NADERE REGELS GEGEVENSVERWERKING, PRIVACY EN KLACHTRECHT CONCEPTVERSIE 19 SEPTEMBER 2014 Het uitgangspunt van de stelselwijziging jeugd is dat jeugdhulp beter, efficiënter en effectiever op lokaal niveau geregeld kan worden. Gemeenten zijn op grond van dit wetvoorstel verantwoordelijk voor een kwalitatief en kwantitatief toereikend aanbod van jeugdhulp en gecertificeerde instellingen. Het uitgangspunt van de decentralisatie is dat de eigen verantwoordelijkheid van inwoners voorop staat. Het uitwisselen en benutten van informatie over inwoners is een middel en geen doel. Het middel staat ten dienste van de dienstverlening aan de inwoner zelf. De wetsvoorstellen die de decentralisatie regelen hebben tot gevolg dat gemeenten meer persoonsgegevens van meer burgers verwerken. Daaronder vallen ook gevoelige gegevens zoals medische en strafrechtelijke gegevens. Voor de verwerking van deze gegevens gelden de eisen uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Zo mogen er niet meer gegevens gedeeld worden dan noodzakelijk, mogen de gegevens niet gebruikt worden voor een doel dat niet verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor zij zijn verzameld en moeten ze adequaat worden beveiligd. Nadere regels worden opgesteld om rechtsbescherming van inwoners bij de nieuwe taken van gemeenten centraal te stellen. Nadere regels worden gesteld in verband met klachtrecht, gegevensuitwisseling, dossier en privacy. We hebben in het opstellen van de nadere regels getracht om zoveel als mogelijk gelijke regels te treffen voor de afzonderlijke beleidsvelden. Hiervoor is actief de afstemming gezocht. We brengen allereerst de wettelijke kaders in beeld en hetgeen in de verordening jeugdhulp reeds is opgenomen. Vervolgens wordt het aanvullend beleid beschreven. Wettelijke kaders In de Jeugdwet zijn kwaliteitseisen vastgelegd. Het gaat hier om: de norm van verantwoorde hulp, inclusief de verplichting geregistreerde professionals in te zetten; gebruik van een hulpverleningsplan of plan van aanpak als onderdeel van verantwoorde hulp; systematische kwaliteitsbewaking door de jeugdhulpaanbieder; verklaring omtrent het gedrag voor alle medewerkers van een jeugdhulpaanbieder, voor uitvoerders van kinderbeschermingsmaatregelen en van jeugdreclassering; de verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling; de meldplicht calamiteiten en geweld; verplichting om de vertrouwenspersoon in de gelegenheid te stellen zijn taak uit te oefenen; hanteren van de privacy; verantwoorde werktoedeling. In relatie tot de Wmo geldt op basis van de Jeugdwet een zwaarder kwaliteitsregime. Reden is dat het begrip jeugdhulp het brede spectrum omvat van lichtere vormen van jeugdhulp tot aan zware vormen van geestelijke gezondheidszorg en jeugdhulp die ingezet wordt in het kader van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering. De kwaliteitseisen voor de aanbieder van jeugdhulp en de gecertificeerde instellingen sluiten aan bij de kwaliteitswetgeving zoals van toepassing op de zorg. Hiermee is geregeld dat aanbieders die zowel op het jeugd- als op het volwassenendomein acteren met dezelfde kwaliteitseisen worden geconfronteerd. Het gaat dan om eisen met betrekking tot verantwoorde zorg, verklaring omtrent het gedrag, hulpverleningsplan, systematische kwaliteitsbewaking, klachtrecht en medezeggenschap en inhoudelijke eisen aan de vertrouwenspersoon. Voor preventie ligt de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit bij de gemeente. 1
Klachtrecht Op basis van de wet is het klachtrecht een verantwoordelijkheid van de organisaties. De jeugdhulp-aanbieder en de gecertificeerde instelling hebben een regeling voor de behandeling van klachten over hen of bij hen werkzame personen. 4.2 Rechtspositie jeugdigen en ouders 4.2.a Klachtrecht Artikel 4.2.1 1. De jeugdhulpaanbieder en de gecertificeerde instelling treffen een regeling voor de behandeling van klachten over gedragingen van hen of van voor hen werkzame personen jegens een jeugdige, ouder of pleegouder in het kader van de verlening van jeugdhulp, de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering. Zij brengen de regeling op passende wijze onder de aandacht van de jeugdigen, ouders en pleegouders. 2. De in het eerste lid bedoelde regeling: a. voorziet erin dat de klachten van de jeugdige, ouder of pleegouder worden behandeld door een klachtencommissie die bestaat uit ten minste drie leden, waaronder een voorzitter die niet werkzaam is voor of bij de jeugdhulpaanbieder of de gecertificeerde instelling; b. waarborgt dat aan de behandeling van een klacht niet wordt deelgenomen door een persoon op wiens gedraging de klacht rechtstreeks betrekking heeft; c. waarborgt dat de klachtencommissie binnen een in de regeling vastgelegde termijn na indiening van de klacht de klager, degene over wie is geklaagd en, indien dit niet dezelfde persoon is, de jeugdhulpaanbieder of de gecertificeerde instelling, schriftelijk en met redenen omkleed in kennis stelt van haar oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen; d. waarborgt dat bij afwijking van de onder c bedoelde termijn de klachtencommissie daarvan met redenen omkleed mededeling doet aan de klager, degene over wie is geklaagd en, indien dit niet dezelfde persoon is, de jeugdhulpaanbieder of de gecertificeerde instelling, onder vermelding van de termijn waarbinnen de klachtencommissie haar oordeel over de klacht zal uitbrengen; e. waarborgt dat de klager en degene over wie is geklaagd door de klachtencommissie in de gelegenheid worden gesteld mondeling of schriftelijk een toelichting te geven op de gedraging waarover is geklaagd, en f. waarborgt dat de klager en degene over wie is geklaagd zich bij de behandeling van de klacht kunnen laten bijstaan. 