Reglement van de auditcommissie van Stadgenoot Dit reglement is vastgesteld door de Raad van Commissarissen op 27 januari 2015. Artikel 1. Preambule a. Ter verduidelijking van en in aanvulling op statutair vastgelegde bepalingen is een reglement van de auditcommissie vastgesteld door de Raad van Commissarissen van Stadgenoot. b. Dit reglement hangt samen met het reglement Raad van Commissarissen. De regels van dit reglement kunnen worden aangevuld en/of aangepast door de Raad van Commissarissen na consultatie van het bestuur/de directie van Stadgenoot Artikel 2. Doelstelling van de auditcommissie a. De auditcommissie is een vaste commissie van de Raad van Commissarissen. Zij ondersteunt en adviseert de Raad van Commissarissen bij het uitvoeren van de verantwoordelijkheden op het terrein van toezicht op: De informatieverschaffing ten behoeve van financiële planning, voortgang en verantwoording van resultaten (zowel intern als extern) en andere aspecten binnen de Planning en Controlcyclus; De financiering van het totale concern en de Treasuryactiviteiten. Het proces van de externe accountantscontrole en de relatie met de externe accountant; De interne controle en financiële risicobeheersing; De naleving van externe en interne wet- en regelgeving (Compliance); De continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking; Artikel 3. Samenstelling van de auditcommissie a. De leden worden benoemd door de Raad van Commissarissen. De commissie dient te bestaan uit leden van de Raad van Commissarissen. Met uitzondering van de voorzitter van de Raad van Commissarissen is elk lid bevoegd om deel uit te maken van de auditcommissie. Het quorum bedraagt twee leden. b. Bij terugtreding van een lid kan de auditcommissie blijven functioneren, zolang de auditcommissie uit minimaal twee leden bestaat. c. De Raad van Commissarissen dient, uit de leden van de commissie, de voorzitter van de auditcommissie te benoemen. d. Tenminste één lid van de auditcommissie dient te beschikken over actuele en relevante financiële ervaring 1. Artikel 4. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de auditcommissie a. De auditcommissie is verantwoordelijk en bevoegd door de Raad van Commissarissen om binnen de reikwijdte van haar verantwoordelijkheden: Alle activiteiten binnen de doelstelling te onderzoeken; Alle benodigde informatie in te winnen; 1 Uitwerking III.5.7 Governance code woningcorporaties: Van de auditcommissie maakt ten minste een financieel expert in de zin van uitwerking III.3.3 deel uit. Reglement van de auditcommissie van Stadgenoot 2
Alle personeelsleden te horen, voor zover zij dit van belang acht voor de uitvoering van haar taak. Alle werknemers worden geïnstrueerd aan elk verzoek van de auditcommissie medewerking te verlenen; Externe relevante partijen te horen, waaronder de externe accountant; Op eigen initiatief, echter niet dan na verwittiging van het bestuur, op kosten van de stichting extern juridisch of onafhankelijk professioneel advies in te winnen, en buitenstaanders met relevante ervaring en expertise uit te nodigen indien zij dit noodzakelijk acht. b. De auditcommissie is verantwoordelijk voor tijdige en volledige verslaglegging van haar beraadslagingen en bevindingen aan de Raad van Commissarissen. c. De auditcommissie heeft geen zelfstandige of gedelegeerde bevoegdheden, wel heeft de auditcommissie adviesrecht over bestuursbesluiten. Artikel 5. Werkwijze en organisatie van de vergaderingen a. De commissie vergadert ten minste viermaal per jaar ter voorbereiding van de vergaderingen van de Raad van Commissarissen (samenvallend met belangrijke data in de Planning en Controlcyclus van de stichting). b. Deze vier vergaderingen betreffen tenminste de behandeling van: Meerjarenplan, Jaarplan en begroting; Tertaalrapportages Jaarverslag en jaarrekening, inclusief accountantsverslag en assurancerapporten Treasuryjaarplan Managementletter c. Vergaderingen kunnen bijeengeroepen worden zodra hieraan behoefte bestaat. De externe accountant mag vragen een vergadering bijeen te roepen indien hij dit noodzakelijk acht. d. De vergaderingen worden in principe steeds bijgewoond door de Bestuurder met de portefeuille Financiën en de directeur Financiën & Bedrijfsvoering. e. Indien noodzakelijk zullen ook andere (senior)medewerkers van de eenheid AVM (Auditing en Verbetermanagement) en de treasurymanager de vergadering van de auditcommissie bijwonen. De aanwezigheid wordt bepaald op basis van de agenda. f. Het bestuur/de directieleden, andere