PRIVACYREGLEMENT SAMENWERKINGSVERBAND VO REGIO UTRECHT WEST Woerden, mei 2017 1
Inleiding Samenwerkingsverbanden hebben persoonsgegevens van leerlingen nodig om hun taken goed te kunnen uitoefenen. De wet passend onderwijs (artikel 17a WVO) heeft dit geregeld door onder meer te bepalen dat het samenwerkingsverband bevoegd is om zonder toestemming van de betrokken leerling of diens wettelijk vertegenwoordiger persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn voor het vervullen van de wettelijke taak van het samenwerkingsverband. Het doel van dit privacyreglement is om eenduidige afspraken vast te leggen rondom het uitwisselen en registreren van persoonsgegevens. Daarnaast heeft dit reglement tot doel de rechten van betrokkenen te waarborgen. Onderstaand privacyreglement geldt voor alle professionals van het RUW Loket en ingehuurde deskundigen. In bijlage 3 vindt u een overzicht van betrokkenen. Bij een verzoek tot extra ondersteuning van een leerling ontvangt het RUW Loket informatie van de school waar de leerling naartoe gaat (het kan een ingeschreven of aangemelde leerling zijn). De ondersteuningsvraag van de school kan een adviesvraag zijn, maar ook een aanvraag voor extra ondersteuning (arrangement). Daarnaast ondersteunt het RUW Loket de school bij het aanvragen van een doorverwijzing van een leerling naar het voortgezet speciaal onderwijs (VSO) en beoordeelt deze aanvraag. Het samenwerkingsverband VO Regio Utrecht West (SWV VO RUW) verwerkt de ontvangen gegevens van de leerling. Hierop is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. Voor een deel gaat het bij die gegevensverwerkingen om gewone persoonsgegevens, dat wil zeggen gegevens die niet zijn aan te merken als bijzondere persoonsgegevens als bedoeld in de Wbp. Te denken valt aan naam, adres en woonplaats en overige contactgegevens van de leerling. Daarnaast gaat het bij de gegevensverwerkingen in het kader van passend onderwijs om zogenaamde bijzondere persoonsgegevens, meer bepaald: om gegevens over de gezondheid als bedoeld in artikel 16 Wbp. 1 In dit Privacyreglement van samenwerkingsverband VO RUW is de juridische grondslag weergegeven. In artikel 1 geven wij een overzicht van begrippen. Daarna volgen artikelen over verantwoordelijkheden, beveiliging en geheimhouding. In artikel 11 zijn de rechten van betrokkenen vermeld. In bijlage 1 geven we inzicht in de wettelijke grondslag van de Wet bescherming persoonsgegevens. De medewerkers van samenwerkingsverband VO RUW (zoals aangegeven in bijlage 3) geven aan zich altijd te houden aan dit reglement. 1 Het begrip gezondheid dient ruim te worden opgevat en omvat alle gegevens die de geestelijke of lichamelijke gezondheid van een persoon betreffen. Ook gegevens over IQ en sociaal-emotionele problematiek vallen onder het begrip gezondheid. 2
PRIVACYREGLEMENT VERWERKING PERSOONSGEGEVENS SAMENWERKINGSVERBAND VOORTGEZET ONDERWIJS REGIO UTRECHT WEST Artikel 1 Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: Betrokkene degene over wie de verwerking gegevens bevat; Bewerker Het RUW Loket Groot Overleg Commissie van Toelaatbaarheid en Aanwijzingen (CTA) Derde Persoonsgegevens Registratie Verantwoordelijke Wbp WVO de natuurlijke persoon, niet zijnde de verantwoordelijke, die het geheel of een gedeelte van de apparatuur of het fysieke systeem onder zich heeft, waarmee de verwerking wordt gevoerd; alle uitvoerende professionals, werkzaam voor SWV VO RUW; een overleg met professionals van het RUW Loket waaraan ook de zorgcoördinator van de school deelneemt. Op verzoek van de school kunnen aanvullende partijen worden uitgenodigd. Leerling en ouders worden altijd uitgenodigd voor het Groot Overleg; CTA-leden van SWV VO RUW in een vaste samenstelling; ieder die gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke of de bewerker; gegevens, herleidbaar tot een individuele natuurlijke persoon; het (grotendeels) geautomatiseerde systeem van Samenwerkingsverband VO RUW, waarin persoonsgegevens zijn opgenomen van de personen genoemd in artikel 4; Samenwerkingsverband VO Regio Utrecht West; Wet bescherming persoonsgegevens; Wet op het Voortgezet onderwijs. Artikel 2 Reikwijdte en doelstelling van het reglement 1. