Je deelt persoonsgegevens met ons. Met je persoonsgegevens gaan we zorgvuldig om. Daar kun je op vertrouwen. In deze verklaring lees je hoe we omgaan met je privacy. Inhoudsopgave Privacy Statement Mei 2018 1 Wat zijn persoonsgegevens? 2 Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens? 3 Van wie hebben we persoonsgegevens? 4 Welke persoonsgegevens verzamelen we? 5 Met wie delen we persoonsgegevens? 6 Zo zorgen we voor je persoonsgegevens 7 Je persoonsgegevens bekijken of aanpassen 8 Je voorkeur voor aanbiedingen instellen 9 Onze visie op privacy
1. Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou of die we in verband kunnen brengen met jou. Je deelt persoonsgegevens met ons als je klant bij ons bent of als je contact met ons hebt. Denk aan je naam, je telefoonnummer of je e-mailadres. Maar ook het IP-adres van je computer. Het gaat om alle gegevens die we in verband kunnen brengen met jou. Ben je zzp-er of heb je een eenmanszaak, vof of maatschap? Dan word je gezien als persoon en gaat het ook om gegevens die direct of indirect iets over jou vertellen. 2. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens? Je orders verwerken, wijnen leveren kan en mag alleen als we weten wie je bent. Daarom vragen we naar persoonsgegevens en verwerken* we die ook. Met je persoonsgegevens kunnen we: Onze overeenkomsten uitvoeren Met je persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld: Contact met je opnemen Onderzoeken of je klant bij ons kunt worden. Je gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn. Je producten beheren. Risico s verkleinen We zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid van jou, van ons, van al onze klanten. Daarom gebruiken we je persoonsgegevens ook om risico s te verkleinen. Dit merk je bijvoorbeeld: We onderzoeken vooraf goed wie je bent. Hier merk je niet veel van. Maar we doen het wel: Gedrag van fraudeurs proberen te herkennen zodat we fraude kunnen voorkomen en aanpakken. We houden je IP-adres bij als je onze site bezoekt. Bij het voorkomen en aanpakken van fraude achterhalen we wie er achter het IP-adres zit. Zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden. Intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico s en toetsen of wetgeving goed is ingevoerd. Zorgen dat we een gezond bedrijf blijven (risicomanagement) * Verwerken is een begrip uit de wet. Het is een heel breed begrip. Het gaat om alles wat je kunt doen met persoonsgegevens. Van verzamelen tot vernietigen. De `Wet Bescherming Persoonsgegevens noemt bij verwerken: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
Marketingactiviteiten uitvoeren We houden je graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website. Of met gepersonaliseerde advertenties op apps en sites van andere partijen en social media. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig. Dit kunnen we doen: We bekijken welke producten je al wel gebruikt en welke niet. We verzamelen je keuzes en zoekopdrachten als je bijvoorbeeld onze webpagina bezoekt en e-mails opent. En die analyseren we. Zo heb je mogelijk interesse in een bepaalde wijn als je een pagina over een wijnhuis bezoekt. We kunnen de gegevens die we zelf hebben verzameld, combineren met persoonsgegevens én algemene gegevens van andere bronnen We kunnen jouw versleutelde persoonsgegevens gebruiken om je op social media interessante en relevante informatie te laten zien. Wil je liever geen persoonlijke aanbiedingen ontvangen? Geen probleem, je kan je ten alle tijden afmelden voor nieuwsbrieven van Gavi. Dat regel je zelf. Verbeteren en innoveren We gebruiken persoonsgegevens ook om aanbiedingen veel persoonlijker te maken. Dat doen we door ze te combineren en te analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën en betere oplossingen. Want daarmee helpen we jou verder. Of dat nu privé of zakelijk is. Zo kunnen we: De oorzaak van klachten oplossen, pagina s en formulieren op www.gavi.nl verbeteren en processen versnellen. De beveiliging verbeteren. Meten hoe klanten onze diensten gebruiken en wat het resultaat is van een