PRIVACYVERKLARING ENSCHEDE'S BYZANTIJNS KOZAKKEN KOOR Het Enschede's Byzantijns Kozakken Koor, KvK nummer 40076318, verder te noemen EBKK, is gevestigd aan de Esstraat 89, 7533 VJ Enschede. Deze privacyverklaring is vastgesteld in de bestuursvergadering dd. 3 september 2018. Het EBKK verwerkt persoonsgegevens en neemt de bescherming van die gegevens serieus. Het EBKK wil hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geeft het EBKK antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door het EBKK. Het EBKK kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De laatste aanpassing is gedaan op 3 september 2018. De gewijzigde Privacyverklaring zal onmiddellijk van kracht zijn nadat deze voor het eerst op de EBKK website is geplaatst. Via de hyperlink Privacyverklaring onderaan de websites van het EBKK is de laatste versie altijd in te zien. Het EBKK stelt de laatste versie ook graag beschikbaar op aanvraag. 1. Wie is binnen het EBKK (eind)verantwoordelijk voor gegevensverwerking? Het bestuur van het EBKK is (eind)verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van persoonsgegevens, e.e.a. overeenkomstig het in deze privacyverklaring bepaalde en ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels. Het EBKK draagt ook zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van persoonsgegevens, tegen verlies of aantasting van persoonsgegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. 2. Van wie verwerkt het EBKK persoonsgegevens? Het EBKK verwerkt persoonsgegevens van: - leden - donateurs - kopers van cd's via internet In bijlage 1 is weergegeven welke persoonsgegevens het EBKK verwerkt. Op voornoemde categorieën personen is deze privacyverklaring van toepassing. Het EBKK verwerkt ook persoonsgegevens van: - Contactpersonen van zakelijke relaties Hiervoor kunnen naast deze privacyverklaring aanvullende regelingen van toepassing zijn die in overeenkomsten zijn geregeld. 3. Waarvoor verwerkt het EBKK persoonsgegevens? In bijlage 1 is weergegeven waarom het EBKK persoonsgegevens verwerkt. Op voornoemde categorieën personen is deze privacyverklaring van toepassing. 1
Het EBKK verwerkt geen gegevens van personen die de website bezoeken. Er wordt geen gebruik gemaakt van cookies. Rechtsgronden waarop voornoemde gegevensverwerkingen zijn gebaseerd: - Toestemming van betrokkene Historische doeleinden: het EBKK bewaart gegevens als projectrapportages, magazines, wijze van inschrijven etc. voor historische doeleinden. De gegevens die daarvoor bewaard worden, worden waar mogelijk geanonimiseerd. Als het EBKK persoonsgegevens voor andere doeleinden wil gebruiken dan hiervoor is benoemd vragen wij daarvoor toestemming. Het EBKK maakt geen gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking en neemt geen persoonsgegevens op in (digitale) bestanden. Van geautomatiseerde besluitvorming inclusief profiling zoals bedoeld in de AVG is volgens het EBKK geen sprake. 4. Toegang tot persoonsgegevens en beveiliging Toegang tot bepaalde persoonsgegevens hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden: - leden van het EBKK Binnen het EBKK kan toegang tot persoonsgegevens uitsluitend worden verkregen door middel van een toegekende toegangscode. Aan deze toegangscode zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens. Bestuursleden hebben toegang tot voor hun benodigde informatie afhankelijk van hun werkzaamheden. Hiervoor heeft het bestuur een eigen toegangscode. Het EBKK heeft een wachtwoordenbeleid. 5. Met wie deelt het EBKK gegevens van koorleden? Het EBKK verstrekt persoonsgegevens van de leden aan de aangesloten bonden K.B.Z.O.N. en E.Z.B. Buiten de uitvoering van hetgeen het EBKK met u zijn overeengekomen worden geen persoonsgegevens met derden gedeeld, tenzij: - dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift; - dit geschiedt met toestemming van de betrokkene; - instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is. Ontvangen persoonsgegevens van organisatoren van specifieke projecten worden bewaard. 6. Bewaren en vernietigen van de gegevens. Als aan de persoonsgegevens financiële gegevens zijn gekoppeld (denk aan contributie) en er is gedurende 7 jaar geen contact tussen u en het EBKK geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd. Het EBKK dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren. Als er geen financiële gegevens zijn gekoppeld aan de persoonsgegevens en er is gedurende 2 jaar geen contact geweest tussen u en het EBKK worden de persoonsgegevens vernietigd. Gegevens die worden gebruikt voor historische doeleinden kunnen langer bewaard worden. 2
