Openbare zitting. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Transcriptie

1 Notulen open zitting Raad voor Maatschappelijk Welzijn Zitting van 9 april :00 uur Locatie Oude Raadzaal (Onderbergen Gent) Aanwezig De heer Rudy Coddens, voorzitter Mevrouw Evita Willaert, raadslid; de heer Yoeri Note, raadslid; mevrouw Chantal Sysmans, raadslid; mevrouw Ingrid Vandaele, raadslid; de heer Jurgen Bockstaele, raadslid; de heer Pascal Verbeke, raadslid; de heer Carl De Decker, raadslid; de heer Cengiz Cetinkaya, raadslid; mevrouw Emilie Peeters, raadslid; mevrouw Els Roegiers, raadslid; mevrouw Yeliz Güner, raadslid; de heer Eric Wauters, raadslid; de heer Ronny Rysermans, raadslid; mevrouw Liliane De Cock, raadslid De heer Luc Kupers, secretaris Verontschuldigd De heer Daniël Termont, burgemeester stad Gent Openbare zitting Agendapunten De voorzitter opent de open zitting om 19:00 uur Diensten van de Secretaris Bestuursondersteuning 2013_RMW_00155 Beëindiging van de overeenkomst met de vzw Cultuurkapel Sint-Vincent over de exploitatie van de Cultuurkapel Sint-Vincent Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context Op 13 maart 2000 werd de vzw Cultuurkapel Sint-Vincent opgericht. Het OCMW Gent is geen (mede-)oprichter of lid, maar de meerderheid van de werkende leden moet voorgedragen of aangenomen zijn door de OCMW-raad. Sinds 1 juni 2000 doet de vzw de exploitatie van de Cultuurkapel Sint-Vincent in uitvoering van een overeenkomst waarvan de laatst aangepaste versie werd aangenomen door de OCMW-raad op 11 mei 2010 en door de Raad van Bestuur van de vzw Cultuurkapel Sint-Vincent op 28 juni Naar aanleiding van de fiscale verplichtingen van de vzw inzake aangifte in de rechtspersonenbelasting en in de roerende voorheffing heeft het Dagelijks Bestuur van de vzw geadviseerd om de vzw te ontbinden en de exploitatie van de Cultuurkapel terug te geven aan het OCMW. De OCMW-raad heeft zich op 13 december 2012 akkoord verklaard met de ontbinding van de vzw. In de praktijk gebeurt de verhuring van de Cultuurkapel al van in den beginne door een OCMW-personeelslid. Om praktische redenen wordt voorgesteld om de overeenkomst met de vzw over de exploitatie van de Cultuurkapel te beëindigen met terugwerking tot 31 december Het OCMW neemt de exploitatie over vanaf 1 januari Alle lopende overeenkomsten voor het gebruik van de Cultuurkapel worden vanaf die datum overgenomen door het OCMW. Alle facturen voor de exploitatie vanaf 1 januari 2013 van de Cultuurkapel worden door het OCMW van Gent betaald en alle vorderingsstaten voor de exploitatie vanaf 1 januari 2013 van de Cultuurkapel worden door het OCMW van Gent geïnd. Volgens het contract moet een opzeggingstermijn van 12 maanden gerespecteerd worden, maar in onderlinge overeenstemming kan het contract onmiddellijk beëindigd worden. Na de beëindiging van de exploitatie-overeenkomst en na het opmaken van de rekening en het jaarverslag 2012, het 1/264 RMW - 9 april 2013

2 Notulen open zitting aanzuiveren van het passief en het vaststellen van het netto-actief, kan de Algemene Vergadering van de vzw dan de rekening en het jaarverslag 2012 vaststellen, beslissen om de vereniging te ontbinden en, zoals bepaald in de statuten, het netto-actief over te dragen aan het OCMW. Deze werkwijze heeft als voordeel dat de Algemene Vergadering maar eenmaal moet samenkomen om te beslissen over de ontbinding van de vzw en dat er geen vereffenaar moet aangeduid worden. Motivering Gelet op het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het Huishoudelijk Reglement van de Beraadslagende Organen van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Gent; gelet op de overeenkomst tussen het OCMW van Gent en de vzw Cultuurkapel Sint-Vincent over de exploitatie van de Cultuurkapel Sint-Vincent. Gekoppelde besluiten Raad voor Maatschappelijk Welzijn, 9 april 2013, 2012_RMW_00488 Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Financiële informatie Exploitatie Gebudgetteerd: Verbintenis: Ja Ja Inkomsten Bedrag: 37000,00 Kostenplaats: Bestuursorganisatie - Bestuursondersteuning Categorie: Meerdere categorieën Uitgaven Bedrag: 46000,00 Kostenplaats: Categorie: Commentaar Bestuursorganisatie - Bestuursondersteuning Meerdere categorieën ongeveer ,00 van deze uitgaven, die steeds ten laste waren van het OCMW, zijn voor 2013 gebudgetteerd op de KP patrimonium. Dit budget zal bij budgetwijziging 2013 overgeheveld worden naar de KP Visum van de ontvanger Visum: Gunstig Adviezen 2/264 RMW - 9 april 2013

