Gedragscode computer-, telefoon-, en internetgebruik Graaf Engelbrecht 1
Inhoudsopgave Woord vooraf Deel 1 Medewerkers 1. Definitie 2. Algemene uitgangspunten 3. Computer-, telefoon-, e-mail- en internetgebruik 4. Algemeen toezicht en gericht onderzoek 5. Sancties 6. Bezwaar 7. Slotbepalingen Deel 2 Leerlingen 1. Algemene uitgangspunten 2. Computer-, e-mail- en internetgebruik 3. Algemeen toezicht en gericht onderzoek 4. Naleving 5. Bezwaar 6. Slotbepalingen 2
Woord vooraf Graaf Engelbrecht stelt zijn medewerkers, afhankelijk van de door hen uitgeoefende functies, en leerlingen e-mail, telefoons en internet ter beschikking. Uitgangspunt hierbij is dat medewerkers en leerlingen hiermee op een verantwoorde en adequate manier omgaan. Zowel medewerkers als leerlingen dienen zich te onthouden van gedragingen die opzettelijk schade toebrengen aan de werkzaamheden aan Graaf Engelbrecht of in strijd zijn met de gangbare opvattingen van fatsoen en behoorlijk gedrag in het onderlinge verkeer, een en ander mede gezien in het licht van de doelstelling van Graaf Engelbrecht. Om medewerkers en leerlingen bekend te maken met hetgeen Graaf Engelbrecht ten aanzien van het gebruik van e-mail, telefoon en internet verantwoord en adequaat acht, is deze gedragscode opgesteld waaraan medewerkers en leerlingen zich dienen te houden. Tevens beoogt deze gedragscode tegen te gaan dat medewerkers en leerlingen hinder ondervinden van ongewenst gebruik van e-mail, telefoon en internet. Gestreefd wordt naar een goede balans tussen gericht onderzoek naar verantwoord e-mail- en internetgebruik en bescherming van de privacy van medewerkers en leerlingen. De gedragscode bestaat uit twee delen. Het eerste deel is bestemd voor medewerkers, het tweede voor leerlingen. Deze gedragscode zal gepubliceerd worden op de website van Graaf Engelbrecht. Graaf Engelbrecht draagt er zorg voor dat medewerkers en leerlingen kennis kunnen nemen van deze gedragscode. 3
Deel 1 Medewerkers Deze gedragscode stelt regels aan het gebruik van computer, e-mail, telefoon en internet binnen Graaf Engelbrecht en geeft voorschriften over de wijze waarop toezicht op en onderzoek naar de naleving ervan plaats vinden. Algemeen toezicht heeft ten doel systeem- en netwerkbeveiliging. Gericht onderzoek naar persoonsgegevens over e-mail- en internetgebruik heeft als hoofddoelen: tegengaan van ongewenst gedrag; tegengaan van oneigenlijk gebruik van e-mail, telefoon en internet; naleving afspraken over verboden gebruik; voorkomen van negatieve publiciteit. 1. Definitie Medewerker: een ieder die valt onder het begrip werknemer zoals omschreven in artikel 1.1 CAO-VO, alsmede een ieder, uitgezonderd een leerling, die op andere basis toegang/account heeft tot de IT-voorzieningen die Graaf Engelbrecht in haar gebouwen ter beschikking stelt. 2. Algemene uitgangspunten 2.1. De gedragscode is van toepassing op alle computer, telefoon-, en internetgebruik met behulp van IT-voorzieningen die Graaf Engelbrecht ter beschikking stelt. De gedragscode beoogt de gangbare normen die van toepassing zijn op het gebruik van communicatiemiddelen specifiek voor computer-, telefoon-, en internetgebruik te formuleren. 2.2. De door Graaf Engelbrecht aan medewerkers verleende accounts zijn strikt persoonlijk. Het is dan ook niet toegestaan informatie over de gebruikersnaam of wachtwoord/ toegangscodes aan derden te verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is voor een adequate uitoefening van de werkzaamheden. Degene aan wie de accounts zijn verstrekt, is verplicht al hetgeen te doen dan wel na te laten wat redelijkerwijs van hem/haar mag worden verwacht om misbruik van de verstrekte accounts te voorkomen. 