Mendistrict Oost secretariaat@knhsmendistrictoost.nl Verslag van de Algemene Ledenvergadering Mendistrict Oost op 19 november 2012 ten kantore van de KNHS te Ermelo Aanwezigen: Bestuursleden Wim Veldboom (voorzitter), Cor Hak (penningmeester), Mark Jan Vink (secretariaat) en Itz Grijpstra (bestuurslid algemeen) Commissieleden Paul Sueters, Vincent Boland en Hanneke Adam (notulen) Volgens presentielijst: 66 personen van 33 verenigingen 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. In het bijzonder heet hij de heren Sjef van Roovert (accountmanager KNHS), Max van Bentum (voorzitter Menplatform), Wim de Groot (Mendistrict West) en Hans Zumbrink (Mendistrict West) welkom. De heer Van Roovert zal later tijdens deze vergadering enkele zaken vanuit de KNHS toelichten en de overige heren zijn aanwezig als toehoorder. De voorzitter presenteert de aanwezigen de nieuwe commissieleden Paul Sueters, Vincent Boland en Hanneke Adam. De voorzitter geeft aan dat het bestuur een drukke zomer gehad heeft en dat er nu veel zaken ter bespreking voor liggen. 2. Notulen Algemene Ledenvergadering Mendistrict Oost van 17 april 2012 Tekstueel: De notulen worden ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld. Naar aanleiding van: Er zijn geen op- of aanmerkingen. 3. Ingekomen stukken Er is de vraag binnen gekomen van Guusta van Ommeren waarom er wel een wedstrijdkalender bijgehouden wordt voor de Samengestelde Menwedstrijden en niet voor de Dressuur-/Vaardigheidswedstrijden. Mark Jan reageert hierop met de mededeling dat er een mail uit zal gaan naar alle verenigingen met de vraag hem mee te delen wanneer er Dressuur-/Vaardigheidswedstrijden gehouden gaan worden in het seizoen 1 april 2013 tot 1 oktober 2013 (het outdoorseizoen), zodat er een kalender gemaakt kan worden. Er is een vraag binnen gekomen van Jeroen Houterman of het mogelijk zou kunnen zijn dat klasse 3 menners ook mogen starten op klasse 4 wedstrijden. Bedoeling is klasse 3 rijders kennis te laten maken met de klasse 4. En het zou een verrijking kunnen zijn van de klasse 4 wedstrijden. Voor- en nadelen worden besproken, zoals: - de beste rijders van de klasse 3 zullen naar de klasse 4 wedstrijden gaan en minder rijden op de 1/2/3 wedstrijden, die dan dus minder deelnemers zullen krijgen; - de klasse 3 rijders zullen minder snel naar de klasse 4 overstappen omdat ze toch al kunnen rijden op de klasse 4 wedstrijden; - de klasse 3 rijders die over willen stappen naar klasse 4 zullen dat toch wel doen. - er zijn niet veel klasse 4 wedstrijden door het seizoen heen. Het laten starten van klasse 3 rijders op deze wedstrijden kan de organisaties helpen. De voorzitter vat de discussies samen met het voorstel voor een pilot voor een aantal jaren, gevolgd door een evaluatie. 4. Begroting De verenigingen hebben een uitnodiging ontvangen voor deze vergadering via de mail. De begroting was hierbij gevoegd. Bovendien is de begroting gepubliceerd op de website van het Mendistrict. Cor merkt op dat er sprake is van een teruglopend aantal leden. Het Mendistrict krijgt van de KNHS een vergoeding per lid. Na een korte toelichting wordt de begroting door de aanwezigen goedgekeurd.
