HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD
COLOFON Uitgave stadsbestuur Halen, Markt 14, 3545 Halen Ontwerp & realisatie Tekst - stadsbestuur Halen Ontwerp - dienst Communicatie stad Halen Beelden - https://pixabay.com/ Contactgegevens stadsbestuur Halen Markt 14, 3545 Halen T +32 13 61 81 20 E info@halen.be Copyright [stad Halen], goedgekeurd door de gemeenteraad van de stad Halen, d.d. 04-02-2013 HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD 1
BIJEENROEPING EN AGENDA ARTIKEL 1 De bijeenroeping van de gemeenteraad wordt geregeld door de artikelen 19 en 20 van het gemeentedecreet. ARTIKEL 2 In de mate van het mogelijke worden de datums van de raadsvergaderingen per half jaar door de voorzitter van de gemeenteraad vastgelegd en aan de raadsleden meegedeeld. Eventuele wijzigingen worden eveneens zo snel mogelijk meegedeeld. De raad vergadert in principe elke eerste maandag van de maand. Dit met uitzondering van de maanden juli en augustus. 1 - De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen. 2 - De voorzitter van de gemeenteraad roept de gemeenteraad samen en stelt de agenda op. De oproeping wordt per e-mail verzonden en wordt aan huis gebracht bij de gemeenteraadsleden die niet over een e-mailadres beschikken. De oproeping wordt genaamtekend door de voorzitter en door de secretaris. De e-mails worden verstuurd met leesbevestiging. 3 - In geval de begeleidende documenten te omslachtig zijn of in geval de teksten niet op elektronische wijze beschikbaar zijn, is de raadsvoorzitter gerechtigd om ze via aan huisbedeling of via de post te bezorgen aan de raadsleden. Er kan eveneens gebruik worden gemaakt van extranet, mits melding aan de raadsleden. 4 - De raadsvoorzitter heeft het recht om te beslissen om begeleidende documenten bij een agendapunt om praktische redenen enkel aan de fractievoorzitters te overhandigen. 5 - De raadsvoorzitter behoudt zich het recht voor om, binnen de grenzen van het gemeentedecreet af te wijken van de bepalingen die zijn vermeld in 2. Dit enkel in geval hiertoe geldige redenen in te roepen zijn. 6 - Ten minste 14 dagen voorafgaand aan de vergadering tijdens dewelke de gemeenteraad dient te beraadslagen over het budget en over de budgetrekening, doet het college van burgemeester en schepenen aan ieder gemeenteraadslid een exemplaar toekomen van het ontwerp van budget en van het ontwerp van budgetrekening. Aangaande de voorstellen van nieuwe gemeentelijke reglementen wordt ten minste acht dagen voorafgaand aan de vergadering het ontwerp ervan aan de raadsleden bezorgd. De voorzitter van de raad bepaalt de informatiedrager die hiervoor wordt gebruikt. ARTIKEL 4 1 - De oproeping vermeldt de datum, de plaats en het tijdstip van de vergadering van de raad en bevat de volledige agenda. Dit zowel voor de openbare als voor de gesloten vergadering. In geval een HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD 2
gemeenteraadsvergadering niet heeft kunnen plaatsvinden (zoals bepaald in art. 26 GD) worden deze agendapunten vooraan geplaatst op de agenda. 2 - De dag, tijdstip en plaats van de vergaderingen gemeenteraad worden ter kennis van het publiek gebracht door aanplakking aan het gemeentehuis en op de officiële website van de stad Halen. Dit binnen dezelfde termijnen zoals bepaald in de artikelen 21, 23 en 26 van het gemeentedecreet. De door de raadsleden toegevoegde agendapunten worden binnen de 24 uur, na vaststelling van de aangepaste agenda, op dezelfde wijze bekend gemaakt. 3 - Op eenvoudig verzoek wordt de pers binnen een redelijke termijn op de hoogte gesteld van de agenda van de vergaderingen gemeenteraad. Deze redelijke termijn geldt niet voor punten die aan de agenda worden toegevoegd. 4 - Elke belangstellende inwoner kan een (jaar)abonnement bekomen aangaande het in het bezit krijgen van de agenda der raadsvergaderingen. Hiervoor zal een vergoeding worden gevraagd die niet hoger is dan de kostprijs van de fotokopie. Via e-mail kan de inwoner vragen om de agenda van de raadsvergaderingen met toelichting via elektronische weg te ontvangen. ARTIKEL 5 1 - Ieder gemeenteraadslid kan uiterlijk vijf kalenderdagen voorafgaand aan de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun schriftelijk voorstel van de te nemen beslissing, vergezeld van een toelichtende nota, aan de gemeentesecretaris. Deze bezorgt de voorstellen aan de voorzitter van de gemeenteraad. Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. Het verzoek tot toevoeging moet een onderwerp behandelen dat behoort tot de bevoegdheden van de gemeenteraad. Mondelinge vragen aan het college zijn mogelijk. Dit onder voorbehoud dat een voldoende antwoord kan worden gegeven zonder voorafgaandelijk onderzoek van de desbetreffende dossiers door de leden van het college van burgemeester en schepenen. In dergelijk geval kan een antwoord op de vraag worden verdaagd naar de volgende vergadering. 2 - De gemeentesecretaris deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter samen met de bijhorende voorstellen en de toelichtende nota s onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden. ARTIKEL 6 1 - De punten die zijn aangevraagd door één of meer raadsleden kunnen een voorstel van beslissing of een interpellatie inhouden. De raadsleden kunnen hieromtrent ook vragen stellen. 2 - Een agendapunt dat een beslissing van de gemeenteraad voorstelt met zijn vergezeld van een schriftelijk ontwerp van beslissing en wordt ter stemming aan de raad voorgelegd. Hiertoe gelden de bepalingen vermeld in artikel 5. HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD 3
3 - In een interpellatie worden één of meer vragen gericht aan het college. Een interpellatie wordt ter discussie aan de raad voorgelegd. Een interpellatie heeft niet de bedoeling om tijdens de vergadering zelf tot een concreet besluit te leiden. De interpellant handelt zoals in artikel 5 is voorgeschreven. 4 - De vragen die door de raadsleden aan het college van burgemeester en schepenen worden gesteld zijn te behandelen onder een rubriek vragen en antwoorden, op het einde van de openbare vergadering. Alle vragen dienen schriftelijk te worden gesteld en dienen ten laatste 3 vrije dagen voor de vergadering te worden overhandigd aan de burgemeester of aan diegene die hem vervangt. Zij moeten worden vergezeld van een verklarende nota en kunnen gestaafd zijn met elk mogelijk document dat de raad kan voorlichten. De op die wijze gestelde vragen en het antwoord erop geven geen aanleiding tot enige bespreking. Het college van burgemeester en schepenen beantwoordt de vraag binnen de drie maanden na de datum van indiening. ARTIKEL 7 In geval het college omwille van het spoedeisende karakter nog bijkomende en niet vooraf gemelde agendapunten toevoegen, dient dit door de voorzitter bij de aanvang van de vergadering te worden bekend gemaakt. Alle betreffende dossiers worden onmiddellijk aan de raadleden ter inzage gelegd. De raadsleden kunnen deze dossiers dan nog inkijken. De behandeling en bespreking van deze dossiers wordt slechts aan het einde van de openbare vergadering voorafgaand aan de rubriek vragen en antwoorden ter stemming worden voorgelegd. (artikel 29 Gemeentedecreet). Op vraag van één of meerdere fracties kan deze behandeling worden voorafgegaan door een schorsing van de vergadering. VOORBEREIDING VAN DE VERGADERINGEN Inzage van de dossiers ARTIKEL 12 1 - De dossiers aangaande de op de agenda ingeschreven punten worden, onmiddellijk na de verzending van de oproeping, op het secretariaat ter inzage gelegd voor de raadsleden. De dossiers bevatten de verklarende nota s, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen, de ontwerpen van beraadslaging en alle informatie die het de raadsleden mogelijk maakt om over het dossier met kennis van zaken te oordelen. De hiertoe bestemde lokalen (vergaderzaal schepenen) en het lokaal voor de oppositiefracties zijn ter beschikking vanaf de oproeping voor de eerstvolgende vergadering en zijn vrij toegankelijk tijdens de normale openingsuren van het stadhuis. Er wordt steeds voor gezorgd dat ieder raadslid de dossiers in goede omstandigheden kan inkijken. 3 - Buiten de in 1 bedoelde documenten hebben de raadsleden na schriftelijke aanvraag bij de secretaris het recht alle andere documenten te raadplegen die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente. Deze mogelijkheid wordt geboden elke woensdag van 14.00 tot 16.00 u. HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD 4
