GEMEENTEBESTUUR onderwerp Wijziging Arbeidsvoorwaardenregeling zaak_zaaknummer zaak_id bericht_nummer bericht_id ons kenmerk BVPOP / behandeld door LEJM Vehns-Janssen doorkiesnummer +31 77 3596677 e-mail l.vehns@venlo.nl collegebesluit d.d. Datum_Collegebesluit bijlage(n) Bijlage Burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo; gezien het voorstel van het Hoofd Afdeling Bedrijfsvoering d.d. 22 april 2013; gelet op artikel 125 en artikel 125quater Ambtenarenwet en artikel 160 Gemeentewet; mede gelet op de instemming van de Ondernemingsraad d.d. 20 juni 2013; besluiten: vast te stellen de achtste wijziging van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Venlo. A Artikel 15:2:1:1, in dit artikel wordt opgenomen de Regeling vertrouwenspersonen Artikel 1 Begripsbepalingen Voor de toepassing van dit artikel wordt verstaan onder: Medewerker: de ambtenaar bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onderdeel a en artikel 1:2, onderdeel c, d, e, g, h van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Venlo, alsmede de persoon die anders dan op basis van aanstelling of een arbeidsovereenkomst bij de gemeente Venlo werkzaam is; Vertrouwenspersoon: functionaris die als zodanig door het college is aangewezen, tot wie de medewerker zich kan wenden inzake: - het vermoeden van een misstand; - ongewenst gedrag; - een organisatieontwikkeling; Vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de gemeentelijke organisatie waar de medewerker werkzaam is omtrent: a. een strafbaar feit; b. een schending van regelgeving of beleidsregels; c. het misleiden van justitie; d. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, of; e. het bewust achterhouden van informatie over deze feiten; postadres Postbus 3434 postcode 5902 RK Venlo
Ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen seksuele intimidatie, agressie en pesten zoals bedoeld in artikel 1, derde lid, sub e van de Arbeidsomstandighedenwet, alsmede discriminatie zoals bedoeld in de Algemene wet gelijke behandeling; Organisatieontwikkeling: voorgenomen besluiten, definitieve besluiten en handelingen betreffende wijziging van de organisatiestructuur, taken en bevoegdheden, uitvoering sociaal statuut en sociaal plan en communicatie hierover richting medewerkers. Klachtencommissie ongewenst gedrag: Externe commissie, die klachten over ongewenst gedrag behandelt conform artikel 15:1:32:2 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Venlo. College: burgemeester en wethouders van Venlo Artikel 2 Benoeming vertrouwenspersonen 1. Het college benoemt, met instemming van de ondernemingsraad, ten minste twee vertrouwenspersonen. 2. Eén van de vertrouwenspersonen is een vrouw. Artikel 3 Taken vertrouwenspersonen 1. De vertrouwenspersoon heeft de volgende algemene taken: a. het fungeren als aanspreekpunt en klankbord voor personen die vragen en/ of problemen hebben op het gebied van integriteit; b. het gevraagd of ongevraagd geven van advies aan het college, de gemeentesecretaris, afdelingshoofden of de ondernemingsraad op het gebied van integriteit; c. het meewerken aan het geven van voorlichting binnen de gemeente over integriteit. 2. De vertrouwenspersoon heeft de volgende specifieke taken bij de melding van een vermoeden van een misstand: a. het informeren van een medewerker over de verschillende mogelijkheden die er zijn bij de behandeling van een melding van een vermoeden van een misstand; b. het begeleiden van de medewerker bij het doorlopen van de interne en /of externe meldingsprocedure (waaronder het zo goed mogelijk formuleren van de melding); c. het jaarlijks geanonimiseerd rapporteren over de aard en omvang van de gesprekken, meldingen en ondernomen werkzaamheden aan het college. 3. De vertrouwenspersoon heeft de volgende specifieke taken bij de melding van ongewenst gedrag: a. het informeren van een medewerker over de verschillende mogelijkheden die er zijn bij de behandeling van een klacht over ongewenst gedrag; b. Het begeleiden van een medewerker bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie ongewenst gedrag; c. Het eventueel doorverwijzen naar hulpverlenende instanties binnen of buiten de gemeente. 2
4. De vertrouwenspersoon heeft de volgende specifieke taken bij aangelegenheden over de organisatieontwikkeling: a. het adviseren van de medewerker; b. het begeleiden van de medewerker en op diens verzoek bemiddelen; c. Met toestemming van de medewerker rapporteren aan diens leidinggevende en / of personeelsadviseur. Artikel 4 Geheimhouding en verschoning 1. De vertrouwenspersoon houdt zich aan de volgende gedragsregels: - betracht in alle gevallen de zorgvuldigheid met het oog op de belangen van de medewerker en de organisatie; - de vertrouwenspersoon houdt de identiteit van de medewerker die met een klacht of een melding komt -op diens verzoek- geheim en gaat hiermee uiterst zorgvuldig om; - de vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en geeft geen informatie aan derden binnen of buiten de organisatie en de vertrouwenspersoon onderneemt geen activiteiten zonder toestemming van de medewerker die zich tot hem, in de functie van vertrouwenspersoon, heeft gewend. De enige uitzondering hierop vormt het geval waarin de vertrouwenspersoon op de hoogte wordt gebracht van misdrijven waarvoor op grond van de artikelen 160 en 162 van het Wetboek van Strafvordering een aangifteplicht bestaat. De vertrouwenspersoon is dan in het uiterste geval zelf verplicht het misdrijf intern te melden bij het bevoegd gezag van de aangesloten organisatie. 2. Het college kan de vertrouwenspersoon niet verplichten om informatie te geven of te getuigen over zaken die hem in zijn functie van vertrouwenspersoon bekend zijn geworden. Artikel 5 Rechtsbescherming De vertrouwenspersoon wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het uitoefenen van de taken als genoemd in de artikelen 3 en 4. De vertrouwenspersoon geniet de bescherming als genoemd in artikel 17 van de Regeling melding vermoeden misstand. Toelichting Regeling vertrouwenspersoon Algemeen Het gebeurt overal: er gebeurt iets op de werkvloer waar de medewerker zich onzeker over voelt. Een collega doet bijvoorbeeld iets wat niet door de beugel kan of een medewerker is getuige of slachtoffer van ongewenst gedrag. Vaak helpt het om daar met een collega of met een leidinggevende over te praten. Maar soms is dat geen optie, bijvoorbeeld als de collega of leidinggevende er zelf bij is betrokken, of wanneer de medewerker vreest voor de reacties. In die gevallen kan de medewerker een beroep doen op een vertrouwenspersoon. Bij de vertrouwenspersoon kun hij terecht met vragen, problemen of twijfels over integriteit. Deze personen zijn beschikbaar als klankbord, adviseur en begeleider. Ze luisteren naar de medewerker en nemen zijn verhaal serieus. Ze denken met de medewerker mee over wat hij kan doen en ze helpen om de zaken in het juiste perspectief te plaatsen. Ze hebben ervaring 3