3. De jeugdhulpaanbieder en de gecertificeerde instelling zien erop toe dat de klachtencommissie, bedoeld in het tweede lid, onderdeel a, haar werkzaamheden verricht volgens een door deze commissie op te stellen reglement. 4. Bij de klachtencommissie, bedoeld in het tweede lid, onderdeel a, kan een klacht tegen een jeugdhulpaanbieder of een gecertificeerde instelling worden ingediend over een gedraging van hen of van voor hen werkzame personen jegens een jeugdige, ouder of pleegouder: a. door of namens de jeugdige, ouder of pleegouder, of b. door een nabestaande, indien de jeugdige, ouder of pleegouder is overleden. 5. De jeugdhulpaanbieder en de gecertificeerde instelling delen de klager en de klachtencommissie, bedoeld in het tweede lid, onderdeel a, binnen een maand na ontvangst van het in het tweede lid, onderdeel c, bedoelde oordeel van de klachtencommissie schriftelijk mee of hij naar aanleiding van dat oordeel maatregelen zal nemen en zo ja welke. Bij afwijking van de in de eerste volzin genoemde termijn, doen de jeugdhulpaanbieder en de gecertificeerde instelling daarvan met redenen omkleed mededeling aan de klager en de klachtencommissie, onder vermelding van de termijn waarbinnen de jeugdhulpaanbieder of de gecertificeerde instelling zijn standpunt aan hen kenbaar zal maken. 2
Artikel 4.2.2 Indien een klacht zich richt op een ernstige situatie met een structureel karakter, stelt de klachtencommissie de jeugdhulpaanbieder of de gecertificeerde instelling daarvan in kennis. Indien de klachtencommissie niet is gebleken dat de jeugdhulpaanbieder of de gecertificeerde instelling ter zake maatregelen heeft getroffen, meldt de klachtencommissie deze klacht aan de ingevolge deze wet met het toezicht belaste ambtenaren. Onder een klacht over een ernstige situatie wordt verstaan een klacht over een situatie waarbij sprake is van onverantwoorde hulp. Artikel 4.2.3 De artikelen 4.2.1 en 4.2.2 zijn niet van toepassing op klachten ten aanzien van jeugdigen die op grond van een andere wet onvrijwillig in een accommodatie zijn opgenomen, voor zover deze overeenkomstig een bijzondere wettelijke regeling door een klachtencommissie kunnen worden behandeld. Privacy Privacy is een belangrijk onderwerp daar waar het gaat om jeugdigen. De wetgever heeft dan ook vastgelegd dat bij informatie-uitwisseling over een kind ouders altijd toestemming moeten geven. Ouders zijn immers verantwoordelijk voor het kind. Uitzondering hierop is als er sprake is van of vermoedens zijn van bedreiging van de persoonlijke levenssfeer en veiligheid van het kind én bij zorgen dat toestemming regelen de situatie kan compliceren of de ernst kan vergroten. Naast het recht op privacy hechten wij aan het Internationaal Verdrag van de Rechten van het Kind, waarin in artikel 3 lid 1 is opgenomen: Bij alle maatregelen betreffende kinderen, ongeacht of deze worden genomen door openbare of particuliere instellingen voor maatschappelijk welzijn of door rechterlijke instanties, bestuurlijke autoriteiten of wetgevende lichamen, vormen de belangen van het kind de eerste overweging. 7.3 Toestemming, dossier en privacy Artikel 7.3.1 1. Hetgeen in de artikelen 7.3.8 tot en met 7.3.15 is bepaald ten aanzien van de jeugdhulpverlener is van overeenkomstige toepassing op de medewerker van de gecertificeerde instelling, met dien verstande dat voor «jeugdhulp» of «verlening van jeugdhulp» wordt gelezen «uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering». 2. In deze paragraaf wordt verstaan onder betrokkene: persoon aan wie rechtstreeks jeugdhulp wordt verleend, ten aanzien van wie de verlening van jeugdhulp wordt voorgesteld of ten aanzien van wie een kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering uitgevoerd wordt of de uitvoering daarvan wordt voorgesteld. 3. Voor zover sprake is van een geneeskundige behandeling als bedoeld in artikel 446 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, is deze paragraaf niet van toepassing. Artikel 7.3.2 1. De jeugdhulpverlener licht de betrokkene op duidelijke wijze, en desgevraagd schriftelijk in over het voorgenomen onderzoek, de voorgestelde jeugdhulp, de ontwikkelingen omtrent de jeugdhulp en over de geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen. De jeugdhulpverlener licht een jeugdige die de leeftijd van twaalf jaar nog niet heeft bereikt, op zodanige wijze in als past bij zijn bevattingsvermogen. 3
