Memo declaraties bestuurders d.d. 14 januari 2014 Op uw verzoek is de procedure rond declaraties van het college van B&W tegen het licht gehouden. Geconstateerd is dat er: 1. Op dit moment is er voor het college van B&W geen duidelijke procedure voor het indienen en afhandelen van declaraties. 2. Het is goed om duidelijke afspraken te hebben over de wijze van declareren. 3. Zorgen voor een transparante procedure welke past binnen ons integriteitbeleid. 4. Er is op dit moment geen formulier specifiek voor onkostendeclaraties. Deze is er slechts voor reiskostendeclaraties. De procedure declaraties is opgesteld conform de Regeling rechtspositie wethouders en het Rechtspositiebesluit burgemeesters 1994. Er wordt naast het bestaande reiskostendeclaratie formulier een onkostendeclaratie formulier op intranet geplaatst. Ongeacht wat de regelgeving voorschrijft, een bestuurder maakt altijd zelf de afweging of hij iets wel of niet declareert. Bijlage 1: Reiskostendeclaratieformulier B&W Bijlage 2: Onkostendeclaratieformulier B&W
De procedure van declaratie voor college van B&W gemeente Kapelle Vastgesteld in vergadering van 28 januari 2014 Betaling van kosten Betaling van kosten op grond van deze verordening vindt plaats door a. vooruitbetaling uit eigen middelen; of b. rechtstreekse toezending van de factuur aan de gemeente. Declaratie van vooruit betaalde kosten 1. Voor de vergoeding van de zakelijke kosten, buitenlandse dienstreizen, reis- en pensionkosten en verhuiskosten bij benoeming wordt gebruikgemaakt van een declaratieformulier, waarvan het model door het college is vastgesteld indien deze kosten uit eigen middelen vooruit zijn betaald. 2. Het declaratieformulier wordt volledig ingevuld en ondertekend. De burgemeester, dan wel de wethouder dient het ondertekende declaratieformulier binnen 6 maanden bij de gemeentesecretaris of een door hem aangewezen ambtenaar in, onder bijvoeging van de originele bewijsstukken. Deze procedure geldt niet voor de gemeentesecretaris want deze valt onder de regeling voor ambtenaren. 3. De administratieve afhandeling geschiedt door een daartoe door de secretaris aangewezen ambtenaar van P&O. Deze controleert de declaratieformulieren reis- en verblijfskosten steekproefsgewijs. Op overige declaraties vindt 100% controle plaats. Dit houdt in dat beoordeeld wordt of de declaratie past binnen de regelgeving en of er een juiste bon aanwezig is. Wanneer dit niet het geval is, vindt er geen uitbetaling plaats. 4. Wanneer de ambtenaar van P&O vragen heeft omtrent een declaratie welke door een lid van het college wordt ingediend, wordt dit besproken met de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris bespreekt dit met de indiener en meldt dit zonodig aan de burgemeester. Bij blijvende onduidelijkheid over de juistheid van de declaratie wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd. Rechtstreekse facturering bij de gemeente 1. De vergoeding van zakelijke kosten, buitenlandse dienstreizen, cursus, congres, seminar of symposium, reis- en pensionkosten en verhuiskosten bij benoeming kan plaatsvinden door rechtstreekse toezending van de door de burgemeester, dan wel de wethouder voor akkoord ondertekende factuur aan de gemeente. Tevens wordt, voor zo ver dat nog niet blijkt uit de factuur, de reden van de uitgave vermeld. 2. Op declaraties via rechtstreekse facturering aan de gemeente van zakelijke kosten, buitenlandse dienstreizen, cursus, congres, seminar of symposium, reis- en pensionkosten en verhuiskosten bij benoeming, vindt 100% controle plaats door de door de secretaris aangewezen ambtenaar van P&O. Dit houdt in dat beoordeeld wordt of de declaratie past
binnen de regelgeving en of er een juiste bon aanwezig is. Wanneer dit niet het geval is, vindt er geen uitbetaling plaats. Burgemeester en wethouders van Kapelle, De secretaris, De burgemeester, Mevrouw ir. M. Quapp de heer mr. A.B. Stapelkamp