in het bespreken en analyseren van integriteitsvraagstukken. Verder kunnen ze de medewerker ondersteunen bij het bepalen van eventuele vervolgstappen. Vaak is het zinvol dat de medewerker een dilemma bespreekt met zijn leidinggevende. Als dat als lastig wordt ervaren, kan de medewerker in een gesprek met de vertrouwenspersoon bespreken hoe hij dat gaat aanpakken. Samen met de vertrouwenspersoon kan de medewerker zo n gesprek voorbereiden. Een mogelijkheid is ook dat de vertrouwenspersoon de medewerker verwijst naar een andere deskundige. Wat hij met de vertrouwenspersonen bespreekt, blijft vertrouwelijk. De vertrouwenspersonen hebben een geheimhoudingsplicht en zijn onafhankelijk en objectief. De regie blijft bij de medewerker: de vertrouwenspersoon doet niets zonder zijn toestemming. De functie vertrouwenspersoon beoogt een mogelijkheid te creëren om integriteitsaspecten met een onafhankelijke vertrouwenspersoon te bespreken en daardoor eventuele misstanden te voorkomen of te doen stoppen. De functie van vertrouwenspersoon maakt onderdeel uit van het integriteitsbeleid. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Uit de definitiebepalingen in artikel 1 blijkt dat de medewerker voor drie categorieën van meldingen en / of klachten bij de vertrouwenspersoon terecht kan: a. Vermoedens van misstanden b. Ongewenst gedrag c. Organisatieontwikkeling Ad a Te denken valt aan de volgende misstanden: 1. Inkoop en aanbesteden ( bevoordeling vrienden, familie, partijgenoten) 2. Fraude of diefstal (interne diefstal, misbruik bedrijfsmiddelen, declaratiefraude) 3. Dubieuze giften en beloften (cadeaus, reizen, toekomstige baan) 4. Belangenverstrengeling (rolvermenging, onverenigbare functies/ activiteiten/contacten) 5. Misbruiken van (de toegang tot) informatie (lekken, liegen) 6. Misbruik van bevoegdheden (dwang, machtsmisbruik) 7. Verspilling en wanprestatie (tijdverspilling) 8. Wangedrag in privé tijd Ad b Te denken valt aan het volgende ongewenste gedrag: 1. (Seksuele) intimidatie (dubbelzinnige opmerkingen, onnodig aanraken, gluren, aanranding) 2. Pesten (bespotten, roddelen, geruchten verspreiden, negeren) 3. Verbaal geweld (uitschelden, beledigen) 4. Lichamelijk geweld (schoppen of slaan, met een wapen dreigen) 5. Psychisch geweld (onder druk zetten, beschadigen eigendommen, thuissituatie bedreigen) 6. Discriminatie 4
Ad c De definitie van organisatieontwikkeling dient eng te worden uitgelegd; zaken waarmee de medewerker worstelt, dienen rechtstreeks verband te houden met processen die in gang zijn of worden (of zouden moeten worden) gezet vanwege een wijziging in de organisatiestructuur. Artikel 2 Op dit moment is de formatieomvang van de functie van vertrouwenspersoon niet bekend. Indien daartoe aanleiding is zal de formatieomvang worden bepaald. Artikel 3 In artikel 3 is het takenpakket van de vertrouwenspersoon beschreven. De vertrouwenspersoon is er allereerst ter ondersteuning (informatie, klankbord, advies, deelnemen aan gesprekken) van medewerkers die overwegen om een melding van een vermoeden van een misstand te doen. Ze kunnen je informeren over de regels, gedragscodes, procedures en afspraken. Ze bieden een luisterend oor. Ze denken mee over integriteitsdilemma s. Ze adviseren over de mogelijkheden om te handelen bij het vermoeden van een integriteitsschending conform de regeling melden vermoeden missstand. De vertrouwenspersoon kan vervolgens ook een rol hebben bij de melding van een misstand conform van deze regeling. De medewerker kan bij de vertrouwenspersoon deze melding indienen. Dit sluit nauw aan bij het uitgangspunt van de Regeling melding vermoeden misstand anonimiteit/ vertrouwelijkheid is. Dat betekent dat de vertrouwenspersoon op een behoorlijke en zorgvuldige wijze met de identiteit van de melder dienen om te gaan. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon de medewerker ook ondersteunen als deze een openlijke melding wil doen. De vertrouwenspersoon heeft daarnaast een rapportage taak ten aanzien van meldingen van misstanden. Gelet op de functie van de vertrouwenspersoon in het integriteitsbeleid is het van belang dat de bij de vertrouwenspersoon beschikbare informatie geanonimiseerd jaarlijks wordt gerapporteerd. Uiteraard gaat het daarbij om formele melding, maar de praktijk wijst uit dat vertrouwenspersonen met name werkzaamheden verrichten in bovengenoemde ondersteunende taak. Het merendeel van de gesprekken leidt dan ook doorgaans niet tot een formele melding, maar wordt op andere wijze vervolgd. Het is van belang dat ook deze geanonimiseerde informatie beschikbaar komt, zodat hier in het kader van het integriteitsbeleid waar nodig actie op kan worden ondernomen. De rapportage van de vertrouwenspersoon wordt opgenomen in het jaarverslag integriteit, welke wordt vastgesteld door het college en waarover de gemeenteraad en de ondernemingsraad worden geïnformeerd; Bij de melding van ongewenst gedrag kan doorverwijzing ook plaatsvinden naar de arbodienst waarmee de gemeente een contract heeft. Hier kan de medewerker een bedrijfsarts, niet zijnde de eigen bedrijfsarts, in vertrouwen nemen. Uiteraard kan ook de eigen bedrijfsarts altijd worden geraadpleegd. Tenslotte heeft de vertrouwenspersoon een adviestaak. De vertrouwenspersoon kan gevraagd of ongevraagd advies geven aan het college, de gemeentesecretaris of afdelingshoofd op het terrein van integriteit. Het gaat ook dan om een geanonimiseerd advies om mogelijke misstanden te voorkomen, te beperken c.q. hier mee om te gaan. Artikel 4 Artikel 4 legt vervolgens de geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht van de vertrouwenspersoon vast. Ook is expliciet bepaald dat de vertrouwenspersoon geen activiteiten onderneemt zonder toestemming van de medewerker die zich tot de vertrouwenspersoon heeft gewend. Dat betekent dat als de medewerker niet wil dat zijn 5
vermoeden van een misstand wordt aangekaart, dit ook niet zal gebeuren door de vertrouwenspersoon. De enige uitzondering hierop vormt het geval waarin de vertrouwenspersoon op de hoogte wordt gebracht van (vermoedens van) ernstig strafbare feiten (misdrijven) of acuut gevaar voor de organisatie. Alsdan bestaat voor iedere medewerker, dus ook voor de vertrouwenspersoon, op grond van de artikelen 160 en 162 van het Wetboek van Strafvordering een aangifteplicht. De vertrouwenspersoon is dan in het uiterste geval zelf verplicht het (vermoeden van het) misdrijf intern te melden bij het bevoegd gezag van de aangesloten organisatie. B In (het nieuwe) artikel 15:2:1:2 wordt de Klokkenluidersregeling gemeente Venlo als volgt gewijzigd (tekst inclusief wijzigingen): Regeling Melding Vermoeden Misstand: Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: - medewerker: de ambtenaar bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onderdeel a en artikel 1:2, onderdeel c, d, e, g, h van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Venlo, alsmede de persoon die anders dan op basis van een aanstelling of een arbeidsovereenkomst bij de gemeente werkzaam is. - melder: de medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld bij de vertrouwenspersoon of leidinggevende. - leidinggevende: het afdelingshoofd van de melder. - vertrouwenspersoon: de functionaris als bedoeld in artikel 15:2:1:1 Regeling vertrouwenspersonen integriteit; - meldpunt: de (landelijke) Commissie Klokkenluiders Gemeenten. - vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de gemeentelijke organisatie waar de ambtenaar werkzaam is omtrent: a. een strafbaar feit; b. een schending van regelgeving of beleidsregels; c. het misleiden van justitie; d. