Agenda Ledengroepvergadering Ledengroep Openbaar Accountants op 16 december 2013 Bijeenkomst van de Ledengroepvergadering van de Ledengroep Openbaar Accountants, die zal worden gehouden op maandag 16 december in Theater en Congrescentrum Spant!, Dr. A. Kuyperlaan 3, 1402 SB te Bussum, van 13.00 tot 13.45 uur. Ontvangst en registratie van 12.30 tot 13.00 uur. 1. Opening en mededelingen 2. Aanwijzen stembureau Aanwijzing vindt plaats overeenkomstig artikel 16 van de ontwerp Nadere voorschriften ledengroep openbaar accountants 3. Benoemingen bestuur en rooster van aftreden a. Benoeming bestuursleden Voorgesteld wordt om de volgende zes personen te benoemen tot lid van het bestuur van de Ledengroep Openbaar Accountants (bijlage 1): J.G. (Jan Gijsbert) Bakker RA D.J. (Dirk) ter Harmsel AA FB P. (Peter) Jongerius RA drs. J.L.C. (Joris) Joppe RA drs. M. (Marco) Moling RA AA H.J.L. (Bert) Willems AA b. Benoeming voorzitter Voorgesteld wordt D.J. ter Harmsel AA FB te benoemen als voorzitter c. Benoeming plaatsvervangend voorzitter Voorgesteld wordt drs. M. Moling RA AA te benoemen als plaatsvervangend voorzitter d. Vaststelling rooster van aan- en aftreden Vaststelling van het rooster van aan- en aftreden (bijlage 2) 4. Nadere voorschriften Vaststelling van de volgende concept nadere voorschriften: a. Nadere voorschriften ledengroep openbaar accountants (bijlage 3) 1
5. Strategische doelstellingen en plannen voor 2014 Presentatie over de strategische doelstellingen van de ledengroep openbaar accountants voor 2014 6. Uitslag van de stemmingen Uitslag van de stemmingen onder agendapunt 3 7. Rondvraag 8. Sluiting 2
Bijlage 1 Voordracht bestuursleden Ledengroep Openbaar Accountants op 16 december 2013 In oktober 2011 is het eerste bestuur van de Ledengroep openbaar accountants door het gezamenlijk NIVRA-NOvAA bestuur geïnstalleerd. Dit vond plaats na een openbare oproep en een zorgvuldig proces van werving en selectie door een voordrachtscommissie bestaande uit Huub Wieleman (namens bestuur NIVRA) en Alex van der Meer (namens bestuur NOvAA). Eind 2012 is Jaap Hetebrij (die lid werd van het Algemeen Bestuur NIVRA) in het LOA-bestuur vervangen door Peter Jongerius. De omvang van het LOA-bestuur is destijds bepaald op zes personen. In principe wordt hierbij gestreefd naar een evenredige verdeling van kleine kantoren, middelgrote kantoren en grote kantoren (elk twee bestuursleden). Een tussentijdse verschuiving in de werkomgeving van een bestuurslid leidt overigens niet automatisch tot een aanpassing in het bestuur. Eveneens wordt in het LOA-bestuur gestreefd naar een gelijke verdeling tussen RA s en AA s. Het huidige LOA-bestuur is van mening dat de samenstelling een goede en representatieve vertegenwoordiging is van de gevarieerde achterban van accountantskantoren. Voorgesteld wordt om de volgende zes personen te benoemen tot lid van het bestuur van de Ledengroep Openbaar Accountants per 16 december 2013: J.G. (Jan Gijsbert) Bakker RA D.J. (Dirk) ter Harmsel AA FB P. (Peter) Jongerius RA drs. J.L.C. (Joris) Joppe RA drs. M. (Marco) Moling RA AA H.J.L. (Bert) Willems AA Jan Gijsbert Bakker Jan Gijsbert Bakker (1959) is zijn hele carrière in dienst geweest bij KPMG, in diverse rollen zowel in de accountantspraktijk als in de adviespraktijk (due diligence). Daarnaast heeft Jan Gijsbert diverse management functies binnen de KPMG organisatie bekleed, waaronder tot 2013 lid van de Raad van Bestuur met verantwoordelijkheid voor de accountantspraktijk. Jan Gijsbert levert graag een bijdrage aan een stevige en professionele beroepsorganisatie. Daartoe heeft hij eerst KPMG vertegenwoordigd in het Overlegplatform Accountantskantoren (OPAK) en is vervolgens overgestapt naar het Ledengroepbestuur Openbaar Accountants. Zijn aandacht gaat met name uit naar projecten die gericht zijn op het verbeteren van kwaliteit van het vak door training en opleiding. Verder heeft hij bijzondere aandacht voor de relatie NBA, 1
