Werkinstructie voor het Portfolio CO 2 -Prestatieladder 2
inhoud 1 Inleiding 4 2 Voorbereiding 8 3 Inzicht 12 4 Reductie 22 5 Transparantie 26 6 Participatie 32 7 Afronding 36 8 In stand houden 40 2 3
01 inleiding Deze Werkinstructie is een bijlage bij de Handleiding CO 2 -Prestatieladder waarin de opzet van het systeem en documenten globaal beschreven zijn. In de Werkinstructie wordt per op te leveren document beschreven hoe u het portfolio zou kunnen opbouwen dat u aan de CI moet overleggen om het certificaat te behalen. De indelingen die in deze Werkinstructie voorkomen dienen slechts als voorbeeld, en zijn niet verplicht. U kunt uw documenten zelf naar eigen inzicht opstellen, mits deze aan de eisen van de CO 2 -Prestatieladder voldoen. Het Handboek is leidend wanneer er onverhoopt een tegenstrijdigheid mocht ontstaan tussen het Handboek en deze Werkinstructie of wanneer de criteria onvolledig worden weergeven. In de Werkinstructie zijn tips opgenomen over handige werkwijzen en mogelijke oplossingen. Deze tips zijn geen onderdeel van de eisen van het Handboek. 4 5
1.1 Index Portfolio Bedrijf 1.2 Index Portfolio Project met Gunningvoordeel In onderstaande tabel zijn de documenten te vinden die in het portfolio voor het bedrijf kunnen zitten. Onder het bedrijf wordt verstaan: de overhead en de projecten (1). Zoals beschreven in de Handleiding moet het bedrijf zich in alle projecten inspannen voor CO 2 -reductie. Deze index omvat niveau 3. Dit betekent dat ook aan de onderliggende niveaus 1 en 2 voldaan is. Onderdeel Documentatie Vindplaats in deze werkinstructie Voorbereiding Beschrijving organisatorische grenzen Hoofdstuk 2.2 KvK uittreksels van alle bedrijven binnen de or ganisatorische grenzen Dit hoeft echter niet per individueel project inzichtelijk te zijn. Een uitzondering zijn de projecten met gunningvoordeel: voor deze projecten moet het bedrijf administratieve bewijslast kunnen laten zien aan de auditor van de vertaling van de eisen in het concrete project. (2) Het bedrijf is vrij om zelf een methode te kiezen voor deze administratieve bewijslast. Een manier om dit te doen is per project een apart projectportfolio opstellen. In onderstaande tabel staat beschreven hoe een dergelijk portfolio voor de projecten met gunningvoordeel er uit zou kunnen zien. Kiest u ervoor om niet met een projectportfolio te werken, dan zult u voor de projecten met gunningvoordeel onderstaande vereiste informatie op een andere manier aantoonbaar moeten maken in uw bedrijfsportfolio. Deze Werkinstructie gaat ervan uit dat u werkt met een projectportfolio. A. Inzicht Overzicht energiestromen en energieverbruikers Hoofdstuk 3.1 Energie audit verslag Hoofdstuk 3.2 Emissie-inventaris met CO 2 -footprint Hoofdstuk 3.3 Bewijslast cijfers CO 2 -footprint (facturen, uittreksels uit administratie, berekeningen obv schattingen) Inventarisatie reductiemogelijkheden Hoofdstuk 3.4 B. Reductie Energie Management Actieplan Hoofdstuk 4.1 Onderschrijving hoger management (notulen, handtekening, beleidsverklaring) C. Transparantie Communicatieplan inclusief stakeholder analyse Hoofdstuk 5.1 Communicatie uitingen intern Hoofdstuk 5.2 Communicatie uitingen extern D. Participatie Inventarisatie mogelijke initiatieven en keuze van initiatief Hoofdstuk 6 Bewijs van actieve deelname aan sector of keten initiatief, inclusief budget Afronding Zelfbeoordeling Beschrijving van de stuurcyclus Hoofdstuk 7.1 Onderdeel Documentatie Vindplaats in deze werkinstructie Inzicht Overzicht energiestromen en energieverbruikers van het project Hoofdstuk 3.1.3 Beschrijving verdeelsleutel projecten (Emissie inventaris en) CO 2 -footprint project Hoofdstuk 3.3.3 (bijdrage van het project aan de bedrijfs-footprint) Bewijslast cijfers CO 2 -footprint (indien nodig met behulp van facturen, uittreksels uit administratie, berekeningen op basis van schattingen) Inventarisatie reductiemogelijkheden Hoofdstuk 3.4.3 Reductie Energie Management Actieplan project (afgeleid van bedrijfsactieplan, Hoofdstuk 4.1.3 met o.a de toegepaste maatregelen voor het project als bijdrage aan realisatie van bedrijfsdoelstellingen) Transparantie Communicatieplan incl stakeholder analyse project Hoofdstuk 5.1.3 (afgeleid van stakeholders op bedrijfsniveau) Communicatie uitingen intern project Hoofdstuk 5.2.3 Communicatie uitingen extern project Naast bovenstaande documenten kunt u werken met een projectplan voor de implementatie. Dit plan wordt dan opgesteld tijdens de voorbereiding (zie Hoofdstuk 2.1). 