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, of e. het bewust achterhouden van informatie over deze feiten; - leidinggevende: het afdelingshoofd van de medewerker. Interne meldingsprocedure Artikel 2 Melding 1. De medewerker kan het vermoeden van een misstand melden bij zijn leidinggevende, of, als het vermoeden van een misstand betrekking heeft op zijn leidinggevende, bij zijn naast hogere leidinggevenden, of bij de vertrouwenspersoon. In bepaalde gevallen kan het ook rechtstreeks bij het (externe) meldpunt. 2. Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet. 6
Artikel 3 Melding door voormalig medewerker De voormalig medewerker die een vermoeden van een misstand wil melden doet dit binnen een periode van twaalf maanden na zijn ontslag of beëindiging van zijn werkzaamheden bij de gemeente. Hij kan alleen een melding van een vermoeden van een misstand doen als hij in de hoedanigheid van medewerker kennis heeft gekregen van het vermoeden. Voor de in dit artikel bedoelde medewerker zijn de artikelen 4 tot en met 13 van overeenkomstige toepassing. Artikel 4 Identiteit medewerker 1. De persoon bij wie een melding wordt gedaan maakt de identiteit van de medewerker die de melding doet niet bekend zonder instemming van de medewerker. 2. Diegenen die betrokken zijn bij de behandeling van een melding gaan op behoorlijke en zorgvuldige wijze met de identiteit van de melder om. Artikel 5 Informeren van het college 1. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon stelt de gemeentesecretaris onverwijld op de hoogte van een gemeld vermoeden van een misstand in de gemeentelijke organisatie en van de datum waarop de melding is ontvangen. 2. De gemeentesecretaris informeert en adviseert het college over de melding. Artikel 6 Onderzoek College 1. Het college stelt onverwijld na de ontvangst van de mededeling over de melding een objectief en onafhankelijk onderzoek in. 2. Het college zendt aan de medewerker dan wel de vertrouwenspersoon of de leidinggevende die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de medewerker het vermoeden aan de leidinggevende of de vertrouwenspersoon heeft gemeld. 3. Het college informeert de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad. 4. Indien de melding betrekking heeft op de gemeentesecretaris wijst het college voor de uitvoering van diens taken een vervanger aan. Artikel 7 Standpunt college 1. Binnen twaalf weken na de melding stelt het college de melder, eventueel via de vertrouwenspersoon, alsmede de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, van zijn oordeel daarover en van de eventuele gevolgen die het daaraan verbindt. 2. Indien niet binnen twaalf weken uitvoering kan worden gegeven aan het eerste lid wordt de melder, eventueel via de vertrouwenspersoon, alsmede de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld vóórdat deze termijn is verlopen onder vermelding van de aanvullende termijn. Artikel 8 Jaarverslag 1. De vertrouwenspersoon rapporteert geanonimiseerd over de aard en omvang van de gesprekken, meldingen en ondernomen werkzaamheden aan het college. 2. De in lid 1 genoemde rapportage wordt opgenomen in het jaarverslag integriteit, dat wordt vastgesteld door het college en waarover de gemeenteraad en de ondernemingsraad worden geïnformeerd. Het jaarverslag wordt openbaar gemaakt. 7
Procedure bij het (externe) meldpunt Artikel 9 Het (externe) meldpunt Het meldpunt heeft tot taak een door de medewerker gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en het college daarover te adviseren. Artikel 10 Melding bij het (externe) meldpunt 1. De medewerker kan het vermoeden van een misstand binnen redelijke termijn melden bij het meldpunt, indien a. hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 7; b. geen besluitvorming plaatsvindt binnen een redelijke termijn. 2. Het meldpunt maakt de identiteit van de medewerker niet bekend zonder instemming van de medewerker. Artikel 10a Rechtstreekse melding bij het (externe) meldpunt. Indien zwaarwegende belangen de toepassing van de interne procedure in weg staan, kan de medewerker het vermoeden van een misstand rechtstreeks melden bij het meldpunt. Artikel 11 Ontvangstbevestiging en onderzoek 1. Het meldpunt bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand aan de medewerker die het vermoeden heeft gemeld. 2. Het meldpunt draagt er zorg voor dat het college op de hoogte wordt gesteld van de melding bij het meldpunt. 3. Het college informeert de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft over de melding bij het meldpunt, tenzij het onderzoeksbelang hierdoor kan worden geschaad. 4. Indien het meldpunt dit voor de oefening van zijn taak noodzakelijk acht, stelt het een onderzoek in. 5. Ten behoeve van het onderzoek genoemd in lid 4 van dit artikel is het meldpunt bevoegd bij het college alle inlichtingen in te winnen die het voor de vorming van zijn advies nodig acht. Het college verschaft het meldpunt alle inlichtingen. 6. Het meldpunt kan het onderzoek of gedeelten daarvan opdragen aan een van de leden of aan een deskundige. 7. Wanneer de inhoud van bepaalde door het college verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van het meldpunt dient te blijven, wordt dit aan het meldpunt meegedeeld. Het meldpunt beveiligt informatie met een vertrouwelijk karakter tegen kennisneming door onbevoegden. Artikel 12 Niet ontvankelijkheid Het meldpunt verklaart de melding niet ontvankelijk indien: a. de misstand niet van voldoende gewicht is; b. de melder niet valt onder de definitie van medewerker op grond van deze regeling; c. de medewerker de procedure bedoeld in artikel 2 niet heeft gevolgd en artikel 10a niet van toepassing is, of d. de medewerker de procedure bedoeld in artikel 2 heeft gevolgd, maar de termijn bedoeld in artikel 3 nog niet is verstreken. e. de melding niet binnen redelijke termijn is geschied. 8
