AVG EN DE KERK Vanaf 25 mei Presentatie op gemeenteavond 23 mei 2018
PRIVACY AVG - VANAF 25 MEI 2018 Elke vereniging moet helder hebben hoe er omgegaan wordt met de gegevens van leden. Dat geldt ook voor de kerken. De kerken zijn met de overheid in gesprek, Privacy botst met een andere wens van de overheid: namelijk de participatiesamenleving. Hoe kunnen we met elkaar meeleven als er geen adressen doorgegeven mogen worden? Werp je dan geen drempel op voor elkaar? Het is wel goed om als kerk bewust te zijn dat we zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens.
WANNEER ZIJN DE REGELS VAN TOEPASSING? Niet alleen het verstrekken van gegevens aan derden, het gaat ook om eigen handelen. het sturen van een e-mail naar de gemeenteleden. het nemen van een foto van de predikant voor op de website. het sturen van een rekening voor de collectebonnen. het exporteren van gegevens uit de ledenadministratie. het maken van aantekeningen tijdens een gesprek die bedoeld zijn om in een dossier te worden opgenomen. het opnemen van verjaardagen in het kerkblad. publicatie van het kerkblad op de website uitzending van kerkdiensten (via radio of met camera s) eventuele bewakingscamera s op het kerkterrein het noemen van de zieken in de gemeente op een zondagsbrief. het hebben van personeelsgegevens. en alle andere handelingen die met gegevens te maken hebben die tot een persoon te herleiden zijn.
WAT WORDT ER VAN ONS VERWACHT het bewaren van gegevens: maak beveiliging standaard en weet wat er gebeurt het delen van gegevens: alleen als het nodig is De kerkorde is helder: iedereen die met gegevens werkt van de kerk is gehouden tot geheimhouding. Gegevens die u binnen de kerk deelt mogen dus niet (zomaar) doorgegeven worden. meld het als het fout gaat/meld datalekken bij de scriba
SOCIALE MEDIA Let ook op foto s op de website of facebook: zodra personen herkenbaar in beeld zijn worden zij beschermd door de privacy-wetgeving. Vraag de personen die herkenbaar in beeld zijn uitdrukkelijk om (schriftelijke) toestemming. Foto s waar mensen niet herkenbaar in beeld zijn (bijvoorbeeld op de rug) mogen wel.
FAQ Wie kunnen de gegevens van gemeenteleden inzien? Slechts enkelen kunnen alle gegevens inzien: de predikant, de kerkelijk werker, de scriba en de ledenadministrateur. Ouderlingen kunnen alleen de gegevens van hun selectie zien. Om welke gegevens gaat het? De gegevens die bij ons geregistreerd staan zijn: naam (doopnaam, achternaam), adres, geboortedatum, datum van doop en belijdenis, huwelijkse staat, telefoonnummer en mailadres. Als iemand geen contact wenst wordt dat ook gemeld. Predikant, kerkelijk werker en ouderling kunnen aantekeningen maken. Deze persoonlijke aantekeningen kunnen niet door een ander worden ingezien en bij overdracht worden deze aantekeningen gewist. Hoe komen we aan deze gegevens? Deze gegevens worden aan de kerk verstrekt door de SILA. Wanneer er een verhuizing is, een overlijden of een echtscheiding wordt dat door de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) doorgegeven aan de SILA. De SILA geeft dat door aan de kerken. Kerken hebben geen rechtstreekse toegang tot de GBA. Het is onzeker of de GBA deze gegevens nog aan SILA mag doorgeven. Mogelijk dat deze service binnenkort stopt. Dan wordt het belangrijk dat u als gemeentelid zelf een wijziging aan ons doorgeeft.
FAQ Wat doen we met de gegevens? De gegevens worden voor verschillende doeleinden gebruikt: (1) voor de Actie Kerkbalans, (2) voor de predikant, kerkelijk werker, ouderling om op bezoek te kunnen gaan bij gemeenteleden, (3) om lijsten te maken met gemeenteleden. Deze gegevens worden nooit verstrekt aan personen of instanties buiten de kerk! Welke gegevens worden gepubliceerd? In de kerkbode en bij de afkondigingen en voorbeden worden pastorale zaken vermeld: overlijden, ziekenhuisopname, geboorte, jubilea, enz. Wat is uw eigen verantwoordelijkheid? Om uw gegevens te publiceren is uw toestemming nodig. Het is van belang dat de kerk van u weet als u bepaalde gegevens niet gepubliceerd wilt hebben. Wilt u niet in de kerkbode worden opgenomen vanwege een jubileum, een ziekenhuisopname? Wilt u dat dan melden? In het geval van overlijden, huwelijk, geboorte krijgt de kerk meestal wel bericht. Denkt u bij een verhuizing ook om een verhuisbericht naar de kerk te sturen?
WAT HEBBEN WE AANGEPAST De kerkenraad heeft een privacy statement opgesteld. Deze staat op de website. Kerkdiensten kunnen alleen nog live worden beluisterd, downloaden of een kopie van de dienst kan verkregen worden op verzoek bij de scriba. Om de kerkbode via de website te lezen, dient u eerst in te loggen. Een inlognaam en code kunt u via e-mail opvragen bij de scriba van de kerkenraad, ggrandia@hervormdaalst.eu.
MEER INFORMATIE of https://www.protestantsekerk.nl/actief-in-dekerk/besturen/kerkenraad/privacy https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/overprivacy/persoonsgegevens/bewaren-vanpersoonsgegevens Privacy statement staat op de website van onze gemeente: http://hervormdaalst.eu