3 Notulen open zitting Dienst Budgettering Datum: 11 maart 2013 Advies: Gunstig bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 De overeenkomst tussen het OCMW van Gent en de vzw Cultuurkapel Sint-Vincent over de exploitatie van de Cultuurkapel Sint-Vincent wordt beëindigd met terugwerking tot 31 december 2012 onder de volgende voorwaarden: het OCMW neemt de exploitatie van de Cultuurkapel over vanaf 1 januari 2013; alle lopende overeenkomsten voor het gebruik van de Cultuurkapel worden vanaf 1 januari 2013 overgenomen door het OCMW; alle facturen voor de exploitatie vanaf 1 januari 2013 van de Cultuurkapel worden door het OCMW van Gent betaald; alle vorderingsstaten voor de exploitatie vanaf 1 januari 2013 van de Cultuurkapel worden door het OCMW van Gent geïnd. Artikel 2 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: overeenkomst tussen OCMW en vzw Cultuurkapel.pdf Bijlage(n) overeenkomst tussen OCMW en vzw Cultuurkapel.pdf 3/264 RMW - 9 april 2013

4 Notulen open zitting Bijlage: overeenkomst tussen OCMW en vzw Cultuurkapel.pdf 4/264 RMW - 9 april 2013

5 overeenkomst tussen OCMW en vzw Cultuurkapel.pdf 5/264 RMW - 9 april 2013

6 6/264 RMW - 9 april 2013

7 Notulen open zitting 2013_RMW_00156 AudiO Interne audit voor lokale besturen - Instemming met geplande wijziging van de statuten Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context Het OCMW van Gent is een deelgenoot van de vereniging AudiO Interne audit voor lokale besturen. AudiO Interne audit voor lokale besturen is een vereniging zoals bedoeld in Titel VIII, hoofdstuk I (artikels 219 tot en met 235) van het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organsisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (verder het OCMW-decreet genoemd). Volgens artikel 224, tweede lid van het OCMW-decreet kunnen beslissingen tot wijziging van de statuten van een dergelijke vereniging alleen genomen worden als alle deelgenoten daarmee vooraf instemmen. Bij een statutenwijziging is die instemming alleen vereist voor wijzigingen die een verzwaring van de verplichtingen of de vermindering van de rechten van de deelgenoten teweegbrengen. AudiO Interne audit voor lokale besturen heeft aan elk lid van de vereniging gevraagd om de statutenwijziging goed te keuren vooraleer die aan de Algemene Vergadering van de vereniging ter validatie wordt voorgelegd. De voornaamste wijzigingen zijn: De Raad van Beheer wordt uitgebreid met twee extra stemgerechtigde leden zodat er een breed draagvlak is en de continuïteit sterker gegarandeerd is; Per locatie dient slechts éénmaal een toetredingsvergoeding te worden betaald door nieuwe leden zodat stad of gemeente en OCMW niet elk dienen te betalen bij het toetreden tot Audio; Er wordt een maximum bepaald voor de toetredingsvergoeding, nl ,00 euro, zodat de toegangskost in absolute termen begrensd wordt; Er wordt een aanwezigheid gegarandeerd van minstens één vertegenwoordiger uit de groep OCMW's en uit de groep steden en gemeenten, zodat beide groepen vertegenwoordigd zijn in de Raad van Beheer; Tot slot zijn enkele taalkundige optimalisaties doorgevoerd en herformuleringen aangepast die vooral verwezen naar de situatie bij de oprichting van Audio. Alle wijzigingen zijn opgenomen in de bijgevoegde Nota Voorbereiding Statutenwijziging, op 7 december 2012 opgemaakt door AudiO Interne audit voor lokale besturen. De artikels die worden gewijzigd, zijn omkaderd, de te schrappen tekst is doorgehaald en de nieuwe tekst is in geel gemarkeerd. De Algemene Vergadering waarop de statutenwijziging zal worden voorgesteld vindt plaats op 24 april Motivering Gelet op het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het Huishoudelijk Reglement van de Beraadslagende Organen van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn; gelet op de statuten van AudiO Interne audit voor lokale besturen; gelet op het voorstel tot wijziging van de statuten opgenomen in de bijgevoegde Nota Voorbereiding Statutenwijziging, op 7 december 2012 opgemaakt door AudiO Interne audit voor lokale besturen; Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Visum van de ontvanger Visum: niet vereist besluit het volgende goed te keuren: 7/264 RMW - 9 april 2013