Artikel 13 Advies van het (externe) meldpunt 1. Indien de melding ontvankelijk is, legt het meldpunt binnen twaalf weken zijn bevindingen neer in een advies aan het college. Het meldpunt zendt een afschrift van het advies aan de medewerker met inachtneming van het eventueel vertrouwelijk karakter van de aan het meldpunt verstrekte informatie. 2. Indien niet binnen twaalf weken een advies kan worden gegeven wordt de melder en/of de vertrouwenspersoon alsmede het college voordat deze termijn is verlopen daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen het advies als bedoeld in het eerste lid gereed is. 3. Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan het meldpunt verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die het meldpunt geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten. Artikel 14 Standpunt college naar aanleiding van het advies van het (externe) meldpunt 1. Het college stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies van het meldpunt de melder alsmede het meldpunt schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt. 2. De melder van wie de identiteit niet bekend is gemaakt door het meldpunt zal het college het standpunt via het meldpunt doen toekomen. 3. Een van het advies afwijkend standpunt wordt gemotiveerd. Artikel 15 Jaarverslag 1. Jaarlijks wordt door het meldpunt een verslag opgemaakt. 2. In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake wettelijke bepalingen gemeld: a. het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand; b. het aantal meldingen dat niet heeft geleid tot een onderzoek; c. het aantal onderzoeken dat het meldpunt heeft verricht; d. het aantal adviezen en de aard van de adviezen dat het meldpunt heeft uitgebracht. 3. Dit jaarverslag wordt aan het college en de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt. Bescherming tegen gevolgen van de melding Artikel 16 Bescherming van de medewerker 1. De medewerker zal als gevolg van de melding van een vermoeden van een misstand geen nadelige gevolgen ondervinden voor zijn rechtspositie. Onder nadelige gevolgen worden in ieder geval verstaan besluiten tot: a. het verlenen van ongevraagd ontslag; b. het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd; c. het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een vaste aanstelling; d. de opgelegde benoeming in een andere functie; e. het treffen van disciplinaire maatregelen; f. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen; g. het onthouden van promotiekansen en h. het afwijzen van een verlofaanvraag, 9
voor zover deze besluiten worden genomen vanwege de door de medewerker gedane melding van een vermoeden van een misstand. 2. Het college draagt er zorg voor dat de melder ook anderszins bij de uitoefening van zijn functie geen nadelige gevolgen van de melding ondervindt. 3. Het bepaalde in lid 1 en 2 van dit artikel geldt ook voor de medewerker die te goeder trouw een vermoeden van een misstand meldt in een andere organisatie dan die van de gemeente, volgens een bij die organisatie geldende regeling. De bescherming geldt alleen als de medewerker - uit hoofde van zijn functie met die andere organisatie samenwerkt of heeft samengewerkt; - uit hoofde van zijn functie kennis heeft verkregen van de vermoede misstand; - het vermoeden van de misstand tijdig bij zijn leidinggevende heeft gemeld; - zich heeft gehouden aan de afspraken die ter zake van deze melding met hem zijn gemaakt door het college. Artikel 17 Bescherming van de vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon geniet bescherming overeenkomstig het bepaalde in artikel 16 lid 1 en 2 tegen benadeling als gevolg van de hem bij deze regeling toebedeelde taken. Toelichting bij de Regeling Melding Vermoeden Misstand Algemeen Ingevolge de Ambtenarenwet (artikel 125 en 125quinquies lid 1 onder f en lid 3) is de gemeente verplicht om een procedureregeling vast te stellen voor het melden van vermoedens van misstanden binnen de organisatie waar de melder werkzaam is. De gemeente Venlo heeft in deze verplichting voorzien door in artikel 15:2:1:1 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Venlo (AGV) een klokkenluidersregeling op te nemen. In 2008 zijn de klokkenluidersregelingen bij de overheid in opdracht van het ministerie van BZK geëvalueerd. Een belangrijke conclusie was dat lang niet alle vermoedens van misstanden worden gemeld. Het rapport noemt verbeterpunten voor de meldingsprocedure en voor de bescherming van de melder. Reden genoeg om de model klokkenluidersregeling aan te passen. De eerste aanpassing blijkt reeds uit de benaming van de regeling. Niet langer wordt gesproken over de klokkenluidersregeling. Sinds een groot aantal jaren kent de samenleving het fenomeen klokkenluiden. Werknemers verschaffen buitenstaanders informatie over feiten en omstandigheden waarvan zij uit hoofde van hun dienstverband kennis dragen, met als doel om disfunctioneren of misstanden aan de kaak te stellen. Klokkenluiden komt ook voor bij de overheid. Het naar buiten brengen van negatieve signalen over het functioneren van de overheid door overheidspersoneel leidt over het algemeen tot ongewenste situaties. Het vertrouwen in de overheid kan worden ondermijnd en de interne verhoudingen komen veelal onder spanning te staan, met alle gevolgen van dien, ook voor de klokkenluiders zelf. Tegelijkertijd is het een hoog goed als ambtenaren naar eer en geweten de verantwoordelijkheid nemen om misstanden aan de orde te stellen. Dit kan bijdrage aan het waarborgen van de integriteit van het openbaar bestuur. Het moet dan wel om serieuze aanwijzingen voor misstanden gaan. Klokkenluiden kan ontstaan als niet op passende wijze met signalen over mogelijke misstanden wordt omgegaan. Doel is hier in de kern het voorkomen en beëindigen van misstanden die afbreuk doen aan het goede functioneren van de openbare dienst. Om dit 10
doel te bereiken is het nodig dat vermoedens kenbaar kunnen worden gemaakt, serieus worden genomen, onderzocht worden en, indien ze juist zijn, in een oplossing voorzien. Willen misstanden adequaat worden opgelost dan moet helder zijn hoe overheden met vermoedens van misstanden wordt omgegaan. Daarnaast regelt de Ambtenarenwet de bescherming van de ambtenaar die vermoedens van een misstand meldt. Voorliggende regeling is dan ook niet gericht op het klokkenluiden zoals hierboven beschreven. De regeling is er op gericht dat de melding van (mogelijke) misstanden binnen de ambtelijke organisatie eerst intern wordt gesignaleerd en dat een professionele integere organisatie dit ook juist wil weten om hier vervolgens ook zelf iets aan te kunnen doen. Doel van de (interne) meldingsprocedure is tweeledig. - Enerzijds wordt beoogd het voorkomen en beëindigen van misstanden die afbreuk doen aan het goede functioneren van de gemeente. De regeling wil dan ook intern melden bevorderen en misstanden opsporen. - Anderzijds wordt beoogd bescherming te bieden aan ambtenaren die volgende de geldende regels en procedures vermoedens van een misstand melden. Hiermee draagt de regeling bij aan het gemeentelijk integriteitsbeleid. Met het integriteitsbeleid streeft de gemeente Venlo ernaar als organisatie recht te doen aan alle mensen en organisaties waarmee en waarvoor ze werkt, ofwel de gemeente Venlo heeft de ambitie een integere organisatie te zijn. Daarnaast zijn de volgende zaken aangepast: - De kring van melders is uitgebreid. Ook voormalige ambtenaren en inhuurkrachten kunnen een melding doen; - Onder bepaalde