1 Zie paragraaf 2.4 van de Handleiding voor een toelichting op het verschil tussen overhead en projecten. 2 Zie projecten met gunningvoordeel in de begrippenlijst bij de Handleiding. 6 7
02 Voorbereiding 8 9
2.1 Projectplan voor implementatie 2.2 Organisatorische grenzen Optioneel Optioneel Het plan voor de implementatie bevat: De doelstelling voor het te behalen ladderniveau; De projectorganisatie; De planning; Het budget; De taakverdeling. Als u één BV heeft of op holding niveau werkt en alle dochterbedrijven binnen de grenzen meeneemt, dan is dit document optioneel. U kunt de organisatiegrenzen dan bijvoorbeeld ook beschrijven in de emissie-inventaris. Zijn de organisatorische grenzen ingewikkelder, dan is het aan te bevelen om ze in een apart document te beschrijven, dat als vaste bijlage opgenomen wordt in de emissie-inventaris. Het projectplan is een optioneel intern document en hoeft niet opgenomen te worden in het portfolio. 2.2.1 eisen Handboek CO 2 -Prestatieladder bijlage B: Organisatorische grens GHG Protocol Corporate Standard Hoofdstuk 2. 2.2.2 Inhoud van het document Juridische structuur van het bedrijf, weergegeven in een organogram. Uittreksel van de Kamer van Koophandel, voor elke onderneming binnen de organisatorische grenzen. Beschrijving van de organisatorische grens: welk deel van het bedrijf wordt meegenomen voor certificering op de CO 2 -Prestatieladder en waarom Wanneer er slechts een deel van een concern wordt gecertificeerd: - Uitwerking laterale analyse, zoals beschreven in het Handboek CO 2 -Prestatieladder, bijlage B: Organisatorische grens, p 59-63, de GHG Protocol Corporate Standard Hoofdstuk 2 en in de Handleiding. 2.2.3 Projectportfolio Voor het projectportfolio is geen aparte beschrijving van de organisatorische grenzen nodig. 10 11
03 Inzicht 12 13
3.1 Overzicht energiestromen en energieverbruikers 3.2 Energie Audit Verslag 3.1.1 Eisen Handboek CO 2 -Prestatieladder: p. 80-83 3.2.1 Eisen ISO 50001 voor energiemanagement, bijlage A 3.1.2 Inhoud van het document Noteer per energiestroom het totale verbruik in het afgelopen jaar en, indien beschikbaar, in enkele voorgaande jaren. Maak een overzicht van alle geïnventariseerde energieverbruikers van de belangrijkste energiestromen in uw bedrijf en de projecten. Werk van groot naar klein. - Elektriciteit: verlichting kantoren en bouwplaatsen, kantoorapparatuur, elektrisch gereedschap, elektrische transportmiddelen zoals bouwliften, elektrische verwarming, etc. - Gas: verwarming - Brandstof: kranen, aggregaten, auto s, busjes, vrachtwagens, etc. Noteer van de individuele verbruikers die veel energie verbruiken zoveel mogelijk beschikbare informatie over het verbruik. Dit helpt in de rangschikking van groot naar klein. - Elektriciteit: vermogen, gebruikstijd, vollast - Gas: vermogen, gebruikstijd, vollast - Brandstof: Auto s: normverbruik, gereden kilometers en verbruikte liters per jaar (= samen werkelijk verbruik) Materieel: vermogen, verbruik per draaiuur, aantal draaiuren, geproduceerde hoeveelheden in m 3 of ton, vaarkilometers, etc. 3.1.3 Projectportfolio Maak een lijst met de te verwachten grote energieverbruikers in Scope 1 en 2 in het project. Op basis van de kostenraming is meestal voldoende inzicht in de relevante activiteiten verkregen. Vermeld van elke grote energieverbruiker zoveel