Duits Verkeersbureau T.a.v. Manuela Hagener Haaksbergweg 51 1101 BR AMSTERDAM Soort aanbesteding: Openbare aanbesteding Sluitingstermijn indienen offerte: 13 april 2015 om 12.00 uur Gunnings- en contractsluitingstermijn: 30 april 2015 Bedrijfsnaam van de inschrijver: Aanspreekpartner van de inschrijver: Tel., fax, e-mail: Btw-nummer van de inschrijver: Aanbesteding Mediabureau Duits Verkeersbureau 2015/2016 Onderwerp 'Ontwikkelen en uitvoeren van crossmediale campagnes in 2015/2016' De aanvraag tot inschrijving omvat in totaal pagina s, incl. deze pagina. Bijlagen Volgens ingesloten lijst met bijlagen bij de aanvraag tot inschrijving Seite 1 von 35
1. Ik/wij bied(en) de uitvoering van de beschreven werkzaamheden tegen de door mij/ons vastgestelde prijzen aan. Gedurende het verloop van de gunningsperiode (zie boven) houd ik mij/houden wij ons aan mijn/onze offerte. Alle geldbedragen zijn in euro s aangegeven. 2. Indien bij een controle van de aangeboden prijs volgens de Duitse verordening PR nr. 30/53 (in de van toepassing zijnde versie) blijkt dat de prijs ontoelaatbaar is, geldt als aanbestedingsprijs de prijs die billijk is. 3. De volgende voorwaarden van de Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. liggen aan mijn/onze offerte ten grondslag, die ik/wij ken(nen) en waar ik/wij mee instem(men): 3.1. de algemene voorwaarden voor de uitvoering van werkzaamheden (conform het Duitse reglement VOL/B) 3.2. de in de aan de beschrijving van de werkzaamheden voorafgaande opmerkingen aangegeven bijzondere voorwaarden voor de uitvoering 3.3. 4. Ik/wij zal/zullen, indien daarnaar wordt gevraagd, bewijzen voorleggen dat ik/wij onze wettelijke verplichtingen om belasting en sociale verzekeringen te betalen ben/zijn nagekomen. 5. Ik/wij verzeker(en) dat het aanbod zonder prijsafspraken (concurrentiebeperkende maatregel conform 1 van de Duitse wet tegen concurrentiebeperkingen) tot stand is gekomen. 6. Ik ben/wij zijn ons ervan bewust dat welbewuste valse verklaringen met betrekking tot de verklaringen hierboven mijn/onze uitsluiting van deze en volgende aanbestedingsprocedure(s) tot gevolg kan hebben. 7. Met de hieronder staande handtekening worden ook alle vereiste bepalingen van deze mededinging erkend (mededingings-, gunnings- en overige voorwaarden). 8. De inschrijver verklaart dat over zijn vermogen geen insolventieprocedure of een vergelijkbare wettelijke procedure is gestart of is aangevraagd of deze aanvraag bij gebrek aan financiële middelen is afgewezen; hij zich niet in liquidatie bevindt; hij zijn verplichtingen om belasting en sociale verzekeringen te betalen is nagekomen; hij zijn wettelijke verplichtingen is nagekomen om gehandicapten in dienst te nemen (geldt in Duitsland) en in staat is om de werkzaamheden naar aard en omvang uit te voeren. Seite 2 von 35
9. De inschrijver is volgens bijgevoegd bewijs lid van het/de volgende beroepsvereniging(en): Naam: Naam: Ledennr.: Ledennr.: Inschrijvers die niet in Duitsland zijn gevestigd, vermelden de voor hen verantwoordelijke verzekeringsinstelling. 10. De inschrijver verklaart dat hij ermee akkoord gaat dat de door hem gemelde persoonlijke gegevens voor de aanbestedingsprocedure verwerkt en opgeslagen kunnen worden en niet in aanmerking gekomen inschrijvers meegedeeld kunnen worden. 11. De inschrijver is een niet-duitse onderneming uit een EU-land (nationaliteit) ander land (nationaliteit) 12. De offerte wordt ingediend door de inschrijver als individuele onderneming een groep inschrijvers (evt. naam van de groep vermelden (STANDAARDFORMULIER 1) 13. De inschrijver wil een deel van de werkzaamheden aan onderaannemers doorgeven: nee ja; zie bijgevoegde lijst (STANDAARDFORMULIER 1) 14. Opmerkingen en toelichtingen: Seite 3 von 35
Lijst met bijlagen Standaardformulieren/overige formulieren Aantal bijlagen Aantal pag. per bijlage Totaal aantal pag. van de bijlagen Formulier offerte met standaardformulieren Formulier eigenverklaring m.b.t. de geschiktheid Standaardformulier 1: gegevens van de inschrijver Standaardformulier 2: verklaring van de groep inschrijvers (voor zover van toepassing) Standaardformulier 3: benoeming van onderaannemers (voor zover van toepassing) Standaardformulier 4: referenties van de inschrijver/derden voor vergelijkbare werkzaamheden Standaardformulier 5: Referenties voor de uitvoering van de werkzaamheden van verantwoordelijke medewerkers van de aanbieder/onderaannemer van de laatste 3 kalenderjaren Overige door de inschrijver ingediende formulieren Aantal pag. *) Het ontbreken van deze formulieren leidt tot ongeldigverklaring van de offerte! Seite 4 von 35
Formulier eigenverklaring m.b.t. de geschiktheid ja nee - Een insolventieverklaring over het vermogen van de bieder of een vergelijkbaar wettelijk procédé is aangevraagd. - Een insolventieverklaring over het vermogen van de bieder of een vergelijkbaar wettelijk procédé is geopend. - Een verzoek om een insolventieverklaring over het vermogen van de bieder of een vergelijkbaar wettelijk procédé is bij gebrek aan boedel afgewezen. - Een insolventieplan is rechtsgeldig bevestigd en wordt op verzoek getoond. - De onderneming bevindt zich in liquidatie. - Aan de verplichting om belasting, heffingen en sociale verzekeringen te betalen is volgens de voorschriften voldaan. - In de laatste drie jaar is er niet deelgenomen aan, ontoelaatbare concurrentiebeperkende afspraken volgens de wet tegen concurrentiebeperkingen - Er is een