Statuten Stichting Pensioenfonds ARCADIS Nederland Artikel 1 - Begripsomschrijvingen De stichting: Stichting Pensioenfonds ARCADIS Nederland, gevestigd te Arnhem. De werkgever: ARCADIS Nederland B.V., gevestigd te Arnhem, en de ondernemingen en instellingen die met haar tot een groep als bedoeld in het Burgerlijk Wetboek behoren en die zijn aangesloten bij de stichting op grond van de tussen ARCADIS Nederland B.V. en de stichting gesloten overeenkomst dan wel met instemming van ARCADIS Nederland B.V. ingevolge een separate overeenkomst met de stichting. Het bestuur: het bestuur van de stichting. Deelnemer: de deelnemer als bedoeld in artikel 7. Gewezen deelnemer: de werknemer of gewezen werknemer van de werkgever door wie geen pensioen meer wordt opgebouwd op grond van een pensioenovereenkomst en die bij beëindiging van de deelneming een pensioenaanspraak heeft behouden jegens de stichting. Pensioengerechtigde: de persoon voor wie op grond van een pensioenovereenkomst het pensioen is ingegaan. Aanspraakgerechtigde: de persoon die begunstigde is voor een nog niet ingegaan pensioen. Artikel 2 - Naam, zetel en duur 1. De stichting is genaamd: Stichting Pensioenfonds ARCADIS Nederland. 2. Zij is gevestigd te Arnhem. 3. De stichting is opgericht voor onbepaalde tijd. Artikel 3 - Doel Het doel van de stichting is het verzekeren van pensioenen in de ruimste zin ten behoeve van werknemers en gewezen werknemers van de werkgever en van voorheen aangesloten ondernemingen, die krachtens een pensioenreglement of een pensioenbrief rechten jegens de stichting geldend kunnen maken, alsmede ten behoeve van de nagelaten betrekkingen van deze werknemers en gewezen werknemers. Pagina 1 van 16
Artikel 4 Aangesloten ondernemingen 1. De ondernemingen en instellingen die naast ARCADIS Nederland B.V. bij de stichting zijn aangesloten, zijn vermeld in de tussen de ARCADIS Nederland B.V. en de stichting gesloten uitvoeringsovereenkomst. 2. Indien een aan ARCADIS Nederland B.V. verbonden onderneming of instelling op enig moment niet langer verbonden is aan ARCADIS Nederland B.V. kan de stichting als pensioenuitvoerder voor desbetreffende onderneming of instelling blijven optreden, tenzij de onderneming of instelling onder de werkingssfeer van een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds valt. Artikel 5 - Inkomsten, uitgaven en financieel beleid van de stichting 1. De middelen en inkomsten van de stichting bestaan uit: a. bijdragen van de werkgever volgens het bepaalde in de uitvoeringsovereenkomst tussen de stichting en ARCADIS Nederland B.V.; b. bijdragen door de deelnemers verschuldigd krachtens het (de) pensioenreglement(en) en/of een pensioenbrief als bedoeld in artikel 6; c. inkomsten uit het vermogen van de stichting; d. uitkeringen ter zake van (her)verzekeringsovereenkomsten, gesloten met een (her)verzekeraar die krachtens het bepaalde in de Pensioenwet bevoegd is als zodanig op te treden; e. inkomsten uit waardeoverdrachten; f. alle andere wettige inkomsten. 2. De uitgaven van de stichting bestaan uit: a. uitkeringen van pensioen als bedoeld in artikel 3; b. premies voor herverzekeringen zoals bedoeld in lid 1 sub d van dit artikel; c. uitgaven in verband met waardeoverdrachten; d. afkoopsommen; e. onkosten en andere uitgaven, die de stichting ter nakoming van het doel of voor het beheer van de stichting nodig acht. 3. De bij de stichting beschikbare middelen worden door het bestuur belegd, binnen de richtlijnen die het bestuur hiervoor heeft gegeven met inachtneming van redelijke eisen betreffende rendement, soliditeit en risicospreiding. Bewijsstukken, akten en waardepapieren worden bewaard op door het bestuur te bepalen veilige wijze. De stichting voert een beleggingsbeleid dat in overeenstemming is met de prudentperson regel zoals deze bij of krachtens de Pensioenwet is vastgesteld. Pagina 2 van 16
4. De stichting werkt volgens een door het bestuur opgestelde actuariële en bedrijfstechnische nota. De regels bij of krachtens de Pensioenwet alsmede de door De Nederlandsche Bank op te stellen regels zullen bij de opstelling van de actuariële en bedrijfstechnische nota in acht worden genomen. Een wijziging in de actuariële en bedrijfstechnische nota wordt binnen de in de Pensioenwet gestelde termijn aan De Nederlandsche Bank overlegd. 5. Het bestuur is bevoegd of, indien De Nederlandsche Bank op grond van de Pensioenwet dit noodzakelijk acht (binnen een door De Nederlandsche Bank te stellen termijn), verplicht middelen van de stichting aan te wenden tot herverzekering of overdracht aan of onderbrenging bij één of meer maatschappijen van levensverzekering respectievelijk één of meerdere andere pensioenfondsen die krachtens het bepaalde in de Pensioenwet bevoegd zijn als zodanig op te treden, van alle of een deel van de risico's, voortvloeiende uit de door de stichting aangegane pensioenverplichtingen. 