Privacyreglement Stichting Monitor Mondzorg Inleiding De Stichting Monitor Mondzorg is door de KNMT opgericht om vroegtijdig risico s en problemen met betrekking tot het functioneren van tandartsen te signaleren en zo nodig ondersteuning en hulp te bieden aan deze tandartsen. Om de doelstellingen van de Stichting Monitor Mondzorg te kunnen bereiken is het noodzakelijk dat persoonsgegevens worden verwerkt. De Stichting Monitor Mondzorg hecht er veel waarde aan dat zorgvuldig met de gegevens van tandartsen wordt omgegaan en wil daarin ook transparant zijn. Daarvoor dient dit privacyreglement. Artikel 1 Begripsbepaling Verantwoordelijke Het bestuur van de Stichting Monitor Mondzorg Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een tandarts waarbij sprake is van een(vermoeden van) zorg over het functioneren Verwerking van persoonsgegevens Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekking door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens Verstrekken Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens Betrokkene De tandarts op wie een persoonsgegeven betrekking heeft Melder De persoon of rechtspersoon die melding doet over een betrokkene Melding Het afgeven van een signaal waaruit blijkt dat er sprake is van een (vermoeden van) zorg over het functioneren van een betrokkene Registratiesysteem Het systeem van de Stichting Monitor Mondzorg waarin de persoonsgegevens van de betrokkene worden geregistreerd Bewerker Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen
College Het College Bescherming Persoonsgegevens dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens (artikel 51 Wet bescherming persoonsgegevens) Derde Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder het rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken Juridisch Zwitsers Zakmes Bij het juridisch Zwitsers zakmes gaat het om het toepassen van de eisen van subsidiariteit, proportionaliteit en doelmatigheid Subsidiariteit: het gaat er om dat het minst ingrijpende actie wordt genomen ( kan het een tandje minder? ) Proportionaliteit: het gaat er om dat de actie in verhouding staat tot het doel Doelmatigheid: het gaat er om dat de gekozen actie de meest geschikte handelwijze is Artikel 2 Reikwijdte 2.1 Dit privacyreglement van de Stichting Monitor Mondzorg is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van de betrokkene over wie een melding is gedaan. 2.2 De verwerking van persoonsgegevens heeft betrekking op de melding en de bespreking daarvan binnen de Stichting Monitor Mondzorg. 2.3 Op de inhoud van de geboden hulpverlening is dit privacyreglement niet van toepassing. Artikel 3 Doel van de gegevensverwerking Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is: (a) inzicht te krijgen in de inhoud en omvang van signalen over (een vermoeden van) zorg ten aanzien van het functioneren van een betrokkene; (b) het bieden van ondersteuning en hulp vanuit de beroepsgroep aan de betrokkene, zodat escalatie van zorg kan worden voorkomen; (c) het volgen van de (voortgang van de) aangeboden hulpverlening. Artikel 4 Grondslag gegevensverwerking De verwerking van de persoonsgegevens door de verantwoordelijke is gebaseerd op artikel 8 sub f van de Wet bescherming persoonsgegevens. Artikel 5 Verwerking persoonsgegevens 5.1 De persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelstellingen waarvoor zij worden verzameld, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Dit betekent dat geen andere gegevens worden verwerkt dan nodig is om het functioneren van de betrokkene waarover een(vermoeden van) zorg is inzichtelijk te maken en te komen tot adequaat advies en/of hulpverleningsaanbod. 5.2 Het verwerken van persoonsgegevens dient in overeenstemming te zijn met het juridisch Zwitsers zakmes. 5.3 In het registratiesysteem zal bij de verwerking de volgende persoonsgegevens met betrekking tot de betrokkene worden opgenomen:
- naam, adres en woonplaatsgegevens; - praktijkgegevens; - de melding zoals gedaan door de melder of een zakelijke weergave daarvan; - aard van de signalen waarop de melding is gebaseerd; - ernst van de melding; - overwegingen ten aanzien van de betrouwbaarheid van de melding; - eventueel bereikbaarheidsgegevens - voor zover van toepassing het KNMT lidmaatschapsnummer. 5.4 In het registratiesysteem zal bij de verwerking de volgende persoonsgegevens met betrekking tot de melder worden opgenomen: - naam, adres en woonplaatsgegevens; - relatie tot de betrokkene; - beroep/functie; - eventueel bereikbaarheidsgegevens - voor zover van toepassing het KNMT lidmaatschapsnummer. 5.5 In het registratiesysteem zal tevens verslaglegging plaatsvinden van de contactmomenten (of pogingen daartoe) met de betrokkene. Artikel 6 Verantwoordelijkheden 6.1 Het bestuur van de Stichting Monitor Mondzorg treedt op als verantwoordelijke als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). 6.2 Het bestuur van de Stichting Monitor Mondzorg draagt het toezicht op naleving in een concrete casus op aan een ondersteunende medewerker van de KNMT. 6.3 De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens wordt aangemeld bij het College conform artikel 27 lid 1 Wbp. 1 Artikel 7 Toegang tot gegevens 7.1 De gegevens van de betrokkene, zoals opgenomen in het registratiesysteem, zijn uitsluitend toegankelijk voor de verantwoordelijke en geautoriseerde bewerkers. 