Overeenkomst inzake de uitgifte van NAW-voorgedrukte fytosanitaire certificaten Ondergetekenden De Staat der Nederlanden, de Minister van Economische Zaken, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de director NPPO van de (NVWA), gevestigd Catharijnesingel 59, Postbus 43006, 3540 AA te Utrecht, Dhr. Ir A.C. van Arnhem, hierna te noemen de NVWA en Exporteur Expediteur gevestigd te te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door Gegevens houder Nummer KvK / NVWA-debiteurnummer Telefoonnummer E-mailadres hierna te noemen de houder. Komen als volgt overeen Begrippen Artikel 1 In deze overeenkomst wordt onder de navolgende begrippen het volgende verstaan: 1. Aanmeldingsformulier: bijlage aanmeldingsformulier inzake de uitgifte van fytosanitaire certificaten. 2. Certificaat: met naam, adres een woonplaats (NAW) voorgedrukt fytosanitair certificaat voor (re-)export. 3. Houder: exporteur, expediteur of keuringsdienst die de verstrekte certificaten in beheer heeft en waar het toezicht plaatsvindt. 4. Herhalingsbezoek: versneld toezichtbezoek door een medewerker van de NVWA als gevolg van een sanctie naar aanleiding van één of meerdere geconstateerde vermissingen. 5. Toezichtbezoek: systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van bewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan de criteria van deze overeenkomst is voldaan, uitgevoerd door een medewerker van de NVWA. 6. Uitgifte: het ter beschikking stellen aan houder. 7. Vergoedingenoverzicht: vergoedingenoverzicht fytosanitaire certificaten website www.beurtvaartadres.nl of op te vragen via Beurtvaartadres BV. 8. Vermissing: een vermissing is iedere situatie waarbij (een deel) van het certificaat niet verantwoord kan worden. 9. Verschreven certificaat: certificaat dat niet meer bruikbaar is voor (re- )export, ongeacht de oorzaak. Verschreven certificaten dienen bewaard te worden totdat de volledig verstrekte set, waartoe bovengenoemde certificaten behoren, is verbruikt en gecontroleerd door de NVWA middels een toezichtbezoek.
2 van 5 Onderwerp van de overeenkomst Artikel 2 Deze overeenkomst heeft betrekking op de uitgifte van fytosanitaire certificaten, de voorwaarden voor het gebruik hiervan en het door de NVWA uit te oefenen toezicht hierop. Van toepassing zijnde documenten Artikel 3 Bijlage Aanmeldingsformulier inzake de uitgifte van NAW-voorgedrukte fytosanitaire certificaten maken integraal onderdeel uit van deze overeenkomst. Eventuele wijzigingen en aanvullingen hierop, zoals aangegeven in artikel 11. Verplichtingen NVWA Artikel 4 1. De NVWA zal met inschakeling van Beurtvaartadres BV op verzoek certificaten verstrekken aan de houder van deze overeenkomst. 2. De NVWA is belast met het toezicht op een juist gebruik van de verstrekte certificaten en naleving van de voorwaarden uit deze overeenkomst. 3. De NVWA informeert de houder tijdig over de resultaten van het toezicht. 4. De NVWA informeert de houder tijdig over eventuele wijzigingen betreffende deze overeenkomst. 5. De NVWA legt de door de houder en de NVWA ondertekende overeenkomst en aanmeldingsformulier(en) administratief vast en stuurt de houder een bevestigingsbrief inclusief de originele ondertekende overeenkomst en aanmeldingsformulier(en). Het toevoegen of beëindigen van aanmeldingsformulieren door de houder, wordt door de NVWA middels een brief bevestigd. 6. De NAW-gegevens op het certificaat worden in lettertype Arial, grootte 10 punts geprint. 7. De certificaten worden na ongeveer een week na het plaatsen van de bestelling op het afleveradres, zoals genoemd in het aanmeldingsformulier, bij de houder afgeleverd. De keuringsdiensten en de NVWA zijn, binnen de bestaande taakverdeling, gehouden de door de houder aangeboden certificaten te gebruiken voor exportcertificering. Verplichtingen houder Artikel 5 1. Certificaten worden besteld door een e-mail te sturen naar certificaten@beurtvaartadres.nl onder vermelding van de volgende gegevens: naam houder, nummer overeenkomst, nummer aanmeldingsformulier, de NAW-gegevens die op het certificaat moeten worden gedrukt en het aantal gewenste certificaten per type model. 