In geval van betwisting en na raadpleging van de secretaris of zijn (haar) plaatsvervanger deelt het raadslid aan het college schriftelijk mee welke documenten hij of zij wenst te raadplegen. Het college onderzoekt of de gevraagde stukken of akten aan de voorwaarden voldoen zoals bepaald in de artikelen 30, 32 en 35 van het gemeentedecreet. Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen de 8 werkdagen na ontvangst van de aanvraag meegedeeld of de gevraagde documenten kunnen worden ingezien. Het raadslid dat de in deze bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hun is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van zijn inzage. 4 - Volgende documenten kunnen zonder voorafgaande aanvraag worden ingezien tijdens de dagen dat de diensten van het gemeentesecretariaat geopend zijn : - alle begrotingsdocumenten en de gemeentebudgetten van de vorige dienstjaren en die van de gemeentelijke verzelfstandigde agentschappen; - de rekeningen van vorige dienstjaren van de gemeente, de gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente deel uitmaakt. - de jaarverslagen van vorige dienstjaren van de gemeente en van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; - de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad; - de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen, wat de delen betreft die aan het inzagerecht zijn onderworpen; - de adviezen uitgebracht door de gemeentelijke adviesraden; - de gemeentelijke toelagereglementen, algemene politieverordeningen, belasting- en retributiereglementen; - het register van de inkomende en van de uitgaande stukken; 5 - Het nemen van kopies van stukken uit vermelde dossiers wordt geregeld door de artikelen 34 en 35 van huidig reglement. VERGADERINGEN VAN DE GEMEENTERAAD Openbaarheid ARTIKEL 13 1 - De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar. Onder voorbehoud van artikel 28 van het Gemeentedecreet kan de gemeenteraad met een tweederde meerderheid van de aanwezige leden in het belang van de openbare orde en op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. 2 - Voor het publiek worden de nodige plaatsen voorzien om de debatten te kunnen volgen. Voor de pers worden bijzondere plaatsen voorzien. Voor het maken van klank- en beeldopnamen is de toelating van de voorzitter vereist. Bij de aanvang van de vergadering wordt aan het publiek een toelichtende nota ter beschikking gelegd met de korte inhoud van de te behandelen agendapunten. 3 - De vergadering van de raad is niet openbaar wanneer het om personen gaat. Zodra een dergelijk agendapunt aan de orde is beveelt de voorzitter onmiddellijk de behandeling in besloten vergadering. HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD 5
Uitgezonderd in tuchtzaken kan de besloten vergadering slechts plaatsvinden na de openbare vergadering. Wanneer tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voorgezet, kan de openbare vergadering enkel met dit doel worden onderbroken. VOORZITTERSCHAP EN AANWEZIGHEID ARTIKEL 14 De taken van de voorzitter van de gemeenteraad worden geregeld door artikel 24 van het gemeentedecreet. ARTIKEL 15 Bij het begin van de vergadering of bij aankomst tijdens de vergadering wordt de presentielijst van de raadsleden ter ondertekening voorgelegd. De leden tekenen de presentielijst vooraleer de vergadering te verlaten. De namen van de leden die de lijst tekenden worden in de notulen vermeld. ARTIKEL 16 Het aanwezigheidsquorum om geldig te kunnen beraadslagen en beslissen wordt geregeld door artikel 26 van het gemeentedecreet. ARTIKEL 17 Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur, en met in achtneming van artikel 13 van huidig reglement, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. In geval er een kwartier na het vastgestelde uur er niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Van dit feit wordt door de secretaris melding gemaakt in de notulen. NOTULEN ARTIKEL 18 1 - In toepassing van artikel 33 GD wordt bij dit reglement bepaald dat bij heet openen van elke vergadering geen voorlezing wordt gedaan van de notulen van de vorige vergadering. In elk geval worden de notulen ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter inzage van de raadsleden gelegd. In spoedeisende gevallen worden de notulen samen met de agenda ter inzage gelegd. De notulen maken duidelijk melding van de beslissingen. Behalve in geval van geheime stemming vermelden zij voor ieder raadslid of het voor of tegen gestemd heeft, hetzij zich heeft onthouden. 2 - De notulen zijn voor de raadsleden beschikbaar op het secretariaat, samen met de dossiers van de op de agenda ingeschreven punten. Een kopie van de notulen wordt overgemaakt aan de fractieleiders, samen met de agenda van de volgende raadsvergadering. HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD 6
