Practicum Management en ict Studietaak 1
Open Universiteit Nederland directoraat Onderwijs faculteit Managementwetenschappen sectie Bedrijfsprocessen en ict Cursusteam ir. H.B.F. Hofstee, cursusteamleider en auteur Introductie tot de cursus, studietaak 1, studietaak 2, studietaak 3A en studietaak 4, Open Universiteit Nederland prof. dr. ir. F.J. Heemstra, auteur studietaak 3B: opdracht 3.9 en 3.10, Open Universiteit Nederland ir. G.L.S.G. Janssens, auteur studietaak 3B: opdracht 3.3 en 3.4, Open Universiteit Nederland prof. dr. R.J. Kusters, auteur studietaak 3B: opdracht 3.7 en 3.8, Open Universiteit Nederland dr. ir. H. Martin, softwareontwikkeling, Open Universiteit Nederland drs. E.H.A. Willems, auteur studietaak 3B: opdracht 3.5 en 3.6, Open Universiteit Nederland Programmaleiding prof. dr. R.J. Kusters, Open Universiteit Nederland Disciplineleiding prof. dr. ir. F.J. Heemstra, Open Universiteit Nederland
Practicum Management en ict Studietaak 1 (A en B) Introductie, selectie practicumorganisatie, samenstellen auditteam en planning werkzaamheden
Productie Open Universiteit Nederland, Heerlen 2004 Open Universiteit Nederland, Heerlen Behoudens uitzonderingen door de Wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbende(n) op het auteursrecht niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotocopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Save exceptions stated by the law no part of this publication may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or other means, including a complete or partial transcription, without the prior written permission of the publisher. Eerste druk 2004 (versie 1.0) CIP-gegevens Koninklijke Bibliotheek, Den Haag Cursuscode B.70.3.2.1 4
5
1 Ten geleide Dit is studietaak 1 (onderdeel A en B) met de (deel)opdrachten die horen bij het Practicum Management en ict (B70321.) Iedere (deel)opdracht heeft een eigen verplicht te gebruiken uitwerkingssjabloon. Elk uitwerkingssjabloon bestaat uit één of meer in te vullen tabellen. De studietaken zijn genummerd van 1 t/m 4. De (deel)opdrachten hebben steeds een nummering op drie niveaus. Bijvoorbeeld: deelopdracht x.y.z hoort bij studietaak x, heeft betrekking op opdracht y van die studietaak en heeft daarbinnen volgnummer z. Bij een aantal opdrachten kunt u kiezen uit voorgedefinieerde antwoorden. U kunt uw keuze daar maken door het zetten van een kruisje (*.) Een voorbeeld: Wanneer u voor ja kiest wordt dit: <.*.> Ja 6
Inhoud 1 Ten geleide...6 2 Studietaak 1 Introductie, selectie practicumorganisatie, samenstellen auditteam en planning werkzaamheden...9 2.1 Introductie...9 2.1.1 Inleiding...9 2.1.2 Bronnen...9 2.1.3 Volgorde (deel)opdrachten...10 2.2 Studietaak 1A Bepaal of de organisatie waar u werkt potentieel geschikt is om te fungeren als practicumorganisatie...10 2.2.1 Opdracht 1.1 Toepassen van het selectiecriterium uiterlijke kenmerken van de practicumorganisatie...10 DEELOPDRACHT 1.1.1...11 DEELOPDRACHT 1.1.2...11 2.2.2 Opdracht 1.2 Toepassen van het selectiecriterium de bereidheid tot medewerking van de practicumorganisatie en de relevantie van het uitvoeren van een ict-managementaudit...12 DEELOPDRACHT 1.2.1...13 DEELOPDRACHT 1.2.2...13 DEELOPDRACHT 1.2.3...15 DEELOPDRACHT 1.2.3A...15 DEELOPDRACHT 1.2.3B...16 DEELOPDRACHT 1.2.3C...20 2.3 Studietaak 1B Maak concrete werkafspraken en een mijlpaalplanning voor studietaken 2, 3 en 4...21 2.3.1 Opdracht 1.3 Planning...21 2.3.2 Opdracht 1.4 Administratieve gegevens practicumorganisatie...24 2.3.3 Opdracht 1.5 Administratieve gegevens auditteam...25 3 Terugkoppeling Studietaak 1A Bepaal of de organisatie waar u werkt potentieel geschikt is om te fungeren als practicumorganisatie...26 3.1 Uitwerking opdracht 1.1 Toepassen van het selectiecriterium uiterlijke kenmerken van de practicumorganisatie...26 UITWERKING DEELOPDRACHT 1.1.1...26 UITWERKING DEELOPDRACHT 1.1.2...28 3.2 Uitwerking opdracht 1.2 De bereidheid tot medewerking van de organisatie waar u werkt 29 UITWERKING DEELOPDRACHT 1.2.1...29 UITWERKING DEELOPDRACHT 1.2.2...30 UITWERKING DEELOPDRACHT 1.2.3A...32 UITWERKING DEELOPDRACHT 1.2.3B...34 UITWERKING DEELOPDRACHT 1.2.3C...37 Lijst met tabellen, overzichten Tabel 1.1 Uiterlijke kenmerken van de (potentiële) practicumorganisatie... 11 Tabel 1.1.1 Beschrijving van de ict-achtergronden van de organisatie waar u werkt... 11 Tabel 1.1.2 Uiterlijke kenmerken die gesteld (moeten) worden aan de practicumorganisatie...12 Tabel 1.2 De bereidheid tot medewerking van de organisatie waar u werkt...13 Tabel 1.2.1 Praktische zaken die geregeld moeten kunnen worden bij de practicumorganisatie...13 Tabel 1.2.2 Bepaling van hoofdvragen die spelen bij de organisatie waar u werkt...15 Tabel 1.2.3A Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van vraagpunten aan thema s van Applegate...16 7
Tabel 1.2.3B Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van thema s van Applegate aan ict-managementonderwerpen (hoofdstukken)...19 Tabel 1.2.3C Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, een overzicht...20 Overzicht 1.3 Geschatte inspanning...21 Tabel 1.3 Planning van de studietaken 2, 3 en 4 van de cursus Practicum Management en ict...24 Tabel 1.4 Gegevens practicumorganisatie...25 Tabel 1.5 Administratieve gegevens auditteam...25 Tabel 1.1 Uiterlijke kenmerken van de (potentiële) practicumorganisatie (voorbeelduitwerking)...26 Tabel 1.1.1 Beschrijving van de ict-achtergronden van de organisatie waar u werkt (voorbeelduitwerking)...28 Tabel 1.1.2 Uiterlijke kenmerken die gesteld (moeten) worden aan de practicumorganisatie (voorbeelduitwerking)...29 Tabel 1.2 De bereidheid tot medewerking van de organisatie waar u werkt (voorbeelduitwerking)...29 Tabel 1.2.1 Praktische zaken die geregeld moeten kunnen worden bij de practicumorganisatie (voorbeelduitwerking)...30 Tabel 1.2.2 Bepaling van hoofdvragen die spelen bij de organisatie waar u werkt (voorbeelduitwerking)...32 Tabel 1.2.3A Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van vraagpunten aan thema s van Applegate (voorbeelduitwerking)...33 Tabel 1.2.3B Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van thema s van Applegate aan ict-managementonderwerpen (hoofdstukken) (voorbeelduitwerking)...36 Tabel 1.2.3C Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, een overzicht (voorbeelduitwerking)...39 8
2 Studietaak 1 Introductie, selectie practicumorganisatie, samenstellen auditteam en planning werkzaamheden 2.1 Introductie 2.1.1 Inleiding Studietaak 1 is verdeeld in de onderdelen 1A en 1B, en bestaat uit vijf opdrachten en vijf deelopdrachten. De opdrachten 1.1 en 1.2 (van Studietaak 1A) werkt u individueel uit en moet u op tijd vóór de kennismakingsbijeenkomst 1 inleveren 2. Voor de juiste inleverdatum raadpleegt u de cursussite. De opdrachten 1.3, 1.4 en 1.5 (van Studietaak 1B) werkt u in teamverband uit. Deze uitwerking dient u, of degene binnen het team die daarvoor verantwoordelijk is, in de week direct na de kennismakingsbijeenkomst in te leveren. Bij Studietaak 1A is een terugkoppeling gemaakt. Deze terugkoppeling is bedoeld als voorbeelduitwerking waaraan u uw eigen uitwerking qua vorm en volledigheid kunt toetsen. Het is belangrijk dat u eerst geheel zelfstandig uw eigen uitwerking maakt. Indien u te snel de terugkoppeling raadpleegt verspeelt u een groot deel van het beoogde leereffect. De terugkoppeling van studietaak 1A is zeer uitgebreid om u een indruk te geven van wat er van u in deze studietaak wordt verwacht. In de overige studietaken van het practicum is alleen nog een terugkoppeling opgenomen bij Opdracht 3.1 en bij de opdrachten die u individueel moet uitwerken. Op de studietaken die u in teamverband uitwerkt geeft u elkaar feedback. Bij overgangen van studietaken en Opdrachten 3.1 t/m 3.10 moet uw uitwerking zijn goedgekeurd door de practicumbegeleider. Ook van hem/haar kunt u (zij het beperkt) feedback op uw uitwerkingen verwachten. Voor de terugkoppeling op individuele uitwerkingen gebruiken we de uitwerkingssjablonen met ingevulde overeenkomstige tabellen. Een terugkoppelingssjabloon kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: Een volledige voorbeelduitwerking of uitwerkingsindicatie. Dient de volgende redenering te worden gevolgd. Dient dit of dat concept in ieder geval te worden toegepast. Is de omvang/lengte van het antwoord beperkt tot de ruimte die een tekstbox geeft. Zijn dit geldige conclusies. etc. 2.1.2 Bronnen Als u bezig bent met de uitwerking van de studietaken zult u merken dat u bij meerdere (deel)opdrachten bronnen bij de practicumorganisatie moet raadplegen. Wij denken aan: Een of meer personen binnen de practicumorganisatie (ondervraging teamlid, informant). Diverse soorten media (observatie en een inhoudsanalyse van kranten, tijdschriften, brochures, bedrijfsbladen, TV, radio, kabelkrant, website, e-mail). Documenten (inhoudsanalyse van onderzoeksverslagen, jaarverslagen, nota s, rapporten). Literatuur (het boek Trends in IT, Applegate) via zoeksysteem (bibliotheek), inhoudsanalyse of concrete voorbeelden. Als u personen wilt ondervragen dan is het uit een oogpunt van efficiency verstandig deze functionarissen niet vaker lastig te vallen dan nodig is. Bekijk dus eerst per (deel)opdracht welke 1 Kennismakingsbijeenkomst wordt ook wel Kickoff-bijeenkomst genoemd. 2 Zie de Introductie tot de cursus voor de manier waarop u uitwerkingen inlevert. 9