2. De omvang van de bestelling bedraagt tenminste 50 certificaten per model. 3. De houder dient een deugdelijke voorraadregistratie voor de certificaten te voeren. Het aantal verstrekte certificaten dient te allen tijde te kunnen worden verantwoord. Dit houdt in dat het aantal verstrekte certificaten overeen dient te komen met het aantal afgegeven certificaten plus het aantal certificaten in voorraad plus het aantal verschreven certificaten plus het aantal geretourneerde certificaten. 4. Er dient een actuele en bijgewerkte voorraadlijst aanwezig te zijn. 5. De voorraadlijst dient te worden gebaseerd op individuele certificaat- of volgnummers. 6. Certificaten dienen op nummervolgorde op de voorraadlijst te worden geregistreerd. 7. De volgende gegevens worden minimaal op de voorraadlijst vermeld: alle afgeleverde certificaatnummers, datum ontvangst, datum gebruik, land van bestemming en opmerkingenveld. 8. Gebruikte certificaten (exemplaar met blauwe balk met opdruk kopie bestemd voor de houder van de certificaten ) en verschreven certificaten dienen tenminste tot na een toezichtbezoek en goedkeuring van de inspecteur van de NVWA te worden bewaard. 9. Certificaten die de houder niet meer voornemens is te gebruiken, kunnen ter vernietiging worden geretourneerd aan Beurtvaartadres BV. De houder ontvangt van Beurtvaartadres BV een opgave van de vernietigde certificaten. De kosten van het vernietigen komen, op basis van nader te maken afspraken, voor rekening van de houder. 10. Tijdens toezicht- en herhalingsbezoeken dient de houder volledige medewerking te verlenen en inzage te geven in het voorraadbeheer van alle verstrekte certificaten.
3 van 5 11. De houder stelt de certificaten alleen ter beschikking aan een inspecteur van de NVWA of de met de uitvoering van exportinspecties belaste medewerker van een keuringsdienst (de Stichting Kwaliteits Controle Bureau (KCB), de Stichting Nederlandse Algemene Kwaliteitsdienst Tuinbouw (NAKTuinbouw), de Stichting Nederlandse Algemene Keuringsdienst voor zaaizaad en pootgoed van landbouwgewassen (NAK) en de Stichting Bloembollenkeuringsdienst (BKD)). 12. De certificaten worden ter beschikking gesteld aan de houder en blijven te allen tijde eigendom van de NVWA. Aan- en afmelden locaties I exporteurs Artikel 6 1. Het is de houder toegestaan bestaande aanmeldingsformulieren te laten vervallen of nieuwe aanmeldingsformulieren aan deze overeenkomst toe te voegen. 2. Het toevoegen van een nieuwe locatie en/of exporteur aan deze overeenkomst dient te gebeuren door een volledig ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier naar de NVWA te sturen (in tweevoud). 3. Voor zowel exporteur als expediteur in de hoedanigheid van houder geldt dat, voor iedere locatie waar certificaten worden beheerd, een nieuw aanmeldingsformulier dient te worden ingevuld. Bij iedere overeenkomst behoort tenminste één aanmeldingsformulier. 4. Indien een exporteur meerdere handelsnamen gebruikt, dient voor iedere handelsnaam een nieuw aanmeldingsformulier te worden ingevuld. 5. In geval de houder een expediteur betreft, dient iedere exporteur die het voorraadbeheer van de certificaten aan deze houder uitbesteedt, deze hiervoor te machtigen door middel van het invullen en ondertekenen van een nieuw aanmeldingsformulier. 6. De houder dient ieder aanmeldingsformulier te ondertekenen. 7. Het laten vervallen van bestaande aanmeldingsformulieren dient schriftelijk of per e-mail aan de NVWA te worden gemeld. 8. Van ieder vervallen aanmeldingsformulier dient de actuele voorraadlijst en de resterende voorraad certificaten binnen een termijn van één week na beëindiging aan de NVWA te worden geretourneerd. Toezicht Artikel 7 1. Binnen één jaar na de eerste bestelling van certificaten na het aangaan van deze overeenkomst, vindt er door de NVWA een toezichtbezoek plaats op de in het aanmeldingsformulier(en) genoemde auditlocatie(s), waarbij geverifieerd wordt of de voorraad certificaten verantwoord kan worden en of de werkwijze van de houder juist is. 2. Bij een toezichtbezoek zal het voorraadbeheer van alle aanmeldingsformulieren behorende tot dezelfde auditlocatie en overeenkomst, gecontroleerd worden. Indien er sprake is van meerdere aanmeldingsformulieren met verschillende auditlocaties zullen deze, voor zover mogelijk, op dezelfde dag worden bezocht. 