PRIVACYVERKLARING WEBSITE GEMEENTEBESTUUR EN OCMW HERZELE 1. Algemeen Gemeentebestuur en OCMW Herzele hechten veel belang aan jouw privacy. Daarom leggen wij in deze privacyverklaring uit welke persoonsgegevens we van jou verzamelen en verwerken en voor welke doeleinden wij dit doen. Het is daarom aangeraden deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen, zodat je goed weet waarvoor Gemeentebestuur en OCMW Herzele jouw persoonsgegevens gebruikt. In deze privacyverklaring kan je ook informatie terugvinden over je rechten met betrekking tot persoonsgegevens die wij van jou verwerken en hoe je deze rechten kan uitoefenen. (Zie punt 8) Bij het verwerken van persoonsgegevens zullen Gemeentebestuur en OCMW Herzele steeds de privacywetgeving respecteren. (Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG of GDPR) 2. Wat zijn persoonsgegevens en de verwerking ervan? Persoonsgegevens zijn alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. De natuurlijke persoon (ook wel de betrokkene ) is iedereen die direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn een naam, een foto, een telefoonnummer, een bankrekeningnummer, een e-mailadres,... Een verwerking van persoonsgegevens is dan elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of verzamelingen van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen of gebruiken van persoonsgegevens. 3. Verwerking van persoonsgegevens door Gemeentebestuur en OCMW Herzele 1/6
De persoonsgegevens die je aan gemeentebestuur en OCMW Herzele verstrekt worden door het gemeentebestuur en OCMW verwerkt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij onder meer verwerken: Naam Voornaam Geslacht Geboortedatum Geboorteplaats Adresgegevens Telefoon- of gsm-nummer E-mailadres Rijksregisternummer Naast deze gewone persoonsgegevens bestaat de mogelijkheid ook dat gemeentebestuur en OCMW Herzele gevoelige persoonsgegevens over jou verwerkt, indien je gebruik maakt van bepaalde van onze diensten en/of omdat je deze gevoelige persoonsgegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder een overzicht van de gevoelige persoonsgegevens die wij mogelijks verwerken: Godsdienst Ras of etnische afkomst Politieke voorkeur Medische gegevens Lidmaatschap van een vakbond Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten 4. Verwerkingsdoeleinden Gemeentebestuur en OCMW Herzele verzamelen en gebruiken jouw gegevens enkel indien daarvoor een duidelijk en gerechtvaardigd doel is vastgelegd. De hierboven genoemde persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor onder meer de volgende doelen: - Gemeentebestuur en OCMW Herzele verwerken persoonsgegevens in het kader van haar gemeentebestuurlijke taken, voor de goede vervulling van de taak van het lokaal bestuur. - Gemeentebestuur en OCMW Herzele zijn op basis van verschillende wettelijke bepalingen verplicht om een aantal persoonsgegevens over jou te verwerken. - Gemeentebestuur en OCMW Herzele verwerken persoonsgegevens om een nieuwsbrief te kunnen verzenden, indien je hiervoor hebt toegestemd. 2/6
- Gemeentebestuur en OCMW Herzele verwerken persoonsgegevens voor andere doeleinden, wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven of voor de uitvoering van een overeenkomst met jou. - In noodgevallen kan Gemeentebestuur en OCMW Herzele jouw persoonsgegevens verwerken om een ernstige bedreiging voor jouw gezondheid te bestrijden. Indien je bijvoorbeeld een vergunning aanvraagt, dan zullen gemeentebestuur en OCMW Herzele de noodzakelijke persoonsgegevens verzamelen en bewaren om deze aanvraag te verwerken. Deze gegevens zullen slechts worden gebruikt in het kader van de gemeentebestuurlijke dienstverlening en zullen niet verder worden verstrekt aan derden tenzij dit noodzakelijk is voor de dienstverlening. Wij vragen ook enkel de strikt noodzakelijke gegevens op. Als klant van gemeentebestuur en OCMW Herzele mag je steeds verwachten dat alle medewerkers zorgvuldig omgaan met jouw gegevens. 5. Bewaartermijn Gemeentebestuur en OCMW Herzele zullen de bovengenoemde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is, of wettelijk geregeld is, om de vooropgestelde doeleinden te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Persoonsgegevens kunnen echter wel voor een langere periode worden bewaard voor archiveringsdoeleinden, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden. 6. Delen met derden Gemeentebestuur en OCMW Herzele zullen jouw persoonsgegevens nooit aan derden verstrekken, tenzij daar een wettelijke basis voor is. Indien wij voor het uitvoeren van bepaalde taken toch beroep moeten doen op externe onderaannemers (bv. een softwarefirma of adviesbureau) mogen zij uw persoonsgegevens alleen verwerken binnen de afgesproken opdracht. Via de wetgeving over openbaarheid van bestuur kunnen derden een verzoek om informatie bij ons indienen. Daarbij worden jouw gegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval gaat hier altijd een toetsing aan de privacywetgeving aan vooraf. 7. Beveiliging Gemeentebestuur en OCMW Herzele nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met betrekking tot persoonsgegevens tegen te gaan. 3/6