vragen u aan welke functionaris(sen) wilt stellen, stel vervolgens deze vragen allemaal in één interviewronde of zet ze bij elkaar in één schriftelijke vragenlijst. 2.1.3 Volgorde (deel)opdrachten U kunt de opdrachten in de aangegeven volgorde uitvoeren, maar deze volgorde is niet (altijd) verplicht. Wel is het verplicht alle (deel)opdrachten volledig uit te werken en tijdig (volgens uw eigen planning) de documenten (uitwerkingssjablonen) in te leveren. 2.2 Studietaak 1A Bepaal of de organisatie waar u werkt potentieel geschikt is om te fungeren als practicumorganisatie Alle studenten die zich net als u voor deze practicumronde hebben aangemeld moeten Studietaak 1A volledig individueel uitwerken. De studietaak is erop gericht om u als voorbereiding op de kennismakingsbijeenkomst te laten nagaan of de organisatie waar u werkzaam bent in beginsel geschikt is om als practicumorganisatie te fungeren. In beginsel geschikt wil zeggen dat u een intentie van medewerking moet verkrijgen als de organisatie waar u werkt in aanmerking komt om als practicumorganisatie te fungeren. Het betekent echter niet automatisch dat de ict-managementaudit ook daadwerkelijk in uw organisatie zal worden uitgevoerd. Het kan namelijk zijn dat er een andere, (nog) beter geschikte organisatie aangemeld is. Het is dus van belang nog geen harde toezeggingen te doen bij de verwervingsactiviteiten van uw organisatie als potentiële practicumorganisatie. U dient uw organisatie hiervan expliciet op de hoogte te stellen. We introduceren in Studietaak 1A een aantal criteria waarmee u de geschiktheid van uw eigen organisatie kunt beoordelen. Deze criteria hebben we verdeeld in twee categorieën. Het gaat om criteria over: De uiterlijke kenmerken van de practicumorganisatie ( is de organisatie geschikt wat betreft omvang, complexiteit, e.d.? ). De bereidheid tot medewerking van de practicumorganisatie en de inhoudelijke relevantie van het uitvoeren van een ict-managementaudit ( is men bereid mee te werken, is de uitvoering van een ict-managementaudit in uw organisatie inhoudelijk relevant? ). Als na inlevering van de uitwerkingen van Studietaak 1A alle potentiële practicumorganisaties bekend zijn, wordt in overleg met de deelnemende studenten door de begeleider tijdens de kennismakingsbijeenkomst een definitieve keuze gemaakt wat betreft de verdeling van practicumorganisaties over auditteams. 2.2.1 Opdracht 1.1 Toepassen van het selectiecriterium uiterlijke kenmerken van de practicumorganisatie Na uitwerking van deelopdracht 1.1.1 en 1.1.2 voor de organisatie waar u werkt, gaat u de volgende vraag beantwoorden: Voldoet de organisatie waar u werkt aan de uiterlijke kenmerken die gesteld moeten worden aan een geschikte practicumorganisatie? Toelichting Het is niet zinvol een uitgebreide ict-managementaudit uit te voeren voor een bedrijf met drie werknemers en een simpele boekhouding op de pc: het leereffect daarvan zal onvoldoende zijn. Aan de andere kant is het, gegeven de beperkingen van tijd en inspanning, en gegeven het feit dat u in een leersituatie zit, niet zinvol een volledige audit van Koninklijke Shell of van Philips te maken. Een geschikte practicumorganisatie (of zelfstandig onderdeel daarvan) zal tussen deze twee extremen in moeten zitten. De organisatie mag niet te complex zijn vanwege de haalbaarheid binnen de voorwaarden van deze cursus, maar de organisatie mag ook niet te simpel van opbouw zijn, omdat er in die laatste situatie onvoldoende leereffect zal optreden. 10
U moet uw mening over de geschiktheid van de organisatie waar u werkt met een heldere motivatie opnemen in onderstaande Tabel 1.1. Uitwerking opdracht 1.1 Uiterlijke kenmerken van de practicumorganisatie Voldoet de organisatie waar u werkt aan de uiterlijke kenmerken die gesteld moeten worden aan een geschikte practicumorganisatie? Motivatie: <Geef een korte motivatie> Tabel 1.1 Uiterlijke kenmerken van de (potentiële) practicumorganisatie Voordat u bovenstaande vraag beantwoordt moet u eerst de volgende deelopdrachten achtereenvolgens uitwerken. DEELOPDRACHT 1.1.1 Maak een beschrijving van de ict-achtergronden van de organisatie waar u werkt. Vat uw beschrijving samen op maximaal twee pagina s A4. Besteed in uw beschrijving aandacht aan: De missie, doelstelling(en) en strategie van de organisatie. De jaaromzet in euro s, het aantal personeelsleden, overige relevante kwantitatieve gegevens. Het primaire proces van de organisatie, haar belangrijkste markten, toeleveranciers en concurrenten. De ondersteunende processen. De organisatiestructuur. De positie van de ict-functie in de organisatie en de (interne) organisatiestructuur van de ictfunctie. De rol van ict in de organisatie, het ict-budget. De rol van ict in de bedrijfstak. Wat u verder relevant acht. Uitwerking deelopdracht 1.1.1 Beschrijving van de ict-achtergronden van de organisatie waar u werkt <Maak een korte beschrijving. Gebruik de volgende koppen in uw uitwerking: De missie, doelstelling(en) en strategie van de organisatie; De jaaromzet in euro s, het aantal personeelsleden, overige relevante kwantitatieve gegevens; Het primaire proces van de organisatie, haar belangrijkste markten, toeleveranciers en concurrenten; De ondersteunende processen; De organisatiestructuur; De positie van de ict-functie in de organisatie en de (interne) organisatiestructuur van de ictfunctie; De rol van ict in de organisatie, het ict-budget; De rol van ict in de bedrijfstak; Wat u verder relevant acht.> Tabel 1.1.1 Beschrijving van de ict-achtergronden van de organisatie waar u werkt DEELOPDRACHT 1.1.2 Vul op basis van uw beschrijving van de ict-achtergronden in deelopdracht 1.1.1 onderstaande tabel in. Uitwerking deelopdracht 1.1.2 Uiterlijke kenmerken die gesteld (moeten) worden aan de practicumorganisatie 11
Uitwerking deelopdracht 1.1.2 Uiterlijke kenmerken die gesteld (moeten) worden aan de practicumorganisatie De omzet van de organisatie waar u werkt is > 9.000.000 Het personeelsbestand van de organisatie waar u werkt ligt tussen 50 en 500 personen. Het aantal locaties van de organisatie waar u werkt is < 4. Bij de organisatie waar u werkt is sprake van een duidelijk en herkenbaar primair proces. Dat wil zeggen dat helder is welk(e) product(en) en / of dienst(en) de organisatie waar u werkt met het primaire proces levert en herkenbaar is welke processen aan het primaire proces ondersteunend zijn. De organisatie waar ik werk beschikt over een duidelijk identificeerbare ict-functie (bijvoorbeeld een automatiseringsafdeling, een Rekencentrum, e.d.). Tabel 1.1.2 Uiterlijke kenmerken die gesteld (moeten) worden aan de practicumorganisatie Als u alle bovenstaande vragen met Ja hebt beantwoord dan voldoet de organisatie waar u werkt volledig aan alle uiterlijke kenmerken die gesteld (moeten) worden aan de practicumorganisatie. 2.2.2 Opdracht 1.2 Toepassen van het selectiecriterium de bereidheid tot medewerking van de practicumorganisatie en de relevantie van het uitvoeren van een ict-managementaudit Na uitwerking van deelopdracht 1.2.1, 1.2.2 en 1.2.3 voor de organisatie waar u werkt, gaat u de volgende vraag beantwoorden: Toont de organisatie waar u werkt voldoende bereidheid tot medewerking aan de uitvoering van een ict-managementaudit en is de uitvoering hiervan relevant? Toelichting Kern van deze opdracht is de vraag of de organisatie het wel de moeite waard vindt om mee te werken aan de ict-managementaudit. Naast aan aantal praktische zaken (deelopdracht 1.2.1) heeft dit met name betrekking op de vraag of ict-problematiek ook als zodanig wordt herkend en onderkend in de organisatie (de relevantie van het uitvoeren van een audit.) Is dat het geval dan kan dit een positief effect hebben op de motivatie tot medewerking van de organisatie en haar medewerkers (deelopdrachten 1.2.2 en 1.2.3). U moet uw antwoord op deze vraag opnemen in onderstaande Tabel 1.2. Uitwerking opdracht 1.2 De bereidheid tot medewerking van de organisatie waar u werkt Toont de organisatie waar u werkt voldoende bereidheid tot medewerking aan de uitvoering van een ict-managementaudit en is de uitvoering ervan relevant? Wilt u de organisatie waar u werkt aanmelden als practicumorganisatie? De volgende thema s en onderwerpen spelen op dit moment en rechtvaardigen het uitvoeren van een ict-managementaudit bij de organisatie waar u werkt (relevantie): 1. <Geef een korte beschrijving van het thema> 2. <Geef een korte beschrijving van het thema> 3. <Geef een korte beschrijving van het thema> 12
