VEILIGHEID & BEVEILIGING REGLEMENT CAMERATOEZICHT UNIVERSITEIT MAASTRICHT Dit reglement ziet toe op het cameratoezicht op de terreinen en in de panden van de Universiteit Maastricht. Met behulp van camera s kan permanent worden gefilmd. De beeldinformatie wordt, onder andere gestuurd door bewegingsdetectie, digitaal vastgelegd. Het digitaal vastleggen van beeldinformatie is een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. Daar waar cameratoezicht op de terreinen en binnen de panden van de Universiteit plaatsvindt wordt dit conform de toepasselijke regelgeving aangegeven. Het reglement is totstandgekomen na bestudering van diverse reglementen van andere universiteiten en universitaire medische centra. Er is gebruik gemaakt van de artikelen, die het meest aansluiten bij het gebruik op de Universiteit Maastricht. Het reglement geeft een beschrijving van taken, verantwoordelijkheden en procedures over het cameratoezicht, met het oog op een integer gebruik van het camerasysteem en de bescherming van de privacy. Artikel 1. Doel van het cameratoezicht Cameratoezicht op de terreinen en in de panden van de Universiteit Maastricht is een ondersteunend middel bij de bescherming van medewerkers, studenten en relaties, alsmede bij de beveiliging van de eigendommen van de universiteit en de medewerkers, studenten en relaties. Artikel 2. Begripsbepaling 1. bedienen: het doen functioneren, gebruiken en gebruik maken van; 2. beeldinformatie: de door het camerasysteem verkregen en geregistreerde filmbeelden. Beeldinformatie is onderdeel van het begrip verwerken van persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. 3. beheer : zorg voor de continuïteit van het cameratoezicht; 4. : medewerker UM die is belast met het beheer van het 5. camerasysteem: het geheel van al dan niet zichtbare - camera s, monitoren, opnameapparatuur, verbindingskasten, verbindingen en bevestigingen of andere wijze van datatransport van beeldmateriaal en of apparatuur; 6. centralist: de door de UM benoemde medewerker die de beelden live bekijkt en die is belast met het bedienen van het camerasysteem. Onder het begrip centralist valt tevens de portier / receptionist, die vanuit zijn pand gebonden ruimte zijn systeem bedient. 7. college: het College van Bestuur van de Universiteit Maastricht. blad 1
8. computervloer: de besloten ruimte waar de server staat waarop de opgenomen filmbeelden geregistreerd staan. 9. directeur: een directeur van een beheerseenheid van de Universiteit Maastricht 10. geautoriseerde medewerker: de (beveiligings) medewerker die bevoegd toegang heeft tot, c.q. werkt in de tot video-observatieruimte benoemde ruimte. 11. incident: een waargenomen gedraging, ongeval of andere gebeurtenis die vraagt om optreden. 12. operationeel beheer: de dagelijkse leiding over de bediening van het 13. operationeel : de leidinggevende functionaris van de centralisten 14. receptie / portiersloge: de ruimte van waaruit een portier of receptionist de live beelden kan bekijken. 15. technisch beheer : de zorg voor het technisch functioneren van het 16. technisch : de door de UM benoemde medewerker die is belast met het technisch beheer; 17. verantwoordelijke : houder van het camerasysteem, i.c. het College van Bestuur van de Universiteit Maastricht. 18. verwerken: Onder verwerken van persoonsgegevens wordt verstaan: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding, of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen, of vernietigen van gegevens. Ook elke afzonderlijke handeling valt daaronder. 19. video - observatieruimte: de besloten ruimte van waaruit de beelden via de opnameapparatuur kunnen worden teruggekeken. Dit kan een voor de gelegenheid gekozen ruimte zijn waar middels technische voorzieningen de filmbeelden kunnen worden teruggekeken. Artikel 3. Taken en verantwoordelijkheden 1. Het cameratoezicht geschiedt onder verantwoordelijkheid van het college, de houder van het camerasysteem. 2. De van het camerasysteem is de door de directeur van de Facilitaire Dienst (FD) aangewezen medewerker. 3. Het technisch beheer van het cameratoezicht geschiedt onder verantwoordelijkheid van de. 4. De operationeel wordt benoemd door de. 5. De beelden kunnen live worden bekeken door centralisten. 6. Centralisten worden benoemd door de. 7. Ingeval van een incident meldt de centralist dit bij de geëigende instantie (politie, brandweer, spoedeisende medische hulpverlening (ambulance), Hoofd Calamiteiten Organisatie of de ). 8. Afstemming vindt plaats met de functioneel gebouw. blad 2