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van een betrokkene die door of namens het Samenwerkingsverband VO RUW worden verwerkt. Het Samenwerkingsverband VO Regio Utrecht West is gevestigd in Woerden. 2. Dit reglement heeft tot doel: a. vast te stellen van welke personen het samenwerkingsverband persoonsgegevens verwerkt; 3
b. de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene van wie persoonsgegevens worden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van onnodige en onjuiste persoonsgegevens evenals tegen de verwerking op onjuiste of niet nauwkeurige wijze; c. te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn; d. de rechten van een betrokkene te waarborgen. Artikel 3 Categorieën van de personen in de verwerking (betrokkene(n)) Persoonsgegevens worden verwerkt van de bij Samenwerkingsverband VO RUW aangemelde leerling. Artikel 4 Doelstellingen van verwerking persoonsgegevens en toestemming 1. De (verwerking van) persoonsgegevens dienen als bron van informatie voor de betrokken deskundigen van het RUW Loket. Bij een verzoek tot extra ondersteuning van een leerling ontvangt het RUW Loket informatie van de school waar de leerling naartoe gaat. De ondersteuningsvraag van de school kan een adviesvraag zijn, maar ook een aanvraag voor extra ondersteuning (arrangement). Om advies te kunnen uitbrengen over aanvullende ondersteuning gebruikt en verwerkt het RUW Loket de persoonsgegevens van de betrokkene. Het doel daarvan is een zo passend mogelijke plaats in het onderwijs te vinden. 2. De persoonsgegevens kunnen (geanonimiseerd en niet meer herleidbaar tot een persoon) gebruikt worden voor evaluatie en onderzoek en onder verantwoordelijkheid van Samenwerkingsverband VO RUW. De onderzoeken brengen het volgende in beeld: - de ondersteuningsvraag van scholen; - doeltreffendheid van het aanbod van het samenwerkingsverband. Ook de beleidsvoering en kwaliteitsverbetering kan een onderzoeksdoelstelling zijn. Hierbij worden geen gegevens verwerkt die betrekking hebben op naam, Burgerservicenummer (BSN), adres, postcode of gegevens die in combinatie met elkaar herleidbaar zijn tot betrokkene. 3. Het samenwerkingsverband is bevoegd zonder toestemming van de leerling dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger persoonsgegevens betreffende de gezondheid van de leerling te verwerken, ten behoeve van: a) het verdelen en toewijzen van ondersteuningsmiddelen en ondersteuningsvoorzieningen aan de scholen, b) het beoordelen of leerlingen toelaatbaar zijn tot het onderwijs in het voortgezet speciaal onderwijs, het praktijkonderwijs of een tussenvoorziening op verzoek van het bevoegd gezag van een school waar de leerling is aangemeld of ingeschreven, en c) het adviseren over de ondersteuningsbehoefte van een leerling op verzoek van het bevoegd gezag van een school waar de leerling is aangemeld of ingeschreven, waaronder het bieden van orthopedagogische/didactische ondersteuning aan de leerling. Artikel 5 Verantwoordelijke Het Samenwerkingsverband VO Regio Utrecht West is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, overeenkomstig de bepalingen van de Wbp, en WVO en de daarop gebaseerde algemene maatregelen van bestuur en dit reglement. De verantwoordelijke treft 4
