Privacy Policy Studievereniging HYSTERIA Opgesteld door het 24 e bestuur der s.v. HYSTERIA. 24 mei 2018
Algemeen Studievereniging HYSTERIA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Studievereniging HYSTERIA houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke weten regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: - Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy; - De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel de gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; - Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; - Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; - Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; - Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Studievereniging HYSTERIA is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document. 2
Verwerking persoonsgegevens van leden Persoonsgegevens van leden worden door Studievereniging HYSTERIA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen: - Informatieverstrekking in de vorm van activiteiten, nieuwsbrief, informatie over uw lidmaatschap en andere zaken omtrent Studievereniging HYSTERIA; - Het heffen van contributie. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: - Het aanmeldingsformulier van Studievereniging HYSTERIA. Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Studievereniging HYSTERIA de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Telefoonnummer: - E-mailadres; - Geboortedatum; - Studentnummer; - Adresgegevens; - Bankgegevens; - Opleidingsroute; - Locatie opleiding; - Startjaar opleiding; Uw persoonsgegevens worden door Studievereniging HSYTERIA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: - Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de administratie voor maximaal zeven jaar. 3
Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren en partners Persoonsgegevens van sponsoren en partners worden door Studievereniging HYSTERIA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): - Administratieve doeleinden; - Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen; - Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: - De overeengekomen opdracht. Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Studievereniging HYSTERIA de volgende persoonsgegevens van u vragen: - (Zakelijk) Telefoonnummer; - (Zakelijk) E-mailadres; - Adresgegevens; - Rekeningnummer. Uw persoonsgegevens worden door Studievereniging HYSTERIA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: - Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de (financiële) administratie voor maximaal zeven jaar. 4
Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Studievereniging HYSTERIA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: - Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: - Het aanmeldingsformulier van Studievereniging HYSTERIA, waar er actieve toestemming is gegeven voor het abonnement op de nieuwsbrief. Voor de bovenstaande doelstelling kan Studievereniging HYSTERIA de volgende persoonsgegevens van u vragen: - E-mailadres. Uw persoonsgegevens worden door Studievereniging HYSTERIA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode: - Gedurende de periode dat men aangemeld is voor de nieuwsbrief van Studievereniging HYSTERIA. 5
Verwerking van persoonsgegevens bij een NU 91 studentenlidmaatschap Persoonsgegevens bij een NU 91 studentenlidmaatschap worden door Studievereniging HYSTERIA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: - Het informeren van de persoon d.m.v. een vakblad. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: - Het aanmeldingsformulier van Studievereniging HYSTERIA, waar er actieve toestemming is gegeven voor het studentenlidmaatschap van NU 91. Voor de bovenstaande doelstelling kan Studievereniging HYSTERIA de volgende persoonsgegevens van u vragen: - E-mailadres; - Startjaar studie; - Verwachte afstudeerdatum. Uw persoonsgegevens worden door Studievereniging HYSTERIA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode: - Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de administratie voor maximaal zeven jaar. 6
Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder- /lobbycontacten en/of geïnteresseerde Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door Studievereniging HYSTERIA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: - Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: - Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn. Voor bovenstaande doelstelling(en) kan Studievereniging HYSTERIA de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Telefoonnummer; - E-mailadres. Uw persoonsgegevens worden door Studievereniging HYSTERIA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: - Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde. 7
