Chodsky Pes Club Nederland Inleiding Chodsky Pes Club Nederland hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacy statement willen wij u een heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Chodsky Pes Club Nederland houdt zich hierbij in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als bestuur van de Chodsky Pes Club Nederland zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen het privacy statement vragen hebt, kan deze vragen stellen via het volgende e-mailadres: info@cpcn.nl Artikel 1 Definities Definities De begrippen die met een hoofdletter beginnen hebben de betekenis als vermeld in bijlage A. Artikel 2 Toepassing Toepassing 2.1 Dit beleid is van toepassing op alle Verwerking van Persoonsgegevens van Betrokkenen. 2.2 Chodsky Pes Club Nederland kan dit beleid verder uitwerken en aanvullen. Uitwerkingen, wijzigingen en/of aanvullingen worden bekend gemaakt via de website van Chodsky Pes Club Nederland. Artikel 3 Rechtvaardigingsgronden voor Verwerking Recht- 3.1 Chodsky Pes Club Nederland Verwerkt alleen Persoonsgegevens als er sprake vaardigings- is van één van de onderstaande Rechtvaardigingsgronden uit artikel 6 lid 1 gronden AVG. De Rechtvaardigingsgrond zijn: a. Toestemming van de Betrokkene. Doel 3.2 Chodsky Pes Club Nederland gebruikt Persoonsgegevens in principe alleen voor het doel waarvoor de persoonsgegevens verkregen zijn. Dit doel moet duidelijk omschreven zijn. Chodsky Pes Club Nederland verwerkt Persoonsgegevens van haar leden om het lidmaatschap tussen het lid en de vereniging mogelijk te maken. Daarnaast zal Chodsky Pes Club Nederland gebruik maken van foto- en beeldmateriaal voor reclamedoeleinden. Het foto- en beeldmateriaal zal tijdens activiteiten en evenementen gemaakt worden. 1
Noodzakelijk a. Toestemming 3.3 b. Ter uitvoering 3.4 uitvoering de overeenkomst Artikel 4 Informatieverstrekking De Verwerking van Persoonsgegevens voor bovengenoemde Rechtvaardigingsgronden vinden alleen plaats indien dit noodzakelijk is. Onder noodzakelijk wordt verstaan dat: 1. er geen minder ingrijpende manier is om het doel waarvoor de Persoonsgegevens Verwerkt te bereiken; en 2. er alleen Persoonsgegevens worden Verwerkt die nodig zijn. Persoonsgegevens mogen worden Verwerkt als de Betrokkene uitdrukkelijke schriftelijke toestemming heeft gegeven voor de Verwerking. Persoonsgegevens mogen worden Verwerkt als de Verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Informatieverstrekking Chodsky Pes Club Nederland informeert de Betrokkene door middel van een privacy statement of andere communicatievormen over: a. de identiteit van Chodsky Pes Club Nederland; b. het doel/de doelen van de Verwerking van Persoonsgegevens; c. de aard van de Persoonsgegevens; d. de Bewaartermijnen; e. de identiteit van eventuele Derde(n) die Persoonsgegevens ontvangen; f. het recht van Betrokkene op inzage, aanpassing en verwijdering van Persoonsgegevens en toe wie een verzoek daartoe kan worden gericht, en g. het recht op verzet bij een van de bestuursleden en in het bijzonder de secretaris Artikel 5 Gebruik voor 5.1 verdere doeleinden Verwerking ten behoeve van verdere doeleinden Chodsky Pes Club Nederland mag Persoonsgegevens in beginsel alleen Verwerken voor de doeleinden waarvoor ze in eerste instantie zijn verkregen. Persoonsgegevens mogen alleen verder worden Verwerkt voor andere doeleinden dan de oorspronkelijke doeleinden als er voldoende verwantschap bestaat tussen deze doeleinden en de oorspronkelijke doeleinden. Afhankelijk van de gevoeligheid van de Persoonsgegevens en de mogelijke negatieve gevolgen voor de Betrokkene zijn passende maatregelen vereist, zoals: a. Toegangsbeperkingen tot de Persoonsgegevens. b. Aanvullende geheimhoudingsverplichtingen. c. Aanvullende beveiligingsmaatregelen. d. Het informeren van de Betrokkene over de Verwerking van zijn Persoonsgegevens voor andere doeleinden. e. Het recht op verzet voor de Betrokkenen tegen de Verwerking voor andere doeleinden. f. Het verkrijgen van voorafgaande toestemming van de Betrokkene. 2