ernstige misstap gemaakt, die de betrouwbaarheid van de bieder in twijfel trekt, bijv. bedrog bij een aanbesteding, verduistering, oneerlijkheid, zwart werken, prijsafspraken, onterecht profijt trekken uit een zaak, enz. - Een persoon wiens handelwijze de onderneming toe te schrijven is, is rechtsgeldig veroordeeld vanwege (vgl. 6 Europees Wetboek, art. 4 VOL/A): a) 129 Duits Wetboek van Strafrecht (vorming van criminele verenigingen), 129a Duits Wetboek van Strafrecht (vorming van terroristische verenigingen), 129b Duits Wetboek van Strafrecht (criminele en terroristische verenigingen in het buitenland), b) 261 Duits Wetboek van Strafrecht (witwassen van geld) c) 263 Duits Wetboek van Strafrecht (bedrog), d) 264 Duits Wetboek van Strafrecht (bedrog met subsidie), e) 334 Duits Wetboek van Strafrecht (omkoping), f) Art. 2, 2 Internationale Wet betreffende omkoping (omkoping van buitenlandse afgevaardigden) of g) 370 AO (belastingontduiking). Seite 5 von 35
STANDAARDFORMULIER 1: gegevens van de inschrijver 1. Taak binnen het project (alleen bij een groep inschrijvers) 2. Volledige naam van de onderneming 3. Rechtsvorm van de onderneming 4. Gegevens van betrokken ondernemingen (ten minste alle grote (evt. met grafiek verduidelijken)) 5. Exacte adresgegevens van de onderneming (adres, land, telefoon- en faxnumer en e-mail) 6. Huidige aantal werknemers 7. Omzet van de laatste drie boekjaren 2014: 2013: 2012: Opmerking: bij een groep inschrijvers dient elke onderneming die tot deze groep behoort, het standaardformulier in te vullen; indien nodig, het standaardformulier kopiëren. Seite 6 von 35
STANDAARDFORMULIER 2: verklaring van de groep inschrijvers (voor zover van toepassing) De volgende hierna vermelde ondernemingen die tot de groep bieders behoren en die bestaat uit lid 1 en de gevolmachtigde vertegenwoordigers van de groep bieders: lid 2: lid 3: lid 4: verklaren dat alle leden van de groep bieders hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de gehele schuld; dat de gevolmachtigde vertegenwoordiger de groep bieders ten opzichte van de opdrachtgever wettelijk vertegenwoordigt; dat de gevolmachtigde vertegenwoordiger bevoegd is om in het kader van de aanbestedingsprocedure onbeperkt uit naam van alle leden van de groep bieders te handelen; dat de gevolmachtigde vertegenwoordiger het recht heeft om met onbeperkte werking voor elk lid van de groep bieders betalingen in ontvangst te nemen. Plaats, datum Handtekening van lid 1 Naam van de ondertekenaar Bedrijfsstempel Plaats, datum Handtekening van lid 2 Naam van de ondertekenaar Bedrijfsstempel Plaats, datum Handtekening van lid 3 Naam van de ondertekenaar Bedrijfsstempel Seite 7 von 35
Aanwijzing: alleen door een groep bieders in te vullen STANDAARDFORMULIER 3: benoeming van onderaannemers (voor zover van toepassing) De bieder benoemt de volgende onderaannemers voor onderdelen van de te vergeven werkzaamheden: Werkzaamheden van de 1e onderaannemer: Naam van de 1e onderaannemer: Adres, telefoon en fax van de 1e onderaannemer: Werkzaamheden van de 2e onderaannemer: Naam van de 2e onderaannemer: Adres, telefoon en fax van de 2e onderaannemer: Werkzaamheden van de 3e onderaannemer: Naam van de 3e onderaannemer: Adres, telefoon en fax van de 2e onderaannemer: Seite 8 von 35
STANDAARDFORMULIER 4: referenties van de inschrijver/onderaannemer voor vergelijkbare verrichtingen in de laatste 3 kalenderjaren Referentie 1 voor de werkzaamheid Naam van de inschrijver/onderaannemer Omschrijving van de uitgevoerde verrichtingen Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Referentie 2 voor de werkzaamheid Naam van de inschrijver/onderaannemer Omschrijving van de uitgevoerde verrichtingen Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Seite 9 von 35
Referentie 3 voor de werkzaamheid Naam van de inschrijver/onderaannemer Omschrijving van de uitgevoerde verrichtingen Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Referentie 4 voor de werkzaamheid Naam van de inschrijver/onderaannemer Omschrijving van de uitgevoerde verrichtingen Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Seite 10 von 35
STANDAARDFORMULIER 5: referenties voor de uitvoering van de werkzaamheden van verantwoordelijke medewerkers van de aanbieder/onderaannemer van de laatste 3 kalenderjaren Referentie 1 voor de werkzaamheid Naam van de verantwoordelijke medewerker van de bieder/onderaannemer Uitgevoerde dienst Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Referentie 2 voor de werkzaamheid Naam van de verantwoordelijke medewerker van de bieder/onderaannemer Uitgevoerde dienst Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Seite 11 von 35
Referentie 3 voor de werkzaamheid Naam van de verantwoordelijke medewerker van de bieder/onderaannemer Uitgevoerde dienst Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Referentie 4 voor de werkzaamheid Naam van de verantwoordelijke medewerker van de bieder/onderaannemer Uitgevoerde dienst Periode van uitvoering Naam van de opdrachtgever Adres en aanspreekpartner van de opdrachtgever Telefoonnummer van de opdrachtgever Opdrachtvolume in euro (ca.) Seite 12 von 35
