Doel: Bescherming bieden van persoonlijke levenssfeer van de ouders, kinderen en medewerkers die een relatie hebben met Dikkertje Dap. Algemene bepalingen 1. Begripsbepalingen 1.1 Persoonsgegevens Gegevens die herleidbaar zijn tot individuele personen. 1.2 Persoonsregistratie Een verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens die automatisch wordt gevoerd, of met het oog op een doeltreffende raadpleging systematisch is aangelegd, voor zover deze in het kader van de hulp- en/of dienstverlening zijn verzameld. 1.3 Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen. 1.4 Houder van de persoonsregistratie Degene die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen in het reglement. 1.5 Geregistreerde Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen. 1.6 Beheerder van de persoonsregistratie Degene die, onder verantwoordelijkheid van de houder, is belast met de dagelijkse zorg voor een persoonsregistratie of een gedeelte daarvan. 1.7 Gebruiker van de persoonsregistratie Degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen. 1.8 Het college bescherming persoonsgegevens Het college dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens. 1.9 WPB Wet Bescherming Persoonsgegevens. Versie: 08-02-2017 Pagina 1 van 10
2. Reikwijdte Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Kenmerken van de persoonsregistratie 3. Doel van de persoonsregistratie 3.1 De houder van de persoonsregistratie omschrijft de doelstelling van de persoonsregistratie nauwkeurig en duidelijk. Deze omschrijving vormt als bijlage A één geheel met dit reglement. 3.2 De houder van de persoonsregistratie zal geen persoonsgegevens in de registratie opnemen voor andere doeleinden, dan bedoeld in de sub 3.1 genoemde omschrijving. Het gebruik van de opgenomen persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig de bepalingen van dit reglement. 3.3 De houder van de persoonsregistratie zal niet meer gegevens in de registratie opslaan of bewaren dan voor het doel van de persoonsregistratie nodig is. 4. Werking van de persoonsregistratie 4.1 De houder van de persoonsregistratie omschrijft de werking van de persoonsregistratie. Deze omschrijving vormt als bijlage B één geheel met dit reglement. 4.2 In de sub 4.1 bedoelde omschrijving wordt tenminste genoemd: a. de naam, de vestigingsplaats en het karakter van de organisatie ten behoeve waarvan de registratie functioneert; b. wie de houder is; c. wie de beheerder is; Versie: 08-02-2017 Pagina 2 van 10
5. Opgenomen gegevens De persoonsregistratie kan ten hoogste de volgende gegevenscategorieën bevatten: - personalia / identificatiegegevens; - financieel / administratieve gegevens; - gegevens die betrekking hebben op de dienstverlening aan cliënten. Deze categorieën van gegevens worden nader gespecificeerd in bijlage C bij dit reglement. Deze bijlage vormt één geheel met dit reglement. 6. Kennisgeving De houder zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van de registratie en van dit reglement vermelden, alsmede daarin aangeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen. Indien andere doelen dan zorgverlening een doelstelling vormen van de registratie, heeft de houder de plicht de geregistreerde vooraf te informeren omtrent de aard van de gegevens, die onder zijn persoon in de registratie worden opgenomen, alsmede omtrent de doeleinden die daarmee worden nagestreefd. 7. Verstrekking van gegevens Dikkertje Dap verstrekt persoonsgegevens: ter uitvoering van een wettelijk voorschrift; voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk aan degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en tot de cliënt; aan personen en instanties, wier taak het is de verleende dienst te controleren en te toetsen, voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak; 8. Toegang tot persoonsgegevens Deze en andere door elk van genoemde personen aangewezen (mede-) gebruikers van de registratie, binnen Dikkertje Dap werkzaam, zijn met name genoemd in bijlage D. 9. Inzage van opgenomen gegevens/verzoek wijziging De geregistreerde heeft het recht om zijn/haar opgenomen gegevens in te zien en zo nodig een verzoek tot wijziging in te dienen. 10. Bewaartermijnen Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de houder vast hoelang de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. De bewaartermijn, die voor onderscheiden soorten gegevens kan verschillen, wordt neergelegd in een bijlage E. Versie: 08-02-2017 Pagina 3 van 10
