BIBF-privacybeleid Wij zijn ervan overtuigd dat de bescherming van uw persoonlijke gegevens van essentieel belang is. Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, doen wij dat dan ook in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (hierna de AVG of in het Engels GDPR ). Via dit privacybeleid willen wij u duidelijkheid geven over: 1. Wie de verantwoordelijke is voor de verwerking 2. Welke gegevens wij verwerken 3. Welke verwerkingen wij juist doen 4. Welke rechten u juist heeft met betrekking tot deze verwerkingen U wordt dan ook vriendelijk uitgenodigd dit privacybeleid aandachtig door te nemen, en dit ook regelmatig te doen. Toekomstige aanpassingen zijn immers niet uit te sluiten. Dit privacybeleid werd voor het laatst aangepast op 15 juli 2018 Is er toch iets niet helemaal duidelijk, dan kunt u steeds contact opnemen met het BIBF via privacy-bibf@bibf.be. I. De verwerkingsverantwoordelijke De gegevens worden verwerkt door het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten (hierna BIBF). Het BIBF opgericht door de wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen (hierna wet van 22 april ). Het BIBF wordt volgens de AVG beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke, wat wil zeggen dat het BIBF instaat voor de correcte verwerking van de betrokken gegevens, en dat u zich bij eventuele vragen of voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot de gegevensverwerking, kan wenden tot het BIBF: Adres: Legrandlaan 45 1050 Brussel Tel 02/6260380 - e-mailadres: privacy-bibf@bibf.be Ondernemingsnummer: 0267.309.630 II. Welke gegevens verwerken wij? Het gaat over persoonlijke identificatie- of contactgegevens, zoals uw voornaam, naam, adres, e-mailadres, professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer, en alle andere gegevens die noodzakelijk zijn voor het verstrekken van de diensten waarvoor u op ons een beroep doet en/of die noodzakelijk zijn om uw lidmaatschap bij het Instituut te beheren in het kader van onze wettelijke opdracht. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van andere partijen. p. 1
Financiële gegevens (bankrekeningnummers) worden enkel en alleen verwerkt in het kader van de boekhouding (lidgelden, betalingen leveranciers, facturatie ). De gegevens worden enkel verwerkt in functie van de noodzaak voor desbetreffend product (bv aanschaf publicaties BIBF) of dienst (vraag om inlichtingen, klacht, aanvraag tot inschrijving ). Wij verzamelen deze gegevens zowel wanneer u onze papieren formulieren invult als wanneer u dat elektronisch doet. III. Doeleinden van de verwerking A. Wettelijke opdracht De doeleinden van de verwerking door het BIBF houden in hoofdorde verband met de doelstellingen van de wet van 22 april 1999, waaronder: - Toe te zien op de opleiding en de permanente organisatie van een korps van specialisten te verzekeren, die bekwaam zijn de in artikel 49 bepaalde werkzaamheden uit te voeren met alle vereiste waarborgen inzake bekwaamheid, onafhankelijkheid en professionele rechtschapenheid (art.44). - Toe te zien dat de aan de leden, en aan de personen die onderworpen zijn aan zijn toezicht en tuchtbevoegdheid, toevertrouwde opdrachten, behoorlijk worden uitgevoerd. - Het tableau bijhouden van de erkende boekhouders en erkende boekhoudersfiscalisten alsook de lijst van de stagiair boekhouders en de stagiair boekhoudersfiscalisten, alsook van zij die tijdelijk en occasioneel de activiteit van boekhouder(- fiscalist) in België uitoefenen (art.44 ). Dit zowel voor de natuurlijke personen als de rechtspersonen. - Toe te zien dat de voorwaarden inzake toegang tot het beroep worden nageleefd en, met dat doel in rechte op te treden, met name door elke inbreuk op de wetten en verordeningen tot bescherming van de beroepstitels en tot organisatie van het beroep bij de gerechtelijke overheden aan te klagen en door aan deze overheden iedere maatregel te vragen om dergelijke inbreuk te stoppen en desgevallend schadevergoeding te eisen (art.45/1, 4) - De organisatie van de stage van de boekhouder en boekhouders-fiscalisten (art. 51) Ook andere wetgeving kunnen aan het BIBF opdrachten geven die kunnen leiden tot verwerking van persoonsgegevens. In het bijzonder dient hier verwezen te worden naar de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten welke het BIBF aanstelt als toezichtautoriteit (art.85) met als opdracht: p. 2