6. Het bestuur is bevoegd ten laste van de stichting lopende of alsnog toe te kennen pensioenen te verminderen, indien de financiële toestand van de stichting daartoe aanleiding geeft en indien voldaan wordt aan de vereisten krachtens artikel 134 van de Pensioenwet. Het bestuur kan, zodra de financiële toestand van de stichting zulks toelaat, de aldus verminderde pensioenen geheel of gedeeltelijk verhogen tot ten hoogste de oorspronkelijke grootten. Het bestuur is hiertoe niet verplicht. Artikel 6 - Pensioenreglementen en pensioenbrieven De rechten en verplichtingen van de verzekerden, als bedoeld in artikel 3, zijn of worden vastgelegd in één of meer pensioenreglementen. Indien en voor zover de stichting optreedt als uitvoerder van individueel vormgegeven pensioenovereenkomsten, worden de rechten en verplichtingen van de bij een dergelijke pensioenovereenkomst betrokken verzekerden neergelegd in een pensioenbrief. Artikel 7 - Deelnemer Deelnemer is een werknemer in dienst van de werkgever respectievelijk een gewezen werknemer die op grond van een pensioenovereenkomst pensioenaanspraken verwerft jegens de stichting. Artikel 8 - Bestuur 1. De stichting heeft een paritair bestuur. In het paritair bestuur van de stichting zijn de belanghebbenden op een zo evenwichtig mogelijke wijze vertegenwoordigd. Pagina 3 van 16
2. De stichting wordt bestuurd door een bestuur bestaande uit acht leden. Het bestuur bestaat uit vertegenwoordigers van de werkgever (de geleding van de werkgever), de deelnemers (de geleding van de deelnemers) en de pensioengerechtigden (de geleding van de pensioengerechtigden). Drie bestuursleden zijn vertegenwoordiger van de werkgever. Indien er geen aangesloten ondernemingen meer zijn, vervallen de bestuurszetels voor de vertegenwoordigers van de werkgever. De verdeling van de zetels van de vertegenwoordigers van de deelnemers en de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden vindt plaats op basis van onderlinge getalsverhoudingen, met dien verstande dat de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden maximaal 2 zetels bezetten. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen bestuurder zijn. Het bestuur benoemt degenen tot bestuurders, die overeenkomstig lid 6 van dit artikel zijn voorgedragen respectievelijk overeenkomstig lid 7 of lid 8 van dit artikel zijn gekozen, echter niet eerder dan nadat voldaan is aan het bepaalde in lid 18 van dit artikel. Het bepaalde in dit lid en het bepaalde in lid 1 van dit artikel zijn niet van toepassing voor zover de aangesloten ondernemingen hebben opgehouden te bestaan. Het op dat moment zittende bestuur bepaalt hoe in die situatie in eventuele vacatures voor bestuurszetels wordt voorzien, nadat het Verantwoordingsorgaan hierover is gehoord. 3. Het bestuur kan namens de pensioengerechtigden uit de geleding van de pensioengerechtigden een adviserend waarnemer toelaten bij de bestuursvergaderingen. Deze waarnemer is geen bestuurslid en heeft in bestuursvergaderingen geen stemrecht, maar mag als volwaardig gesprekspartner aan de bestuurs- en commissievergaderingen deelnemen. In het kader van artikel 9 lid 5 en artikel 10 leden 1 tot en met 5 wordt de adviserend waarnemer namens de pensioengerechtigden gelijkgesteld met een bestuurslid. 4. Aan het bestuur kunnen naast de in lid 2 van dit artikel genoemde leden maximaal twee stemgerechtigde onafhankelijke bestuurders worden toegevoegd. Een onafhankelijke bestuurder is een bestuurder die geen directe vertegenwoordiger is van een geleding bij de stichting, zelf geen belanghebbende is bij de stichting en ook geen financiële of hiërarchische verhoudingen heeft met de stichting en de belanghebbenden bij de stichting. Een onafhankelijke bestuurder heeft binnen het bestuur één stem. De eventuele extra zetels voor onafhankelijke bestuursleden blijven buiten beschouwing bij de toepassing van de bepalingen in lid 2 van dit artikel. Pagina 4 van 16
