Privacyreglement 7 oktober 2018
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 1. Privacyreglement... 4 1.1 Waarom een Privacyreglement?... 4 1.2 Waarop is dit Privacyreglement van toepassing?... 4 2. Persoonsgegevens... 5 2.1 Wat zijn persoonsgegevens?... 5 2.2 Van wie verwerk ik persoonsgegevens?... 5 2.3 Wanneer mag ik persoonsgegevens verwerken?... 6 2.4 Hoe kom ik aan persoonsgegevens?... 6 2.5 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?... 7 2.6 Welke gegevens verwerk ik?... 7 3. Doel... 8 3.1 Waarvoor gebruik ik jouw persoonsgegevens?... 8 4. Verwerking... 9 4.1 Hoe ga ik met jouw persoonsgegevens om?... 9 4.2 Met wie deel ik jouw persoonsgegevens?... 10 5. Jouw rechten... 11 5.1 Wat zijn jouw rechten?... 11 6. Tot slot... 12
1. Privacyreglement Dit is het Privacyreglement van Stichting Hugo (hierna: Hugo ). Ik heb een privacyreglement omdat ik jouw persoonsgegevens verwerk. Dat is nodig om mijn werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. Uiteraard ga ik zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en houd ik me aan de geldende wettelijke regels. 1.1 Waarom een Privacyreglement? Ik heb een Privacyreglement om duidelijk te vertellen hoe binnen mijn organisatie om wordt gegaan met jouw persoonsgegevens. In dit Privacyreglement lees je: welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dat nodig is, wie jouw gegevens mag inzien, hoe jouw gegevens worden bewaard, met wie ik jouw gegevens deel en welke invloed je daar zelf op hebt. 1.2 Waarop is dit Privacyreglement van toepassing? Dit Privacyreglement is van toepassing op alle persoonsgegevens die ik van jou (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerk in het kader van mijn dienstverlening. 4 Privacyreglement
2. Persoonsgegevens 2.1 Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon, zoals jij. Denk hierbij aan je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Maar ook biometrische gegevens (zoals een foto, vingerafdruk of medische gegevens) zijn persoonsgegevens. Persoonsgegevens krijg ik wanneer je bijvoorbeeld een formulier invult of een e-mail naar mij stuurt. Ook als je mijn website bezoekt, kan het zijn dat je persoonsgegevens aan me geeft. Een IP-adres valt bijvoorbeeld ook onder persoonsgegevens. Op het moment dat jouw persoonsgegevens (door jou zelf, door een andere persoon of door een andere organisatie) met mij worden gedeeld, verwerk ik deze. In de wet staat dat verwerken het volgende betekent: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen en gebruiken van persoonsgegevens en het delen hiervan met andere partijen. 2.2 Van wie verwerk ik persoonsgegevens? 2.2.1 Huurders Ik verwerk persoonsgegevens van alle huurders van GoedeStede. 2.2.2 Vrijwilligers De mensen die actief zijn in mijn organisatie, zijn allemaal huurders van GoedeStede. Ik benoem deze groep mensen toch even apart, want misschien verwerk ik in de toekomst meer persoonsgegevens van mijn vrijwilligers dan van de andere huurders. 2.2.3 Online communicatie Als je mijn website bezoekt, mijn mailings leest of mij op social media vindt en/of volgt, kan ik ook persoonsgegevens verwerken. 2.2.4 Zakelijke relaties Als we zaken met elkaar doen, verwerk ik uiteraard ook jouw persoonsgegevens. Denk hierbij aan het opslaan van de gegevens die op jouw visitekaartje staan. Belangrijk: als je als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van je medewerkers aan mij doorgeeft, dan ben je volgens de geldende wetgeving verplicht om je medewerkers hierover te informeren. Je kunt dit Privacyreglement aan je medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe ik omga met hun persoonsgegevens. Persoonsgegevens 5
2.3 Wanneer mag ik persoonsgegevens verwerken? Ik mag alleen jouw persoonsgegevens verwerken als daarvoor een wettelijke grondslag is. Ik heb een wettelijke grondslag als: je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, de verwerking van jouw gegevens noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren, de verwerking van jouw gegevens noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen, de verwerking van jouw gegevens noodzakelijk is om een ernstig gevaar van je gezondheid te bestrijden en/of als de verwerking van jouw gegevens noodzakelijk is voor mij en waarbij mijn belang zwaarder weegt dan jouw belang. 2.4 Hoe kom ik aan persoonsgegevens? 2.4.1 GoedeStede Een woningcorporatie is wettelijk verplicht om een huurdersorganisatie te hebben om de belangen van de huurders te vertegenwoordigen. Dat geldt dus ook voor woningstichting GoedeStede. Om de belangen van de huurders te vertegenwoordigen, moet ik met de huurders contact op kunnen nemen. GoedeStede en ik hebben duidelijke afspraken hierover gemaakt waardoor ik de contactgegevens van de huurders krijg. 