leden van de Raad van Commissarissen, vertegenwoordigers van de externe accountant dienen op uitnodiging van de auditcommissie vergaderingen bij te wonen. g. De auditcommissie dient ten minste één vergadering, of onderdeel daarvan, per jaar te beleggen met de externe accountant zonder dat daarbij leden van de directie c.q. het bestuur aanwezig zijn. h. De vergaderingen worden ondersteund door het bestuurssecretariaat. i. De agenda voor de vergadering wordt in overleg met de voorzitter van de auditcommissie vastgesteld en de daarbij behorende documenten worden ten minste één week voorafgaand aan de vergadering toegezonden aan de leden. j. De uitwerking van de taken van de auditcommissie treft u in de bijlage bij dit reglement aan. Artikel 6. Rapporteringseisen a. De verslagen van vergaderingen van de auditcommissie worden ter informatie aan de Raad van Commissarissen gezonden. De secretaris stuurt de notulen van de vergaderingen van de auditcommissie aan alle leden van de Raad van Commissarissen. b. De auditcommissie dient jaarlijks haar opdrachtomschrijving en effectiviteit te beoordelen, en het bestuur aanbevelingen te doen inzake eventueel noodzakelijke wijzigingen. c. De auditcommissie dient jaarlijks een verslag op te stellen over haar rol en verantwoordelijkheden en de acties die zijn ondernomen om de taken uit te oefenen; dit verslag dient ter opname in de jaarstukken. Een dergelijk verslag dient specifiek de volgende informatie te bevatten: een samenvatting van de rol van de auditcommissie; Reglement van de auditcommissie van Stadgenoot 3
de naam en capaciteiten van alle leden van de auditcommissie gedurende de verslagperiode; het aantal vergaderingen van de auditcommissie en de aanwezigheid van de individuele leden; de wijze waarop de auditcommissie haar taken heeft uitgeoefend. Aldus vastgesteld d.d. 27 januari 2015 te Amsterdam Drs. W.J. Kuijken, voorzitter Raad van Commissarissen Reglement van de auditcommissie van Stadgenoot 4
Bijlage 1 behorende bij het Reglement van de Auditcommissie Uitwerking van de taken van de auditcommissie De auditcommissie ondersteunt en adviseert de Raad van Commissarissen bij het uitvoeren van de verantwoordelijkheden op het terrein van toezicht op: 1. De informatieverschaffing ten behoeve van de financiële planning, voortgang en verantwoording van resultaten (zowel intern als extern) en andere aspecten binnen de Planning en Controlcyclus: Beoordelen van, en waar nodig vraagtekens zetten bij, de handelingen en het oordeel van het bestuur / de directie en management in relatie tot de jaarrekening van de stichting, het jaarverslag, tussentijdse verslagen, vooraankondigingen en hiermee verband houdende formele verklaringen. Hierbij dient in het bijzonder aandacht te worden besteed aan: - kritische grondslagen voor financiële verslaggeving, en de praktische toepassing daarvan, en eventuele wijzigingen daarin; - beslissingen waarbij een belangrijke mate van oordeelsvorming een rol speelt; - de mate waarin de jaarrekening wordt beïnvloed door ongewone transacties en de wijze waarop deze worden toegelicht; - de duidelijkheid van in de toelichting opgenomen informatie; - belangrijke correcties naar aanleiding van de accountantscontrole; - de continuïteitsveronderstelling; - de naleving van de standaarden voor financiële verslaggeving; - de naleving van door het Ministerie van Wonen en Rijksdienst, het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw opgelegde en andere juridische vereisten. Inhoudelijk beoordelen van de verschafte financiële informatie in het kader van de Planning en Controlcyclus. Concreet betekent dat het beoordelen of: - de voorgenomen activiteiten in het Meerjarenplan en in het Jaarplan & begroting passen binnen de missie en doelen van Stadgenoot; - De financiële doelen passen binnen de uitgangspunten van het financiële beleid van de organisatie; - de tertaalrapportages het gewenste inzicht bieden; - de behaalde resultaten voldoen aan de gestelde verwachtingen (doelen),vooral vanuit financieel economisch oogpunt; - de beschikbare middelen daadwerkelijk en effectief worden besteed aan de beoogde doelen; - de beschikbare middelen efficiënt worden ingezet, zodat het maatschappelijke rendement zo hoog mogelijk is; - zoveel mogelijk wordt besteed aan het volkshuisvestelijk doel en zo beperkt mogelijk aan middelen voor ondersteunende functies; - afwijkingen tussen prognoses en realisatie acceptabel zijn en voldoende zijn toegelicht. 2. De financiering van het concern en de treasury-activiteiten: Beoordeling van het treasury- en beleggingsstatuut van de organisatie en de opzet van de administratieve organisatie van de treasury-activiteiten; Toezicht op de naleving van het treasurystatuut en het beleggingsstatuut; Adviseren van de RvC over het financierings- en treasurybeleid van de organisatie aan de hand van de (meer)jarenplannen ter zake; Monitoren van het treasury- en beleggingsbeleid aan de hand van de Tertaalrapportages en de specifieke rapportages vanuit treasury; Reglement van de auditcommissie van Stadgenoot 5
