Gemeente Den Haag rv 116 Bestuursdienst BSD/2014.1069 RIS 278107_111120 Voorstel van het college inzake vaststellen Verordening rechtspositie burgemeester 2015 Inleiding De VNG heeft de Modelverordening rechtspositie van de wethouders, raads- en commissieleden aangepast onder andere naar aanleiding van het Besluit harmonisering en modernisering rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers en gewijzigde wet- en regelgeving op het vlak van belastbaarheid van voorzieningen. Burgemeesters ontlenen hun arbeidsvoorwaarden nagenoeg geheel aan het Rechtspositiebesluit burgemeesters en de (ministeriële) Regeling rechtspositie burgemeesters. In de Verordening rechtspositie burgemeester zijn enige bepalingen opgenomen met als doel zoveel mogelijk voor de administratieve uitvoering van het Rechtspositiebesluit burgemeesters aan te sluiten bij de Verordening rechtspositie wethouders en de Gedragscode voor het college. Ten opzichte van de vorige gemeentelijke verordening zijn de volgende artikelen beperkt gewijzigd: 1 (Begripsomschrijvingen): De begripsomschrijving van een mobiele telefoon is vervallen. 2 (Dienstauto): De dienstauto is niet meer beschikbaar zonder chauffeur. 3 (Communicatieapparatuur): De aanhef is aangepast aan de Modelverordening. 5 (Betaling vaste vergoedingen), 6 (Rechtstreekse facturering bij de gemeente) 7 (Declaratie van vooruit betaalde kosten) en 8 (Gebruik creditcard): Deze artikelen zijn voor een groot deel overgenomen uit de Modelverordening, met enkele aanpassingen gebaseerd op de huidige uitvoering en interne procedures. De inlevertermijn voor declaraties algemeen, de afrekening voorschot en inleveren bewijsstukken bij buitenlandse dienstreizen is gewijzigd in één maand. 10 (Inwerkingtreding): 1 januari 2015 en 11 (Citeertitel) wordt 2015. Artikel 4 (Werkkostenregeling) is toegevoegd. Artikel 3 (Cursus, congres, seminar of symposium) uit de vorige verordening komt niet terug in deze verordening. In artikel 36a van het Rechtspositiebesluit burgemeesters is nu geregeld dat het college nadere regels kan stellen. Toelichting per artikel Artikel 2: Dienstauto Dit artikel bepaalt dat de dienstauto voor het woon-werkverkeer kan worden gebruikt, voor reizen ten behoeve van de gemeente en voor het reizen ten behoeve van nevenfuncties die de burgemeester vervult uit hoofde van zijn ambt. In lid 2 is bepaald dat het kort inlassen van activiteiten zoals bezoek, het wegbrengen dan wel afzetten van personen dan wel het doen van een boodschap is toegestaan, als dit efficiënt en doelmatig is met betrekking tot de beschikbaarheid en de inzetbaarheid van de burgemeester voor de gemeente. De dienstauto is verder niet beschikbaar voor privégebruik. Raadsvoorstellen 2014 1
Artikel 4: Communicatieapparatuur Op de bezoldiging van de burgemeester die de communicatieapparatuur mede gebruikt voor privédoeleinden wordt voor dit privégebruik een door het college bepaald bedrag ingehouden. In verband met de hoge kosten dient in het buitenland gebruik te worden gemaakt van de internetvoorziening van het hotel en dient dataroaming te worden uitgezet. Artikel 5: Werkkostenregeling In verband met de werkkostenregeling moeten een aantal netto-vergoedingen en verstrekkingen aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel. Anders worden deze door de belastingdienst als individueel loon gezien en moet hierover belasting worden ingehouden. Ook de vergoedingen en verstrekkingen die door de belastingdienst gezien worden als gerichte vrijstelling of voor nihil waardering in aanmerking komen, moeten in eerste instantie wel aangewezen worden. In een later stadium wordt dan (in de financiële administratie) aangegeven dat dit gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen betreft. Artikelen 6 t/m 8: De procedure van declaratie In deze artikelen worden de betaling van vaste vergoedingen, declaraties en de rechtstreekse facturering bij de gemeente geregeld. Bij buitenlandse dienstreizen wordt gebruik gemaakt van de formulieren Aanmeldingsformulier buitenlandse dienstreizen alsmede het Aanvraagformulier bevoorschotting daggeldvergoeding en het Aanmeldingsformulier afrekening daggeldvergoeding van het IDC, die gelden voor gemeenteambtenaren. Aan de burgemeester kan onder voorwaarden een creditcard beschikbaar worden gesteld voor functionele uitgaven ten laste van de gemeente. Gebruik van creditcards is mogelijk voor reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen. De creditcard is beschikbaar gesteld voor de duur van de reis naar en het verblijf in het buitenland en voor kosten gemaakt in het buitenland. Er wordt een pincode verstrekt, echter er mogen met de creditcard geen kasopnamen worden gedaan. Besluitvorming: Op grond van vorenstaande stelt het college de raad voor het volgende besluit te nemen: De raad van de gemeente Den Haag, gezien het voorstel van het college van 11 november 2014, gelet op het Rechtspositiebesluit burgemeesters, gelet op artikel 66, tweede en derde lid en artikel 147 van de Gemeentewet, Raadsvoorstellen 2014 2