Uitwerking opdracht 1.2 De bereidheid tot medewerking van de organisatie waar u werkt 4. <Geef een korte beschrijving van het thema> 5. <Geef een korte beschrijving van het thema> 6. <Geef een korte beschrijving van het thema> Tabel 1.2 De bereidheid tot medewerking van de organisatie waar u werkt Werk voor het beantwoorden van bovenstaande vraag eerst de volgende deelopdrachten achtereenvolgens uit. DEELOPDRACHT 1.2.1 Ga voor uw organisatie eerst na of een aantal praktische zaken voor het uitvoeren van het practicum te regelen zijn. Geef dit aan door kruisjes in onderstaande tabel te zetten. Uitwerking deelopdracht 1.2.1 Praktische zaken die geregeld moeten kunnen worden bij de practicumorganisatie Praktische zaken Er is binnen de organisatie waar ik werk een gekwalificeerd functionaris op managementniveau beschikbaar die als contactpersoon van het bedrijf kan en wil fungeren. Er is binnen de organisatie waar ik werk in principe voldoende bereidheid tot het verlenen van facilitaire ondersteuning. Denk hierbij aan het reserveren van tijd door de contactpersoon van het bedrijf voor het geven van feedback en door betrokken functionarissen voor het afnemen van interviews en invullen van vragenlijsten, het eventueel beschikbaar stellen van (enige) fysieke hulpmiddelen zoals vergaderruimte, telefoon, fax, kopieervoorziening, e.d. Tabel 1.2.1 Praktische zaken die geregeld moeten kunnen worden bij de practicumorganisatie DEELOPDRACHT 1.2.2 Meestal zit het (top)management van een organisatie al langere tijd met een aantal vragen of vraagpunten over de ict-managementsituatie. Het is verstandig om hier aan het begin van de audit direct bij aan te sluiten, omdat alleen dan het uitvoeren van een ict-managementaudit wenselijk, zinvol en dus relevant is. Het gaat er om te achterhalen van welke ict-management knelpunten of hoofdproblemen het management als het ware wakker ligt. Ook is het van belang te achterhalen of men die knelpunten op dit moment wil verhelderen dan wel oplossen, ofwel: staan ze op de managementagenda? De knelpunten waar het management mee zit zijn meestal gebaseerd op halve en hele -, gekleurde en ongekleurde - percepties op allerlei gebied, op verschillende tijdstippen en op verschillend niveau. We spreken van een probleemkluwen omdat de problematiek in deze fase (nog) niet gestructureerd en systematisch verwoord is, maar eerder rafelig en intuïtief van aard is. De kunst van een verantwoorde ict-managementaudit is dat u vanuit een onderzoeksraamwerk onderbouwde antwoorden geeft op systematisch gestelde vragen. Uiteraard is het de bedoeling dat u daarmee tevens een antwoord geeft op de meer intuïtief geformuleerde vraagpunten van het management. Een voorbeeld van een eerste systematische lijst met vraagpunten (vanuit een bedrijfskundige invalshoek) vindt u in Applegate op blz. 19. Ons uitgangspunt voor de bepaling van de relevantie van het uitvoeren van een ict-managementaudit is, dat één of meer van deze vraagpunten moet spelen bij managers in de organisatie waarin u werkzaam bent. Als dat zo is, dan is de organisatie (inhoudelijk) voldoende gekwalificeerd om te fungeren als practicumorganisatie. 13
Ga voor de organisatie waar u werkt na welke vraagpunten spelen. Geef dit aan door kruisjes in onderstaande tabel te zetten. Geef tevens aan op welke waarnemingen (en bronnen) u zich baseert. Deze bronnen kunnen bestaan uit gesprekken met (verantwoordelijke) managers uit de organisatie(onderdelen), de ict-functie, eindgebruikersgroepen en (externe) partners. Ook schriftelijke bronnen kunnen relevant zijn. We noemen: jaarverslagen, afdelingsplannen, budgetten, notulen van vergaderingen, bedrijfsperiodieken, brancherapporten, etc. Uitwerking deelopdracht 1.2.2 Bepaling van hoofdvragen die spelen bij de organisatie waar u werkt Vraagpunten uit Applegate 1. Is de inzet van ict voor het zakelijk succes en de overleving van de organisatie waar u werkt belangrijk? <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> 2. Mist de organisatie waar u werkt kansen die, als zij deze op een juiste manier zou benutten een verdedigbaar concurrentievoordeel zouden kunnen opleveren? <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> 3. Heeft de organisatie waar u werkt de juiste prioriteiten in haar ict-investeringen aangebracht en richt zij haar ontwikkelinspanningen op de juiste gebieden? <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> 4. Geeft de organisatie waar u werkt haar geld op een goede manier uit en besteedt zij haar geld aan de juiste zaken? <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> 5. Is het management van ict-middelen en ict-infrastructuur bij de organisatie waar u werkt voldoende efficiënt en effectief? <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> 6. Ligt de leiding aan (het brede spectrum van) ict-activiteiten op het juiste niveau in de organisatie, gegeven de specifieke doelstellingen die de organisatie waar u werkt met de inzet van ict wil bereiken? <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> 7. Is de organisatie waar u werkt zodanig ingericht dat men tijdig de opkomende technologieën kan signaleren, beoordelen en assimileren? <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> 8. Is de ict-infrastructuur van de organisatie waar u werkt voldoende beschermd tegen de 14
Uitwerking deelopdracht 1.2.2 Bepaling van hoofdvragen die spelen bij de organisatie waar u werkt Vraagpunten uit Applegate risico s van een grote operationele ramp? <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> 9. Is always on en always up van de organisatie waar u werkt verzekerd door de aanwezigheid van passende beveiligings -, privacy - en risicomanagementsystemen? <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> 10. Is het algemeen management en het ict-management bij de organisatie waar u werkt voldoende competent om ict-enabled strategieën te ontwikkelen en daadwerkelijk uit te voeren? <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> 11. Heeft de organisatie waar u werkt een effectieve dialoog ontwikkeld tussen algemeen management, ict-management, gebruikers en ict-partners? <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> Andere relevante vraagpunten die spelen bij de organisatie waar u werkt <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> <Geef een overzicht van de waarnemingen en bronnen waarop uw keuze is gebaseerd> Tabel 1.2.2 Bepaling van hoofdvragen die spelen bij de organisatie waar u werkt DEELOPDRACHT 1.2.3 Voor de samenhang tussen ict-thema s en ict-management onderwerpen gebruiken we het raamwerk van Applegate op blz. 18. (her)lees zonodig het hoofdstuk Introduction Challenges of Managing in a Network Economy in Applegate. DEELOPDRACHT 1.2.3A We hebben de elf vragen uit deelopdracht 1.2.2 verbonden met de negen thema s van Applegate door overeenkomstige cellen in Tabel 1.2.3A te arceren. 15
Identificeer welke ict-management thema s spelen bij de organisatie waar u werkt. Kijk welke van de elf vragen in deelopdracht 1.2.2, gezien het door u gegeven antwoord op de betreffende vraag, op de aanwezigheid van een probleem wijst, en kijk bij welk thema de betreffende vraag hoort. Zet kruisjes in onderstaande tabel in de overeenkomstige gearceerde cellen. Doe hetzelfde voor de overige door u geïdentificeerde vraagpunten. Zet vervolgens kruisjes in de laatste rij van onderstaande tabel voor de door u aangekruiste thema s die horen bij de vragen waarop het antwoord wijst op de aanwezigheid van een probleem. Dat zijn de voorlopig vastgestelde thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt. Ga nu verder met deelopdracht 1.2.3B Uitwerking deelopdracht 1.2.3A Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van vraagpunten aan thema s van Applegate Vraagpunten uit deelopdracht 1.2.2 Thema s thema 1 thema 2 thema 3 thema 4 thema 5 thema 6 thema 7 thema 8 thema 9 1 < > < > 2 < > 3 < > 4 < > 5 < > < > 6 7 < > 8 < > < > 9 < > < > 10 11 < > overige 1 overige 2 overige 3 < > Thema speelt bij de organisatie waar ik werk (zet kruisjes) < > < > * < > < > < > < > < > < > Tabel 1.2.3A Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van vraagpunten aan thema s van Applegate DEELOPDRACHT 1.2.3B Neem de kruisjes uit de laatste rij van bovenstaande tabel over in de rij Thema speelt bij de organisatie waar ik werk in onderstaande Tabel 1.2.3B. Deze tabel is volledig gebaseerd op het raamwerk van Applegate, blz. 18. Hier laten de gearceerde cellen de koppeling zien van het ict-thema aan de ict-managementonderwerpen (de overeenkomstige Chapters) in Applegate. Zet kruisjes in de gearceerde cellen die overeenkomen met de thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, met uitzondering van thema 3 (IT Impact), want dat speelt altijd. Ga daarna verder met Deelopdracht 1.2.3C 16
Uitwerking deelopdracht 1.2.3B Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van thema s van Applegate aan ictmanagementonderwerpen (hoofdstukken) ONDER- WERP Thema speelt bij de organisatie waar ik werk Chapter 1: Creating business advantage with IT Chapter 2: Crafting business models THEMA MODULE thema 1 thema 2 thema 3 thema 4 thema 5 thema 6 thema 7 thema 8 thema 9 Market Structure and Industry Dynamics Evolving Business Models IT Impact Prioritizing IT Investments Assimilation and Organisational Learning Buy Versus Make Partnership among Key Constituencies as IT Evolves Protecting IT Assets and Managing Risks Pervasive Computing: Opportunities and Risks < > < > * < > < > < > < > < > < > < > < > < > Chapter 3 : Building networked businesses < > < > < > 17 MODULE 1: BUILDING THE NETWORKECON- OMY: MARKETS AND MODELS NET- WORKE- CONOMY: CAPABI- LITIES
Uitwerking deelopdracht 1.2.3B Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van thema s van Applegate aan ictmanagementonderwerpen (hoofdstukken) ONDER- WERP Chapter 4 : Making the case for networked business Chapter 5 : Understanding internetworking infrastructure Chapter 6 : Assuring reliable and secure IT services Chapter 7: Managing diverse IT infrastructures THEMA MODULE thema 1 thema 2 thema 3 thema 4 thema 5 thema 6 thema 7 thema 8 thema 9 Market Structure and Industry Dynamics Evolving Business Models IT Impact Prioritizing IT Investments < > Assimilation and Organisational Learning Buy Versus Make Partnership among Key Constituencies as IT Evolves Protecting IT Assets and Managing Risks Pervasive Computing: Opportunities and Risks < > < > < > < > < > < > < > < > < > < > < > < > < > < > < > < > 18 MODULE 3: MANAGING NETWORKED INFRASRUCTURE AND OPERATIONS
