CONTROLE- EN VERANTWOORDINGSPROTOCOL TREKKINGSRECHT PERSOONSGEBONDEN BUDGET (TR PGB) WET MAATSCHAPPELIJKE ONDERSTEUNING (Wmo) 2015 Dit protocol is bestemd voor de SVB en haar accountant met betrekking tot de taken die de SVB uitvoert in het kader van TR PGB voor de Wet maatschappelijke ondersteuning Status: versie 1.0 d.d. 23 december 2015
1 ALGEMEEN: UITGANGSPUNTEN... 3 1.1 INLEIDING... 3 1.2 WET & REGELGEVING EN KETENVERANTWOORDELIJK... 4 1.3 DOELSTELLING CONTROLEPROTOCOL... 5 1.4 RAPPORTAGE & ASSURANCE... 5 1.5 REGELGEVING, PROCEDURES EN TERMIJNEN... 6 1.6 DEFINITIES/BEGRIPSBEPALING... 7 2 VERANTWOORDINGSPROTOCOL... 9 2.1 INLEIDING... 9 3 ACCOUNTANTSPROTOCOL... 10 3.1 DOELSTELLING EN REIKWIJDTE ONDERZOEK... 10 3.2 TOETSPUNTEN VOOR DE CONTROLE:... 10 3.3 REIKWIJDTE WERKZAAMHEDEN EN MATERIALITEIT... 11 BIJLAGE I: MODELLEN... 15 MODEL A: MODEL GOEDKEURENDE CONTROLEVERKLARING TR PGB WMO... 15 MODEL B: MODEL GOEDKEUREND STANDAARD 3402 ASSURANCE-RAPPORT (AO/IB)... 18 MODEL C: VOORBEELDTEKST RECHTMATIGHEID (INCLUSIEF M&O)... 21 MODEL D: FINANCIËLE VERANTWOORDING TR PGB WMO... 22 BIJLAGE II: INFORMATIESTROOM VOOR UITVOEREN TR PGB WMO... 24 BIJLAGE III: ADDENDUM CONTROLE- EN VERANTWOORDINGSPROTOCOL TR PGB WMO 2015... 25 23-12-2015 Pagina 2 van 29
1 Algemeen: uitgangspunten 1.1 Inleiding De Sociale Verzekeringsbank (SVB) is op grond van artikel 2.6.2. wet Wmo belast om met ingang van 1 januari 2015 betalingen ten laste van door gemeenten verstrekte budgetten, alsmede het hiermee verbonden budgetbeheer uit te voeren. Dit resulteert in de volgende taken: het uitbetalen van salarissen aan zorgverleners die budgethouders ten dienste zijn; het uitbetalen van vergoedingen aan zorgverleners die daar recht op hebben; het uitbetalen van ziekengeldvergoedingen i.v.m. vervangende zorg (door het gelijktijdig verhogen van het budget); het overnemen van de salarisadministratie en/of werkgeversadministratie voor budgethouders (jaaropgaven, loonstroken, inhoudingen en premies afdragen aan Belastingdienst); het verwerken van wijzigingen van de budgethouder (TKB) en zorgverlener (ZOK); het verwerken van vrijwillige stortingen; het verstrekken van rekeningcourant- en budgetuitputtingsoverzichten (BUO s) hetzij op papier hetzij via de portal (MijnWMO); het beheer van modelovereenkomsten; het adviseren, voorlichten en informeren van budgethouders; ondersteunen bij het voorkomen en signaleren van fraude. De uitvoering van de Wmo valt onder de beleidsverantwoordelijkheid van het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport (VWS). Over de bovenstaande taken dient de SVB zich te verantwoorden aan de gemeenten. Om dit op een voor alle gemeenten met betrekking tot de Wmo op een heldere, efficiënte en adequate wijze te doen, is dit controleprotocol Wmo opgesteld. Het Protocol is opgebouwd uit drie delen: Deel 1: Algemeen: uitgangspunten. Dit onderdeel is bestemd voor de SVB en haar accountant. Het geeft een algemene inleiding, de doelstelling, assurance & rapportage en relevante definities. Deel 2: Verantwoordingsprotocol. Dit onderdeel is bestemd voor de SVB. Het bespreekt de regelgeving, de te volgen procedures. Deel 3: Accountantsprotocol. Dit onderdeel is bestemd voor de accountant van de SVB (de AD). Het bespreekt de uit te voeren werkzaamheden en de hierbij te hanteren criteria. In de bijlagen zijn de modellen voor de verantwoording en de rapportages voor de accountant van de SVB (de AD) opgenomen. De SVB dient de AD van het protocol in kennis te stellen. Het protocol is beoordeeld door de Werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de NBA. 23-12-2015 Pagina 3 van 29
Addendum controle 2015 Als gevolg van ontstane problemen begin 2015 zijn terugvalscenario s (noodscenario s) ingevoerd, waarbij het uitgangspunt was om de continuïteit van de zorg veilig te stellen. Hierbij is bewust besloten om prioriteit te leggen bij uitbetaling en is er tijdelijk sprake geweest van een verminderd (interne) controleregime. Hierdoor is in 2015 geen sprake van een regulier proces. Er is daarom gekozen om voor 2015 in een addendum de specifieke controlesituatie en de effecten op de uit te voeren controlewerkzaamheden aan te geven. Dit addendum is opgenomen in bijlage III. 1.2 Wet & regelgeving en ketenverantwoordelijk De procesgang TR PGB: De gemeenten kennen op basis van de door Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) afgegeven indicatie en een keukentafelgesprek met de budgethouder een Persoonsgebonden Budget (PGB) toe in de vorm van een Toekenningsbeschikking (TB). Bij deze toekenning is de gemeente verantwoordelijk voor de juiste en volledige opname in de toekenning van specifieke aspecten zoals opgenomen in de Regeling WMO. De SVB ontvangt van de Toekenningsbeschikking een afschrift in de vorm van het toekenningsbericht (TKB) via de portal (MijnWMO). De budgethouder sluit vervolgens met de zorgverleners een zorgovereenkomst(-en) (ZOK) en stuurt die naar de SVB voor een arbeidsrechtelijke toets. Na deze toets zet de SVB de ZOK in de portal voor accordering van de ZOK door de gemeente (maximum tarieven en andere specifieke afspraken). Naar aanleiding van de arbeidsrechtelijke toets accordeert de gemeente het toekenningsbericht, dat samen met het toekenningsbericht de basis vormen voor de uitbetaling 1 door de SVB aan de zorgverleners voor de door hen geleverde zorg (salaris, urendeclaraties of facturen). 1 Deze taak is uitbesteed aan de SVB 23-12-2015 Pagina 4 van 29