2.4 Indien door nalatigheid, hetzij door opzet van de gebruiker systemen of het netwerk (gedeeltelijk) wordt platgelegd of hieraan op andere wijze schade wordt veroorzaakt zal de gebruiker het gebruik van deze voorzieningen worden ontzegd. Schaden en kosten kunnen door Graaf Engelbrecht op de gebruiker worden verhaald. 2.5 Het gebruik van e-mail en internet wordt gerekend tot de normale bedrijfscultuur van Graaf Engelbrecht. Medewerkers worden geacht de berichten in hun mailbox tijdig te lezen ter bevordering van een adequate communicatie. 3. Computer-, telefoon-, e-mail- en internetgebruik 3.1 De door Graaf Engelbrecht beschikbaar gestelde e-mail, telefoon en toegang tot internet dienen uitsluitend te worden gebruikt ten behoeve van de functie-uitoefening. 3.2. Het is medewerkers in beginsel niet toegestaan e-mail, telefoon en internet voor privé doeleinden te gebruiken. 3.3. Medewerkers onthouden zich van handelingen die een goede functie-uitoefening belemmeren, de goede naam van Graaf Engelbrecht schade kunnen toebrengen, in strijd 4
zijn met de binnen Graaf Engelbrecht geldende normen- en waarden, onrechtmatig of strafbaar zijn. 3.4. Het is in ieder geval niet toegestaan godslasterlijke, dreigende, (seksueel) intimiderende, (kinder) pornografische dan wel racistische of anderszins discriminerende e-mailberichten te versturen. 3.5. Het is in ieder geval niet toegestaan bewust internetsites te bezoeken die godslasterlijk, (kinder-) pornografisch, racistisch of anderszins discriminerend materiaal bevatten. 3.6 Het is in ieder geval niet toegestaan software te gebruiken welke niet door Graaf Engelbrecht is aangeleverd of waarvoor vooraf geen schriftelijke toestemming tot gebruik is verkregen van Graaf Engelbrecht. 3.7 Het is in ieder geval niet toegestaan handelingen te verrichten welke gericht zijn op het aanmaken, binnenhalen, en/of verspreiden van virussen in welke vorm dan ook, almede handelingen te verrichten welke gericht zijn op het ongewenst benaderen en/of binnendringen van computers en computersystemen (hacken) 3.8. Opslag en verwerking van onrechtmatig verkregen informatie of informatie waarvan het bezit strafbaar is, zijn niet toegestaan, ook niet voor privé-doeleinden. 3.9. Het gebruik van e-mail en internet mag geen onevenredige belasting vormen voor de ITinfrastructuur van Graaf Engelbrecht. 4. Algemeen toezicht en gericht onderzoek 4.1. Algemeen toezicht door een daartoe aangewezen functionaris van de dienst ICT en de andere IT-eenheden heeft ten doel systeem- en netwerkbeveiliging. Algemeen toezicht houdt in het zorgdragen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot (persoons)gegevens, systemen en netwerken. 4.2. ICT-functionarissen hebben geheimhoudingsplicht met betrekking tot gegevens over e- mail- en internetgebruik die tot personen herleidbaar zijn. ICT-functionarissen nemen zodanige maatregelen dat een passend beveiligingsniveau wordt bereikt gelet op de risico s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. 4.3. Verkeersgegevens (gegevens over afzender, bestemming, datum, tijd, hoeveelheid en omvang) over Computer-, telefoon-, e-mail- en internetgebruik worden in beginsel niet langer bewaard dan zes maanden. Ingeval van een vermoeden van onjuist gebruik kunnen deze gegevens langer worden bewaard totdat de noodzaak daartoe is vervallen. 4.4. Bij een vermoeden van onjuist gebruik als bedoeld in de artikelen 3.2 t/m 3.7 wordt de betreffende medewerker zo spoedig mogelijk door de leidinggevende op zijn/haar gedrag aangesproken. Gericht onderzoek vindt slechts plaats naar aanleiding van gerechtvaardigde vermoedens dan wel constatering van onjuist gebruik zoals bedoeld in de artikelen 3.3 t/m 3.7. Het onderzoek beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van e-mail en internet en vindt plaats na schriftelijke opdracht van de rector. De Raad van Bestuur ontvangt een afschrift van deze opdracht en een schriftelijk verslag van de resultaten van het onderzoek. Indien het onderzoek geen aanleiding geeft tot verdere maatregelen wordt het schriftelijk verslag vernietigd. 