2. Bij het uitvoeren van de in het eerste lid neergelegde verplichting laat de jeugdhulpverlener zich leiden door hetgeen de betrokkene redelijkerwijze dienen te weten ten aanzien van: a. de aard en het doel van de jeugdhulp die hij noodzakelijk acht en van de uit te voeren verrichtingen; b. de te verwachten gevolgen en risico s daarvan voor de betrokkene; c. andere methoden van jeugdhulp die in aanmerking komen, en d. de staat van en de vooruitzichten met betrekking tot de geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen in relatie tot de te verlenen jeugdhulp. 3. De hulpverlener mag de betrokkene bedoelde inlichtingen slechts onthouden voor zover het verstrekken ervan kennelijk ernstig nadeel voor de betrokkene zou opleveren. Indien het belang van de betrokkene dit vereist, dient de jeugdhulpverlener de desbetreffende inlichtingen aan een ander te verstrekken. De inlichtingen worden de betrokkene alsnog gegeven, zodra bedoeld nadeel niet meer te duchten is. De jeugdhulpverlener maakt geen gebruik van zijn in de eerste volzin bedoelde bevoegdheid dan nadat hij daarover een andere jeugdhulpverlener heeft geraadpleegd. Artikel 7.3.3 Indien de betrokkene te kennen heeft gegeven geen inlichtingen te willen ontvangen, blijft het verstrekken daarvan achterwege, behoudens voor zover het belang dat de betrokkene daarbij heeft niet opweegt tegen het nadeel dat daaruit voor hemzelf of anderen kan voortvloeien. Artikel 7.3.4 1. Voor het verlenen van jeugdhulp is de toestemming van de betrokkene vereist, tenzij het jeugdhulp betreft in het kader van een machtiging gesloten jeugdhulp of een spoedmachtiging gesloten jeugdhulp. 2. Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van twaalf maar nog niet die van zestien jaar heeft bereikt, is tevens de toestemming van de ouders die het gezag over hem uitoefenen of van zijn voogd vereist. De jeugdhulp kan evenwel zonder de toestemming van die ouders of de voogd worden verleend, indien zij kennelijk nodig is teneinde ernstig nadeel voor de betrokkene te voorkomen, alsmede indien de betrokkene ook na de weigering van de toestemming, de verrichting weloverwogen blijft wensen. 3. In het geval waarin een betrokkene van zestien jaar of ouder niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, worden door de jeugdhulpverlener en een persoon als bedoeld in artikel 7.3.15, tweede of derde lid, de kennelijke opvattingen van de betrokkene, geuit in schriftelijke vorm toen deze tot bedoelde redelijke waardering nog in staat was en inhoudende een weigering van toestemming als bedoeld in het eerste lid, opgevolgd. De jeugdhulpverlener kan hiervan afwijken indien hij daartoe gegronde redenen aanwezig acht. Artikel 7.3.5 1. Een minderjarige die de leeftijd van zestien jaar heeft bereikt, is bekwaam tot het verlenen van toestemming voor de verlening van jeugdhulp ten behoeve van zichzelf, alsmede tot het verrichten van rechtshandelingen die daarmee onmiddellijk verband houden. 2. De minderjarige is aansprakelijk voor de daaruit voortvloeiende verbintenissen, onverminderd de verplichting van zijn ouders tot voorziening in de kosten van verzorging en opvoeding. 3. In op die verlening van jeugdhulp betrekking hebbende aangelegenheden is de minderjarige bekwaam in en buiten rechte op te treden. Artikel 7.3.6 Op verzoek van de betrokkene legt de jeugdhulpverlener in ieder geval schriftelijk vast voor welke verrichtingen van ingrijpende aard deze toestemming heeft gegeven. Artikel 7.3.7 De betrokkene geeft de jeugdhulpverlener naar beste weten de inlichtingen en de medewerking die deze redelijkerwijs voor het verlenen van jeugdhulp behoeft. 4
Artikel 7.3.8 1. De jeugdhulpverlener richt een dossier in met betrekking tot de verlening van jeugdhulp. Hij houdt in het dossier aantekening van de gegevens omtrent de geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen en neemt andere stukken, bevattende zodanige gegevens, daarin op, een en ander voor zover dit voor een goede hulpverlening aan de betrokkene noodzakelijk is. 2. De jeugdhulpverlener voegt desgevraagd een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de in het dossier opgenomen stukken aan het dossier toe. 3. Onverminderd artikel 7.3.9, bewaart de jeugdhulpverlener het dossier gedurende vijftien jaar, te rekenen vanaf het tijdstip van ontvangst of waarop zij door de jeugdhulpverlener is vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener voortvloeit. Artikel 7.3.9 1. De jeugdhulpverlener vernietigt het dossier, of delen daarvan, binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene. 2. Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet. Artikel 7.3.10 De jeugdhulpverlener verstrekt aan de betrokkene desgevraagd zo spoedig mogelijk inzage in en afschrift van het dossier, of delen daarvan. De verstrekking blijft achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander. De jeugdhulpverlener kan voor de verstrekking van het afschrift een vergoeding verlangen overeenkomstig artikel 39 van de Wet bescherming persoonsgegevens. Artikel 7.3.11 1. Onverminderd artikel 7.3.2, derde lid, tweede volzin, draagt de jeugdhulpverlener zorg, dat aan anderen dan de betrokkene geen inlichtingen over de betrokkene dan wel inzage in of afschrift van het dossier worden verstrekt dan met toestemming van de betrokkene. Indien verstrekking plaatsvindt, geschiedt deze slechts voor zover daardoor de persoonlijke levenssfeer van een ander niet wordt geschaad. De verstrekking geschiedt zonder inachtneming van beperkingen, indien het bij of krachtens de wet bepaalde daartoe verplicht. 