5. Bestuurszaken Wim Veldboom Bestuur Mendistrict Oost: Het Bestuur stelt de Algemene Ledenvergadering voor de huidige 3 Commissieleden voor te dragen als kandidaat voor een bestuursfunctie en de verkiezing plaats te laten vinden tijdens de Algemene Ledenvergadering in het voorjaar van 2013. Het totaal aantal Bestuursleden komt daarmee dan op 7. De aanwezigen stemmen hiermee in. Menplatform: Wim legt uit wat de samenstelling van het Menplatform is. Het Menplatform neemt geen beslissingen maar geeft adviezen aan de KNHS. Enkele voorbeelden zijn: - de toestemming voor het vastzetten van het leidsel door middel van een touwtje aan de wagen zodat de groom, indien de menner van de wagen valt, de leidsels kan nemen. - de toestemming voor het gebruik van camera s (op helmen of vanaf de zijlijn) tijdens wedstrijden om te gebruiken tijdens verweer. - het vaststellen van de wedstrijdagenda van Samengestelde Menwedstrijden. Brainstormbijeenkomst: Op 8 oktober 2012 is er een Brainstormbijeenkomst geweest. Tijdens deze bijeenkomst hebben leden van het Bestuur van het Mendistrict Oost van gedachten gewisseld met enkele aanwezige leden. De notulen van deze bijeenkomst zullen ter inzage op de site geplaatst worden zodra de aanwezigen de notulen goedgekeurd hebben. Enquête: Wim heeft contact gehad met een studieleider van de HAS in Dronten. Daarbij heeft de HAS de opdracht aangenomen een enquête te ontwikkelen voor het Mendistrict. De opdracht is nu in handen van 2 studentes, die aanwezig zijn tijdens deze vergadering. Zij worden voorgesteld aan de aanwezigen en zij geven een korte uitleg van de wijze waarop zij te werk gaan en zullen gaan. Tijdens de Algemene Ledenvergadering in het voorjaar van 2013 zullen zij de resultaten van de enquête presenteren. Hanneke Adam Website: Na de vorige Algemene Ledenvergadering is er een nieuwe website gemaakt en online gezet. Het belangrijkste doel van de website is een duidelijke communicatie naar de leden toe. De aanwezigen spreken hun waardering uit voor de website. Hanneke geeft wel aan dat de informatie die op de site geplaatst wordt niet alleen van de zijde van het Bestuur komt. Ook de leden wordt gevraagd informatie te leveren, of het nu gaat om teksten, foto s, filmpjes of ander materiaal, alles wordt gewaardeerd. Nieuw Logo Mendistrict Oost: de wedstrijd, uitgeschreven via de website van het Mendistrict, heeft geleid tot een nieuw logo (zie kop van dit verslag). Er zijn 11 inzendingen binnen gekomen en er is heel erg creatief gezocht naar een nieuw logo. Omdat het doel van het logo zeer breed is (voor de website, voor briefpapier, memo s, agenda s en verslagen, maar ook voor gebruik op de prijzen, bekers, linten etc.) is toch gekozen voor een eenvoudig logo. Er spreekt verbondenheid met de KNHS uit, maar er is ook zeer duidelijk zichtbaar dat het om het mennen gaat. Na de presentatie van het nieuwe logo vindt de prijsuitreiking plaats. De winnaar is André Ebbers en hij heeft tijdens de vergadering zijn prijs, zijnde een jas met het nieuwe logo gedrukt op de rugzijde voor hem en zijn groom, in ontvangst genomen. Itz Grijpstra Wedstrijd 23 februari 2013 / Kür op Muziek: Op 23 februari 2013 vindt er in Ermelo een dressuurwedstrijd plaats voor de klassen M, Z en ZZ voor pony s en paarden. Aansluitend wordt er een try-out gehouden voor een Kür op Muziek voor pony s en paarden in de klassen M, Z en ZZ. Dit laatste op veler verzoek. De wedstrijd wordt georganiseerd door het Mendistrict Oost in samenwerking met de Menvereniging Noord Veluwe en zal plaatsvinden in de Willem Alexanderhal (25 x 60) van het KNHScentrum in Ermelo. De volledige informatie