daartoe de nodige voorzieningen, waaronder in elk geval zodanige opslag van persoonsgegevens dat deze niet voor onbevoegden toegankelijk zijn. Artikel 6 Opname van gegevens en informatieplicht 1. Over de personen zoals bedoeld in artikel 3, kunnen uitsluitend gegevens worden opgenomen voor zover verstrekt door de betrokkene, diens wettelijk vertegenwoordiger, de school, deskundigen of deskundige instanties. Persoonsgegevens verkregen op andere dan de in de eerste volzin bedoelde wijze kunnen slechts worden opgenomen indien de betrokkene daar toestemming 2 voor geeft, voor zover de gegevens zich daarvoor lenen en voor zover dat noodzakelijk is voor de doelstelling van de verwerking. 2. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt doet de verantwoordelijke daarvan mededeling aan de betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger en deelt hij de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd aan de betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger mee. 3. In alle gevallen worden in de verwerking uitsluitend persoonsgegevens opgenomen die noodzakelijk zijn ter verwezenlijking van het doel waarvoor zij worden verzameld. De verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat de verzameling en verwerking van de persoonsgegevens op juiste en nauwkeurige wijze geschiedt. Artikel 7 Soorten van gegevens Met betrekking tot de in artikel 3 genoemde personen worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens van de betrokkene; b. het persoonsgebonden nummer; c. nationaliteit; d. gegevens als bedoeld onder a, van de wettelijk vertegenwoordiger of verzorger van de leerling; e. gegevens betreffende de gezondheid of het welzijn van de leerling voor zover die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning; f. gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning; g. gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en ondersteuning, alsmede de behaalde studieresultaten; h. gegevens met het oog op de organisatie van de ondersteuning (waaronder OPDC) en het verstrekken of ter beschikking stellen van ondersteuningsmiddelen of voorzieningen; i. schoolgegevens (waaronder naam school, naam zorgcoördinator/mentor/klas waarin de leerling zit, datum van inschrijving bij deze school, naam van de indiener van de aanmelding bij het samenwerkingsverband, schoolloopbaan en rapportage vanuit primair en voortgezet onderwijs); 2 Indien de betrokkene de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt, of onder curatele is gesteld dan wel ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene die van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. Een toestemming kan door de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken. 5
j. aanleiding voor de aanmelding bij het samenwerkingsverband, relevante screenings- en onderzoeksgegevens en omschrijving van de problematiek die aan de orde is; k. activiteiten die door de school zijn ondernomen rond de betreffende leerling, alsmede de resultaten hiervan; l. bestaande of (relevante) afgesloten hulpverleningscontacten en de namen van contactpersonen; m. relevante persoonsgegevens die door externe partijen worden verstrekt met betrekking tot de aangemelde problematiek van de betreffende leerling; n. het opgestelde onderwijskundige rapport en/of het ontwikkelingsperspectief van de aangemelde leerling; o. gegevens over voortgang, de evaluatie en de afsluiting van de ingestelde ondersteuning; p. de onder a tot en met o bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge, of noodzakelijk is met het oog op, de toepassing van een wettelijke regeling. Artikel 8 Toegang tot persoonsgegevens 1. De verantwoordelijke voor de verwerking verleent slechts toegang tot de in de verwerking opgenomen persoonsgegevens aan: a) de bewerker en de derde die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke, of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken alsmede de deskundigen, bedoeld in artikel 17a WVO lid 12. 3 b) degenen aan wie krachtens wettelijk voorschrift toegang dient te worden verleend, echter niet dan deugdelijke legitimatie. 