Privacy Verklaring Landschapsbeheer Groningen Laatst bewerkt: 25-5-2018 09:36:00
In deze privacyverklaring omschrijven we hoe we omgaan met de persoonlijke gegevens die Landschapsbeheer Groningen verzameld. Inhoudsopgave Inleiding... 2 Landschapsbeheer Groningen... 1 Doel gegevensverwerking... 2 Ontvangers... 3 Opslagperiode... 3 Beveiliging... 4 Jouw rechten... 4 Plichten... 5 Vragen... 5 1
Inleiding Landschapsbeheer Groningen is een stichting zonder winstoogmerk en maakt zich sterk voor een visueel, ecologisch, cultuurhistorisch en aardkundig aantrekkelijk landschap. Wij adviseren, ontwikkelen en voeren werk uit voor verschillende opdrachtgevers. Er zijn situaties waarin Landschapsbeheer Groningen persoonsgegevens verzamelt. We gaan op een veilige manier met die gegevens om en respecteren de privacy van de personen van wie we gegevens vastleggen. In dit document leggen we uit waar we de gegevens hebben opgeslagen en met welk doel. Ook vertellen we over je rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten. Als er na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of onduidelijkheden zijn over het gebruik van persoonsgegevens door Landschapsbeheer Groningen, neem dan gerust contact op! Roderwolderdijk 60 9744 TH Hoogkerk E-mail: info@landschapsbeheergroningen.nl Telefoon: 050-534 51 99 KVK nr. 41010340 Doel gegevensverwerking Wij verzamelen persoonsgegevens met verschillende doelen: Het kunnen uitvoeren van onze taak als werkgever, verzekeren en uitbetalen van medewerkers en vrijwilligers Het kunnen uitvoeren van een overeenkomst waar je als betrokkene onderdeel van is/was. (Bijvoorbeeld: het aannemen of verstrekken van opdrachten, het betalen van rekeningen en verzenden van facturen0. Het versturen van het seizoensmagazine van Landschapsbeheer Groningen Dit seizoensmagazine is vooral gericht op het delen van informatie over onze organisatie, het landschap en onze projecten. Voor de digitale versie verzamelen we voor- en achternaam en e-mailadres. Heb je aangegeven de papieren versie te willen ontvangen, dan verzamelen we voor- en achternaam en het postadres. Afmelden voor de nieuwsbrief kan per e-mail op info@landschapsbeheergroningen.nl, door een link in de digitale versie, door met ons te bellen (050-5345199) of door het invullen van een formulier op onze website. Het kunnen uitvoeren van onze taak als aanspreekpunt voor onze vrijwilligers in de provincie Groningen. Contact opnemen Als je contact met Landschapsbeheer Groningen opneemt via de website, verzamelen we je gegevens. In dit formulier vragen we alleen je naam en de benodigde gegevens om je te kunnen bellen of e-mailen. Als je een informatieverzoek of offerteverzoek invult, noteren we ook je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en projectomschrijving. Analytics De website van Landschapsbeheer Groningen verzamelt gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van je website bezoek of de pagina s die je veel bezoekt. Het bestrijden van ernstige bedreiging voor je gezondheid of veiligheid (calamiteiten). 2
We verwerken gegevens alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming of ter uitvoering van de overeenkomsten die we met je aangaan of omdat verwerking noodzakelijk is om jou in contact te brengen met collega s binnen onze organisatie. Als het nodig is je gegevens te delen met andere organisaties, vragen we daarvoor je toestemming. Ontvangers Landschapsbeheer Groningen deelt geen gegevens met anderen voor commerciële doelen. De gegevens die Landschapsbeheer Groningen ontvangt en verwerkt, worden voor noodzakelijke bewerkingen gedeeld met: Andante (bedrijfssoftware, netwerk) Mazars (accountant) E-mail hosting De e-mail van Landschapsbeheer Groningen wordt gehost bij Antagonist BV. Als je contact opneemt via de formulieren of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van Antagonist. De back-up hiervan wordt opgeslagen bij Laso. Deze back-up in encrypted en dus niet door derden in te zien. Webhosting De website en back-ups van de website worden gehost bij TWOnline. Gegevens die je achterlaat op de website van Landschapsbeheer Groningen zijn op de servers van Antagonist B.V. opgeslagen. Mailchimp digitale nieuwsbrieven De digitale nieuwsbrieven worden verstuurd met Mailchimp. Op het moment dat je je aanmeldt voor de nieuwsbrief, worden je e-mailadres en naam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen Mailchimp. We delen deze lijsten niet. Google Analytics Google analytics verzamelt gegevens voor verbetering van de prestaties. Deze gegevens gaan over paginabezoek, regio en dergelijke en zijn niet te herleiden tot personen. Google Formulieren Soms maken wij digitale formulieren via Google Docs. De gegevens die u hierop achterlaat, gebruiken wij enkel voor het doel dat op het formulier is vermeld. We delen deze gegevens niet. Opslagperiode Landschapsbeheer Groningen bewaart gegevens voor langere tijd, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling gegevens langer moeten bewaren. Hieronder vind je een overzicht van de bewaartermijnen. Het versturen van nieuwsbrieven Je e-mailadres en voornaam slaan we op in ons eigen systeem en gebruiken we in Mailchimp. We slaan gegevens voor onbepaalde tijd op. Je kunt op elk gewenst moment uitschrijven via de link onderaan de nieuwsbrieven of door een mail te sturen naar info@landschapsbeheergroningen.nl. Analytics De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan je naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics. 3