De SVB is verantwoordelijk voor de juiste, volledige en tijdige betaling 2 van de bestedingen op basis van de door de budgethouder ingediende (en geaccordeerde) zorgovereenkomst (maandlonen) en declaraties (facturen en urenbriefjes) voor geleverde zorg. Hierbij controleert de SVB de declaratie met de toekenning (TKB) en de door de gemeente goedgekeurde zorgovereenkomst. Beide documenten vormen uitgangspunt voor de rechtmatige betaling van bestedingen uit het PGB zoals opgenomen in de Regeling WMO (artikel 2 lid 2 t/m 6). Hoewel de gemeenten de betalingen aan de zorgverleners hebben uitbesteed aan de SVB, zijn zij wel (samen met de Budgethouder) verantwoordelijk voor de rechtmatige besteding (inhoudelijk) van het budget inclusief de door de SVB gedane betalingen. De SVB voert zelf geen materiële controle uit op de de inhoud van het budget en de geleverde zorg. In bijlage II is de informatiestroom voor de uitvoering van de Wmo schematisch weergegeven. 1.3 Doelstelling controleprotocol Dit protocol heeft als doel om enerzijds voorschriften/uitgangspunten te geven voor de verantwoording door de SVB als opdrachtnemer en anderzijds aanwijzingen te geven voor het onderzoek door de SVB aangewezen accountant. 1.4 Rapportage & assurance De door de SVB op te leveren verantwoording TR PGB WMO bevat naast de financiële verantwoording (zie 2.2.) een door de RvB afgegeven rechtmatigheidsrapportage (zie hieronder). Om zekerheid te krijgen over de juistheid en volledigheid van de financiële verantwoording en de financiële rechtmatigheid hebben de gemeenten de volgende assurance gevraagd: Een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid van de financiële verantwoording en een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsrapportage met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 800 Bijzondere overwegingen controles van financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden. Een assurance-rapport type II (opzet, bestaan en werking) betreffende interne beheersingsmaatregelen bij de SVB als serviceorganisatie volgens NBA Standaard 3402 Assurance-rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie. Hiermee krijgen de gemeenten aanvullende assurance over het uniforme (betaal-)proces. Deze aanvullende assurance wordt gegeven omdat: o de accountantscontrole door de AD uitgevoerd wordt met een hogere controletolerantie dan de controletolerantie die de accountant van een bepaalde gemeente zal hanteren; dit betekent dat het kan voorkomen dat bepaalde (kleine) gemeenten niet in voldoende mate zijn vertegenwoordigd in de steekproefcontrole rechtmatigheid. o de controleverklaring betrekking heeft op de periode tot en met oktober 3 van het betreffende boekjaar, terwijl het kalenderjaar als verslagjaar geldt (zie 1.5. Termijnen). 2 Deze taak is uitbesteed aan de SVB 3 Onze eerste controleverklaring heeft betrekking op januari t/m oktober 2015, hierna is de verslagperiode november t/m oktober. 23-12-2015 Pagina 5 van 29
Rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur (Bijlage model C) De verantwoordelijkheid voor de rechtmatige uitvoering TR PGB WMO berust binnen de SVB primair bij de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur (RvB) van de SVB geeft in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de verantwoording een rapportage over de (on)rechtmatigheid van de door de SVB betaalde bestedingen af, waarin is meegewogen of het beleid op het gebied van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) voor zover van toepassing toereikend is. Hiervoor baseert de RvB zich op de uitkomst(en) van de door de sectie Operational Control (2 e lijn) uitgevoerde rechtmatigheidscontrole. In Bijlage I onder model C is een modelformat voor de rechtmatigheidsrapportage door de RvB. De AD reviewt de werkzaamheden van de door sectie Operational Control (2e lijn) uitgevoerde rechtmatigheidscontrole (bepaling steekproef, controleaanpak & uitvoering en foutevaluatie) en betrekt deze in de controlewerkzaamheden die leiden tot de controleverklaring. De controleverklaring geeft een oordeel over het getrouwe beeld van zowel de financiële verantwoording als de door de RvB afgegeven rechtmatigheidsrapportage. 1.5 Regelgeving, procedures en termijnen Regelgeving Naast de wet Wmo, het Uitvoeringsbesluit Wmo en de regeling Wmo zijn voor de controle eveneens van toepassing de beroepsvoorschriften voor registeraccountants en accountantsadministratieconsulenten, zoals de Verordening gedrags- beroepsregels accountants (VGBA) en de relevante Nadere voorschriften Controle en overige standaarden (NV COS). Uitgangspunt voor het accountantsonderzoek gericht op de verantwoording over de AO/IB is Standaard 3402 Assurance- rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie, type II (opzet, bestaan en werking). Termijnen Volgens de Planning en Control cyclus dienen de gemeenten voor 15 juli jaar t + 1 hun gemeentelijke jaarrekening (inclusief TR PGB Wmo) aan de Provincie op te leveren over het controlejaar t inclusief het oordeel van de accountant over de getrouwheid en rechtmatigheid. Rekening houdend met het bestuurlijk traject van de gemeente zelf houdt dit in dat de SVB voor uiterlijk 1 februari jaar t + 1 haar verantwoording (rekening couranten en budgetuitputtingsoverzicht) inclusief het oordeel van de accountant over de getrouwheid van de verantwoording en de rechtmatigheidsverklaring van de RvB aan de gemeenten moet aanleveren. Dit heeft de volgende consequenties voor de verantwoording en de rechtmatigheidscontrole van SVB/SSP: Gebroken boekjaar: in 2015 zal de verantwoording over 10 maanden (jan t/m okt) gaan. In de jaren daarna zal de verantwoording over 12 maanden (nov t/m okt) zijn; De rechtmatigheidsverklaring zal in 2015 eveneens over 10 maanden (jan t/m okt) gaan en daarna over 12 maanden (nov t/m okt); De getrouw beeld (controle) verklaring dekt zowel de financiële verantwoording als de rechtmatigheidsverklaring afzonderlijk af (beide apart genoemd in de scope en beide per 31/10). Daarnaast geeft de AD van SVB jaarlijks een Standaard 3402 Assurance rapport af over de AO/IB van het hele proces van betalen van Trekkingsrecht PBG (TR PGB). Op basis van een 23-12-2015 Pagina 6 van 29