8 Notulen open zitting bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen Artikel 1 Er wordt ingestemd met de wijzigingen aan de statuten van AudiO Interne audit voor lokale besturen zoals opgenomen in de bijgevoegde Nota Voorbereiding Statutenwijziging, op 7 december 2012 opgemaakt door AudiO Interne audit voor lokale besturen. Artikel 2 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: Nota voorbereiding statutenwijziging verz docx Bijlage(n) Nota voorbereiding statutenwijziging verz docx 8/264 RMW - 9 april 2013

9 Notulen open zitting Bijlage: Nota voorbereiding statutenwijziging verz docx 9/264 RMW - 9 april 2013

10 Nota voorbereiding statutenwijziging verz docx NOTA VOORBEREIDING STATUTENWIJZIGING Aan de leden van de raad van beheer Audio Brussel, 7 december 2012 De raad van beheer van 5 oktober heeft, aansluitend bij het advies van de stuurgroep, beslist aan de algemene vergadering een statutenwijziging voor te stellen. Hierna vindt u de statuten. De voorgestelde wijzigingen zijn in een kader weergegeven. Telkens geven we de oorspronkelijke tekst en de nieuwe tekst, alsook de motivatie voor de wijziging. AUDIO - STATUTEN TITEL I: BENAMING, VORM, DOEL, ZETEL EN DUUR Artikel 1 Onder de benaming AudiO Audio wordt door de OCMW s van (,, ) Aalst, Brugge, Genk, Gent, Hasselt, Kortrijk, Mechelen, Oostende, Roeselare, Sint-Niklaas en Turnhout in uitvoering van titel VIII, hoofdstuk I, van het Decreet van negentien december tweeduizend en acht betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (verder OCMW-decreet genoemd) een vereniging opgericht. reden wijziging: naamswijziging AudiO naar Audio (geen hoofdletter, initieel verwijzing naar oprichtende OCMW s ). Artikel 2 De vereniging neemt de vorm aan van een openbare instelling, conform titel VIII van het OCMW-decreet. Artikel 3 De vereniging stelt zich de professionalisering van ondersteunende processen en activiteiten van de deelgenoten tot doel. In eerste instantie concentreert de vereniging zich op het uitvoeren van interne audits, zowel onder de vorm van kwaliteitscontrole op de interne controle als onder de vorm van operationele audits, en alle daaraan gerelateerde adviesverlening. Niet limitatief kan in de toekomst ook gedacht worden aan activiteiten met betrekking tot organisatieontwikkeling, interne controle en kwaliteitsondersteuning. Alle opdrachten worden uitsluitend uitgevoerd in opdracht van de deelgenoten van deze vereniging. Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 1 10/264 RMW - 9 april 2013

11 Artikel 4 De maatschappelijke zetel is gevestigd op het adres van het OCMW Mechelen, Lange Schipstraat 27, 2800 Mechelen. Hij mag worden overgebracht door een besluit van de algemene vergadering. De bekendmaking van dit besluit gebeurt in de bijlagen aan het Belgisch Staatsblad. Artikel 5 De vereniging wordt opgericht voor een termijn van dertig jaar, die ingaat op de datum van het publiceren in het Belgisch Staatsblad van de uittreksels betreffende de goedkeuring van de beslissing houdende oprichting van de vereniging en haar statuten door de Vlaamse Regering. Een beslissing van de Algemene Vergadering houdende verlenging van de duur van de vereniging moet minstens één jaar vóór het verstrijken van de lopende duur getroffen worden en is onderworpen aan de bepaling van art. 224 van de OCMW-Decreet. De Vereniging mag slechts verbintenissen aangaan die haar duur te boven gaan zo zij deze verbintenissen kan nakomen door middel van haar inkomsten, haar maatschappelijk kapitaal en vast beloofde toelagen en voor zover de vereffening van de Vereniging of de beslissing van een deelgenoot om deel te nemen aan de verlenging niet bemoeilijkt of bezwaard wordt. TITEL II : DEELGENOTEN / TOETREDING / BEËINDIGING DEELGENOOTSCHAP Artikel 6 De vereniging is samengesteld uit de in artikel 1 van deze statuten genoemde OCMW s (stichtende deelgenoten) en uit OCMW s, steden en gemeenten, andere publieke rechtspersonen en private rechtspersonen zonder winstoogmerk die later toetreden (toetredend deelgenoot). Het deelgenootschap wordt vastgesteld door overbrenging van de behoorlijk goedgekeurde toetredingsbeslissing van de toegetreden deelgenoot in een daartoe bijgehouden register op de zetel van de vereniging. Artikel 7 De Algemene Vergadering van de vereniging kan beslissen tot toelating als deelgenoot van de vereniging (toetredend deelgenoot) op voordracht van de raad van beheer. De Algemene Vergadering kan op eender welk moment beslissen specifieke voorwaarden op te leggen rond de hoedanigheid van kandidaat-deelgenoten alvorens hun kandidatuur onderzocht moet worden door de Raad van Beheer. In het kader van de procedure tot toetreding van een nieuwe deelgenoot kan deze nieuwe deelgenoot reeds onmiddellijk van bij zijn aanvraag tot toetreding een auditopdracht laten uitvoeren. Artikel 8 Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 2 11/264 RMW - 9 april 2013

