFDELING IV: PROCEDURE IV.1) TYPE PROCEDURE IV.1.1) Type procedure (zoals vermeld in de oorspronkelijke aankondiging) Openbaar Niet-openbaar Versneld niet-openbaar Onderhandeling Versnelde onderhandelingsprocedure Concurrentiegerichte dialoog IV.2) ADMINISTRATIEVE INLICHTINGEN IV.2.1) Referentienummer van het dossier bij de aanbestedende dienst (zoals vermeld in de oorspronkelijke aankondiging, indien van toepassing) West-Vlaanderen-0100/2014/006/COOP03-F02_1 IV.2.2) Referentienummer van elektronisch ingediende aankondigingen (indien bekend) Oorspronkelijke aankondiging verzonden via: SIMAP OJS esender Inloggegevens: Referentie van de aankondiging: BE001 2014-515223 (jaar en documentnummer) IV.2.3) Aankondiging waarop deze publicatie betrekking heeft (indien van toepassing) Datum van verzending van deze aankondiging: 04/07/2014 (dd/mm/jjjj)
5/ 6 BE001 29/07/2014 - BDA nummer: 2014-516902 Standaardformulier 14 - NL AFDELING VI: AANVULLENDE INLICHTINGEN VI.1) DEZE AANKONDIGING BETREFT (indien van toepassing; alle gewenste vakjes aanvinken) Onvolledige procedure Rectificatie Aanvullende informatie VI.3) GECORRIGEERDE OF TOEGEVOEGDE INFORMATIE (indien van toepassing; vermeld altijd de afdeling plus het nummer van het desbetreffende punt om aan te geven waar de tekst/datums moeten worden gecorrigeerd of toegevoegd) VI.3.1) Wijziging van oorspronkelijke informatie of afwijkende publicatie op TED-website Wijziging van de oorspronkelijke door de aanbestedende dienst opgegeven informatie Publicatie op de TED-website wijkt af van de oorspronkelijke door de aanbestedende dienst opgegeven informatie In beide VI.3.2) Aankondiging of bijbehorende aanbestedingsstukken In de oorspronkelijke aankondiging In de bijbehorende aanbestedingsstukken (zie de bijbehorende aanbestedingsstukken voor meer informatie) In beide (zie de bijbehorende aanbestedingsstukken voor meer informatie) VI.3.3) Te corrigeren tekst in de oorspronkelijke aankondiging (indien van toepassing) Plaats waar de te wijzigen tekst staat: In plaats van: Te lezen: afdeling IV procedure uiterste datum indiening kandidaturen 11/08 wijziging uiterste datum indiening kandidaturen = 15/09/2014 VI.3.4) Te corrigeren datums in de oorspronkelijke aankondiging (indien van toepassing) Plaats waar de te wijzigen datums staan: In plaats van: Te lezen: (dd/mm/jjjj) (hh:mm) (dd/mm/jjjj) (hh:mm) onder afdeling IV procedure 11/08/2014 15/09/2014
6/ 6 BE001 29/07/2014 - BDA nummer: 2014-516902 Standaardformulier 14 - NL VI.3.5 Te corrigeren adressen en contactpunten (indien van toepassing) VI.3.6) Toe te voegen tekst in de oorspronkelijke aankondiging (indien van toepassing) VI.4) OVERIGE NADERE INLICHTINGEN (indien van toepassing) VI.5) DATUM VAN VERZENDING VAN DEZE AANKONDIGING: 29/07/2014 (dd/mm/jjjj)