Raadsvoordracht Onderwerp: Papierloos vergaderen / aanpassen Verordening voorzieningen raadsleden en fractieopvolgers Datum: 2 april 2012 Steller: Ingebracht door: J.G. Nubé Presidium Gevraagde beslissing: in te stemmen met 1. in te stemmen met de start van papierloos vergaderen, zoals aangegeven in de voordracht; 2. aan de Verordening voorzieningen raadsleden en fractieopvolgers het volgende artikel toe te voegen: Artikel 7a Bijdrage in kosten van ict-middelen Op aanvraag ontvangt een raadslid een bijdrage in de aanschaf- en onderhoudskosten van een eigen personal computer, laptop, ipad, e-reader, smartphone of ander middel benodigd voor het ontvangen en lezen van raadsstukken en in de periodieke kosten voor internetc.q. netwerkverbinding voor het eigen ict-middel ad 280 bruto per jaar, voor de duur van de raadsperiode. 3. dat deze wijziging geldt met ingang van 1 juni 2012. Relevante achtergrondinformatie In het seniorenconvent van 6 december jl. is aan de heer Tokkie en mevrouw Uiterdijk verzocht om de mogelijkheid van papierloos vergaderen voor de gemeenteraad van Diemen te onderzoeken en een stuk voor te bereiden voor het seniorenconvent van 13 maart 2012. Hier zullen in ieder geval de aspecten kosten, platforms en ervaringen bij andere gemeentes bij worden betrokken. De afdeling automatisering zou indien nodig geconsulteerd worden. Toelichting Dropbox Voorgesteld wordt om vooralsnog van de gratis versie van dropbox gebruik te maken. De zakelijke variant, die een grotere opslagcapaciteit heeft, zou (omgerekend) zo n 4.000 per jaar kosten. De huidige capaciteit van 4,5 Gb is toereikend voor ten minste twee jaar raadsstukken. Oudere raadsbesluiten (vanaf 2006) kunnen via de website benaderd worden, of uiteraard bij de griffie worden opgevraagd. Een alternatief voor de dropbox is een webdav server in eigen beheer, toegankelijk via een intranet voor raadsleden. De afdeling Automatisering heeft aangegeven dit (nog) niet te kunnen realiseren. Het blijft echter wel een optie voor op termijn. Voordeel van deze optie is dat men niet afhankelijk is van een externe server. Het werken met dropbox laat de gebruiker vrij in de keuze welk platform hij wil gebruiken: ipad, andere tablet, laptop of netbook. Overgangsperiode Voorgesteld wordt om de huidige bestuursperiode als overgangsperiode te gebruiken. Gedurende deze periode zullen de vergaderstukken zowel in de papieren bundels worden aangeboden aan hen die daar nog prijs op stellen, als digitaal. Raad en griffie kunnen gedurende deze periode ervaring opdoen met het papierloos vergaderen. Met ingang van maart 2014 zal overgestapt worden op volledig papierloos vergaderen. 1
Helpdesk De afdeling Automatisering van de gemeente heeft aangegeven niet over de kennis en de capaciteit te beschikken om het project papierloos vergaderen te kunnen ondersteunen. De helpdeskfunctie zal derhalve uitbesteed moeten worden. Hiervoor is de firma MiHaCo benaderd. Met deze firma kunnen afspraken gemaakt worden voor een maatwerk helpdeskfunctie. Voorgesteld wordt om een (e-mail) abonnement voor de leden van de raad te nemen. Ieder raadslid heeft recht op maximaal 10 maal ondersteuning per jaar. Dit kunnen vragen betreffende het gebruik van de dropbox zijn, al dan niet in combinatie met het eigen platform. Deze firma zal tevens gevraagd worden een aantal trainingsbijeenkomsten aan de raad te geven over papierloos vergaderen en het gebruik van de dropbox. Platformkeuze Een aantal raadsleden maakt tijdens vergaderingen al gebruik van een tablet, laptop of netbook. Voorgesteld wordt om de raadsleden vrij te laten in de keuze van het ICT middel. Zo kan ieder raadslid het middel en besturingssysteem gebruiken dat het best bij zijn persoonlijke voorkeur past. Gevolgen en risico s Juridisch en Financieel In artikel 7a van het Rechtspositiebesluit Raads- en commissieleden is vastgelegd dat raadsleden op aanvraag recht hebben op pc (voorzieningen). Dit kan door middel van bruikleen. Komt het privégebruik van deze pc uit boven de 10%, dan vindt gedurende drie jaren een belastingheffing plaats van 1/3 van de aanschafwaarde van de pc en de bijbehorende ter beschikking gestelde apparatuur. Deze belastingheffing mag worden gecompenseerd. Een andere mogelijkheid is een tegemoetkoming voor aanschaf, respectievelijk gebruik van eigen apparatuur. Deze vergoeding kan eenmalig aan het begin van de raadsperiode worden gegeven, maar