- Toezicht ter plaatse en op afstand (art. 87) - Instellen van specifieke procedures voor de ontvangst van meldingen van inbreuken en de opvolging ervan (art. 90) Om onze doelstellingen te realiseren voeren wij verschillende werkzaamheden uit, waaronder: - Het bijhouden en actualisering van het tableau van de leden, lijst van (kandidaat-) stagiairs, lijst van (kandidaat-) stagemeesters en personen die occasioneel het beroep in België uitoefenen - Organiseren van seminaries, studiedagen, infosessies en evenementen voor leden, stagiairs, en derden en het informeren van onze leden en stagiairs over dergelijke manifestaties georganiseerd door derden - Organiseren van de examens op het einde van de stage - Oprichten, wanneer nodig, van commissies en werkgroepen - Ter beschikking stellen van handige tools voor de leden en stagiairs - Informeren van leden en stagiairs, belanghebbenden en belangstellenden via de newsletter en onze website. - Verzenden van de BIBF publicaties - Onderzoek en vervolging van klachten tegen leden en stagiairs. - Onderzoek en vervolging van klachten lastens personen die onwettig het beroep uitoefenen B. uitvoering van een overeenkomst Daarnaast worden ook nog persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeenkomst - Aankoop van publicaties van het BIBF abonnement op de publicaties van het BIBF - Plaatsen van aankondiging in de rubrieken overname en vacatures op de website van het BIBF - Leveranciers van goederen en diensten aan het BIBF IV. De belangrijkste verwerkingen door het BIBF Afhankelijk van de dienst waarop u een beroep op doet, verwerkt het BIBF uw persoonsgegevens op de wijze die hieronder beschreven staat. Voor elk van deze verwerkingen heeft u de rechten die omschreven zijn in DEEL VII Bezoek van onze website Indien u onze website bezoekt, kunnen op grond van ons gerechtvaardigd belang om statistieken te verzamelen over het gebruik van onze website, 'cookies' op de harde schijf van uw toestel geplaatst worden om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. p. 3
De informatie in de cookies wordt niet gebruikt om het surfgedrag van individuele bezoekers te analyseren. De informatie in de cookies wordt niet gebruikt voor welk commercieel doel dan ook en wordt niet verkocht aan derden. Formulieren op de site of interactieve toepassingen en diensten waar bezoekers informatie moeten geven als naam, adres, e-mail, taalvoorkeur en/of andere gegevens worden alleen gebruikt om het verzoek van de bezoeker af te kunnen handelen en met deze in contact te komen. Deze informatie wordt alleen voor dit doel gebruikt en wordt niet langer opgeslagen dan noodzakelijk. Beheer van tableau van de leden en stagiairs en contacten met kandidaat stagiairs en stagemeesters Voor wat betreft het beheer van tableau van de leden, de lijst van stagiairs, de lijst van de stagemeesters, de kandidaat-stagiairs/stagemeesters en de personen die occasioneel het beroep in België uitoefenen worden persoonsgegevens verwerkt op basis van de wet van 22 april 1999 en op basis van eventuele andere regelgeving die van toepassing zou kunnen zijn. Het tableau van de leden en de lijst van stagairs kan geraadpleegd worden op de website van het BIBF. De daar vermelde persoonsgegevens hebben enkel en alleen betrekking op de uitoefening van het beroep en moeten derden toelaten een lid of stagiair te kunnen contacteren. Persoonlijke adresgegevens (domicilie) worden als dusdanig niet kenbaar gemaakt. Voor het uitvoeren van bepaalde opdrachten voorziet de Wet van 22 april 1999 dat het BIBF beroep moet doen op derden (= niet-leden) om te zetelen in de Uitvoerende Kamer, Kamer van Beroep, Stagecommissie en ad-hoc werkgroepen. De in dit kader van deze derden verwerkte persoonsgegevens worden enkel verwerkt met het oog op de goede werking van deze organen, alsook