2. Onder anderen dan de betrokkene is niet begrepen: a. degene die rechtstreeks betrokken is bij de verlening van die jeugdhulp en degene die optreedt als vervanger van de jeugdhulpverlener, voor zover de verstrekking noodzakelijk is voor de door hen in dat kader te verrichten werkzaamheden, en b. degene wiens toestemming ter zake van de verlening van jeugdhulp op grond van de artikelen 7.3.4 en 7.3.15 is vereist. 3. Indien de jeugdhulpverlener door inlichtingen over de betrokkene dan wel inzage in of afschrift van het dossier te verstrekken niet geacht kan worden de zorg van een goed jeugdhulpverlener in acht te nemen, laat hij zulks achterwege.. Bij regeling van Onze Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, voor zover nodig in overeenstemming met Onze Minister van Veiligheid en Justitie, kunnen regels worden gesteld omtrent de inhoud van het dossier en de wijze waarop de verwerking van gegevens door en de uitwisseling van gegevens tussen het college, de jeugdhulpaanbieders, de gecertificeerde instellingen en de raad voor de kinderbescherming plaatsvindt. Daarbij kan worden bepaald welke maatregelen moeten worden getroffen om te waarborgen dat de uitwisseling van gegevens veilig en zorgvuldig plaatsvindt. Artikel 7.3.12 1. In afwijking van artikel 7.3.11, eerste lid, kunnen zonder toestemming van de betrokkene ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid, op- 5
groei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen, kinderbescherming of jeugdreclassering aan een ander desgevraagd inlichtingen over de betrokkene of inzage in het dossier worden verstrekt indien: a. het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, of b. het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen. 2. Verstrekking overeenkomstig het eerste lid is slechts mogelijk indien: a. het onderzoek een algemeen belang dient, b. het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, en c. voor zover de betrokkene tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt. 3. Bij een verstrekking overeenkomstig het eerste lid wordt daarvan aantekening gehouden in het dossier. Artikel 7.3.13 1. De jeugdhulpverlener voert de verlening van jeugdhulp uit buiten de waarneming van anderen dan de betrokkene, tenzij de betrokkene ermee heeft ingestemd dat de verrichtingen kunnen worden waargenomen door anderen. 2. Onder anderen dan de betrokkene is niet begrepen: a. degene van wie beroepshalve de medewerking bij de verlening van die jeugdhulp noodzakelijk is, en b. degene wiens toestemming terzake van de verlening van die jeugdhulp op grond van de artikelen 7.3.4 en 7.3.15 is vereist. 3. Indien de jeugdhulpverlener door verrichtingen te doen waarnemen niet geacht kan worden de zorg van een goed jeugdhulpverlener in acht te nemen, laat hij zulks niet toe. Artikel 7.3.15 1. De verplichtingen op grond van deze paragraaf voor de jeugdhulpverlener jegens de betrokkene, gelden, indien de betrokkene de leeftijd van twaalf jaar nog niet heeft bereikt, voor de jeugdhulpverlener jegens de ouders die het gezag over de betrokkene uitoefenen dan wel jegens zijn voogd. 2. Hetzelfde geldt indien de betrokkene de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt, maar niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, tenzij zodanige betrokkene meerderjarig is en onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld, in welke gevallen de verplichtingen gelden jegens de curator of de mentor. 3. Indien een meerderjarige betrokkene die niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, niet onder curatele staat of ten behoeve van hem niet het mentorschap is ingesteld, gelden de verplichtingen die voor de jeugdhulpverlener uit deze afdeling jegens de betrokkene gelden, voor de jeugdhulpverlener jegens de persoon die daartoe door de betrokkene schriftelijk is gemachtigd in zijn plaats op te treden. Ontbreekt zodanige persoon, of treedt deze niet op, dan gelden de verplichtingen jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of andere levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst, dan wel, indien ook zodanige persoon ontbreekt, jegens een ouder, kind, broer of zus van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst. 4. De verplichtingen voor de jeugdhulpverlener jegens de in het eerste en tweede lid bedoelde wettelijke vertegenwoordigers van de betrokkene of de in het derde lid bedoelde personen zijn niet van toepassing indien deze niet verenigbaar zijn met de zorg van een goed jeugdhulpverlener. 6