zal op de website van het Mendistrict komen. De wedstrijd is toegankelijk voor alle menners in deze klassen, dus niet alleen van Mendistrict Oost. Train de trainer: Er wordt een clinic georganiseerd voor de instructeurs en juryleden (?) in het Mendistrict Oost. Er wordt in het voorjaar een dag georganiseerd waarop eerst een inleiding gegeven wordt door een dierenarts uit Drente, daarnaast wordt er les gegeven door Johan Hamminga aan enkele aanspanningen. De betreffende dierenarts begeleidt menners door hun paarden inwendig en uitwendig te bekijken en hen adviezen te geven. Vervolgens komt er een dag waarop de marathon getraind wordt in de praktijk met diezelfde menners en hun paarden onder begeleiding. Er is mogelijkheid voor publiek deze trainingen te volgen. Nadere informatie volgt zo spoedig mogelijk. Mark Jan Vink Jumping Amsterdam: Op zondag 20 januari 2013 is de menavond van Jumping Amsterdam. Mark Jan legt uit hoe de avond zal gaan verlopen en verwijst daarbij naar de informatie hierover op de website van het Mendistrict Oost en naar de site van Jumping Amsterdam. De rijders voor deze menavond (hun namen staan op de website) zijn geselecteerd tijdens de Indoor Marathon te Nijkerk. Het is de bedoeling om vanuit het Mendistrict Oost met een grote groep supporters naar deze avond toe te gaan. Daarom wordt er door het Mendistrict de mogelijkheid geboden kaarten te bestellen voor een bedrag van 12,50, waarbij er voor iedere bestelde kaart ook een T-shirt door het Mendistrict verstrekt wordt. Alle supporters worden verzocht die avond het rode T-shirt te dragen als teken dat je bij het Mendistrict hoort en om de rijders vanuit het District te steunen. Kaarten (met daarbij de T-shirts) zijn te bestellen via het emailadres van het mendistrict secretariaat@knhsmendistrictoost.nl. Data Districtskampioenschappen: Mark Jan presenteert de data voor de Districtskampioenschappen 2012 en 2013. Het Districtskampioenschap Indoormarathon vindt op 7 en 8 december 2012 plaats in Kootwijkerbroek. Het Districtskampioenschap Dressuur/Vaardigheid 2012/2013 vindt plaats op 16 maart 2013 te Nijkerk voor de pony s en op 23 maart 2013 te Kootwijkerbroek voor de paarden. Het Districtskampioenschap Samengestelde Menwedstrijd 2013 vindt plaats op 25 en 26 mei 2013 in Haaksbergen. Het Districtskampioenschap Dressuur/Vaardigheid outdoor vindt plaats op 24 augustus 2013 in Geesteren (dit onder voorbehoud omdat ten tijde van deze ALV-vergadering het terrein nog nader bekeken moet worden).
Vermeld wordt nog dat op 6 en 7 september 2013 het Nederlands Kampioenschap Samengesteld Mennen plaatsvindt en op 21 september 2013 de Hippiade te Ermelo. Huldiging Districtskampioenen: Mark Jan roept alle Districtskampioenen van de kampioenschappen te Nijkerkerveen en Oldenzaal op naar voren te komen en hun presentje in ontvangst te nemen. Het presentje bestaat uit een poloshirt met op de rugzijde het nieuwe logo van het Mendistrict Oost gedrukt. De poloshirts worden met enthousiasme ontvangen. Paul Sueters Materiaalwagen: Paul geeft aan dat de materiaalwagen het afgelopen jaar 5 keer gehuurd is door een vereniging. Paul vraagt de aanwezigen of de inhoud volstaat of dat er prijs gesteld wordt op een aanvulling van de inhoud. Ook het komende jaar kan de materiaalwagen weer gehuurd worden. Paard en route: Paul geeft een korte uitleg over Paard en Route. Informatie hierover is te vinden op