Bijlage 1 toezichthouder en kantoren. Het accountantsvak moet zijn glans weer terugkrijgen zodat ook in de toekomst getalenteerde mensen zich aangetrokken voelen tot het vervullen van deze belangrijke rol in het economische verkeer. Ik zet me daar graag voor in. Dirk ter Harmsel Dirk ter Harmsel (1961) werkt sinds september 1984 bij Alfa Accountants en Adviseurs. Vanaf 1 oktober 2010 is hij directeur vaktechniek accountancy. Daarvoor heeft hij leiding gegeven aan de vestigingen in Oost Gelderland. In de periode 2004 tot en met 2008 was Dirk ter Harmsel bestuurslid van de NOvAA, het laatste jaar tevens voorzitter. In 2009-2010 was hij lid van de accountantskamer te Zwolle. Die functie heeft hij moeten opgeven toen hij in juli 2010 weer werd gekozen in het bestuur van de NOvAA. Sinds januari 2013 is hij plaatsvervangend voorzitter van de NBA. Dirk ter Harmsel heeft de ambitie om de NBA een belangrijke en toegankelijke organisatie voor de leden te laten zijn: Mijn streven is dat iedere accountant de meerwaarde ervaart van het lid zijn. Ik leg daarbij de nadruk op de accountants werkzaam in het openbare beroep en in het bijzonder op de accountants werkzaam in het MKB. De accountantstitel brengt verplichtingen met zich, wat de basis is voor het onderscheidend vermogen. Ik wil mij ervoor inzetten om die verplichtingen te beperken tot het noodzakelijke om onderscheidend te kunnen zijn. Peter Jongerius Peter Jongerius (1962) heeft na kortstondige positie binnen een interne accountantsdienst zijn carrière vervolgd bij PwC. In de accountantspraktijk heeft Peter Jongerius vervolgens diverse markt- en managementrollen vervuld. Als lid van de Directie van PwC Accountants nv stuurt hij sinds 2009 de praktijk aan van niet beursgenoteerde ondernemingen, waaronder het familiebedrijf. Daarnaast is Peter eveneens verantwoordelijk voor de Compliance Services activiteiten, waaronder de samenstellingspraktijk. Hiermee heeft hij een brede blik op de openbare accountantspraktijk. Peter staat voor een op kwaliteit gebaseerde vertrouwenspositie van de openbaar accountant. Vanuit zijn rol binnen de Ledengroep Openbaar Accountants wil hij graag bijdragen aan initiatieven die voorzien in een kwaliteitsimpuls en tevens wil hij een bijdrage leveren aan de discussie over een transparant normenkader. Daardoor zal de positie van openbaar accountant ook in de toekomst van grote relevantie zijn voor een betrouwbare informatievoorziening binnen het maatschappelijk speelveld van ondernemingen en publieke organisaties. 2
Bijlage 1 Joris Joppe Joris Joppe (1973) is zakelijk opgegroeid in de internationale controlepraktijk. Na 11 jaar in Nederland en 2 jaar in Canada voor Ernst & Young gewerkt te hebben, is hij samen met twee partners in 2005 Coney begonnen. Bij Coney is hij medeverantwoordelijk voor de MKB controlepraktijk waarbij de focus ligt op inzet van innovatieve controletechnieken. Joris was betrokken bij de oprichting van de hervormingsbeweging TUACC. Om ook op bestuurlijk niveau iets bij te kunnen dragen, neemt hij graag zitting in het Ledengroepbestuur Openbaar Accountants. Zijn focus zal met name liggen op het verder ontwikkelen van permanente educatie als driver voor toegevoegde waarde en kwaliteit en de bevordering van innovatie in de MKB praktijk. Met de creativiteit en steun van onze achterban weet ik zeker dat we als NBA de toekomstbestendigheid van het accountantsberoep kunnen borgen. Hopelijk kan ik daar een belangrijke