5. De persoon jegens wie de verplichtingen op grond van deze paragraaf voor de jeugdhulpverlener gelden krachtens het tweede en derde lid, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Deze persoon is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taak te betrekken. 6. Verzet de betrokkene zich tegen een verrichting van ingrijpende aard waarvoor een persoon als bedoeld in het tweede of derde lid toestemming heeft gegeven, dan kan de verrichting slechts worden uitgevoerd indien zij kennelijk nodig is teneinde ernstig nadeel voor de betrokkene te voorkomen. Artikel 7.3.16 1. Indien op grond van artikel 7.3.15 voor het uitvoeren van een verrichting uitsluitend de toestemming van een daar bedoelde persoon in plaats van die van de betrokkene vereist is, dan kan tot de verrichting zonder die toestemming worden overgegaan indien de tijd voor het vragen van die toestemming ontbreekt aangezien onverwijlde uitvoering van de verrichting kennelijk nodig is teneinde ernstig nadeel voor de betrokkene te voorkomen. 2. Een volgens de artikelen 7.3.4 en 7.3.15 vereiste toestemming mag worden verondersteld te zijn gegeven, indien de desbetreffende verrichting niet van ingrijpende aard is. 7.4 Gegevensverwerking ten behoeve van de beleidsinformatie en de toegang Artikel 7.4.1 1. Onze Ministers verwerken gegevens die betrekking hebben op de toegang tot de jeugdhulp, preventie, jeugdhulp, het advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering teneinde een zorgvuldig en samenhangend jeugdbeleid te kunnen voeren en hun stelselverantwoordelijkheid te kunnen waarborgen. 2. Het college verwerkt gegevens ten behoeve van de totstandbrenging van een doelmatig, doeltreffend en samenhangend gemeentelijk beleid ten aanzien van preventie, jeugdhulp, de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering en het advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling, ten behoeve van de verwerking, bedoeld in het eerste lid, en ten behoeve van de toegang van jeugdigen en hun ouders tot de jeugdhulp. Artikel 7.4.2 Het college verstrekt kosteloos gegevens aan Onze Ministers ten behoeve van de verwerking, bedoeld in artikel 7.4.1, eerste lid. Deze verstrekking kan zowel een structureel als incidenteel karakter hebben. Artikel 7.4.3 Jeugdhulpaanbieders, aanbieders van preventie, gecertificeerde instellingen en de raad voor de kinderbescherming verstrekken kosteloos gegevens aan het college en Onze Ministers, ten behoeve van de verwerking, bedoeld in artikel 7.4.1, eerste en tweede lid. Deze verstrekking kan zowel een structureel als incidenteel karakter hebben. Artikel 7.4.4 1. De gegevens, bedoeld in de artikelen 7.4.1 tot en met 7.4.3 kunnen persoonsgegevens zijn, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor: a. het doelmatig en doeltreffend functioneren van de toegang tot de jeugdhulp, de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering; b. het doelmatig en doeltreffend functioneren van de aanbieders van preventie, de jeugdhulpaanbieders, gecertificeerde instellingen en van de raad voor de kinderbescherming; c. de doelmatigheid en doeltreffendheid van het aanbod van preventie, jeugdhulp en gecertificeerde instellingen, en d. het waarborgen van de stelselverantwoordelijkheid. 7
2. De gegevens, bedoeld in het eerste lid, kunnen het burgerservicenummer en bijzondere persoonsgegevens zijn als bedoeld in artikel 16 van de Wet bescherming persoonsgegevens. 3. De gegevens, bedoeld in het eerste lid, worden niet verwerkt voor andere doeleinden dan bedoeld in dat lid of daarmee verenigbare doeleinden en worden daar waar mogelijk verwerkt op een wijze die waarborgt dat zij niet tot een persoon herleidbaar zijn. Artikel 7.4.5 1. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld omtrent de inhoud van de in de artikelen 7.4.1 tot en met 7.4.3 bedoelde gegevens, de wijze waarop de verwerking en de verstrekking plaatsvindt, de tijdvakken waarop de gegevens die worden verwerkt betrekking hebben en de termijnen waarbinnen of de tijdstippen waarop de gegevens verstrekt dienen te worden en kunnen de categorieën van verstrekkers, bedoeld in artikel 7.4.3, nader worden bepaald. 2. Bij of krachtens de in het eerste lid bedoelde maatregel kan worden bepaald dat de gegevens, bedoeld in de artikelen 7.4.2 en 7.4.3, door de aanbieders van preventie, de jeugdhulpaanbieders, de gecertificeerde instellingen, de raad voor de kinderbescherming en het college, op een bij of krachtens die maatregel aangewezen wijze verstrekt worden aan en verwerkt worden door Onze Ministers of een door hen aan te wijzen instantie. 3. De voordracht voor een krachtens het eerste of tweede lid vast te stellen algemene maatregel van bestuur wordt niet gedaan dan nadat het ontwerp in de Staatscourant is bekendgemaakt en aan een ieder de gelegenheid is geboden om binnen vier weken na de dag waarop de bekendmaking is geschied, wensen en bedenkingen ter kennis van Onze Ministers te brengen. Gelijktijdig met de bekendmaking wordt het ontwerp aan de beide kamers der Staten-Generaal overgelegd. 8