campagne. En als dat nodig is: dingen verbeteren. Ook maken we van klanten met dezelfde eigenschappen of gedrag verschillende groepen (profielen). Daar kunnen we dan op inspelen. We kiezen welke service het beste bij een groep klanten past. Kleine bedrijven hebben andere behoeften dan grote bedrijven. Ons aanbod stemmen we daar op af. We proberen gedrag van fraudeurs te herkennen zodat we fraude kunnen voorkomen en aanpakken. Marketing: we doen je een persoonlijk aanbod 3. Van wie hebben we persoonsgegevens? Daar kunnen we vrij kort over zijn: van iedereen die direct of indirect contact heeft (gehad) met ons. Dus ook van iedereen die geld overmaakt naar of geld ontvangt van. En van contactpersonen en vertegenwoordigers van onze zakelijke klanten en leveranciers. 4. Welke persoonsgegevens verzamelen we? Hieronder zie je welke persoonsgegevens we verzamelen en dus ook kunnen gebruiken. Gegevens over wie je bent
Je naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres en dat van je bedrijf, vereniging of stichting. En namen van contactpersonen en vertegenwoor-digers van je bedrijf. Je identiteitsgegevens zijn nodig om ons werk goed te kunnen doen. Bijvoorbeeld een passende offerte uit te brengen of een factuur toe te sturen. We willen je natuurlijk persoonlijk aanspreken als we je post sturen. En het goede (e-mail) adres gebruiken. Als iemand anders namens jou een overeenkomst tekent, willen we wel zeker weten dat dat van jou mag. Dus leggen we vast wie jou mag vertegenwoordigen. En als er iets wijzigt, passen we je persoonsgegevens aan. Je transacties en betalingen Naam en rekeningnummer van degene die opdracht krijgt voor een betaling. Rekeningnummer van degene die een betaling ontvangt van Waarvoor gebruiken we ze: We hebben deze gegevens nodig zodat wij je betaling of opdracht kunnen uitvoeren. Goed om te weten: De mededelingen die je bij een betaalopdracht zet, gebruiken we niet voor marketing. Je contactgeschiedenis Informatie over contact dat je met ons had: Waarover ging het contact (product, advies, aanbieding, bericht, klacht, informatie, betaling doen) Wanneer was het contact Hoe (via post, onze website, onze webshop, e-mail, nieuwsbrief, adviseur) Dan zien we waar we het eerder met je over hebben gehad. En kunnen we je vraag of klacht teruglezen en beantwoorden. Gevoelige persoonsgegevens Burgerservicenummer (BSN) Kopie legitimatie Gegevens die te maken hebben met gezondheid, geloofsovertuiging, politieke of filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid of etnische afkomst. Enkel het BSN nummer en kopie legitimatie worden in onze administratie opgenomen indien je werkzaam bent bij Wij zijn ook verplicht jaarlijks bepaalde informatie over de werknemer, zoals het rekeningnummer aan de Belastingdienst door te geven. Hiervoor mogen wij van de wet je BSN gebruiken. Gegevens over fraude vallen onder strafrechtelijke gegevens en die leggen we vast.
Alle andere gevoelige persoonsgegevens worden bij ons NIET vastgelegd Goed om te weten: We gebruiken nooit gevoelige gegevens die te maken hebben met gezondheid, geloofsovertuigingen, politieke of filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid of etnische afkomst. Je gebruik van onze websites en apps Gegevens over je bezoek aan onze site of apps: wanneer heb je welke webpagina s bezocht, zoekopdrachten gedaan of ingelogd op Gavi.nl. Het apparaat waarmee je onze site of apps bezoekt. Cookies. Je cookie-instellingen. Je mobiele advertising ID: telefoons met IOS en Android maken gebruik van een advertising ID. Ook wel bekend als IDFA (IOS) en AdID (Android). Met dit ID bepaal je zelf of je persoonlijke advertenties in apps wilt ontvangen. Wij plaatsen verschillende soorten cookies op je computer. Dat zijn hele kleine tekstbestandjes die bestaan uit letters en cijfers. Ze houden gegevens bij over de websites die je bezoekt en kunnen je voorkeuren onthouden, zoals de taal of je gebruikersnaam. Dankzij cookies weten we welke pagina s je hebt bekeken op Gavi.nl en in welke producten of diensten je waarschijnlijk geïnteresseerd bent. Wij