rol in spelen. Marco Moling Marco Moling (1972), registeraccountant en accountant- Administratieconsulent, studeerde bedrijfseconomie en fiscale economie. Hij werkte onder meer bij BDO en de Belastingdienst en is nu eigenaar van Accountax Accountants & Bedrijfsadviseurs. Marco is verder NBA-ambassadeur, verzorgt PE-cursussen en is als gastdocent betrokken bij de accountantsopleiding. Verder heeft hij verscheidene boeken en artikelen op zijn naam staan. Marco staat voor het onderscheidend vermogen van de MKB-accountant. Marco gelooft in een krachtige beroepsorganisatie, waarbij de belangen van de kleinere kantoren behartigd worden. Een beroepsorganisatie die inspeelt op en nadrukkelijk aanwezig is als het gaat om herkenbaarheid, kwaliteit en imago van deze MKB-accountant, waarbij naast ontwikkelingen op het gebied van onderwijs vooral het invullen van de geïnventariseerde behoeftes bij de MKB-ondernemer centraal staan. Een MKB-accountant, óók die van de kleinere praktijken, die naar de toekomst toe op deskundigheid en communicatie de concurrentieslag zal winnen ten opzichte van andere aanbieders. Een beroep om trots op te zijn nu en in de toekomst. 3
Bijlage 1 Bert Willems Bert Willems ( 1966) is sinds 1989 werkzaam in de accountancy, tot 1997 in diverse functies in de audit praktijk van Ernst & Young en vervolgens vanaf 1998 tot 2004 als accountant administratieconsulent in de samenstel- en adviespraktijk van Koenen en Co Accountants. Vanaf 2004 is Bert binnen FLYNTH en haar rechtsvoorganger GIBO Groep Accountant tot 2012 als vestigingsdirecteur verantwoordelijk geweest voor de directievoering van Kantoor Brunssum. In 2012 heeft Bert zich onder de naam van Scoreflex zelfstandig gevestigd in Maastricht, Andelst en Den Haag als adviseur voor zzp-ers en kleinere zelfstandig ondernemers. In 2013 is Bert tevens als openbaar accountant toegetreden tot advieskantoor Kabinet Adviseurs in Maastricht en Geleen. Binnen de NBA en haar rechtsvoorganger NOvAA is Bert vanaf 2003 in diverse gremia actief (geweest). Onder andere als toetser van de Raad voor Toezicht, in de commissie PR/Marketing van de NOvAA en sinds 2013 van de commissie Productontwikkeling Innovatie en Onderwijs van de NBA. Bert heeft verder van juni 2012 tot juni 2013 deel uitgemaakt van het Algemeen bestuur van de NBA. Vanaf 2006 maakt Bert deel uit van de ambassadeurs van de NOvAA en NBA en heeft hij in die hoedanigheid meerdere malen de NOvAA en NBA voor scholieren, studenten alsmede ondernemers gepresenteerd. Binnen het Ledenbestuur Openbaar Accountants heeft Bert de ambitie de NBA als een krachtige en professionele organisatie uit te dragen waarbij hij vooral op komt voor de belangen van de leden werkzaam in het MKB. Bert ziet het als zijn taak de zaken waar de middelgrote kantoren en kleinere kantoren in de MKB markt mee worden geconfronteerd, binnen de NBA blijvend te agenderen. Voorstel voorzitter LOA Voorgesteld wordt om Dirk ter Harmsel te benoemen als voorzitter. De heer Ter Harmsel fungeert reeds sinds oktober 2011 als voorzitter LOA en is eveneens sinds januari 2013 de plaatsvervangend voorzitter van de NBA. Aldus is de heer Ter Harmsel ook de linking pin tussen LOA- en NBA-bestuur. Voorstel plaatsvervangend voorzitter LOA Voorgesteld wordt om Marco Moling te benoemen als plaatsvervangend voorzitter. 4