Verordening jeugdhulp 2015 Kempengemeenten Artikel 12 Klachtenregeling In de verordening jeugdhulp 2015 (verder verordening jeugdhulp) staat in artikel 12 vermeld dat het college klachten behandelt van jeugdigen of ouders die betrekking hebben op een ambtenaar in dienst van de gemeente overeenkomstig de Verordening Klachtbehandeling van betreffende Kempengemeente en het bijbehorende protocol inclusief de toelichting daarop. Wanneer de jeugdige of ouders een klacht hebben over de jeugdhulpverlener van het Lokaal ondersteuningsteam of Kempenteam voor Jeugdhulp, dan treedt de klachtenregeling van betreffende hoofdaannemer van toepassing. Artikel 13 Privacy In de verordening jeugdhulp 2015 staat in artikel 13 vermeld dat het college zorgt voor een privacy protocol dat voldoet aan de Wet bescherming persoonsgegevens. Toelichting op de verordening Rechtsbescherming In de verordening is veel aandacht besteed aan de rechtsbescherming van jeugdigen en ouders. Dat begint bij het moment dat de hulpvraag zich aandient, een zorgvuldige procedure is beschreven in de verordening van registratie van de hulpvraag om een individuele voorziening tot het informeren van betrokkenen en toestemming vragen voor het uitwisselen van gegevens. Op basis van de door gemeente verstrekte beschikking kan bezwaar worden gemaakt. Er is klachtrecht vastgelegd. Een verwijzing door huisarts en andere medici, naar individuele voorziening kan gemeente niet weigeren op grond van de wet (artikel 2.5 en 2.6) en verordening. Beleidskaders Het meerjarenbeleidskader jeugdhulp Kempengemeenten 2015-2019 heeft een aantal uitgangspunten benoemd rondom privacy en klachtenbehandeling aan de hand van de landelijke en wettelijke kwaliteitseisen tena anzien van de positie van jeugdigen en ouders: Informatieplicht Toestemmingsvereiste klachtenbehandeling medezeggenschap Daarnaast worden wettelijke kwaliteitseisen gesteld aan zorgaanbieders en hun professionals: Verklaring omtrent gedrag Voorschriften informatie, toestemming, dossiervorming en bescherming Meldplicht calamiteiten Meldplicht geweld bij de verlening van jeugdhulp Verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling Verplichting om zo nodig volgens de wettelijke eisen, geregistreerde professionals in te zetten. Privacy Informatie Folder (PIF) Tijdens de wetsbehandeling van de Jeugdwet in de Eerste Kamer zegde staatssecretaris Teeven (VenJ) de komst van een Privacy informatie folder (PIF) toe. De folder gaat in op de gemeentelijke taken en de bijbehorende gegevensverwerking in het kader van de uitvoering van de Jeugdwet door gemeenten. Eind september 2014 is door de VNG de privacy informatiefolder opgeleverd. Deze sluiten wij in de bijlage bij en zal bij het uitwerken van de nadere regels in beheersmaatregelen een onderdeel vormen. Nadere regels privacy, gegevensuitwisseling en dossiervorming Omdat de klachtenregeling is vastgelegd in protocollen per Kempengemeente en van de hoofdaannemer (jeugdhulpteams), worden hier geen nadere regels over getroffen op dit moment. 9
Toegang Een kind en/of ouder kan zich vanaf 2015 melden bij het Lokaal Ondersteuningsteam (LOT) in zijn of haar betreffende gemeente. Samen met een professional wordt bekeken of de hulpvraag beantwoord kan worden door het LOT of het Kempenteam voor jeugdhulp (KJT). Wanneer blijkt dat het LOT of KJT de ondersteuningsvraag niet kan beantwoorden, kan gekozen worden voor inzet van specialistische ondersteuning (ook wel individuele voorziening genoemd). Samen met het gezin maakt de professional van het LOT of KJT een gezinsplan, waarin doelen worden gesteld. De professional van KJT dan wel LOT, kijkt samen met de aanvrager naar welke vorm van ondersteuning, welke instelling en welke duur noodzakelijk is om de gestelde ondersteuningsvraag te beantwoorden en de doelen uit het gezinsplan te bereiken. Er wordt uitgegaan van zorg in natura ondersteuning bij specialistische ondersteuning. Wanneer de aanvrager overtuigend kan motiveren waarom hij/zij de individuele voorziening die door een aanbieder wordt geleverd, niet passend acht, wordt samen met de professional van het LOT of KJT gekeken naar ondersteuning in de vorm van pgb. De volgende stappen worden in de toegang gezet waarbij privacy, gegevensuitwisseling en dossiervorming een aspect zijn: Het melden van het verzoek om een individuele voorziening wordt geregistreerd (artikel 3 verordening) In het vooronderzoek daartoe wordt een gegevensverzameling aangelegd (artikel 4 verordening) Het gespreksverslag wordt opgemaakt (artikel 6 verordening) In het gezinsplan wordt de hulpvraag en eventuele aanvullende gegevens als bijlage vastgelegd (artikel 4 en 6 verordening) Een beschikking wordt verstuurd op basis van het gespreksverslag en/of gezinsplan waarin de toekenning van de individuele voorziening centraal staat. Tegen de beschikking kan bezwaar worden gemaakt. Terughoudendheid met delen gegevens. Het is van groot belang dat het gebruik van informatie zorgvuldig gebeurt en de privacybelangen van inwoners continu gewaarborgd zijn. Er wordt zeer terughoudend gehandeld met het uitwisselen van persoonsgegevens. Er wordt in beginsel geen informatie uitgewisseld tussen professionals, gemeenten of instellingen. Wanneer is gegevensuitwisseling mogelijk? Als een jongere of zijn gezin hiervoor toestemming geven Als de jeugdwet expliciet toestaat dat er gegevensuitwisseling plaatsvindt, bijvoorbeeld in het geval van een gecertificeerde jeugdinstelling en een jeugdarts. Als de veiligheid van de jeugdige of omgeving in het geding is. Wat verstaan we onder gegevensuitwisseling? Voor gegevensuitwisseling gelden de voorwaarden van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Dat houdt in dat: De betrokkene zelf