voor de toepassing van de boekhoudkundige, fiscale en sociale wetgeving wanneer voor de geleverde prestaties een vergoeding wordt voorzien. De bewaringstermijn is afhankelijk van het doel waarvoor de gegevens verzameld worden. Indien de verwerking niet meer relevant is worden de gegevens gewist tenzij een wettelijke bepaling een langere bewaartermijn voorschrijft. Gegevens die worden meegedeeld bij een sollicitatie Teneinde uw sollicitatie te kunnen verwerken is het noodzakelijk dat u een aantal gegevens verstrekt zoals uw curriculum vitae, uw professionele ervaring, uw eventuele publicaties, en eventuele andere gegevens in functie van de vacature. Het niet verstrekken van deze gegevens zal ertoe leiden dat wij uw sollicitatie niet kunnen behandelen. p. 4
De juridische basis voor het verwerken van deze persoonsgegevens is het gerechtvaardigd belang van het BIBF om de competenties en de persoonlijke kenmerken van de betrokkene te controleren in functie van de vacature. Indien de verwerking niet meer relevant is, worden de gegevens gewist tenzij een wettelijke bepaling een langere bewaartermijn voorschrijft. Beheer van klachten Het BIBF beheert, binnen het kader van haar wettelijke opdrachten, de persoonsgegevens van zij die klacht indienen lastens een beroepsbeoefenaar. Deze persoonsgegevens worden enkel doorgegeven aan de organen van het Instituut, voor de behandeling van een klacht lastens een lid of stagiair, alsook aan de gerechtelijke overheid wanneer het BIBF een strafklacht dient neer te leggen lastens een derde voor onwettige uitoefening van het beroep. De persoonsgegevens worden enkel voor deze doeleinden verwerkt. Indien de verwerking niet meer relevant is worden de gegevens gewist tenzij een wettelijke bepaling een langere bewaartermijn voorschrijft. Direct marketing leden en stagiairs Het BIBF houdt zich in het kader van haar werking en organisatie het recht voor de gegevens die zij over haar leden en stagiairs heeft te gebruiken in het kader van haar eigen direct marketing naar de leden en stagiairs toe (nieuwsbrieven, publicaties, mailings ). Via deze direct marketing kan het BIBF de leden en stagiairs informatie en aanbiedingen bezorgen die hen mogelijks kunnen interesseren. Deze gegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen behoudens de verwerkers die het BIBF inschakelt om de direct marketing te kunnen uitvoeren in haar naam en voor haar rekening. V. Doorgifte van gegevens aan derden Algemeen Binnen het kader van bovenvermelde doeleinden kunnende gegevens worden doorgegeven aan verwerkers (zoals verzendbedrijven) of andere derden (software waarmee deze gegevens verwerkt worden)noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of de wettelijke opdracht, alsook aan de bevoegde overheden voor de eventuele toepassing van de fiscale en sociale wetgeving. Overheidsinstanties zoals de Cel voor Financiële Informatieverwerking, kunnen ook toegang krijgen tot persoonsgegevens of gegevens bij ons opvragen in zoverre zulks wettelijk is voorgeschreven (Wet van 18 september 2017). De persoonsgegevens van personen die p. 5
echter in toepassing van artikel 90 van de Wet van 18 september 2017 een melding doen aan het BIBF als toezichtautoriteit worden nooit doorgegeven. In toepassing van artikel 8 2 van het K.B. van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register dient het BIBF als toezichtautoriteit een lijst mede te delen aan de Administratie van de Thesaurie van onderworpen entiteiten (nl. de externe leden en stagiairs, alsook de erkende boekhoudvennootschappen). Deze lijst omvat minstens de benaming en het KBOnummer van de betrokken onderworpen entiteiten. Deze verplichting omvat ook een regelmatige bijwerking. Communicatie aan beroepsverenigingen- organisatoren permanente vorming De gegevens van leden of stagiairs kunnen door het BIBF doorgegeven worden aan beroepsverenigingen, organisatoren van permanente vorming en andere derden die professionele diensten of werktools kunnen verlenen aan de leden en stagiairs. Deze doorgift kadert in de uitvoering van de wettelijke opdrachten van het BIBF