12 De hoedanigheid van deelgenoot wordt verloren: a) door ontslag Een deelgenoot kan ontslag nemen bij ter post aangetekende brief gericht aan de Voorzitter van de Algemene Vergadering, tijdens de eerste 6 maanden van het betrokken werkingsjaar. De uittreding kan pas aanvang nemen met ingang van 1 januari van het volgend werkingsjaar. b) door verlies van rechtspersoonlijkheid, of door wijziging van de rechtspersoonlijkheid, waardoor de deelgenoot niet meer zou voldoen aan de voorwaarden van artikel 6 eerste lid. In dit geval beslist de Algemene Vergadering of de desgevallende rechtsopvolger als deelgenoot wordt aanvaard, volgens welke modaliteiten het deelgenootschap kan overgedragen worden, dan wel of het deelgenootschap vervalt. De deelgenoot die is uitgetreden, heeft geen recht op uitkering van de waarde van zijn aandelen, noch op enige andere schadeloosstelling. TITEL III : INBRENG- VERBINTENISSEN EN BIJDRAGEN Artikel 9 De inbreng door de stichtende deelgenoten wordt bepaald door het aantal inwoners van de gemeente waartoe de stichtende deelgenoten behoren. Het bedrag van de inbreng per inwoner wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering. Als officieel bevolkingscijfer wordt de meest recente officiële opgave van de gemeente per 1 januari van het jaar voorafgaand aan de oprichting/toetreding in aanmerking genomen. Een zelfde regeling wordt toegepast bij toetredende deelgenoten. De maximale vergoeding voor toetreding wordt bepaald op Per locatie (stad of gemeente) dient de toetredingsvergoeding slechts éénmalig betaald te worden. Op basis hiervan kunnen diensten verstrekt worden aan de stad of gemeente, het OCMW en aan de van deze besturen afhankelijke entiteiten van deze locatie. Andere publieke rechtspersonen of private rechtspersonen zonder winstoogmerk dan deze die niet verbonden zijn aan een OCMW, stad of gemeente, die conform artikel 6 tot de vereniging kunnen toetreden, betalen de toetredingsvergoeding. De algemene vergadering kan overgaan tot de aanpassing van de inbreng bij verhoging van de bevolking met tien ten honderd. Ingeval van vermindering van de bevolking blijft het bedrag van de inbreng behouden. De algemene vergadering kan een afwijking bepalen met betrekking tot het inwonerscriterium, voor deelgenoten waarvan de raad van beheer oordeelt dat het inwonersaantal niet relevant is. reden wijziging: De raad van beheer stelt op voorstel van de stuurgroep voor om per locatie slechts één toetredingsvergoeding te vorderen per locatie. De raad stelt ook voor om een maximum in te stellen voor de toetredingsvergoeding, gelijk aan de inbreng van het grootste lid bij de oprichting van de vereniging. (Als alternatief voor de artikelwijziging zou in principe ook de laatste alinea van dit artikel 9 ingeroepen kunnen worden). Oprichtingsclausules die niet langer van toepassing zijn verwijderen. TITEL IV : DE ALGEMENE VERGADERING Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 3 12/264 RMW - 9 april 2013

13 Artikel 10 De Algemene Vergadering is samengesteld uit de afgevaardigden van de deelgenoten. Elke deelgenoot van de vereniging, en dit zowel voor een stichtende als een toetredende deelgenoot, heeft recht op één vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering. Artikel 11 Bij een volledige vernieuwing van de gemeenteraad en/of de Raad voor Maatschappelijk Welzijn en/of het hoogste bestuursorgaan van de publieke rechtspersoon die geen stad, gemeente of OCMW is, of private rechtspersoon zonder winstoogmerk worden de afgevaardigden van elke deelgenoot van de vereniging aangeduid uiterlijk de laatste dag van de eerste maand volgend op de datum van de installatievergadering bedoeld in artikel 7 van het gemeentedecreet of artikel 16 van het OCMW-Decreet. Wanneer een afgevaardigde van een deelgenoot ontslag neemt, duidt de deelgenoot uiterlijk de laatste dag van de tweede maand volgend op het ontslag als afgevaardigde, een nieuwe afgevaardigde aan. Een afschrift van deze beslissing wordt onmiddellijk toegestuurd aan de Voorzitter van de Algemene Vergadering. De afgevaardigden blijven dit mandaat uitoefenen tot de dag waarop zij door de deelgenoot worden vervangen. reden wijziging: Niet enkel OCMW s zijn lid van de vereniging. Artikel 12 a) De Algemene Vergadering beslist, binnen zijn bevoegdheid, over de punten vermeld op de agenda. De Algemene Vergadering mag enkel beraadslagen over de punten die op de agenda staan behalve in geval van noodzaak, die door 2/3 van het gewogen aantal stemmen waarover de Algemene Vergadering beschikt, moet worden vastgesteld. b) Voor de bevoegdheden, haar uitdrukkelijk toegekend door onderhavige statuten, beraadslaagt de Algemene Vergadering na advies van de Raad van Beheer. c) De Algemene Vergadering spreekt zich door een afzonderlijke stemming uit over de kwijting die aan de beheerders dient gegeven te worden. d) Aan de Voorzitter en de andere leden van de Algemene Vergadering en van de Raad van Beheer kan voor het bijwonen van de officiële vergaderingen van die organen een presentiegeld en een vergoeding voor reiskosten toegekend worden. Zowel voor de hoogte van het presentiegeld als de vergoeding voor de reiskosten geldt de regeling zoals die gangbaar is in het OCMW verbonden aan de gemeente waar de maatschappelijke zetel van de vereniging gevestigd is. De Algemene Vergadering stelt de afwijkingen op die regeling vast, voor zover het specifieke karakter van de vereniging dat verantwoordt. Artikel 13 Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 4 13/264 RMW - 9 april 2013

