Privacy reglement. Algemene verordening gegevensbescherming. Doel Het doel van dit reglement is om de persoonsgegevens van de medewerkers, vrijwilligers en deelnemers te beschermen volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit reglement is van toepassing op Zorghoeve Tritzum en heeft betrekking op alle gegevens die nodig zijn om de juiste zorg te kunnen bieden op de dagbesteding. In het persoonlijk overzicht gegevens staat omschreven welke gegevens we hebben en voor welk doel we deze gebruiken. Dit overzicht is persoonlijk en wordt vooraf besproken en ingevuld. Wijzigingen worden ook gezamenlijk met de betrokkene aangebracht. We zullen dan ook geen andere gegevens gebruiken dan dat in het overzicht staat omschreven. Vertegenwoordiging. Indien de deelnemer ouder is dan achttien jaar en niet in staat is om zijn eigen belangen te behartigen, dan treedt, in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem of haar op: 1. De curator of mentor indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld; 2. De persoonlijk gemachtigde indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, zoals begeleider vanuit een zorginstelling of zorginstantie. 3. De echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt; 4. Een begeleider/ verzorger vanuit een zorgorganisatie/woonlocatie en/of ambulant. 5. Een kind, broer of zus van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst. Indien de deelnemer de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt en wel in staat is om zijn of haar eigen belangen te behartigen, heeft hij of zij de mogelijkheid een andere persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger te treden. De toestemming kan door de deelnemer, of, zijn of haar vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken. De persoon, die in de plaats treedt van de deelnemer, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de deelnemer zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken. Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de deelnemer, komt de verantwoordelijke zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze vertegenwoordiger. Zorghoeve Tritzum zal de identiteit vaststellen van de betrokkene voordat er een overeenkomst afgesloten wordt. Tevens kan er om een kopie van een ID-kaart of rijbewijs worden gevraagd. Wij zijn dan verplicht om de foto en het BSN onherkenbaar te maken.
Voorwaarden voor rechtmatige verwerking Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt dan dat we zijn afgesproken met de deelnemer. De persoonsgegevens die worden verwerkt in zorgplannen en overeenkomsten zullen ook enkel en alleen voor dat doel worden gebruikt. Dit gaat altijd in overleg en is te allen tijde ten inzage. Zorghoeve Tritzum is verantwoordelijk voor het goed verwerken van persoonsgegevens. De gedeelde informatie zal te allen tijde worden behandeld volgens dit reglement. Zorghoeve Tritzum is aansprakelijk voor de eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement. Alle gegevens verkregen worden verwerkt in het persoonlijk gegevens overzicht. Dit wordt samen met de deelnemer opgesteld. Hierin staat duidelijk omschreven hoe gegevens bewaard, gedeeld worden en beveiligd zijn. Dit overzicht is te allen tijde inzichtelijk. Verwerking van persoonsgegevens Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan: De deelnemer voor de verwerking zijn toestemming heeft verleend; De deelnemer bekend is met het feit dat de gegevens altijd ten inzage is; Dit nodig is voor het opstellen van een overeenkomst of zorgplan waarmee de deelnemer bekend is of voor handelingen die op verzoek van de deelnemer worden verricht en dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen; Er kunnen gegevens van deelnemers worden bewaard die tijdens evaluatiegesprekken of incidentele gesprekken naar voren komen. Deze zullen in het dossier worden bewaard. Het persoonlijk gegevens overzicht zal dan ook worden aangepast. Informatieverstrekking. Als de deelnemer de informatie verstrekt worden de volgende zaken besproken: Zijn of haar identiteit. En of deze correct is. De doeleinden waarvoor de gegevens zijn bestemd tenzij de deelnemer daarvan reeds op de hoogte is. Dat bij het ondertekenen van de overeenkomst, de deelnemer toestemming geeft tot het gebruik van de verstrekte gegevens. Dat bij het ondertekenen van de overeenkomst of zorgplan, de deelnemer bevestigd dit reglement heeft verkregen en bekend is/wordt met de hierin vermelde voorwaarden. Zoals ook in de overeenkomst/zorgplan is beschreven. Dat als er omstandigheden ontstaan waardoor de informatie moet worden aangepast dat dit ten allen tijde mogelijk is, tenzij de deelnemer hierbij aanwezig is.