Standaard 3402 onderzoek naar de opzet, bestaan en werking van de interne beheersingsmaatregelen van de SVB inzake de PGB-trekkingsrechten. Hiermee krijgen de gemeenten aanvullende assurance over het uniforme (betaal-)proces gedurende de maanden november en december van het controlejaar. Het Standaard Assurance rapport wordt uiterlijk 1 februari verstrekt. Verspreiding(skring) De verantwoording TR PGB Wmo en het Standaard 3402 Assurance rapport zijn opgesteld voor de gemeenten. Hierdoor is de verantwoordingsinformatie mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De controleverklaring en het Standaard 3402 Assurance rapport zijn derhalve uitsluitend bestemd voor de SVB, de gemeenten en hun accountants en dienen niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Review van de werkzaamheden van de AD-SVB De AD stelt de (interne) accountant van de gemeenten in de gelegenheid bij de SVB een collegiaal overleg te houden c.q. een review uit te voeren met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden (risicoanalyse, controleaanpak en review van de rechtmatigheidssteekproef). De review vindt plaats bij de AD op 2 vooraf te bepalen dagen aan de hand van het door de accountant van de SVB opgebouwde dossier. De SVB stelt de accountant van de gemeente vooraf (schriftelijk) op de hoogte. Uit het oogpunt van doelmatigheid (geen dubbeling van werkzaamheden) en zo laag mogelijke belasting van de AD streeft de AD ernaar om de reviewinspanning door toezichthouders zoveel mogelijk te beperken. De AD bepleit daarom (in overeenstemming met NBA-handreiking 1122 art 4.3.2 Steunen op accountantscontrole bij de Gemeenschappelijke Regeling ) dat er een gezamenlijke review wordt uitgevoerd door een gecombineerd team van toezichthoudenede partijen/accountantskantoren. 1.6 Definities/begripsbepaling In aanvulling op dan wel conform de wet Wmo, het Uitvoeringsbesluit Wmo en de regeling Wmo gelden voor dit protocol de volgende definities: Accountant: de door Opdrachtnemer aangestelde registeraccountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Controleverklaring: De controleverklaring bij Model D de financiële verantwoording Wmo en de rechtmatigheidsrapportage op totaalniveau en in de bijlage per gemeente betreft een controleverklaring met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 800 Bijzondere overwegingen - controles financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden. Standaard 3402 Assurance rapport: Een assurance-rapport met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 3402 Assurance-rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie, type II (Opzet, bestaan en werking). Budgethouder (BH): de persoon aan wie door de gemeente een persoonsgebonden budget is toegekend. Controle: voor zover dit protocol de term controle gebruikt, wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NBA Standaard 800 dan wel het uitvoeren van assurance-werkzaamheden volgens NBA Standaard 3402. Financiële rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving voor zover deze een financieel effect hebben op de betreffende verantwoording van rekening couranten en 23-12-2015 Pagina 7 van 29
budget uitputtingsoverzichten. Dit betekent dat de in de verantwoording genoemde bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de wet Wmo, het Uitvoeringsbesluit Wmo en de regeling Wmo. Persoonsgebonden budget (PGB): bedrag waaruit namens de budgethouder betalingen worden gedaan voor diensten, en andere maatregelen die tot een maatwerkvoorziening behoren, en die een cliënt/budgethouder van derden heeft betrokken; Toekenningsbericht (TKB): door de gemeente via de portal (MijnWMO) aangeleverde budgettoekenning (exclusief de zorgbeschrijving). Toekenningsbeschikking (TB): dit is een schriftelijke bevestiging van de gemeente van de toekenning van een PGB. Zorgbeschrijving: dit is een document dat de gemeente opvraagt i.v.m. verantwoording. In dit document is aangegeven waar de zorg uit bestaat en welke tijd ermee gepaard. Zorgovereenkomst (ZOK): een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht (voor een familielid, en freelancer of een zorgverlenende instantie) tussen de budgethouder en de zorgverlener waarin een beschrijving van de aard van de zorgwerkzaamheden is opgenomen en afspraken (conform de Regeling Wmo) zijn vastgelegd over het loon of de vergoeding en de wijze van declareren. Zorgverlener (ZV): de zorgverlener is de persoon of instelling met wie de Budgethouder een zorgovereenkomst heeft. 23-12-2015 Pagina 8 van 29
2 Verantwoordingsprotocol 2.1 Inleiding Zoals gesteld onder 1.5 dient de SVB de Verantwoording TR PGB Wmo inclusief de financiële verantwoording en rechtmatigheidsrapportage van de RvB voor 1 februari jaar t+1aan de betreffende gemeente aan te leveren. Omdat er in de wet en regelgeving Wmo geen format voor de financiële verantwoording is voorgeschreven, is in Bijlage I onder Model D van dit protocol een modelformat verantwoording opgenomen. In Bijlage I onder Model C is een modelformat voor de rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur opgenomen. 2.2 Verantwoording Jaarlijks na afloop van het boekjaar zal de SVB, in lijn met art 3.7 variant B1 van de Kadernota Rechtmatigheid 2015, een verantwoording TR PGB voor de wet Wmo voor alle gemeenten gezamenlijk opleveren met daarin de relevante financiële en niet financiële gegevens over de verleende dienstverlening. Op hoofdlijnen zal de verantwoording TR PGB Wmo bestaan uit: Hoofdstuk algemeen: o Voorwoord; o Bedrijfsvoeringsparagraaf inclusief rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur van de SVB. Financiële verantwoording: o Eén generiek overzicht van de rekening courant TR PGB Wmo op totaalniveau opgebouwd uit de ontvangen voorschotten van gemeenten en de betaalde bestedingen (kasbasis); o Een overzicht van de budgetuitputting (toekenning betaalde bestedingen) op totaalniveau TR PGB Wmo. alsmede een toelichting op deze stukken. o Een bijlage met een overzicht van de rekening courant PGB TR Wmo en de budgetuitputting op gemeenteniveau (waarvan het totaal aansluit op de voorgaande generieke overzichten). De financiële verantwoording is op kasbasis d.w.z. dat alleen de daadwerkelijk betaalde bestedingen tot en met 31 oktober van het boekjaar zijn meegenomen. De laatste bijlage van de financiële verantwoording valt buiten de reikwijdte van de controleverklaring. 23-12-2015 Pagina 9 van 29