Uitwerking deelopdracht 1.2.3B Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van thema s van Applegate aan ictmanagementonderwerpen (hoofdstukken) ONDER- WERP Chapter 8: Organizing and leading the IT function Chapter 9: Managing IT outsourcing Chapter 10: A portfolio approach to IT projects THEMA MODULE thema 1 thema 2 thema 3 thema 4 thema 5 thema 6 thema 7 thema 8 thema 9 Market Structure and Industry Dynamics Evolving Business Models IT Impact Prioritizing IT Investments Assimilation and Organisational Learning Buy Versus Make Partnership among Key Constituencies as IT Evolves < > < > < > Protecting IT Assets and Managing Risks < > < > Pervasive Computing: Opportunities and Risks Tabel 1.2.3B Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van thema s van Applegate aan ict-managementonderwerpen (hoofdstukken) 19 MODULE 4: MANAGING AND LEAD- ING A NETWORKED IT ORGANIZA- TION
DEELOPDRACHT 1.2.3C Ga voor ieder thema dat speelt in de organisatie waar u werkt na, welke onderwerpen in de ictmanagementaudit volgens Applegate bij dat thema relevant zijn. Raadpleeg hiervoor de overeenkomstige (inhoudsopgaven van) hoofdstukken in Applegate en vat de onderwerpen in trefwoorden samen in onderstaande tabel. Bespreek vervolgens deze lijst met de verantwoordelijke functionaris(sen) (bijvoorbeeld de beoogd contactpersoon uit de uitwerking van deelopdracht 1.1.1) en onderzoek of de genoemde onderwerpen ook voor deze functionaris(sen) herkend worden als behorend tot de ict-managementproblematiek waar men mee worstelt. Pas de lijst eventueel aan. Uitwerking deelopdracht 1.2.3C Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, een overzicht Overzicht van de thema s Overzicht van overeenkomstige onderwerpen die diepgaand onderzocht die spelen in de zullen (moeten) worden in de ict-managementaudit (in trefwoorden) organisatie waar ik werk (de geïdentificeerde themanummers met omschrijving uit de uitwerking van deelopdracht 1.2.3A) <Geef het thema> <Geef een kort overzicht van de bij het thema behorende onderwerpen> <Geef het thema> <Geef het thema> <Geef het thema> <Geef het thema> <Geef het thema> <Geef het thema> <Geef het thema> <Geef het thema> <Geef een kort overzicht van de bij het thema behorende onderwerpen> <Geef een kort overzicht van de bij het thema behorende onderwerpen> <Geef een kort overzicht van de bij het thema behorende onderwerpen> <Geef een kort overzicht van de bij het thema behorende onderwerpen> <Geef een kort overzicht van de bij het thema behorende onderwerpen> <Geef een kort overzicht van de bij het thema behorende onderwerpen> <Geef een kort overzicht van de bij het thema behorende onderwerpen> <Geef een kort overzicht van de bij het thema behorende onderwerpen> Tabel 1.2.3C Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, een overzicht Het individuele gedeelte van Studietaak 1 (onderdeel 1A) heeft u hiermee afgerond. U dient uw uitwerkingen nu aan ons te mailen. Zie de cursussite voor de juiste manieren van verzenden, het juiste inlevermoment en het emailadres. NB. Ook indien uw organisatie niet aan de gestelde criteria voldoet, dan dient u uw uitwerkingen van deelopdrachten 1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 en de samenvattende tabellen aan het begin van opdrachten 1.1 en 1.2 aan ons te mailen. De uitwerkingen van studietaak 1A en de deelname aan de kennismakingsbijeenkomst zijn verplicht om aan het eind van de cursus voor beoordeling in aanmerking te komen. 20
2.3 Studietaak 1B Maak concrete werkafspraken en een mijlpaalplanning voor studietaken 2, 3 en 4 Dit onderdeel van studietaak 1 voert u in teamverband uit tijdens het tweede deel van de kennismakingsbijeenkomst en is erop gericht om een snelle doorstart te bevorderen. Daarnaast worden in deze studietaak enkele noodzakelijke gegevens verzameld voor administratieve doeleinden. We raden u aan deze opdrachten (met name opdracht 1.3) vóór de kennismakingsbijeenkomst al voor te bereiden. 2.3.1 Opdracht 1.3 Planning De planning voor studietaak 1 (onderdelen 1A en 1B) als geheel staat op de cursussite. Nadat de practicumorganisatie is geselecteerd en de auditteams zijn samengesteld, moet u gezamenlijk voor de resterende studietaken een eigen planning wat betreft doorlooptijd en inspanning opstellen. Deze planning moet door de begeleider worden goedgekeurd en is voor uw team taakstellend. Het gewenste niveau van planningsdetail ligt één stap dieper dan studietaakniveau, dat wil zeggen dat u nu gaat plannen op opdrachtniveau. Als indicatie geven we in Overzicht 1.3 een schatting van de op studietaakniveau benodigde inspanning per teamlid. U kunt het volgende overzicht gebruiken voor het opstellen van de gevraagde planning. Merk op dat een planning altijd gemaakt moet worden met onvoldoende informatie en dat het daarom goed mogelijk is dat u tussentijds de planning zult moeten aanpassen. Denk er aan dat u alle betrokkenen van deze wijzigingen op de hoogte brengt. Studietaak Geschatte inspanning (uren per teamlid) 1 10 2 20 3 40 4 30 Totaal 100 Overzicht 1.3 Geschatte inspanning Toelichting In deze cursus zult u in de (deel)opdrachten waarschijnlijk zeer veel onderzoeksvragen (op)stellen en beantwoorden. Het volledig, genuanceerd en in overeenstemming met de meningen van alle betrokkenen uit de practicumorganisatie beantwoorden van al deze vragen zal beduidend meer tijd kosten dan voor deze cursus is uitgetrokken. Dat is uiteraard niet de bedoeling. U moet de totale beschikbare inspanning van 100 uur per teamlid zien als taakstellend. U wordt geacht de cursus binnen deze beschikbare tijd af te ronden. De planning van de werkzaamheden, alsmede de keuze van de nauwkeurigheid waarmee u de vragen gaat beantwoorden (met inschakeling van de relevante bronnen) dient u hierop af te stemmen. Om u te helpen tot een realistische planning te komen, vertellen we hieronder over het stramien dat u gaat volgen in Studietaak 2 en 3, en wat er van u verwacht wordt in Studietaak 4. Stramien in Studietaak 2 Het doel van Studietaak 2 is het uitvoeren van een globale situatieanalyse door het positioneren van de practicumorganisatie aan de hand van de centrale thema s van Applegate, om hiermee een goede basis voor de verdere audit te krijgen. Een eerste aanzet hiervoor is al in Studietaak 1 gegeven in deelopdracht 1.2.2, waar iedere practicumdeelnemer dit eerst voor de eigen organisatie heeft gedaan. In Studietaak 2 onderzoekt en analyseert u globaal de ict-managementsituatie in de gekozen practicumorganisatie door de organisatie te plaatsen in het licht van de negen thema s uit Applegate. Dit doet u door een aantal vragen en/of raamwerken in te vullen die in Applegate bij betreffende thema 21
worden besproken. De uitkomsten van de globale situatieanalyse sturen deels de audit activiteiten van Studietaak 3. Stramien Studietaak 3 In de opdrachten van Studietaak 3 van het practicum wordt een vast stramien gevolgd. Per opdracht gaat u onderzoeken wat rondom het daar gepresenteerde onderwerp de mogelijke sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen zijn, die voor de practicumorganisatie kunnen spelen. Uitgangspunt hierbij is de verzameling onderwerpen in de topiclijst die is overgenomen uit het betreffende hoofdstuk in Applegate. In de cursus management en ict: informatiestrategie en toepassing (B26231) is dit het onderdeel Kernbegrippen (Topiclijst) dat aan het begin van een studietaak aldaar is opgenomen. Een verdere uitwerking van deze topiclijst is gegeven in de leerdoelen. De leerdoelen beschrijven wat u moet kennen en kunnen wat betreft de in de topiclijst opgenomen onderwerpen. Een gedegen kennis en goed begrip van de onderwerpen die in het betreffende hoofdstuk in Applegate aan bod komen is voor het kunnen uitvoeren van de audit een noodzakelijke vereiste. We zouden hier de gehele werkwijze kunnen uitleggen. Omdat dit een vrij lastig verhaal is en omdat het droog uitleggen ervan op u nu vermoedelijk weinig effect heeft, laten we hier alleen een kort overzicht van de stappen zien. De feitelijke uitleg van het stramien wordt gegeven met een voorbeeld in Studietaak 3A, in de eerste opdracht (Opdracht 3.1.) Het stramien van Studietaak 3 bestaat uit drie stappen en ziet er in grote lijnen als volgt uit. Stap 1 Gebruik makend van de topiclijst en de leerdoelen kunt u een beschrijving maken van de stand van zaken over de ict-managementsituatie in de practicumorganisatie. Deze beschrijving is niet willekeurig tot stand gekomen, maar is expliciet gebaseerd op het begrippenkader dat in het betreffende hoofdstuk in Applegate is aangereikt. We bekijken de practicumorganisatie door de theoretische bril die in Applegate over dat onderwerp is beschreven. Het is hierbij niet de bedoeling alles wat in Applegate aan bod komt ook in de practicumorganisatie te onderzoeken. Sommige topics spelen overduidelijk geen rol en kunnen worden weggelaten (zie de resultaten van Studietaak 2.) Het weglaten van niet-belangrijke topics dient wel expliciet te gebeuren: U presenteert de argumenten op basis waarvan u tot weglaten besluit. Stap 2 De beschrijving van de stand van zaken over de ict-managementsituatie in de practicumorganisatie kan nu in het licht van de theorie in Applegate geplaatst worden. Dit zal niet extreem moeilijk zijn, omdat de beschrijving al met de theoretische bril uit Applegate is opgebouwd. De vergelijking van theorie (Applegate) en praktijk (de beschrijving van de stand van zaken over de ict-managementsituatie in de practicumorganisatie) is de basis voor de beargumenteerde identificatie van sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen. Stap 3 Het resultaat van beide stappen neemt u op in een overzichtstabel (met geïdentificeerde kansen en bedreigingen of sterkten en zwakten) die steeds aan het begin van de betreffende opdracht staat. Studietaak 4: SWOT-analyse en rapportage. In Studietaak 4 voert u op basis van uw identificatie van sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen met uw team een SWOT-analyse uit. Hierop gebaseerd stelt u de adviezen op aan het management die u samenvat in een PowerPoint-presentatie. Afsluitend schrijft u een individueel eindverslag. 1.3 Planning van de studietaken 2, 3 en 4 van de cursus Practicum Management en ict Groep nr.: <Geef het teamnummer> Datum: <Geef de datum van de kennismakingsbijeenkomst> Versie nr.: <Geef het versienummer van de planning> Opdracht Opleverdatum Geplande teaminspanning (in uren) 22
