MR1112.27 HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE MEDEZEGGENSCHAPSRADEN VAN DE SCHOLEN VAN HET BERNARDINUSCOLLEGE (vastgesteld door de MR en d.d. 7 mei 2012) Artikel 1 Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter 1. De Medezeggenschapsraden kiezen één maal per twee jaar uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter, bij voorkeur uit een andere geleding dan de voorzitter. 2. De voorzitter is belast met het openen, schorsen, heropenen, sluiten en het leiden van de vergaderingen van de Medezeggenschapsraden. 3. De voorzitter en bij diens verhindering de plaatsvervangend voorzitter vertegenwoordigt de Medezeggenschapsraden in en buiten rechte. Artikel 2 Secretaris 1. De Medezeggenschapsraden kiezen uit hun midden één maal per twee jaar een secretaris. 2. De secretaris is verantwoordelijk voor het bijeenroepen van de Medezeggenschapsraden, het opmaken van de agenda, het opstellen van het verslag, het voeren van de briefwisseling en het beheren van de voor de Medezeggenschapsraden bestemde en van de Medezeggenschapsraden uitgaande stukken. Artikel 3 Penningmeester 1. De Medezeggenschapsraden kiezen uit hun midden (indien gewenst) één maal per twee jaar een penningmeester. 2. De penningmeester voert de financiële huishouding van de Medezeggenschapsraden; hij stelt ieder jaar de begroting op en legt over ieder jaar verantwoording af in het jaarverslag. 3. De penningmeester doet de raden een voorstel in de begroting voor de wijze waarop de door het bevoegd gezag beschikbaar gestelde middelen voor de raden, de eventuele geledingen en de deelraden worden verdeeld. 4. De raden stellen de begroting vast. Artikel 4 Bijeenroepen en agenda van de Medezeggenschapsraden 1. De Medezeggenschapsraden komen ten behoeve van de uitoefening van hun taak ten minste 6 maal per jaar bijeen en in de in het medezeggenschapsreglement bepaalde gevallen. 2. De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de vergadering. 3. De vergadering wordt, behoudens spoedeisende gevallen, gehouden binnen 14 dagen nadat een verzoek daartoe is ingekomen. De vergadering wordt op een zodanig tijdstip gehouden dat alle leden van de raden redelijkerwijze aanwezig kunnen zijn. 4. De leden en eventuele adviseurs (en/of directieleden) worden door de secretaris schriftelijk of per mail uitgenodigd. 5. De secretaris stelt voor iedere vergadering een agenda op, waarop de door de voorzitter en door de leden opgegeven onderwerpen worden geplaatst. 6. Ieder lid van de Medezeggenschapsraden kan een onderwerp op de agenda doen plaatsen. 7. Behoudens spoedeisende gevallen worden de uitnodiging en de agenda tenminste 10 dagen vóór de te houden vergadering van de Medezeggenschapsraden verstuurd. 8. De secretaris stuurt een afschrift van de agenda van de vergadering van de Medezeggenschapsraden aan het bevoegd gezag. Waar mogelijk maakt de secretaris gebruik van de in de school gebruikelijke digitale communicatiemiddelen. Pagina 1 van 6
Artikel 5 Deskundigen en/of adviseur 1. De Medezeggenschapsraden kunnen besluiten één of meer deskundigen/adviseurs uit te nodigen tot het bijwonen van een vergadering met het oog op de behandeling van een bepaald onderwerp. 2. Aan de in het eerste lid bedoelde personen worden tijdig de agenda en de stukken van de betrokken vergadering verstrekt. 3. De leden van de raden kunnen in de vergadering aan de in het eerste lid genoemde personen inlichtingen en advies vragen. 