mogelijk informatie over het verbruik, de draaiuren, geproduceerde hoeveelheden in m 3 of ton, gemaakte kilometers, etc... Gebruik de kentallen van uw eigen bedrijf. Reken zo uit hoeveel brandstof/elektriciteit/gas deze naar verwachting gaat gebruiken in het gehele project. Heeft u voor een energiestroom onvoldoende gegevens over het verbruik in het project, dan kunt u voor het project een schatting maken op basis van gegevens die u op bedrijfsniveau registreert (zie Hoofdstuk 4.2 van de Handleiding voor een toelichting over de toerekening van uitstoot naar individuele projecten). Is de betreffende energiestroom naar verwachting klein van omvang in het project, dan kunt u deze ook open laten. TIP: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, bijvoorbeeld als bijlage bij het Energie Audit Verslag. 3.2.2 Inhoud van het document Beschrijf wie de energie audit heeft uitgevoerd, inclusief de onderbouwing van voldoende kennis en onafhankelijkheid Beschrijf hoe het bedrijf fysiek in elkaar zit: kantoorlocaties/ projectlocaties/ productielocaties etc. Beschrijf de referentie voor het toewijzen van de CO 2 -uitstoot aan overhead en (verschillende groepen van) projecten. Bijvoorbeeld: CO 2 -uitstoot per ton product, per e omzet of per FTE. Beschrijf hoe gecontroleerd is of alle belangrijke energieverbruikers per energiestroom en de reductiemogelijkheden volledig in kaart zijn voor het bedrijf en de projecten en wat de uitkomst van deze controle is. Gebruik hiervoor: - De emissie-inventaris - Het overzicht energiestromen en energieverbruikers - De inventarisatie van reductiemogelijkheden Benoem welke stappen genomen worden om het huidige inzicht in het verbruik van grote energieverbruikers verder te verbeteren. Benoem op basis van het overzicht van energieverbruikers en energie stromen de gebieden met significant energieverbruik. Dit zijn de energie verbruikers die de meeste energie verbruiken binnen een energiestroom. Voor meer informatie over het uitvoeren van energie audits, zie bijlage A.4 van ISO 50001. Elektriciteits-verbruiker Vermogen Gebruikstijd Vollast bedrijfstijd Energie-verbruik Percentage (kw) (uren per jaar) (%) (kwh per jaar) (%) A B C D = B x C x D totaal jaarverbruik volgens factuur: som van deze kolom Gasverbruiker Belasting Gebruikstijd Vollast bedrijfstijd Energie-verbruik Percentage (kw) (uren per jaar) (%) (m 3 per jaar) (%) A B C D = B x C x D x 0,103 totaal jaarverbruik volgens factuur: som van deze kolom Brandstof-verbruiker Normverbruik Aantal gereden Brandstof-verbruik Werkelijk verbruik Percentage (liter per 100 km) kilometers (liter per jaar) (liter per 100 km) (%) A B C D = D / (C/100) totaal jaarverbruik volgens factuur: som van deze kolom 14 15
3.3 Emissie-inventaris met CO 2 -footprint 3.2.3 Projectportfolio Beschrijf wie de energie audit heeft uitgevoerd, inclusief de onderbouwing van voldoende kennis en onafhankelijkheid Beschrijf hoe gecontroleerd is of het overzicht van energiestromen en energieverbruikers van het project overeenkomt met de belangrijke energiestromen en de grootste energieverbruikers in het gehele bedrijf om de volledigheid hiervan te controleren. Beschrijft ook hoe gecontoleerd is of het overzicht van reductiemogelijkheden op bedrijfsniveau voldoende compleet is voor dit specifieke project. Beschrijf de uitkomst van de controle. Benoem welke stappen genomen worden om het huidige inzicht in het verbruik van grote energieverbruikers in het project verder te verbeteren. Blijkt uit de controle dat er belangrijke energiestromen of reductiemogelijkheden over het hoofd worden gezien op bedrijfsniveau, dan dienen deze toegevoegd te worden aan de relevante documenten in het bedrijfsportfolio. Is er al eerder een energie audit verslag gemaakt van een soortgelijk project, dan kunt u hiernaar verwijzen en beschrijven waarom de projecten vergelijkbaar zijn. 3.3.1 Eisen ISO 14064-1, met name 7.3, punten a t/m q (3). 