5. Het bestuur stelt een profielschets op voor de leden van het bestuur. Het bestuur toetst de geschiktheid van de leden van het bestuur voorafgaand aan het benoemen en gedurende het bestuurslidmaatschap. Het bestuur kan een voorgedragen of gekozen kandidaat afwijzen indien deze niet aan de profielschets voldoet. 6 De bestuursleden die vertegenwoordiger van de werkgever zijn, worden voorgedragen door de directie van ARCADIS Nederland B.V. De aldus voorgedragen en vervolgens door het bestuur benoemde bestuursleden kunnen te allen tijde door de directie van ARCADIS Nederland B.V. worden ontslagen als bestuurslid. De directie van ARCADIS Nederland B.V. voorziet tevens in een voordracht ingeval van tussentijdse vacatures. 7. De bestuursleden die vertegenwoordiger van de deelnemers zijn, worden gekozen door de deelnemers. Kandidaten kunnen slechts afkomstig zijn uit de deelnemers en de gewezen deelnemers. Voor de verkiezing van vertegenwoordigers van de deelnemers wordt voor elke vacature door het bestuur een kandidaat voorgedragen. Deze voordracht wordt aan de deelnemers bekend gemaakt. Telkens dertig deelnemers gezamenlijk hebben het recht binnen vier weken na bekendmaking van bedoelde voordracht, bij aangetekend schrijven gericht aan de secretaris van het bestuur, een kandidaat aan deze voordracht toe te voegen. Elke deelnemer kan per verkiezing meewerken aan één toevoeging van een kandidaat aan de voordracht. Toevoegingen aan de voordracht worden eveneens aan de deelnemers bekend gemaakt. 8. De bestuursleden die vertegenwoordiger van de pensioengerechtigden zijn, worden gekozen door de pensioengerechtigden. Kandidaten kunnen slechts afkomstig zijn uit de pensioengerechtigden. Voor de verkiezing van vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden wordt voor elke vacature door het bestuur een kandidaat voorgedragen. Deze voordracht wordt aan de pensioengerechtigden bekend gemaakt. Telkens dertig pensioengerechtigden gezamenlijk hebben het recht binnen vier weken na bekendmaking van bedoelde voordracht, bij aangetekend schrijven gericht aan de secretaris van het bestuur, een kandidaat aan deze voordracht toe te voegen. Elke pensioengerechtigde kan per verkiezing meewerken aan één toevoeging van een kandidaat aan de voordracht. Toevoegingen aan de voordracht worden eveneens aan de pensioengerechtigden bekend gemaakt. 9. Indien er geen kandidaat wordt toegevoegd aan de voordracht van het bestuur zoals bedoeld in lid 7 respectievelijk 8 van dit artikel, vindt er geen verkiezing plaats en wordt de door het bestuur voorgedragen kandidaat geacht te zijn gekozen. Indien er wel een kandidaat wordt toegevoegd aan de voordracht van het bestuur, wordt een verkiezing gehouden. 10. Voor de verkiezing worden door het bestuur aan de deelnemers respectievelijk de pensioengerechtigden stembriefjes toegezonden. Deze stembriefjes moeten voor een Pagina 5 van 16
van tevoren door het bestuur bekend gemaakt tijdstip, gesloten worden ingeleverd. Blanco of onjuist ingevulde stembriefjes hebben geen waarde. Het bestuur kan besluiten om de stemming via een ander gangbaar communicatiekanaal te doen plaatsvinden, mits de uitingen als zodanig overgebracht vatbaar zijn voor schriftelijke weergave. Vaststelling van het resultaat van de stemming geschiedt door een door het bestuur aan te wijzen stembureau, bestaande uit ten minste drie leden, op een tijdstip en een plaats die van tevoren bekend gemaakt zijn. Iedere deelnemer respectievelijk pensioengerechtigde heeft het recht bij de vaststelling van het resultaat aanwezig te zijn. 11. Gekozen is degene op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht. Indien op twee of meer kandidaten een gelijk aantal stemmen is uitgebracht, beslist het lot. 12. Uiterlijk zes maanden voordat een zittingsperiode van een gekozen bestuurslid eindigt, worden de kandidaten voor de te vervullen vacature bekend gemaakt. Indien een tussentijdse vacature ontstaat ten aanzien van een gekozen bestuurslid dient binnen zes maanden een verkiezing te worden gehouden om in de opvolging te voorzien. De procedure als bepaald in de leden 7 tot en met 11 van dit artikel is van overeenkomstige toepassing. 13. De benoeming van bestuursleden geschiedt steeds voor een periode van vijf jaar. 14. Het bestuurslidmaatschap van een vertegenwoordiger van de deelnemers eindigt, in afwijking van het hiervoor bepaalde, indien het bestuurslid ophoudt deelnemer als bedoeld in artikel 7 te zijn. 15. Een aftredend bestuurder is terstond herbenoembaar voor de geleding waarvoor hij of zij het bestuurslidmaatschap vervulde, tenzij hij of zij op het moment van aftreden twee aaneengesloten zittingsperiodes als vertegenwoordiger van desbetreffende geleding heeft vervuld. Een voormalig bestuurder die niet terstond is herbenoemd na diens aftreden is nadien wederom benoembaar als vertegenwoordiger voor dezelfde geleding onder de voorwaarde dat er een periode van minimaal vijf jaar is gelegen tussen het moment van diens aftreden en het moment van het ontstaan van een vacature voor de desbetreffende geleding. Een voormalig bestuurder die een geleding heeft vertegenwoordigd is, ongeacht de zittingsperiode die hij of zij voor desbetreffende geleding heeft vervuld, benoembaar als vertegenwoordiger van een andere geleding, onder de voorwaarde dat er een periode van minimaal twee jaren is gelegen tussen het eindigen van de zittingsperiode als bestuurder van de ene geleding en het moment van het ontstaan van een vacature voor bestuurder van voornoemde andere geleding. Pagina 6 van 16