2. Degenen genoemd in lid 1 van dit artikel worden door het Samenwerkingsverband VO RUW geregistreerd in een daartoe door de verantwoordelijke ingericht bestand dat als bijlage 3 bij dit reglement wordt gevoegd. Artikel 9 Verstrekking van gegevens 1. De verantwoordelijke voor de verwerking verstrekt persoonsgegevens uit de verwerking slechts aan anderen dan de in artikel 8 genoemde personen uitsluitend en voor zover: a) de verantwoordelijke daartoe op grond van enige wettelijke bepaling verplicht is; b) de betrokkene op wie de te verstrekken gegevens betrekking heeft of diens wettelijk vertegenwoordiger daarin heeft toegestemd. 2. De verantwoordelijke verstrekt de gegevens, bedoeld in artikel 4 lid 3 van dit reglement, niet aan derden, met uitzondering van het bevoegd gezag van de school waar de desbetreffende leerling is aangemeld of ingeschreven. Toegang tot de gegevens hebben alleen leidinggevende personen van de school en de zorgcoördinator. Deze functionarissen zijn de gesprekspartners van SWV VO RUW. 3. Van de verstrekking van gegevens als bedoeld in dit artikel houdt de verantwoordelijke deugdelijk aantekening. 3 Dit zijn de deskundigen die advies geven over de toelaatbaarheid van leerlingen tot het PrO of (V)SO zoals een orthopedagoog en door een tweede deskundige als een kinder- of jeugdpsycholoog, een pedagoog, een maatschappelijk werker, een arts of een kinderpsychiater (zie de concept AMvB zoals deze voor consultatie gepubliceerd is op 28 februari 2013). 6
Artikel 10 Beveiliging en geheimhouding 1. De verantwoordelijke draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. 2. Indien sprake is van elektronische verwerking van persoonsgegevens zal het samenwerkingsverband via een coderings- en wachtwoordbeveiliging de verschillende personen, als bedoeld in artikel 8, toegang geven tot bepaalde gedeelten van de persoonsgegevens of tot alle persoonsgegevens, al naar gelang hun werkzaamheden dit vereisen. 3. Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit. Artikel 11 Rechten betrokkene(n): inzage, correctie, verzet 1. Elke betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht op inzage. Aan een verzoek om inzage kunnen kosten 4 worden verbonden. 2. Indien de verantwoordelijke twijfelt aan de identiteit van de verzoeker, vraagt hij zo spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens inzake zijn identiteit te verstrekken of een geldig identiteitsbewijs te overleggen 5. Door dit verzoek wordt de termijn opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd. 3. Een verzoek om inzage dient te worden gedaan aan de verantwoordelijke, die binnen vier weken na ontvangst van dit verzoek hierop schriftelijk reageert middels het tenminste ter beschikking stellen van een volledig overzicht van de hem betreffende persoonsgegevens in een begrijpelijk vorm en een omschrijving van de doeleinden van de verwerking met inlichtingen over de herkomst daarvan. 4. Indien de betrokkene dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger de verantwoordelijke verzoekt tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming (correctie) omdat bepaalde opgenomen gegevens onjuist c.q. onvolledig zouden zijn, dan wel voor de doelstelling van de verwerking onvolledig of niet ter zake doen, dan wel strijdig zijn met dit reglement of een wettelijk voorschrift, neemt de verantwoordelijke binnen vier weken nadat betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger dit verzoek heeft ingediend, hierover een beslissing. 5. De verantwoordelijke bericht de verzoeker schriftelijk of en in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. 6. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. 4 De regering bepaalt de hoogte van de vergoeding die in rekening kan worden gebracht (over het algemeen maximaal 5,00). 5 Bij twijfel over ouderlijk gezag (b.v. na een scheiding) zal SWV VO RUW informeren naar de rechtbank-uitspraak waarin bepaald is wie het ouderlijk gezag heeft. Afhankelijk daarvan wordt inzage in het dossier toegekend. 7