Artikel 4. De computervloer 1. De ruimte is gevestigd op een centrale computervloer ten bate van de Universiteit Maastricht. 2. De ruimte is 24 uur per dag toegankelijk voor geautoriseerd personeel. 3. De ruimte is beveiligd tegen inbraak en vandalisme. 4. De ruimte is uitsluitend toegankelijk met toestemming van de Centrale Computervloer. Artikel 5. Bediening van het camerasysteem Bevoegd tot het bedienen van het camerasysteem c.q. het live bekijken van beelden zijn: - de centralist; - de operationeel ; - de ; - de geautoriseerde medewerker. Artikel 6. Het verwerken van beeldopnamen 1. Bevoegd tot het verwerken van beeldopnamen zijn: - de centralist; - de operationeel ; - de ; - de geautoriseerde medewerker; - derden (leverancier en onderhoudsfirma van het systeem), indien dat functioneel noodzakelijk is en uitsluitend met toestemming van de. 2. Onder het verwerken van beeldopnamen wordt ook begrepen het terugkijken van (digitale) opnamen en het vastleggen van beeldinformatie op CD/DVD-ROM of een andere wijze van dataopslag. Artikel 7. Het plaatsen van camera s 1. Op aanvraag van de gebouw kunnen camera s geplaatst worden. Aanvraag wordt gedaan bij de. 2. In bijzondere omstandigheden kunnen op de terreinen en in de panden van de UM tijdelijk verborgen camera s worden ingezet bij de bescherming en beveiliging van personen en zaken indien andere middelen niet tot het gewenste resultaat hebben geleid. Dit geschiedt in overleg met de directeur en gebouw van de betrokken beheerseenheid met inachtname van de persoonlijke levenssfeer. 3. De toestemming van de directeur en de gebouw wordt schriftelijk vastgelegd. Artikel 8. Verslaglegging en rapportage 1. Van het gebruik van het camerasysteem wordt een logboek bijgehouden. 2. Het logboek is vertrouwelijk. blad 3
3. In het logboek wordt vermeld: naam van de dienstdoende centralist, datum, tijd en bijzonderheden, zoals: storingen, incidenten, meldingen, vordering van beeldinformatie etc. 4. Buiten gebruik wordt het logboek opgeborgen in een afgesloten kast. 5. Elke geconstateerde bijzonderheid of onregelmatigheid wordt onverwijld gemeld bij de. 6. Per kwartaal wordt een rapportage uitgebracht over incidenten, het gebruik van het logboek, de bevindingen met de registratie en het raadplegen van het materiaal. 7. De technisch meldt de technische bijzonderheden aan de. 8. De legt verantwoording af aan de directeur van de Facilitaire Dienst en informeert de gebouws van de beheerseenheden, die gebruik maken van camera s. Artikel 9. Integriteit, privacy en rechten van de geregistreerde 1. De opgeslagen beeldinformatie wordt uitsluitend gebruikt voor de doelstellingen van het cameratoezicht. 2. Het cameratoezicht wordt kenbaar gemaakt bijvoorbeeld door middel van borden bij terreinen en de ingangen van de panden van de Universiteit Maastricht. 3. De beeldinformatie wordt maximaal 3 dagen bewaard tenzij een bijzondere wet een langere bewaartermijn voorschrijft. 4. Indien de camera een incident vastlegt, mogen de beelden bewaard worden tot het geconstateerde incident is afgehandeld. 5. Onbevoegden hebben geen toegang tot het camerasysteem. 6. Het camerasysteem is elektronisch beveiligd tegen onbevoegd gebruik. 7. De onder 5 en 6.1 genoemde functionarissen gaan vertrouwelijk en integer om met de kennis die zij tot zich krijgen met het cameratoezicht, in het bijzonder met betrekking tot de privacy van derden. Zij dienen daartoe een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Artikel 10. Rechten van betrokkenen 1. Betrokken persoon, wiens gegevens zijn verwerkt, heeft naast het recht op verzet recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens. Een schriftelijk verzoek hiertoe dient bij het college te worden ingediend. 2. Klachten over de toepassing van het camerasysteem en over het gedrag van de bij het cameratoezicht betrokken medewerkers worden schriftelijk ingediend bij het college en worden afgehandeld conform de daarvoor geldende procedure. 3. Het college zal binnen 6 weken na datum ontvangst van een schriftelijk verzoek of klacht reageren. Artikel 11. Uitgifte van beeldinformatie 1. Beeldinformatie wordt slechts aan derden, waaronder opsporingsambtenaren en rechter commissaris, verstrekt op vordering en op basis van een wettelijke grondslag. blad 4
2. Deze vordering wordt direct gecommuniceerd met het college. 3. Het college kan hierop mondeling beslissen met een schriftelijke bevestiging achteraf. 4. De beeldinformatie wordt op CD/DVD-ROM of een ander digitaal medium verstrekt. 5. De derde legitimeert zich vooraf ten overstaan van de. 6. De CD/DVD-ROM of ander medium waarop beeldinformatie is opgeslagen wordt gemerkt en geregistreerd door de centralist dan wel de operationeel. 7. De derde tekent voor ontvangst. Artikel 12. Inzagerecht beeldinformatie aan derden 1. Inzage van beeldmateriaal aan derden wordt uitsluitend gegeven met inachtname van de bepalingen in artikel 8 Wet Bescherming Persoonsgegevens. 2. Het verzoek dient ingediend te worden bij het college. 3. Het college beslist na weging van de belangen binnen twee werkdagen op de aanvraag. 4. De verzoeker dient zich, ter vaststelling van zijn identiteit, in persoon te vervoegen bij de of de operationeel. 5. Personen die inzage in beeldinformatie krijgen tekenen een inzagenverklaring. Artikel 13 Wijze van openbaarmaking 1. Dit reglement is via navolgende bestuurlijke gremia aangeboden: - DOF-R (discipline overleg Randwyck faculteiten); - DOF-B (discipline overleg Binnenstad faculteiten); - CBB (coördinerend beraad bedrijfsvoering); - CvB (College van Bestuur); - Universiteitsraad; - LO (lokaal overleg). 2. Door middel van mail aan alle medewerkers en studenten wordt de inwerkingtreding van dit reglement kenbaar gemaakt. 3. Het reglement wordt geplaatst op UM site. Artikel 14. Aanmelding van het cameratoezicht bij het CBP De Universiteit Maastricht meldt dit reglement cameratoezicht bij het College Bescherming Persoonsgegevens aan in verband met de digitale opslag en de bewaarduur van drie dagen. blad 5