www.paardenroute.nl. Het gaat hierbij om een systeem waarbij het de recreatiemenner mogelijk wordt gemaakt op een eenvoudige wijze routes te kunnen volgen door bepaalde gebieden in het land die hierop aangesloten zijn. Het systeem is nu twee jaar werkzaam en functioneert goed. Bedoeling is het systeem verder over het land uit te spreiden. Momenteel zijn er routes uitgezet in een deel van de Veluwe. Er zijn contacten gelegd met de KNHS over het gebruik van dit systeem. Verder zijn er contacten met andere overheden, zoals Landschapsbeheer en Staatsbosbeheer. Deze route is tot op heden vooral voor recreanten. Vanuit het publiek wordt aangegeven dat er rond Winterswijk ook een route is met bijvoorbeeld een dressuurbaan en hindernissen. Daar is bij dit systeem nog geen sprake van. Vincent Boland Mendurance: Vincent meldt dat met ingang van 1 januari 2013 de Mendurance niet meer gekoppeld is aan de Endurance. Dat betekent dat de Mendurance onder de Mendistricten komt te vallen. Nadere informatie over de Mendurance komt zo spoedig mogelijk op de website van het Mendistrict Oost. Koffiepauze Tijdens de koffiepauze kunnen de aanwezigen een vraag, die zij willen stellen tijdens de Rondvraag, opschrijven en inleveren bij het Bestuur. Briefjes om de vragen op te schrijven liggen gereed in de zaal. 6. Highlights vanuit KNHS (gepresenteerd door Sjef van Roovert) In de presentatie van de Sjef van Roovert geeft hij informatie over de stand van zaken rond de organisatorische herstructurering. Hiervoor wordt het rapport van de werkgroep Voorbereiding Implementatie nieuwe Organisatiestructuur (VINO) afgewacht. Met een drietal regio wordt een pilot voorbereid voor het maken van een regiobeleidsplan. Ook met de mendistricten zal hierover een afspraak gemaakt worden. Ook het jeugdbeleid zal deel uit maken van dat nieuwe regio/districtsbeleidsplan. Verder geeft hij wat inzicht in aantallen leden, startpassen e.d. Ook geeft hij aan dat ook de mendurance bij de mensport zal worden ondergebracht. Hierna vraagt hij aandacht voor de deelname aan niet aangemelde wedstrijden. Hij wijst op een onlangs door de FEI genomen besluit dat menners/leden van de KNHS die aan niet aangemelde wedstrijden zowel nationaal als internationaal als zij betrapt worden door de FEI voor een half jaar geschorst worden voor deelname aan alle wedstrijden. Ook officials mogen aan niet aangemelde wedstrijden geen medewerking verlenen. Sjef van Roovert geeft aan dat ook bij niet aangemelde wedstrijden vaak gebruikt gemaakt wordt van faciliteiten, proeven, en know how ontwikkeld door de KNHS waarvoor de aangesloten leden samen de kosten dragen. Hij meent dan ook dat het niet billijk is dat diegenen die daarvoor niet wensen te betalen toch gebruik maken van onze diensten en faciliteiten. Ook vanuit de KNHS wordt er al lang op aangedrongen dat leden zich niet inlaten met niet aangemelde wedstrijden. Reglementair is dit ook al jaren verboden. Op de vraag hoe de KNHS met overtreders van de regels zal omgaan geeft hij aan dat hierover de tuchtcommissie van de KNHS een uitspraak zal doen. Hierna geeft Sjef van Roovert nog een update over de stand van zaken bij de verschillende afdelingen van de werkorganisatie zoals ICT, opleidingen en recreatie. Tot slot informeert hij de vergadering over de campagne Veilig Sportklimaat wat samen met NOC*NSF en andere sportbonden. Vaak is het zo dat problemen voortkomen uit