1.3 Planning van de studietaken 2, 3 en 4 van de cursus Practicum Management en ict Groep nr.: <Geef het teamnummer> Datum: <Geef de datum van de kennismakingsbijeenkomst> Versie nr.: <Geef het versienummer van de planning> Opdracht Opleverdatum Geplande teaminspanning (in uren) Studietaak 2 Globale situatieanalyse Opdracht 2.1 Probleemstelling over de ict-managementsituatie bij de practicumorganisatie <Geef een weeknummer> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> Afrondende uitwerking studietaak 2 Gobale situatieanalyse, bestaande uit: (Hoofd)aandachtspunten (probleemstelling) Gedetailleerde groepsplanningsafspraken Aanleggen groepsportfolio Studietaak 3A Opdracht 3.1 Creating business advantage with IT Opdracht 3.2 Crafting business models Afrondende uitwerking studietaak 3A Externe analyse, bestaande uit: Onderzoeksresultaten; analyses en conclusies, in termen van: kansen en bedreigingen. <Geef een weeknummer> Externe situatieanalyse <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> Sudietaak 3B Opdracht 3.3 Building Networked Businesses Opdracht 3.4 Making the Case for Networked Business Opdracht 3.5 Understanding Internetworking Infrastructure Opdracht 3.6 Assuring Reliable and Secure IT Services Opdracht 3.7 Managing Diverse IT Infrastructures Opdracht 3.8 Organizing and Leading the IT Function Opdracht 3.9 Managing IT Outsourcing Opdracht 3.10 A Portfolio Approach to IT Projects Afrondende uitwerking studietaak 3B Interne analyse, bestaande uit: Onderzoeksresultaten; analyses en conclusies, in termen van: sterkten Interne analyse <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> Probleemstelling over de ictmanagementsituatie bij de practicumorganisatie 23
1.3 Planning van de studietaken 2, 3 en 4 van de cursus Practicum Management en ict Groep nr.: <Geef het teamnummer> Datum: <Geef de datum van de kennismakingsbijeenkomst> Versie nr.: <Geef het versienummer van de planning> Opdracht Opleverdatum Geplande teaminspanning (in uren) en zwakten Studietaak 4 SWOT-analyse, rapportage Opdracht 4.1 SWOT-analyse <Geef een weeknummer> <Geef het aantal naar verwachting Recapitulatie situatieanalyse; door het team te besteden uren> Opstellen SWOTmatrix; Ontwikkeling en beoordeling van opties; Afweging en keuze opties. Opdracht 4.2 Presentatie aan het management Opstellen PowerPoint presentatie; (De presentatie eventueel daadwerkelijk verzorgen.) Opdracht 4.3 Vragen feedback contactpersoon practicumorganisatie Opdracht 4.4 Opstellen individueel practicumeindverslag <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> <Geef een weeknummer> Totaal (budget:aantal teamleden * 80 uur) <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het aantal naar verwachting door het team te besteden uren> <Geef het totaal aantal uren en vergelijk dit met het budget> Tabel 1.3 Planning van de studietaken 2, 3 en 4 van de cursus Practicum Management en ict 2.3.2 Opdracht 1.4 Administratieve gegevens practicumorganisatie Voor administratieve doeleinden willen wij graag aan een aantal gegevens over de practicumorganisatie hebben. Vul daarvoor Tabel 1.4 in. 1.4 Gegevens practicumorganisatie Naam organisatie Naam direct betrokken organisatiedeel Naam bedrijfsbegeleider Functie bedrijfsbegeleider Postadres bedrijfsbegeleider Telefoonnummer bedrijfsbegeleider Emailadres bedrijfsbegeleider <Geef de officiële naam van de practicumorganisatie> <Geef de naam van het betrokken deel van de organisatie, afdeling, werkmaatschappij, divisie, etc.) <Geef de naam van de bedrijfsbegeleider> <Geef de functie van de bedrijfsbegeleider> <Geef het postadres van de bedrijfsbegeleider> <Geef het telefoonnummer van de bedrijfsbegeleider> <Geef het emailadres van de bedrijfsbegleider> 24
1.4 Gegevens practicumorganisatie Tabel 1.4 Gegevens practicumorganisatie 2.3.3 Opdracht 1.5 Administratieve gegevens auditteam Voor administratieve doeleinden willen wij bovendien een aantal gegevens over het auditteam hebben. Vul deze gegevens in Tabel 1.5 in. Voor de volledigheid is hieronder een korte beschrijving gegeven van de rollen van de diverse functionarissen. De projectleider is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het project volgens de met de (schaduw-)opdrachtgever (= practicumbegeleider) overeengekomen planning van werkzaamheden. De projectleider is het eerste aanspreekpunt voor de (schaduw-) opdrachtgever en vertegenwoordigt het team naar buiten. De projectleider bevordert dat de overige teamleden hun taken professioneel en in goede samenwerking kunnen uitvoeren en beslist in gevallen waar onderlinge overeenstemming niet tot stand komt. De projectleider rapporteert de mijlpalen naar de (schaduw-)opdrachtgever. Het is belangrijk dat een van deze functionarissen het bewaken van de verzending van de (juiste) eindversies van (deel)opdrachten aan de teamleden en de practicumbegeleider als taak krijgt toebedeeld. De projectsecretaris draagt onder meer zorg voor een adequate verslaglegging en archivering van de projectresultaten en besluitenlijsten van het team. Ook het inrichten en onderhouden van het team-practicumportfolio is een taak van de projectsecretaris. De verantwoordelijkheid van de informant wordt (meestal) ingevuld door het teamlid dat werkzaam is bij het bedrijf waar de audit wordt uitgevoerd. Deze is onder meer verantwoordelijk voor een adequate communicatie in en met het bedrijf waar de audit wordt uitgevoerd. Dit kan een zware taak zijn. Het team dient er op toe te zien dat deze functionaris niet wordt overbelast. Het verdient aanbeveling om deze functie, als dat haalbaar is, over twee personen te verdelen. De eindredacteur is onder meer verantwoordelijk voor de tekstuele inhoud en vorm van de rapportages. 1.5 Administratieve gegevens auditteam Groepsnr.: <Geef het teamnummer> Rol Naam Studentnummer E-mailadres Projectleider <Geef de naam> <Vul het <Geef het emailadres> studentnummer in> Secretaris <Geef de naam> <Vul het <Geef het emailadres> studentnummer in> Informant <Geef de naam> <Vul het <Geef het emailadres> studentnummer in> Eindredacteur <Geef de naam> <Vul het studentnummer in> <Geef het emailadres> Tabel 1.5 Administratieve gegevens auditteam Het teamgedeelte van studietaak 1 (onderdeel 1B) heeft u hiermee afgerond. U dient uw uitwerkingen nu aan ons te mailen. Zie de cursussite voor de juiste manieren van verzenden, het juiste inlevermoment en het emailadres. Studietaak 1B moet in ieder geval binnen 1 week na de kennismakingsbijeenkomst bij ons binnen zijn. 25
3 Terugkoppeling Studietaak 1A Bepaal of de organisatie waar u werkt potentieel geschikt is om te fungeren als practicumorganisatie In deze terugkoppeling geven we u een voorbeelduitwerking. Aan deze voorbeelduitwerking kunt u uw eigen uitwerking toetsen op vorm en volledigheid. De inhoud van uw eigen uitwerking is uiteraard geheel aan u. 3.1 Uitwerking opdracht 1.1 Toepassen van het selectiecriterium uiterlijke kenmerken van de practicumorganisatie Uitwerking opdracht 1.1 Uiterlijke kenmerken van de practicumorganisatie Voldoet de organisatie waar u werkt aan de uiterlijke kenmerken die gesteld (moeten) worden aan de practicumorganisatie? * Nee Motivatie: <De organisatie is klein en er is geen sprake van een ICT-afdeling, of beter gezegd: de ICT-afdeling ben ik zelf. Dit is echter geen full-time job, ICT beslaat +/- 25% van mijn tijd (van 32 uur p/w.) Daarnaast is de organisatie volgens mij eigenlijk te plat om het managementaspect goed tot uitdrukking te laten komen. Ik ben nu bezig om de IT op te zetten (Internet, beveiliging, on-line verbinding met andere locaties, begeleiding aanpassing maatwerk orderadministratie, EDI (zodra dit acuut wordt) etc.) Ook houd ik mij bezig met het opzetten van de financiële administratie (inclusief opleiding administratieve medewerkers) en ontwikkel ik systemen om de externe jaarrekening op te stellen.> Tabel 1.1 Uiterlijke kenmerken van de (potentiële) practicumorganisatie (voorbeelduitwerking) UITWERKING DEELOPDRACHT 1.1.1 Uitwerking deelopdracht 1.1.1 Beschrijving van de ict-achtergronden van de organisatie waar u werkt <Transportonderneming Vliegensvlug Missie, doelstelling(en) en strategie van de organisatie De markt waarop we ons richten is vracht vervoeren voor luchtvaartmaatschappijen (import-export). Dit is een gespecialiseerde markt, er zijn voor luchtvervoer aangepaste trailers noodzakelijk. Aspecten als kwaliteit, servicegraad en tijdigheid zijn belangrijker dan in de rest van de transportsector. Dit beperkt de concurrentie, we spreken van een nichemarkt. Onze leveranciers (van vervoerscapaciteit) zijn voornamelijk charters uit heel Europa maar ook concurrenten als we zelf de vracht niet winstgevend kunnen vervoeren. Jaaromzet in euro s, het aantal personeelsleden, overige relevante kwantitatieve gegevens De organisatie waar ik werk is een transportonderneming met een jaaromzet van 6.000.000,=. Onze bedrijfsmiddelen waarmee we het primaire proces uitvoeren bestaan uit een veertigtal trailers en enkele trekkers. De onderneming heeft tien medewerkers in dienst, voor het overige huren wij zogenaamde charters in (dat zijn transporteurs zonder trailers) die met onze trailers transporten voor de onderneming verrichten. Het primaire proces van de organisatie, haar belangrijkste markten, toeleveranciers en concurrenten Het primaire proces bij ons bedrijf is de planning van de transporten en bestaat uit de volgende activiteiten: 1. acquisitie van vrachten bij luchtvaartmaatschappijen 2. onderbrengen van verkregen vrachten bij charters 3. combineren van vrachten op basis van afhaalplaats, bestemming en beschikbaarheid en locaties van trailers. 26