7. De verantwoordelijke is verplicht om aan derden aan wie de gegevens daaraan voorafgaand zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis te geven van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost. 8. Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op de grondslag van artikel 8 onder e en f Wbp, dat wil zeggen dat die verwerking: a) noodzakelijk is voor de goede vervulling van een door de verantwoordelijke verrichte publiekrechtelijke taak, of b) noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke of een derde, kan betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk verzet aantekenen tegen de verwerking van de gegevens, op basis van zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. De verantwoordelijke dient binnen vier weken na ontvangst van het verzet te beoordelen of het verzet terecht is. Is dat het geval, dan dient de verwerking van persoonsgegevens onmiddellijk te worden beëindigd. 9. Voor het in behandeling nemen van een verzet kan de verantwoordelijke een vergoeding van kosten vragen, welke vergoeding wordt teruggeven in geval het verzet gegrond wordt bevonden. 10. Een beslissing op een verzoek om inzage, een beslissing als vermeld in lid 4 van dit artikel en de beoordeling als vermeld in lid 8 van dit artikel zijn besluiten in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 12 Bewaartermijnen 1. De persoonsgegevens worden door de verantwoordelijke bewaard tot drie jaar na afloop van: a) de beoordeling van de toelaatbaarheid van de leerling tot het onderwijs aan een school voor praktijkonderwijs of voortgezet speciaal onderwijs, b) de advisering over de ondersteuningsbehoefte van de leerling aan het bevoegd gezag van de school waar de leerling is aangemeld of ingeschreven, of c) de toewijzing van ondersteuningsmiddelen of ondersteuningsvoorzieningen aan de school, voor zover het voor die toewijzing nodig was gegevens van de leerling te verwerken. 2. De verantwoordelijke bewaart de gegevens op een plaats die uitsluitend toegankelijk is voor het samenwerkingsverband en de deskundigen, bedoeld in artikel 17a WVO lid 12. 6 Artikel 13 Klachten 1. Als de betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger van mening is dat de bepalingen van de Wbp zoals uitgewerkt in dit reglement niet worden nageleefd of andere redenen tot klagen heeft, dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke. 2. Overeenkomstig de Wbp kan de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger zich wenden tot de rechter of het College bescherming persoonsgegevens. 6 een orthopedagoog en door een tweede deskundige als een kinder- of jeugdpsycholoog, een pedagoog, een maatschappelijk werker, een arts of een kinderpsychiater. 8
Artikel 14 Slotbepalingen 1. Dit reglement kan aangehaald worden als Privacyreglement verwerking persoonsgegevens samenwerkingsverband VO Regio Utrecht West en treedt in werking op 1 september 2016. 2. Het samenwerkingsverband VO RUW maakt het reglement (digitaal) openbaar. 9
Bijlage 1 Juridische grondslag Wet bescherming persoonsgegevens Om persoonsgegevens te mogen verwerken stelt de Wbp de eis dat de verwerking gebaseerd dient te zijn op een grondslag als genoemd in die wet. De juridische grondslag is hieronder samengevat. Voor samenwerkingsverbanden is deze grondslag gelegen in: artikel 8 onderdeel e van de Wbp voor zover het betreft het toelaatbaar verklaren van leerlingen tot het (voortgezet) speciaal onderwijs (de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door een bestuursorgaan), artikel 8 onderdeel f van de Wbp voor zover het betreft het adviseren van het bevoegd gezag over de ondersteuningsbehoefte van leerlingen en het toekennen van middelen voor extra ondersteuning en -voorzieningen aan scholen, ten behoeve van de ondersteuning van leerlingen (de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt). Voor samenwerkingsverbanden bevat artikel 17a lid 14 WVO de grondslag voor verwerking van