B e s c h r i j v i n g w e r k z a a m h e d e n 1. Inleiding De Deutsche Zentrale für Tourismus het Duits Verkeersbureau promoot het vakantieland Duitsland in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken en Techniek (meer dan 29 vertegenwoordigingen over de hele wereld). De marketingwerkzaamheden van het Duits Verkeersbureau hebben als doel het positieve imago van het vakantieland Duitsland in binnenen buitenland te versterken en het aantal overnachtingen in Duitsland te verhogen. Meer informatie vindt u op http://www.germany.travel/nl 2. Beschrijving van de werkzaamheden Het Duits Verkeersbureau is op zoek naar een mediabureau voor het ontwikkelen en de uitvoering van een aantal crossmediale marketingwerkzaamheden. Hierna worden de afzonderlijke maatregelen verklaard. 2.1 Campagnes (diverse marketingkanalen) 2.1.1. Actief fietsen en wandelen in Duitsland Het Duits Verkeersbureau promoot Duitsland al meer dan 6 jaar als actieve vakantiebestemming, waarbij het accent ligt op fietsen en wandelen. Hiervoor werkt het Duits Verkeersbureau actief samen met Duitse regio's en aanbieders die de breed opgezette campagne meefinancieren. In 2014 heeft het Duits Verkeersbureau een succesvolle campagne gevoerd met behulp van testimonials. Deze campagne wil het Duits Verkeersbureau in 2015 voortzetten. Bij de testimonial-campagne worden in 2015 de volgende marketingacties door het Duits Verkeersbureau in Amsterdam uitgevoerd. Seite 13 von 35
1. Redactionele productie van twee printbijlagen (oplage 144.000 exemplaren) in het corporate design van het Duits Verkeersbureau in Amsterdam. De bijlagen worden via verschillende media in Nederland gedistribueerd, onder andere via ANWB Fietsen Special, Te Voet, Hike&Trekking, Toeractief, Op Pad. 2. Twee microsites over de thema s van de campagne in het corporate design van het Duits Verkeersbureau op germany.travel/nl met een persoonlijke presentatie van de deelnemende regio s. Opdracht en doelstellingen: De grootschalige crossmediale campagne zal in 2015 via een aantal relevante kanalen moeten worden voortgezet om dit thema algemeen en concreet met Duitse fiets- en wandelregio s te promoten. Verdere positionering van de veelzijdigheid en kwaliteit van het vakantieland Duitsland door het promoten van het fiets- en wandelaanbod Verhoging van de awareness van het veelzijdige karakter van het wandel- en fietsaanbod bij de relevante doelgroepen via alle media (crossmediaal) Promoten van de microsites met de arrangementen en tips uit de Duitse partnerregio s Kwalitatief: hoogwaardige traffic op de microsites overeenkomstig de definitie van hieronder genoemde doelgroepen Kwantitatief: 39.000 clicks op de microsites 'Fietsen'/ aantal: 39.000 clicks op de microsite 'Wandelen' Doelgroepen: Nederlanders die een reis naar Duitsland plannen en tijdens hun vakantie willen wandelen of fietsen Actieve vakantiegangers die op basis van het veelzijdige en aantrekkelijke aanbod van fiets- en wandelroutes in 2015 kiezen voor een bestemming in Duitsland Daarbij gaan we ervan uit dat de doelgroep doorgaans 50+ is. Seite 14 von 35
Overzicht: Periode: Mei 2015 t/m oktober 2015 Mediamix/budget: Het budget is incl. kosten voor de opdrachtnemer. Monitoring, optimalisatie, 4 tussentijdse rapportages met adviezen en eindrapportage Google Adwords: 12.375 bruto Facebook: 3.000 bruto Beeld-tekstadvertenties: set-up, copywriting, monitoring, optimalisatie, 4 tussentijdse rapportages met adviezen, eindrapportage De Facebook posts moeten via het account van het mediabureau worden ingesteld. Inkoop doelgroepmedia: 20.000 bruto Middelen: Advertenties, nieuwsbrieven, advertorials (content wordt beschikbaar gesteld) Te promoten URL: Fietsen http://www.germany.travel/fietstips Wandelen http://www.germany.travel/wandeltips De campagne wordt het hele jaar door gepromoot via de sociale media van het Duits Verkeersbureau, zoals Facebook, Twitter, Youtube en Instagram en door onze online newsletter voor consumenten (23.000 lezers), de pers en de reisbranche. Seite 15 von 35
2.1.2. Wintersport in Duitsland Verder promoot het DUITS VERKEERSBUREAU met geselecteerde partners/regio s wintersport in Duitsland met de focus op het thema zachte wintersport. Een microsite biedt een overzicht van het thema wintervakantie in Duitsland en een opsomming van de belangrijkste Duitse skigebieden. Op de pagina s zijn ook concrete aanbiedingen en highlights van onze partners te vinden, die meedoen bij deze campagne. Start van de campagne is oktober/november 2015. De campagne vindt alleen plaats, als ten minste acht partners deelnemen. Opdracht en doelstellingen Positioneren van Duitsland als dichtbijgelegen wintervakantiebestemming en als alternatief voor Oostenrijk, Frankrijk, Zwitserland en Italië. Daarbij zal de nadruk worden gelegd op de 'zachte wintersport', de nabijheid en de aantrekkelijke prijs. Google Adwords: set-up, incl. copywriting, monitoring, permanente optimalisering, 2 tussentijdse rapportages met adviezen en een eindrapportage. Facebook: set-up, incl. copywriting en optimalisering. De Facebook posts moeten via de account van het mediabureau worden ingesteld. Kwalitatief hoogwaardige traffic op de microsites overeenkomstig de definitie van hieronder genoemde doelgroepen. Kwantitatief: ten minste 50.000 clicks op de Ads, ten minste 40.000 unieke bezoekers op de microsite Doelgroep: Gezinnen (met kinderen) 50+ (bewust geen focus op de sportieve, doorgewinterde skiërs en snowboarders, aangezien we voor hen niet het passende aanbod hebben, met uitzondering van een kort fun -weekendje dichtbij). Seite 16 von 35