Bijlage 2 Rooster van aan- en aftreden bestuur Ledengroep Openbaar Accountants 16 december 2013 Vereisten van de Wet op het accountantsberoep (Wab) en de Verordening op de ledengroepen (VLG) a) Er geldt een termijn van vier jaar voor bestuursleden van de ledengroepen. Bij tussentijdse benoeming wordt afgetreden op het tijdstip waarop degene in wiens plaats is benoemd, zou aftreden. (Wab Art. 17 lid 5) b) Een bestuurslid kan na afloop van de termijn niet terstond worden herkozen, tenzij hij/zij is benoemd voor een tussentijds opengevallen plaats. (Wab Art. 17 lid 6) c) Het LOA-bestuur wordt formeel gekozen tijdens de ledenvergadering op 16 december 2013 d) Als de voorzitter van het NBA-bestuur een RA is, is de voorzitter van het LOA-bestuur een AA en vice versa (VLG Art. 17 lid 3) e) Bij het opstellen van deze voorstellen is uitgegaan van de formele wettelijke vereisten in de Wab (geldig vanaf 1 januari 2013) en de Verordening op de ledengroepen (geldig vanaf 1 juli 2013). Naam en functie Datum van Jaar van Resterende periode aantreden aftreden Jan Gijsbert Bakker, lid 16 12 2013 2016 3 jaar Dirk ter Harmsel, voorzitter en 16 12 2013 2015 2 jaar linking pin LOA/NBA-bestuur Peter Jongerius, lid 16 12 2013 2017 4 jaar Joris Joppe, lid 16 12 2013 2015 2 jaar Marco Moling plv. voorzitter 16 12 2013 2017 4 jaar Bert Willems, lid 16 12 2013 2016 3 jaar 1
Bijlage 3 Nadere voorschriften inzake de werkwijze van de ledengroep van openbaar accountants (Nadere voorschriften ledengroep openbaar accountants) De ledengroep van openbaar accountants; Gelet op artikelen 17 en 20 van de Wet op het accountantsberoep en het bepaalde in de Verordening op de ledengroepen; Stelt de volgende nadere voorschriften vast: Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen Artikel 1 In deze nadere voorschriften wordt verstaan onder: - leden: de leden van de ledengroep; - ledengroep: de ledengroep van openbaar accountants; - ledengroepbestuur: het bestuur van de ledengroep; - ledengroepvergadering: de vergadering van leden van de ledengroep; - verordening: de Verordening op de ledengroepen; - (plaatsvervangend) voorzitter: de (plaatsvervangend) voorzitter van het ledengroepbestuur. Hoofdstuk 2 Bijeenroepen van de vergadering en agenda Artikel 2 1. Het ledengroepbestuur draagt er zorg voor dat de volgende punten ieder jaar ten minste één maal geagendeerd worden voor een ledengroepvergadering: a. vaststelling van de notulen van de vorige ledengroepvergadering; b. het plan van voorgenomen activiteiten en de raming van de daarmee gemoeide uitgaven en het herziene plan van voorgenomen activiteiten en de herziene raming van de daarmee gemoeide uitgaven, bedoeld in respectievelijk artikel 19, eerste lid en artikel 19, tweede lid van de verordening; c. benoeming van de leden van het ledengroepbestuur; d. benoeming van een voorzitter, alsmede van een plaatsvervangende voorzitter. e. vaststellen van het rooster van aftreden. 2. Indien omtrent enig geagendeerd onderwerp genoemd in het eerste lid geen besluit kan worden genomen in de desbetreffende de ledengroepvergadering, wordt dit agendapunt behandeld op de eerstvolgende ledengroepvergadering en kan hierover rechtsgeldig worden besloten. Artikel 3 1. Indien het ledengroepbestuur een verzoek, als bedoeld in artikel 4, eerste lid, van de verordening ontvangt, bepaalt het binnen dertig dagen na ontvangst van het verzoek wanneer de ledengroepvergadering zal plaatsvinden en doet het hiervan mededeling aan de leden. 2. Het verzoek, bedoeld in het eerste lid, wordt schriftelijk gedaan en ondertekend door diegenen die het indienen. 1