gezondheidsgegevens. Deze bepalingen zien op (alleen) die verwerkingen van gezondheidsgegevens, die noodzakelijk zijn voor: a. de beoordeling of een leerling is aangewezen op het leerwegondersteunend onderwijs of van het toelaatbaar verklaren van leerlingen tot het praktijkonderwijs of het voortgezet speciaal onderwijs, b. de advisering over de ondersteuningsbehoefte van de leerling aan het bevoegd gezag van de school waar de leerling is aangemeld of ingeschreven, of c. de toewijzing van ondersteuningsmiddelen of ondersteuningsvoorzieningen aan de school, voor zover het voor die toewijzing nodig was gegevens van de leerling als bedoeld in de eerste volzin te verwerken. Aan derden, behalve de bevoegde gezagsorganen van de betrokken scholen, mogen deze gegevens niet worden verstrekt. De genoemde grondslagen voor samenwerkingsverbanden zijn eveneens van toepassing wanneer het samenwerkingsverband zich bij de uitvoering van zijn taak laat adviseren door deskundigen, bijvoorbeeld door de Commissie voor Toelaatbaarheid en Aanwijzingen (CTA), ZAT of zorgmakelaar. Het samenwerkingsverband is in die gevallen de verantwoordelijke in de zin van de Wbp. Zowel scholen als samenwerkingsverbanden moeten bij de uitvoering van passend onderwijs de eisen in acht nemen die de Wbp stelt aan het verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent onder meer, dat scholen en samenwerkingsverbanden: de wettelijk vertegenwoordigers dan wel de leerlingen zelf vanaf 16 jaar dienen te informeren over de gegevensverwerkingen die ten aanzien van leerlingen plaatsvinden (artikelen 33 en 34 Wbp), persoonsgegevens over leerlingen slechts mogen verwerken voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn (artikel 11 Wbp), gegevens over leerlingen niet langer dan noodzakelijk bewaren (artikel 10 Wbp), 10
passende maatregelen treffen voor de beveiliging van de leerling gegevens (artikel 13 Wbp), wettelijk vertegenwoordigers en leerlingen in staat stellen om de rechten die de Wbp hen toekent uit te oefenen. Voor de gegevensverwerking in de categorie onderwijs bepaalt het Vrijstellingsbesluit Wbp in 5 dat die verwerking niet hoeft te worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP). Artikel 27 Wbp is dan niet van toepassing. De wettelijke taken van het samenwerkingsverband liggen direct in het verlengde van het onderwijsproces en worden uitgevoerd door samenwerkende schoolbesturen. De bepalingen in het Vrijstellingsbesluit Wbp voor schoolbesturen worden geacht hier analoog van toepassing te zijn, waardoor de melding bij het CBP niet van toepassing is. 11
Bijlage 2 Begripsbepalingen a. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; b. verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; c. bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen; d. verantwoordelijke: het samenwerkingsverband, dat wil zeggen de rechtspersoon als bedoeld in artikel 18a WPO respectievelijk artikel 17a WVO, dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; e. bewerker: degene die ten behoeve en in opdracht van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag onderworpen te zijn; f. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; g. derde: ieder die gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke of de bewerker; h. toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens of die van de vertegenwoordigde worden verwerkt; i. het College bescherming persoonsgegevens: het College als bedoeld in artikel 51 Wbp; j. verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens; k. verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens; l. leerling: een leerling die extra ondersteuning behoeft, of waarvan dit wordt vermoed, bij het volgen van onderwijs op een school voor voortgezet (speciaal) onderwijs zoals bedoeld in de WVO en WEC en die is aangemeld dan wel ingeschreven bij een school gelegen in de regio of woont in de regio en is