Besluit: Vast te stellen de volgende verordening: Verordening Rechtspositie burgemeester 2015 Hoofdstuk I Begripsomschrijvingen Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: a. Rechtspositiebesluit burgemeesters: Koninklijk Besluit van 15 juni 1994, Stb. 462; b. Gedragscode voor het college: Gedragscode voor het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Haag 2012. Hoofdstuk II Voorzieningen voor de burgemeester Artikel 2 Dienstauto 1. De burgemeester kan voor reizen ten behoeve van de gemeente gebruikmaken van een dienstauto met chauffeur. Onder dienstauto wordt voor de toepassing van dit artikel mede verstaan een door de gemeente ingehuurde auto. 2. De dienstauto met chauffeur kan door de burgemeester ook worden gebruikt voor het woonwerkverkeer en voor reizen ten behoeve van nevenfuncties die de burgemeester vervult uit hoofde van zijn ambt. Indien het efficiënt en doelmatig is met betrekking tot de beschikbaarheid en de doelmatigheid van de burgemeester, is het kort inlassen van bepaalde activiteiten toegestaan. 3. Als de burgemeester gebruikmaakt van een dienstauto dan heeft hij voor die reizen geen recht op een tegemoetkoming voor de reiskosten. 4. Indien de burgemeester voor reizen ten behoeve van in het tweede lid bedoelde nevenfuncties gebruik maakt van de gemeentelijke dienstauto en daarvoor een vergoeding van reiskosten ontvangt, wordt die vergoeding in de gemeentelijke kas gestort. Artikel 3 Communicatieapparatuur Op de bezoldiging van de burgemeester die, op grond van artikel 30, lid 3 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters, door de gemeente in bruikleen ter beschikking gestelde communicatieapparatuur mede gebruikt voor privé doeleinden wordt voor dit privégebruik een nader door het college te bepalen bedrag ingehouden. Artikel 4 Werkkostenregeling Gezien de Wet op de loonbelasting 1964 wijst de gemeente als eindheffingsbestanddeel als bedoeld in artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van die wet aan de vergoedingen en verstrekkingen als bedoeld in artikel 36 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters, voorzover die vergoedingen en verstrekkingen plaatsvinden. Raadsvoorstellen 2014 3
Hoofdstuk III De procedure van declaratie Artikel 5 Betaling vaste vergoedingen De bezoldiging voor de burgemeester op grond van het Rechtspositiebesluit burgemeesters, de ambtstoelage en declaraties geschiedt maandelijks of in maandelijkse termijnen als er sprake is van een vergoeding op jaarbasis, tenzij het Rechtspositiebesluit burgemeesters of de Regeling rechtspositie burgemeesters anders bepalen. Artikel 6 Rechtstreekse facturering bij de gemeente 1. De burgemeester draagt ten behoeve van het vergoeden van kosten zorg voor rechtstreekse toezending van de factuur aan de gemeente. 2. Verantwoording van de kosten door de burgemeester vindt plaats door de functionaliteit van de gemaakte kosten te vermelden op de originele factuur. 3. Betaling van de factuur ten laste van de gemeente vindt plaats als voldaan wordt aan de bepalingen in deze verordening. 4. De factuur wordt ter goedkeuring ingediend bij de gemeentesecretaris of een daartoe aangewezen ambtenaar. Artikel 7 Declaratie van vooruit betaalde kosten 1. De declaratie van de kosten die uit eigen middelen vooruit zijn betaald vindt plaats door de betreffende bon voorzien van toelichting binnen één maand na de betaling ter goedkeuring in te dienen bij de gemeentesecretaris of een daartoe aangewezen ambtenaar. 2.Voor vergoeding van kosten bij buitenlandse dienstreizen wordt gebruik gemaakt van formulieren die gelden voor gemeenteambtenaren. Bij het invullen worden de bij de formulieren geldende voorschriften gevolgd. Het formulier voor de afrekening van een verstrekt voorschot (daggeldvergoeding) of het declaratieformulier daggeldvergoeding wordt binnen één maand na afloop van de buitenlandse dienstreis, volledig ingevuld en ondertekend door de burgemeester en ter goedkeuring ingediend bij de gemeentesecretaris of een daartoe aangewezen ambtenaar, onder bijvoeging van de bewijsstukken. Artikel 8 Gebruik creditcard 1. Een gemeentelijke creditcard wordt de burgemeester op aanvraag in bruikleen ter beschikking gesteld voor het doen van uitgaven die voor vergoeding of tegemoetkoming ten laste van de gemeente in aanmerking komen. 2. De vergoeding van reis- en verblijfkosten in het buitenland kan plaatsvinden door gebruikmaking van de gemeentelijke creditcard. 3.Verantwoording van de betaling met de creditcard vindt plaats door het overzicht van de Creditcardmaatschappij, waarop de uitgaven die gedaan zijn met de creditcard staan vermeld, te ondertekenen. Het overzicht van de Creditcardmaatschappij en de betaalbewijzen worden binnen 1 maand ingediend bij de gemeentesecretaris of de door hem aangewezen ambtenaar. 4. Niet tijdige inlevering van het ondertekende overzicht van de Creditcardmaatschappij heeft, tenzij er sprake is overmacht, tot gevolg dat de gemaakte kosten voor rekening van de burgemeester komen. 5. Bij beëindiging van het ambt van burgemeester wordt de creditcard onverwijld ingeleverd. 6. Verlies of diefstal van de creditcard wordt onverwijld gemeld bij de betreffende creditcardmaatschappij en de gemeente. Het eigen risico bij verlies en diefstal komt voor rekening van de gemeente, mits is voldaan aan de daarvoor geldende regels. 7. Met de creditcard worden geen kasopnamen gedaan. Raadsvoorstellen 2014 4
Hoofdstuk Vl Citeertitel en inwerkingtreding Artikel 9 Intrekking oude regeling De Verordening rechtspositie burgemeester 2012 wordt ingetrokken met ingang van de dag waarop deze verordening in werking treedt. Artikel 10 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2015. Artikel 11 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening rechtspositie burgemeester 2015. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 27 november 2014. de griffier, de voorzitter, Raadsvoorstellen 2014 5