Artikel 6 Bijzondere persoonsgegevens Bijzondere 6.1 Bijzondere Gegevens worden alleen Verwerkt voor zover dit noodzakelijk is persoons- voor de toepasselijke doeleinden. gegevens In aanvulling daarop geldt dat de volgende categorieën Bijzondere Gegevens uitsluitend worden verzameld of anderszins Verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de hierna volgende doeleinden: a. Etnische Persoonsgegevens of Persoonsgegevens betreffende ras (waaronder foto s en bewegende beelden van een Betrokkene): Chodsky Pes Club Nederland zal voor commerciële doeleinden fotoen beeldmateriaal kunnen maken van haar leden. Algemene 6.2 Naast de specifieke doeleinden opgenomen in Artikel 6 lid 1, mogen alle recht- categorieën Bijzondere Gegevens worden Verwerkt: vaardiging (i) voor zover de Betrokkene zijn/haar uitdrukkelijke voor toestemming heeft gegeven. Bijzondere (ii) Artikel 3. Gegevens (iii) voor zover dit noodzakelijk is om uitvoering te geven aan of wordt toegestaan door Nederlandse wetgeving. (iv) voor zover dit noodzakelijk is voor het vaststellen, het uitoefenen of het verdedigen van een recht in rechte. (v) voor zover sprake is van een zwaarwegend algemeen belang (Artikel 14). Artikel 7 Bewaartermijnen en kwaliteit van Persoonsgegevens Bewaar- 7.1 Chodsky Pes Club Nederland zal de gegevens van haar leden op een veilige omgeving termijnen bewaren. Bij uitschrijving van een lid zal zij de gegevens maximaal 5 jaar bewaren, tenzij het lid een ander termijn aangeeft of het bestuur Chodsky Pes Club Nederland verzoekt om diens gegevens te verwijderen. De gegevens op de website, Facebookpagina of Facebookgroep worden onverwijld verwijderd wanneer de Betrokkene daarom verzoekt. Chodsky Pes Club Nederland bewaart Persoonsgegevens uitsluitend: Verwijdering 7.2 van Persoonsgegevens na de bewaartermijn voor zover dat noodzakelijk is gelet op de betreffende doeleinden; voor zover dat raadzaam is in het licht van een toepasselijke verjaringstermijn. De secretaris van Chodsky Pes Club Nederland controleert aan het einde van zijn/haar bestuursjaar dat de Persoonsgegevens na het einde van de Bewaartermijn niet meer worden gebruikt. Hiermee wordt bedoeld dat de persoonsgegevens a. op een zorgvuldige en beschermde wijze worden vernietigd; of b. worden geanonimiseerd zodat deze niet langer herleidbaar zijn tot de Betrokkene. 7.3 De Persoonsgegevens dienen juist, nauwkeurig en compleet te zijn en dienen up-to-date te worden gehouden voor zover dit in redelijkheid noodzakelijk is voor het desbetreffende doeleinde. 3
Artikel 8 Recht van Betrokkenen op inzage, aanpassing, verwijdering en verzet Bewaar- 8.1 Iedere Betrokkene heeft het recht om een overzicht aan te vragen van zijn termijnen Persoonsgegevens zoals Verwerkt door of namens Chodsky Pes Club Nederland. Voor zover in redelijkheid mogelijk zal dit overzicht informatie bevatten over: a. De categorieën van Persoonsgegevens waarop de Verwerking betrekking heeft. b. De Rechtvaardigingsgronden van de Verwerking van de Persoonsgegevens. c. Eventuele Derde(n) die Persoonsgegevens ontvangen. d. Indien beschikbaar, informatie over de herkomst van de Persoonsgegevens. e. De periode gedurende welke de Persoonsgegevens worden opgeslagen. f. Het recht een klacht in te dienen bij een van de bestuursleden en in het bijzonder de secretaris. Correctie/ aanvulling Verwijdering Verzet Verzoek tot inzage, aanpassing en verwijdering Wissen van persoonsgegevens Als de Persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, of in strijd met de geldende wet- en regelgeving zijn Verwerkt, heeft de Betrokkene het recht deze Persoonsgegevens te laten verbeteren, aan te vullen, af te schermen of te verwijderen. Daarnaast heeft de Betrokkene het recht zich te verzetten tegen de Verwerking van zijn Persoonsgegevens op basis van persoonlijke zwaarwegende gronden, tenzij de Verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een Rechtvaardigingsgrond als bedoeld in artikel 3.1 van dit privacy statement. Verzoeken om inzage, aanvulling, afscherming of verwijdering dienen te worden gericht aan (of intern te worden gestuurd naar) de secretaris van Chodsky Pes Club Nederland. Chodsky Pes Club Nederland dient Persoonsgegevens van de Betrokkene te wissen en verdere Verwerking door Derde(n) tegen te gaan indien: a. de Persoonsgegevens niet langer nodig zijn in verband met het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn Verwerkt. b. de Betrokkene de toestemming voor Verwerking intrekt en er geen andere Rechtvaardigingsgronden voor Verwerking is c. de toegestane Bewaartermijn is verstreken en er geen andere Rechtvaardigingsgrond voor Verwerking is (artikel 3.1) d. de Verwerking niet voldoet aan de geldende wet- en regelgeving Chodsky Pes Club Nederland informeert Derde(n) indien een Betrokkene Chodsky Pes Club Nederland verzoekt om iedere koppeling naar, of kopie of reproductie van de Persoonsgegevens te wissen. 4