3.3.2 Inhoud van het document Beschrijf het basisjaar; dit is het jaar waarin u voor het eerst de CO 2 -footprint uitrekent en het jaar op basis waarvan u de reductiedoelstelling bepaalt Achterhaal van elke energiestroom die geïnventariseerd is voor het bedrijf en de projecten hoeveel energie gebruikt is in het basisjaar, op basis van de inventarisatie van de energiestromen. - Scope 1: Verwarming: aantal m 3 gas of aantal GJ stadsverwarming Brandstoffen: aantal liters brandstof van lease-auto s, bedrijfswagens en materieel zoals kranen en aggregaten. Wanneer dit niet beschikbaar is: gereden kilometers, geproduceerde tonnen, m 3, draaiuren etc.. Bulkleveringen: alles wat als brandstof gebruikt wordt. - Scope 2: Elektriciteit: aantal kwh, groene of grijze stroom (groene stroom is alleen groen wanneer het Nederlandse windenergie is, zie eisen op p. 71 Handboek CO 2 -Prestatieladder). Andere vormen (water, biomassa of zon) mogen ook, maar zijn lastiger te bewijzen. Zakelijke reizen met privé-auto: aantal gedeclareerde kilometers Vliegkilometers: aantal kilometers vliegafstand (let op korte, middellange of lange vluchten) Reken de energiestromen om naar CO 2 met behulp van de conversiefactoren in het Handboek CO 2 -Prestatieladder bijlage C. Beschrijf naast de berekening (bijvoorbeeld in het Excel-bestand waarin de CO 2 -berekening is gemaakt óf in een bijgevoegde rapportage) conform ISO 14064-1, 7.3, punten a t/m q: - Verantwoordelijkheden voor het opstellen van de emissie-inventaris - Wat het basisjaar is en wat de rapportageperiode is van de emissie-inventaris - Wat de organisatorische en operationele grenzen zijn (welke Scopes en energiestromen maken onderdeel uit van de inventaris) - Hoe de berekeningen zijn gemaakt en hoe de verdeling over de projecten is berekend - Welke onzekerheden er bestaan in de gemaakte berekeningen (bijvoorbeeld: gemaakte schattingen) 3 ISO 14064-1 is een norm voor het kwantificeren en rapporteren over CO 2 -uitstoot. In 7.3 van deze norm is uiteengezet welke informatie precies gerapporteerd dient te worden bij het opstellen van een emissieinventaris. Door deze informatie te rapporteren geeft u inzicht in de reikwijdte van de emissie-inventaris en hoe deze tot stand is gekomen. 16 17
Hier onder staat een voorbeeld voor het berekenen van de CO 2 -footprint. Vul dit in voor alle activiteiten die vallen onder de te certificeren organisatie. Maak een scheiding tussen overhead en projecten. Invulsheet met conversiefactoren Hoeveelheid conversiefactor (4) C co 2 uitstoot Scope 1 Verwarming [invullen] m 3 gas 1825 g CO 2 / m 3 [hoeveelheid x conversiefactor] Eigen wagenpark [invullen] liter benzine 2780 g CO 2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor] [invullen] liter diesel 3135 g CO 2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor] [invullen] liter LPG 1860 g CO 2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor] Leaseauto s [invullen] liter benzine 2780 g CO 2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor] [invullen] liter diesel 3135 g CO 2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor] [invullen] liter LPG 1860 g CO 2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor] 3.3.3 Projectportfolio Voor een project met gunningvoordeel moet inzichtelijk zijn welke bijdrage het specifieke project levert aan de bedrijfs-footprint. In de bedrijfs-footprint staat bijvoorbeeld het totaal aan gasolie dat u heeft verstookt. In de footprint van het project is dan te zien welk deel van het totaal is toe te rekenen aan het project. Doe dit volgens de verdeelsleutel die u voor uw bedrijf bepaald heeft. In de praktijk zal het meestal een mix zijn van geregistreerde en via verdeelsleutels verkregen emissie-gegevens. Voor emissies die u als bedrijf zelf wilt reduceren via maatregelen in de projecten ligt het immers voor de hand dat u die registreert, bijvoorbeeld aan de hand van een