irritaties. De eerste stap hierbij is vanuit de sport te inventariseren waaraan sporters en hun omgeving zich het meeste irriteren bij het uitoefenen of begeleiden van hun sport. Vanuit een top tien van irritaties zullen vervolgens projecten worden opgezet om juist die irritaties te gaan voorkomen. Hij vraagt de aanwezigen hier ook aan mee te werken door nu in deze vergadering hun top drie aan irritaties op papier te zetten en mee te geven zodat de werkgroep daar mee verder kan. Hierover zullen op een later tijdstip nadere mededelingen worden gedaan. De voorzitter dankt de heer van Roovert voor zijn informatie. 7. Rondvraag Vraag 1: Kampioenschappen Dressuur/Vaardigheid zouden per ring met 1 jury kunnen werken in verband met besparing kosten en rekenwerk. Antwoord 1: Vastgehouden wordt aan 2 jury s per ring.
Vraag 2: Probeer vast te houden aan losrijdruimte per 2 ringen. Antwoord 2: Het Bestuur neemt dit mee. Vraag 3: In de praktijk blijkt dat stagiaires bij een wedstrijd een km-vergoeding (175 km) indienen. Mag dit? En zou het dan niet handiger zijn stagiaires te sturen die uit de eigen omgeving komen. Antwoord 3: Hans Gribnau vragen. Vraag 4: Mag er bitloos gereden worden op menwedstrijden? Antwoord 4: Volgens de reglementen mag er niet bitloos gereden worden. Vraag 5: Hoe en waar worden wedstrijden aangevraagd? Antwoord 5: Wedstrijden worden aangevraagd bij het Mendistrict via het emailadres wedstrijden@knhsmendistrictoost.nl Vraag 6: Er wordt aandacht en uitleg gevraagd voor de impulsrubrieken. Antwoord 6: Het Bestuur neemt dit mee. Vraag 7: Gevraagd wordt of het mogelijk is wedstrijddagen te splitsen in paarden en pony s. Antwoord 7: Het splitsen van wedstrijddagen in bijvoorbeeld s ochtends paarden en s middags pony s is alleen mogelijk als er niet veel inschrijvingen zijn. Verenigingen kunnen dit zelf bepalen. Vraag 8: Als je met twee menners uitkomt met één pony of paard mag je niet in dezelfde klasse uitkomen voor een kampioenschapsrubriek. Waarom mogen klassen dan wel samengevoegd worden? Antwoord 8: Volgens de reglementen mogen menners niet met dezelfde pony of paard uitkomen in dezelfde rubriek bij kampioenschappen. Vraag 9: De prijzen voor de kampioenen tijdens de Hippiade bestaan uit geldprijzen, dekens en eremetaal. De prijzen voor de kampioenen tijdens het Kampioenschap Samengesteld Mennen bestaan slechts uit eremetaal. Waarom dit verschil? Antwoord 9: De KNHS verzorgt zelf de prijzen voor de kampioenen tijdens de Hippiade. De prijzen op het Kampioenschap Samengesteld Mennen worden door de vereniging verzorgd. De vereniging krijgt een vergoeding van de KNHS; alleen de linten en sjerpen worden door de KNHS verstrekt. Het Bestuur neemt deze vraag mee naar het Menplatform. Vraag 10: Zou er meer Mensportnieuws opgenomen kunnen worden in Paard en Sport? Antwoord 10: Over de totale paardensporters gezien is het percentage menners niet groot. Overigens moeten de menners zelf kopij aanleveren voor plaatsing in Paard en Sport. Dat geldt tevens voor het tijdschrift Mensport. Vraag 11: Zou het geen betere afspiegeling van de prestaties zijn als voor de selectieprocedure voor het indoor Districtskampioenschap Vaardigheid gekeken wordt naar een gemiddelde score van alle gereden wedstrijden met een minimale deelname van 3 wedstrijden? Antwoord 11: Het Bestuur neemt deze vraag mee. Vraag 12: Is er inzage in het aantal Dressuur-/vaardigheidswedstrijden