7.2 In dit privacyreglement wordt met geautoriseerde bewerkers de volgende personen bedoeld: - de daartoe aangewezen medewerker van de KNMT die de Stichting Monitor Mondzorg feitelijk ondersteunt bij de uitvoering van de werkzaamheden; - de leden van de Commissie Monitor Mondzorg; - de ingeschakelde hulpverleners (tandartscoach, vertrouwenspersoon, casemanager en/of arbeidsdeskundige). Artikel 8 Melding via website 8.1 Op de website van de Stichting Monitor Mondzorg kan door eenieder die een (vermoeden van) zorg heeft over een betrokkene een melding doen. 8.2 De melder ontvangt van de Stichting Monitor Mondzorg een schriftelijke bevestiging van de melding. 8.3 De Stichting Monitor Mondzorg kan - indien zij dit wenselijk acht - de melding uitsluitend zakelijk weergeven in het registratiesysteem. 8.4 Indien nodig kan de Stichting Monitor Mondzorg nadere informatie bij de melder opvragen. 8.5 De Commissie Monitor Mondzorg van de Stichting Monitor Mondzorg beoordeelt of het noodzakelijk is om naar aanleiding van de melding actie richting de betrokkene te nemen. Als daartoe reden is wordt een plan van aanpak met betrekking tot de te bieden hulpverlening opgesteld en vindt afstemming plaats wie de betrokkene zal informeren over de melding. 8.6 Indien de Commissie Monitor Mondzorg oordeelt dat de melding geen reden vormt om actie in gang te zetten, zullen de gegevens die betrekking hebben op deze melding nog gedurende een (1) jaar worden bewaard vanaf de datum waarop de melding door de Stichting Monitor Mondzorg is geregistreerd. Mocht de Commissie Monitor Mondzorg in deze periode een nieuwe 1 De aanmelding dient te geschieden alvorens de verwerking aan te vangen.
melding over de betrokkene ontvangen dan zal de eerder ontvangen melding in de beoordeling worden meegenomen. Indien de Commissie Monitor Mondzorg in deze periode geen nieuwe melding over de betrokkene ontvangt, zullen na afloop van de bewaartermijn de gegevens worden vernietigd, tenzij er gewichtige redenen zijn om de vernietiging uit te stellen. 2 8.7 Er vindt geen inhoudelijke terugkoppeling plaats aan de melder over eventuele acties die naar aanleiding van de melding zijn gedaan. De Stichting Monitor Mondzorg kan als daartoe een gegronde reden is een terugkoppeling van procedurele aard aan de melder geven. In hoeverre deze terugkoppeling wordt gegeven is ter beoordeling aan de Commissie Monitor Mondzorg. De Commissie Monitor Mondzorg zal dit per individueel geval beoordelen aan de hand van het juridisch Zwitsers zakmes. Artikel 9 Recht op informatie 9.1 Nadat de Commissie Monitor Mondzorg heeft besloten om naar aanleiding van de melding actie te ondernemen wordt de betrokkene geïnformeerd over de verwerking van op hem betrekking hebbende persoonsgegevens. Het is van belang de betrokkene op zodanige wijze als past bij zijn bevattingsvermogen in te lichten over het doel van de gegevensverwerking en te wijzen op het belang dat de betrokkene hierbij heeft. 9.2 Tevens dient de betrokkene geïnformeerd te worden over de identiteit van de persoon die de verwerking doet alsmede waar en voor welke instantie hij werkzaam is. Desgevraagd worden deze gegevens schriftelijk aan de betrokkene verstrekt. Slechts in uitzonderlijke situaties kan wegens een gewichtige reden bekendmaking van de identiteit van de persoon die de melding heeft gedaan aan de betrokkene achterwege blijven. Of sprake is van een dergelijke uitzonderlijke situatie zal de Commissie Monitor Mondzorg beoordelen aan de hand van het juridisch Zwitsers zakmes. 9.3 De betrokkene heeft de mogelijkheid bezwaar te maken tegen de verwerking. Indien en voor zover de betrokkene van dit recht gebruik maakt, dient aan de hand van het juridisch Zwitsers zakmes zorgvuldige heroverweging van het voornemen tot verwerking plaats te vinden. Artikel 10 Recht op inzage 10.1 De betrokkene heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mee te delen of zijn persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke dient de betrokkene schriftelijk binnen vier weken na een daartoe strekkend verzoek mee te delen of dergelijke persoonsgegevens worden verwerkt. 10.2 Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van de gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers en categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens. 10.3 Voordat de verantwoordelijke een mededeling doet als in het eerste lid bedoeld, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal hebben, wordt de derde in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze naar voren te brengen indien de mededeling gegevens bevat die hem treffen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. 10.4 Indien een verwerking plaatsvindt door een instantie of dienst voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek, en de nodige voorzieningen zijn getroffen om te verzekeren dat de 2 Ter overweging: naast een archief ook een zgn. historisch archief inrichten. De gegevens worden dan na een jaar niet vernietigd, maar opgeslagen in het historisch archief dus niet zonder meer te raadplegen, maar in het geval dat nog wel te achterhalen. Anderzijds, als binnen een jaar niet een nieuwe melding is gevolgd, lijkt de kans klein dat de Monitor in actie moet komen en zouden de gegevens vernietigd kunnen worden. Verder is een escape opgenomen om de eerste melding toch langer dan een jaar te kunnen bewaren. Stel dat de tweede melding bijvoorbeeld tien maanden na de eerste melding volgt en de casus wordt te licht bevonden om actie te ondernemen, maar helemaal gerust is de Commissie er niet op dan zou dit tot een dilemma kunnen leiden als de eerste melding twee maanden later moet worden vernietigd.