Uitwerking deelopdracht 1.1.1 Beschrijving van de ict-achtergronden van de organisatie waar u werkt Vrijwel alle transporten zijn internationaal en kunnen zowel binnen en buiten de EU plaatsvinden. De transporten vallen onder de voorwaarden van de luchtvracht, hoewel ze over de weg gaan. Dit betekent dat de normale voorwaarden voor wegtransport niet van toepassing zijn. Onder deze speciale voorwaarden vallen de luchtvrachtbrieven (Airway-bills), bewijsstukken dat de beveiligingsmaatregelen binnen antiterrorisme regelgeving zijn uitgevoerd (verzegeling trailer, scanning van vracht) en de zogenaamde garantievoorwaarden van de conventie van Warschau. De planning doen we met behulp van een MSExcel-spreadsheet, waarop staat vermeld welke trailers zich waar bevinden en welke vrachten van welke afhaalplaats naar welke bestemming moeten. Ondersteunende processen Zodra de planning rond is wordt per vracht een order in de orderadministratie gezet. Orders worden zoveel mogelijk gecombineerd in rondritten, waarbij een rondrit een reeks vrachten (= orders) betreft, waarbij de trailer na afloop van de laatste rit weer terug is op de eerste afhaalplaats (Schiphol Milaan Rome Parijs Brussel Schiphol is bijvoorbeeld 1 rondrit.) Hierbij zij aangetekend dat de eerste afhaalplaats/laatste bestemming niet per se Schiphol hoeft te zijn, het mag ook een ander vliegveld in Europa zijn. Een rondrit wordt veelal door één charter uitgevoerd (of door één van onze eigen chauffeurs.) Deze charter stuurt voor de gehele rondrit één nota met daarop een doorbelasting voor de gereden kilometers, of een van te voren afgesproken vaste prijs. De winstgevendheid van een rondrit hangt sterk af van de beladingsgraad van de trailer. Indien een trailer vol heen gaat, maar leeg terug, is de marge maar 50% van de vol-vol situatie. Veelal zal getracht worden die orders waarbij men van tevoren weet dat het waarschijnlijk is dat leeg van de bestemming vertrokken zal worden niet of tegen een (veel) hogere prijs aan te nemen. Alle vormen van prijsafspraken komen voor: - van tevoren afgesproken vaste prijzen tussen 2 plaatsen. - vaste prijzen per kg/per bestemming (rekening houdend met minimum/maximum prijzen per trailer) - prijsopgaaf voor aanname van elke order - etc. Van elke order worden de afspraken (faxen, bespreekverslagen, emails, Airway-bills, overige paparassen) in een papieren dossier opgeslagen, welke we op ordernummer opbergen. De onderhanden orders bevinden zich binnen handbereik, de afgehandelde doen we in het archief. Organisatiestructuur Onze structuur is nog het beste te typeren als een simpele structuur á la Mintzberg. Dus eenvoudig, informeel en flexibel, met een kleine staf of middenhiërarchie. Er staat een ondernemer-eigenaar aan het hoofd, die persoonlijk verantwoordelijk is voor de strategie en alle activiteiten beheerst door middel van rechtstreeks toezicht. Er is dus één directeur, verder een afdeling planning die de chauffeurs ( eigen en van de charters) aanstuurt, één controller/systeembeheerder, enkele administratieve medewerkers en een onderhoudsmonteur. Onze omgeving is overzichtelijk maar wel heel dynamisch. Onze directeur ziet er op toe dat we ons in de (niche)markt waarvoor we werken steeds flexibel opstellen. De positie van de ict-functie in de organisatie en de (interne) organisatiestructuur van de ict-functie De organisatie is klein en is geen sprake van een ict-afdeling (dat wil zeggen de ict-afdeling ben ikzelf.) Dit is echter geen fulltime job, ict beslaat +/- 25% van mijn tijd (32 uur p/w.) De rol van ict in de organisatie, het ict-budget De inzet van ict bij ons bedrijf bestaat onder meer uit automatisering van de orderadministratie, waarbij de ritten (= order) gebundeld in rondritten worden geadministreerd. Per order worden de directe kosten bijgehouden. Kosten-analyse kan alleen zinvol op rondritniveau plaatsvinden. De 27
Uitwerking deelopdracht 1.1.1 Beschrijving van de ict-achtergronden van de organisatie waar u werkt orderadministratie is aan de verkoopkant gekoppeld aan de financiële administratie, aan de inkoopkant is dit (nog) niet het geval. Er zijn wel plannen het orderadministratiepakket aan te passen zodat dit mogelijk wordt. Voor de orderadministratie is gekozen voor een maatwerkoplossing. De financiële administratie maakt gebruik van een standaardpakket. De directeur houdt dagelijks de omzet en de kostprijs bij en signaleert opvallende posten zodra deze zich voordoen. De administratie calculeert elke order integraal na en reclameert (mits van materieel belang) elke afwijking van de (prijs-)afspraak bij de desbetreffende charter/leverancier. Omdat het overgrote deel van de ritten is uitbesteed aan een charter (90% van de ritten) rust het zogenaamde prijs-/hoeveelheidrisico grotendeels bij deze charters. Dit is voor ons bedrijf een belangrijk voordeel, omdat de concurrentie dit risico niet heeft uitbesteed. Het debiteurenrisico is beperkt, wel reclameren de klanten bij elke afwijking, hoe gering ook, en zijn de luchtvaartmaatschappijen om bureaucratische redenen (het kantoor in Nederland moet bijvoorbeeld voor elke betaling toestemming hebben van het hoofdkantoor in Seoel/Tokio/Johannesburg, etc.) Periodiek worden interne rapportages gemaakt, eens per jaar wordt intern de jaarrekening opgesteld, waarbij de accountant een verklaring afgeeft. Wij zetten ict verder in bij: - de externe communicatie: email/sita (= soort elektronische telex) - de dagelijkse facturatie/rapporteringsproces (orderadministratie) - de aanmaningen/periodieke rapportage (financiële administratie) Belangrijkste voordeel van de inzet van ict in ons bedrijf is de mogelijkheid tot gedegen nacalculatie van orders en daaraan gerelateerde kostenbesparingen doordat de door charters te veel gefactureerde kosten kunnen worden afgetrokken van hun nota's. Daarnaast kunnen klachten van klanten (de luchtvaartmaatschappijen) onmiddellijk worden beantwoord dankzij de inzichtelijke orderadministratie. Beide factoren zijn belangrijke concurrentievoordelen in een bedrijfstak waarbij niet zozeer de concurrentie, als wel de charters in overwegende mate nog in het papieren tijdperk leven. De rol van ict in de bedrijfstak We willen ict in de toekomst ook inzetten voor EDI met luchtvaartmaatschappijen. Enkele luchtvaartmaatschappijen (bijv. Lufthansa) doen hier trials mee, de rest van de branche zal volgen als deze trials goed verlopen. De verwachting is dat kort daarna het gebruik van EDI verplicht zal zijn als we zaken willen (blijven) doen met de luchtvaartmaatschappijen.> Tabel 1.1.1 Beschrijving van de ict-achtergronden van de organisatie waar u werkt (voorbeelduitwerking) UITWERKING DEELOPDRACHT 1.1.2 Uitwerking deelopdracht 1.1.2 Uiterlijke kenmerken die gesteld (moeten) worden aan de practicumorganisatie De omzet van de organisatie waar u werkt is > 9.000.000 Het personeelsbestand van de organisatie waar u werkt ligt tussen 50 en 500 personen. Het aantal locaties van de organisatie waar u werkt is < 4. Bij de organisatie waar u werkt is sprake van een duidelijk en herkenbaar primair proces. Dat wil zeggen dat helder is welk(e) product(en) en / of dienst(en) de organisatie waar u werkt met het primaire proces levert en herkenbaar is welke processen aan dit proces ondersteunend zijn. * Nee * Nee * Ja * Ja 28