14 De Algemene Vergadering kiest zijn voorzitter, die stemrecht heeft, uit de afgevaardigden van de deelgenoten. De Algemene Vergadering duidt een ondervoorzitter aan die bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van de voorzitter het ambt van voorzitter waarneemt. Deze ondervoorzitter wordt gekozen uit de afgevaardigden van de deelgenoten en heeft stemrecht. De Algemene Vergadering stelt tevens een secretaris van de Algemene Vergadering aan. Deze secretaris wordt niet gekozen uit de afgevaardigden van de deelgenoten en is verplicht de vergaderingen bij te wonen zonder stemrecht. Artikel 14 De Algemene Vergadering vergadert minstens één maal per jaar. Artikel 15 De Algemene Vergadering kan door de Raad van Beheer belegd worden telkens zulks noodzakelijk blijkt. De Raad van Beheer moet, binnen de 10 dagen, een Algemene Vergadering beleggen na ontvangst van een schriftelijk verzoek ingediend door afgevaardigden die één derde van het gewogen aantal stemmen, waarover de Algemene Vergadering beschikt, vertegenwoordigen. Het verzoek dient de punten te vermelden en ook toe te lichten die op de agenda moeten geplaatst worden. Artikel 16 De Algemene Vergaderingen hebben plaats op de zetel van de vereniging of op een door de Raad van Beheer bepaalde plaats. De bijeenkomsten van de Algemene Vergadering worden gehouden met gesloten deuren. Artikel 17 De oproeping tot de Algemene Vergadering geschiedt schriftelijk of elektronisch, na individuele en schriftelijke instemming door de deelgenoten, ten minste 5 werkdagen vóór de dag van de vergadering en vermeldt alle agendapunten. De agenda wordt opgesteld door de Raad van Beheer. Hij wordt aangevuld met de punten, die door elke afgevaardigde tijdig aan de Voorzitter ter kennis worden gebracht. Artikel 18 Elke deelgenoot beschikt over een gewogen aantal stemmen in de Algemene Vergadering. Deze weging wordt bepaald als volgt: - Voor stichtende deelgenoten: Iin verhouding tot de vergoeding voor de prestaties die de laatste drie jaar gefactureerd en betaald werden door de rechtsvoorganger van de vereniging, en intussen betaald werden. Bij elke driejaarlijkse herziening: Op het einde van elke drie jaar zal op basis van de vergoedingen betaald met betrekking tot de prestaties van de voorgaande drie jaar zal de weging van de stemming worden herzien. Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 5 14/264 RMW - 9 april 2013