16. Het bestuur houdt een rooster van aftreden bij, rekening houdende met de bepalingen van dit artikel. 17. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan, alsmede een secretaris en een plaatsvervangend secretaris. Het bestuur kan in plaats van een bestuurslid aan te wijzen als voorzitter ook een ambtelijk voorzitter aanwijzen. In het kader van artikel 9 lid 5 en artikel 10 leden 1 tot en met 5 wordt de ambtelijk voorzitter gelijkgesteld met een bestuurslid. De ambtelijk voorzitter is echter geen bestuurslid en heeft in bestuursvergaderingen geen stemrecht, maar mag wel als gesprekspartner aan de bestuurs- en commissievergaderingen deelnemen. 18. Het bestuur geeft van elke voorgenomen benoeming van een nieuw lid van het bestuur en van ieder ander persoon die het beleid van de stichting (mede) bepaalt terstond kennis aan De Nederlandsche Bank. Hij of zij verkrijgt de krachtens deze statuten en de wet bij de functie behorende rechten en verplichtingen niet indien is gebleken dat De Nederlandsche Bank niet met de voorgenomen benoeming instemt. Voor het vaststellen van de geschiktheid en betrouwbaarheid van de bestuursleden en andere personen die het beleid van de stichting bepalen of mede bepalen, zal door het bestuur voldaan worden aan het bepaalde bij of krachtens de Pensioenwet. 19. Het bestuur van de stichting stelt De Nederlandsche Bank onverwijld in kennis van een wijziging van de antecedenten die van invloed is op de betrouwbaarheid van een bestuurslid of een ander persoon die het beleid van de stichting bepaalt of mede bepaalt. 20. Het bestuur stelt een procedure vast voor een periodieke evaluatie van het functioneren van het bestuur als geheel en van de individuele bestuursleden. 21. Het bestuur van de stichting is bevoegd bestuursleden te schorsen of zijn/haar bestuurslidmaatschap te beëindigen. Een besluit tot schorsing of ontslag kan worden genomen indien het bestuur ten aanzien van het betreffende bestuurslid vaststelt dat er sprake is van disfunctioneren dan wel er gedragingen worden verricht waardoor de goede naam of belangen van de stichting worden geschaad. Een bestuursbesluit tot schorsing of ontslag wordt genomen met een meerderheid van ten minste zeventig procent (70%) van alle door de ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde bestuursleden geldig uitgebrachte stemmen, waarbij de stem van het betreffende bestuurslid buiten beschouwing blijft. Het bestuurslid over wiens schorsing of ontslag wordt beraadslaagd, moet in de vergadering waarin de schorsing of het ontslag ter stemming wordt gebracht de gelegenheid worden geboden om te worden gehoord en zich te verdedigen of te verantwoorden. Een lid dat is geschorst, kan de aan zijn functie verbonden rechten en bevoegdheden niet uitoefenen. Een schorsing die niet binnen drie maanden door een besluit tot Pagina 7 van 16
verlenging van de schorsing of ontslag wordt gevolgd, eindigt door het verloop van die termijn. Artikel 9 - Bevoegdheden, vertegenwoordiging en geheimhouding 1. De personen die het beleid van de stichting bepalen of mede bepalen richten zich bij de vervulling van hun taak naar de belangen van de bij de stichting betrokken (gewezen) deelnemers, andere aanspraakgerechtigden, de pensioengerechtigden en de werkgever en zorgen ervoor dat dezen zich door hen op evenwichtige wijze vertegenwoordigd kunnen voelen. 2. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen. 3. De stichting wordt vertegenwoordigd door het bestuur. Het pensioenfonds kan bovendien worden vertegenwoordigd door de voorzitter of diens plaatsvervanger en de secretaris of diens plaatsvervanger, gezamenlijk handelend. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid geldt niet indien er sprake is van een ambtelijk voorzitter en de voorzitter dus geen bestuurslid is. In die situatie kan het bestuur een bestuurslid en een plaatsvervanger samen met de secretaris en diens plaatsvervanger bij algemene herroepbare volmacht de bevoegdheid geven de stichting te vertegenwoordigen. Het bestuur kan aan personen, al dan niet in dienst van de stichting, volmacht (mandaat) verlenen tot het verrichten van bepaalde rechtshandelingen en/of bepaalde taken opdragen. De omvang van de taak en/of bevoegdheden wordt door het bestuur schriftelijk vastgelegd. 4. Ieder bestuurslid is bevoegd een deskundige te raadplegen, alsmede zich krachtens een bestuursbesluit, waarbij ten minste een vierde van de bestuursleden zich daarvoor heeft uitgesproken, ter vergadering door een deskundige te laten bijstaan. 5. Ieder (gewezen) bestuurslid en ieder ander persoon die uit hoofde van zijn functie of beroep bij het pensioenfonds is betrokken of betrokken is geweest, is verplicht tot geheimhouding van datgene waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, functie of beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt, functie of beroep gehouden is geheimhouding te betrachten. In het huishoudelijk reglement kunnen ten aanzien van het bepaalde in dit lid nadere regels worden gesteld. Artikel 10 - Bijeenroeping van bestuursvergaderingen 1. De bestuursvergaderingen worden bijeengeroepen door de secretaris of de voorzitter, zo dikwijls als deze zulks nodig acht, alsmede binnen zeven dagen nadat ten minste Pagina 8 van 16
