Verslag provinciale raad 26 februari 2018 Huis van de sport Boomgaardstraat - Antwerpen Aanwezig: Jean BOUMANS Adj. Directeur Administratief Peter CRAUWELS Provinciaal Secretaris Frans WILLEMSEN Provinciaal schatbewaarder Herman HILLEN Adjunct-Directeur Sport Marc BORREMANS Lid Provinciale raad Nicole SUYKERBUYK Lid Provinciale raad Alain GARNIER Adviseur Verontschuldigd: Karin SALAERTS Verantwoordelijke dames 1. Welkomstwoord van de voorzitter: Nicole opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Ze verontschuldigd Karin Salaerts die wegens ziekte niet aanwezig kan zijn. Herman Van Bouwel zal de vergadering misschien vervoegen in verband met de organisatie van de feestviering. 2. Goedkeuring verslag 18 december 2017: Het verslag van 18 december wordt door alle aanwezigen ondertekend en aldus goedgekeurd. 3. Briefwisseling: 18/12: van secretariaat PFV: Verslag Raad van Bestuur. Doorgestuurd naar de leden van de PR. 20/12: aan verificateurs: Uitnodiging verificatie boekhouding. 20/12: aan kandidaten sportleiders en algemene vergadering: Toekenning sportleidersvergadering aan PC Wijnegem en Algemene vergadering aan PC Niel. Andere clubs bedankt voor kandidatuur. 21/12: aan Antwerpse clubs: Uitnodiging Algemene en sportleidersvergadering. 22/12: aan Antwerpse clubs: Verslag provinciale raad van 18 december.
23/12: van Karin Salaerts aan dames: Nieuwe datum voor damesvergadering is vastgesteld op 10 januari. 29/12: van Irène De Meyer: Vraag in verband met verplaatste match tegen Duffel B. Is verplaatst van 27 februari naar 1 maart. 2/1: van Karin Salaerts: Agendapunten damesvergadering, dameskalender en regelement damescircuit. 3/1: van Ronny Detavernier: Vraag in verband met reis naar Kreta. Info doorgestuurd op 6/1. 3/1: van Herman Van Bouwel: Voorstel van traiteur voor de feestviering. 5/1: van Marc Dieltjens: Aanvraag scheidsrechter voor de wedstrijd Kontich Lindepet. Alain wil wel optreden als scheidsrechter. Factuur moet wel op voorhand betaald worden. 7/1: aan Provinciale raad: Voorstel traiteur + affiche voor feestviering ter goedkeuring. 7/1: van Ludo Raeymaekers: Melding van ongeval tijdens wedstrijd Rozemaai A Ponderosa B. Doorgestuurd naar secretariaat PFV. 9/1: van Marc Borremans: Melding van Marc Dieltjens in verband met periode van nonactiviteit. Doorgestuurd naar secretariaat PFV. 13/1: van Herman Hillen: Forfait van PC Herentals in 2e afdeling.
17/1: van Marc Borremans: Uitnodiging scheidsrechtersvergadering. 17/1: van Alain Garnier: Vraag van PC De Lindepet in verband met het besproeien van terreinen voor de aanvang van de wedstrijd. Dit stond op het WB als opmerking maar er kwam geen reactie vanuit het secretariaat. Verkeerdelijk opgevat met een actie in het verleden. 18/1: van secretariaat PFV: Gegevens nieuwe club Brasschaatse PV. 22/1: van secretariaat PFV: Uitnodiging algemene statutaire ledenvergadering. Doorgestuurd naar leden PR. 23/1: van Catherine Mortier: Bedanking voor hulde. 23/1: van secretariaat PFV: Verslag Dagelijks Bestuur. Doorgestuurd naar leden PR. 27/1: van : Uitslag damescircuit te Boom. 29/1: aan Antwerpse clubs: Verslag algemene jaarvergadering provincie Antwerpen. 30/1: aan Antwerpse clubs: Verslag sportleidersvergadering. 30/1: van Tim Pennoit: Reglementen en lastenboeken kampioenschappen 2018.