voorwaarden kan een melding worden gedaan bij een andere overheidsorganisatie dan waar de ambtenaar werkzaam is; en - De bescherming van de melder en van de vertrouwenspersoon is concreet ingevuld. De rechtsbijstandverzekering voor gemeenten is uitgebreid met dekking voor rechtskundige bijstand in bezwaar- en beroepsprocedures die het gevolg zijn van het melden van een vermoeden van een misstand. Ondanks dat de nieuwe regeling is uitgebreid met meer bescherming voor de melder (zie ook hierna) kunnen er toch procedures aan de orde komen (bijvoorbeeld over ontslag en disciplinaire maatregelen). Hierbij wordt opgemerkt dat de Regeling/ meldingsprocedure geldt voor een ambtenaar die te goeder trouw een misstand meldt. Deze ambtenaar zal als gevolg van het melden geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden tijdens en na het volgen van die procedure. De structuur is overigens ongewijzigd: het gaat om een tweetrapsraket. I. Een melding wordt in principe eerst intern gedaan. De melder kan hierbij kiezen tussen melden bij zijn leidinggevende (lees: zijn afdelingshoofd) of een vertrouwenspersoon. 1 Uitgangspunt is een openlijke melding bij de leidinggevende (snelweg). Daarnaast is er een alternatief (vluchtstrook), namelijk een openlijke of vertrouwelijke melding bij de vertrouwenspersoon. Wat betreft de openlijkheid van de melding staat in de nieuwe regeling dat de identiteit van de melder alleen bekend wordt gemaakt als hij daar desgevraagd geen bezwaar tegen heeft. Dat is dus de regel! Een belangrijke conclusie van het onderzoek naar de klokkenluidersregelingen bij de overheid was namelijk dat onvoldoende rekening werd gehouden bij de wens van de melder zijn identiteit geheim te houden. Ondanks dat hier wel in was voorzien in de (oude) regeling. Thans is uitgangspunt de anonimiteit. Deze wordt pas 1 Ingevolge de oude regeling kon worden gemeld bij de direct leidinggevenden, diens leidinggevenden of de gemeentesecretaris. 11
doorbroken als de melder hiervoor toestemming geeft. Dit betekent dan ook dat diegenen die betrokken zijn bij de behandeling van een melding op een behoorlijke en zorgvuldige wijze met de identiteit van de melder omgaan. Een melder die geheel anoniem wil blijven, en dus zijn identiteit zelfs niet aan een vertrouwenspersoon wil prijsgeven, kan (net als iedere burger) een vermoedens van integriteitsschending anoniem melden bij het landelijke meldpunt van de Stichting Meld Misdaad Anoniem (M). Zodra een melding wordt gedaan is de gemeente verplicht om deze melding af te wikkelen (zie ook hierna) en de ambtenaar ook binnen een bepaalde periode te informeren over deze afwikkeling. II. Als de afdoening van de melding niet naar tevredenheid verloopt, bijvoorbeeld te lang op zich laat wachten of als de hij/ zij niet tevreden is over de uiteindelijke conclusie van het college, kan (vervolgens de tweede trap) de melding worden gedaan bij het externe meldpunt, zijnde de (landelijke) Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid. De gang naar de commissie moet worden gezien als een uitzondering. Misstanden moeten immers eerst intern worden onderzocht en opgelost. Door het zelfreinigende vermogen van de gemeentelijke organisatie moeten misstanden die het goede functioneren bedreigen allereerst worden voorkomen en als zij zich voordoen worden beëindigd. In zeer bijzonder gevallen kan de melder zich overigens rechtstreeks bij de commissie melden. De commissie zal dan beoordelen of rechtstreekse melding bij de commissie terecht is of dat toch eerst de interne procedure moet worden gevolgd. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1. Begripsbepalingen De definitie van medewerker is uitgebreid. Beroep op de regeling staat hiermee ook open voor personen die op andere basis dan aanstelling of arbeidsovereenkomst werkzaam zijn bij de gemeenten, zoals inleenkrachten. De vertrouwenspersoon is een bestaand fenomeen. Het gaat hier ook om die bestaande vertrouwenspersoon die conform de lokale regeling bij de gemeente is aangesteld. Het (extern) meldpunt wordt eveneens conform de lokale procedure aangewezen. Van belang is dat dit meldpunt voldoende afstand heeft tot de gemeentelijke organisatie. Het kan immers voorkomen dat een melding wordt gedaan over gedrag van college of management. Het meldpunt moet zich vrij voelen ongehinderd over de melding te beslissen. De omschrijving van een misstand is ongewijzigd gebleven. Het betreft een ruime invulling van het begrip misstand die eveneens wordt gehanteerd bij Rijk, Defensie en Politie. Arbeidsconflicten zijn geen misstanden in de zin van de regeling. Voor de oplossing van rechtspositionele conflicten voorziet de Algemene wet bestuursrecht in het recht van bezwaar en beroep. Opgemerkt wordt dat een strafbaar feit uiteraard altijd moet worden gemeld bij politie. Het gaat om een vermoede misstand in de gemeentelijke organisatie. Die kan zich ook uitstrekken tot andere organisaties, maar dan moet er wel aantoonbaar een band zijn met de gemeente. 12
Interne meldingsprocedure Artikel 2 Melding Het is aan de medewerker te bepalen waar hij zijn melding in eerste instantie wil doen. Het zal aan de omstandigheden liggen of dat zijn leidinggevende dan wel de vertrouwenspersoon is. Het is belangrijk dat hij de melding doet. De gemeente zal in de communicatie over de nieuwe regeling duidelijk moeten zijn in de mogelijkheden. Een directe melding bij het meldpunt is mogelijk. Dat ligt voor de hand als de melding gaat over bijvoorbeeld een handelwijze van collegeleden zelf. Artikel 9a gaat hier verder op in. Artikel 3 Melding door een gewezen medewerker Zoals in de toelichting bij artikel 1 al opgemerkt kunnen ook ex-ambtenaren waarbij de definitie van medewerker is als die genoemd in artikel 1 een vermoeden van een misstand melden. Dat kan gedurende een periode van een jaar na de ontslagdatum. Procedurevoorschriften zijn hierbij hetzelfde als voor de medewerker die nog werkzaam is voor de gemeente. Artikel 4 Identiteit melder Een belangrijke conclusie van het onderzoek naar de klokkenluiderregelingen bij de overheid was dat onvoldoende rekening werd gehouden bij de wens van de melder zijn identiteit geheim te houden. Overigens was daarin wel voorzien bij de modelregeling bij gemeenten. De formulering is in deze gewijzigde modelregeling aangepast. Uitgangspunt is de anonimiteit (zie hierboven). Deze wordt pas doorbroken als de melder hiervoor toestemming geeft. Opname van het nieuwe lid 2 versterkt de verplichting om zorgvuldig met de identiteit van de melder om te gaan. Artikel 5 Informeren van het college Het college moet een oordeel geven over de melding. Het is logisch dat het college zo snel mogelijk op de hoogte wordt gesteld van een melding. Ook als een melding wordt gedaan zonder bekendmaking van de identiteit van de melder kan een onderzoek plaatsvinden. Artikel 6 Onderzoek van het college Het college doet ook zo snel mogelijk onderzoek. Daarover worden alle betrokkenen geïnformeerd. Het is van belang daarbij de datum van ontvangst van de melding te noemen gezien de termijnen genoemd in artikel 7 en het gevolg van het overschrijden ervan, zie artikel 9. Bij een melding van een vermoeden van een misstand kan de integriteit van andere personen werkzaam bij de gemeente in het geding zijn en onderwerp van onderzoek. Daarom is de bepaling opgenomen dat het college deze betrokkenen informeert. Maar daarbij geldt wel als beperking dat het onderzoeksbelang niet geschaad wordt. De uitkomst van het onderzoek naar de misstand kan aanleiding zijn voor nader rechtspositioneel onderzoek naar plichtsverzuim. De gemeentelijke rechtspositieregelingen bieden daarvoor de instrumenten en de waarborgen dat steeds zorgvuldig wordt omgegaan met de belangen van de betrokken werknemer. Daartoe hoort ook de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Naast rechtspositioneel onderzoek kan er aanleiding zijn voor (nader) strafrechtelijk onderzoek. Het 13