kunnen je dan informatie laten zien die daar bij past. Of contact met je opnemen over het onderwerp waarop je hebt gezocht. We zien ook met welk toestel je Gavi.nl bezoekt: met een mobiel, pc of tablet. En welk besturingssysteem en versie van je browser je gebruikt. Dat zorgt er bijvoorbeeld voor dat je de inhoud ziet op de manier die bij je toestel past. Als we cookies hebben geplaatst, zien we of je een e-mail van ons hebt geopend. Ook krijg je advertenties van ons op websites van andere bedrijven. Cookies zijn soms echt nodig, maar niet altijd. Wil je alleen noodzakelijke cookies? Pas dan je cookie-instellingen aan naar niveau 1 (basis). Dat is minder ingewikkeld dan het klinkt. Mobiele advertising ID s gebruiken we om je persoonlijke advertenties te laten zien in apps van andere bedrijven. Wil je dit liever niet? Je kunt in de instellingen van je telefoon dit ID resetten of aangeven dat je geen persoonlijke suggesties wilt ontvangen. Je ziet dan nog wel advertenties maar die zijn niet op basis van jouw gegevens. Goed om te weten: Partijen die het internetverkeer afhandelen kunnen het IP-adres opslaan. We kunnen niet altijd garanderen dat dit binnen Europa gebeurt. Bezoek je bijvoorbeeld vanuit de Verenigde Staten onze site, dan kan het ook buiten Europa worden opgeslagen. Dat doen partijen die het internetverkeer afhandelen. Je reacties op en over GAVI Wijnkopers op social media
Berichten over Gavi die voor iedereen toegankelijk zijn en die je post op social media waar wij ook actief zijn. Je chatgegevens met ons via Facebook. Wij zijn actief op social media zoals Facebook, Instagram en Youtube. Daar delen we acties en informatie over Gavi met iedereen die daarin geïnteresseerd is. Gegevens over jou van andere partijen dan Gavi Denk hierbij aan dit soort gegevens: Gegevens over bedrijven en hun vertegenwoordigers uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Gegevens uit openbare bronnen zoals handelsinformatiebureaus, kranten, internet of social media. Gegevens van bedrijven die jij toestemming hebt gegeven om informatie over jou te verzamelen en te verkopen. We gebruiken deze gegevens als we iets controleren. Bijvoorbeeld: Bij zakelijke klanten: zijn je gegevens nog actueel? Hiervoor vergelijken we onze gegevens regelmatig met het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Voordat onze adviseurs een bezoek brengen aan klanten kunnen ze kijken naar openbare informatie op internet: speelt er iets in het leven van onze klanten waar we rekening mee moeten of willen houden? Soms breiden we onze eigen gegevens uit met gegevens van andere bedrijven. We bewaren deze gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we je gegevens gebruiken. En zo lang de wet ons verplicht om je gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van een paar maanden tot een aantal jaren. 5. Met wie delen we persoonsgegevens? In principe delen we je gegevens niet met anderen. Dat doen we alleen als er een goede reden of verplichting voor is. Als je bijvoorbeeld fraude pleegt, kunnen we aangifte tegen je doen. Politie, justitie, toezichthouders en de Belastingdienst kunnen ook op grond van de wet gegevens bij ons opvragen. Verder kan de rechter ons verplichten gegevens te verstrekken. Er zijn strenge regels voor het delen van persoonsgegevens. Daar houden we ons natuurlijk aan. Hieronder zie je met wie we persoonsgegevens kunnen delen: Dienstverleners die voor Gavi werken We worden geholpen bij ons werk door andere dienstverleners. Dan delen we alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor een bepaalde opdracht. En we maken goede afspraken met die dienstverleners over wat ze met die persoonsgegevens mogen doen. Deze afspraken leggen we vast in contracten. Een verwerkersovereenkomst. Dit doen de bedrijven en personen die ons helpen bijvoorbeeld:
Ze ontwerpen, onderhouden en verbeteren onze IT-systemen, internettools en applicaties; Ze organiseren evenementen, versturen e-mails en post, maken video s en brochures; Ze doen klantonderzoek zoals enquêtes; Ze helpen ons met het plaatsen van advertenties op apps, websites en social media buiten. 6. Zo zorgen we voor je persoonsgegevens We zorgen voor goede beveiliging We besteden veel tijd aan de beveiliging van onze systemen en persoonsgegevens. Gaat er toch een keer iets mis? Dan komen we in actie. Datalekken lossen we op en registreren we. We melden ze ook aan de toezichthouder en aan jou, als het nodig is. We gaan zorgvuldig om met gegevens die je ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerd personeel mag je gegevens inzien en verwerken. Er is toezicht op hoe we persoonsgegevens verwerken De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij de Wet bescherming persoonsgegevens naleven. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) houdt toezicht hoe wij omgaan met cookies, direct marketing via elektronische mail en het bel-me-niet register. 7. Je persoonsgegevens bekijken of aanpassen Wil je weten welke persoonsgegevens wij over je hebben vastgelegd? Dan kun je gebruik maken van je Recht van inzage. Of wil je je gegevens wijzigen en zo gebruik maken van je Recht op correctie? Veel van deze gegevens voor de particuliere klant zie je als je inlogt in je account van www.gavi.nl. Je kunt ze daar ook gedeeltelijk aanpassen. Gegevens die je niet zelf via de website kunt aanpassen, kunnen wij voor je aanpassen. Heb je vragen over persoonsgegevens? Dan kun je ons een brief sturen. Voeg bij je brief een kopie van je geldige paspoort, rijbewijs of ander identiteits- bewijs. Je kunt je brief sturen naar: De Reling 10 8254 KG Dronten Binnen 2 weken krijg je een reactie. 8. Je voorkeur voor aanbiedingen instellen We houden je graag op de hoogte van onze producten en diensten. Wil je liever geen persoonlijke aanbiedingen? Geen probleem. Via je account bij www.gavi.nl regel je veel zelf: of je nieuwsbrieven en aanbiedingen per e-mail wilt ontvangen
En natuurlijk staat onder elke nieuwsbrief en e-mail met een actie een link waarmee je je direct afmeldt. Alle persoonlijke aanbiedingen beëindigen Wil je álle persoonlijke aanbiedingen stoppen en gebruik maken van je Recht van verzet of Recht van bezwaar? Ook geen probleem. Stuur ons een e-mail met je naam en adresgegevens naar info@gavi.nl Stuur ons een brief met je naam en adresgegevens. Het adres is: De Reling 10 8254 KG Dronten 9. Onze visie op privacy We zijn zuinig op jouw persoonsgegevens Diverse zaken regelen kan én mag niet zonder dat je persoonsgegevens deelt. Per dag verwerken onze computers vele gegevens van klanten en niet-klanten. Natuurlijk zijn we daarbij heel zuinig op je gegevens en zorgen we dat het veilig gaat. Je hebt zelf invloed op hoe we je gegevens gebruiken In veel gevallen heb je invloed op hoe we je gegevens gebruiken. Zo kun je jezelf aanen afmelden voor nieuwsbrieven en je afmelden voor commerciële acties. We willen dat zo gemakkelijk mogelijk voor je maken. We willen je zo goed mogelijk leren kennen Daarom verbeteren en vernieuwen wij elke dag. We willen snellere aanvraagprocessen en meer handige tools en apps voor je bouwen. Je zo innovatief en persoonlijk mogelijk helpen. Vaak gebruiken we daarvoor je persoonsgegevens. Want hoe beter we je kennen, hoe makkelijker we je kunnen helpen. We luisteren naar onze klanten Binnen Gavi wegen we alle belangen af en jouw recht op privacy telt zwaar mee. Ook vragen we klanten regelmatig wat ze van nieuwe diensten vinden. We hebben een aantal extra afspraken gemaakt: We gebruiken persoonsgegevens alleen als het toegevoegde waarde heeft voor onze klanten; We communiceren open en begrijpelijk over welke persoonsgegevens we gebruiken; We geven je persoonsgegevens alleen aan personen en instanties die bevoegd zijn deze te ontvangen; We breiden onze klantkennis alleen uit met informatie van buiten Gavi die afkomstig is uit legale en betrouwbare bronnen. We passen ons privacybeleid regelmatig aan Er is steeds meer mogelijk met data. En de regelgeving verandert regelmatig. Ons privacybeleid is daarom nooit helemaal klaar. We blijven over dit onderwerp in gesprek met onze klanten en belangenorganisaties. En we houden ons beleid up to date.