inzicht krijgt in de eigen gegevens (inkijk), in welke gegevens met welke partijen zijn uitgewisseld en welke (vroeg)signalen zijn gemeld. Als informatie niet direct kan worden getoond (bijvoorbeeld in het gedwongen kader) er achteraf alsnog inzicht wordt verstrekt in welke gegevens zijn ingezien of uitgewisseld. Het proportionaliteitsbeginsel geldt. Dit betekent dat er alleen strikt noodzakelijke gegevens worden uitgewisseld. Het college van Bescherming Persoonsgegens (WPB) toeziet op de naleving van deze regels. De gemeenten leggen hierover vooraf afspraken vast in het privacyreglement. Doel gegevensuitwisseling Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt voor een bepaald doel. Dit doel moet welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevensverwerking mag niet onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Er mogen niet meer gegevens worden verzameld dan nodig voor het doel. 10
Dossiervorming In de Kempen wordt het gezinsplan als leidend dossier gehanteerd (één gezin, één plan) waarvan ouders het beheer hebben, samen met de casusregisseur. In het gezinsplan wordt op overzichtelijke wijze verwezen naar alle andere documenten die elders door de casusregisseur opgeslagen zijn met in achtneming van de nadere regelgeving. Begrippen Wet Bescherming Persoonsgegevens In de WBP wordt een aantal begrippen gehanteerd. Ter verduidelijking staat in de onderstaande lijst een uitleg van deze begrippen. Persoonsgegevens: Alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon. Gezondheidsgegevens: Alle gegevens die de geestelijke of lichamelijke gezondheid van een persoon betreffen. Bestand Gestructureerd geheel van gegevens dat betrekking heeft op verschillende personen, al dan niet geautomatiseerd. Verwerken en bewerken van persoonsgegevens Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Verantwoordelijke: Degene die (formeel-juridisch) het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Betrokkene: De persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt. Bewerker: Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Ontvanger: Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt. Vertegenwoordiger: Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de betrokkene. Hetzelfde geldt voor de betrokkene die de leeftijd van twaalf tot achttien jaar heeft en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders of voogd op. Een betrokkene van 16 jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is geheel handelingsbekwaam en hoeft zich niet te laten vertegenwoordigen. Indien de betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op : indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld; de curator of mentor; indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, de persoonlijk gemachtigde; 11
indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt; de echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene; indien deze persoon dat niet wenst op ontbreekt; een kind, broer of zus van de betrokkene. De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken. Privacyreglement Het college stelt een privacyreglement vast. De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) vereist dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. Het doel van het privacyreglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het privacyreglement is het basisreglement. Overige protocollen met betrekking tot het uitwisselen van gegevens zijn in elk geval: Privacyprotocol Signaleringssysteem Zorg voor Jeugd De betrokkene dient geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens. De volgende aspecten zijn onderdeel van het nog op te maken privacyreglement. Verstrekking van gegevens van klanten buiten de organisatie Buiten het CJG+ kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover hun taakuitoefening noodzakelijk, aan: Degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele hulpverlening aan de betrokkene, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben; Verstrekking van gegevens van medewerkers buiten de organisatie Buiten CJG+ kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover hun taakuitoefening noodzakelijk, aan: Uitvoerings- en uitkeringsinstanties (bv CAK); Belastingdienst; Ministerie; Sociale Verzekeringsbank (SVB); Organisaties die werken in het belang van de aantoonbare veiligheid van de jeugdige Anonieme gegevens Indien de persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke beslissen deze te verstrekken ten behoeve van doeleinden die verenigbaar zijn met het doel van de registratie. Verstrekking van gegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek Persoonsgegevens kunnen alleen dan zonder toestemming van de betrokkene ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek op het gebied van welzijn worden verstrekt, indien aan tenminste één van de volgende voorwaarden is voldaan: Het vragen van de gerichte toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en voorzien is in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad; Het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de verantwoordelijke zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs wordt voorkomen. Voorts is dit slechts mogelijk indien: Het onderzoek een algemeen belang dient; Het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd; 12