factuur. Voor emissies waar u geen concrete maatregelen op neemt zal een verdeelsleutel prima voldoen. Bulkleveringen [invullen] liter rode diesel 3135 g CO 2 / liter [hoeveelheid x conversiefactor] of gasolie Scope 2 Vliegreizen - enkele reis <700 km [invullen] vlucht km s 270 g CO 2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor] Vliegreizen - enkele reis 700-2500 km [invullen] vlucht km s 200 g CO 2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor] Vliegreizen - enkele reis >2500 km [invullen] vlucht km s 135 g CO 2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor] Zakelijke reizen privé auto [invullen] gedeclareerde km 210 g CO 2 / voertuigkm [hoeveelheid x conversiefactor] Elektriciteit [invullen] kwh 455 g CO 2 / kwh [hoeveelheid x conversiefactor] TIP: Om steeds voldoende inhoudelijke input te hebben voor uw halfjaarlijkse communicatie (zie Hoofdstuk 5.2) en om tijdig trends te signaleren en bij te kunnen sturen, is het handig om elk halfjaar uw CO 2 -footprint op te stellen. 4 De hier weergegeven conversiefactoren zijn afkomstig uit het Handboek CO 2 -Prestatieladder versie 2.2 van april 2014. Voor de meest actuele conversiefactoren, zie de meest recente versie van het Handboek CO 2 -Prestatieladder. 18 19
3.4 Inventarisatie reductiemogelijkheden 3.4.1 Eisen Handboek CO 2 -Prestatieladder: p. 91. 3.4.2 Inhoud van het document Beschrijf in het verleden getroffen maatregelen voor energie en/of CO 2 -reductie. Beschrijf welke mogelijke maatregelen genomen kunnen worden in het bedrijf en in de projecten op de gebieden met significant energieverbruik. Kijk ook welke maatregelen andere bedrijven in uw sector nemen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de inventarisatie van initiatieven of de voorbeelden op www.skao.nl/tips. Beschrijf welke ideeën er ingebracht zijn door de eigen medewerkers. 3.4.3 Projectportfolio Beschrijf op basis van de inventarisatie van reductiemogelijkheden op bedrijfsniveau welke van de mogelijkheden wel en niet in het project toegepast worden, en waarom. Op basis van het overzicht met energiestromen en energieverbruikers kan bepaald worden wat een bepaalde CO 2 -reductie maatregel oplevert in het project. TIP: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, zoals het Energie Audit Verslag of het Energie Management Actieplan. 20 21
04 Reductie 22 23
4.1 Energie Management Actieplan 4.1.1 Eisen Handboek CO 2 -Prestatieladder: p. 93 en ISO 50001: paragrafen 4.4.3, 4.4.6, 4.6.1 en 4.6.4. 4.1.2 Inhoud van het document Stel reductiedoelstellingen vast: Voor scope 1 en 2 apart benoemen in een percentage of een absoluut CO 2 -getal. Relateer dit bij voorkeur aan aantal medewerkers, omzet of productiehoeveelheden. Beschrijving van hoe de doelstellingen betrekking hebben op de projecten. Beschrijving van de maatregelen en hun (beoogde) opbrengst in CO 2 en of energie. Beschrijving van de doelstelling voor het gebruik van alternatieve brandstoffen en/of groene stroom, inclusief bijbehorende maatregelen voor de projecten. Beschrijf per reductiemaatregel: De emissiestroom waarop deze betrekking heeft; Hoeveel CO 2 en of energie er bespaard wordt met de maatregel, in welk tijdbestek (inschatting); In welke projecten of type projecten de maatregel zal worden toegepast en waarom; Plan van aanpak met daarin: - Verantwoordelijkheden en verantwoordelijken; - Middelen en tijdsbestek ; - Informatiebehoefte; - Monitoring en bijsturing. Optioneel kunt u ook beschrijven: - De reden waarom voor deze maatregel gekozen is; - Investeringskosten en opbrengsten (inschatting); 4.1.3 Projectportfolio Voor het project met gunningvoordeel wordt aantoonbaar gemaakt welke maatregelen uit het Energie Management Actieplan van de organisatie van toepassing zijn op het project met gunningvoordeel. Bekijk of in de lijst met maatregelen uit het Energie Management Actieplan van de organisatie maatregelen zijn gedefinieerd die