drie bestuurders de wens tot het houden van een vergadering schriftelijk en met opgave van de te behandelen punten aan de voorzitter of de secretaris hebben doen toekomen. 2. De oproeping geschiedt schriftelijk aan de (kantoor) adressen van de bestuurders. 3. De termijn van oproeping bedraagt ten minste zeven dagen; de dag van oproeping en van vergadering niet meegerekend. 4. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld. 5. Buiten vergadering kunnen schriftelijke besluiten worden genomen, mits met algemene stemmen van alle bestuurders over een van tevoren schriftelijk meegedeeld onderwerp. 6. Zolang in een bestuursvergadering alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen mits met algemene stemmen, omtrent alle aan de orde komende onderwerpen dus mede een voorstel tot statutenwijziging of tot ontbinding ook al heeft geen oproeping plaatsgehad of is deze niet op de voorgeschreven wijze geschied of is enig ander voorschrift omtrent het oproepen en houden van vergaderingen of een daarmee verband houdende formaliteit niet in acht genomen. Artikel 11 - Bestuursvergaderingen 1. De bestuursvergaderingen worden gehouden in Arnhem dan wel op de plaats, binnen Nederland, door de voorzitter te bepalen. 2. Ten minste eenmaal per jaar wordt een bestuursvergadering - jaarvergadering - gehouden. In die vergadering komen aan de orde: a. het jaarverslag en de jaarstukken als bedoeld in artikel 17; b. voorstellen aangekondigd bij de oproeping. 3. De bestuursvergaderingen worden geleid door de voorzitter, dan wel indien de voorzitter niet aanwezig is door de plaatsvervangend voorzitter, dan wel indien ook de plaatsvervangend voorzitter niet aanwezig is door het bestuurslid dat door de vergadering wordt aangewezen. 4. Ieder bestuurslid kan een ander bestuurslid schriftelijk machtigen hem ter vergadering te vertegenwoordigen en voor hem stem uit te brengen. Artikel 12 - Besluitvorming in bestuursvergaderingen 1. Het ter vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter dat door de vergadering een besluit is genomen is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen Pagina 9 van 16
besluit voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. 2. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het in het eerste lid bedoeld oordeel de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats wanneer de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, één van de aanwezige bestuursleden dit verlangt. 3. Geldige bestuursbesluiten kunnen slechts worden genomen in een vergadering waarin ten minst één vertegenwoordiger van de werkgever, één vertegenwoordiger van de deelnemers en één vertegenwoordiger van de pensioengerechtigden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. 4. Bij de besluitvorming van het bestuur hebben de geleding van de werkgever, de geleding van de deelnemers en de geleding van de pensioengerechtigden een gelijk aantal stemmen, onafhankelijk van het aantal bestuursleden dat in de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Het aantal stemmen dat een bestuurslid uitbrengt bedraagt drie, gedeeld door het aantal bestuursleden van de betreffende geleding dat in de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. 5. Een bestuursbesluit wordt genomen met een meerderheid van alle door de ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde bestuursleden geldig uitgebrachte stemmen, tenzij in deze statuten dan wel in de tussen de werkgever en de stichting gesloten uitvoeringsovereenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald. 6. Blanco stemmen worden beschouwd niet te zijn uitgebracht. 7. Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee kandidaten die het hoogste aantal stemmen op zich verenigd hebben. Heeft alsdan wederom niemand de volstrekte meerderheid verkregen, dan vinden herstemmingen plaats. Ingeval na een herstemming tussen twee personen de stemmen staken, beslist het lot wie van beiden is benoemd. 8. Indien de stemmen staken over een voorstel, niet rakende verkiezing van personen, dan is het verworpen. 9. Alle stemmingen geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één van de stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ondertekende, gesloten briefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt. 10. Alle bestuursbesluiten worden opgenomen in een besluitenlijst en getekend door de secretaris en de voorzitter. Pagina 10 van 16