De betrokken klant/medewerkers/vrijwilliger tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt, en Op basis van een degelijke onderzoeksvraag en onderzoeksmethodologie; Het onderzoek wordt verricht door Centraal Bureau voor Statistiek. Bij een verstrekking in overeenstemming met dit lid wordt daarvan aantekening gehouden in het dossier. Toestemming voor verstrekking van gegevens Voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden is de toestemming van betrokkene vereist, tenzij er sprake is van bovengenoemde situaties of wanneer het noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift. Indien verstrekking buiten de doelstelling van de gegevensverwerking valt, dient de toestemming schriftelijk verleend te worden. Inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens De betrokkene, of zijn vertegenwoordiger, heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. Een verzoek tot inzage wordt door de betrokkene schriftelijk ingediend. De verzoeker krijgt schriftelijk antwoord, tenzij een gewichtig belang van de betrokkene een andere vorm vergt. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden. Voor inzage plaats kan hebben dient de verzoeker zich te legitimeren. Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening gebracht worden. Beperkingen voor inzage en afschrift Het recht op inzage kan worden geweigerd, bijvoorbeeld ter bescherming van de betrokkene of van de rechten of vrijheden van anderen. Indien inzage wordt geweigerd, dan wordt deze weigering met redenen omkleed schriftelijk binnen een maand meegedeeld aan verzoeker. Correctie van opgenomen persoonsgegevens De betrokkene kan de verantwoordelijke schriftelijk verzoeken de opgenomen persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, af te schermen of op een andere manier er voor te zorgen dat de onjuiste gegevens niet langer worden gebruikt, indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of en in hoeverre hij daaraan voldoet. Een gehele of gedeeltelijke weigering is steeds met redenen omkleed. Onjuiste gegevens dienen altijd te worden gecorrigeerd. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. In geval van correctie van de gegevens zal de verantwoordelijke derden aan wie de (onjuiste) gegevens zijn verstrekt van de wijziging op de hoogte stellen, voor zover redelijkerwijs mogelijk is. Betrokkene kan op verzoek een kopie krijgen van de nieuwe gegevens. Beveiliging van gegevensverwerking De verantwoordelijke neemt passende technische en organisatorische maatregelen om het verlies van gegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Autorisaties Er zijn per medewerker gebruikersrechten toegekend voor het gebruik van software van de organisatie door middel van een wachtwoord en/of autorisatie per functie. Het wachtwoord is persoonsgebonden en mag niet worden doorgegeven. Medewerkers mogen alleen die persoonsgegevens inzien die voor hun taakuitoefening noodzakelijk zijn. 13
Back-up regeling Er wordt regelmatig een back-up gemaakt van de registratie- en administratiebestanden, zodat gegevens niet verloren gaan. Dossierbeveiliging De in de instelling aanwezige (papieren) dossiers worden bewaard in een ruimte waar klanten geen toegang toe hebben en buiten werktijd achter slot en grendel bewaard. Bewaartermijnen Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of (verder) verwerkt. Bewaartermijnen gegevens van de jeugdige Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de verantwoordelijke casusregisseur vast hoelang de in de registratie(s) opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is in beginsel bij wet vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer dan redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Bewaartermijnen gegevens van jeugdhulpverleners van LOT en KTJ Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de verantwoordelijke vast hoelang de in de registratie(s) opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is in beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de medewerker uit dienst is getreden. Verantwoordelijkheid van de bewerker De verantwoordelijke verplicht de bewerker dit reglement na te leven. De verplichtingen van de bewerker worden door de verantwoordelijke schriftelijk vastgelegd. De bewerker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten. Hij treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van de gegevens. Klachten Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke voor de registratie bij de hoofdaannemer dan wel de Kempengemeenten. Klachtenafhandeling Indien dit voor de betrokkene niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, heeft de betrokkene de volgende mogelijkheden. De klant kan een officiële klacht indienen. De manier waarop de Kempengemeenten omgaan met klachten staat beschreven in het klachtenreglement. Een exemplaar van dit reglement is kosteloos verkrijgbaar. Als het een medewerker betreft van de hoofdaannemer dan geldt het klachtenreglement van de hoofdaannemer. BIJLAGE: Privacy Informatie Folder 14