4. Een deskundige kan ook worden uitgenodigd schriftelijk advies te geven. Artikel 6 Commissies De Medezeggenschapsraden kunnen commissies instellen ter voorbereiding van de door de raden te behandelen onderwerpen. Artikel 7 Quorum en besluitvorming 1. Tenzij dit reglement anders bepaalt, besluit iedere Medezeggenschapsraad apart bij meerderheid van stemmen in een vergadering waarin tenminste de helft plus één van het totaal aantal leden aanwezig is en minimaal één lid per geleding. Leden die hun volmacht zoals bedoeld in lid 4 hebben gegeven worden geacht bij de vergadering aanwezig te zijn. 2. Indien in een vergadering het vereiste aantal leden niet aanwezig is, wordt een nieuwe vergadering belegd op de in artikel 4 voorgeschreven wijze, met dien verstande dat er slechts 2 dagen tussen de rondzending van de oproep en de datum van de vergadering behoeven te verlopen. Deze laatste vergadering wordt gehouden en is gerechtigd besluiten te nemen ongeacht het aantal leden dat is opgekomen. 3. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd. De Medezeggenschapsraad kan besluiten van deze regel af te wijken. 4. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht en tellen voor het bepalen van de meerderheid niet mee. Stemmen bij volmacht is alléén mogelijk door schriftelijk bij de secretaris duidelijk aan te geven welke stem hij/zij over welk stuk uitbrengt, dan wel wie hij/zij in zijn/haar naam mee laat stemmen. Bij elk daadwerkelijk aanwezig lid van de vergadering berust ten hoogste één volmacht. 5. Wordt bij een stemming over personen bij de eerste stemming geen gewone meerderheid behaald, dan vindt herstemming plaats tussen de personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen kregen. Bij deze herstemming is diegene gekozen die alsdan de meeste stemmen op zich verenigd heeft. Indien de stemmen staken, beslist het lot. 6. Bij staking van de stemmen over een door de Medezeggenschapsraad te nemen besluit dat geen betrekking heeft op personen, wordt deze zaak op de eerstvolgende vergadering van de Medezeggenschapsraad opnieuw aan de orde gesteld. Staken de stemmen opnieuw, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 7. In de gevallen waarin in gevolge dit reglement een voorgenomen besluit van het bevoegd gezag de instemming behoeft van het personeelsdeel van de raad, beslist dat deel bij meerderheid van stemmen in een vergadering, waarin ten minste de helft plus één van het aantal leden van dat deel van de Medezeggenschapsraad aanwezig is; in de gevallen waarin een voorgenomen besluit van het bevoegd gezag de instemming behoeft van ofwel het ouder- of leerlingdeel van de raad, beslist dat deel bij meerderheid van stemmen. Pagina 2 van 6
Artikel 8 Verslag 1. De secretaris zorgt na iedere vergadering van de Medezeggenschapsraden voor een verslag dat in de volgende vergadering door de Medezeggenschapsraden wordt vastgesteld. 2. Het verslag wordt overeenkomstig het bepaalde in artikel 4, achtste lid, van dit reglement bekend gemaakt. Artikel 9 Communicatie en informatie 1. De secretaris doet jaarlijks in de maand september schriftelijk verslag van de werkzaamheden van de Medezeggenschapsraden. Dit verslag behoeft de goedkeuring van de raden. 2. De secretaris bevordert de communicatie met alle belanghebbenden. Het jaarverslag wordt zo spoedig mogelijk toegezonden (schriftelijk en/of digitaal) aan het bestuur. Het verslag is eveneens op een algemeen toegankelijke plaats digitaal en/of schriftelijk ter inzage voor belangstellenden. Artikel 10 Onvoorzien 1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslissen de Medezeggenschapsraden op voorstel van de voorzitter, met in achtneming van het medezeggenschapsreglement. Artikel 11 Wijzing en vaststelling van het huishoudelijke reglement 1. De Medezeggenschapsraden zijn te allen tijde bevoegd het huishoudelijke reglement te wijzigen en opnieuw vast te stellen. 2. De secretaris draagt er zorg voor dat het bevoegd gezag over de wijzigingen na vaststelling door de Medezeggenschapsraden wordt geïnformeerd. Artikel 12 Bepalingen ten behoeve van de verkiezing en samenstelling. 