Artikel 13 - Dagelijks bestuur 1. De stichting heeft een dagelijks bestuur, bestaande uit een door het bestuur vast te stellen aantal van ten minste twee personen. 2. Het dagelijks beleid wordt door het dagelijks bestuur bepaald. 3. De taak en werkwijze van het dagelijks bestuur wordt geregeld in het huishoudelijk reglement. Artikel 14 - Verantwoordingsorgaan 1. De stichting heeft een Verantwoordingsorgaan. 2. Het bestuur legt verantwoording af aan het Verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het beleid is uitgevoerd. 3.1 Het Verantwoordingsorgaan bestaat uit zes leden. De geleding van de deelnemers en de geleding van de pensioengerechtigden zijn bij het verdelen van de zetels van het Verantwoordingsorgaan evenredig op basis van de onderlinge getalsverhoudingen in het Verantwoordingsorgaan vertegenwoordigd. De leden van het Verantwoordingsorgaan vormen een zo evenwichtig mogelijke afspiegeling van de betreffende geleding. De werkgever is met twee leden in het Verantwoordingsorgaan vertegenwoordigd. 3.2 Het Verantwoordingsorgaan benoemt de leden die overeenkomstig lid 3.4 van dit artikel zijn voorgedragen respectievelijk overeenkomstig lid 3.5 en lid 3.6 van dit artikel zijn gekozen. 3.3 Het Verantwoordingsorgaan stelt een profielschets op voor de leden van het Verantwoordingsorgaan. Het Verantwoordingsorgaan toetst de geschiktheid van de leden van het Verantwoordingsorgaan voorafgaand aan het benoemen en gedurende het lidmaatschap. Het Verantwoordingsorgaan kan een kandidaat voor het lidmaatschap afwijzen indien deze niet aan de profielschets voldoet. 3.4 De vertegenwoordigers namens de pensioengerechtigden respectievelijk de werkgever worden als volgt voorgedragen: a. De vertegenwoordigers namens de pensioengerechtigden door de Vereniging van Gepensioneerden ARCADIS en b. De vertegenwoordigers namens de werkgever door de aansluitpartner van de stichting, zijnde ARCADIS Nederland B.V. 3.5 De vertegenwoordigers van de deelnemers worden gekozen door en uit de deelnemers. Het bestuur stelt daartoe een verkiezingsreglement op. 3.6 Het bestuur van de stichting gaat over tot verkiezing van de leden van het Verantwoordingsorgaan die pensioengerechtigden vertegenwoordigen: a. op eigen initiatief van de stichting; of Pagina 11 van 16
b. indien dit wordt verzocht door ten minste 1% van de deelnemers en pensioengerechtigden of door ten minste 500 deelnemers en pensioengerechtigden. De stichting verleent medewerking aan ieder initiatief van deelnemers of pensioengerechtigden tot het organiseren van verkiezingen op grond van de vorige volzin, aanhef en onderdeel b. Het bestuur stelt in voorkomend geval daartoe een afzonderlijk voor de geleding van pensioengerechtigden geldend verkiezingsreglement op. 3.7 Het lidmaatschap van het Verantwoordingsorgaan is niet verenigbaar met een andere functie binnen de stichting. 3.8 Een lid van het Verantwoordingsorgaan wordt benoemd voor een periode van vijf jaar. Het Verantwoordingsorgaan stelt een rooster van aftreden vast. De aftredende leden zijn één maal herbenoembaar. 3.9 Het lidmaatschap van het Verantwoordingsorgaan eindigt door: a. het verstrijken van de zittingsduur; b. het bedanken door het betreffende lid; c. beëindiging van het dienstverband bij de werkgever in geval van een vertegenwoordiging namens de deelnemers of de werkgever; d. het aanvaarden van een andere functie binnen de stichting; e. overlijden; f. ontslag door het Verantwoordingsorgaan, zoals geregeld in het Reglement Verantwoordingsorgaan. 3.10 Indien volgens het rooster van aftreden een vacature ontstaat, stelt het Verantwoordingsorgaan het bestuur daarvan schriftelijk in kennis. Het bestuur verzoekt, afhankelijk van de geleding waarin de vacature ontstaat, de desbetreffende geleding zo spoedig mogelijk te voorzien in de vacature. Vervolgens zal het bepaalde in lid 3.4 respectievelijk 3.5 van dit artikel van toepassing zijn. 3.11 Ingeval tussentijds een vacature ontstaat, zijn lid 3.8 en lid 3.10 van dit artikel van overeenkomstige toepassing. 3.12 Gedurende het bestaan van een vacature behoudt het Verantwoordingsorgaan zijn volledige bevoegdheden en behoudt de betreffende geleding het aantal stemmen dat geldt bij een voltallig Verantwoordingsorgaan. 4. Het bestuur en het Verantwoordingsorgaan komen minstens twee keer per jaar voor overleg bijeen. 5. Het bestuur stelt een Reglement Verantwoordingsorgaan op waarin betreffende het Verantwoordingsorgaan onder andere bepalingen zijn opgenomen ten aanzien van de: a. taken, rechten en bevoegdheden; b. vergaderingen; c. vergadering(en) met het bestuur; d. voorzieningen en vergoedingen; e. geheimhoudingsplicht. Pagina 12 van 16