onderzoek naar de gemelde misstand kan ook opleveren dat de werknemer geen blaam treft. In dat geval ligt het in de rede dat zijn/ haar naam, waar nodig, publiekelijk wordt gezuiverd. Artikel 7 Standpunt college Het college krijgt twaalf weken de tijd om onderzoek te doen en een standpunt te bepalen. Deze termijn is overigens ook opgenomen in de Rijksregeling. De praktijk wijst uit dat het onderzoek de nodige tijd vergt. Is de periode van twaalf weken niet voldoende, dan kan verlengd worden. Het is echter geen verlenging met een open einde. Het college moet aangeven hoeveel tijd nodig is om een standpunt te kunnen bepalen en ook waarom de langere periode nodig is. Hiermee wordt uitdrukking gegeven aan het belang van een snelle doch zorgvuldige afhandeling van de melding. Als een melding anoniem wordt gedaan kan dit een reden zijn voor een langere termijn omdat het college hierdoor meer tijd nodig kan hebben om alle relevante feiten boven tafel te krijgen (zie ook hierboven). Op basis van het onderzoek neemt het college een standpunt in omtrent de melding en treffen zij waar nodig maatregelen om de misstanden te beëindigen. Ook moet worden bezien of er aanleiding is om aangifte te doen en/ of disciplinaire maatregelen te treffen. Het kan soms nodig zijn om al lopende het onderzoek onmiddellijk op te treden en voorlopige maatregelen te treffen. Artikel 8 Jaarverslag In lijn met de plicht die ligt bij het externe meldpunt om jaarlijks verslag uit te brengen aan college en Ondernemingsraad van een aantal en de aard van de meldingen gedaan bij het externe meldpunt, is ten aanzien van de interne meldingen bij de vertrouwenspersoon de verplichting neergelegd de interne gesprekken en meldingen te monitoren en daarvan jaarlijks een rapportage uit te brengen. Deze rapportage wordt opgenomen in het jaarverslag integriteit, welke wordt vastgesteld door het college en waarover de gemeenteraad en de ondernemingsraad worden geïnformeerd; Het jaarverslag incl. rapportage wordt openbaar gemaakt. Procedure bij het meldpunt (externe procedure) Artikel 10 Melding bij het meldpunt Er is geen harde termijn gegeven voor de melding bij het meldpunt. Redelijk zal per geval ingevuld moeten worden; het oordeel is aan het meldpunt zelf. Als het meldpunt tot de conclusie komt dat de melding te laat wordt gedaan volgt niet ontvankelijkheid. Dat is opgenomen in artikel 12. De bescherming van de identiteit van de melder is vergelijkbaar met de interne procedure. Artikel 10a Rechtstreekse melding bij het meldpunt Een rechtstreekse melding bij het meldpunt kan geëigend zijn als het bijvoorbeeld gaat om vermoeden van een misstand begaan door (leden van) het college of de gemeentesecretaris. Artikel 11 Bevestiging en onderzoek Net als het college moet het meldpunt zorgvuldig zijn in de procedure. Alle betrokkenen dienen te worden geïnformeerd. Vertrouwelijke gegevens worden adequaat behandeld en zo nodig beveiligd. 14
In aanvulling op de oude regeling voorzien de leden 2 en 3 erin dat het college en eventuele in de organisatie werkzame personen op wie de melding betrekking heeft worden geïnformeerd. Artikel 12 Ontvankelijkheid Als de misstand naar oordeel van het meldpunt van onvoldoende gewicht is, is de melding niet ontvankelijk. Vanzelfsprekend moet er sprake zijn van een vermoeden zoals omschreven in artikel 1. De misstand waarover wordt gemeld geldt als niet-ontvankelijk als het gaat om de melding van een misstand die niet valt onder de definitie van artikel 1. Artikel 13 Advies Net als het college heeft ook het meldpunt maximaal 12 weken ter beschikking om tot een advies te komen. Ook dit is te verlengen, mits gemotiveerd. Voor het eventuele noodzakelijke onderzoek van het meldpunt zal voldoende tijd moeten zijn teneinde zorgvuldig en afgewogen tot een advies ten komen. De genoemde termijn is vergelijkbaar met de termijnen in de Rijksregeling. Artikel 14 Standpunt college naar aanleiding van advies Het college moet binnen twee weken een besluit nemen op het advies van het meldpunt. Deze relatief korte termijn is niet gewijzigd. Als een gemotiveerd advies van het meldpunt beschikbaar is, moet het college snel tot een besluit komen. De belangen van de melder en de eventuele andere betrokkenen binnen de gemeente wegen hierbij zwaar: onzekerheid moet niet langer duren dan noodzakelijk. Artikel 15 Jaarverslag Deze bepaling is ongewijzigd. Het meldpunt maakt jaarlijks een verslag van het aantal en de aard van de meldingen en de onderzoeken en adviezen van het meldpunt. Dit verslag gaat naar het college en de Ondernemingsraad en wordt openbaar gemaakt. De Landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeenten publiceert zijn jaarverslag op de website van de VNG. Bescherming tegen gevolgen van de melding Artikel 16 Bescherming van de medewerker Een belangrijke conclusie in het al genoemde Evaluatierapport klokkenluider-regelingen is dat veel ambtenaren vermoedens van een misstand niet melden omdat ze vrezen voor negatieve gevolgen voor zichzelf. De Ambtenarenwet biedt kennelijk te weinig bescherming. En de norm goed werkgeverschap geeft geen concrete invulling. Daarom is in artikel 16 een uitwerking van artikel 125 quinquies, derde lid Ambtenarenwet opgenomen. De gekozen formulering sluit overigens aan bij de regelingen voor provincie en rijk. Het betreft niet alleen de bescherming van de in artikel 1 genoemde medewerker. De bescherming ziet ook op de medewerker die een misstand heeft gemeld in een andere organisatie dan zijn eigen gemeente. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als een medewerker tijdelijk samenwerkt met collega s van een andere gemeente, of participeert in de projectorganisatie met andere organisaties. Noodzakelijk is wel dat de medewerker uit hoofde van zijn functie de misstand gewaar wordt. Aan de bescherming zijn voorwaarden verbonden. Die zijn opgenomen in artikel 16. Deze voorwaarden dienen om te voorkomen dat een onzorgvuldige en/of onjuiste melding bij een andere organisatie leidt tot verstoorde verhoudingen. 15