Verwerking persoonsgegevens bestuursleden Persoonsgegevens van bestuursleden worden door Studievereniging HYSTERIA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen: - Inschrijving als bestuurslid bij de Kamer van Koophandel; - Overige gegevens om s.v. HYSTERIA te besturen. De grondslag voor deze persoonsgegevens is: - Het inschrijvingsformulier van de Kamer van Koophandel. Voor de bovenstaande doelstellingen kan Studievereniging HYSTERIA de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Telefoonnummer; - E-mailadres; - Geboortedatum; - Geboorteplaats; - Geslacht; - Studentnummer; - Adresgegevens; - Geldig identiteitsbewijs; - Burgerservicenummer (BSN); - Bankgegevens. Uw persoonsgegevens worden door Studievereniging HYSTERIA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode: - Gedurende de periode dat het bestuurslid is aangesteld en/of staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en daarna alleen in de (financiële) administratie voor maximaal zeven jaar; - Gegevens van oud-bestuursleden worden mogelijk langer bewaard in een apart document, dit betreft gegevens als; voornaam, tussenvoegsel, achternaam, telefoonnummer, e- mailadres en adresgegevens. 8
Verstrekking aan derden De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: - Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma; - Het verzorgen van de financiële- en ledenadministratie; - Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen; - Het verstrekken van informatie vanuit het werkveld middels een studentenlidmaatschap van NU 91. Studievereniging HYSTERIA verstrekt informatie aan derden bij verplichtingen van identificatie bij excursies, lezingen en workshops indien dit noodzakelijk is. Voor de verstrekking van uw persoonsgegevens wordt er eerst toestemming gevraagd aan de hand van een actieve toestemming. Studievereniging HYSTERIA geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn we zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Studievereniging HYSTERIA maakt gebruik van een aantal programma s om optimaal te kunnen functioneren. De volgende programma s zijn momenteel in gebruik; - Dropbox - Google Drive - Microsoft Office - Antagonist Binnen de EU Studievereniging HYSTERIA verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Minderjarigen Studievereniging HYSTERIA verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan zestien jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Bewaartermijn Studievereniging HYSTERIA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Indien Studievereniging HYSTERIA gegevens langer wil bewaren, zal hiervoor toestemming gevraagd worden. 9
Cookies De website van Studievereniging HYSTERIA, www.svhysteria.nl, bevat geen cookies. Publicatie foto s Gedurende activiteiten van Studievereniging HYSTERIA zullen er foto s gemaakt worden en mogelijk gepubliceerd worden via een aantal van onze sociale media kanalen: Facebook, Instagram, Snapchat, onze website en de nieuwsbrief. Middels jouw aanwezigheid bij de activiteit, ga je akkoord met het publiceren van de desbetreffende foto s. Indien je hier bezwaar tegen hebt, kan dit kenbaar gemaak t worden via de contactgegevens onderaan de Privacy Policy. Beveiliging Studievereniging HYSTERIA heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen: - Alle personen die namens Studievereniging HYSTERIA van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan; - We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; - We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens al daar aanleiding toe is; - Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten, deze back-ups worden maximaal twee jaar bewaard in ons archief; - We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; - Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Inzage ledenadministratie De toegang tot de ledenadministratie is zo beperkt mogelijk. Studievereniging HYSTERIA heeft een functionaris aangesteld, dit betreft de secretaris. Tevens is er een controlerende functie, deze wordt uitgevoerd door de voorzitter. Er zal jaarlijks een controle zijn vanuit Saxion Hogeschool omtrent het ledenaantal. Rechten omtrent uw gegevens U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van de verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdrachten van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan de voornoemde verzoeken. Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. 10
Periodieke wijzigingen Jaarlijks zal de Privacy Policy opnieuw bekeken worden door Studievereniging HYSTERIA en indien nodig zal dit eerder plaatsvinden. Tijdens een Algemene Leden Vergadering zal de Privacy Policy aan bod komen. Incidenten Indien er sprake is van een incident zal Studievereniging HYSTERIA zo spoedig mogelijk contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Saxion Hogeschool en/of het Computer Security Information Response Team. Klachten Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Indien wij er niet samen met u uitkomen, wat wij ten zeerste betreuren, dan u heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Vragen Indien u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op via de onderstaande contactgegevens. Contactgegevens Studievereniging HYSTERIA M.H. Tromplaan 28 Postbus 70.000, 7500 KB Enschede Kruising Elderink/Haanstra, 2 e verdieping E-mail: secretaris@svhysteria.nl 11