Bijlage 3 Artikel 4 In het geval benoemingen, in ieder geval die als bedoeld in artikel 2, eerste lid, door de ledengroep moeten geschieden, meldt het ledengroepbestuur dit ten minste zes weken voor de datum van de desbetreffende ledengroepvergadering aan de leden. Artikel 5 1. Bij de oproeping voor de ledengroepvergadering worden de leden erop gewezen dat bij volmacht kan worden gestemd. 2. Voor een volmachtverlening worden door het ledengroepbestuur vast te stellen formulieren verstrekt. Een volmacht dient uiterlijk op de derde werkdag voor de ledengroepvergadering te zijn ingediend. 3. Indien blijkt dat een volmacht niet voldoet aan in de artikel 8, tweede lid, van de verordening gestelde eisen, doet het ledengroepbestuur daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan de volmachtgever. Hoofdstuk 3 Vergaderorde Artikel 6 1. In een ledengroepvergadering kunnen geen besluiten worden genomen over onderwerpen die niet op de agenda zijn vermeld. 2. Het indienen van een agendapunt door de leden kan tot drie weken voor de ledengroepvergadering. Het ledengroepbestuur stelt de agenda vast, twee weken voor de ledengroepvergadering. Artikel 7 1. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter berust de leiding van de ledengroepvergadering bij de plaatsvervangend voorzitter. 2. Indien ook de plaatsvervangend voorzitter niet in de gelegenheid is de vergadering te leiden, berust de leiding bij een ander lid van het ledengroepbestuur, dat daartoe op voorstel van het ledengroepbestuur door de ledengroepvergadering wordt aangewezen. Artikel 8 1. Tenzij de voorzitter van de vergadering op grond van bijzondere omstandigheden anders besluit, worden leden tot vijftien minuten na de opening van de ledengroepvergadering in de gelegenheid gesteld zich te melden voor de presentielijst, waarna deze wordt vastgesteld en het aantal aanwezige of vertegenwoordigde stemgerechtigden wordt meegedeeld. 2. Nadat de presentielijst is vastgesteld, geldt deze als presentielijst van de vergadering ongeacht of er tijdens de vergadering leden nog binnenkomen dan wel de vergadering verlaten. 3. Leden die zich na de vaststelling van de presentielijst ter vergadering melden, kunnen niet stemmen. Aan hen verstrekte volmachten kunnen niet meer worden uitgeoefend. Artikel 9 De voorzitter van de vergadering is verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen de vergadering. Hij is bevoegd de orde van de vergadering te bepalen en kan maatregelen nemen die noodzakelijk zijn om te komen tot een ordentelijk verloop van de vergadering. 2
Bijlage 3 Artikel 10 1. De voorzitter van de vergadering kan de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen. 2. Indien de vergadering door omstandigheden niet kan worden voortgezet, kan de voorzitter van de vergadering haar sluiten terwijl nog niet alle agendapunten zijn behandeld. De voorzitter gaat hiertoe slechts over na een schorsing van de vergadering en overleg met het ledengroepbestuur. Artikel 11 1. Leden voeren slechts het woord na verkregen goedkeuring van de voorzitter van de vergadering. De voorzitter van de vergadering kan aan een lid het woord ontnemen. 2. De voorzitter van de vergadering kan de spreektijd die leden hebben beperken. 3. De voorzitter van de vergadering kan toestaan dat anderen dan leden ter vergadering het woord voeren. Artikel 12 De voorzitter van de vergadering kan interrupties toelaten. Deze dienen te bestaan uit korte opmerkingen of vragen zonder inleiding. Artikel 13 Indien een spreker van het onderwerp in beraadslaging afwijkt, kan de voorzitter van de vergadering hem tot de behandeling van het onderwerp terugroepen. Artikel 14 Een lid voert over hetzelfde onderwerp niet meer dan twee maal, of als de behandeling in termijnen geschiedt in elke termijn niet meer dan twee maal, het woord, tenzij de voorzitter van de vergadering hem hiertoe verlof geeft. Artikel 15 1. Een lid dat het woord voert kan daarbij een motie over het in behandeling zijnde onderwerp indienen. Een motie is kort, duidelijk geformuleerd en op schrift gesteld. De tekst van de motie wordt door de indiener voorgelezen. 2. Een motie heeft de strekking het gevoelen van de vergadering over een bepaald onderwerp aan het ledengroepbestuur kenbaar te maken. 