1. De medezeggenschapsraad van elke school (Gymnasium, Atheneum en Havo) telt 2 personeelsleden, gekozen door het personeel van de scholen van het Bernardinuscollege, 1 ouder van de betreffende school, gekozen door de ouders van de betreffende school en 1 leerling van de betreffende school, gekozen door de leerlingen van de betreffende school. 2. Elke twee jaar treedt de helft van de personeelsgeleding af. De personeelsgeleding stelt een rooster op, waarin vermeld wordt welke leden aftredend zijn. 3. Iedere geleding verzorgt zelf de verkiezingen, die telkens in april/mei van het jaar, voorafgaand aan het aftreden van de leden, afgerond dienen te zijn. 4. Organisatie verkiezingen. Pagina 3 van 6
4.1 Personeelsgeleding: De verkiezing bestaat uit twee fasen: 1 e fase: Eerst wordt er een zgn. wilde ronde gehouden (in april). Dit houdt in dat ieder personeelslid in een tijdelijk dienstverband met uitzicht op een vast dienstverband, niet zijnde vervanging, en ieder personeelslid in een vast dienstverband kan stemmen op elk personeelslid met een vast dienstverband, zijnde geen directielid. Het aantal stemmen dat men maximaal uit kan brengen is gelijk aan de vacatureruimte. Men kan op een gewaarmerkt stemformulier zijn stem uitbrengen. Na vaststelling van de uitslag wordt eerst diegene met het grootste aantal stemmen gevraagd of hij/zij zich kandidaat wil stellen, dan diegene met het op één na grootste aantal, enz., totdat het aantal kandidaten dat zich kandidaat wil stellen gelijk is aan het aantal kandidaten zoals blijkt uit onderstaande tabel. Als er meerdere personeelsleden, die als laatste gevraagd worden, een gelijk aantal stemmen hebben en zich kandidaat stellen, kan het aantal kandidaten toenemen. Vacatureruimte Aantal kandidaten 3 5 4 6 5 8 6 9 Individuele kandidaatstelling gebeurt door zelf minimaal vijftien handtekeningen van personeelsleden te verzamelen. De definitieve stemlijst wordt uitgebreid met het aantal individuele kandidaten met voldoende handtekeningen. 2 e fase: Er komt een definitieve stemlijst (in mei) met daarop alle verkiesbare kandidaten. Alle personeelsleden kunnen dan hun stem uitbrengen. Het aantal kandidaten waarop men maximaal kan stemmen is weer gelijk aan de vacatureruimte. Gekozen zijn de kandidaten met het meest aantal stemmen. Bij gelijk aantal stemmen van de gekozen kandidaten met het minst aantal stemmen beslist het lot. De verkiezingsuitslag moet vóór 1 juni bekend zijn. Er is een draaiboek met standaardbrieven en -formulieren op school bij de secretaris aanwezig. Pagina 4 van 6
4.2 Verkiezingen oudergeleding De verkiezingen van de oudergeleding worden georganiseerd door de oudergeleding van de MR. De verkiezingen vinden in principe gelijktijdig met personeels- en leerlingengeleding plaats. In de maartvergadering van de MR wordt het aantal vacatures per geleding en per schooltype vastgesteld. Begin april worden de verkiezingen aangekondigd via de website en per brief. In april volgt de kandidaatsstelling en eind mei moeten de verkiezingen afgerond zijn. Het heeft een grote voorkeur dat een ouder ook tegelijk lid is van de Ouderraad. Kandidaatstelling De kandidaatstelling vindt per schooltype plaats en alleen voor de vacatures die er zijn. Elke ouder/verzorger van een leerling van de school waarvoor een vacature is, kan meedoen. Het bevoegd gezag stelt voor de school/scholen die meedoet/-doen aan de verkiezingen een adreslijst van de kiesgerechtigden ter beschikking. De aankondiging van de verkiezingen met een korte omschrijving van de MR met verwijzing naar meer informatie op de website, wordt schriftelijk per post onder de aandacht van de betrokken ouders