2/2: van Nicole Suykerbuyk: PC Hemelhof wil graag op 21 september damescircuit organiseren. 2/2: van Karin Salaerts: Nieuwe kalender damescircuit. 3/2: van René Rooman: Hoeveel keer moet een speler deelnemen aan WC om aan indoor te mogen deelnemen? + Problemen met aanmelden voor inschrijving indoor. Een speler moet 4 maal hebben deelgenomen aan de WC. Aanmeldingsprobleem wordt zo spoedig mogelijk bekeken. 4/2: van Jeannine Rousselle: Vraagt of we met de provincie nog iets doen voor 40 jaar PFV. Enkel vanuit de PFV zal dit gevierd worden. 5/2: aan Antwerpse clubs: Verkiezingsdocument fair-play beker + uitnodiging feestviering. 5/2: van Herman Hillen aan Tim Pennoit: Kalender zomertornooien voor petanquemagazine. 6/2: van Karen Tas: Vraagt tot wanneer er kan inschreven worden voor de kampioenschappen. Waar en wanneer moeten documenten zomertornooien ingediend worden. Inschrijvingen 1 week op voorhand. Document aan Herman Hillen zenden en liefst zo spoedig mogelijk. 6/2: van Marc Borremans aan Peter Troonbeeckx: Vraag om een extra scheidsrechter te leveren voor PIB senioren en PKD. 6/2: van PC De Lindepet: Raymond Matthys zou in een verkeerde afdeling hebben gespeeld. Blijkt te kloppen. Sportieve cel moet uitspraak doen.
8/2: van secretariaat PFV: Nieuwe locatie ASV. 9/2: aan Antwerpse clubs: Beveiliging site wordt niet meer ondersteund. Hierdoor moeten inschrijvingen gebeuren via link. 18/2: van : Uitslag damescircuit PC Ponderosa. 21/2: Van Karin De Pauw: Vraagt naar reglement indoor. Oude versie doorgestuurd. Herman stuurt nieuwe versie door naar Peter. 25/2: van Frans Willemsen: Proef- en saldibalans. 26/2: van Frans Willemsen: Overzicht inschrijvingen feestviering. 4. Financiën: Op dit ogenblik staat er 14002 op spaarrekening en 849 op zichtrekening. Frans geeft een overzicht van de belangrijkste uitgaven en inkomsten. Langs de kant van de uitgaven hebben we de organisatie van de Algemene vergadering en de aankoop van 6 hemden. Langs de kant van de inkosten zien we stilaan de inschrijvingen voor de feestviering binnenkomen. Vanaf volgende keer zal Frans een maandoverzicht doorsturen aan de leden van de provinciale raad. Op die manier kunnen we duidelijker volgen wat er op financieel vlak allemaal gebeurt.
5. Evaluatie Algemene vergadering: De algemene vergadering werd als zeer goed ervaren. Er waren 22 van de 26 clubs aanwezig. Elk bestuurslid kreeg de kans om zijn eigen domein te belichten. Door de PowerPointpresentatie konden de deelnemers goed volgen. De receptie achteraf was zeker in orde. De club kwam voldoende rond met hapjes en drank. Volgend jaar schrijven we de clubs terug aan om hun kandidatuur te stellen. 6. Sport: a) Evaluatie sportleidersvergadering: Ook hier verliep alles redelijk vlot. Het 50+ circuit en de indoor konden snel ingedeeld worden. b) Indoor: Herman heeft het reglement van de indoor nagekeken en zal dit bezorgen aan Peter ter publicatie op de website. Spelers moeten minstens 4 maal hebben deelgenomen aan de wintercompetitie en zullen enkel kunnen aantreden in de reeks waar de laatste wedstrijd werd gespeeld. Herman zal medailles bestellen om ze tijdig op de juiste clubs te krijgen. Nicole stelt een vraag in verband met het klassement. De 8 beste ploegen gaan door naar de finalerondes. Wat als plaats 8 en 9 dezelfde gemaakte punten en tegenpunten hebben? Herman zal dit nog in het reglement opnemen.
c) Kampioenschapen: De kampioenschappen worden binnen de provinciale raad als volgt verdeeld. De personen die tussen haakjes staan, zijn de reserve van die dag. Datum Club Jury (minstens 2 leden + Kampioenschap hoofdscheidsrechter) PKD 15 april Mol Jean Peter (Marc) PKT 22 april Mol Jean Peter (Nicole) PIB senioren 28 april Wijnegem Jean Peter PIB veteranen 2 mei Markdal Jean Nicole PKGD 6 mei Niel Jean Peter (Herman) Voor elk kampioenschap zal de wedstrijdtafel de inschrijvingen afsluiten om 9u30. Op die manier hebben scheidsrechters de tijd om de licenties te controleren. d) 50+ Circuit: Nicole heeft enkele wijzigingen voor het reglement voorgesteld. Peter zal het reglement aanpassen en doorsturen naar Nicole en Herman. e) Allerlei: Tijdens de wedstrijd Kontich De Lindepet heeft Raymond Matthys in een verkeerde afdeling gespeeld. De wedstrijden waar Raymond aan deelnam worden op 0-13 gezet. Herman zal beide clubs op de hoogte brengen. Peter past uitslag aan. Er zijn enkele klachten binnengekomen aangaande de accommodatie van PC Boom. Zo zijn er problemen met de gasverwarming, is er geen nooduitgang voorzien, regent het binnen,. Het huurcontract zou aflopen binnen een maand. In de toekomst opteren we ervoor dat er een keuringsverslag van de brandweer moet voorgelegd worden alvorens de terreinen goed te keuren.