2.4.2 Initiatief Het initiatief om contact te hebben kan bij jou vandaan komen (bijvoorbeeld doordat je mij mailt) maar ook van mij (bijvoorbeeld via een huis-aan-huis flyer). De persoonsgegevens die je aan mij doorgeeft, kan ik verwerken. Bijvoorbeeld om jouw vragen te beantwoorden of om de kwaliteit van mijn dienstverlening te verbeteren. 2.4.3 Persoonlijk contact Veel contacten tussen jou en mij verlopen telefonisch, via formulieren, e-mail, social media en/of tijdens een persoonlijke ontmoeting. Persoonsgegevens die je daarbij doorgeeft, kan ik vastleggen. 2.4.4 Website: algemeen Mijn website gebruikt cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina s van mijn website wordt meegestuurd en door jouw browser op de harde schrijf van je computer wordt opgeslagen. Mijn cookies vervallen automatisch wanneer je je webbrowser afsluit. Met de cookie registreert het systeem bijvoorbeeld welke pagina s je bekijkt tijdens jouw bezoek aan mijn website. Het systeem registreert vervolgens niet wie een bepaalde pagina heeft bezocht; het registreert alleen dat een pagina is bezocht. 2.4.5 Website: mailings Ik krijg jouw persoonsgegevens van GoedeStede zodat ik je kan mailen. In mailings die naar meerdere huurders worden verstuurd, staan ook links om je af te melden en om je gegevens aan te passen. Als je voor zo n optie kiest, wordt je IP-adres opgeslagen in het mailingprogramma. Iedereen die internet gebruikt en/of een e-mail verstuurt, heeft een IP-adres. Ook als je internet via je mobiele telefoon. Zonder IP-adres kun je niet internetten en/of e-mailen. Registratie van het IP-adres gebeurt om je te behoeden voor internetfraude. Voor statistische gegevens wordt ook geregistreerd wanneer en hoe vaak je een mailing opent en of je op een link hebt geklikt. Dit laatste is voor mij handig om bijvoorbeeld te weten welke (soort) nieuwsartikelen mensen interessant vinden. 6 Persoonsgegevens
2.5 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens? De verantwoordelijke voor het verwerken van jouw persoonsgegevens is Stichting Hugo, Brouwerstraat 4a, 1315 BP Almere. De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. 2.6 Welke gegevens verwerk ik? Ik kan de volgende persoonsgegevens verwerken in het computersysteem: jouw naam jouw geboortedatum (als je meedoet in mijn team) jouw e-mailadres jouw telefoonnummer jouw woon-/bezoek- en postadres de organisatie Als je een zakelijke relatie bent, dan verwerk ik de naam van jouw organisatie(s) in het systeem. Als je bestuurslid bent van een bewonerscommissie, dan verwerk ik de naam van je bewonerscommissie bij jouw persoonsgegevens. IP-adres documenten die je aanlevert Jouw visitekaartje wordt bijvoorbeeld ingescand en opgeslagen. jouw accounts op social media ingangsdatum van jouw huurovereenkomst Persoonsgegevens 7
3. Doel 3.1 Waarvoor gebruik ik jouw persoonsgegevens? Ik verwerk jouw persoonsgegevens voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Dit doe ik voor onderstaande activiteiten. 3.1.1 Relatiemanagement Om bij te houden met wie ik contact heb, verwerk ik jouw persoonsgegevens. Zo kan ik jouw naam en contactgegevens opzoeken om weer contact met je op te nemen. Dat kan telefonisch, per post, per mail, via social media en door je fysiek te ontmoeten. Door ook je adres en een eventuele organisatie te registreren, kan ik ook gericht contact opnemen met mensen uit een bepaalde wijk of van een bepaalde organisatie. 3.1.2 Digitale nieuwsbrieven Ik gebruik jouw e-mailadres om een digitale nieuwsbrief te sturen. Om de nieuwsbrief te personaliseren, kunnen andere persoonsgegevens worden gebruikt zoals jouw naam en de organisatie waar je aan bent gekoppeld in het administratiesysteem. 3.1.3 Mailings Naast de digitale nieuwsbrief verstuur ik ook andere mailings per e-mail, zoals vragenlijsten en uitnodigingen voor vergaderingen en bewonersbijeenkomsten. Als je jezelf hebt aangemeld voor een bepaald project, kun je ook mailings ontvangen die met het project te maken hebben. Net zoals bij de digitale nieuwsbrief gebruik ik voor de mailings jouw e-mailadres, naam en eventueel de organisatie waar je werkzaam voor bent. 3.1.4 Bewonerscommissies Via mijn computersysteem kunnen de bewonerscommissies jou ook mailen. Zij kunnen je bijvoorbeeld een vragenlijst sturen, maar ook mededelingen en nieuwsbrieven. Je herkent een mail van de bewonerscommissies doordat mijn logo niet bovenaan staat, maar het logo van de bewonerscommissie. Onderaan de mail staat ook dat de bewonerscommissie de mail heeft verstuurd en niet ik. Als je op een mailing van de bewonerscommissie reageert, wordt jouw reactie naar de bewonerscommissie gestuurd en niet naar mij. Jouw naam en e-mailadres (en eventueel andere gegevens die je in jouw mail vermeldt) worden dan wel met de bewonerscommissie gedeeld. Hoe de bewonerscommissie met jouw persoonsgegevens om gaat, vind je in het privacyreglement van de desbetreffende bewonerscommissie. 8 Doel