3. Van ieder aanmeldingsformulier waarvoor certificaten zijn verstrekt, zal de voorraadregistratie worden gecontroleerd. 4. Het aantal verstrekte certificaten per aanmeldingsformulier is bepalend voor de steekproefgrootte (middels een vooraf bepaalde staffel). 5. Na het eerste toezichtbezoek zullen door de NVWA toezichtbezoeken op bovengenoemd bezoekadres worden uitgevoerd met een frequentie van tenminste eenmaal per jaar. 6. Indien tijdens toezichtbezoeken vermissingen worden geconstateerd, zal het toezicht worden verscherpt door middel van herhalingsbezoeken en kan er aanvullend een sanctie worden opgelegd: artikel 8. 7. Onverminderd het bepaalde in het vijfde lid, staat het de NVWA vrij om daarnaast extra toezichtbezoeken uit te voeren. 8. Tijdens toezicht- en herhalingsbezoeken zullen de bevindingen op een checklist worden vastgelegd. Een kopie van deze ingevulde checklist zal na het bezoek bij de houder worden achtergelaten. 9. Indien vermissingen of andere afwijkingen worden geconstateerd, wordt de houder binnen één maand na afloop van het toezicht- of herhalingsbezoek middels een auditrapport schriftelijk geïnformeerd over de uitslag van de door de NVWA uitgevoerde beoordeling. 10. In het auditrapport kan worden bepaald dat de houder verbeteringen moet doorvoeren. Hierbij wordt aangegeven binnen welke termijn dit moet gebeuren en op welke wijze wordt gecontroleerd of de verbeteringen tijdig zijn doorgevoerd.
4 van 5 Sancties Artikel 8 1. Indien tijdens een toezichtbezoek blijkt dat de voorraad certificaten niet volledig kan worden verantwoord, zijn de volgende situaties van toepassing: Vermissing maximaal 2% (max. 1 per 50 certificaten) op één of meerdere aanmeldingsformulier(en) Schriftelijke waarschuwing middels een auditrapport plus een versneld toezichtbezoek (herhalingsbezoek) binnen twee maanden na de constatering. De houder dient na constatering aannemelijk te maken dat afwijkingen in de toekomst zullen worden voorkómen middels een plan van aanpak. Totdat de houder een goedkeuring van het plan van aanpak van de NVWA heeft ontvangen, is de NVWA niet gehouden de certificaten te gebruiken voor exportcertificering (van toepassing op alle bij deze overeenkomst behorende aanmeldingsformulieren). Indien bij het herhalingsbezoek wederom één of meerdere vermissingen worden geconstateerd (ongeacht de omvang) dan wordt de uitvoer van de overeenkomst per direct opgeschort en dient de resterende voorraad certificaten te worden geretourneerd. Vermissing groter dan 2% (meer dan 1 per 50 certificaten) op één of meerdere aanmeldingsformulier(en) De uitvoer van de overeenkomst wordt per direct opgeschort en de resterende voorraad certificaten dient te worden geretourneerd (van toepassing op alle bij deze overeenkomst behorende aanmeldingsformulieren). 2. Het percentage vermissingen wordt per aanmeldingsformulier bepaald. De sanctie wordt gebaseerd op het aanmeldingsformulier met het grootste percentage vermissingen. 3. Een opgelegde sanctie is van toepassing op de gehele overeenkomst met inbegrip van alle bij deze overeenkomst behorende aanmeldingsformulieren (exporteurs en locaties). 4. Het opschorten van de uitvoer van de overeenkomst voor de eerste keer, geschiedt voor de duur van één maand. Indien bij het eerstvolgende en daaropvolgende herhalingsbezoeken wederom vermissingen (ongeacht de omvang) worden geconstateerd, dan zal de uitvoer van de overeenkomst worden opgeschort voor respectievelijk drie en twaalf maanden. Bij het opschorten van de uitvoer van de overeenkomst dient de resterende voorraad certificaten te worden geretourneerd. 5. Ca. twee maanden nadat de overeenkomst weer wordt uitgevoerd en/of er nieuwe certificaten zijn besteld, zal er een herhalingsbezoek worden uitgevoerd. 