Artikel 17 Bescherming van de vertrouwenspersoon De bescherming van de vertrouwenspersoon is gelijk aan de bescherming van de melder (artikel 16 leden 1 en 2). C Artikel 15:1:32:2, de Regeling Klachtencommissie ongewenst gedrag voor de gemeentelijke overheid, wordt als volgt gewijzigd (tekst inclusief wijzigingen): Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid Artikel 1. Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. bevoegd gezag: het orgaan dat in eerste instantie dan wel daartoe gemandateerd bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag; b. commissie: de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid; c. decentrale overheid: de gemeente, de provincie, het waterschap of een door deze overheden ingestelde instelling die zich heeft aangesloten bij de commissie en deze regeling van toepassing heeft verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag; d. aangesloten organisatie: de decentrale overheid die is aangesloten bij de regeling van de commissie, dan wel een andere organisatie die deze regeling van toepassing heeft verklaard; e. ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie zoals verwoord in artikel 1, 1 a en 2 van de Algemene wet gelijke behandeling en agressie geweld en pesten zoals bedoeld in de Arbowet artikel 3 lid 2 jo. artikel 1 lid 3 sub e en f; f. klacht: een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven, behoudens een klacht op grond van artikel 11; g. klager: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van een aangesloten organisatie, die werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en een klacht over ongewenst gedrag indient; h. aangeklaagde: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van een aangesloten organisatie, die werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en over wiens gedrag geklaagd wordt; i. informant: degene die namens het bevoegd gezag informatie verstrekt aan de commissie; j. getuigen: andere dan onder h genoemde personen die door de commissie worden verzocht informatie te verstrekken; k. college: het College voor Arbeidszaken van de Vereniging Nederlandse Gemeenten dat deze klachtencommissie heeft ingesteld. Artikel 1a. Klachten over politiek ambtsdragers Het bevoegd gezag kan in afwijking van artikel 1 onder h. de commissie ad hoc belasten met onderzoek naar en advies over een klacht, die betrekking heeft op ongewenst gedrag van een politiek ambtsdrager van een aangesloten organisatie jegens klager. Artikel 2. Taakstelling en samenstelling van de commissie 1. De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan het bevoegd gezag. 16
2. Uit de commissie worden door de voorzitter van de commissie drie leden aangewezen om een klacht te onderzoeken, waaronder een (plaatsvervangend) voorzitter. 3. Deze leden beslissen bij gewone meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. 4. Een lid wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht. 5. Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers geschiedt door de voorzitter van het college. 6. De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes jaar. 7. De commissie kan een nadere werkwijze bepalen. Artikel 3. Secretaris en administratie 1. De voorzitter van het college wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een secretaris en een of meer plaatsvervangend secretarissen aan. 2. De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het college. Artikel 4. Indienen van de klacht 1. De klager kan de klacht zowel rechtstreeks bij de commissie indienen als bij het bevoegd gezag. 2. De klager vermeldt in de klacht zo mogelijk de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de omstandigheden, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die hij reeds heeft ondernomen. 3. Indien de klager de klacht indient bij het bevoegd gezag, bevestigt het bevoegd gezag de ontvangst van de klacht aan de klager en vermeldt daarbij dat de klacht zal worden doorgezonden naar de commissie die het bevoegd gezag over de afhandeling van de klacht zal adviseren. Het bevoegd gezag zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo spoedig mogelijk door aan de commissie. 4. De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht. Tevens informeert de commissie het bevoegd gezag binnen twee weken, dat een klacht is ontvangen. Indien de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend bevat de melding aan het bevoegd gezag geen persoonsgegevens van klager, beklaagde of getuigen. Artikel 5. In behandeling nemen van de klacht 1. Het bevoegd gezag verstrekt op verzoek alle op de klacht betrekking hebbende gegevens, waaronder de klachtenregeling van de aangesloten organisatie, de contact- en functiegegevens van klager en aangeklaagde en een overzicht van de reeds geproduceerde stukken met betrekking tot de klacht. 2. De commissie neemt een klacht niet in behandeling indien verplichte stappen uit de klachtenprocedure van de betreffende aangesloten organisatie niet zijn doorlopen. 3. De commissie verklaart de klacht niet ontvankelijk indien deze niet valt binnen de begripsbepalingen van artikel 1 onder c,e,f,g en h van deze regeling. 4. Ingeval lid 2 van toepassing is brengt de commissie klager- en in geval lid 3 van toepassing is klager en het bevoegd gezag binnen twee weken na ontvangst van de klacht schriftelijk op de hoogte van het niet in behandeling nemen (lid 2) of de niet ontvankelijkheid (lid 3) van de klacht. 5. De commissie kan de klacht voorts niet in behandeling nemen indien: 17
a de klacht niet binnen een redelijke termijn nadat het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden aan de commissie is voorgelegd; b er sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 9:8 lid 1 en 2 Awb; c wanneer niet in voldoende mate voldaan is aan het bepaalde in artikel 4 lid 2. Artikel 6. Onderzoek naar de klacht 1. Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht stelt zij een onderzoek in. 2. Ten behoeve van het onderzoek is de commissie bevoegd bij het bevoegd gezag alle inlichtingen in te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht. Het bevoegd gezag verschaft de commissie de gevraagde inlichtingen en stelt de commissie desgevraagd in de gelegenheid de werkomgeving te aanschouwen. 3. Het bevoegd gezag stelt personen werkzaam binnen de aangesloten organisatie in de gelegenheid te worden gehoord. 4. Personen als bedoeld in lid 3 die door de commissie worden opgeroepen, zijn verplicht te verschijnen. 5. De commissie kan het bevoegd gezag adviseren tussentijdse maatregelen te nemen indien en voor zover dit in het belang is van het onderzoek of van de positie van de in het onderzoek betrokken personen. 6. De commissie kan op verzoek van klager en op door klager te motiveren gronden de behandeling van de klacht voor een periode van ten hoogste twee maanden opschorten. Artikel 7. Horen 1. Alvorens een advies uit te brengen stelt de commissie de klager, de aangeklaagde en zo nodig de informant en getuigen in de gelegenheid om te worden gehoord. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie of aan beiden. 2. Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is. 3. De zittingen van de commissie zijn niet openbaar. 4. Van het horen wordt een verslag gemaakt. 5. De zittingen vinden zoveel mogelijk plaats op een voor partijen goed bereikbare locatie die voldoende rust en discretie biedt aan alle betrokkenen. 6. De commissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de aangeklaagde - en voor zover nodig aan klager en informant - een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben. 7. De commissie hoort de klager, de aangeklaagde en de getuigen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijzen, alsmede van de inhoud van de hoor gesprekken met de informant en/of de getuigen kennis te nemen en daarop te reageren. 8. De klager en aangeklaagde kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een (raads)persoon. 9. De commissie is bevoegd om getuigen, andere betrokkenen en deskundigen schriftelijk of mondeling te raadplegen. Artikel 8. Omgang met persoonsgegevens 1. De commissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een advies. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking. 2. Voor de commissie alsmede de secretaris geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie 18
uitsluitend ter kennisneming door de commissie dient te blijven wordt dit aan de commissie meegedeeld. 3. De commissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid van hetgeen ter zitting aan de orde komt. Artikel 9. Advies over de klacht 1. De commissie brengt binnen acht weken na ontvangst van de klacht door de commissie advies uit aan het bevoegd gezag over de gegrondheid van de klacht vergezeld van een rapport van bevindingen. Het rapport bevat een verslag van het horen. Een afschrift van het advies wordt aan klager en aangeklaagde toegezonden. 2. De commissie kan het bevoegd gezag verzoeken de in eerste lid genoemde termijn met 4 weken te verdagen. 3. Met schriftelijke instemming van de klager kan de commissie het bevoegd gezag op basis van artikel 9:11 lid 3 Algemene wet bestuursrecht verzoeken om verder uitstel. 4. In het advies kunnen aanbevelingen worden gedaan over door het bevoegd gezag te nemen maatregelen. Artikel 10. Afdoening van de klacht 1. Het bevoegd gezag handelt de klacht binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift af. 2. Het bevoegd gezag kan op verzoek van de commissie de afdoening voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager en aangeklaagde. 3. Onverminderd het bepaalde in artikel 9 lid 2 en 3, stelt het bevoegd gezag binnen twee weken na ontvangst van het advies van de commissie bedoeld in artikel 9 lid 1, klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn besluit alsmede de conclusies die het daaraan verbindt. 4. Het bevoegd gezag zendt een afschrift van het ter afdoening van de klacht genomen besluit naar de commissie. Artikel 11. Klachten betreffende het functioneren van de commissie 1. Ingeval een klager of het bevoegd gezag een klacht heeft over enig handelen of nalaten van de commissie betreffende de uitvoering van haar taak, wordt deze klacht behandeld door tenminste twee leden uit de commissie die niet aan het betreffende onderzoek hebben deelgenomen. 2. Voornoemde leden doen binnen vier weken na ontvangst van de klacht, bedoeld in lid 1 uitspraak over de (on)gegrondheid daarvan. Artikel 12. Jaarverslag 1. Jaarlijks wordt een verslag opgesteld door de commissie. 2. In dat verslag worden in geanonimiseerde zin en met in achtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen vermeld: a. het aantal klachten dat de commissie heeft ontvangen; b. het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten; c. de aard van de klachten; d. statistische gegevens over klagers en aangeklaagden; e. de doorlooptijd van de adviezen; f. aanbevelingen en tendensen. 3. Het verslag wordt gepubliceerd op de website van de VNG. 19
Toelichting op de wijzigingen van de Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid Algemeen De benaming van de commissie is veranderd, omdat inmiddels ook andere decentrale overheden dan gemeenten zich kunnen aansluiten. De landelijke commissie geeft advies aan het bevoegd gezag van aangesloten gemeenten, provincies en waterschappen met betrekking tot klachten op het gebied van ongewenst gedrag. Bij afzonderlijk besluit kunnen decentrale overheden zich op vrijwillige basis aansluiten bij de commissie. Ook door deze overheden ingestelde instellingen zoals gemeentelijke samenwerkingsverbanden kunnen zich aansluiten bij de commissie. Arbeidsomstandighedenwet Uitgangspunt bij de regelgeving over ongewenst gedrag is de verantwoordelijkheid van de werkgever voor een veilige werkomgeving en de plicht werknemers te beschermen tegen discriminatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten. Dit is neergelegd in de Arbeidsomstandighedenwet. In artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet is neergelegd dat de werkgever zorgt voor de veiligheid en gezondheid van de werknemers en een beleid voert gericht op het voorkomen, en indien dat niet mogelijk is, beperken van psychosociale arbeidsbelasting. Ook bij het ontbreken van een (aanwijsbare) veroorzaker van ongewenst gedrag blijft de werkgever verantwoordelijkheid dragen voor het doen ophouden van ongewenst gedrag. De term psychosociale arbeidsbelasting is een nieuw begrip dat in de wet als volgt is gedefinieerd: de factoren direct of indirect onderscheid met inbegrip van seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen. De begripsbepaling ongewenst gedrag in deze klachtenregeling verwijst naar de omschrijving van deze begrippen in de Arbeidsomstandighedenwetgeving. Gelijke behandelingswetgeving Het wettelijk kader met betrekking tot (seksuele) intimidatie wordt daarnaast gevormd door de Algemene wet gelijke behandeling en de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen. In het kader van de gelijke behandelingswetgeving wordt (seksuele) intimidatie beschouwd als het maken van onderscheid, hetgeen verboden is. In de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen is opgenomen dat het verbod op direct onderscheid tussen mannen en vrouwen ook het verbod op intimidatie en seksuele intimidatie omvat. Dit leidt tot een versterking van de rechtspositie van de werknemer tegen ongelijke behandeling op grond van geslacht, waaronder (seksuele) intimidatie. Dit maakt het noodzakelijker voor werkgevers om maatregelen ter voorkoming van (seksuele) intimidatie te nemen en adequaat te reageren op signalen van (seksuele) intimidatie. Zulke maatregelen zijn onder meer het instellen van een vertrouwenspersoon en een klachtenprocedure. Algemene wet bestuursrecht De verantwoordelijkheid van de werkgever komt ook tot uitdrukking in de Algemene wet bestuursrecht waarin bepaald is dat een gedraging van een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan (artikel 9:1, lid 2). 20