De bekers voor de wintercompetitie en de kampioenschappen zullen nu reeds besteld worden. Voor de PIB senioren moet er een extra beker besteld worden voor de niet federale ploegen. Eveneens zullen voor die ploeg medailles besteld worden. Na de competitie zullen de medailles (7 cm) voor de wintercompetitie besteld worden. De fair-play beker wordt enkel overhandigd aan de ploegen die aanwezig zijn. Clubs die niet aanwezig zijn, worden niet afgeroepen. De formulieren voor deze trofeeën komen goed binnen. 7. Jeugd: In de maand januari werd er een jeugdtraining georganiseerd op PC Wijnegem. 19 spelers waren aanwezig waarvan 2 nieuwe spelers. Danny Aerts heeft voor de eerste keer mee training gegeven. De training van februari werd afgelast wegens voorspelling van zeer slecht weer. Luc Smulders en Frederik Keulemans zijn aangesproken om als gasttrainers te fungeren tijdens de komende trainingen. Op de Beker Borré behaalde de provincie Antwerpen een 1 e plaats. Alain stelt voor om aan elke speler die deelgenomen heeft aan Beker Borré een aandenken te geven. Nicole geeft de lijst door en Herman zorgt voor de bestelling. De kledij voor de jeugd is niet meer in orde. Nicole laat prijs maken voor nieuwe kledij. Volgende provinciale raad nemen we hierover een beslissing. Ina Renders is geselecteerd om op Belgisch niveau te gaan spelen op damestornooi PC Elite.
8. Damescomité: Laatste edities van het damescircuit werden verzorgd door Jean. De wedstrijden waren zeer snel afgewerkt (voor 12u). Uitslag was snel bij Peter en stond zeer snel online. Het bedrag moet elke maand gestort worden zodat dit correct in de boekhouding kan opgenomen worden. 9. Scheidsrechters: Marc stuurde een mail naar Peter Troonbeeckx met de vraag om en extra scheidsrechter te voorzien voor de PIB senioren en PKD. Peter Troonbeeckx vraagt of verplaatsingsonkosten ook kunnen vergoed worden. De provincie Antwerpen gaat hiermee akkoord. Op de RVB zal dit naar voor gebracht worden. De tafel zal voor deze scheidsrechters een onkostenformulier voorzien. Er zijn 2 kandidaten voor het scheidsrechtersexamen nl. De Bruyn Joris van Molenbos en Lievens Patrick van PC Mol. 10. Feestviering: De inschrijvingen voor de feestviering lopen stilaan binnen. Peter stuurt zo snel mogelijk een herinneringsmailtje naar de clubverantwoordelijken om aan te sporen om zo snel mogelijk in te schrijven. Eveneens zal Peter een mailtje sturen naar het dagelijks bestuur om hen uit te nodigen. De beschikbare leden van de provinciale raad spreken om 14u af om de zaal en de bekers klaar te zetten. Het benodigde materiaal ligt boven op het secretariaat en zal volgende provinciale raad meegenomen worden. Jean zal instaan voor het maken van de foto s. Herman Van Bouwel en Martine eten eveneens op kosten van de provincie. Frans zal hiervoor een mailtje sturen naar Herman. Eveneens een mailtje naar Marc en Karin om te vragen of ze al dan niet deelnemen.
11. Werking provinciale bestuursleden: Na een kort overleg besluit iedereen om op post te blijven. De provinciale raad wordt dus als volgt samengesteld: PAD Administratief: PAD Sportief: Herman Hillen Provinciaal secretaris: Provinciaal penningmeester: Frans Willemsen Provinciaal verantwoordelijke jeugd en 50+: Nicole Suykerbuyk Provinciaal verantwoordelijke scheidsrechters: Marc Borremans Provinciaal verantwoordelijke dames: Karin Salaerts Adviseur: Alain Garnier De functie van voorzitter zal vacant blijven. 12. Rondvraag: Herman: Bezoek aan de Koninck door de provinciale raad. Wat eten we daarna? Wereldkeuken Temse. Nicole reserveert. Peter: / Jean: / Alain: Op 10 maart speelt Wijnegem B Markdal A om 12u in plaats van 14u. Frans: / Nicole: / De vergadering sluit om 23u03. Voorzitter van dienst Nicole SUYKERBUYK Provinciaal secretaris Peter CRAUWELS