Contact opnemen Op het moment dat iemand contact opneemt met Landschapsbeheer Groningen via e-mail, dan worden de gegevens die worden meegestuurd zoals bijvoorbeeld naam, bedrijfsnaam, en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. We bewaren deze gegevens maximaal twee jaar, tenzij een overeenkomst ertoe leidt ze langer vast te leggen. Beveiliging We maken geen fysieke kopieën van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden alleen beheerd in ons netwerk en onze softwarepakketten zoals MS Office, Elvy en Exact. Wij beveiligen ons netwerk met een virusscanner (Trend Micro) en een spamfilter (GFI Mailessentials). Toegang tot het netwerk is beveiligd met een wachtwoord. De persoonsgegevens die door Landschapsbeheer Groningen of door eerdergenoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord. Ook de computers en kopieermachines waarop we je gegevens kunnen openen zijn vergrendeld met een wachtwoord. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot persoonsgegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten. Jouw rechten De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen. Om je te ondersteunen bij het uitoefenen van onderstaande rechten, vind je op deze pagina ook enkele voorbeeldbrieven. 1. Recht op inzage Je hebt het recht om ten alle tijden je gegevens op te vragen die bij Landschapsbeheer Groningen vastgelegd en bewaard worden. Dat kan door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met Landschapsbeheer Groningen (info@landschapsbeheergroningen.nl of 050-534 51 99 of door ons een brief te sturen). Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens. 2. Recht op rectificatie Kloppen je gegevens niet of zijn ze veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door Landschapsbeheer Groningen (info@landschapsbeheergroningen.nl of 050-534 51 99 of door ons een brief te sturen). Gegevens voor de digitale nieuwsbrief kun je aanpassen via link onderaan elke digitale nieuwsbrief. 3. Recht op overdracht Mocht het nodig zijn dat Landschapsbeheer gegevens die opgeslagen liggen overdraagt naar een andere partij, dan heb geldt het recht van overdracht. Hierbij draagt Landschapsbeheer Groningen al je gegevens over aan de andere partij. Neem daarvoor contact met Landschapsbeheer Groningen op via (info@landschapsbeheergroningen.nl of 050-534 51 99 of door ons een brief te sturen) 4. Recht op wissen van gegevens Wil je niet langer dat jouw gegevens bij Landschapsbeheer Groningen vastgelegd zijn? Dan geldt het recht op het laten wissen van je gegevens (info@landschapsbeheergroningen.nl of 050-534 51 99 of door ons een brief te sturen). 4
5. Recht op het indienen van een klacht Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat Landschapsbeheer Groningen niet op de juiste manier met je gegevens omgaat. Dit kan via deze link. 6. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar) Wil je niet dat Landschapsbeheer Groningen je gegevens gebruikt? Dan geldt het recht op het stoppen van het gebruik van persoonsgegevens. Neem daarvoor contact met Landschapsbeheer Groningen op (info@landschapsbeheergroningen.nl of 050-534 51 99 of door ons een brief te sturen) Het gebruik maken van deze rechten kan via info@landschapsbeheergroningen.nl of met de brieven bij dit document. Om vast te stellen dat jij zelf die rechten uitoefent, hebben we een kopie nodig van je ID-bewijs, waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, ID-bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. We streven ernaar om binnen twee weken te reageren. Plichten Landschapsbeheer Groningen verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk het uitoefenen van ons werk. Denk hierbij aan het aanbieden van diensten of producten van Landschapsbeheer Groningen en het informeren van onze klanten en achterban via e-mail of nieuwsbrieven. Wij verkopen gegevens niet aan anderen en zullen dat ook in de toekomst niet doen. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten. Een e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om het seizoensmagazine te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Landschapsbeheer Groningen de betreffende dienst niet aanbieden. Mocht het nodig zijn gegevens die je hebt gedeeld met Landschapsbeheer Groningen met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan doen we dat alleen na het verkrijgen van jouw toestemming. Landschapsbeheer Groningen behoudt zich het recht voor de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist of wanneer Landschapsbeheer Groningen dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Landschapsbeheer Groningen te beschermen. Daarbij trachten wij altijd het recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren. Vragen Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens. Info@landschapsbeheergroningen.nl, Roderwolderdijk 60, 9744 TH, Hoogkerk, tel: 050-534 51 99, KVK Nr. 41010340. 5