15 - Voor de nadien toetredende deelgenoten: Ttot de eerstvolgende driejaarlijkse herziening van de weging voor de stichtende deelgenoten: Iin verhouding tot een forfaitair facturatiebedrag dat bepaald wordt door de algemene vergadering. Nadien worden de stemmen gewogen zoals voor de stichtende deelgenoten. De afgevaardigden kunnen per brief, per fax, elektronisch of op een andere schriftelijke wijze aan een andere afgevaardigde volmacht geven om hem op een vergadering te vertegenwoordigen. Een afgevaardigde mag niet meer dan drie volmachten uitoefenen. reden wijziging: Oprichtingsclausules die niet langer van toepassing zijn verwijderen. Toevoegen van de modaliteiten inzake volmachten voor de algemene vergadering. Artikel 19 De Algemene Vergadering kan slechts rechtsgeldig beraadslagen indien de aanwezige stemgerechtigde vertegenwoordigers van de deelgenoten minstens de helft van het gewogen aantal stemmen vertegenwoordigen waarover de algemene vergadering beschikt. Zij kunnen echter, indien zij tweemaal bijeengeroepen werden zonder dat het vereiste aantal deelgenoten opgekomen is, na een nieuwe en laatste bijeenroeping, geldig beraadslagen en beslissen, welk ook het aantal der aanwezige deelgenoten zij, over de onderwerpen die voor de derde maal op de agenda staan. Behoudens in de gevallen die het OCMW-Decreet of de statuten anders bepalen, worden de beslissingen genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemmen. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. De vergadering kan beslissen om over een bepaald agendapunt geheim te stemmen. De stemming is steeds geheim wanneer het personen betreft. De beslissing over de aanneming van deelgenoten, kan beslist worden door ¾ meerderheid van het gewogen aantal stemmen waarover de Algemene Vergadering beschikt. Wanneer deze voorwaarde niet vervuld is, wordt binnen de twee maanden een nieuwe algemene vergadering bijeengeroepen met dezelfde agenda. De beslissingen worden genomen met tweederde meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Artikel 20 De beslissingen van de Algemene Vergadering worden genotuleerd. De notulen worden, na goedkeuring door de Algemene Vergadering, ingeschreven in een daartoe bestemd register en ondertekend door de Voorzitter en de Secretaris. Afschriften van of uittreksels van de notulen worden ondertekend door de Voorzitter en de Secretaris. Een eensluidend verklaard afschrift van de notulen Het verslag wordt door de Secretaris toegestuurd aan elke deelgenoot van de vereniging. Artikel 21 De vergadering mag eveneens bijgewoond worden, voor advies over bepaalde punten, door andere personen, wier aanwezigheid bij beslissing van de Algemene Vergadering als noodzakelijk wordt geacht. TITEL V : DE RAAD VAN BEHEER Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 6 15/264 RMW - 9 april 2013

16 Artikel 22 De vereniging wordt beheerd door een Raad van Beheer die bestaat uit: a) Leden met stemrecht zijnde: - de Voorzitter van de Algemene Vergadering; afgevaardigden aangeduid, conform artikel 60 3 van het OCMW-decreet, door de drie vijf deelgenoten met het meeste grootste aantal gewogen stemmen. b) Leden zonder stemrecht zijnde: - de secretaris van de Algemene Vergadering. De secretaris kan zich laten vervangen door een door hem aangeduide persoon die niet stemgerechtigd is; - 3 leden uit de stuurgroep, zoals in artikel 30 van deze statuten vermeld Indien er geen vertegenwoordiger van de groep steden en gemeenten of een vertegenwoordiger van de groep OCMW s in de raad vertegenwoordigd is op basis van het omzet- criterium, dan kan een vertegenwoordiger van de betreffende groep aan de vergaderingen van de raad deelnemen met raadgevende stem. Daartoe zal de beleidsvertegenwoordiger van het lid met het grootste aantal gewogen stemmen van de betreffende groep uitgenodigd worden. De Raad van Beheer kan voor de behandeling van een welbepaald punt van de agenda andere personen toelaten tot de bespreking. Het mandaat van beheerder duurt drie jaar en is hernieuwbaar. reden wijziging: De raad van beheer besliste om aan de AV voor te stellen het aantal mandaten voor de RvB op te trekken van 4 naar 6 beheerders. Dit gebeurt om naast de oprichters ook de nieuwe leden voldoende mogelijkheid tot deelname aan de vergaderingen van de RvB te garanderen, alsook om vlotter het quorum van stemgerechtigde leden te bereiken. Tevens wordt nu voorzien in de mogelijkheid om minstens één beheerder met raadgevende stem aan te stellen van de leden uit de groep steden en gemeenten, of van de groep OCMW s, indien er op basis van het criterium omzet geen enkel lid uit een groep vertegenwoordigd zou zijn in de RvB. Artikel 23 a) De beheerder wordt van rechtswege als ontslagnemend beschouwd op verzoek van de door hem vertegenwoordigde deelgenoot, aan de vereniging betekend per aangetekende brief. b) In geval van slecht beheer kan de Algemene Vergadering met ¾ van het gewogen aantal stemmen waarover de Algemene Vergadering beschikt een beheerder uit zijn mandaat ontslaan. Wanneer deze voorwaarde niet vervuld is, wordt binnen de twee maanden een nieuwe algemene vergadering bijeengeroepen met dezelfde agenda. De beslissingen worden genomen met tweederde meerderheid van de uitgebrachte stemmen. c) Wanneer een mandaat van beheerder openvalt, duidt de deelgenoot dat die de beheerder heeft afgevaardigd, een vervangende beheerder aan, die het mandaat beëindigt van diegene die hij vervangt. Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 7 16/264 RMW - 9 april 2013