Artikel 15 Intern toezicht 1. Het bestuur van de stichting draagt zorg voor de organisatie van een transparant intern toezicht. 2. Het intern toezicht heeft betrekking op het kritisch bezien van het functioneren van (het bestuur van) de stichting door onafhankelijke deskundigen. 3. Het bestuur stelt, na een bindende voordracht van het verantwoordingsorgaan daarover, intern toezicht in door middel van het benoemen van een visitatiecommissie. De visitatiecommissie wordt, na een bindend advies van het verantwoordingsorgaan daarover, door het bestuur ontslagen. 4. Het bestuur stelt een Reglement Visitatiecommissie op waarin een nadere invulling van het intern toezicht is vastgelegd. Artikel 16 - Bestuurscommissies 1. Het bestuur kan besluiten uit haar midden een of meer tijdelijke dan wel permanente bestuurscommissies in te stellen. Bij het besluit tot vorming van een bestuurscommissie bepaalt het bestuur of de commissie permanent dan wel tijdelijk is. Bij het besluit tot vorming van een bestuurscommissie formuleert het bestuur de taak van de commissie. 2. Een bestuurscommissie adviseert het bestuur ter zake van het beleidsonderwerp waarvoor de betreffende bestuurscommissie is samengesteld. Een bestuurscommissie kan door het bestuur worden gemachtigd bestuursbesluiten uit te voeren ter zake van het beleidsonderwerp waarvoor de betreffende bestuurscommissie is samengesteld. 3. De werkwijze van bestuurscommissies wordt geregeld in het huishoudelijk reglement. 4. Het bestuur kan besluiten dat een bestuurscommissie wordt aangevuld met deskundigen buiten haar midden. Artikel 17 - Administratie, boekjaar en verslaglegging 1. Het bestuur is verplicht op zodanige wijze een administratie te voeren en de daarbij behorende zakelijke gegevens en bescheiden op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend. Het bestuur is gehouden de desbetreffende zakelijke gegevens en bescheiden, alsmede de jaarverslagen zeven jaren te bewaren. Pagina 13 van 16
2. Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar. Het bestuur brengt jaarlijks verslag uit over de gang van zaken in het afgelopen boekjaar, en wel binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Het verslag bevat in elk geval een jaarrekening en een jaarverslag over het verstreken boekjaar die zijn opgesteld overeenkomstig titel 9 boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, met dien verstande dat de in artikel 360 derde lid, 396 en 397 van voornoemd wetboek geformuleerde uitzonderingen niet van toepassing zijn. De jaarrekening moet zijn voorzien van een verklaring omtrent de getrouwheid, ondertekend door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het verslag bevat de verklaring van de waarmerkend actuaris als bedoeld in lid 3 van dit artikel. Het jaarverslag bevat tevens het oordeel van het Verantwoordingsorgaan en de bevindingen van de in artikel 15 lid 3 bedoelde visitatiecommissie, alsmede een reactie van het bestuur daarop. 3. Jaarlijks zal door de waarmerkend actuaris binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een actuarieel verslag, betreffende de stichting, voorzien van de verklaring van de waarmerkend actuaris, aan het bestuur worden uitgebracht. Een afschrift van dit verslag wordt door het bestuur, als onderdeel van de staten als bedoeld in lid 4 van dit artikel, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar aan De Nederlandsche Bank overlegd. 4. Het Bestuur verstrekt periodiek, binnen de daartoe krachtens de Pensioenwet gestelde termijnen, aan De Nederlandsche Bank de staten die De Nederlandsche Bank nodig heeft voor een juiste uitoefening van haar taak. De staten omvatten uitsluitend de bij of krachtens de Pensioenwet vastgestelde informatie en gegevens. De staten zijn voorzien van een verklaring omtrent de getrouwheid, ondertekend door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De actuariële staten omvatten een actuarieel verslag voorzien van een verklaring van de waarmerkend actuaris. 5. Uit de in lid 4 van dit artikel genoemde staten dient ten genoegen van De Nederlandsche Bank te blijken, dat aan het bij of krachtens de Pensioenwet gestelde wordt voldaan en dat de belangen van de bij de stichting betrokken (gewezen) deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en de pensioengerechtigden voldoende gewaarborgd kunnen worden geacht. 6. Het samenstellen en het overleggen aan De Nederlandsche Bank van de in de leden 3 en 4 van dit artikel genoemde stukken zal geschieden met inachtneming van ter zake door De Nederlandsche Bank gegeven aanwijzingen en door De Nederlandsche Bank gestelde regels. 7. De accountant en de waarmerkend actuaris worden door het bestuur benoemd. Pagina 14 van 16