Monitoren van de besluitvorming binnen de treasurycommissie aan de hand van de verslagen van deze commissie; Adviseren van Bestuur & Financiën omtrent financieringsaangelegenheden. 3. Het proces van de externe accountantscontrole en de relatie met de externe accountant; Bespreken, met de externe accountant, van de aard en reikwijdte van de controle; Toezien op de relatie van de organisatie met de externe accountant; In nauwe samenwerking met het bestuur / de directie het functioneren van de externe accountant jaarlijks evalueren. Dit omvat het, ondersteund door een checklist beoordelen van de kennis, expertise en middelen, de effectiviteit en de onafhankelijkheid van de externe accountant. Per vier jaar grondig het totale functioneren van de externe accountant beoordelen. De belangrijkste conclusies hiervan worden aan de Raad van Commissarissen medegedeeld ten behoeve van de besluitvorming rondom opdrachtverstrekking en herbenoeming van de externe accountant 2 ; Beoordelen van de opdrachtvoorwaarden en het aan de externe accountant te betalen honorarium voor de verleende controlediensten en het adviseren hierover aan de RvC; Zich, aan de hand van het accountantsverslag een oordeel vormen van de uitkomsten van de jaarverantwoording, van de bevindingen van zijn controlewerkzaamheden, met inbegrip van belangrijke kwesties die tijdens de controle naar voren zijn gekomen; Evalueren aan het einde van de controlecyclus, of het controleproces effectief is geweest. Aan de hand van de managementletter beoordelen van de uitkomsten van de interimcontrole en het monitoren van de actiepunten die hieruit voortvloeien (aan de hand van de peridoieke voortgangsrapportage van de organisatie 4. De interne controle en financiële risicobeheersing: Beoordelen van de reikwijdte en effectiviteit van de systemen die de organisatie heeft ingesteld om financiële en niet-financiële risico s te onderkennen, beoordelen, beheersen en bewaken. Beoordelen van de rapportages over de effectiviteit van de interne systemen voor financiële beheersing, financiële rapportage en risicobeheersing; Bewaken van de integriteit van de interne financiële beheersingsmaatregelen van de stichting; Beoordelen van het auditplan, het monitoren van de voortgang hiervan en de inhoudelijke beoordeling van de uitgevoerde audits. 5. De naleving van externe en interne wet- en regelgeving (Compliance): Het volgen van de ontwikkelingen rondom wet- en regelgeving door de overheid en het tijdig nemen van maatregelen om tot implementatie te komen; Beoordelen van de opzet en werking van de compliance en het complianceoverleg; Monitoren van de compliance-aangelegenheden zowel aan de hand van de periodieke rapportages hierover en door middel van het jaarlijks overleg met de leden van het compliance-overleg en het Bestuur. Beoordelen of de jaarverslaggeving voldoet aan de wet- en regelgeving, waaronder de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (in samenwerking met de externe accountant); Het via de externe accountant laten beoordelen of de verslaggeving richting het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting (CFV) en ministerie van Wonen en Rijksdienst voldoet aan Het Besluit Beheer Sociale Huisvesting (BBSH); Beoordelen van de procedures van de stichting voor het voorkomen c.q. ontdekken van fraude; 2 Zie ook uitwerking IV.2.2 en IV.2.3 van de Governance code woningcorporaties Reglement van de auditcommissie van Stadgenoot 6
6. De continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking: Aan de hand van o.a. rapportages van de externe accountant, waaronder de managementletter, en eventueel rapportages van extern deskundigen beoordelen van de opzet van de administratieve organisatie van de geautomatiseerde gegevensverwerking, gebaseerd op onder meer het AO Handboek; Periodiek (laten) toetsen van het bestaan en de werking van de geautomatiseerde gegevensverwerking; Reglement van de auditcommissie van Stadgenoot 7