ook in de vorm van een periodieke uitkering. Deze vergoedingen zijn belast; de belastingheffing mag niet worden gecompenseerd. De wijze waarop raadsleden aanspraak kunnen maken op de voorziening kan nader worden geregeld in een verordening. Voorgesteld wordt om de vergoeding op aanvraag te verlenen in de vorm van een jaarlijkse periodieke ICT-uitkering en de Verordening voorzieningen raadsleden en fractieopvolgers hier op aan te passen. Deze optie laat de gebruiker de keuze welk platform hij wil gebruiken. Uitgaande van een aanschafprijs van 600 voor de gewenste apparatuur, betekent dit, gerelateerd aan de duur van de bestuursperiode, een jaarlijkse uitkering van ca 280 bruto ( 150 netto). Van diegenen die van deze mogelijkheid gebruik maken, wordt verwacht dat zij afzien van de papieren vergaderbundels. Bekostiging vindt plaats uit de bedrijfsvoering van de gemeente, de aanvraag wordt, ingevolge het Rechtspositiebesluit, bij het college van B&W ingediend. Kosten, uitgaande van deelname van alle raadsleden: 1. Uitkeringen voor de resterende duur van deze bestuursperiode: 19 x 280 per jaar: 5.320 bruto 2. Helpdeskabonnement tot en met maart 2014 per jaar 760 3. Drie trainingsbijeenkomsten ad 250 per avond 750 Directe besparing op de reprokosten (alleen papier) en bezorging zal per jaar 2.000 zijn. In het bezuinigingsboek is bij Raadsstukken alleen digitaal een jaarlijks bedrag van 5.000 genoemd, dit betreft een bredere verspreiding dan alleen voor de raadsleden. Andere risico s? n.v.t. Wat merkt de burger van de te nemen beslissing? Voor de publieke tribune blijven papieren vergadersets beschikbaar. Opmerkingen over de uitvoering De aanpassing geldt met ingang van 1 juni 2012. 2
Bijlage: de aangepaste Verordening voorzieningen raadsleden en fractieopvolgers. 3
Raadsbesluit Onderwerp: 12-28 Papierloos vergaderen / aanpassen Verordening voorzieningen raadsleden en fractieopvolgers De gemeenteraad van Diemen in vergadering bijeen, Gelet op de voordracht van het presidium d.d. 2 april 2012; gelet op artikel 7a van het Rechtspositiebesluit Raads- en commissieleden; Besluit 1. in te stemmen met de start van papierloos vergaderen, zoals aangegeven in de voordracht; 2. aan de Verordening voorzieningen raadsleden en fractieopvolgers het volgende artikel toe te voegen: Artikel 7a Bijdrage in kosten van ict-middelen Op aanvraag ontvangt een raadslid een bijdrage in de aanschaf- en onderhoudskosten van een eigen personal computer, laptop, ipad, e-reader, smartphone of ander middel benodigd voor het ontvangen en lezen van raadsstukken en in de periodieke kosten voor internet- c.q. netwerkverbinding voor het eigen ict-middel ad 280 bruto per jaar, voor de duur van de raadsperiode. 3. dat deze wijziging geldt met ingang van 1 juni 2012. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 april 2012. De voorzitter, De griffier, 4
Bijlage bij 12-28 Verordening voorzieningen raadsleden en fractieopvolgers Diemen 2012 Nr.:12-28 Paragraaf 1: Begripsomschrijvingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. Rechtspositiebesluit : het Koninklijk Besluit van 22 maart 1994, Stb. 244; raads - en commissieleden b. Reisbesluit binnenland : het Koninklijk Besluit van 1 maart 1993, Stb. 144; c. Reiskostenregeling 2004 : de regeling als vastgesteld door het college bij besluit van 9 maart 2004, welke met ingang van 1 januari 2004 in werking is getreden; d. raadslid : lid van gemeenteraad; e. fractieopvolger : lid van een fractie in de gemeenteraad niet zijnde raadslid, als bedoeld in het Reglement van orde Gemeenteraadvergaderingen gemeente Diemen d.d. 1 juni 2006; f. onkostenvergoeding : vergoeding welke is opgebouwd op basis van in ieder geval de volgende kostencomponenten: representatie, vakliteratuur, contributies, telefoonkosten, bureaukosten, zakelijke giften, bijdragen fractiekosten, ontvangsten thuis en excursies; g. vrijwilligersvergoeding : vergoeding als bedoeld in artikel 2, lid 6 Wet op de loonbelasting. Paragraaf 2: Voorzieningen voor raadsleden Artikel 2 Vergoeding voor de werkzaamheden Aan het raadslid wordt een vergoeding voor de werkzaamheden toegekend die gelijk is aan het bedrag, vermeld in tabel I van het Rechtspositiebesluit raads - en commissieleden. Artikel 3 Onkostenvergoeding 1. Aan het raadslid wordt een onkostenvergoeding voor aan de uitoefening van het raadslidmaatschap verbonden kosten toegekend die gelijk is aan het bedrag, vermeld in tabel II van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. 