3 - Elk gemeenteraadslid heeft het recht om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen. Indien deze opmerkingen worden aangenomen is de secretaris ertoe gehouden om, staande de vergadering of ten laatste tijdens de volgende vergadering een nieuwe tekst voor te leggen die in overeenstemming is met de beslissing van de raad. 4 - Indien er voor het einde van de vergadering geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden zij ondertekend door de raadsvoorzitter en door de secretaris. Telkens de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de aanwezige leden ondertekend. WIJZE VAN VERGADEREN ARTIKEL 19 Tenzij de raad er anders over beslist worden de punten behandeld in de volgorde zoals ze op de agenda zijn vermeld. ARTIKEL 20 Niemand mag worden onderbroken terwijl hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. In geval een raadslid aan wie het woord werd verleend zich niet bij het agendapunt houdt, kan enkel de voorzitter hem het woord ontnemen. Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp. ARTIKEL 21 1 - Wanneer de voorzitter oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit hij de bespreking en gaat over tot de stemming. 2 - De voorzitter is belast met de handhaving van de orde. De notulen vermelden de handelingen die hij/ zij in dat verband stelt. WIJZE VAN STEMMEN ARTIKEL 22 1 - De stemming geschiedt voor elk agendapunt afzonderlijk, tenzij er agendapunten worden samengevoegd. Desgewenst omschrijft de voorzitter het voorwerp van de stemming. De stemming wordt geregeld door de artikelen 34, 35, 36, 148 3 en 174 1 van het Gemeentedecreet. 2 - De onthoudingen en de ongeldige stemmen komen niet in aanmerking voor het vaststellen van de volstrekte meerderheid. HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD 7
ARTIKEL 23 1 - De stemming geschiedt hoofdelijk bij handopsteking. 2 - De geheime stemmingen verlopen met stembriefjes. POLITIE OVER DE VERGADERING ARTIKEL 24 De handhaving van de orde in de vergadering wordt uitgevoerd door de voorzitter van de gemeenteraad, die handelt volgens de bepalingen van artikel 25 G.D. ARTIKEL 25 Elk raadslid dat, in tegenstelling tot de beslissing van de voorzitter, aan het woord blijft, kan door de voorzitter tot de orde worden geroepen. Hetzelfde kan gebeuren voor het die het woord nemen zonder het te hebben bekomen. Hetzelfde geldt in geval van gebruik van scheldwoorden, beledigende uitdrukkingen of aantijgingen tegen een persoon. ARTIKEL 26 In geval de vergadering rumoerig wordt zodat het normaal verloop van de bespreking in het gedrang komt, kondigt de voorzitter aan dat hij de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt schorst of sluit de voorzitter de vergadering. De leden van de raad dienen in dat geval onmiddellijk de zaal te verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. ARTIKEL 27 De raadsleden engageren zich om op een correcte en voorkomende manier met elkaar om te gaan tijdens de raadsvergaderingen. Dit houdt o.a. in dat men de persoon die aan het woord is niet onderbreekt, tenzij men hiertoe de toelating van de voorzitter heeft gekregen. Scheldwoorden en persoonlijke aantijgingen worden vermeden en de raadsleden benaderen elkaar met respect. RAADSCOMMISSIES ARTIKEL 28 De gemeenteraad kan gemeenteraadscommissies oprichten. Deze commissies hebben als taak de besprekingen in de gemeenteraadsvergaderingen voor te bereiden en op een soepele manier het beleid van het gemeentebestuur te bespreken. De adviesbevoegdheid van de commissies strekt zich uit tot de materies die behoren tot de bevoegdheid van de gemeenteraad. HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD 8
