PRIVACYVERKLARING JuriZorg JuriZorg Goudsesingel 2 3011KA Rotterdam Tel: 010 87 001 87 info@jurizorg.nl JuriZorg is gespecialiseerd in de juridische ondersteuning van instellingen, ondernemers en bedrijven. Van origine bieden wij vooral juridische ondersteuning aan zorginstellingen en ondernemers in de zorg. Wij zijn gevestigd aan de Goudsesingel 2 te Rotterdam. Wij vinden het van groot belang om zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens die wij van u ontvangen. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij: uw gegevens zorgvuldig behandelen: wij houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van privacy; zorgen voor een goede beveiliging van onze systemen; uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de doelen, zoals omschreven in deze privacyverklaring; u informeren over uw rechten op het gebied van privacy; adequaat omgaan met uw verzoeken betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring vertellen wij u hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Deze privacyverklaring is bedoeld voor alle personen van wie wij persoonsgegevens verwerken. Dat kunnen zijn onze cliënten, onze relaties en prospects, personen die zich hebben ingeschreven voor onze nieuwsbrieven en personen die bij ons solliciteren. U kunt hier onder andere lezen waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, met wie wij uw gegevens delen en welke rechten u heeft als het om het verwerken van uw persoonsgegevens gaat. PERSOONSGEGEVENS Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over u of gegevens die met u in verband kunnen worden gebracht. Een persoonsgegeven is ieder gegeven aan de hand waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd. U deelt al persoonsgegevens met ons als u contact met ons heeft en bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer of e-mailadres doorgeeft. Privacyverklaring JuriZorg 1
Daarnaast verwerken wij als juridisch adviseur ook bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, zoals gegevens over uw gezondheid. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, als dit moet op basis van de wet of als u ons dat zelf vraagt. Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens, noemt men het verwerken van persoonsgegevens. Wij verwerken de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens opvragen uit andere (openbare) bronnen, zoals het Handelsregister, het Kadaster en Stichting Processen Verbaal. DOELEINDEN GEGEVENSVERWERKING JuriZorg verwerkt uw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden: het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten van opdracht voor juridische dienstverlening; het beheren van de relaties met onze cliënten; het afwikkelen van betalingsverkeer; het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen; het informeren van onze klanten en relaties over nieuwe juridische ontwikkelingen; het verbeteren van onze dienstverlening en het aanbieden van producten en diensten mits voor u relevant, en; het uitvoeren van een sollicitatieprocedure. GRONDSLAG VERWERKING Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van ten minste één van de volgende grondslagen: als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoer van een overeenkomst die wij met u sluiten; als de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen; als u hiervoor toestemming heeft gegeven, of; als wij een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Privacyverklaring 2
DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan andere partijen zonder uw voorafgaande toestemming, tenzij: dit noodzakelijk is voor de uitvoer van onze juridische dienstverlening (denk bijvoorbeeld aan gerechtelijke instanties, expertisebureaus, overheidsinstanties et cetera); wij daartoe verplicht zijn op grond van de wet of op grond van een rechterlijke uitspraak; wij werkzaamheden uitbesteden aan bijvoorbeeld een ICT leverancier, accountant of recruitmentbureau. Wij delen deze informatie alleen volgens de in deze privacyverklaring benoemde grondslagen en voor de hierin benoemde doeleinden. Als wij de verwerking van uw persoonsgegevens uitbesteden aan een derde partij dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen gesteld in de AVG. In deze overeenkomsten leggen wij vast hoe deze partijen met uw persoonsgegevens dienen om te gaan. Hiermee beogen wij uw persoonsgegevens te beschermen. In het geval van hyperlinks naar websites van derden adviseren wij het