6.12.2017 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 417/31 VERSLAG over de jaarrekening van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau (2017/C 417/03) INLEIDING 1. Het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (hierna het Bureau genoemd), gevestigd te Riga, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad ( 1 ). Het Bureau heeft als belangrijkste taak, diensten voor professionele en administratieve ondersteuning te verlenen aan het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec), en onder sturing van de raad van regelgevers informatie te verzamelen en te analyseren betreffende elektronische communicatie en onder de nationale regelgevende instanties optimale regelgevingspraktijken te verspreiden zoals gemeenschappelijke benaderingswijzen, methoden of richtsnoeren voor de uitvoering van het EU-regelgevingskader. 2. De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau ( 2 ). Tabel De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau 2015 2016 Begroting (miljoen euro) ( 1 ) 4,0 4,2 Totaalaantal personeelsleden per 31 december ( 2 ) 26 27 ( 1 ) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten. ( 2 ) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen. Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens. TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 3. De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de management representations. OORDEEL 4. Wij hebben het volgende gecontroleerd: a) de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten ( 3 ) en de verslagen over de uitvoering van de begroting ( 4 ) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en b) de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU). ( 1 ) PB L 337 van 18.12.2009, blz. 1. ( 2 ) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.berec.europa.eu ( 3 ) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen. ( 4 ) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.
C 417/32 NL Publicatieblad van de Europese Unie 6.12.2017 Betrouwbaarheid van de rekeningen Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen 5. Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen Ontvangsten Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen 6. Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. Betalingen Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen 7. Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen 8. Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. 9. Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. 10. Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen 11. Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.
6.12.2017 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 417/33 12. Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. 13. Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. 14. Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. 15. Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU ( 5 ). 16. De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN 17. In maart 2016 schreef het Bureau een aanbestedingsprocedure uit met het oog op de ondertekening van één kaderovereenkomst met de twee in Riga bestaande internationale scholen voor de kinderen van zijn personeelsleden. Hoewel in de technische specificaties in het aanbestedingsdocument staat dat het Bureau een meervoudige trapsgewijze kaderovereenkomst met twee economische actoren zou sluiten, staat in de gunningscriteria dat de ouders de school mogen kiezen. De in juli 2016 ondertekende kaderovereenkomst ter waarde van 400 000 euro is dus op tegenstrijdige concepten gebaseerd, waardoor rechtsonzekerheid ontstaat voor het Bureau en de scholen. Bovendien was een kaderovereenkomst in dit specifieke geval niet nodig. 18. Na een herclassificatie werd een personeelslid onmiddellijk ingeschaald in salaristrap 2 van een hogere rang in plaats van in salaristrap 1, hetgeen in strijd is met het Statuut van de EU. OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES 19. In maart 2016 sloot het Bureau een overeenkomst ter waarde van 60 000 euro voor de verlening van professionele ondersteuning en adviesdiensten op het gebied van personeelszaken. De aanbestedingsprocedure was uitsluitend gebaseerd op de prijs. Wanneer bij het inhuren van een consultant competenties en deskundigheid niet in aanmerking worden genomen als gunningscriteria, is niet gegarandeerd dat de best mogelijke prijs-kwaliteitsverhouding wordt verkregen. OVERIGE OPMERKINGEN 20. In 2016 bleef personeel gemiddeld 2,58 jaar in dienst bij het Bureau en was het personeelsverloop hoog met 25 %. Deze situatie heeft een nadelige invloed op de efficiëntie van het Bureau en vormt een risico voor de uitvoering van zijn werkprogramma s. Een mogelijke reden is de op de salarissen toegepaste correctiecoëfficiënt voor het gastland (73 % per 1 juli 2016). ( 5 ) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).
C 417/34 NL Publicatieblad van de Europese Unie 6.12.2017 21. De oprichtingsverordening van het Bureau schrijft geen periodieke externe evaluaties van de prestaties voor. Het Bureau zou samen met de Commissie moeten overwegen om minstens om de vijf jaar opdracht te geven tot een dergelijke evaluatie, zoals gebeurt bij de meeste andere agentschappen. Bij een toekomstige wijziging van de oprichtingsverordening zou een dergelijk vereiste moeten worden ingevoerd. FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN 22. De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017. Voor de Rekenkamer Klaus-Heiner LEHNE President
6.12.2017 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 417/35 BIJLAGE Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren Jaar Opmerkingen van de Rekenkamer Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/nog af te handelen/ N.v.t.) 2014 2015 2015 2015 De bijdragen van nationale regelgevende instanties van EVA ( 1 )- landen met de status van waarnemer bij Berec waarvoor in de begroting 2014 middelen waren uitgetrokken, bleven uit omdat er geen overeenkomsten werden gesloten met de EVA-landen. Het Bureau ondertekende in 2013 een kaderovereenkomst met een looptijd van vier jaar voor de levering van diensten voor het organiseren van evenementen. Het had zijn behoeften echter onderschat en in december 2014 werd het maximumbedrag van de overeenkomst bereikt. Pas in augustus 2015 werd een aanbestedingsprocedure uitgeschreven om een nieuwe kaderovereenkomst te ondertekenen. In de tussentijd kocht het Bureau deze diensten in bij dezelfde aanbieder door middel van kooporders en opdrachten van geringe waarde (onderhandelingsprocedures) ( 2 ). Het totale bedrag van de op die wijze ingekochte diensten overschreed de drempelwaarde ( 3 ). Er had een openbare aanbestedingsprocedure moeten worden gebruikt, waarbij alle geïnteresseerde marktdeelnemers een offerte mogen indienen. Het gecontroleerde verslag over de uitvoering van de begroting van het Bureau verschilt wat betreft de mate van gedetailleerdheid van dat van de meeste andere agentschappen, waaruit de noodzaak blijkt voor duidelijke richtsnoeren inzake de begrotingsrapportage van de agentschappen. Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 134 228 euro, ofwel 44 % (2014: 91 757 euro, ofwel 40 %). Deze overdrachten hebben voornamelijk betrekking op de levering van diensten na 2015. Nog af te handelen Afgerond Afgerond N.v.t. ( 1 ) Europese Vrijhandelsassociatie. ( 2 ) In het geval van kooporders en opdrachten van geringe waarde beperken de aanbestedingsregels de mededinging tot respectievelijk één en drie kandidaten. ( 3 ) De totale waarde van de ondertekende contracten bedraagt ongeveer 80 000 euro, terwijl de drempel die is vastgesteld in artikel 137 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie 60 000 euro bedraagt.