Overzicht: Periode: Oktober 2015 t/m februari 2016 Mediamix/budget: Het budget is afhankelijk van het aantal deelnemende partners en is een inschatting op basis van de campagnes van de laatste jaren. Het budget is incl. kosten van de opdrachtnemer. Google Adwords 15.000 bruto Facebook: 2.000 bruto Middelen: Unpublished posts: set-up, copywriting, monitoring, optimalisatie, 2 tussentijdse rapportages met adviezen en eindrapportage Fotomateriaal werd ter beschikking gesteld. Te promoten URL: http://www.germany.travel/winter 2.1.3 Promotie van de jonge Donau De Donau is de een-na-langste rivier van Europa. De rivier verbindt Midden-Europa met de landen van Oost-Europa. Steden als Ulm, Regensburg, Passau, Wenen, Bratislava en Budapest worden door deze gemeenschappelijke verkeersader verbonden. De Donau stroomt door het zuiden van Duitsland van west naar oost. Belangrijke steden en plaatsen die van historisch belang zijn, zijn vanaf de Donau in korte tijd te bereiken. Opdracht en doelstellingen De doelstelling is om de bekendheid van de Duitse Donau te vergroten en het merk 'Duitse Donau' te versterken. Een radiocampagne waarbij de focus op het thema 'De jonge Donau' ligt, moet bijdragen aan een toename van het aantal buitenlandse overnachtingen in Duitsland in het gebied rondom de Donau. De voorbereiding voor de spot begint in april. De radiocampagne is gepland voor een periode van 2 weken in mei. Doelgroep: 50-plussers en de doelgroep van middelbare leeftijd/jongeren tussen 30 en 45 jaar. Seite 17 von 35
Overzicht: Periode: Mei 2015 Mediamix/budget Radiocampagne: 10.000 bruto Productie van een spot van 20 seconden, inkoop van doelgroepgerichte zendtijd Te promoten URL: www.germany.travel 2.1.4 Promotie van de Oranjeroute Veel plaatsen in Duitsland en Nederland hebben een band met het Huis van Oranje- Nassau. De ca. 3.000 km lange Oranjeroute is een aaneenschakeling van historische hoogtepunten: een majestueuze route langs oude kastelen. Opdracht en doelstellingen Het doel is om de naamsbekendheid van de Oranjeroute en de Oranjefietsroute te vergroten en het aantal bezoekers op de microsite te verhogen. Daarnaast moet er een radiocampagne met de focus op het thema 'Oranjeroute' worden ontworpen. De voorbereidingen voor de radiospot beginnen meteen in april. De radiocampagne staat gepland voor de periode juni/juli 2015. Doelgroep: Aanhangers van het Nederlandse koningshuis, Nederlandse 50-plussers die geïnteresseerd zijn in actieve vakanties en Nederlandse 50-plussers die geïnteresseerd zijn in culturele vakanties en historische bezienswaardigheden. Seite 18 von 35
Overzicht: Periode: Start mei 2015 t/m oktober 2015 Mediamix/budget Google Adwords 5.000 bruto Set-up, incl. copywriting, monitoring, permanente optimalisering, 1 tussentijdse rapportage met adviezen en een eindrapportage Radiocampagne: 10.000 bruto Productie van een spot van 20 seconden, inkoop van doelgroepgerichte zendtijd Te promoten URL: www.germany.travel/oranjeroute 2.1.5 Promotie rondom 26 jaar val van de Muur In 2014 was de val van de Berlijnse Muur 25 jaar geleden. In 2015 viert Duitsland 25 jaar hereniging. Het Duits Verkeersbureau in Amsterdam stelt de Duitse eenheid centraal en integreert deze in de verkoop- en marketingactiviteiten en presenteert 25 jaar na de val van de Muur de enorme veelzijdigheid van het toeristische aanbod in het vakantieland Duitsland. Opdracht en doelstellingen Een radiocampagne rond de Dag van de Duitse eenheid over het thema '26 jaar val van de Muur' om zo het aantal reizigers naar Duitsland te laten toenemen en Duitsland als een veelzijdige, aantrekkelijke vakantiebestemming in Nederland te positioneren. De voorbereiding voor de spot start begin september. De radiocampagne staat gepland voor twee weken rondom de 'Dag van de Duitse eenheid'. Bovendien moet er met een Google-Adwords- of reclamecampagne worden gemaakt voor de onderliggende pagina's op de website. Doelgroep: Vooral 50-plussers, maar in tweede instantie ook 35-plussers. Seite 19 von 35
Overzicht: Periode: September/oktober 2015 Mediamix/Budget Google Adwords 2.000 bruto Set-up, incl. copywriting, monitoring, permanente optimalisering, 1 tussentijdse rapportage met adviezen en een eindrapportage Radiocampagne: 10.000 bruto Productie van een spot van 20 seconden, inkoop van doelgroepgerichte zendtijd Te promoten URL: http://www.germany.travel/nl/germanyreunified/25-perspectieven/25-perspectieven.html 2.1.6 Google-Adwordscampagnes om de website onder de aandacht te brengen Een van de belangrijkste marketingtools van de DZT is de website (www.germany.travel/nl), die wereldwijd in dertig talen bestaat. Op dit platform kan de bezoeker informatie vinden over de veelzijdige toeristische thema s en aanbiedingen in Duitsland. Deze informatie moet met 'Google adwords worden gepromoot. Behalve de Nederlandstalige website is er een aantal microsites die eveneens onder de aandacht van de bezoekers moet worden gebracht, zodat deze microsites meer worden bezocht. Voor alle Google-Adwordscampagnes geldt: Ten behoeve van de set-up, monitoring, enz. krijgt het mediabureau toegang tot het Google-Account van het Duits Verkeersbureau. Het mediabureau factureert alleen de bureaukosten aan het Duits Verkeersbureau. Het budget voor de campagnes wordt door het Hoofdkantoor in Frankfurt vrijgemaakt. Seite 20 von 35