3. Een motie kan alleen in behandeling komen indien zij door ten minste tien leden ondertekend is. 4. De behandeling van moties vindt plaats tijdens de beraadslaging over het in behandeling zijnde onderwerp, tenzij de voorzitter van de vergadering besluit haar later te doen geschieden. Hoofdstuk 4 Stemmingen over zaken en personen Artikel 16 Indien een schriftelijke stemming plaatsvindt, wordt door het bestuur een stembureau aangewezen van minimaal twee personen, dat op het verloop van de stemming toezicht houdt. Het hoofd van het stembureau is een aanwezig lid van de ledengroep. 3
Bijlage 3 Artikel 17 Het vaststellen van de uitslag van een stemming geschiedt door de voorzitter van de vergadering. Artikel 18 Nadat de beraadslaging over een onderwerp door de voorzitter is gesloten, gaat de vergadering zo nodig over tot het nemen van een besluit. Wanneer bij het nemen van een beslissing over zaken geen van de leden om stemming verzoekt, is het voorstel aangenomen en stelt de voorzitter van de vergadering vast dat het besluit zonder stemming is aangenomen. Artikel 19 1. Indien om stemming is gevraagd, wordt gestemd door middel van hiervoor door het ledengroepbestuur beschikbaar gestelde stemfaciliteiten. 2. In geval de stemming bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, wordt hoofdelijk gestemd. 3. Bij hoofdelijke stemming brengt ieder lid mondeling zijn stem, en in geval van machtiging de stemmen waarvoor hij gemachtigd is, uit met voor, tegen of blanco. Ook kan gesteld worden dat het lid zich van stemming onthoudt. 4. Indien een lid zich bij een hoofdelijke stemming bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing herstellen voordat het volgende lid heeft gestemd. Artikel 20 1. Indien bij een stemming over personen niemand de meerderheid heeft behaald, vindt een herstemming plaats. Indien ook bij deze stemming niemand de meerderheid behaalt, wordt opnieuw gestemd tussen de twee personen, die in deze stemming de meeste stemmen verkregen. 2. In het geval met toepassing van het eerste lid, tweede volzin meer dan twee personen in aanmerking komen voor de tweede herstemming, dan beslist het lot over deelname aan de tweede herstemming door diegenen die een gelijk aantal stemmen op zich hebben verenigd. 3. Een lid van het stembureau verricht de loting bedoeld in het tweede lid. Hoofdstuk 5 Slotbepalingen en citeerwijze Artikel 21 1. Deze nadere voorschriften treden in werking op de dag na publicatie in de Staatscourant en werken terug tot 1 januari 2014. 2. Deze nadere voorschriften worden aangehaald als: Nadere voorschriften ledengroep openbaar accountants. 4
Bijlage 3 Toelichting Algemeen In de Verordening op de ledengroepen is globaal de werkwijze van een ledengroepvergadering beschreven. Artikel 20 van de Wet op het accountantsberoep kent aan een ledengroep echter de bevoegdheid toe nadere voorschriften te stellen over haar werkwijze, voor zover daarin niet bij of krachtens een ander wettelijk voorschrift is voorzien. Met deze nadere voorschriften wordt van die bevoegdheid gebruik gemaakt door de ledengroep van openbaar accountants. Artikelsgewijs Artikel 1 Dit artikel bevat de definities van de gebruikte begrippen. Artikel 2 Dit artikel stelt zeker dat een aantal door de ledengroep te nemen beslissingen jaarlijks door het ledengroepbestuur op de agenda worden geplaatst. Artikel 3 Dit artikel geeft aan hoe het ledengroepbestuur een verzoek tot bijeenroeping van de ledengroepvergadering door de leden moet afhandelen. In artikel 4 van de Verordening op de ledengroepen is bepaald dat het ledengroepbestuur de ledengroepvergadering bijeenroept zo dikwijls het dat