gebracht. De mogelijkheid tot kandidaatstellen wordt hierbij genoemd. Het kandidaatstellingsformulier is met de brief meegestuurd, maar staat ook op de site. Met behulp van dit kandidaatstellingsformulier kan een ouder zich binnen twee weken kandidaatstellen. Hierin zijn opgenomen naam en klas leerling, adresgegevens, telefoonnummer en emailadres. Dit formulier wordt samen met een korte motivatie per email naar het stembureau gestuurd. Iedereen die zich kandidaat stelt en voldoet aan de vereisten van kandidaatstellen, komt op de kandidatenlijst te staan. Verkiezingen De verkiezingen vinden plaats bij geheime schriftelijke stemming. De kandidatenlijst met de motivatie per kandidaat en één stembiljet per kiesgerechtigde ouder worden samen met een retourenvelop, met antwoordnummer, per post aan de betrokken ouders gestuurd. Er mag per stembiljet slechts één stem uitgebracht worden. Iedereen krijgt twee weken de tijd om het stembiljet in een gesloten envelop te retourneren. De gesloten envelop met het stembiljet kan ook met de leerling meegegeven worden die het deponeert in een daarvoor bestemde stembus. Een stem is geldig als het stemformulier anoniem is ingevuld en er één stem is uitgebracht in een gesloten envelop. In de toekomst kan overwogen worden om gebruik te maken van de mogelijkheid om digitaal te stemmen. Het tellen van de stemmen gebeurt door 1 lid van de oudergeleding en door 1 lid van de leerlingenraad of het personeel dan wel door de leden van het stembureau. Degene die de meeste geldige stemmen op zich verzameld heeft, is gekozen. Bij een gelijk aantal stemmen beslist het lot. De uitslag van de verkiezingen wordt telefonisch of schriftelijk aan de betrokken kandidaten en aan het bevoegd gezag medegedeeld. Alle ouders, personeel en leerlingen worden met behulp van de aanwezige communicatiekanalen (website; schoolgids, schoolkrant) op de hoogte gesteld. Pagina 5 van 6
4.3 Leerlingengeleding De verkiezingen van de leerlingengeleding worden georganiseerd door de leerlingenraad. Begin april worden de verkiezingen van de leerlingengeleding van de MR aangekondigd via posters die in de school worden opgehangen, en door middel van een brief/mail die naar alle leerlingen wordt gestuurd. In de brief/mail staat een korte omschrijving van de MR en van wat van je verwacht wordt als MR-lid. Ook staat erin uitgelegd hoe een leerling zich kandidaat kan stellen en wat de voorwaarden zijn. De poster dient om de aandacht voor de MR-verkiezingen te vergroten. De verkiezingen vinden plaats als er een vacature voor de betreffende school is. Een leerling kan zich kandidaat stellen door op een door de leerlingenraad samengesteld formulier minimaal 25 handtekeningen te verzamelen van kiesgerechtigde leerlingen te verzamelen. Naast de handtekening moet ook de naam, klas en het leerlingennummer van degene die de handtekening zet er bij staan. Een leerling mag bij meerdere personen een handtekening zetten, maar slechts een per kandidaat. De leerlingenraad maakt een eigen lijst met kandidaten: kandidaten die worden gesteund door de leerlingenraad worden geacht te voldoen aan het criterium van de 25 handtekening. De uiteindelijke lijst van kandidaten is een optelsom van de kandidaten die door de leerlingenraad worden gesteund en de leerlingen die zich met een lijst van handtekeningen kandidaat hebben gesteld. Indien het aantal verkiesbare kandidaten van een school groter is dan het aantal vacatures voor die school volgen er verkiezingen onder alle leerlingen van de betreffende school. De lijst van kandidaten wordt begin mei bekend gemaakt en de verkiezingsuitslag dient voor 31 mei bekend te zijn. Stemmen gebeurt via door de leerlingenraad opgestelde en gewaarmerkte stemformulieren. Pagina 6 van 6