Uitwerking deelopdracht 1.1.2 Uiterlijke kenmerken die gesteld (moeten) worden aan de practicumorganisatie De organisatie waar ik werk beschikt over een duidelijk identificeerbare ict-functie (bijvoorbeeld een automatiseringsafdeling, een Rekencentrum, e.d.). Tabel 1.1.2 Uiterlijke kenmerken die gesteld (moeten) worden aan de practicumorganisatie (voorbeelduitwerking) * Ja 3.2 Uitwerking opdracht 1.2 De bereidheid tot medewerking van de organisatie waar u werkt Uitwerking opdracht 1.2 De bereidheid tot medewerking van de organisatie waar u werkt Toont de organisatie waar u werkt voldoende bereidheid tot medewerking aan de uitvoering van een ict-managementaudit? Wilt u de organisatie waar u werkt aanmelden als practicumorganisatie? De volgende thema s spelen op dit moment en rechtvaardigen het uitvoeren van een ictmanagementaudit bij de organisatie waar u werkt (relevantie): <1. Thema 1 Market Structure and Industry Dynamics> * Ja < > Nee * Ja < > Nee <2. Thema 2 Evolving Business Models> <3. Thema 3 IT Impact> <4. Thema 4 Prioritizing IT Investments > <5. Thema 5 Assimilation and Organisational Learning> <6. Thema 8 Protecting IT Assets and Managing Risks> <7. Thema 9 Pervasive Computing: Opportunities and Risks> <NB: Mijn organisatie kan eventueel ook als practicumorganisatie dienen bij wijze van "uitwijkoptie".> Tabel 1.2 De bereidheid tot medewerking van de organisatie waar u werkt (voorbeelduitwerking) UITWERKING DEELOPDRACHT 1.2.1 Uitwerking deelopdracht 1.2.1 Praktische zaken die geregeld moeten kunnen worden bij de practicumorganisatie Praktische zaken Er is binnen de organisatie waar ik werk een gekwalificeerd functionaris op managementniveau beschikbaar die als contactpersoon van het bedrijf kan en wil fungeren. Er is binnen de organisatie waar ik werk in principe voldoende bereidheid tot het verlenen van facilitaire ondersteuning. Denk hierbij aan het reserveren van tijd door de contactpersoon van het bedrijf voor het geven van feedback en door betrokken functionarissen voor het afnemen van interviews en invullen van vragenlijsten, het eventueel beschikbaar stellen van (enige) fysieke hulpmiddelen zoals vergaderruimte, telefoon, fax, kopieervoorziening, e.d. * Nee * Ja 29
Uitwerking deelopdracht 1.2.1 Praktische zaken die geregeld moeten kunnen worden bij de practicumorganisatie Praktische zaken Tabel 1.2.1 Praktische zaken die geregeld moeten kunnen worden bij de practicumorganisatie (voorbeelduitwerking) UITWERKING DEELOPDRACHT 1.2.2 Uitwerking deelopdracht 1.2.2 Hoofdvragen die spelen bij de organisatie waar u werkt Vraagpunten uit Applegate 1. Is de inzet van ict voor het zakelijk succes en overleving van de organisatie waar u werkt belangrijk? * Ja <Mijn keuze is gebaseerd op de volgende waarnemingen en bronnen: We moeten koppelingen maken met de inkoopkant van onze orderadministratie met de financiële administratie (bronnen: gesprek met directie en hoofd financiële administratie.) We moeten ons voorbereiden op de invoering van EDI (bronnen: gesprek met directie en hoofd financiële administratie, diverse vakbladen over de transportsector.) Nacalculatie van orders en daaraan gerelateerde kostenbesparingen doordat door charters te veel gefactureerde kosten kunnen worden afgetrokken van hun nota s levert concurrentievoordeel (bronnen: gesprek met directie en hoofd financiële administratie.) Klachten van klanten (luchtvaartmaatschappijen) kunnen onmiddellijk worden beantwoord dankzij de inzichtelijke orderadministratie (bronnen: waarneming van de afhandeling van een klacht van KLM.)> 2. Mist de organisatie waar u werkt kansen die, als zij deze op een juiste manier zou * Ja benutten een verdedigbaar concurrentievoordeel zouden kunnen opleveren? * Nee <Mijn keuze is gebaseerd op de volgende waarnemingen en bronnen: Zolang we in onze (door papieren afhandeling gedomineerde) nichemarkt voorop lopen met de inzet van ict, blijft ons concurrentievoordeel gehandhaafd (bron: gesprek directie), vandaar de keuze voor Nee. Er zitten in het primaire proces en in de ondersteunende processen heel veel waardetoevoegende stappen die met gerichte (strategische) inzet van ict wellicht concurrentievoordelen zouden kunnen vergroten of verstevigen. Ik denk aan elektronische koppelingen met afnemers, elektronische markten, optimalisering van vervoersplanning en koppeling aan orderverwerking, 'tracking and tracing', etc. (bron: vakliteratuur, cursussen Management en ict.) Vandaar de keuze voor Ja. Mijn directeur en ik verschillen hierover van mening. Hij weet heel veel van ondernemen in de transportsector, maar is (nog) niet zo goed ingevoerd in de mogelijkheden die de netwerkeconomie biedt.> 3. Heeft de organisatie waar u werkt de juiste prioriteiten in haar ict-investeringen aangebracht en richt zij haar ontwikkelinspanningen op de juiste gebieden? * Ja * Nee 30
Uitwerking deelopdracht 1.2.2 Hoofdvragen die spelen bij de organisatie waar u werkt Vraagpunten uit Applegate <Mijn keuze is gebaseerd op de volgende waarnemingen en bronnen: Gezien de stand van zaken in de bedrijfstak met veel papier investeren we in ict gericht op het behouden van voorsprong (bron: gesprek directie.) Vandaar de keuze voor Ja. Ik had graag een ict-budget willen raadplegen, zodat ik de prioriteiten goed zou kunnen waarnemen, maar dat hebben we helaas niet (bron: gesprek hoofd financiële administratie.) Vandaar mijn keuze voor Nee. Vooralsnog neem ik geen type I, noch type II-investeringen in een netwerk ict-infrastructuur waar (bron: gesprek directie.) Vandaar mijn keuze voor Nee. Mijn directeur en ik verschillen hierover van mening. Een ict-managementaudit zou helderheid kunnen brengen.> 4. Geeft de organisatie waar u werkt haar geld op een goede manier uit en besteedt zij haar * Ja geld aan de juiste zaken? <Mijn keuze is gebaseerd op de volgende waarnemingen en bronnen: Mijn directeur is uiterst tevreden over de kosten en opbrengsten van ict-inzet, we kunnen nog relatief goedkoop op de eerste rij zitten. (bron: gesprek directie.) Zodra de charters internet gaan ontdekken zullen we onze investeringen anders moeten richten. Zeker als er net als bijvoorbeeld bij de binnenschippers met elektronische markten gewerkt gaat worden, zal een voorsprong snel een achterstand blijken te zijn (bron: diverse vakbladen over logistiek.)> 5. Is het management van ict-middelen en ict-infrastructuur bij de organisatie waar u werkt * Ja voldoende efficiënt en effectief? <Mijn keuze is gebaseerd op de volgende waarnemingen en bronnen: Voor de huidige situatie wel, ik dat namelijk zelf. Als we over type I en type II investeringen gaan nadenken worden hier andere eisen aan gesteld. (bron: eigen waarneming.)> 6. Ligt de leiding aan het brede spectrum van ict-activiteiten op het juiste niveau in de organisatie, gegeven de specifieke doelstellingen die de organisatie waar u werkt met de inzet van ict wil bereiken? * Ja <Mijn keuze is gebaseerd op de volgende waarnemingen en bronnen: Die ligt bij mij. Gezien de simpele structuur van onze organisatie bepaalt de directie alles, deze staat echter wel open voor suggesties en is zeer toegankelijk voor nieuwe ideeën. De realisatie is een ander verhaal. (bron: eigen waarneming, gesprek directie.)> 7. Is de organisatie waar u werkt zodanig ingericht dat men tijdig de opkomende technologieën kan signaleren, beoordelen en assimileren? * Nee <Mijn keuze is gebaseerd op de volgende waarnemingen en bronnen: Dat hangt teveel af van toevalligheden. Bijvoorbeeld de toevallige kennis die een medewerker in zijn vrije tijd heeft opgedaan. De directie ziet dit ook wel als een probleem. (bron: eigen waarneming, gesprekken medewerkers.)> 8. Is de ict-infrastructuur van de organisatie waar u werkt voldoende beschermd tegen de risico s van een grote operationele ramp? * Nee 31
Uitwerking deelopdracht 1.2.2 Hoofdvragen die spelen bij de organisatie waar u werkt Vraagpunten uit Applegate <Mijn keuze is gebaseerd op de volgende waarnemingen en bronnen: Als de boel plat gaat dan hebben we echt een probleem. Er worden bijvoorbeeld wel backups gemaakt, maar dat gebeurt onregelmatig en meestal op persoonlijke titel. (bron: eigen waarneming.)> 9. Is always on en always up van de organisatie waar u werkt verzekerd door de aanwezigheid van passende beveiligings -, privacy - en risicomanagementsystemen? * Nee <Mijn keuze is gebaseerd op de volgende waarnemingen en bronnen: Ons LAN is al een keer gehackt. Toen heeft een neef van de directeur een firewall-voorziening gemaakt met als gevolg dat niemand meer intern en extern met elkaar kon communiceren. Na een hoop gehannes is dat toen hersteld, maar niemand weet hoe kwetsbaar we zijn voor aanvallen. (bron: vaak verteld verhaal waarmee de directie vooral de lachers op de hand krijgt.) Twee externe locaties worden binnenkort met het hoofdkantoor verbonden via een VPN (bron: gesprek directie); Als we toegaan naar meer externe koppelingen en elektronische markten wordt dit natuurlijk een must. Onze directie ziet dat nog niet zo duidelijk, als we naar huis gaan kan alles toch uit?, en: We laten s avonds het licht toch ook niet branden?, zijn gevleugelde uitspraken van ons hoofd van de financiële administratie.> 10. Is het algemeen management en het ict-management bij de organisatie waar u werkt voldoende competent om ict-enabled strategieën te ontwikkelen en daadwerkelijk uit te voeren? * Nee <Mijn keuze is gebaseerd op de volgende waarnemingen en bronnen: Zie veel van de bovenstaande opmerkingen en incidenten. Ik ben hier deels voor binnengehaald, maar zou het liefst met een professioneel team de hele situatie eens goed in kaart willen brengen, zodat we de directie van adequate adviezen kunnen voorzien. (bron: gesprek directie.) Bij genoeg professioneel gewicht (ict-managementaudit, op universitair niveau, deskundigen uit andere organisaties die eens naar binnen kijken) krijg ik de directie waarschijnlijk wel mee.> 11. Heeft de organisatie waar u werkt een effectieve dialoog ontwikkeld tussen algemeen * Ja management, ict-management, gebruikers en ict-partners? <Mijn keuze is gebaseerd op de volgende waarnemingen en bronnen: Die dialoog is er wel, maar kan inhoudelijk en qua effectiviteit veel beter worden ingevuld. Een ict-managementaudit zou daar een eerste stap in kunnen zijn. (bron: eigen waarneming.)> Tabel 1.2.2 Bepaling van hoofdvragen die spelen bij de organisatie waar u werkt (voorbeelduitwerking) UITWERKING DEELOPDRACHT 1.2.3A Uitwerking deelopdracht 1.2.3A Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van vraagpunten aan thema s van Applegate 32