4. Verwerking 4.1 Hoe ga ik met jouw persoonsgegevens om? Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo ga ik met jouw persoonsgegevens om. Daar heb ik dit Privacyreglement voor opgesteld. 4.1.1 Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens De regels over het beschermen van jouw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd. Wanneer je vindt dat de bepalingen uit dit Privacyreglement niet of onvoldoende door mij worden nageleefd, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens zijn: Autoriteit Persoonsgegevens Bezuidenhoutseweg 30 2594 AV Den Haag telefoon: 0900-2001201 4.1.2 Veilig Om jouw privacy en de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te beschermen, tref ik passende technische en organisatorische maatregelen. Ik neem beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Zo is toegang tot jouw persoonsgegevens beperkt tot mensen die actief zijn in mijn Dagelijks Bestuur, de Klantenraad en de webmaster (als hij of zij niet actief is in het Dagelijks Bestuur of de Klantenraad). Voor toegang tot jouw persoonsgegevens wordt gebruik gemaakt van een beveiligde verbinding en moet worden ingelogd met gebruikersnaam, wachtwoord en een bepaalde code. De code is gekoppeld aan een bepaalde medewerker en verandert automatisch meerdere keren per minuut. De code is alleen af te lezen via een persoonlijk apparaatje dat de desbetreffende medewerker dus fysiek bij zich moet hebben. Voor de software die ik gebruik om jouw persoonsgegevens te verwerken, wordt de licentie automatisch verlengd voordat deze verloopt. Hierdoor beschik ik altijd over de meest actuele versie die aan de actuele wet- en regelgeving voldoet. 4.1.3 Melden van incidenten Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens, of als ik vermoed dat dit het geval is, dan zal ik dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de inbreuk op jouw persoonsgegevens voor jou mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laat ik je dit zo snel mogelijk weten. 4.1.4 Vertrouwelijk Ik ga ervan uit dat jouw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door mij zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op mijn systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in jouw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht. 4.1.5 Bewaartermijn: algemeen Ik bewaar jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor jouw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn. Verwerking 9
4.1.6 Bewaartermijn: e-mailings Als ik een mailing per e-mail verstuur, heb je de mogelijkheid om jezelf direct online af te melden via de link die onderaan de mailing staat. Als je op de link klikt, krijg je de volgende opties: 1. Afmelden Als je jezelf hebt afgemeld voor alle e-mailings, dan worden jouw persoonsgegevens uiterlijk 31 december van het volgend kalenderjaar verwijderd. 2. Blokkeren Als je, bij het afmelden voor e-mailings, gekozen hebt voor de optie om helemaal geen mails meer te ontvangen (je kiest dan voor blokkade ) die via mijn website worden verstuurd, dan worden jouw persoonsgegevens niet verwijderd. Ik bewaar jouw naam en e-mailadres dan met een blokkade om te voorkomen dat je in de toekomst e-mailings ontvangt doordat jij, door jezelf of door mij, aan een nieuwe mailinglijst bent toegevoegd. 3. Verwijderen Via de link om jouw aanmeldingen te wijzigen of te beëindigen, zie je ook een knop verwijderen. Hiermee worden jouw gegevens direct uit het mailingsysteem verwijderd. Heb je geen mailing meer met een link om jouw aanmeldingen te wijzigen? Stuur dan een e-mail naar mijngegevens@hugoalmere.com. Verstuur de mail vanaf het mailadres waarop ik je niet meer mag mailen. Je krijgt dan een mailtje terug met een overzicht van gegevens die ik van jou heb. In die mail staat ook de link om je gegevens te wijzigen of te verwijderen. Belangrijk: als je mailt naar mijngegevens@hugoalmere.com wordt jouw mail niet door een persoon gelezen. Vul wel een onderwerpregel in en minimaal 1 woordje in de e-mail zelf. Het computersysteem herkent lege mailtjes namelijk niet, dus die worden dan niet verwerkt. 4.2 Met wie deel ik jouw persoonsgegevens? 