Artikel 18 - Huishoudelijk reglement In het huishoudelijk reglement worden die onderwerpen geregeld welke niet in deze statuten zijn vervat. Het huishoudelijk reglement mag niet strijdig zijn met deze statuten. Artikel 19 - Wijziging in statuten en reglementen 1. Het bestuur is bevoegd in de statuten, het huishoudelijk reglement, de pensioenreglementen en in de overige reglementen van de stichting wijzigingen aan te brengen, mits deze niet in strijd zijn met het doel van de stichting. 2. Een bestuursbesluit tot wijziging van de statuten, wordt genomen met een meerderheid van ten minste zeventig procent (70%) van alle door de ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde bestuursleden geldig uitgebrachte stemmen. 3. Wijziging van een pensioenreglement door het bestuur, voor zover een dergelijke wijziging van invloed is op de omvang of de aard van de krachtens het pensioenreglement behaalde of behaalbare pensioenen of pensioenaanspraken, mag niet in strijd zijn met bepalingen betreffende pensioen van een arbeidsvoorwaardenregeling die geldt voor het personeel van de werkgever. Het bestuur zal een geldend pensioenreglement aanpassen, dan wel een nieuw pensioenreglement opstellen (al dan niet ter vervanging van een bestaand pensioenreglement), zodanig dat de inhoud beantwoordt aan de bepalingen betreffende pensioen van een arbeidsvoorwaardenregeling die geldt voor het personeel van de werkgever. Dit, indien en voor zover het bepaalde in die arbeidsvoorwaardenregeling is gericht op aanpassing of vervanging van het betreffende pensioenreglement en de door partijen bij die arbeidsvoorwaardenregeling overeengekomen regeling(en) naar het oordeel van het bestuur in redelijkheid uitvoerbaar is (zijn). De partijen die betrokken zijn bij de totstandkoming van de arbeidsvoorwaardenregeling die geldt voor het personeel van de werkgever worden door het bestuur op de hoogte gesteld van de op die arbeidsvoorwaardenregeling gebaseerde pensioenreglementen en daarin aangebrachte wijzigingen. 4. De wijzigingen in de statuten en het huishoudelijk reglement zijn vanaf de datum van ingang bindend. De wijzigingen in de afzonderlijke pensioenreglementen zijn vanaf de datum van ingang bindend voor de betreffende deelnemers. Indien een wijziging betrekking heeft op het systeem van toeslagen kan dit ook voor alle gewezen deelnemers en pensioengerechtigden gelden, met dien verstande dat de aan hen toegekende respectievelijk in uitzicht gestelde pensioenbedragen niet mogen worden verminderd. Lid 6 van artikel 5 blijft ook in dit geval van toepassing. Pagina 15 van 16
5. Het bestuur zorgt dat de deelnemers in het bezit worden gesteld van een exemplaar (op papier dan wel in de vorm van een elektronisch document dat door de deelnemer op papier kan worden afgedrukt) van de geldende statuten en reglementen van het pensioenfonds, alsmede van latere wijzigingen daarin. Het bestuur stelt de overige belanghebbenden in staat desgewenst van de geldende statuten en reglementen kennis te nemen. Artikel 20 - Ontbinding en liquidatie, fusie, splitsing 1. Indien de verzekering van pensioenen als bedoeld in artikel 3 op enig tijdstip op zodanige wijze wordt geregeld dat het voortbestaan der stichting overbodig is te achten of indien de stichting geen verplichtingen meer heeft na te komen ten aanzien van enige verzekerde, kan het bestuur tot ontbinding besluiten. 2. Bij het besluit tot ontbinding worden een of meer vereffenaars aangewezen. 3. Liquidatie zal zodanig geschieden als naar het oordeel van de vereffenaar(s) het meest bevorderlijk is voor de belangen van de verzekerden. 4. Het besluit tot ontbinding zal tevens inhouden de bestemming van een eventueel liquidatiesaldo, waarbij in de eerste plaats rekening wordt gehouden met de belangen van de verzekerden. 5. Het bestuur is na ontbinding van de stichting bevoegd haar pensioenverplichtingen jegens de (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en overige aanspraakgerechtigden over te dragen aan een verzekeraar als bedoeld in artikel 5, lid 1, letter d, of aan een ander pensioenfonds waarop de Pensioenwet van toepassing is. Bij ontbreken van een wettig bestuur kan dit besluit rechtstreeks door de directie van ARCADIS Nederland B.V. worden genomen. Artikel 21 Onvoorziene gevallen In incidentele gevallen, niet van algemene aard zijnde, waarin de statuten en reglementen niet voorzien, beslist, binnen de kaders van de wet- en regelgeving betreffende pensioenen, het bestuur. Pagina 16 van 16