aangemeld of ingeschreven bij een school buiten de regio; m. scholen (school): alle vestigingen van speciale scholen voor voortgezet onderwijs, van scholen voor speciaal onderwijs, van scholen voor voortgezet speciaal onderwijs en van scholen voor speciaal en voortgezet speciaal onderwijs, voor zover daaraan speciaal onderwijs dan wel voortgezet speciaal onderwijs wordt verzorgd, behorend tot cluster 3 en 4 bedoeld in de Wet op de expertisecentra en gevestigd in de regio; n. regio: het bij ministeriële regeling aan het samenwerkingsverband aangewezen aaneengesloten gebied waarbinnen het samenwerkingsverband haar doel verwezenlijkt; o. Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens; p. WVO: Wet op het voortgezet onderwijs; q. WEC: Wet op de expertisecentra; r. Vrijstellingsbesluit Wbp: besluit van 7 mei 2001 houdende aanwijzing van verwerking van persoonsgegevens die zijn vrijgesteld van de melding bedoeld in artikel 27 Wbp. 12
Bijlage 3 Overzicht betrokkenen Overzicht van personen die toegang hebben tot de in de verwerking opgenomen persoonsgegevens van het Samenwerkingsverband VO Regio Utrecht West, gevestigd te Woerden. Naam, functie en motivering gebruik B. de Waal, directeur SWV VO RUW Verantwoordelijke N.M. Spijkstra, coördinator RUW Loket Inhoudelijk deskundige M. van Rhede van der Kloot, secretaris RUW Loket Inhoudelijk deskundige Sharon Captein Derde M.W. van Dolder, secretaresse SWV VO RUW Derde Suzanna de Haan Deskundige, bewerker Harald Weverling, adviseur passend onderwijs Inhoudelijk deskundige Judy Broer Deskundige, bewerker Jurgen Weijers Onafhankelijk voorzitter Groot Overleg, bewerker Marieke Beentjes, coördinator POVO Inhoudelijk deskundige Commissie van Toelaatbaarheid en Aanwijzingen (CTA). Leden: Deskundigen, bewerkers - Hanneke de Jong (ambtelijk secretaris) - Nico Jonker (voorzitter) - Wil Verkaik Markensteyn (lid) - Cor John van der Beek (lid) - Linda de Wette (secretariaat) - Anja Veldman (secretariaat) Toegang tot welke persoonsgegevens Administratieve verwerking van persoonsgegevens Administratieve verwerking van persoonsgegevens Administratieve verwerking van persoonsgegevens 13
Bijlage 4 Toestemmingsverklaring Met dit formulier geef ik...(ouders/ verzorgers) toestemming aan...(naam school) om...(naam leerling) aan te melden bij Samenwerkingsverband VO Regio Utrecht West te Woerden. Wanneer blijkt dat de ondersteuning op school voor een leerling ontoereikend is, kunnen scholen terecht bij het SWV VO RUW voor advies of een arrangement. Het SWV VO RUW geeft toelaatbaarheidsverklaringen af wanneer onderwijs in een speciale setting (voortgezet speciaal onderwijs of praktijkonderwijs) nodig blijkt. De school mag met deze toestemming de gegevens over mijn/onze zoon/dochter (hierna betrokkene) aan het samenwerkingsverband verstrekken. Het betreft persoonsgegevens, leer- en begeleidingsgegevens. Het SWV VO RUW is daarmee in staat te beoordelen: de ondersteuningsbehoefte van genoemde betrokkene; de toekenning van ondersteuningsmiddelen en ondersteuningsvoorzieningen aan de school ten behoeve van betrokkene; het opvragen van gegevens bij deskundige instanties en deskundigen; de toelaatbaarheid van betrokkene tot het voortgezet speciaal onderwijs/ praktijkonderwijs. De ondergetekenden ontvangen van de school/ het samenwerkingsverband de volgende informatie: O het ontwikkelingsperspectief Plan (OPP); O het privacyreglement verwerking persoonsgegevens van Samenwerkingsverband VO RUW; O een afschrift van de stukken welke de school aan het SWV VO RUW verstrekt; O een afschrift van het advies van Samenwerkingsverband VO RUW over de ondersteuningsbehoefte van genoemde betrokkene. Naam betrokkene:.. Handtekening: Plaats:... datum:. 14
Naam moeder/wettelijk vertegenwoordiger: Handtekening: Plaats:... datum:. Naam vader/wettelijk vertegenwoordiger:.. Handtekening: Plaats:... datum:. O aanvinken wanneer van toepassing 15