4.2.1 Verstrekken aan derden Voor het versturen van mailings deel ik jouw gegevens soms met een drukker, zodat ik niet zelf 8.000 brieven hoef te printen en in een envelop hoef te stoppen. Ik verstrek jouw persoonsgegevens verder niet aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht is of wanneer je mij hiervoor toestemming hebt gegeven. Ik kan ook verplicht worden persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is, dan werk ik daar aan mee. 4.2.2 Doorgeven van jouw gegevens naar landen buiten de Europese Unie Ik geef jouw gegevens niet aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer je een verklaring hebt getekend waarin je toestemming geeft voor de doorgifte. Op het moment dat dit Privacyreglement is opgesteld, heb ik geen overeenkomsten met bedrijven buiten de Europese Unie voor verwerking van persoonsgegevens. Dit geldt ook voor niet-eu vestigingen van bedrijven waarvan het hoofdkantoor zich binnen de Europese Unie bevindt. 10 Verwerking
5. Jouw rechten 5.1 Wat zijn jouw rechten? Wanneer ik persoonsgegevens van jou verwerk, heb je volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Jouw rechten worden hieronder toegelicht. 5.1.1 Recht op informatie Ik verstrek, voor het verwerken van jouw gegevens, informatie aan jou betreffende mijn identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop ik jouw gegevens verwerk, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die je hebt en hoe je daar invloed op kunt uitoefenen. Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven als je al op de hoogte bent van de verwerking van jouw gegevens of indien een mededeling aan jou onmogelijk is of voor mij een onevenredige inspanning kost. 5.1.2 Recht op inzage Wil je zien welke persoonsgegevens van jou bij mij bekend zijn? Dan kun je gebruikmaken van jouw Recht van inzage. 5.1.3 Recht op rectificatie Je hebt het recht om gegevens te rectificeren als jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heb je het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor ik ze verwerk, of als jouw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door mij zijn verwerkt. Ik zal de derde(n) die jouw gegevens van mij hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van mij onevenredig veel inspanning vraagt. 5.1.4 Recht op verwijderen van gegevens Daarnaast heb je het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer jouw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ik ze heb ontvangen, je bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer jouw gegevens onrechtmatig door mij zijn verwerkt. Ik kan echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat ik verplicht ben (of kan zijn ) om bepaalde gegevens te bewaren. 5.1.5 Recht op beperking van de verwerking Ook heb je recht op beperking van de verwerking van jouw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat ik jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mag verwerken en niet mag wijzigen. Hiervan is sprake indien je de juistheid van de gegevens betwist, indien je van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien je van mening bent dat de verwerking van jouw persoonsgegevens door mij onrechtmatig is. 5.1.6 Recht van bezwaar Tegen verwerking van jouw persoonsgegevens door mij kun je bezwaar maken indien jouw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer je niet wilt dat ik jouw persoonsgegevens gebruik om je e-mailings toe te sturen. 5.1.7 Recht op dataportabiliteit Wanneer je zelf jouw persoonsgegevens aan mij hebt verstrekt, heb je in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat ik jouw gegevens op gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan jou zal verstrekken, wanneer je dat vraagt. Jouw rechten 11
5.2 Hoe kun je jouw rechten uitoefenen? Als je gebruik wenst te maken van je rechten, kun je te allen tijde contact met me opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief naar mij te sturen, voorzien van je naam, adres en telefoonnummer. Ik reageer binnen één maand op je verzoek. Ik vraag je wel om je te legitimeren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kan ik controleren of ik de persoonsgegevens wel aan de juiste persoon verstrek. Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door mij worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer je mij bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken. 6. Tot slot Dit Privacyreglement kan altijd worden aangepast. De laatste wijziging was op 24 juli 2018. De meest recente versie staat op hugoalmere.com/privacy. Heb je vragen of opmerkingen over dit Privacyreglement? Neem dan gerust contact met me op: Hugo Brouwerstraat 4a 1315 BP Almere bestuur@hugoalmere.com 12 Tot slot