van toepassing zijn op het project. Beschrijf of deze maatregelen van toepassing zijn in het project en waarom. Beschrijf van de relevante maatregelen verantwoordelijken en uitvoerders in het project met gunningvoordeel. Beschrijf de bijdrage van het specifieke project aan de reductiedoelstelling van het bedrijf. Het kan natuurlijk dat binnen het bedrijf specifiek voor het project eigen doelstellingen en prestatieindicatoren worden afgesproken om op te kunnen bijsturen. Dit is echter geen vereiste. Een lid van het hoger management moet het gehele energie management actieplan goedkeuren, conform de verantwoordelijkheden zoals benoemd in de stuurcyclus (zie Hoofdstuk 7.1). Dit kan bijvoorbeeld door een handtekening te zetten op het document. In onderstaande tabel wordt een voorbeeld gegeven van een overzicht van maatregelen en doelstellingen per emissiestroom. Maatregelen Scope Emissie-stroom K kantoor Opbrengst Projecten Opbrengst 1 Gas m 3 [Beschrijving maatregel] m 3 [Beschrijving maatregel] m 3 Brandstof ltr ltr ltr 2 Elektriciteit kwh kwh kwh Vlieg km km km km Zakelijke km km km km Totale besparing [totaal] [totaal] [totaal] 24 25
05 Transparantie 26 27
5.1 Communicatieplan 5.1.1 Eisen Handboek CO 2 -Prestatieladder: p. 103-105 5.1.2 Inhoud van het document Identificatie externe stakeholders - Welke externe partijen hebben belang bij CO 2 -reductie in uw bedrijf en uw projecten? Denk bijvoorbeeld aan: Andere bedrijven in de branche die bezig zijn met CO 2 -reductie Overheden als regelgever voor CO 2 -reductiebeleid (bijvoorbeeld milieudienst) Opdrachtgevers met een CO 2 -reductieambitie Belangenverenigingen en NGOs - Met welke partijen wilt u om andere redenen ook communiceren over uw CO 2 -aanpak? Denk bijvoorbeeld aan: Onderaannemers Andere opdrachtgevers Leveranciers Kennisinstituten Identificatie van de interne stakeholders - Betrek de medewerkers bij uw CO 2 -beleid door goede communicatie. Hoe bereikt u iedereen in de organisatie? Boodschap per doelgroep - Deel de belanghebbenden in doelgroepen in. Bijvoorbeeld: Belangrijke interne belanghebbenden Minder belangrijke interne belanghebbenden Belangrijke externe belanghebbenden Minder belangrijke externe belanghebbenden - Stel vast welke boodschap de doelgroepen moeten ontvangen. De inhoud van de communicatie-uitingen (intern en extern), deze omvatten minstens: - Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf; - Het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf; - De behaalde besparingen in CO 2 -uitstoot; - De individuele bijdrage van medewerkers aan specifieke maatregelen Overzicht van middelen Beschrijf hoe ervoor gezorgd wordt dat de volgende vereiste documenten op uw bedrijfswebsite worden gepubliceerd (inclusief de nummering van de bijbehorende eis), tijdig worden bijgewerkt en actueel worden gehouden: - Uw CO 2 -Bewust Certificaat - CO 2 footprint: 3.A.1 - Periodieke rapportage: 3.A.1 - Energie management actieplan: 3.B.2 - Communicatieplan: 3.C.2 - Communicatie uitingen: 3.C.1 - Deelname initiatief: 3.D.1 Maak een overzicht van de verantwoordelijken en uitvoerders van communicatie in het bedrijf en de projecten Maak een planning, bijvoorbeeld: Doelgroep Boodschap Middel Moment/ Frequentie Verantwoordelijke Interne belanghebbenden CO 2 footprint, Nieuwsbrief Halfjaarlijks, in februari Communicatie-manager reductiemaatregelen en augustus & -doelstellingen 5.1.3 Projectportfolio Voor het project met gunningvoordeel kan een apart (verkort) communicatieplan opgesteld worden. Dit kan worden afgeleid van het communicatieplan voor de gehele organisatie. Bepaal welke stakeholders op bedrijfsniveau van toepassing zijn in het project. Maak een overzicht van de communicatiemiddelen die worden ingezet tijdens het project. Maak een overzicht van de verantwoordelijken en uitvoerders van communicatie in het project. Maak een planning voor de communicatie op het project en over het project (in en buiten het bedrijf), op dezelfde wijze als de planning in het communicatieplan voor de organisatie. Communicatiemiddel Doelgroep Verschijningsfrequentie Website Nieuwsbrief Personeelsblad Relatiemagazine Afdelingsvergadering 28 29