in 2012 dat afgelast is vanwege te geringe inschrijvingen? Antwoord 12: Het Bestuur heeft hier geen harde cijfers van. Vraag 13: De dressuurringen voor pony s tijdens Samengestelde Menwedstrijden is erg groot. De juryleden ervaren deze proeven als saai. Is het mogelijk de ringen voor pony s kleiner te maken? Antwoord 13: Het Bestuur neemt deze vraag mee en zal de vraag voorleggen aan het Menplatform. Vraag 14: Is het mogelijk een Districtskampioenschap Samengesteld Mennen te organiseren op vrijdag/zaterdag? Antwoord 14: Het komende jaar wordt het Districtskampioenschap Samengesteld Mennen gehouden in Haaksbergen op zaterdag/zondag, maar het Bestuur probeert het jaar daarop volgend een vereniging bereid te vinden een wedstrijd te organiseren op vrijdag/zaterdag. De vereniging moet deze wedstrijd dan wel op vrijdag/zaterdag willen en bewezen hebben dit ook te kunnen. Vraag 15: Waarom is het aantal afgevaardigden naar de Hippiade in de hogere klassen zo gering? Antwoord 15: Het aantal afgevaardigden vanuit een klasse naar de Hippiade wordt bepaald door de KNHS en is afhankelijk van het aantal menners dat gedurende dat jaar gestart is in die klasse. Het Bestuur zal deze vraag meenemen naar het Menplatform. Wel zou vastgehouden moeten worden aan een minimale score van 60%. Vraag 16: Tijdens Kampioenschappen worden klassen soms samengevoegd en in handicap gereden. Zo komen sommige klassen nooit in aanmerking voor een eigen kampioenschap. Is dit niet aan te passen? Antwoord 16: Inderdaad worden bepaalde klassen, vooral bij de tweespan rubrieken, vaak samen gevoegd. Dat komt omdat er niet veel deelnemers zijn in deze rubrieken. Het staat echter in de reglementen van de KNHS. Vraag 17: Als rubrieken samengevoegd worden bij minder dan 8 deelnemers biedt dit weinig mogelijkheden voor de deelnemers in de klasse ZZ. Antwoord 17: Het KNHS scherpt de reglementen aan voor de Kampioenschappen en bepaalt het aantal deelnemers per rubriek. Vraag 18: Op welke wijze wordt er afgestemd dat er niet meer wedstrijden op dezelfde dag plaatsvinden? Antwoord 18: Wedstrijdorganisaties vragen de datum voor hun wedstrijd aan bij het Mendistrict. Het Mendistrict keurt de datum goed indien er op die dag geen andere wedstrijd in de buurt is. Na akkoord van het Mendistrict kan de wedstrijdorganisatie het vraagprogramma indienen bij de KNHS.
Vraag 19: Er zijn veel vragen over de impulsrubrieken, zoals: - is hobbyklasse hetzelfde als impulsrubrieken? - moeten hobbyklassers of rijders in de impulsrubrieken lid zijn van de KNHS? - hoe vaak mag iemand in de hobbyklasse of in de impulsrubriek starten alvorens een startpas aan te moeten vragen? Antwoord 19: - hobbyklasse is hetzelfde als impulsrubriek - menners in de hobbyklasse of impulsrubriek moeten wel lid zijn van de KNHS - er mag door hen onbeperkt gestart worden. Vraag 20: Hoe lang tolereert het Mendistrict Oost nog niet aangemelde wedstrijden? Antwoord 20: Dit is geen kwestie van het Mendistrict. KNHS-leden en officials mogen niet deelnemen aan niet aangemelde wedstrijden op straffe van een schorsing voor bepaalde tijd. 8. Sluiting De voorzitter geeft aan dat het Bestuur erg blij is met de input aan deze vergadering vanuit de aanwezigen. Hij sluit hiermee de vergadering en wenst iedereen een goede thuisreis. Na de vergadering is er nog gelegenheid tot het nuttigen van een drankje en een hapje en om nog wat na te praten.