17 Artikel 24 Tijdens de eerste vergadering volgend op de benoeming van de beheerders kiest de raad van beheer uit zijn leden een voorzitter. Bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van de voorzitter wordt zijn ambt waargenomen door de beheerder die door hem schriftelijk wordt aangewezen. Bij gebrek aan zulke aanwijzing, wijst de raad van beheer onder zijn leden een plaatsvervanger aan en wordt, zo nodig, in afwachting van die aanwijzing, het ambt van voorzitter waargenomen door de oudste in jaren. Ingeval van overlijden van de voorzitter of wanneer aan zijn mandaat een einde komt om een andere reden dan de algehele vernieuwing van de Vereniging, wordt hij vervangen door de het oudste lid in jaren, tot de raad van beheer een nieuwe voorzitter heeft verkozen. Artikel 25 De beheerders kunnen persoonlijk niet aansprakelijk gesteld worden voor de verbintenissen aangegaan door de vereniging. De beheerders zijn aansprakelijk zonder hoofdelijkheid voor de tekortkomingen in de normale uitoefening van hun bestuur. Ten aanzien van de overtredingen waaraan zij geen deel hebben gehad, worden de beheerders van die aansprakelijkheid ontheven als hun geen schuld kan worden verweten en als zij die overtredingen hebben aangeklaagd binnen een maand nadat zij er kennis van hebben gekregen. Artikel 26 De Raad van Beheer heeft de meest uitgebreide bevoegdheid om op te treden namens de vereniging en om alle daden van beheer en beschikking te verrichten die binnen het maatschappelijk doel vallen. Alles wat niet uitdrukkelijk en verplicht door deze statuten voorbehouden wordt aan de Algemene Vergadering, behoort tot de bevoegdheid van de Raad van Beheer. De Raad van Beheer beslist tot het instellen van rechtsvorderingen. In het belang van de vereniging kan de voorzitter rechtsgeldig en zonder enige voorafgaande formaliteit alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen namens de vereniging stellen. Hij kan onder meer beslissen namens de vereniging een procedure als eiser of verweerder te voeren zowel voor de gewone rechtbanken als voor de administratieve rechtscolleges. Een beslissing tot het instellen van een rechtsgeding wordt ter bekrachtiging aan de eerstvolgende raad van beheer voorgelegd. De Raad van Beheer kan bevoegdheden delegeren zoals de Raad voor Maatschappelijk Welzijn in het OCMWdecreet. Artikel 27 De Raad van Beheer vergadert minstens zesmaandelijks op uitnodiging van de Voorzitter of van diegene die hem vervangt. De Voorzitter is gehouden de Raad bijeen te roepen op aanvraag van minstens drie beheerders. De oproepingen vermelden plaats, datum, uur en agenda van de vergadering en worden tenminste vijf werkdagen voor de vergadering per brief, fax, elektronisch of op een andere schriftelijke wijze verzonden. De uitnodiging is, zo mogelijk, vergezeld van alle nuttige documenten. De vergaderingen van de Raad hebben met gesloten deuren plaats in de zetel van de vereniging, tenzij de Raad voor een bepaalde vergadering anders beslist. Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 8 17/264 RMW - 9 april 2013

18 De beslissingen van de Raad van Beheer worden genotuleerd. De notulen worden, na goedkeuring door de Raad van Beheer, ingeschreven in een daartoe bestemd register en ondertekend door de Voorzitter en de Secretaris. Het verslag wordt door de Secretaris elektronisch toegestuurd aan elke beheerder van de vereniging. reden wijziging: aanpassing OCMW-decreet artikel 221 Artikel 28 In de vergaderingen van de Raad van Beheer beschikt elke beheerder met stemrecht over één stem met gelijke waarde. Iedere bestuurder beheerder kan per brief, per fax, elektronisch of op een andere schriftelijke wijze aan een bestuurder beheerder volmacht geven om hem op een vergadering te vertegenwoordigen. Een bestuurder beheerder mag niet meer dan één volmacht uitoefenen. De beslissingen worden genomen bij meerderheid van stemmen. Er wordt mondeling gestemd, behalve wanneer het om personen gaat, in welk geval de leden geheim stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend. Er wordt geen rekening gehouden met de onthoudingen en de blanco of nietige stembiljetten. Artikel 29 Na ieder dienstjaar maakt de secretaris van de Algemene Vergadering of de persoon door hem daartoe aangeduid een verslag op over de activiteiten van de vereniging tijdens het verlopen dienstjaar, alsook over de toekomstplannen. Dit verslag, de balans, de verlies- en winstrekening, de bedrijfsrekeningen, alsmede een ontwerpbudget voor het komende dienstjaar, worden voor advies voorgelegd aan de Raad van Beheer. Artikel 30 De raad van beheer kan ook adviescommissies oprichten waarvan minstens een aantal door haar bepaalde leden van de raad van beheer deel uitmaken, eventueel aangevuld met externe deskundigen. Deze commissies worden opgericht om informatie te verzamelen en adviezen te verstrekken omtrent de oprichting en de werking van bepaalde diensten of ter ondersteuning van het algemeen beleid. Het aantal leden per adviescommissie is beperkt tot 15. Indien er méér dan 15 kandidaturen zijn, krijgen de afgevaardigden van de deelgenoten met het grootste aantal gewogen stemmen voorrang. Er wordt minstens een adviescommissie opgericht, onder de benaming stuurgroep. Deze bestaat in de eerste drie jaar uit hetzij de voorzitter of burgemeester, hetzij de secretaris, hetzij de ontvanger of financieel beheerder van elk van de oprichtende vijftien deelgenoten, volgens individuele keuze van elk van deze deelgenoten. Indien de deelgenoot geen stad, gemeente of OCMW is en niet over de voornoemde mandaten of functies beschikt, gebeurt de vertegenwoordiging van de deelgenoot door de personen wiens mandaat of functie hier het meest mee overeenstemt. Na deze eerste Om de drie jaar bepaalt de raad van beheer verder de modaliteiten van de samenstelling van de stuurgroep. Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 9 18/264 RMW - 9 april 2013