4.5. E-mailberichten van MR-leden in functie, bedrijfsartsen en andere medewerkers met een vertrouwensfunctie zijn in beginsel uitgesloten van gericht onderzoek. Dit geldt niet voor het algemene toezicht op de systeem- en netwerkbeveiliging. 4.6. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt na schriftelijke toestemming van de rector gericht onderzoek naar inhoud van e-mail plaats. In de schriftelijke toestemming worden deze redenen genoemd. 4.7. De medewerker ten wiens laste een onderzoek als bedoeld in artikel 4.4 of 4.6 plaatsvindt, wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk geïnformeerd over de aanleiding, uitvoering en het 5
resultaat van het onderzoek. De medewerker wordt in de gelegenheid gesteld uitleg te geven over de aangetroffen gegevens. Het verstrekken van informatie aan de medewerker wordt uitgesteld indien het onderzoek daardoor wordt geschaad. 4.8. Er wordt uitsluitend gebruik gemaakt van door Graaf Engelbrecht aan te leveren software. Zaken die niet in Graaf Engelbrecht-systemen en PC s thuishoren zoals eigen en/of illegale software, films en muziek, worden in opdracht van de rector verwijderd. De medewerker wordt hierover vooraf geïnformeerd tenzij het onderzoek daardoor wordt belemmerd. 5. Sancties Als een medewerker de in deze gedragscode vastgelegde regels overtreedt, zal deze hierover door de verantwoordelijke leidinggevende worden aangesproken. De inhoud van het gesprek Wordt schriftelijk bevestigd. Op grond van het overtreden van de regels van deze gedragscode kunnen, afhankelijk van de zwaarte van de overtreding, disciplinaire maatregelen getroffen worden zoals waarschuwing, berisping, schorsing of ontslag. 6. Bezwaar 6.1. De medewerker ten aanzien van wie gericht onderzoek als bedoeld in artikel 4.4 of 4.6 is of wordt uitgevoerd kan daartegen schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aantekenen bij de Raad van Bestuur binnen vier weken nadat de medewerker is ingelicht over het onderzoek. Een ingediend bezwaar schort getroffen of te treffen maatregelen niet op. 6.2. De Raad van Bestuur reageert schriftelijk en gemotiveerd binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar. Indien het bezwaar als bedoeld in het vorige lid gegrond wordt verklaard, worden de door middel van de onderzoeksmaatregelen verkregen gegevens terstond vernietigd. Tevens worden eventuele maatregelen ingetrokken indien deze - naar achteraf blijkt uit het nader onderzoek - ten onrechte zijn genomen. 7. Slotbepalingen 7.1. Deze gedragscode is tot stand gekomen met instemming van de Medezeggenschapsraad. 7.2. De Wet Bescherming Persoonsgegevens is onverkort van toepassing. 7.3. De Raad van Bestuur kan deze gedragscode met instemming van de Medezeggenschapsraad wijzigen of intrekken. 6
Deel 2 - Leerlingen Deze gedragscode stelt regels aan het gebruik van computer-, e-mail en internet binnen Graaf Engelbrecht en geeft voorschriften over de wijze waarop toezicht op en onderzoek naar de naleving ervan plaats vindt. Algemeen toezicht heeft ten doel systeem- en netwerkbeveiliging. Gericht onderzoek naar persoonsgegevens over e-mail- en internetgebruik heeft als hoofddoelen: tegengaan van ongewenst gedrag; tegengaan van oneigenlijk gebruik van e-mail en internet; naleving afspraken over verboden gebruik; voorkomen van negatieve publiciteit. 1. Algemene uitgangspunten 1.1. De gedragscode is van toepassing op alle e-mail- en internetgebruik met behulp van ITvoorzieningen die de Graaf Engelbrecht in zijn gebouwen ter beschikking stelt. De gedragscode beoogt de gangbare normen die van toepassing zijn op het gebruik van communicatiemiddelen specifiek voor e-mail- en internetgebruik te formuleren. 