persoonsgegevens uitsluitend voor statistische en wetenschappelijke doeleinden kunnen worden gebruikt, kan de verantwoordelijke weigeren aan een verzoek om inzage te voldoen. 10.5 Het recht op inzage kan (tijdelijk) worden beperkt voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Het besluit om het recht op inzage te beperken dient in overeenstemming te zijn met het juridisch Zwitsers zakmes. Artikel 11 Recht op correctie 11.1 De betrokkene kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. 11.2 De verantwoordelijke bericht de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met reden omkleed. 11.3 De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. 11.4 De verantwoordelijke die persoonsgegevens naar aanleiding van een verzoek heeft verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd, is verplicht om aan derden aan wie de gegevens eerder zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis te geven van de verbetering, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. Artikel 12 Recht van verzet 12.1 De betrokkene kan bij de verantwoordelijke schriftelijk verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden, voor zover de persoonsgegevens worden verwerkt op grond van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke of een derde aan wie gegevens zijn verstrekt of de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door een bestuursorgaan. 12.2 De verantwoordelijke dient binnen vier weken na ontvangst van het verzet te beoordelen of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is beëindigt de verantwoordelijke terstond de verwerking. Artikel 13 Vaststellen identiteit De verantwoordelijke draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker die een recht uitoefent als bedoeld in de artikelen 9 tot en met 12 van dit privacyreglement. Artikel 14 Bewaartermijn De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan vijf jaar vanaf de datum dat de melding door de Stichting Monitor Mondzorg is geregistreerd. Artikel 15 Verstrekken van gegevens aan derden De Stichting Monitor Mondzorg zal de gegevens met betrekking tot een betrokkene niet aan derden verstrekken, tenzij daartoe een wettelijke verplichting is of een dringende reden waardoor melding bij de daartoe bevoegde instantie is genoodzaakt. Artikel 16 Beveiliging De Stichting Monitor Mondzorg is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten. Daartoe zijn maatregelen getroffen met betrekking tot beveiliging van apparatuur en programmatuur waarmee de verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd, procesgang, ter beveiliging van de bestanden tegen verlies of aantasting van de persoonsgegevens en tegen onbevoegde kennisname, zoals onder meer doch niet uitsluitend: - vastlegging van de gegevens vindt zo veel mogelijk in een digitaal dossier plaats;
- beveiligde toegang tot het computernetwerk; - beveiliging van het netwerk om verlies van data te voorkomen; - beveiliging van de website door gebruik van https:// ; - toegang tot het digitale dossier via een door de verantwoordelijke vastgestelde autorisatiestructuur. Artikel 17 Geheimhoudingsverplichting 17.1 Een ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke of van de bewerker, alsmede de bewerker zelf, voor zover deze toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerkt deze slechts in opdracht van de verantwoordelijke, behoudens een wettelijk bepaalde uitzondering. 17.2 De personen als hiervoor bedoeld en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens een wettelijk bepaalde uitzonderingen. Artikel 18 Klachtenprocedure 18.1 Een betrokkene heeft het recht bij de verantwoordelijke een schriftelijke klacht in te dienen indien hij meent dat de gegevensverwerking niet conform dit privacyreglement plaatsvindt. 18.2 Een klacht die handelt over het functioneren van een persoon die namens een bij dit privacyreglement aangesloten partij optreedt, dient te worden ingediend bij de instelling waar deze persoon werkzaam is. 18.3 De betrokkene kan op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens bij het College een verzoeken indienen een onderzoek in te stellen naar de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke, in het bijzonder of dit conform de Wet bescherming persoonsgegevens is. Dit privacyreglement is op 5 september 2014 door de Stichting Monitor Mondzorg vastgesteld en per die datum in werking getreden.