7. Het recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift. U of uw gemachtigde mag het EBKK schriftelijk vragen om inzage in de geregistreerde gegevens. Als u inzage wilt kunt u hiertoe een verzoek indienen bij het bestuur. Het bestuur geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek schriftelijk antwoord op uw verzoek. U (of uw gemachtigde) krijgt inzage in persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U kunt een afschrift van de door u gevraagde gegevens krijgen. Inzage vindt plaats nadat uw identiteit (of die van uw gemachtigde) door het bestuur van het EBKK onomstotelijk is vastgesteld. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed. 8. Correctierecht U (of uw gemachtigde, als die een nadrukkelijk verzoek van u kan tonen) hebt het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van persoonsgegevens waarover het EBKK beschikt als u van oordeel bent dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van de gegevensverwerking niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze privacyverklaring of een aanvullende overeenkomst zijn opgenomen. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij het bestuur. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen (zie 6). De beslissing van het bestuur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld. Het EBKK draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed. 9. Beroep Als het EBKK weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank te Enschede met het schriftelijk verzoek het EBKK te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van het EBKK is ontvangen. Als het EBKK niet binnen de bij 7 en 8 gestelde termijn van 4 weken heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen. U kunt zich ook binnen de in 8 gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip. Wat als er toch iets misgaat? Het EBKK neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als er intern toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van uw gegevens dan wordt dat altijd aan de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld. Als het datalek mogelijke nadelige gevolgen voor u zou kunnen hebben neemt het EBKK ook direct met u contact op. 3
Ondanks alle maatregelen die het EBKK heeft genomen om uw gegevens en uw privacy te waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een datalek ontstaat. Mocht u het gevoel hebben dat er ergens iets niet goed gaat met de systemen of werkwijzen van het EBKK dan wordt het zeer op prijs gesteld als u het EBKK dit laat weten. 10. Begrippen In deze privacyverklaring wordt verstaan onder: a. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon; b. gegevensverwerking: handelingen met persoonsgegevens zoals: verzamelen, vastleggen (zowel fysiek als digitaal), opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, wissen en vernietigen; c. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen; d. derde: een ieder die niet behoort tot het EBKK met uitzondering van de betrokkene. 4
BIJLAGE 1: Welke gegevens worden vastgelegd door het Enschede's Byzantijns Kozakken Koor? Het EBKK verwerkt persoonsgegevens van: - Leden Van de leden verwerkt het EBKK: de roepnaam de achternaam geboortedatum datum indiensttreding stemgroep binnen het koor Deze gegevens worden verwerkt ten behoeve van het lidmaatschap, te weten: toezending van clubblad, concertagenda en verdere info over het koor. Daarnaast voor aandacht bij verjaardagen en jubilea. - Donateurs Van de donateurs verwerkt het EBKK: naam hoogte van bijdrage stand van zaken omtrent betaling Deze gegevens worden verwerkt ten behoeve van: het toezenden van het clubblad, uitnodiging en toezending van kaarten voor het jaarlijkse donateursconcert en verder info van het koor. - Kopers van cd's via internet naam stand van zaken omtrent betaling welke aankoop is gedaan Deze gegevens worden verwerkt ten behoeve van het toezenden van de aankoop en het bepalen van de wettelijke garantietermijn. 5