nodig oordeelt en voorts indien ten minste één procent van de leden van de ledengroep (of, indien dit lager is, 50 leden van de ledengroep) om haar bijeenroeping verzoeken. Om het verzoek tot bijeenroeping voor het ledengroepbestuur controleerbaar te laten zijn, is vereist dat het verzoek schriftelijk wordt gedaan en dat dit door de verzoekers is ondertekend. Artikel 4 Omdat kandidaten voor vacatures voor het ledengroepbestuur niet alleen door het ledengroepbestuur, maar ook door ten minste één procent van de leden van de ledengroep (of, indien dit lager is, 50 leden van de ledengroep) kunnen worden voorgedragen, wordt in dit artikel aan het ledengroepbestuur de verplichting opgelegd om ruim voor de stemming over deze personen aan te kondigen dat er vacatures zijn. Dit geeft de leden de gelegenheid om invulling te geven aan hun recht tot kandidaatstelling. Artikel 5 Artikel 8, tweede lid, van de Verordening op de ledengroepen maakt het mogelijk voor leden om zich op de ledengroepvergadering door een ander lid te laten vertegenwoordigen. Dit artikel garandeert dat leden van dit feit op de hoogte zijn. Om uniformiteit van volmachten te bevorderen en zo de verwerking bij de vergadering sneller te laten verlopen, wordt het ledengroepbestuur in artikel 8, tweede lid verplicht om te zorgen voor volmachtformulieren. Om te voorkomen dat onvoldoende stemfaciliteiten beschikbaar zijn ter vergadering, is aan de mogelijkheid van volmachtverlening een termijn gesteld. Twee werkdagen geeft het ondersteunend apparaat de gelegenheid om - waar nodig - toereikende 5
Bijlage 3 voorzieningen te treffen. Het ledengroepbestuur is er ook voor verantwoordelijk dat een volmachtgever wiens volmacht niet aan de vereisten voldoet (een lid verleent een volmacht aan iemand die al drie volmachten heeft of aan een lid van het ledengroepbestuur) van dit feit zo spoedig mogelijk op de hoogte wordt gesteld zodat hij als hij dat wil voor een andere, geldige volmacht kan zorgen en zijn stem niet verloren gaat. Artikel 6 Dit artikel voorkomt dat leden die bekend zijn met de agenda en op basis daarvan besloten hebben niet ter vergadering aanwezig te zijn of zich niet te laten vertegenwoordigen, achteraf geconfronteerd worden met besluiten waar zij, hadden ze geweten dat deze besluiten genomen zouden worden, wel bij betrokken hadden willen zijn. Leden kunnen ook agendapunten aandragen, tot drie weken vóór de vergadering. Het ledengroepbestuur stelt de agenda vast. Artikel 7 Op grond van artikel 16, tweede lid van de Verordening op de ledengroepen, zit de voorzitter van een ledengroepbestuur de ledengroepvergadering voor. Artikel 7 van deze nadere voorschriften treft een regeling voor het voorzitterschap van de vergadering bij ontstentenis van de (plaatsvervangend) voorzitter van het ledengroepbestuur. Artikel 8 In artikel 6, eerste lid, van de Verordening op de ledengroepen is bepaald dat een stemming in de bijeenkomst van de ledengroepvergadering ongeldig is indien niet ten minste de helft van de ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde stemmen is uitgebracht. Deze bepaling impliceert het bestaan van een presentielijst en ook dat deze voor er stemmingen plaatsvinden, moet zijn vastgesteld. Artikel 8 van deze nadere voorschriften garandeert dit. Leden die zich na de vaststelling van de presentielijst ter vergadering melden, kunnen wel aan de vergadering deelnemen maar hebben geen stemrecht. Anders heeft de vaststelling van de presentielijst geen waarde. Artikel 9 tot en met 14 Deze artikelen zijn van belang in verband met het handhaven van de vergaderorde door de voorzitter van de vergadering. Artikel 15 Een motie maakt een wens van de ledengroepvergadering aan