Artikel 9 Beveiliging en geheimhoudingsverplichtingen Beveiliging 9.1 Chodsky Pes Club Nederland zal passende technische en organisatorische Persoons- maatregelen nemen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik en gegevens onrechtmatige of ongeautoriseerde vernietiging, verlies, wijziging, openbaarmaking, verkrijging of toegang. 9.2 Chodsky Pes Club Nederland draagt zorg voor een adequate toegangsbeveiliging van de website, Instagram en Facebookpagina, alsmede voor een afdoende bescherming van persoonsgegevens tegen verdere verwerking. 9.3 Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor bestuursleden en commissieleden van Chodsky Pes Club Nederland voor zover dit noodzakelijk is voor de betreffende doeleinden en voor zover noodzakelijk voor de functieuitoefening. 9.4 Bestuursleden en commissieleden die toegang hebben tot Persoonsgegevens voldoen aan geheimhoudingsverplichtingen. 9.5 Wanneer sprake is van een inbreuk wordt dit gemeld aan een van de bestuursleden van Chodsky Pes Club Nederland en in het bijzonder de secretaris. Deze melding omvat ten minste: a. aard van de inbreuk i betrokken categorieën ii aantallen Betrokkenen en categorieën b. omschrijving van de mogelijke gevolgen van de Inbreuk voor Chodsky Pes Club Nederland en Betrokkenen c. omschrijving van de maatregelen die Chodsky Pes Club Nederland neemt om de inbreuk aan te pakken. Artikel 10 Doorgifte aan 10.1 Derde(n) Doorgifte van Persoonsgegevens aan Derde(n) Het is aan Chodsky Pes Club Nederland toegestaan Persoonsgegevens door te geven aan Derde(n) wanneer aan bepaalde eisen is voldaan. Onder de doorgifte aan Derde(n) verstaan we ook de verstrekking van Persoonsgegevens aan Derde(n). Doorgifte 10.2 Chodsky Pes Club Nederland zal uitsluitend Persoonsgegevens aan Derde(n) doorgeven wanneer dit noodzakelijk is voor de toepasselijke doeleinden zoals genoemd in artikel 3.2. Chodsky Pes Club Nederland verstrekt je Persoonsgegevens o.a. aan de volgende Derde(n): Raad van Beheer. Rabobank ( i.v.m. incasseren van lidmaatschap ). Verzekeraar CPCN ( i.v.m. mogelijke risico s en ongevallen ). De CPCN Website (alleen foto en beeld materiaal). De CPCN Facebook groep (alleen foto en beeld materiaal). Derden die in het belang of namens de CPCN handelen. 5
Artikel 11 Transparantie Chodsky Pes Club Nederland informeert de Betrokkene over de Verwerking van zijn Persoonsgegevens. Indien het type Verwerking dat vraagt, informeert Chodsky Pes Club Nederland iedere Betrokkene apart over de details van die Verwerking. Chodsky Pes Club Nederland informeert de Betrokkene bij de inschrijving over de gegevensverwerking. Dit privacy reglement zal alleen te raadplegen zijn via de website van Chodsky Pes Club Nederland. Artikel 12 Klachten Indien de Betrokkene van mening is dat de bepalingen van de AVG zoals in dit privacy reglement zijn uitgewerkt niet door Chodsky Pes Club Nederland worden nageleefd, dient hij/zij zich te wenden tot een van de bestuursleden van Chodsky Pes Club Nederland of contact opnemen via de volgende gegevens: Telefoonnummer: 0031-(0)646175592 Email: info@cpcn.nl (algemeen) of secretaris@cpcn.nl (secretaris) 6
Bijlage A AVG Betrokkenen Bewaartermijn Bijzondere Chodsky Pes Club Nederland Algemene Verordening Gegevensbescherming, Europese Verordening van 27 april 2016. Iedere natuurlijke persoon van wie Chodsky Pes Club Nederland Persoonsgegevens Verwerkt. De termijn gedurende welke de Persoonsgegevens mogen en/of moeten worden bewaard. Bijzondere Persoonsgegevens zijn Persoonsgegevens betreffende godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van vakbond, strafrechtelijke Persoonsgegevens en Persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor in verband met dat gedrag een verbod is opgelegd. Hondenclub, Chodsky Pes Club Nederland Derde(n) Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken; Persoonsgegevens Verwerking Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ( de betrokkene ); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon; Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet 7
uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens; 8