1.2. De door Graaf Engelbrecht aan leerlingen verleende accounts zijn strikt persoonlijk. Het is dan ook niet toegestaan informatie over de gebruikersnaam of wachtwoord/ toegangscodes aan derden te verstrekken. Degene aan wie de accounts zijn verstrekt, is verplicht al hetgeen te doen dan wel na te laten wat redelijkerwijs van hem/haar mag worden verwacht om misbruik van de verstrekte accounts te voorkomen. 1.5. Indien door nalatigheid, hetzij door opzet van de gebruiker systemen of het netwerk (gedeeltelijk) wordt platgelegd of hieraan op andere wijze schade wordt veroorzaakt zal de gebruiker het gebruik van deze voorzieningen worden ontzegd. Schaden en kosten kunnen door Graaf Engelbrecht op de gebruiker worden verhaald. 2. Computer-, E-mail- en internetgebruik 2.1. De door Graaf Engelbrecht beschikbaar gestelde computer, e-mail en toegang tot internet dienen uitsluitend te worden gebruikt ten behoeve van de studie. 2.2. De maker dan wel verzender van een elektronisch bericht vermeldt altijd zijn naam, zakelijk adres en onderwerp. 2.3. Het is absoluut niet toegestaan godslasterlijke, dreigende, (seksueel) intimiderende, (kinder-) pornografische dan wel racistische of anderszins discriminerende e-mailberichten te versturen. 2.4. Het is absoluut niet toegestaan bewust internetsites te bezoeken die godslasterlijk,(kinder-) pornografisch, racistisch of anderszins discriminerend materiaal bevatten. 2.5. Opslag en verwerking van onrechtmatig verkregen informatie of informatie waarvan het bezit strafbaar is, zijn niet toegestaan, ook niet voor privé-doeleinden. Bovendien mag het gebruik van computer, e-mail en internet geen onevenredige belasting vormen voor de ITinfrastructuur van Graaf Engelbrecht. 2.6. Het is in ieder geval niet toegestaan software te gebruiken welke niet door Graaf Engelbrecht is aangeleverd of waarvoor vooraf geen schriftelijke toestemming tot gebruik is verkregen van Graaf Engelbrecht. 2.7 Het is in ieder geval niet toegestaan handelingen te verrichten welke gericht zijn op het aanmaken, binnenhalen, en/of verspreiden van virussen in welke vorm dan ook, almede 7
handelingen te verrichten welke gericht zijn op het ongewenst benaderen en/of binnendringen van computers en computersystemen (hacken) 3. Algemeen toezicht en gericht onderzoek 3.1. Algemeen toezicht door een daartoe aangewezen functionaris heeft als doel systeem- en netwerkbeveiliging. Algemeen toezicht houdt in het zorgdragen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot (persoons)gegevens, systemen en netwerken. 3.2. ICT-functionarissen hebben geheimhoudingsplicht met betrekking tot gegevens over e- mail- en internetgebruik die tot personen herleidbaar zijn. ICT-functionarissen nemen zodanige maatregelen dat een passend beveiligingsniveau wordt bereikt gelet op de risico s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. 3.3. Verkeersgegevens (gegevens over afzender, bestemming, datum en tijd) over e-mail- en internetgebruik worden in beginsel niet langer bewaard dan zes maanden. Ingeval van een vermoeden van onjuist gebruik kunnen deze gegevens langer worden bewaard totdat de noodzaak daartoe is vervallen. 3.4. Bij een vermoeden van onjuist gebruik als bedoeld in de artikelen 2.2. t/m 2.5 wordt de betreffende leerling zo spoedig mogelijk op zijn/haar gedrag aangesproken. Gericht onderzoek vindt slechts plaats naar aanleiding van gerechtvaardigde vermoedens dan wel constatering van onjuist gebruik zoals bedoeld in de artikelen 2.3 t/m 2.5. Het onderzoek beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van e-mail en internet en vindt plaats na schriftelijke opdracht van de rector. De bestuursmanager ontvangt een afschrift van deze opdracht en een schriftelijk verslag van de resultaten van het onderzoek. Indien het onderzoek geen aanleiding geeft tot verdere maatregelen wordt het schriftelijk verslag vernietigd. 3.5. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt na schriftelijke toestemming van de rector controle op inhoud van e-mail plaats. In de schriftelijke toestemming worden deze redenen genoemd. 3.6. De leerling te wiens laste een onderzoek als bedoeld in artikel 3.4 of 3.5 plaatsvindt, wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk geïnformeerd over de aanleiding, de uitvoering en het resultaat van het onderzoek. De leerling wordt in de gelegenheid gesteld uitleg te geven over de aangetroffen gegevens. Het verstrekken van informatie aan de leerling wordt uitgesteld indien het onderzoek daardoor wordt geschaad. 3.7. Er wordt uitsluitend gebruik gemaakt van door Graaf Engelbrecht aan te leveren software. Zaken die niet in Graaf Engelbrecht -systemen en PC s thuishoren zoals eigen en/of illegale software, films en muziek, worden na overleg met de betrokken direct leidinggevende verwijderd. De leerling wordt hierover vooraf geïnformeerd tenzij het onderzoek daardoor wordt belemmerd. 8
4. Naleving Wanneer naar het oordeel van Graaf Engelbrecht sprake is van onjuist gebruik van de door Graaf Engelbrecht beschikbaar gestelde middelen, zullen betreffende leerlingen daarop worden aangesproken en eventueel passende maatregelen worden genomen. In ernstige gevallen kan tot schorsing en/of verwijdering van de leerling besloten worden. 5. Bezwaar 5.1. De leerling ten aanzien van wie gericht onderzoek als bedoeld in artikel 3.4 of 3.5 is of wordt uitgevoerd kan daartegen schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aantekenen bij de rector van de instelling binnen vier weken nadat de leerling is ingelicht over het onderzoek. Een ingediend bezwaar schort getroffen of te treffen maatregelen niet op. 5.2. De rector reageert schriftelijk en gemotiveerd binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar. Indien het bezwaar als bedoeld in het vorige lid gegrond wordt verklaard, worden de door middel van de controlemaatregelen verkregen gegevens terstond vernietigd. Tevens worden eventuele maatregelen ingetrokken indien deze - naar achteraf blijkt uit het nader onderzoek - ten onrechte zijn genomen. 6. Slotbepalingen 6.1. Deze gedragscode is tot stand gekomen met instemming van de Medezeggenschapsraad. 6.2. De Wet bescherming persoonsgegevens is onverkort van toepassing. 6.3. De Raad van Bestuur kan deze gedragscode met instemming van de Medezeggenschapsraad wijzigen of intrekken. 9
Bijlage 1 10 Regels voor de leerlingen m.b.t. het gebruik van computers van Graaf Engelbrecht 1. Het gebruik van computers is alleen toegestaan als er een docent of toezichthouder in de ruimte aanwezig is. 2. Roken, eten en drinken in de computerruimte is verboden. 3. Het bezoek aan pornografische, gewelddadige, racistische, en andere niet-ethische Internetsites is verboden. 4. Aansluiten of ontkoppelen van hardware is alleen geoorloofd als de docent of beheerder hiervoor toestemming heeft verleend en zelf in de ruimte aanwezig is. 5. Installeren of wijzigen van software is alleen toegestaan via de beheerder. 6. Down- en uploaden van bestanden via Internet mag alleen na toestemming van de docent of beheerder. 7. Indien hardware of software niet correct werkt moet dit worden doorgegeven aan de docent of beheerder. 8. Chatten zonder voorafgaande toestemming van docent of lokaalbeheerder is niet toegestaan. 9. Na beëindigen van een PC sessie moet de computer volgens de regels worden afgesloten, de werkruimte moet netjes worden achtergelaten. 10. De computer wordt niet gebruikt voor spelletjes, tenzij onderdeel van het onderwijsleerproces. Indien men zich niet aan deze regels houdt kan de directie de leerling het recht tot toegang tot de computerruimtes en het gebruik van computers ontzeggen. Alle schade, zoals reparatiekosten en tijd, die ontstaat door het niet of onvoldoende naleven van de bovenstaande regels zal worden verhaald op de leerling. 10