Opdracht en doelstellingen (per onderwerp) In het bijgevoegde overzicht vindt u alle relevante informatie over de te promoten thema s op de website en microsites. Dit overzicht dient door de opdrachtnemer te worden ingevuld. De Google-Adwords advertentietekst moet zo worden ontworpen, dat deze 1. de bezoeker nieuwsgierig maakt, zodat hij klikt, 2. maar ook de bezoeker dat levert wat hij zoekt en waardoor hij dus lang op de site blijft (bounce rate) richtwaarde is een time on site van 2 minuten. Bovendien willen wij van het mediabureau ook een strategische benadering bij de structurering van de advertentiegroepen en de tijdsplanning. Dit omdat wij een aantal thema s willen promoten, die ten dele dezelfde keywords hebben. Dat betekent dat de keywords van de afzonderlijke campagnes elkaar niet mogen beconcurreren. Nieuw te ontwerpen campagnes Jaarcampagne 'Tradities & gebruiken' In het themajaar 'Tradities & gebruiken' wordt in 2015 voortgeborduurd op het positieve en moderne image van Duitsland, dat vooral in het jaar van het WK (2006) met het thema 'Op bezoek bij vrienden' is opgebouwd. 'Tradities & gebruiken' wordt als modern en 'vriendelijk' thema gecommuniceerd. Wij nodigen onze gasten uit om tradities & gebruiken zelf te ontdekken en daarover verslag uit te brengen. Hierbij ligt de focus op 'levende' tradities het 'authentieke' en de huidige verankering hiervan in de maatschappij. De focus van de campagne ligt op de thema s: Culinair Duitsland: traditionele en regionale keuken Levende traditie: feesten en gebruiken, klederdrachten en dans, culturele evenementen en festivals Kunst en handwerk: kunst en muziek, kunstnijverheid, dorpen met ambachtslieden en uitvindingen Er zal een bloggercampagne over het jaarthema worden georganiseerd, waarbij er in twee periodes wordt gereisd. In de tweede helft van het jaar wordt een kaart van Seite 21 von 35
Duitsland over het jaarthema 'Tradities & gebruiken' in een oplage van 60.000 stuks geproduceerd, die onder de betreffende doelgroepen wordt gedistribueerd. Het centrale platform is de Social Media Wall op http://www.germany.travel/joingermantradition Opdracht en doelstellingen: Verdere positionering van de veelzijdigheid en kwaliteit van het vakantieland Duitsland met betrekking tot het centrale thema in 2015 'Tradities & Gebruiken' Aandacht voor de onderliggende pagina's over het thema op de algemene website en op de Social Wall door Google-Adwords advertising Google Adwords: concept en set-up, incl. copy, monitoring en 2-maandelijkse tussentijdse rapportages met adviezen en eindrapportage. Foto s worden ter beschikking gesteld. Kwalitatief: - Hoogwaardige traffic naar de onderliggende pagina's op de website en de speciaal voor deze campagne gecreëerde Social Wall Kwantitatief: - 75.000 clicks op de Google-Adwords advertenties en de Facebook Posts/Ads, opdat ten minste 50.000 geïnteresseerden (unieke bezoekers) op de onderliggende pagina's van de website en de Social Wall komen. - Gemiddeld moet elke bezoeker 2 sites bekijken en ten minste 2 minuten op de site blijven. Daarom is het belangrijk de inhoud zo te ontwerpen en te verbeteren, dat deze doelstellingen worden bereikt. Doelgroepen: We gaan ervan uit dat de doelgroep doorgaans 50+ is. Seite 22 von 35
Overzicht: Periode: Mei t/m november 2015 Mediamix/budget: Google Adwords 20.000 bruto Te promoten URL: http://www.germany.travel/nl/stedencultuur/tradities-gebruiken/tradities-gebruiken.html http://www.germany.travel/joingermantradition Gezinsvakantie in Duitsland Duitsland is sinds jaren het populairste vakantieland bij de Nederlanders, in het bijzonder bij de doelgroep 50+. Het is de uitdaging voor de ontwikkelaars van de nieuwe campagne om gezinnen met kinderen in de leeftijd van 3 tot 12 jaar nog meer voor het veelzijdige gezinsaanbod in Duitsland enthousiast te maken. Behalve het aantrekkelijke aanbod, de nabijheid en de goede prijs-kwaliteitverhouding heeft Duitsland de laatste jaren aanbiedingen voor deze doelgroep laten kwalificeren, zoals gezinsvriendelijke overnachtingsmogelijkheden. Deze zijn toegespitst op behoeften van deze doelgroep. Met de slogan 'Vakantie vieren is kinderspel' in Duitsland er is zo veel te beleven moet Duitsland als gezinsvriendelijk vakantieland bij de doelgroep duurzaam worden gepositioneerd. Behalve advertenties, nieuwsletter en een printbijlage wordt ook een microsite voor de campagne ontwikkeld, die het veelzijdige aanbod in Duitsland moet afbeelden en waarop de toeristische partners uit Duitsland hun aanbod kunnen presenteren. Deze microsite en de content op de website staan centraal bij de marketingactiviteiten. Seite 23 von 35
Opdracht en doelstellingen Positionering van Duitsland als vakantiebestemming met een veelzijdig en op gezinnen toegespitst aanbod, als alternatief voor Oostenrijk en Frankrijk De USP s zijn veelzijdigheid, nabijheid en een goede prijs-kwaliteitverhouding. Promotie van de microsite Kwalitatief hoogwaardige traffic op de microsites, overeenkomstig de definitie van hieronder genoemde doelgroepen Kwantitatief: minimaal 50.000 clicks na de microsite, ten minste 35.000 unieke bezoekers Doelgroep: Gezinnen met kinderen van 3 t/m 12 jaar Overzicht: Periode: Vanaf mei 2015 Mediamix/Budget: Google Adwords 15.000 bruto Set-up, incl. copywriting, monitoring, permanente optimalisering, 4 tussentijdse rapportages met adviezen en een eindrapportage Te promoten URL: http://www.germany.travel/nl/reisinformatie/gezinnen/gezinnen.html Url van de microsite wordt na voltooiing ingediend. Seite 24 von 35