6. Indien bij een herhalingsbezoek geen vermissingen worden geconstateerd, valt de houder weer onder het standaard toezichtbezoek en zullen eventueel opgelegde sancties komen te vervallen. 7. Indien de houder de in artikel 7, tiende lid, aangegeven verbeteringen niet binnen de gestelde termijn heeft doorgevoerd, is de NVWA gerechtigd de uitvoer van de overeenkomst op te schorten voor de duur dat de houder in gebreke blijft of deze te ontbinden. Financieel Artikel 9 1. Voor het afsluiten van de overeenkomst is de houder de NVWA eenmalig een vergoeding verschuldigd bestaande uit administratiekosten. 2. Voor het verwerken van ieder aanmeldingsformulier is eenmalig een vergoeding verschuldigd bestaande uit administratiekosten. 3. Voor het uitvoeren van toezicht- en herhalingsbezoeken, als bedoeld in artikel 7 eerste, vijfde en zesde lid, is de houder de NVWA een vergoeding verschuldigd bestaande uit een basisvergoeding en een minutenvergoeding. 4. De vergoedingen genoemd in de leden 1 tot en met 3 worden gepubliceerd op www.nvwa.nl onder Tarieven NVWA. 5. Voor iedere bestelling van certificaten is de houder aan de drukker Beurtvaartadres BV een vergoeding verschuldigd. Deze vergoedingen worden bekend gemaakt op www.beurtvaartadres.nl Aansprakelijkheid Artikel 10 De NVWA kan niet aansprakelijk gesteld worden indien het land van bestemming het certificaat weigert als gevolg van het gebruik van meerdere drukgangen en/of lettertypen per certificaat.
5 van 5 Tussentijdse wijzigingen Artikel 11 1. Wijzigingen in deze overeenkomst en/of aanmeldingsformulier worden in onderling overleg vastgesteld. 2. Indien (inter)nationale regelgeving en/of ontwikkelingen dit vereisen, kan de NVWA deze overeenkomst eenzijdig aanpassen. De houder wordt hier schriftelijk over geïnformeerd. Over de praktische consequenties van wijzigingen en de uitvoering daarvan vindt nader overleg plaats. 3. De NVWA kan de hoogte van de vergoedingen aanpassen om deze kostendekkend te houden. 4. Indien wijzigingen het noodzakelijk maken dat er nieuwe certificaten worden verstrekt, zal voor reeds verstrekte certificaten een opgebruiktermijn gelden van drie maanden. Duur, verlenging, beëindiging Artikel 12 1. De duur van deze overeenkomst is voor onbepaalde tijd. 2. Indien de uitvoer van de overeenkomst voor de tweede opeenvolgende keer wordt opgeschort, is de NVWA gerechtigd deze overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk te ontbinden. 3. Indien (inter)nationale regelgeving en/of ontwikkelingen dit vereisen, kan de NVWA deze overeenkomst schriftelijk ontbinden en neemt daarbij een opzegtermijn van drie maanden in acht. 4. De houder is gerechtigd deze overeenkomst schriftelijk te ontbinden met een opzegtermijn van twee weken. 5. Bij beëindiging van deze overeenkomst dient van ieder aanmeldingsformulier de resterende voorraad certificaten ter vernietiging te worden geretourneerd aan Beurtvaartadres BV. De bijgewerkte voorraad lijst en de van Beurtvaartadres BV ontvangen opgave van vernietigde certificaten worden naar de NVWA gestuurd. Aanbevelingen Artikel 13 Onderstaande aanwijzingen dragen bij aan een deugdelijk voorraadbeheer en zorgen mede voor een vlotte afhandeling van het toezichtbezoek: 1. Bij afgegeven certificaten dient het exemplaar voor de houder (de blauwe balk ) door de NVWA gestempeld te zijn. 2. Het inzichtelijk maken van de status van afgeleverde certificaten kan bijv. door het bewaren van afleverbonnen van de certificaten. 3. Gebruik certificaten op nummervolgorde. 4. Maak eerst de oude set certificaten op, alvorens aan een nieuwe set te beginnen. Indien akkoord, wordt de voorraadlijst van deze oude set bij het eerstvolgende toezichtbezoek door de NVWA gestempeld en zal deze oude set bij vervolginspecties niet meer gecontroleerd worden. Ondertekening Aldus overeengekomen, Plaats Datum Houder Plaats Datum Houder Wageningen Nederlandse Voedsel-en Warenautoriteit Handtekening Contactpersoon Handtekening Contactpersoon Dhr. Ir A.C. van Arnhem LET OP: bij iedere overeenkomst hoort tenminste één bijlage aanmeldingsformulier