C 417/36 NL Publicatieblad van de Europese Unie 6.12.2017 ANTWOORD VAN HET BUREAU 18. De gastlidstaat Letland beschikt niet over een geaccrediteerde Europese school. Een nieuwe geaccrediteerde Europese school oprichten duurt lang, en inmiddels heeft het Bureau van Berec rechtstreekse contacten gelegd met scholen die les geven met Engels, Frans en Duits als hoofdtaal. Dit is een tijdelijke maatregel om ervoor te zorgen dat de kinderen van het personeel naar een internationale school kunnen gaan, zoals dit is vastgesteld in de richtsnoeren van de Commissie inzake personeelsbeleid in de Europese regelgevende agentschappen ( 1 ). Het Bureau is het met de bevindingen van de controleurs eens dat het gebruik van kaderovereenkomsten voor diensten geen geschikte oplossing is voor het schoolprobleem, en het zal in de toekomst met de scholen samenwerken via rechtstreekse dienstenovereenkomsten zonder aanbesteding. Het Bureau zou het op prijs stellen als de Commissie de richtsnoeren kon bijwerken zodat deze rekening houden met de specifieke kenmerken van schooldiensten. 19. Op grond van de aanbevelingen die zijn gedaan door het Gezamenlijk Herindelingscomité en op basis van de dossiers van alle tijdelijke personeelsleden die in aanmerking komen voor herindeling, heeft het tot aanstelling bevoegde gezag de lijst van heringedeelde tijdelijke personeelsleden vastgesteld. Op voorstel van de administratief directeur stemt het tot aanstelling bevoegde gezag er na rijp beraad mee in om de medewerker in te schalen in salaristrap 2 van de hogere rang in plaats van salaristrap 1. Bovendien is een uitzondering ex ante toegestaan krachtens de regels inzake afwijkingen van de financiële voorschriften en procedures. 20. Het Bureau is het in ruime mate eens met de opmerking over de kaderovereenkomst voor diensten inzake personeelsbeheer. Bij de uitvoering van de eerste specifieke overeenkomst is al gebleken dat er zich problemen stelden doordat de gunning van het contract uitsluitend was gebaseerd op de prijs en niet op de competenties en ervaring van de consultant. Het Bureau is het roerend eens met de opmerkingen van de controleurs. Het heeft daarom de kaderovereenkomst beëindigd en het zal kiezen voor een andere strategie om diensten aan te kopen. 21. Het Bureau is zich ervan bewust dat het personeelsverloop een risicofactor is, en dit is dan ook opgenomen in het risicoregister. Het sterke verloop heeft in het bijzonder een negatieve impact doordat het om een klein agentschap gaat (het Bureau van Berec is het kleinste gedecentraliseerde EU-agentschap). Het management werkt continu aan het invoeren van technieken om het risico te beperken. Er moet echter op worden gewezen dat het Bureau geen vat heeft op een aantal structurele en externe horizontale elementen die van invloed zijn op het personeelsverloop omdat ze geworteld zitten in de regionale/lokale werkomstandigheden van het Bureau. De recente verlaging van de nettosalarissen, die het gevolg is van de voortdurende verlaging van de aanpassingscoëfficiënt voor Letland, heeft de risicofactor verhoogd. Het Bureau kan alleen maar maatregelen nemen om het risico wat in te perken. Als men écht iets wil doen aan het probleem op het vlak van personeelsbehoud, moeten er maatregelen van buitenaf komen, vooral wanneer het gaat om het systeem van de aanpassingscoëfficiënten. 22. Het Bureau heeft met de Commissie samengewerkt voor het opstellen van het beoordelingsverslag dat wordt genoemd in artikel 25 van de oprichtingsverordening, en het is bereid om dit ook in de toekomst te doen. Het Bureau zal voldoen aan eventuele vereisten die de wetgever op dit gebied invoert. De oprichtingsverordening van het Bureau wordt momenteel herzien, en het voorstel van de Commissie bevat een specifieke bepaling over het houden van een nieuwe beoordeling om de vijf jaar. ( 1 ) COM(2005) 5304.