het ledengroepbestuur duidelijk. Moties vormen een vast bestanddeel van de relatie tussen een vertegenwoordigend orgaan en bestuurders. Omdat het vertegenwoordigend orgaan de gewenste handeling meestal niet zelf kan uitvoeren, moet zij de mogelijkheid hebben aan het bestuur te vragen dit te doen. Een lid kan aan de ledengroepvergadering vragen het gevoelen van de vergadering te uiten door het aannemen van de motie. Als de ledengroepvergadering de motie heeft aangenomen, is bekend aan het ledengroepbestuur wat de ledengroepvergadering van hem verlangt. Het bestuur zal zelf besluiten of hij de motie kan en wil uitvoeren en langs welke weg. Over deze beslissing kan het bestuur in een volgende vergadering verantwoording afleggen. Omdat een motie - doorgaans - geen onderdeel van de vergaderstukken vormt, is vereist dat de indiener van de motie deze aan de vergadering voorleest. Om voor iedereen inzichtelijk 6
Bijlage 3 te houden waarover gestemd dient te worden moet een motie kort en duidelijk zijn. De motie dient om te kunnen worden behandeld reeds een zekere steun te bezitten. Dit moet blijken uit ondertekening van tien leden. Artikel 16 Teneinde de objectiviteit van de stemmingen te waarborgen, en deze ordentelijk te laten verlopen, is het ledengroepbestuur verplicht personen aan te wijzen die samen een stembureau vormen dat toezicht houdt op het verloop van de stemmingen. Een van deze personen is lid van de ledengroep en kan geassisteerd worden door bijvoorbeeld medewerkers van het NBA-bureau. Artikel 17 Dit artikel waarborgt dat geen onduidelijkheid blijft bestaan over de uitslag van de stemming. Deze wordt door de voorzitter van de vergadering vastgesteld. Artikel 18 Dit artikel legt vast wanneer een besluit wordt genomen en regelt dat de voorzitter van de vergadering vaststelt dat een besluit zonder stemming is aangenomen als niet om een stemming is verzocht. Dit is ook van belang voor de notulen van de vergadering. Een stemming over personen dient echter te allen tijde geheim te blijven (artikel 6, derde lid, van de Verordening op de ledengroepen). In geval een lid om stemming vraagt, is dit vereiste niet langer gewaarborgd. Derhalve kan van deze uitzondering in geval van een stemming over personen geen gebruik worden gemaakt en dient altijd een (geheime) stemming plaats te vinden. Artikel 19 Bij het begrip stemfaciliteiten in het eerste lid van dit artikel kan worden gedacht aan stemkastjes. Met opzet is gekozen voor een neutrale term. Lid 2 bepaalt wat moet worden gedaan als stemming met de beschikbaar gestelde stemfaciliteiten niet mogelijk is. In dat geval vindt hoofdelijke stemming plaats. Hoofdelijke stemming is tijdrovend omdat iedere stem achter elkaar moet worden uitgebracht, maar heeft de voorkeur gekregen boven stemming door middel van handopsteken in verband het maximale aantal van vier stemmen dat een lid kan uitbrengen. Artikel 20 In artikel 6, derde lid, van de Verordening op de ledengroepen is bepaald dat stemming over personen schriftelijk moet plaatsvinden. In artikel 8, eerste lid, van de Verordening op de ledengroepen staat dat voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming de meerderheid van de uitgebrachte stemmen is vereist. Opgemerkt wordt dat het hierbij gaat om de absolute meerderheid van stemmen. Artikel 20 van deze nadere voorschriften regelt welke stappen moeten worden gevolgd als in eerste instantie bij een stemming over (meer dan twee) personen geen meerderheid is behaald. In artikel 8, tweede lid, van de Verordening op de ledengroepen is vastgelegd dat bij staking van stemmen over personen het lot beslist. Artikel 21 Dit artikel regelt de inwerkingtreding van de verordening en de citeertitel. 7