3 Accountantsprotocol 3.1 Doelstelling en reikwijdte onderzoek De controle heeft als doel het vaststellen van de juistheid en volledigheid van: het door de SVB opgestelde generieke overzicht van de rekening courant TR PGB Wmo op totaalniveau; het overzicht budgetuitputting TR PGB Wmo op totaalniveau; een toelichting op bovenstaande stukken; de door de Raad van Bestuur SVB afgegeven en in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen rechtmatigheidsrapportage. 3.2 Toetspunten voor de controle: Voor de controlewerkzaamheden die leiden tot de controleverklaring behorend bij de verantwoording rekening couranten gelden volgende aandachtspunten: 1. beoordelen van de toereikendheid en uitvoering van het door de SVB vastgesteld M&Obeleid en overige beleidsregels. Afwijkingen van het vastgestelde beleid en/of een inadequate uitvoering van het beleid worden in het accountantsoordeel verdisconteerd (zie 3.6); 2. beoordelen of de liquide middelen rentedragend worden aangehouden in s Rijks schatkist (artikel 45 van de Comptabiliteitswet); 3. de rechtmatige betaling van bestedingen (maandlonen, declaraties (facturen en urenbriefjes)) en doorbetalingen van ziekengeld. Als uitgangspunt voor de controle gelden: 1) een door de gemeente conform de afspraken in de wet en regelgeving juist en volledige toekenningsbeschikking/bericht; 2) een door de gemeente goedgekeurde zorgovereenkomst; 3) een declaratie zoals opgenomen in de Regeling WMO artikel 2 lid 2 t/m 6. In het kader van de rechtmatigheidscontrole gelden de volgende aandachtspunten: a) De SVB heeft betalingen verricht uit het persoonsgebonden budget en voert het budgetbeheer als bedoeld in artikel 2.6.2, eerste lid, van de wet uit: i. overeenkomstig de beschikking tot verlening van het persoonsgebonden budget, bedoeld in artikel 2.3.6, eerste lid, van de wet; ii. overeenkomstig een door het college goedgekeurd document waaruit de rechtsgeldige afspraken blijken tussen de cliënt en een derde; en iii. tot afdracht van eventuele loonheffing, premies voor de sociale verzekeringen en inkomensafhankelijke bijdragen op grond van de Zorgverzekeringswet. (artikel 2, lid 2 van de regheling Wmo). b) De Sociale Verzekeringsbank verricht betalingen uit het persoonsgebonden budget, voor werkzaamheden die voortvloeien uit een arbeidsovereenkomst 4 of overeenkomst van opdracht, indien een declaratie van een derde de naam en het adres van de derde, het tarief, een verantwoording van de overeengekomen 4 De SVB voert de arbeidsrechtelijke toets van de zorgovereenkomst uit 23-12-2015 Pagina 10 van 29
resultaten dan wel een overzicht van het aantal te betalen uren en dagdelen of etmalen, bevat (artikel 2, lid 3 van de regeling Wmo). c) De Sociale Verzekeringsbank kan beslissen tot beëindiging van de betalingen of weigering van een betaling uit het persoonsgebonden budget: i. bij het intrekken of herzien van een beslissing als bedoeld in artikel 2.3.10 van de wet; ii. wegens strijd met het recht, waaronder het recht dat van toepassing is op de arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht, of het belang van de uitvoerbaarheid van het verrichten van de betalingen uit het persoonsgebonden budget door de Sociale Verzekeringsbank. (artikel 2, lid 4 van de regeling Wmo). d) De Sociale Verzekeringsbank verricht betalingen uit het persoonsgebonden budget zonder dat dit bij beschikking wordt vastgesteld, binnen 30 dagen na ontvangst van de declaratie door de Sociale Verzekeringsbank, tenzij een betaling geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd. Betalingen die op grond van het vierde lid zijn geweigerd kunnen na goedkeuring door de Sociale Verzekeringsbank binnen 30 dagen alsnog worden verricht (artikel 2 lid 5 van de regeling Wmo). e) De Sociale Verzekeringsbank verricht betalingen ter verkrijging door de cliënt van gelden die aanvullend op het persoonsgebonden budget door of vanwege de cliënt zelf zijn gestort bij de Sociale Verzekeringsbank (artikel 2 lid 6 van de regeling Wmo). f) De Sociale Verzekeringsbank ondersteunt de cliënt bij zijn werkgeverstaken waaronder ten aanzien van arbeidsomstandighedenregelgeving, zaakschade en aansprakelijkheid (artikel 2 lid 7 van de regeling Wmo). g) de SVB heeft alleen betalingen gedaan aan verzekerden, waarover door verzekerde geen verantwoording hoeft te worden afgelegd (het zgn. vrij besteedbare bedrag), onder voorwaarden zoals opgenomen onder het overgangsrecht Wmo; h) het (cumulatief) saldo van de betalingen overschrijdt niet het aan de budgethouder door de gemeenten toegekende trekkingsrecht; i) de SVB is, indien van toepassing, nadat alle daarvoor vereiste bescheiden zijn ontvangen, tot terugvordering op budgethouder overgegaan; j) de loondoorbetalingen bij ziekte zijn niet ten laste van de trekkingsrechten verantwoord. k) De SVB heeft indien van toepassing bij de betaling van de vergoeding juist onderscheid gemaakt tussen de vrijwillige bijdrage en het toegekende trekkingsrecht. 3.3 Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant dient zijn controle zodanig in te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij zijn verdere controleaanpak inricht, hoe hij zijn controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controle-informatie verkrijgt Het proces van registreren en betalen van salarissen, facturen en declaraties betreffende geleverde zorg (bestedingen) in het kader van TR PGB Wmo is door de SVB uniform ingericht. Voor de controle wordt op totaalniveau een statistisch onderbouwde steekproef getrokken. Een goedkeurende controleverklaring impliceert dat in de financiële verantwoording geen afwijkingen (onjuistheden en onzekerheden) voorkomen met een 23-12-2015 Pagina 11 van 29
belang dat groter is dan de in onderstaande tabel weergegeven toleranties. Dit moet vastgesteld worden met een betrouwbaarheid van 95%. Hierbij geldt als omvangbasis het totaalbedrag PGB TR dat voor de wet Wmo door de SVB in het kalenderjaar voor bestedingen is betaald (totaal betaalde bestedingen conform model D in Bijlage I). Voor de bepaling van het door de Raad van Bestuur af te geven oordeel over de rechtmatigheidsrapportage in de bedrijfsvoerings-paragraaf gelden met betrekking onrechtmatigheids- en onzekerheidspercentages onderstaande toleranties en betrouwbaarheidseis van 95%. Oordeel Goedkeurend Met Oordeelonthouding Afkeuring Beperking Fouten in de financiële 1% >1% en < 3% n.v.t. 3% verantwoording per wet Onzekerheden in de controle 3% >3% en < 10% 10% n.v.t. De AD geeft in de controleverklaring een oordeel over de getrouwheid van de door de Raad van Bestuur afgegeven rechtmatigheidsrapportage in de bedrijfsvoeringsparagraaf en hanteert hierbij een nul tolerantie. 3.4 Foutdefinitie Van een fout in de verantwoording is sprake als naar aanleiding van de controle gebleken is dat een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet Wmo, het Uitvoeringsbesluit Wmo en de regeling Wmo en de toetspunten zoals vastgelegd in hoofdstuk 3.2. van dit Controleprotocol. Bij geconstateerde fouten kan een onderscheid gemaakt worden in structurele en incidentele fouten. Van een structurele fout is sprake als de oorzaak is gelegen in (onderdelen van) het systeem van uitvoering, waardoor fouten met een (zeker) herhalingskarakter (kunnen) optreden. Van een incidentele (geïsoleerde) fout is sprake als het een toevallige (niet-structurele) fout betreft. Voor deze fouten kan niet uitgesloten worden dat ze niet vaker zullen voorkomen. Beide categorieën fouten worden in de foutevaluatie meegenomen. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op onzekerheden. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert. 23-12-2015 Pagina 12 van 29