ARTIKEL 29 De mandaten van lid van iedere commissie worden evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld. Er wordt verondersteld dat een fractie wordt gevormd door gemeenteraadsleden die op éénzelfde lijst zijn verkozen of die zijn verkozen op lijsten die onderling verenigd zijn om een fractie te vormen. Van elke fractie zal er minstens één vertegenwoordiger zitting hebben in elke commissie. Dit op basis van de voordrachten die door de verschillende fracties worden ingediend. De mandaten worden toegewezen op basis van de voordrachten die schriftelijk door de fracties worden ingediend. Dit overeenkomstig artikel 39 3 G.D. ARTIKEL 30 Elke gemeenteraadscommissie wordt voorgezeten door een raadslid. De burgemeester of een schepen kan geen voorzitter zijn van een gemeenteraadscommissie. De voorzitter van elke commissie wordt aangewezen door de gemeenteraad. ARTIKEL 31 1 - Ongeacht het aantal aanwezige leden kunnen de commissies geldig vergaderen. Zij brengen advies uit over de voorstellen die hun door de gemeenteraad, door het college of door een raadslid worden voorgelegd. Het ambt van secretaris van een raadscommissie wordt waargenomen door een gemeentelijke ambtenaar. Op voorstel van de secretaris wordt deze tot deze taak aangewezen door het college van burgemeester en schepenen. Elke commissie kan een deskundige of een belanghebbende horen. 2 - De commissies worden door hun voorzitter samengeroepen. De voorzitter maakt een voorstel van agenda op. Ieder lid van de commissie kan steeds deskundigen of belanghebbenden horen. 3 - De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt minstens acht dagen voor afgaand aan de vergadering naar de commissieleden verstuurd. De commissies worden eveneens samengeroepen indien de gemeenteraad hiertoe beslist. Op voorstel van minstens 3 commissieleden kunnen maximaal twee bijkomende vergaderingen worden samengeroepen. Voorafgaand aan de vergadering tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst. Deze lijst wordt aan de secretaris bezorgd. PRESENTIEGELD ARTIKEL 32 In overeenstemming met artikel 17 van het gemeentedecreet wordt aan de raadsleden een presentiegeld toegekend voor hun aanwezigheid bij elke vergadering van de gemeenteraad. Bij beslissing van de gemeenteraad kan eveneens een presentiegeld worden verleend voor het bijwonen van de vergaderingen van de gemeenteraadscommissies. Op dezelfde dag kan echter geen tweemaal presentiegeld worden toegekend. HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD 9
ARTIKEL 33 Voor de volgende vergaderingen worden presentiegelden toegekend : - raadsvergadering : 200 voor de legislatuur 2013-2018; - commissievergadering : 200 voor de legislatuur 2013-2018. Aan de voorzitter van de raad wordt voor elke vergadering die hij voorzit een dubbel presentiegeld toegekend. ARTIKEL 34 Met het oog op het vergemakkelijken van de inzage van de dossiers kunnen de gemeenteraadsleden op hun verzoek aan de secretaris en tegen betaling van de kostprijs kopie bekomen van de door hen aan te duiden documenten uit de dossiers die ze komen inkijken. Van dit kopierecht zijn uitgesloten : - documenten die betrekking hebben op personen en waarvan de bekendmaking de privacy van die personen zou schenden. - documenten die informatie over bedrijfs- en fabricatiegegevens bevatten, voor zover deze als vertrouwelijk aan het bestuur zijn meegedeeld. - documenten waarvan de bekendmaking bepaalde bij de aangelegenheid betrokken personen of instanties van derden onevenredig zou bevoor- of benadelen. ARTIKEL 35 De door het raadslid gevraagde kopies zijn bedoeld voor zijn/haar persoonlijk gebruik en zijn niet bestemd om verder verspreid of bekendgemaakt te worden. Mocht dit zich toch voordoen kan het college beslissen om het verantwoordelijke raadslid dit kopierecht te ontzeggen. ARTIKEL 36 De vergoeding per kopie wordt vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Deze vergoeding dient in verhouding te zijn met de reële kostprijs van de kopie. ARTIKEL 37 De praktische modaliteiten voor de uitoefening van het kopierecht worden bepaald door het college van burgemeester en schepenen. Deze collegebeslissing en elke wijziging ervan worden aan alle raadsleden bezorgd. ALGEMEEN ARTIKEL 38 De materies die in huidig reglement worden behandeld zijn van toepassing voor zover ze niet gewijzigd of geregeld worden door wetten, decreten of besluiten vanwege een hogere overheid. HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD 10
stad HALEN Markt 14. 3545 Halen HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD 11