2. Aan een raadslid van wie de arbeidsverhouding ingevolge artikel 4, aanhef en onderdeel f, van de Wet op de loonbelasting 1964 voor de toepassing van die wet als dienstbetrekking wordt aangemerkt, wordt in afwijking van het eerste lid een onkostenvergoeding toegekend die gelijk is aan het bedrag, vermeld in tabel III van het Rechtspositiebesluit raads - en commissieleden. Artikel 4 Berekening en betaling vaste vergoedingen 1. Hij die gedurende een gedeelte van het kalenderjaar raadslid is geweest, ontvangt de vergoedingen, bedoeld in de artikelen 2 en 3, naar evenredigheid van het aantal dagen dat hij in dat jaar raadslid is geweest. 2. De betaling van de vergoedingen, bedoeld in de artikelen 2 en 3, geschiedt in maandelijkse termijnen. 5
Artikel 5 Cursus, congres, seminar of symposium 1. De kosten van deelname van een raadslid aan cursussen, congressen, seminars en symposia die van gemeentewege worden aangeboden of verzorgd komen voor rekening van de gemeente. 2. Het raadslid dat wil deelnemen aan een cursus, congres, seminar of symposium dat niet van gemeentewege wordt aangeboden of verzorgd, dient daartoe een gemotiveerde aanvraag bij het Presidium in. De aanvraag gaat vergezeld van inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie. De kosten komen voor rekening van de gemeente als deelname van belang is in verband met de vervulling van het raadslidmaatschap. Artikel 6 Reiskosten 1. De ten behoeve van de gemeente gemaakte kosten in verband met reizen buiten het grondgebied van de gemeente ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur worden aan het raadslid vergoed. 2. De in het eerste lid bedoelde vergoeding betreft: a. bij gebruik van openbare middelen van vervoer en van een (trein)taxi: een volledige vergoeding van de noodzakelijke gemaakte reiskosten; b. bij gebruik van een eigen motorvoertuig of bromfiets: een vergoeding van de noodzakelijke gemaakte reiskosten overeenkomstig het bepaalde in de reiskostenregeling 2004. Artikel 7 Verblijfkosten De noodzakelijk gemaakte verblijfskosten ter zake van reizen buiten het grondgebied van de gemeente ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur worden aan het raadslid vergoed, tot ten hoogste de bedragen, vastgesteld bij of krachtens het Reisbesluit binnenland. Artikel 7a Bijdrage in kosten van ict-middelen Op aanvraag ontvangt een raadslid een bijdrage in de aanschaf- en onderhoudskosten van een eigen personal computer, laptop, ipad, e-reader, smartphone of ander middel benodigd voor het ontvangen en lezen van raadsstukken en in de periodieke kosten voor internet- c.q. netwerkverbinding voor het eigen ict-middel ad 280 bruto per jaar, voor de duur van de raadsperiode. Paragraaf 3: De procedure van declaratie Artikel 8 Betaling van kosten Betaling van kosten op grond van deze verordening vindt plaats door: a. betaling uit eigen middelen; of b. rechtstreekse toezending van de factuur aan de gemeente. Artikel 9 Declaratie van vooruit betaalde kosten 1. Voor de vergoeding van de kosten, bedoeld in de artikelen 5 en 6 wordt gebruik gemaakt van een declaratieformulier, indien de in de artikelen 5 tot en met 7 bedoelde kosten zijn voorgeschoten. 2. Het raadslid dient het declaratieformulier bij de griffie in binnen twee maanden na zijn betaling van de kosten onder bijvoeging van de originele bewijsstukken. 6
Paragraaf 4: Voorzieningen voor fractieopvolgers Artikel 10 Vergoeding voor werkzaamheden fractieopvolgers De fractieopvolgers ontvangen maandelijks een twaalfde deel van de maximale vrijwilligersvergoeding voor het betreffende jaar. Artikel 11 Vergoeding buiten het grondgebied van de gemeente Fractieopvolgers komen in aanmerking voor vergoeding van reis- en verblijfkosten buiten het grondgebied van de gemeente. De artikelen 6 tot en met 9 zijn van overeenkomstige toepassing. Paragraaf 5: Slotbepalingen Artikel 12 Citeertitel De verordening wordt aangehaald als Verordening voorzieningen raadsleden en fractieopvolgers Diemen 2012. Artikel 13 Intrekking De Verordening voorzieningen raadsleden en fractieopvolgers 2009 wordt ingetrokken per datum inwerkingtreding van deze verordening. Artikel 14 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking één dag na publicatie van het raadsbesluit. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 april 2012 De voorzitter, De griffier, 7