2.1.7 Uitwerking van mediaplannen voor Duitse partners Bovendien verzoekt het Duits Verkeersbureau een uurtarief aan te geven voor het uitwerken van eventueel op te stellen mediaplannen voor Duitse partners. Wij gaan van een bedrag van 20.000 (bruto) uit. 2.1.8 Marketingactiviteiten voor het eerste kwartaal van 2016 Voor het eerste kwartaal van 2016 wordt een budget van 20.000 ter beschikking gesteld om marketingactiviteiten te bedenken en uit te voeren. Seite 25 von 35
3. Vereisten waaraan de offerte moet voldoen bij de aanbesteding (geldt voor alle bovengenoemde opdrachten) De campagnes moeten specifiek op de Nederlandse markt zijn gericht. De gekozen media dienen relevant en doelgroepgericht te zijn, een groot bereik te hebben en kwalitatief hoogwaardige traffic naar de te promoten URL s te genereren. Naast de doelgroepgerichte inzet van media hechten wij ook veel waarde aan het totale bereik en de strategische plaatsing binnen de gekozen media van alle reclamemiddelen (zoals advertorials). In de te ontwikkelen mediaplannen moeten de offline- en onlinemedia worden opgevoerd met - de bijbehorende reclamemiddelen - motivering van de keuzes - beschrijving van de plaatsing van reclamemiddelen binnen deze media - het aantal Nederlanders dat bereikt zal worden - de te verwachten dan wel gegarandeerde clicks naar de benoemde URL s. 4. Voorwaarden voor samenwerking De werkzaamheden dienen steeds in overeenstemming te zijn met de beschrijving van de werkzaamheden. Er zijn ten minste 3 bijeenkomsten tussen het mediabureau en het Duits Verkeersbureau gepland. Deze werkzaamheden mogen uitsluitend op de Nederlandse markt worden uitgevoerd voor het Duits Verkeersbureau en het Vakantieland Duitsland. Alle bedrijfsinformatie en -strategieën vallen onder de geheimhoudingsplicht. Deze en alle beschikbaar gestelde arbeidsmiddelen mogen niet of uitsluitend na overleg met het Duits Verkeersbureau voor andere opdrachtgevers/doeleinden worden gebruikt. Alle aankopen moeten worden verkregen door aanbesteding aan leveranciers en dienstverleners. Het DUITS VERKEERSBUREAU kan het overleggen van bewijzen eisen. Seite 26 von 35
Bij de aanbesteding van de opdracht (conform het Duitse aanbestedingsreglement VOL/A) worden de algemene voorwaarden voor de uitvoering van verrichtingen (VOL/A) onderdeel van het contract. Alle offertes moeten juridisch bindend ondertekend zijn; de genoemde voorwaarden zijn tot aan het einde van het project bindend. 5. Periode voor de campagnes en werkzaamheden De promotie van de hierboven genoemde campagnes begint met het toezenden van de toeslag. De gedetailleerde planning dient aan de hierboven genoemde campagnebeschrijving te worden ontleend of aan de bijgevoegde Excel-sheet (bijlage 1). 6. Beoordelingscriteria Wij geven de voorkeur aan een bureau dat ervaring heeft op het gebied van toeristische communicatie. De beoordelingscriteria zijn als volgt: Doelgroepgerichtheid en themageoriënteerdheid van de uitgekozen 30% media en strategische plaatsing binnen deze media Hoeveelheid kwalitatief hoogwaardige traffic naar de 35% verschillende campagne-url s, beschreven minimale aantal clicks Kosten voor het bureau voor de ontwikkeling, uitvoering, monitoring en optimalisatie, opmaken van rapportages 35% Seite 27 von 35
7. Termijn indienen offerte/gunnings- en contractsluitingstermijn Wij verzoeken u de offerte in tweevoud in dubbel gesloten enveloppen in te dienen bij: Duits Verkeersbureau Manuela Hagener/Christin Müller Haaksbergweg 51, 1101 BR Amsterdam tot uiterlijk 13 april 2015 om 12:00 uur Onderwerp: Aanbesteding Mediabureau Duits Verkeersbureau 2015/2016 Offertes die na het hierboven genoemde tijdstip binnenkomen, kunnen bij het verlenen van de gunning helaas niet meer in de procedure meegenomen worden. Gunnings- en contractsluitingstermijn: 30 april 2015 8. Aanspreekpartners bij vragen: Manuela Hagener tel. +31 (0)20-311 39 26 E-mail: manuela.hagener@germany.travel Christin Müller tel. +31 (0)20-311 39 22 E-mail: christin.mueller@germany.travel Seite 28 von 35
Contract met het mediabureau: De Deutsche Zentrale für Tourismus (DZT) heeft als marketingorganisatie voor het vakantieland Duitsland de doelstelling het positieve imago van vakantieland Duitsland te versterken en tegelijkertijd het toerisme in en naar Duitsland te vergroten. Daarom is de DZT wereldwijd aanwezig in de belangrijkste buitenlandse markten, met dertig kantoren die verdeeld zijn over zes regionale managementorganisaties. In Duitsland bundelt het Duits Verkeersbureau de supraregionale marketingactiviteiten. In de basis analyseert en monitort de DZT de markt, bundelt zij supraregionaal thematische vakantieproducten en geeft hieraan via uitgebreide marketingactiviteiten bekendheid. De DZT geeft het mediabureau de opdracht voor de werkzaamheden zoals genoemd onder Beschrijving van de werkzaamheden. Het mediabureau accepteert de opdracht en zegt nauwe samenwerking met de DZT toe. 1. Samenwerking 1.1. De partijen werken samen op vertrouwensbasis en lichten elkaar onmiddellijk in bij afwijkingen van de afgesproken handelwijze of bij twijfel over de juistheid van de handelwijze van de ander. 1.2. Het mediabureau meldt het onmiddellijk aan de DZT, wanneer het ziet dat opgaves en verzoeken foutief, onvolledig, onduidelijk of niet uitvoerbaar zijn. Ook de vermeende gevolgen hiervan worden door het mediabureau onmiddellijk aan de DZT gemeld. 1.3. De contractpartijen melden elkaar wie de aanspreekpartner en zijn/haar plaatsvervanger zijn. Deze leiden de uitvoering van de contractuele betrekkingen voor hun contractpartij op verantwoordelijke en deskundige wijze. 1.4. Veranderingen in de genoemde personen moeten de partijen elkaar telkens onmiddellijk mededelen. Tot het tijdstip waarop een dergelijke mededeling is gedaan, gelden de hiervoor benoemde aanspreekpartners en/of hun plaatsvervangers als berechtigd om in het kader van de contractbedingingen verklaringen af te leggen en aan te nemen. 1.5. De aanspreekpartners houden elkaar regelmatig op de hoogte over voortgang en hindernissen bij het doorvoeren van de contractbepalingen. Zo kan eventueel sturend worden ingegrepen bij de uitvoering van het contract. Tenzij anders overeengekomen is, vindt werkoverleg plaats in het kantoor van de DZT Amsterdam. De bijeenkomsten worden in onderling overleg en met regelmatige tussenpozen vastgelegd. Seite 29 von 35