Vraagpunten uit deelopdracht 1.2.2 Thema s thema 1 thema 2 thema 3 thema 4 thema 5 thema 6 thema 7 thema 8 thema 9 1 * * * 2 * * 3 * * 4 * * 5 * 6 * 7 * * 8 * * * 9 * * * 10 * 11 * overige 1 overige 2 overige 3 Thema speelt bij de organisatie waar ik werk (zet kruisjes) * * * (speelt altijd) * * * * Tabel 1.2.3A Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van vraagpunten aan thema s van Applegate (voorbeelduitwerking) 33
UITWERKING DEELOPDRACHT 1.2.3B Uitwerking deelopdracht 1.2.3B Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van thema s van Applegate aan ictmanagementonderwerpen (hoofdstukken) ONDERWERP THEMA MODULE thema 1 thema 2 thema 3 thema 4 thema 5 thema 6 thema 7 thema 8 thema 9 Thema speelt bij de organisatie waar ik werk Chapter 1: Creating business advantage with IT Chapter 2: Crafting business models Market Structure and Industry Dynamics Evolving Business Models IT Impact Prioritizing IT Investments Assimilation and Organisational Learning Buy Versus Make Partnership among Key Constituencies as IT Evolves Protecting IT Assets and Managing Risks Pervasive Computing: Opportunities and Risks * * * * * * * * * * Chapter 3 : Building networked businesses * * * 34 MODULE 1: BUILDING THE NET- WORKECONOMY: MARKETS AND MODELS MODULE 2: BUILDING THE NET- WORKECON- OMY: CAPA- BILITIES AND ORGANIZA- TION
Uitwerking deelopdracht 1.2.3B Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van thema s van Applegate aan ictmanagementonderwerpen (hoofdstukken) ONDERWERP THEMA MODULE thema 1 thema 2 thema 3 thema 4 thema 5 thema 6 thema 7 thema 8 thema 9 Chapter 4 : Making the case for networked business Chapter 5 : Understanding internetworking infrastructure Chapter 6 : Assuring reliable and secure IT services Chapter 7: Managing diverse IT infrastructures Market Structure and Industry Dynamics Evolving Business Models IT Impact Prioritizing IT Investments * Assimilation and Organisational Learning Buy Versus Make Partnership among Key Constituencies as IT Evolves Protecting IT Assets and Managing Risks Pervasive Computing: Opportunities and Risks * * * * * * * * * * * 35 MODULE 3: MANAGING NETWORKED INFRAS- RUCTURE AND OPERATIONS
Uitwerking deelopdracht 1.2.3B Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van thema s van Applegate aan ictmanagementonderwerpen (hoofdstukken) ONDERWERP THEMA MODULE thema 1 thema 2 thema 3 thema 4 thema 5 thema 6 thema 7 thema 8 thema 9 Chapter 8: Organizing and leading the IT function Chapter 9: Managing IT outsourcing Chapter 10: A portfolio approach to IT projects Market Structure and Industry Dynamics Evolving Business Models IT Impact Prioritizing IT Investments Assimilation and Organisational Learning Buy Versus Make Partnership among Key Constituencies as IT Evolves Protecting IT Assets and Managing Risks * * Pervasive Computing: Opportunities and Risks Tabel 1.2.3B Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, koppeling van thema s van Applegate aan ict-managementonderwerpen (hoofdstukken) (voorbeelduitwerking) 36 MODULE 4: MANAGING AND LEADING A NET- WORKED IT ORGANIZATION
UITWERKING DEELOPDRACHT 1.2.3C Uitwerking deelopdracht 1.2.3C Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, een overzicht Overzicht van de thema s Overzicht van overeenkomstige onderwerpen die diepgaand onderzocht die spelen in de zullen worden in de ict-managementaudit (trefwoorden) organisatie waar ik werk (de geïdentificeerde themanummers met omschrijving van de uitwerking van deelopdracht 1.2.3A) Thema 1 Market Structure and Industry Dynamics <Analyse van de waardeketen en mogelijkheden van de inzet van ict; Analyse van de concurrentiekrachten in de bedrijfstak en in de markt; Analyse van de positie in de strategische matrix en de betekenis voor doelstellingen van de inzet van ict, de organisatorische positie van de leiding aan ict-inzet en het type projectmanagement bij ict-inzet; Analyse van de mogelijke inzet van ict met als doel beïnvloeding van de concurrentiekrachten; Analyse van het ondernemingsmodel van Vliegensvlug op basis van een classificatie van ondernemingsmodellen; Analyse van de verdere ontwikkeling van het ondernemingsmodel van Vliegensvlug Analyse van het organisatieontwerp van Vliegensvlug in het licht van de eisen die worden gesteld aan een netwerkorganisatie Analyse van mogelijke waardenetwerken waarin Vliegensvlug een rol kan spelen. Thema 2 Evolving Business Models Analyse van het ondernemingsmodel van Vliegensvlug op basis van een classificatie van ondernemingsmodellen; Analyse van de verdere ontwikkeling van het ondernemingsmodel van Vliegensvlug Thema 3 IT Impact Alle onderwerpen bekijken vanuit een strategische invalshoek; Analyse van de positie in de strategische matrix en de betekenis voor doelstellingen van de inzet van ict, de organisatorische positie van de leiding aan ict-inzet en het type projectmanagement bij ict-inzet; Thema 4 Prioritizing IT Investments Analyse van het organisatieontwerp van Vliegensvlug in het licht van de eisen die worden gesteld aan een netwerkorganisatie Analyse van mogelijke waardenetwerken waarin Vliegensvlug een rol kan spelen. Analyse van de betekenis van de netwerkeconomie voor economies of scale en economies of scope bij Vliegensvlug ; Analyse van de werking van de kenmerkende performance drivers in het licht van het ondernemingsmodel van Vliegensvlug ; Analyse van investeringen in netwerkinfrastructuur bij Vliegensvlug met behulp van de ict-business Value Scorecard; 37
Uitwerking deelopdracht 1.2.3C Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, een overzicht Overzicht van de thema s Overzicht van overeenkomstige onderwerpen die diepgaand onderzocht die spelen in de zullen worden in de ict-managementaudit (trefwoorden) organisatie waar ik werk (de geïdentificeerde themanummers met omschrijving van de uitwerking van deelopdracht 1.2.3A) Analyse van de componenten van de huidige internetwerk infrastructuur bij Vliegensvlug ; Analyse van de zakelijke gevolgen van werken met een internet infrastructuur bij Vliegensvlug ; Analyse van beschikbaarheid van ict-faciliteiten bij Vliegensvlug ; Analyse van de maatregelen die genomen (moeten) worden tegen kwaadwillende bedreigingen van de infrastructuur bij Vliegensvlug ; Analyse van nieuwe mogelijkheden wat betreft ictservicemodellen voor Vliegensvlug ; Analyse van het management bij Vliegensvlug van o Risico s door middel van incrementeel uitbesteden; o Relaties met eventuele Service Providers; o Legacy-systemen; o Ict-infrastructuur middelen. Thema 5 Assimilation and Organisational Learning Thema 8 Protecting IT Assets and Managing Risks Analyse van het organisatieontwerp van Vliegensvlug in het licht van de eisen die worden gesteld aan een netwerkorganisatie; Analyse van mogelijke waardenetwerken waarin Vliegensvlug een rol kan spelen; Analyse van de componenten van de huidige internetwerk infrastructuur bij Vliegensvlug ; Analyse van de zakelijke gevolgen van werken met een internet infrastructuur bij Vliegensvlug ; Analyse van nieuwe mogelijkheden wat betreft ictservicemodellen voor Vliegensvlug ; Analyse van het management bij Vliegensvlug van o Risico s door middel van incrementeel uitbesteden; o De relaties met eventuele Service Providers; o Legacy-systemen; o Ict-infrastructuur middelen. Analyse van implementatierisico s van de ictontwikkelportefeuille en individuele projecten bij Vliegensvlug ; Analyse van het projectmanagement bij Vliegensvlug vanuit een contingentiebenadering; Analyse van mogelijke alternatieve projectmanagementmethodologieën bij Vliegensvlug. Analyse van beschikbaarheid van ict-faciliteiten bij Vliegensvlug ; Analyse van de maatregelen die genomen (moeten) worden tegen kwaadwillende bedreigingen van de infrastructuur bij Vliegensvlug ; 38
Uitwerking deelopdracht 1.2.3C Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, een overzicht Overzicht van de thema s Overzicht van overeenkomstige onderwerpen die diepgaand onderzocht die spelen in de zullen worden in de ict-managementaudit (trefwoorden) organisatie waar ik werk (de geïdentificeerde themanummers met omschrijving van de uitwerking van deelopdracht 1.2.3A) Analyse van implementatierisico s van de ictontwikkelportefeuille en individuele projecten bij Vliegensvlug ; Analyse van het projectmanagement bij Vliegensvlug vanuit een contingentiebenadering; Analyse van mogelijke alternatieve projectmanagement methodologieën bij Vliegensvlug. Thema 9 Pervasive Computing: Opportunities and Risks Analyse van de componenten van de huidige internetwerk infrastructuur bij Vliegensvlug ; Analyse van de zakelijke gevolgen van werken met een internet infrastructuur bij Vliegensvlug ; Analyse van beschikbaarheid van ict-faciliteiten bij Vliegensvlug ; Analyse van de maatregelen die genomen (moeten) worden tegen kwaadwillende bedreigingen van de infrastructuur bij Vliegensvlug ; Analyse van nieuwe mogelijkheden wat betreft ictservicemodellen voor Vliegensvlug ; Analyse van het management bij Vliegensvlug van o Risico s door middel van incrementeel uitbesteden; o De relaties met eventuele Service Providers; o Legacysystemen; o ICT-infrastructuur middelen. voor zijn> Tabel 1.2.3C Onderwerpen en thema s die spelen bij de organisatie waar u werkt, een overzicht (voorbeelduitwerking) 39