De portefeuillehouder heeft aangegeven dat er binnen het college van B&W behoefte bestaat over wat er wel en niet gedeclareerd kan worden binnen de gemeenten Kapelle. Daarom is onderstaande tabel uit de Handreiking integriteit van politiek ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen september 2013 in deze memo opgenomen. In deze tabel zijn drie soorten kosten van voorzieningen voor politieke ambtsdragers opgenomen. Hieronder vallen de Bedrijfsvoeringskosten en Bestuurskosten. Deze kosten zijn voor rekening van de gemeente. Daarnaast zijn er de kosten voor eigen rekening. Deze kosten kunnen binnen gemeente Kapelle gedeclareerd worden. Geadviseerd wordt om de niet-gebruikelijke zaken in overleg met het college van B&W te declareren. Bedrijfsvoeringskosten Bestuurskosten Kosten voor eigen rekening Werkplek zoals bureau, meubilair Verhuiskosten Attenties en cadeaus voor naaste medewerkers Inrichting werkkamer Ondersteunend personeel (secretaresse, bode, chauffeur) Vergoeding tijdelijke woonruimte Uitgaven voor persoonlijke verzorging Beveiliging werkplek in verband met arbeidsomstandigheden Compensatie bijtelling dienstauto Ontvangsten zakelijke relaties thuis Aanpassingen werkplek in verband met arbeidsomstandigheden ICT op de werkplek Mobiele telefoon/pda Kantoorbenodigdheden Ontvangsten delegaties, werklunches en -diners en functionele borrels op de werkplek Verzekeren of vergoeden schade (door diefstal, verlies of beschadiging) aan persoonlijke eigendommen ontstaan tijdens de ambtsvervulling Jaarlijkse bijdrage zakelijke creditcard Wisselkosten buitenlandse valuta Pilotenkoffer voor vervoer van stukken ICT thuis (aansluiting, abonnementen, hard- en software) Reis- en verblijfkosten binnen- en buitenland (met inbegrip van benodigde vaccinaties) Functionele consumpties, lunches en diners (uitsluitend in het buitenland inclusief de fooien) Deelname aan congressen, cursussen en opleidingen Abonnementen en vakliteratuur op de werkplek Lidmaatschap landelijke beroepsvereniging met professionaliseringsoogmerk Geschenken t.b.v. ambtsbezoek bij jubilea, openingen Kleding (huur/aanschaf/ reiniging) Miniaturen van onderscheidingen inclusief bevestiging op het kostuum Individuele consumpties buiten de werkplek Alle partijpolitieke kosten zoals onderhoud politiek netwerk en bezoek partijgenootschappelijke bijeenkomsten inclusief reis- en verblijfkosten Ontvangsten zakelijke relatie thuis Contributies overige beroepsverenigingen Verkeersboetes Fooien (in Nederland)* Persoonlijke schrijfwaren en benodigdheden zoals vulpen of aktetas
Pantryvoorziening koffie/thee Catering, maaltijden op de werkplek** ' Visitekaartjes Bijeenkomsten voor strategieontwikkeling organisatie Relatiegeschenken (mits functioneel verstrekt voor een externe) Kerstkaarten Functionele persoonlijke website of weblog Representatieve aanpassingen aan de woning Inrichting werkkamer/ ontvangstruimte thuis Abonnementen kranten en tijdschriften thuis Individuele consumpties buiten de werkplek Persoonlijke relatiegeschenken * In Nederland is een fooi een persoonlijke blijk van waardering voor de geboden service. In het buitenland vormt een fooi vaak een substantieel deel van de beloning van personeel en is daarmee niet onderhevig aan een persoonlijk oordeel over de serviceverlening. Alleen bij buitenlandse dienstreizen komt de fooi voor rekening van het bestuursorgaan, als onderdeel van de bestuurskosten. ** Fiscaal wordt lunch of diner op de vaste werkplek (betreft bestuurders) gezien als een maaltijd met een bijkomstig zakelijk karakter. De waarde in het economische verkeer van zulke maaltijden is belast. De inhoudingsplichtige wordt bij maaltijdverstrekking op de werkplek via de eindheffing aangeslagen. Daarbij kan worden uitgegaan van een fictief bedrag.
Bijlage 1: Reiskostendeclaratieformulier B&W Reiskostendeclaratie B&W Naam: Tijdvak:... gereisd van / naar datum, j u i (adressen vermelden) doel van de reis (duidelijk omschrijven**) kosten openbaar vervoer afgelegde km's verblijfskosten woonwerk km's te declareren km's 0,37 Aldus naar waarheid ingevuld d.d. Specificatie: aantal km: a 0,37 (gemeentesecreta ris) N.B: * De bewijsstukken (nota's e.d.) dienen te worden gehecht aan deze declaratie. * Declaratie dient volledig ingevuld en ondertekend te zijn. * verblijfskosten: * reiskosten openbaar vervoer: totaal ' doel duidelijk omschrijven, dus bijvoorbeeld cursus wet inburger
Bijlage 2: Onkostendeclaratieformulier B&W Onkostendeclaratie B&W Naam: Tijdvak: datum Soort uitgave (bijvoorbeeld hotel, boek) Reden van uitgave (gemeentelijk belang) Bedrag Aldus naar waarheid ingevuld d.d. Totaalbedrag (gemeentesecretaris) N.B: * De bewijsstukken (nota's e.d.) dienen te worden gehecht aan deze declaratie. * Declaratie dient volledig ingevuld en ondertekend te zijn.