2. Verrichtingen van het mediabureau 2.1. Het mediabureau is verantwoordelijk voor de onder Beschrijving van de werkzaamheden genoemde werkzaamheden. 2.2. Alle producties en andere materialen worden in een gangbaar, onmiddellijk bruikbaar, digitaal formaat ter beschikking gesteld. 2.3. Voor een werkoverleg stelt het mediabureau een gespreksprotocol op, dat ze de DZT binnen een afgesproken tijdsbestek ter controle en vrijgave doet toekomen. De vrijgave van het protocol door de DZT gebeurt eveneens binnen een afgesproken tijdsbestek. 2.4. In geval van gegevensverlies worden alle benodigde gegevens opnieuw overgedragen, zonder extra kosten. 3. Taken en plichten 3.1. De DZT ondersteunt het mediabureau bij de vervulling van de in het contract overeengekomen verplichtingen. Dit betekent met name dat de DZT het mediabureau van informatie moet voorzien die voor de uitvoering van de aangenomen taken nodig is. 3.2. De DZT moet de geleverde prestaties binnen een redelijke tijdspanne controleren en goedkeuren. 3.3. Beide partners zijn in het kader van de contractafwikkeling verplicht meerdere keren per werkdag hun e-mail te controleren en binnen een redelijke tijdspanne te reageren op vragen en dergelijke. 4. Privacywaarborg Gegevens van de DZT, die in het kader van de contractafhandeling met het mediabureau gedeeld zijn, moeten met de zorgvuldigheid van een goed koopman worden behandeld. Met het overhandigen van de gegevens worden uitsluitend de rechten overgedragen die voor de contractvervulling noodzakelijk zijn. Dit geldt in het bijzonder ook bij de overdracht van gegevens die benodigd zijn voor externe dienstverleners en voor de overige uitvoering van de opdracht. Seite 30 von 35
5. Deelname van derden Indien in het kader van de contractvervulling derde partijen een belangrijk deel van de werkzaamheden voor het mediabureau zullen verrichten, moet hiervoor uitdrukkelijke toestemming van de DZT worden verkregen. 6. Deadlines 6.1. De contractpartijen leggen deadlines indien mogelijk schriftelijk vast. Indien deadlines bindend zijn, moeten deze steeds schriftelijk vastgelegd worden en als bindend gekenmerkt worden. Dit betekent dat het missen ervan door een van de contractpartijen volgens het Duits Burgerlijk Wetboek 286 lid 2 nummer 1 en 2 als verzuim zonder ingebrekestelling geldt. 6.2. Voor het niet nakomen van een overeenkomst op grond van overmacht (bijvoorbeeld noodweer, algemene storingen in het telecommunicatienetwerk, etc.) en omstandigheden waarvoor de DZT verantwoordelijk is (bijvoorbeeld het niet tijdig verlenen van medewerking, vertraging door derde partijen, etc.) hoeft het reclamebureau geen verantwoording te nemen. De partners stellen elkaar onmiddellijk op de hoogte in het geval van vertraging door overmacht. 7. Veranderingen van werkzaamheden 7.1. In geval de DZT de contractueel vastgelegde omvang van de door het mediabureau te leveren werkzaamheden wil veranderen, dan moet deze gewenste verandering schriftelijk worden overgebracht. 7.2. Na controle van de gewenste verandering zet het reclamebureau uiteen wat deze verandering betekent voor de betreffende overeenkomst. Deze uiteenzetting bevat of een gedetailleerd voorstel voor de uitvoering van de gewenste verandering of verklaart waarom deze verandering niet uitvoerbaar is. 7.3. De contractpartijen hebben onmiddellijk contact over de inhoud van een voorstel ter uitvoering van de gewenste verandering. Als tijdens dit contact overeenstemming bereikt wordt, wordt de gewijzigde passage van het contract als supplement aan het contract toegevoegd. 7.4. Wanneer er geen overeenstemming bereikt kan worden, worden de oorspronkelijk afgesproken werkzaamheden aangehouden. Seite 31 von 35
7.5. De door de veranderingen getroffen deadlines worden met wederzijdse goedkeuring opnieuw vastgesteld. Hierbij worden meegenomen de termijn voor de controle, de termijn van het overleg over de gewenste verandering en eventueel de termijn van de uit te voeren veranderingen. 8. Vergoeding en betaling 8.1. Het mediabureau ontvangt voor haar werkzaamheden een vergoeding volgens de Beschrijving van de werkzaamheden. Alle betalingen vinden plaats nadat de werkzaamheden verricht zijn en binnen 14 kalenderdagen, na overhandiging van een controleerbare rekening. Mochten veranderingen in de werkzaamheden nodig zijn op grond van projectgebonden, zakelijke redenen, dan kan het mediabureau alleen aanspraak maken op vergoeding van de tot op dat moment geleverde werkzaamheden. 8.2. Onkosten, zoals reis- en overnachtingskosten en in het kader van de binnen het project vallende extra vergoedingen voor derden, zijn reeds betaald in de hierboven genoemde vergoedingen. 8.3. Alle in het contract opgenomen vergoedingen zijn exclusief de wettelijk vastgestelde omzetbelasting. 