3.5 Foutevaluatie Met betrekking tot de foutevaluatie gelden de volgende uitgangspunten: bij de foutschatting ten behoeve van de oordeelsvorming moet worden uitgegaan van de absolute waarde van de bij de controle aangetroffen financiële fouten. Salderen van fouten is daarom niet toegestaan; bij de oordeelsvorming wordt uitgegaan van de meest waarschijnlijke fout; daarnaast wordt de maximale fout bepaald. De AD neemt de niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden mee in zijn oordeelsvorming in de controleverklaring. De AD beoordeelt tevens de opgestelde herstelplannen in het kader van de reguliere bedrijfsvoering. De beheershandeling, het opstellen en goedkeuren van het plan, dient voor de afsluiting van het boekjaar te zijn genomen en het herstel dient te zijn afgerond voor de afgifte van de verklaring. Indien herstelplannen niet of niet volledig worden uitgevoerd wordt de betreffende fout alsnog bij de financiële fout en oordeelsvorming meegenomen. 3.6 Toereikendheid Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) beleid Het beleid m.b.t. M&O beperkt zich vooralsnog tot het afgeven van mogelijke fraudesignalen. De SVB toetst in het kader van M&O het juiste arbeidsrechtelijk gebruik van het zorgcontract, de betaling van declaraties (facturen en urenbriefjes) en maandsalarissen (bruto/netto) en de doorbetaling van loon bij ziekte. De zorginhoudelijke toets (de materiële controle dat de zorg is geleverd) ligt volledig bij de budgethouder en de gemeente. 3.7 Rapportages accountant De Verantwoording TR PGB Wmo Bij de Verantwoording TR PGB Wmo geeft de AD één controleverklaring (juistheid en volledigheid) op totaalniveau m.b.t.: a. Rekening courant afrekening op totaalniveau b. Budgetuitputtingsoverzicht op totaalniveau alsmede een toelichting op deze stukken c. De in de bedrijfsvoering paragraaf opgenomen rechtmatigheidsrapportage. De AD geeft geen oordeel af over de bijlage met een overzicht van de rekening courant PGB TR Wmo en de budgetuitputting op gemeenteniveau (waarvan het totaal aansluit op de generieke overzichten). Assurance-Rapport Standaard 3402: Tevens brengt de AD voor 1-2 J t+1 een Standaard 3402 Assurance rapport uit naar de opzet, bestaan en werking van de interne beheersing (AO/IB) van het betaalproces over het boekjaar t (Standaard 3402 type II). Zoals vermeld in de Inleiding voert de Sociale Verzekeringsbank (SVB) met ingang van 1 januari 2015 namens de gemeenten de betalingen ten laste van door gemeenten verstrekte budgetten TR PGB Wmo, alsmede het hiermee verbonden budgetbeheer uit. De scope van 23-12-2015 Pagina 13 van 29
het standaard 3402 assurance onderzoek richt zich op deze door de SVB verleende diensten: het verwerken van toekenningsberichten, zorgovereenkomsten en het betalen van salarissen, facturen en declaraties voor verleende zorg in het kader van de wet TR PGB Wmo gedurende de verslagperiode 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx. Het standaard 3402 assurance rapport bevat naast een beschrijving van de processen tevens een oordeel van het management SVB en de AD over de opzet, bestaan en werking van interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld. 23-12-2015 Pagina 14 van 29
Bijlage I: Model A: Modellen Model goedkeurende controleverklaring TR PGB Wmo CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Afgegeven ten behoeve van de Gemeenten in het kader van trekkingsrecht persoonsgebonden budget Wmo Wij hebben: De financiële verantwoording van het trekkingsrecht PGB Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) te Amstelveen over de periode november 20xx tot en met oktober 20xx bestaande uit: 1. een overzicht van de rekening courant afrekening op totaalniveau Wmo op totaalniveau over de genoemde periode; 2. een overzicht van de budgetuitputting op totaalniveau Wmo 3. alsmede een toelichting op deze stukken, gecontroleerd. De in de bedrijfsvoeringparagraaf van de verantwoording TR PGB Wmo opgenomen rechtmatigheidsrapportage van de Raad van Bestuur van de SVB over de periode november 20xx tot en met oktober 20xx (verantwoording, pagina e.v.); die alle deel uitmaken van de verantwoording Wmo november 20xx tot en met oktober 20xx van de Sociale Verzekeringsbank en hierna tezamen worden aangeduid als de financiële verantwoording c.a., gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur De Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording, die een juist en volledig beeld van de rekening couranten per 31 oktober 20xx en budget uitputtingsoverzichten over de periode november 20xx tot en met oktober 20xx dient weer te geven in overeenstemming met Wet Wmo, het Besluit Wmo en de regeling Wmo. De Raad van Bestuur is tevens verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de verantwoording verantwoorde bedragen. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals vastgelegd in de Wet Wmo, het Besluit Wmo en de regeling Wmo. De Raad van Bestuur is tenslotte verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële verantwoording en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude en fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële verantwoording op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) 2015, specifiek deel 3 accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor 23-12-2015 Pagina 15 van 29
ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controleinformatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële verantwoording. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico s dat de verantwoording een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van en juist en volledig weergeven in de financiële verantwoording, evenals voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de SVB. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van het gehanteerde referentiekader voor financiële rechtmatigheid. Bij onze controle hebben wij de goedkeuringstoleranties voor fouten en onzekerheden toegepast zoals zijn opgenomen in paragraaf 3.3 van het Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht PGB (TR PGB) Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) 2015, specifiek deel 3 accountantsprotocol. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geven de in de verantwoording TR PGB Wmo over de periode november 20xx tot en met oktober 20xx opgenomen: financiële verantwoording met de financiële toelichtingen daarbij; rapportage over de financiële rechtmatigheid van de uitkomsten van de taakuitvoering over de periode november 20xx tot en met oktober 20xx zoals opgenomen in de rechtmatigheidsrapportage in de bedrijfsvoeringsparagraaf een getrouw beeld van: de rekening courant TR PGB Wmo op totaalniveau de budgetuitputting TR PGB Wmo op totaalniveau de financiële rechtmatigheid van de uitkomsten van de taakuitvoering in overeenstemming met de Wet Wmo, het Besluit Wmo en de Regeling Wmo en de daarmee verbonden dan wel daaruit voortvloeiende regelgeving. Basis voor financiële verslaggeving en beperking in gebruik en verspreidingskring Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel vestigen wij de aandacht op punt... in de toelichting waarin de basis voor financiële verslaggeving uiteen is gezet. De financiële verantwoording en de rechtmatigheidsrapportage zijn opgesteld voor de Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank ten behoeve van de gemeenten. Hierdoor is deze financiële verantwoording mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De financiële verantwoording 20xx en de rechtmatigheidsrapportage inclusief onze controleverklaring zijn derhalve uitsluitend bestemd voor de Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank ten behoeve van gemeenten (en hun externe accountants) en dienen niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. 23-12-2015 Pagina 16 van 29
Plaats, datum Audit Dienst SVB Naam accountant en ondertekening met die naam 23-12-2015 Pagina 17 van 29
Model B: Model Goedkeurend Standaard 3402 assurance-rapport (AO/IB) ASSURANCE-RAPPORT VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT VAN DE SVB OVER DE BESCHRIJVING VAN INTERNE BEHEERSINGSMAATREGELEN, HUN OPZET EN WERKING Afgegeven ten behoeve van de gemeenten Opdracht en reikwijdte verantwoordelijkheden. Wij hebben opdracht gekregen om te rapporteren over de beschrijving van SVB zoals opgenomen in sectie van de door SVB verleende diensten voor het verwerken van toekenningsberichten, zorgovereenkomsten en het betalen van salarissen, facturen en declaraties voor verleende zorg in het kader van de wet TR PGB Wmo gedurende de verslagperiode 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx (de beschrijving), alsmede over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld. Verantwoordelijkheden van SVB SVB is verantwoordelijk voor: het opstellen van de beschrijving en bijgaande bewering op de pagina s., met inbegrip van de volledigheid, het accuraat zijn en methode van presentatie van de beschrijvingen en bewering; het verlenen van diensten die door de beschrijving worden omvat; het vermelden van de interne beheersingsdoelstellingen; het opzetten, implementeren en effectief laten werken van interne beheersingsmaatregelen om de vermelde interne beheersingsdoelstellingen te bereiken. Verantwoordelijkheden van de accountant van SVB en werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is, om op basis van onze werkzaamheden, het geven van een oordeel over de beschrijving van TR PGB Wmo en over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld. Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3402, Assurance-rapporten betreffende interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie, en het Controleen verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) voor de accountant van de SVB 2015, specifiek deel 3 Accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en onze werkzaamheden zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen over de vraag of, in alle van materieel belang zijnde aspecten, de beschrijving getrouw is weergegeven en de interne beheersingsmaatregelen op afdoende wijze zijn opgezet en effectief werken. Een assurance-opdracht om te rapporteren over de beschrijving, opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assurance-informatie over de toelichtingen in de beschrijving van de serviceorganisatie van haar systeem en de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de 23-12-2015 Pagina 18 van 29
accountant van de serviceorganisatie toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico s dat de beschrijving niet getrouw is weergegeven en dat de interne beheersingsmaatregelen niet op afdoende wijze zijn opgezet of effectief werken. Onze werkzaamheden bevatten het toetsen van de werking van die interne beheersingsmaatregelen die wij noodzakelijk achten bij het verschaffen van een redelijke mate van zekerheid dat de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld werden bereikt. Een assurance-opdracht van dit type omvat ook een evaluatie van het algehele beeld van de beschrijving, de geschiktheid van de interne beheersings-doelstellingen die erin staan vermeld en de geschiktheid van de criteria die door de serviceorganisatie zijn gespecificeerd en beschreven staan op pagina. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Beperkingen van interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie De beschrijving van SVB is opgezet om aan de algemene behoeftes van een brede groep van cliënten en hun accountants te voldoen en kan daarom niet ieder aspect van het systeem bevatten dat iedere individuele cliënt in diens eigen bijzondere omgeving belangrijk kan achten. Bovendien kunnen interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie, vanwege hun aard, niet alle fouten of omissies bij het verwerken of rapporteren van transacties voorkomen of ontdekken. Bovendien is de projectie van een eventuele evaluatie van de effectiviteit van toekomstige verslagperiodes onderhevig aan het risico dat interne beheersingsmaatregelen bij een serviceorganisatie inadequaat kunnen worden of falen. Oordeel Ons oordeel is gevormd op basis van de aangelegenheden die in deze rapportage zijn uiteen gezet. De criteria waarvan wij gebruik hebben gemaakt bij het vormen van ons oordeel zijn de criteria die in de bewering van SVB op pagina xx en xx staan beschreven. Naar ons oordeel, in alle van materieel belang zijnde opzichten: a. Geeft de beschrijving het. systeem gericht op de.. dienstverlening getrouw weer zoals deze gedurende de verslagperiode van 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx is opgezet en geïmplementeerd; b. Zijn de interne beheersingsmaatregelen die verband houden met de interne beheersingsdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld gedurende de verslagperiode van 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx op afdoende wijze opgezet; en c. Werkten de getoetste interne beheersingsmaatregelen, die noodzakelijk waren om een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat de in de beschrijving vermelde interne beheersingsmaatregelen waren bereikt gedurende de verslagperiode van 1 januari 20xx tot en met 31 december 20xx effectief. Beschrijving van getoetste interne beheersingsmaatregelen De specifieke getoetste interne beheersingsmaatregelen en de aard, timing en resultaten van die toetsingen zijn opgenomen op pagina's (xx). 23-12-2015 Pagina 19 van 29
Beoogde gebruikers en doel Deze rapportage en de beschrijving van toetsingen van interne beheersingsmaatregelen op pagina s (xx) zijn alleen voor cliënten die gebruik hebben gemaakt van het TR PGB Wmo systeem van de SVB en hun accountants, die voldoende inzicht hebben om het in aanmerking te nemen bij het inschatten van de risico s op afwijkingen van materieel belang in de financiële overzichten van cliënten, tezamen met overige informatie met inbegrip van informatie over interne beheersingsmaatregelen die door cliënten zelf worden uitgevoerd. Datum van het assurance-rapport van de accountant van de serviceorganisatie Handtekening van accountant van de SVB Het adres van de accountant van de SVB 23-12-2015 Pagina 20 van 29
Controleprotocol SVB/SSP TR PGB Wmo Model C: Voorbeeldtekst Rechtmatigheid (inclusief M&O) (Onderdeel van de bedrijfsvoeringsparagraaf) Rechtmatigheidsrapportage 20xx Bij het uitvoeren van onze opdrachten beschouwen we het voldoen aan de rechtmatigheidsnormen als een van de belangrijkste doelstellingen. In hoeverre we daarin slagen, verantwoorden we met (on-)rechtmatigheidspercentages. Conform het Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) voor de SVB en haar accountant geeft de Raad van Bestuur daarnaast een rechtmatigheidsverklaring af, waarin is meegewogen of het beleid op het gebied van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) toereikend is. Rechtmatigheidsverklaring 20xx Op basis van het Controle- en verantwoordingsprotocol Trekkingsrecht Persoonsgebonden Budget (TR PGB) Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) voor de SVB en haar accountant heeft de SVB het onrechtmatigheidspercentage voor 20xx berekend op 0,xxx procent van de totale betaalde bestedingen per wet. Het totale percentage onzekerheden bedraagt 0,xxx procent van de totale betaalde bestedingen per wet. Onderstaande tabel toont de onrechtmatigheidsscore, gebaseerd op fouten in procenten per wet. Hieruit blijkt dat de onrechtmatigheidsscore van de Wmo waarin de SVB voor de uitvoering participeert ruim onder de met het ministerie overeengekomen tolerantiegrenzen ligt. Op grond van het onrechtmatigheidspercentage stelt de Raad van Bestuur dat de wetsuitvoering Wmo door de SVB over het jaar 20xx rechtmatig is geweest. Onrechtmatigheidsscore per wet Voor het jaar 20xx zijn de percentages fouten en onzekerheden per wet als volgt. Onrechtmatigheidspercentages 20xx nieuwe fouten (1 = 1%) Wet Wmo Fouten x,xx Nieuwe onzekerheden 20xx (1 = 1%) Wet Wmo Onzekerheden x,xx 2-10-2015 Pagina 21 van 29
Controleprotocol SVB/SSP TR PGB Wmo Model D: Financiële verantwoording TR PGB Wmo A. Verantwoording op wetsniveau: Eén generiek overzicht van de rekening courant TR PGB Wmo op totaalniveau opgebouwd uit de ontvangen voorschotten van gemeenten (Wmo) en de betaalde bestedingen (kasbasis); Een overzicht van de budgetuitputting (toekenning betaalde bestedingen) op totaalniveau TR PGB Wmo. Exploitatie rekening Door de gemeenten toegekende 24.000.000 budgetten Ambtshalve budgetten 500.000 Aanvullende budgetten 120.000 Totaal budgetten 24.620.000 Rekening courant Voorschotten 60.000.000 Reguliere bestedingen 18.000.000 18.000.000 Bestedingen ambtshalve regime 240.000 240.000 Totaal bestedingen (omvangsbasis) 18.240.000 Saldo 6.380.000 41.760.000 Doorbetaling loon bij ziekte 24.000 B. Toelichting: Totaal afgegeven budgetten (TB) door de gemeenten; Totaal aan ambtshalve toegekende budgetten; Aanvullend budget als gevolg van: o een samenloop met de Zorgverzekeringswet; o een verschil tussen een oorspronkelijk ambtshalve toegekend budget en een definitief toekenningsbesluit indien de bestedingen hoger zijn dan het definitieve toekenningsbesluit; o een onvermijdbare onrechtmatige betaling als gevolg van het coulance beleid. Door gemeenten verleende voorschotten; De reguliere betaalde bestedingen; Bestedingen die zijn betaald onder het regime van een ambtshalve toekenning van budgetten en ambtshalve geaccordeerde zorgovereenkomsten; Het totaal van de doorbetalingen van loon bij ziekte. 2-10-2015 Pagina 22 van 29
Controleprotocol SVB/SSP TR PGB Wmo C. Bijlage: per gemeente Bijlage 1 Overzicht per gemeente Gemeente Budgetten Voorschotten Bestedingen Saldo RC Saldo budget A B Gemeente XXX Regulier 12.000.000 30.000.000 9.000.000 20.880.000 3.190.000 Ambtshalve 250.000 120.000 Aanvulling 60.000 Loondoorbetaling ziekte 12.000 Totaal XXX 12.310.000 30.000.000 Gemeente YYY Regulier 12.000.000 30.000.000 9.000.000 20.880.000 3.190.000 Ambtshalve 250.000 120.000 Aanvulling 60.000 Loondoorbetaling 12.000 Totaal YYY 12.310.000 30.000.000 Totaal gemeenten Regulier 24.000.000 60.000.000 18.000.000 41.760.000 Ambtshalve 500.000 240.000 Aanvulling 120.000 0 Totaal 24.620.000 60.000.000 18.240.000 41.760.000 6.380.000 Loondoorbetaling ziekte 24.000 2-10-2015 Pagina 23 van 29