5.2 Communicatie-uitingen 5.2.1 Eisen Handboek CO 2 -Prestatieladder: p. 102. 5.2.2 Inhoud Communiceer ééns per half jaar intern en extern conform het Communicatieplan over: CO 2 -footprint in de afgelopen periode (inclusief Projecten met gunningsvoordeel, zie 5.2.3); Energiebeleid en maatregelen in het bedrijf en in de projecten (inclusief Projecten met gunningsvoordeel, zie 5.2.3); Trends (inclusief Projecten met gunningsvoordeel, zie 5.2.3); - Vergelijking met basisjaar en tussenliggende jaren; - Analyse van trends; Voortgang reductiedoelstellingen; Onzekerheden; De individuele bijdrage van medewerkers aan CO 2 -reductie, bijvoorbeeld door het bijdragen aan maatregelen of het meedenken over reductie-opties. 5.2.3 Projectportfolio Beschrijf elk half jaar de onderstaande zaken voor het project met gunningvoordeel. Dit is ook input voor de communicatie-uitingen van de organisatie. CO 2 -bijdrage van het project aan de CO 2 -uitstoot van het bedrijf; Analyse van trends; Voortgang maatregelen; Onzekerheden; Medewerker bijdrage. TIP: De inhoud van de communicatie-uitingen gaat verder dan enkel de CO 2 -footprint in de relevante periode. Zo moet u een analyse maken van trends en voortgang. Deze informatie is later ook nodig voor de interne audit en directiebeoordeling. Het kan daarom handig zijn om tegelijk met het halfjaarlijks opstellen van de CO 2 -footprint standaard een (interne) rapportage op te stellen waarin u de footprint analyseert, belangrijke wijzigingen in de organisatie of in de methodiek voor de emissie-inventaris benoemd, en bovenstaande vereiste communicatieonderwerpen beschrijft. Zo legt u de informatie direct vast als u de footprint opstelt, heeft u meteen alle inhoudelijke input voor de communicatie-uitingen, interne audit en directiebeoordeling, en hoeft u maar één keer een document op te stellen. Het is volgens de ladder op niveau 3 echter niet vereist om al deze informatie te bundelen in één document. 30 31
06 Participatie 32 33
6.1 Inventarisatie mogelijke initiatieven en keuze initiatief 6.1.1 Eisen Handboek CO 2 -Prestatieladder: p. 107-109 6.1.2 Inhoud Rapporteer over de inventarisatie van de mogelijke initiatieven Beschrijf van het gekozen initiatief: - Wat het initiatief inhoudt; - Waarom er voor dit initiatief is gekozen en door wie; - Waar in uw bedrijf de CO 2 -reductie uit het initiatief zou kunnen plaatsvinden en het verband met de materiële Scope 1 en 2 emissies in uw projecten - Hoe uw organisatie bijdraagt aan de voortgang van het initiatief en wat de deelname aan het initiatief u naar verwachting oplevert; - Wie er vanuit uw organisatie verantwoordelijk is voor een voldoende actieve deelname; - Welk budget is vrijgemaakt voor deelname. TIP: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, bijvoorbeeld aan het Energie Management Actieplan. 34 35
07 afronding 36 37
7.1 Beschrijving van de stuurcyclus 7.1.1 Eisen Handboek CO 2 -Prestatieladder, p. 101-102, punt 2.C.2. 7.1.2 Inhoud Beschrijf de Plan-Do-Check-Act stuurcyclus en, indien van toepassing, de samenhang met uw andere managementsystemen. Hieronder staat een voorbeeld van de uit te voeren activiteiten in de stuurcyclus. Plan Energie Management Actieplan opstellen Communicatieplan opstellen Do Uitvoeren acties (maatregelen, initiatieven, monitoring, communicatie etc.) Check Organisatorische grenzen, operationele grenzen en kwantificeringsmethode controleren Emissie inventaris opstellen Trends beschrijven en voortgang reductiemaatregelen controleren voor emissie inventaris Uitvoeren interne audit en directiebeoordeling Act Energie Audit Verslag en overzicht van energiegebruikers actualiseren Communicatieplan actualiseren