9. Rechten 9.1. Het mediabureau draagt tijdig, onherroepelijk en voor onbepaalde tijd over aan de DZT alle overdraagbare auteursrechtelijke en andersoortige bevoegdheden voor de wereldwijde publicatie, reproductie en het gebruik op elke mogelijke manier van de onder dit contract uitgevoerde werkzaamheden. Dit is met inbegrip van alle denkbare rechten op ontwerpen en voor exclusief gebruik. Het betreft in het bijzonder, maar niet uitsluitend, het gebruik zoals opgesteld onder Beschrijving van de werkzaamheden. Ook het geven van de rechten aan derden en veranderingen aan de producties mag plaatsvinden zonder toestemming van de auteur. Uitgesloten van deze overdrachtsplicht zijn de rechten van het mediabureau op het eigen planningsprocedé, de softwareprogramma s en de media-inkoopmethoden die de ondernemingsspecifieke knowhow van het bureau bepalen. Op grond van de taakstelling is het noemen van de auteur in samenhang met de producties niet mogelijk. 9.2. Het mediabureau zorgt dat het geheel van werkzaamheden, dat de DZT in het kader van dit contract ontvangt, niet met auteursrechten, eigendomsrechten en andere rechten van derden belast is. De DZT moet tijdig op de hoogte gesteld worden, indien in Seite 32 von 35
bijzondere gevallen deze vrijstelling van rechten niet mogelijk is, vóór de uitvoering van de betreffende projecten en maatregelen. De DZT controleert de gebruiksrechten van het materiaal dat door de DZT zelf en/of door haar partners ter beschikking wordt gesteld. Het mediabureau wijst hierbij op aanwijsbare tekortkomingen 9.3. De bovenstaande overdracht of vrijstelling van rechten is met de betaling van de respectievelijke vergoeding vereffend. 9.4. Alleen de DZT heeft het recht de onder dit contract gemaakte producties of delen hiervan als merknaam nationaal of internationaal te laten beschermen. Het mediabureau ondersteunt de DZT bij de aanmelding van de merknaam en zorgt ervoor dat hierbij geen afbreuk wordt gedaan aan rechten van derden. 10. Aansprakelijkheid 10.1. De vrijgave van het voorstel stelt het mediabureau niet vrij van aansprakelijkheid tegenover derden of de DZT. 10.2. In het geval dat maatregelen in strijd zijn met voorschriften binnen het concurrentierecht, het auteursrecht, speciale reclamewetgeving en de telecomwet, moet het mediabureau zijn bezwaren schriftelijk kenbaar maken. 11. Geheimhouding 11.1. De door de andere contractpartij overgedragen bewijsstukken, gedeelde kennis en ervaringen mogen uitsluitend voor het doel van dit contract worden gebruikt en niet toegankelijk worden gemaakt voor derden. Uitzondering hierop is wanneer het voor hun doel toegankelijk gemaakt moet worden voor derden of wanneer het reeds bekend is bij derden. Bij de uitvoering van het contract betrokken personen zoals freelancers, onderuitvoerders, etc. worden niet beschouwd als derden. 11.2. Bovendien beloven de contractpartijen geheimhouding over de inhoud van dit contract en over de bij de uitvoering hiervan verworven kennis. 11.3. Het mediabureau verplicht zich bedrijfsgeheimen van de DZT, bekend geworden door de samenwerking met de DZT, geheim te houden. Deze geheimhoudingsplicht geldt voor de volledige duur van dit contract. Het mediabureau zorgt dat een gelijksoortige Seite 33 von 35
geheimhoudingsplicht in acht genomen wordt door zijn medewerkers en andere betrokkenen. 11.4. Als een van de contractpartijen dit verlangt, moeten de door deze partij overgedragen documenten worden geretourneerd nadat het contract is beëindigd. Dit betreft onder meer strategiedocumenten, briefings, etc. 11.5. Persverklaringen, inlichtingen, etc., waarin de ene contractpartij de andere partij noemt, moeten vooraf worden goedgekeurd ook per e-mail. 12. Concurrentiebeding 13. Overige Het mediabureau verplicht zich zonder voorgaande toestemming van de DZT geen werkzaamheden voor een ander Europees Verkeersbureau te verrichten. De toestemming mag niet onredelijk geweigerd worden. 13.1. De overdracht van vorderingen mag alleen met voorgaande schriftelijke toestemming van de andere contractpartij. De toestemming mag niet onrechtvaardig worden geweigerd. 13.2. Een retentierecht kan uitsluitend wegens tegenvorderingen uit de betreffende contractuele bedinging geldig gemaakt worden. 13.3. Het mediabureau mag de DZT op zijn website of in andere media als referentie noemen. 14. Slotbepalingen 14.1. Alle veranderingen en toelichtingen op contractuele overeenkomsten moeten als bewijsmateriaal schriftelijk worden vastgelegd. Opzeggingen moeten ook schriftelijk plaatsvinden. Meldingen die schriftelijk gedaan moeten worden, kunnen ook per e-mail plaatsvinden. 14.2. Wanneer afzonderlijke bepalingen in deze algemene voorwaarden helemaal of deels onwerkzaam zijn of worden, wordt de werkzaamheid van de overige bepalingen hierdoor niet beïnvloed. De partijen vervangen in dit geval de ongeldige bepaling door een werkzame bepaling, die zoveel mogelijk overeenstemt met het economische doel van de ongeldige bepaling. Hetzelfde geldt voor eventuele hiaten in de overeenkomst. 14.3. Algemene voorwaarden van het mediabureau zijn geen onderdeel van het contract. 14.4. Voor zover dit contract geen afsluitende regeling bevat, geldt subsidiair VOL/B. Seite 34 von 35
15. Plaats van handeling, bevoegde rechtbank Plaats van handeling en bevoegde rechtbank is voor beide partijen Frankfurt am Main, voor zover het beroep ontvankelijk is. Seite 35 von 35