8. Rechten Indien gemeentebestuur en OCMW Herzele persoonsgegevens over jou verwerken, heb je de volgende rechten: Recht op inzage: Je hebt het recht om het gemeentebestuur en OCMW te vragen welke persoonsgegevens zij van jou verwerken. Je hebt recht op inzage en op een afschrift van de gegevens die wij over jou verwerken, waarvoor wij deze gegevens precies gebruiken, met wie wij deze eventueel delen en alle informatie over de oorsprong van deze gegevens. Dit afschrift is gratis. Recht op rectificatie: Je hebt recht om ons te vragen om onjuiste persoonsgegevens te corrigeren en/of onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, bijvoorbeeld door een aanvullende verklaring te verstrekken. Recht op gegevenswissing: Je hebt recht om te vragen om verwijdering van jouw persoonsgegevens wanneer een van de volgende situaties van toepassing zijn: a. De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld. b. Je trekt jouw toestemming in en er is geen andere rechtsgrond voor het verwerken van jouw persoonsgegevens. c. Je maakt bezwaar tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens en er is geen doorslaggevende rechtsgrond. d. Persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt. e. Persoonsgegevens moeten gewist worden om conform te zijn met andere juridische verplichtingen in de Europese Unie of nationale wetgeving waaraan Gemeentebestuur en OCMW Herzele onderworpen zijn. f. Persoonsgegevens zijn verzameld met betrekking tot diensten van de informatiemaatschappij en hebben betrekking op een kind. Recht van bezwaar: Wanneer de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op openbaar belang, heb je het recht om bezwaar te maken tegen dergelijke verwerking. Recht op beperking van de verwerking: Je hebt het recht om in volgende omstandigheden beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te verkrijgen: Je betwist de juistheid van de persoonsgegevens; De verwerking is onwettig en je verzet je tegen de verwijdering van de persoonsgegevens, maar verzoekt in plaats daarvan de beperking van hun gebruik; 4/6
Gemeentebestuur en OCMW Herzele heeft de persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden van de verwerking, desondanks zijn ze nodig voor jou voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims; Je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking in afwachting van verificatie of de legitieme gronden van gemeentebestuur en OCMW Herzele voorrang hebben op die van jou als natuurlijke persoon. Recht op overdraagbaarheid: Je hebt in sommige gevallen het recht om de door jou verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en digitaal leesbare vorm te verkrijgen en over te dragen. Als je een van deze rechten wil laten gelden, dan moet je dit schriftelijk en gedagtekend doen. Gebruik hiervoor bij voorkeur een e-mailbericht via privacy@herzele.be. Het kan ook per post of op een papier dat je afgeeft aan de balie. Wij hebben de volgende gegevens nodig: Je naam; Een recto verso scan of kopie van je elektronische identiteitskaart; Welk recht je wil laten gelden; Een voldoende precies verzoek (over welke gegevens gaat je verzoek?); In voorkomend geval, op welke manier je de gegevens wil ontvangen: per post, op papier af te halen aan de balie, of elektronisch. Om ervoor te zorgen dat de gegevens jou veilig bereiken, vragen we je dat je ze persoonlijk komt afhalen aan de balie en je hierbij je elektronische identiteitskaart voorlegt. Enkel wanneer je kiest voor verzending per post, is dit niet nodig. Wij zullen steeds alle redelijke inspanningen leveren om je verzoek tijdig in te willigen, op voorwaarde dat het verzoek voldoet aan de toepasselijke wetten en voorschriften. Wanneer je verzoek echter onredelijk of herhaaldelijk zou zijn, heeft de gemeentebestuur en OCMW het recht om een vergoeding aan te rekenen alvorens de afhandeling van het verzoek voort te zetten. Indien we niet aan je verzoek kunnen voldoen, dan zullen we dit motiveren. 9. Nieuwsbrieven Verschillende van onze diensten verzenden nieuwsbrieven. Deze zal u ontvangen indien u zich hiervoor hebt ingeschreven, of indien u gekend bent als klant bij één van deze diensten. Indien u een nieuwsbrief niet langer wenst te ontvangen kan u zich steeds uitschrijven via de link onderaan de nieuwsbrief. 10. Beeldmateriaal 5/6
Bij de activiteiten die door ons worden ingericht, kunnen er niet-gerichte foto s en sfeerbeelden worden gemaakt. Hiervoor kunnen wij niet altijd je toestemming vragen. Stel dat je herkenbaar bent op een dergelijke foto of video, dan mag je ons vragen om deze te verwijderen. Wij zullen hiervoor het nodige doen. Bij het maken en publiceren van gericht beeldmateriaal zullen wij van tevoren om je toestemming vragen. 11. Cookies Gemeentebestuur en OCMW Herzele verwerken via de website alleen persoonsgegevens die automatisch worden verzameld bij gebruik van de website, zoals IP-adres, type browser en besturingssysteem, het aantal keren dat je bezoek bracht aan de website en de pagina s die je bezocht. Deze persoonsgegevens zijn verkregen met behulp van cookies. Voor meer informatie omtrent cookies verwijzen wij naar onze cookiepolicy. 12. Contact Indien je vragen of opmerkingen hebt over deze privacyverklaring, of indien je van mening zou zijn dat gemeentebestuur en OCMW Herzele onvoldoende voldoen aan de geldende privacywetgeving, kan je ons en onze Functionaris Gegevensbescherming steeds contacteren via e-mail op privacy@herzele.be of via de post: Gemeente Herzele Markt 20 9550 Herzele Daarnaast heb je steeds het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit via e-mail op contact@apd-gba.be of via de post: Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel 13. Wijzigingen aan deze privacyverklaring Gemeentebestuur en OCMW Herzele kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie zal steeds te vinden zijn op https://www.herzele.be/privacy. 6/6