Energie Management Actieplan actualiseren TIP: U kunt de besturingscyclus van het CO 2 -managementsysteem goed inrichten door het opstellen van een apart document waarin bovenstaande informatie wordt uitgewerkt. U kunt daarnaast overwegen om aan dit document aanvullende informatie toe te voegen over: 1. de manier waarop invulling wordt gegeven aan de op niveau 3 vereiste interne audit van het managementsysteem en de directiebeoordeling 2. het verbeteren van de kwaliteit van de emissie-inventaris. Daarbij kunt u denken aan het beantwoorden van de volgende vragen: a. Wie verzamelt de data en hoe? b. Welke verbeteringen zijn er mogelijk en hoe worden deze doorgevoerd? c. Hoe controleren en evalueren we de doorgevoerde verbeteringen? Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling zult u moeten laten zien hoe u werkt aan verbetering van de kwaliteit van de emissie-inventaris. U bent hierbij vrij in het kiezen van een aanpak. Het documenteren en doorvoeren van verbeterpunten is belangrijk om ervoor te zorgen dat u de emissie-inventaris goed blijft opstellen, ook in de periode na certificering, zodat u niet het risico loopt uw niveau 3 certificaat kwijt te raken. Het is daarom zeer aan te bevelen om dit te borgen in een plan zoals hierboven beschreven. Beschrijf voor ieder document in het portfolio wie er voor verantwoordelijk is binnen uw bedrijf en de projecten, bijvoorbeeld zoals in onderstaande tabel. Document inhoud Verantwoordelijke actualiseer periode 7.1.3 Projectportfolio Voor het project portfolio is geen aparte stuurcyclus nodig voor het behalen van het bedrijfscertificaat. In de stuurcyclus op bedrijfsniveau worden verantwoordelijkheden toegewezen voor het project met gunningvoordeel. 38 39
08 In stand houden 40 41
8 In stand houden Colofon Nadat u het certificaat heeft behaald, blijft u de stuurcyclus doorlopen en documenteert u uw diverse vorderingen ter voorbereiding op de jaarlijkse herbeoordeling. Zo breidt u langzamerhand uw documentatie uit en legt u verbeteringen vast. Deze werkinstructie is een bijlage bij de Handleiding CO 2 -Prestatieladder en is tot stand gekomen in opdracht van SKAO. SKAO bedankt Rijkswaterstaat en ProRail voor hun waardevolle bijdrage aan de ontwikkeling van de handleiding. Voldoen aan eisen rondom kwaliteitsmanagement van opdrachtgevers U kunt te maken krijgen met opdrachtgevers die veel waarde hechten aan kwaliteitsmanagement. Hoe zij hier invulling aan geven verschilt per opdrachtgever. Zo kan het zijn dat u in het bezit moet zijn van een erkenning om mee te kunnen doen aan een aanbesteding, en dat bij het behalen van die erkenning eisen worden gesteld aan kwaliteitsmanagement. Het kan ook zijn dat bij een aanbesteding eisen aan u worden gesteld rondom kwaliteitsmanagement. De eisen rondom kwaliteitsmanagement van opdrachtgevers kunnen betrekking hebben op het gehele project, maar ook op specifieke aspecten zoals veiligheid of CO 2. Teksten: Primum Vormgeving: Rijk Concept & Creatie Publicatiedatum: 23 april 2014 Versie: 1.0 Voor u is het belangrijk om bij uw kwaliteitsmanagement van uw CO 2 -reductie-aanpak ook aan te sluiten bij de werkwijze en eisen van uw opdrachtgever op het gebied van kwaliteitsmanagement, naast de eisen van de CO 2 -Prestatieladder. Dit betekent dat u tijdig bekijkt welke eisen uw opdrachtgever stelt aan kwaliteitsmanagement in uw bedrijf en/of project(en), en hoe u uw CO 2 -management hierin een plek kunt geven. Denk vooraf ook na over de handigste manier om de bijbehorende documentatie op te stellen, die nodig is om richting uw opdrachtgever aan te tonen dat u aan de kwaliteitsmanagementeisen voldoet, met zo min mogelijk administratieve lasten. Een goede integratie van uw kwaliteitsmanagement op CO 2 -gebied met het overige vereiste kwaliteitsmanagement kan bijdragen aan het vertrouwen van de opdrachtgever dat u aan de gestelde eisen voldoet en zal blijven voldoen. 42 43