Specifieke regels voor de verwerking van zorggegevens Voor verwerking van zorggegevens is uitdrukkelijke toestemming van de deelnemer of zijn begeleider, ouder en/of verzorger. Zoals in de overeenkomst en zorgplan staat vermeld. Gegevens van deelnemers die verwerkt zijn in zorgplannen en overeenkomsten worden gedeeld met hoofdaannemer BEZINN. Onze overkoepelende organisatie bewaard deze gegevens en heeft dit nodig omdat de indicatie wordt toegeschreven aan de hoofdaannemer. Wij zijn hier in de onderaannemer. De documenten worden via een beveiligd platform verzonden. Cryptshare beveiligd de bestanden en berichten met een wachtwoord. Er is een verwerkers contract met hun afgesloten. Gegevens van medewerkers en vrijwilligers worden gedeeld met het kwaliteitsbureau van de Federatie van Landbouw en Zorg, kwaliteit laat je zien. Dit is ten behoeve van de kwaliteitswaarborg van ons bedrijf. Zonder toestemming van de deelnemer kunnen, met inachtneming van de noodzaak, door Zorghoeve Tritzum persoonsgegevens betreffende de gezondheid worden verstrekt aan: hulpverleners, instellingen of voorzieningen voor gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat noodzakelijk is met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene; dan wel met het oog op het beheer van de organisatie van de Zorghoeve; De zorggegevens worden zowel digitaal als zijnde op papier bewaard. In een afgesloten kast en op een externe harde schijf. Deze zijn niet bereikbaar voor onbevoegden. Er wordt een back-up van bewaard. Alle bestanden die we versturen naar derden aangaande onze deelnemers zijn voorzien van een beveiliging en zijn enkel door de geadresseerde te openen. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens De deelnemer heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens. De gevraagde inzage en of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, worden verstrekt. Een mogelijke beperkingsgrond voor inzage en afschrift kunnen zijn gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de verantwoordelijke daaronder begrepen.
Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen persoonsgegevens Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de deelnemer afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens. De deelnemer kan verzoeken om correctie van de omschreven gegevens omdat deze niet juist zijn geformuleerd of niet kloppen. Zorghoeve Tritzum draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. De deelnemer kan verzoeken om verwijdering van op hem of haar betrekking hebbende gegevens. Tenzij redelijkerwijs aangetoond kan worden dat er aanmerkelijk belang is voor het bewaren van de gegevens op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. Zorghoeve Tritzum bericht de deelnemer, binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of verwijdering, schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Op grond van een wettelijk voorschrift is vereist om gegevens te bewaren. De bewaringstermijn is per casus vermeld op zijn of haar gegevensoverzicht. Zorghoeve Tritzum verwijdert de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de deelnemer, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de deelnemer, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. Bewaren van gegevens De verantwoordelijke stelt vast hoe lang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is: 5 jaar. Voor medische en zorggegevens in beginsel 10 jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener de verantwoordelijke voortvloeit; Gegevens in het kader van de wet BOPZ dienen vijf jaar na dato van vervaardiging of beëindiging van behandeling te worden bewaard of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit; Gegevens van niet medische aard worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. Indien de bewaartermijn van de zorggegevens is verstreken of de betrokkene doet een verzoek tot verwijdering voor het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische persoonsgegevens verwijderd, zulks binnen een termijn van drie maanden. Verwijdering blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de deelnemer, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de deelnemer en Zorghoeve Tritzum overeenstemming bestaat.
Melding van een verwerking van gegevens * Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt alvorens met de verwerking wordt aangevangen gemeld bij het CBP. * De niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt gemeld indien deze is onderworpen aan voorafgaand onderzoek. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door Ronald Jorna. Dit reglement is per 25-05-2018 in werking getreden en is bij de verantwoordelijke ten alle tijde in te zien. Iedereen die bij ons in zorg of in dienst komt zal dit reglement krijgen. Desgewenst kan iedereen inzage krijgen in dit reglement verkrijgen.
Bijlage 1. Lijst met gegevens die er gebruikt worden. Voor medewerkers en vrijwilligers: Voornaam en achternaam. Adres Woonplaats Geboorte datum Mobiele telefoonnummer Privé telefoonnummer Contact gegevens in geval van nood. Bankrekeningnummer in geval van vergoeding. Datum in/uit dienst Voor deelnemers: Voornaam en achternaam. Adres Woonplaats Geboorte datum Mobiele telefoonnummer Privé telefoonnummer Contact gegevens in geval van nood. Kopie ID-kaart en kopie Zorgpas. Persoonsomschrijving. Datum in/uit zorg. Zorgplannen. Evaluatiegesprekken. Indicatie/beschikking.