11. Klachten Voor klachten wordt verwezen naar het klachtenreglement. Dit is op te vragen bij de administratie op kantoor. Versie: 08-02-2017 Pagina 4 van 10
Bijlagen bij het privacyreglement Bij toepassing van het voorgaande privacyreglement dient u bij het reglement de volgende bijlagen op te nemen: Bijlage A: omschrijving van de doelstelling van de persoonsregistratie (zie artikel 3.1); Bijlage B: omschrijving van de werking van de persoonsregistratie (zie artikel 4.1 en 4.2); Bijlage C: nadere specificatie van de opgenomen gegevenscategorieën (zie artikel 5); Bijlage D: lijst van (mede-)gebruikers met aanduiding tot welke persoonsgegevens zij toegang hebben (zie artikel 8); Bijlage E: vastlegging bewaartermijn(en) (zie artikel 11) Versie: 08-02-2017 Pagina 5 van 10
Bijlage A: Doelstelling van de persoonsregistratie Er zijn bij Kinderopvang Dikkertje Dap 2 persoonsregistraties, te weten: 1. de registratie van ouders en kinderen. 2. de personeelsregistratie 1. Registratie van ouders en kinderen gebeurt in het computersysteem ten behoeve van de schriftelijke verplichtingen en de Belastingdienst. Daarnaast worden er kinddossiers aangemaakt van ieder kind dat geplaatst wordt. Doelstelling hiervan is de plaatsing van kinderen zo efficiënt en doelmatig mogelijk te bewerkstelligen. 2. De personeelsregistratie gebeurt met behulp van personeelsdossiers. Salariëring gaat via de salarisadministratie. Versie: 08-02-2017 Pagina 6 van 10
Bijlage B: Werking van de persoonsregistraties De persoonsregistraties worden gevoerd ten behoeve van Dikkertje Dap Kinderopvang, gevestigd aan de Paulus Potterstraat 6, te Zutphen. Het betreft 2 registraties, te weten: 1. de registratie van ouders en kinderen; 2. de personeelsregistratie. De houder/beheerder is: G. Behet. Versie: 08-02-2017 Pagina 7 van 10
Bijlage C: Nadere specificatie van de persoonsregistratie De persoonsregistraties omvatten de volgende gegevens: 1. De registratie van ouders en kinderen: - Kinddossier met daarin o.a. aanmeldformulieren, inschrijfformulieren, plaatsingsgegevens, veilig slapen, toestemming foto, video en uitstapjes, evaluatie na wenperiode, medicijn toedienen, overgang kind, buitenbedje, observatielijsten welbevinden, zelfstandigheidscontracten. 2. De personeelsregistratie: - Personalia en identificatiegegevens van personeelsleden; - Contractgegevens - Diploma s - Ziekmeldingen - Sollicitatie formulieren - Functioneringsgesprekken - Correspondentie - Loonbelastingverklaring - Pasfoto - Kopie Id / paspoort - VOG verklaring - Kopie aanvullende zorgverzekering. Versie: 08-02-2017 Pagina 8 van 10
Bijlage D: Lijst van medegebruikers die toegang hebben tot de persoonsregistraties De volgende personen in de organisatie hebben inzage tot de registratie van ouders en kinderen: Alle groepsleid(st)ers De volgende personen in de organisatie hebben toegang tot de registratie van ouders en kinderen: Administratie Deze personen hebben het recht tot wijzigen of bewerken van de gegevens. De volgende personen in de organisatie hebben toegang tot de personeelsregistratie: G. Behet Deze persoon heeft recht op inzage en tot wijziging of bewerking van gegevens. Versie: 08-02-2017 Pagina 9 van 10
Bijlage E: Vastlegging bewaartermijnen De bewaartermijnen van de verschillende onderdelen zijn als volgt: 1 de registratie van ouders en hun kinderen is 7 jaar. (fiscale bewaarplicht) 2 de personeelsregistratie is 7 jaar. (fiscale bewaarplicht) Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens binnen een jaar vernietigd. Versie: 08-02-2017 Pagina 10 van 10