Controleprotocol SVB/SSP TR PGB Wmo Bijlage II: Informatiestroom voor uitvoeren TR PGB Wmo 2-10-2015 Pagina 24 van 29
Controleprotocol SVB/SSP TR PGB Wmo Bijlage III: Addendum controle- en verantwoordingsprotocol TR PGB Wmo 2015 1. Inleiding Als gevolg van ontstane problemen begin 2015 zijn terugvalscenario s (noodscenario s) ingevoerd, waarbij het uitgangspunt was om de continuïteit van de zorg veilig te stellen. Hierbij is bewust besloten om prioriteit te leggen bij uitbetaling (betalen boven controleren) en is er tijdelijk sprake geweest van een verminderd (interne) controleregime. Hierdoor is in (een groot deel van) 2015 geen sprake van een regulier proces. Daarom is ervoor gekozen om voor 2015 in een addendum de specifieke (interne) controlesituatie en de effecten op de uit te voeren controlewerkzaamheden aan te geven. Het controleprotocol TR PGB Wmo blijft overigens van toepassing, maar waar nodig wordt de impact van de afwijkende procesgang op de controlewerkzaamheden aangegeven. 2. Situatieschets Zoals in de inleiding beschreven is de situatie in 2015 dermate afwijkend dat niet gesproken kan worden van het beoogde reguliere proces. In deze paragraaf worden de belangrijkste afwijkingen van de reguliere procesgang weergegeven. Terugvalopties/noodscenario s: In januari 2015 is als gevolg van ontstane problemen gekozen voor een drietal terugvalopties (conform uitwerking terugvalscenario s Programma trekkingsrechten PGB versie 0.7 d.d. 9 januari 2015 definitief concept): 2.1. Ambtshalve toekennen budgetten. De SVB heeft begin dit jaar in opdracht van VWS voor een aantal gemeenten (en mindere mate zorgkantoren) ambtshalve budgetten toegekend. In deze gevallen wordt er per wet een fictief budget toegekend voor een bepaalde periode. Per 1 oktober zijn nog niet alle ambtshalve toegekende budgetten definitief gemaakt. 2.2. Ambtshalve accorderen van zorgovereenkomsten. Alle op 15-01-2015 nog niet (volledig) gecontroleerde zorgovereenkomsten zijn door de SVB in opdracht van VWS ambtshalve geaccordeerd waarbij het maximum uurtarief op 999 is gezet. 2.3. Spoedbetalingen. Om de continuïteit van de zorg te waarborgen is er eveneens voor gekozen om ingediende declaraties die niet gekoppeld konden worden aan een budgethouder (budget) c.q. zorgovereenkomst via een spoedbetalingsprocedure te betalen. Voor het overgrote deel zijn deze spoedbetalingen via SSP verlopen, waarbij bij de factuur is aangegeven dat betaling via IBP 5 -spoedbetaling is verlopen. In het geval dat er geen koppeling met een BH en/of ZOK gemaakt kon worden zijn spoedbetalingen via het Rapid Response Team (RRT) naar de directie Finance &Control (F&C) gefaxt om via F&C (geheel buiten het systeem) te worden betaald. In beide gevallen wordt de betaling later administratief rechtgetrokken door de betaling in TREKS aan de factuur of budgethouder/zorgovereenkomst te koppelen. Indien er geen factuur is dan wordt daarom gevraagd aan de budgethouder. 5 IBP = InsideBusiness Payments 2-10-2015 Pagina 25 van 29
Controleprotocol SVB/SSP TR PGB Wmo Verminderde interne controle Door de nadruk op betalen zijn verschillende interne controles gedurende de eerste helft van 2015 niet/niet volledig uitgevoerd: a. Niet uitvoeren arbeidsrechtelijke toets. b. Niet uitvoeren van de beperkte 2 e controle (ongeveer 5% van de betalingen wordt op risico-inschatting her-beoordeeld). Overige probleemsituaties. In de loop van 2015 bleken zich nog andere specifieke situaties voor te doen, waarbij problemen bij de betaling en/of toerekening aan de juiste (wet/budget) betaling ontstonden. Onderstaand enkele relevante probleemsituaties: a. Combicontracten Zvw en Wmo-zorg. Een onverwacht grote groep budgethouders met een combinatiecontract Zvw/Wmo declareert hun Zvw-zorg op een Wmo-budget, waardoor het Wmo-budget eerder dan bedoeld wordt uitgenut. Zvw- declaraties dienen bij de zorgverzekeraar ingediend te worden. b. Combinatie pgb-huishoudelijke hulp en pgb-wlz. Sommige budgethouders in de groep Wlz-indiceerbaren heeft zowel een opslag in de Wlz ontvangen als een PGB-huishoudelijke hulp in de Wmo. Deze combinatie is echter niet toegestaan en zal per 1 juli 2015 worden beëindigd. Het Wmo-deel zal pas beëindigd worden nadat ophoging in de Wlz heeft plaatsgevonden. De opslag in de Wlz zal in overleg met de zorgkantoren worden opgehoogd omdat de eerder toegekende opslag minder is dan waar men in de AWBZ recht op had. VWS stelt een notitie op hoe precies met deze groep omgesprongen moet worden en wat de verschillende partijen moeten doen. c. Zorgovereenkomst onder de verkeerde wet. d. Onjuiste budgetgegevens. e. Onjuiste gegevens budgethouder. f. Geen bestedingen op budgetten. Deze budgetten zijn aan de gemeenten en zorgkantoren teruggekoppeld met het verzoek om aan te geven of deze budgetten ook zijn toegekend c.q. beëindigd kunnen/moeten worden. Herstelplannen/acties Vanaf april zijn herstelacties opgestart. Deze herstelacties hebben zich voornamelijk gericht op het herstel van de middels de noodscenario s ambtshalve toegekende budgetten, ambtshalve geaccordeerde zorgovereenkomsten en spoedbetalingen. De onder het ambtshalve regime verrichte betalingen zijn daarbij niet integraal herbeoordeeld en waar nodig hersteld. Ook voor de overige in de loop van 2015 ontstane specifieke probleemsituaties zijn eveneens herstelacties opgestart. De werkgroep Implementatie houdt zich bezig met de implementatie en de voortgang van de herstelacties. Nog niet alle herstelacties zijn begin oktober afgerond. Afzien van terugvorderen (brief van de staatssecretaris VWS aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Den Haag, 4 september 2015; 25657 nr 202) De problemen met de invoering van trekkingsrecht en het instellen van terugvalscenario s om betalingsproblemen te voorkomen, kunnen tot onrechtmatige pgb-betalingen hebben geleid. Deze betalingen zijn terug te draaien door ze terug te vorderen. Op 3 september 2-10-2015 Pagina 26 van 29