privacy- en cookiebeleid van deze partijen te raadplegen. JuriZorg is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door derde partijen. BEVEILIGING JuriZorg neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de verzamelde persoonsgegevens te beschermen. Wij ontvangen gegevens via e-mailberichten, onze website en internetportals in de vorm van brieven, tekstfragmenten, Word-, Excel- en overige bestanden. Digitale correspondentie verwerken wij op onze beveiligde Cloudomgeving. Fysieke stukken bewaren wij in afgesloten dossierkasten of worden gedigitaliseerd in de Cloudomgeving opgenomen. Verder geldt dat: alle medewerkers een geheimhoudingsovereenkomst hebben getekend; JuriZorg gebruikt maakt van een bezoekersregistratiesysteem; binnen JuriZorg een clean desk policy van toepassing is; wij voor toegang tot onze Cloudomgeving een two-factor authentication gebruiken; bij het verzenden van bestanden met persoonsgegevens het vier-ogen-principe van toepassing is; Privacyverklaring 3
bestanden met bijzondere persoonsgegevens die wij per e-mailbericht versturen, worden voorzien van een uniek wachtwoord dat alleen bekend is bij de partij waarvoor het e- mailbericht is bestemd; het wachtwoord voor beveiligde bestanden die wij zelf ontvangen, gescheiden van het bestand wordt bewaard; wij beveiligd printen. BEWAARTERMIJNEN JuriZorg bewaart uw persoonsgegevens zo lang als dit nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt. Bij JuriZorg geldt een algemene bewaartermijn van 7 jaar. Wij hanteren een bewaartermijn van 20 jaar voor de persoonsgegevens die relevant zijn om verantwoording af te kunnen leggen over ons handelen en om ons tegen eventuele klachten of aanspraken te kunnen verweren. Op uw verzoek verwijderen wij persoonsgegevens uit onze systemen mits dit op grond van een zwaarwegend belang redelijkerwijze niet van ons kan worden verwacht. Bij onze updates en mededelingen is het mogelijk om aan te geven dat u deze niet langer wilt ontvangen. ANALYTICS, COOKIES EN WEBFORMULIEREN Ter optimalisering van de website maakt JuriZorg gebruik van functionele en analytische cookies. Deze cookies zijn niet tot individuen te herleiden en er worden geen persoonsgegevens opgeslagen. Bezoekers van onze website blijven anoniem. De functionele cookies zijn nodig om het navigeren over de website mogelijk te maken. Deze zijn alleen geldig gedurende uw browser sessie. Met de analytische cookies wordt geregistreerd hoe bezoekers onze website gebruiken. De verkregen gegevens, waaronder het IP-adres van uw computer, worden verwerkt met Google Analytics. Lees hier het privacy beleid van Google voor meer informatie. U kunt cookies weigeren, uitzetten of verwijderen via uw browser. Ook kunt u op onze website formulieren invullen om contact met ons op te nemen, een terugbelverzoek in dienen, een nieuwe zaak aan te melden of om u in te schrijven voor onze nieuwsbrieven en activiteiten. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor u ze verstrekt. Privacyverklaring 4
UW RECHTEN Iedere gebruiker heeft het recht van inzage, correctie, verwijdering en verzet. Verder kunt u ons altijd verzoeken om aan u een digitaal afschrift te verstrekken van de persoonsgegevens die wij digitaal van u verwerken zodat u deze kunt overdragen aan een andere organisatie. U kunt deze rechten uitoefenen door schriftelijk contact op te nemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via info@jurizorg.nl. Als de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming dan kunt u uw toestemming altijd intrekken. Dat kan onder andere via de link afmelden die staat onder elke digitale nieuwsbrief die u ontvangt. U kunt uw toestemming ook intrekken door te mailen naar info@jurizorg.nl. VRAGEN, OPMERKINGEN OF KLACHTEN? Indien u vragen of opmerkingen heeft over het verwerken van uw persoonsgegevens of deze verklaring, dan kunt u daarover contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming. De Functionaris Gegevensbescherming kunt u ook benaderen indien u klachten heeft over het verwerken van uw persoonsgegevens of wanneer u gebruik wilt maken van één van uw rechten. U kunt de Functionaris Gegevensbescherming bereiken per e-mail (info@jurizorg.nl) of per post: JuriZorg, Postbus 4411, 3006 AK te Rotterdam. WIJZIGINGEN JuriZorg behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze websites worden gepubliceerd. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in mei 2018. Privacyverklaring 5