en het gerechtvaardigd belang van het BIBF om te ondernemen. Dergelijke doorgifte zal echter enkel gebeuren wanneer u als lid of stagiair daarvoor de uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Op het extranet van het BIBF is een formulier ( in Extranet => klik mijn portaal en daarna GDPR ) voorzien voor de leden of de stagiairs om toestemming te geven voor dergelijke doorgifte. Als u niet zelf uitdrukkelijk de toestemming heeft gegeven zullen uw persoonsgegevens in geen geval door het BIBF worden doorgegeven voor deze doeleinden. Een gegeven toestemming kan ook ten allen tijde worden ingetrokken. Welke adressen worden in dit kader doorgegeven? De beleidslijn van het BIBF ter zake is dat, als u uw toestemming heeft gegeven, enkel uw professionele adresgegevens voor bovenvermelde doeleinden worden doorgegeven. Uw professioneel e-mailadres wordt enkel doorgegeven als u daartoe afzonderlijk de toestemming heeft gegeven. U kan deze toestemming ook steeds afzonderlijk intrekken en vanaf dan worden enkel de andere professionele adresgegevens doorgegeven. Doorgifte aan derde landen In beginsel worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan derde landen (= landen buiten de Europese Economische Ruimte). p. 6
VI. Beveiliging De beveiliging van persoonsgegevens heeft bij het BIBF hoge prioriteit. Het BIBF neemt de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen. De organen, de leden van die organen en de personeelsleden van het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten mogen gegevens uitwisselen met andere organen, met andere leden van die organen en met andere personeelsleden van het Beroepsinstituut voor zover die uitwisseling van gegevens noodzakelijk is voor hun wettelijke of reglementaire opdrachten. Verder vraagt het BIBF zijn dienstverleners die persoonsgegevens verwerken voor het BIBF, eveneens om steeds de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen te treffen. VII. Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw gegevens : Uw rechten Naast het recht om een eventuele toestemming die u heeft gegeven terug in te trekken, kan u een verzoek tot inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy-bibf@bibf.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van de voorkant van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. De vormgeving van de ID-kaart en uw naam moeten leesbaar blijven, alle andere persoonlijke gegevens mag u zwart maken. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij behouden ons het recht voor om geen gevolg te geven aan vragen die manifest ongegrond of buitensporig zijn. De informatie die wij over u in ons bezit hebben, of een verklaring waarin wordt gespecificeerd dat wij geen informatie over u bezitten, wordt u gratis opgestuurd binnen een maand na uw verzoek. Indien nodig kan deze termijn worden verlengd met twee maanden, rekening houdend met de complexiteit en het aantal vragen. Uw vraag wordt bewaard zolang een verhaal mogelijk is. Opmerking: als u een verzoek indient moeten wij beoordelen of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Een door de wet of reglementering opgelegde verwerking, bewaartermijn of een gerechtvaardigde grondslag kan eventueel als gevolg hebben dat wij geen gunstig gevolg kunnen geven aan uw verzoek. VIII. Inbreuk in verband met uw persoonsgegevens Het BIBF stelt alles in het werk om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies misbruik of vervalsing. Indien zich toch een inbreuk zou voordoen op uw persoonsgegevens, en deze inbreuk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zal het BIBF u onverwijld op de hoogte stellen van deze inbreuk, onder voorwaarden bepaald in de AVG. p. 7
Wie contacteren in geval van klachten? In eerste instantie is het best contact op te nemen met privacy-bibf@bibf.bemaar indien de klacht met betrekking tot het onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens niet correct behandeld wordt, hebt U het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mailadres: contact@apd-gba.be/( www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). p. 8