19 Deze stuurgroep verleent advies over elke materie die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking heeft op de geboden dienstverlening en over elke aangelegenheid waarover advies wordt gevraagd. reden van wijziging: Driejaarlijks bepalen van de modaliteiten van de samenstelling van de stuurgroep. De stuurgroep en de raad van beheer volgt de idee om een evenwichtige verhouding te hanteren tussen de verschillende types van deelgenoten (OCMW s, steden en gemeenten, andere publieke rechtspersonen of private rechtspersonen zonder winstoogmerk.. Oprichtingsclausules die niet langer van toepassing zijn verwijderen. Artikel 31 Behoudens de uitzonderingen door de raad van beheer bepaald, worden alle akten die de Vereniging verbinden, ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Tenzij de raad van beheer in een bijzonder geval hierover anders beslist, vertegenwoordigt de voorzitter de vereniging in alle gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen. TITEL VI STATUTENWIJZIGING Artikel 32 Een statutenwijziging vindt plaats volgens de bepalingen van het OCMW-Decreet. TITEL VII HET ADMINISTRATIEF TOEZICHT Artikel 33 Het administratief toezicht gebeurt volgens de bepalingen van het OCMW-Decreet. TITEL VIII - HET PERSONEEL Artikel 34 De Raad van Beheer bepaalt de personeelsformatie van de vereniging, De overeenstemmende rechtspositieregeling van het OCMW van de maatschappelijke zetel, met inbegrip van het administratief en geldelijk statuut, inbegrepen de aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden is van toepassing op het personeel van de vereniging. De vereniging stelt de afwijkingen op deze rechtspositieregeling vast, voor zover het specifieke karakter van de vereniging dat verantwoordt. De vereniging bepaalt de rechtspositieregeling van de betrekkingen die niet bestaan binnen het OCMW van de maatschappelijke zetel. Wanneer de raad van beheer beslist tot contractuele aanwervingen, gelden het arbeidsreglement en de algemene voorwaarden van de arbeidsovereenkomsten van het OCMW van de maatschappelijke zetel, behoudens andersluidende beslissing van de raad van beheer. Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 10 19/264 RMW - 9 april 2013

20 Artikel 35 Alle personeelsleden worden door de Raad van Beheer aangeworven of benoemd overeenkomstig de bovenbedoelde vooraf bepaalde voorwaarden en binnen de perken van de voormelde personeelsformatie. Artikel 36 De auditors zijn volledig onafhankelijk in de uitvoering van hun opdrachten, onder de uitsluitende supervisie van de auditdirecteur van de vereniging. De relatie tussen opdrachtgevende deelgenoten enerzijds en de vereniging anderzijds, wordt beschreven in het auditcharter, waarin onder meer de auditprincipes van het Institute for Internal Auditors hernomen worden, alsmede de vertrouwelijkheid van de auditrapportering. TITEL IX - FINANCIEN EN WERKING Artikel 37 Voor het beheer van de vereniging en van haar instellingen en diensten worden de regelen toegepast van het dubbel boekhouden. Het financiële boekjaar stemt overeen met het kalenderjaar. Het eerste dienstjaar begint op datum van verschijning van deze statuten in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad en eindigt op eenendertig december daaropvolgend. De rekening van de vereniging omvat de balans, de exploitatierekening en de winst- en verliesrekening, afgesloten op 31 december van elk jaar. reden van wijziging: Oprichtingsclausules die niet langer van toepassing zijn verwijderen. De Raad van Beheer adviseert jaarlijks het budget, de balans, het boekhoudkundig resultaat, de bedrijfsrekeningen; zij legt die ter goedkeuring voor aan de Algemene Vergadering. De Raad van Beheer kan een budget wijzigen op voorwaarde dat het oorspronkelijk financieringsevenwicht behouden blijft zonder nieuwe inbreng of bijdrage vanwege de deelgenoten. Andere budgetwijzigingen dienen noodzakelijkerwijze ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de Algemene Vergadering. De vereniging voorziet op de kortst mogelijke termijn in het aanleggen van financiële reserves die op elk ogenblik minstens het sociaal passief dekken. Wanneer een financieel dienstjaar met verlies wordt afgesloten, beslist de Algemene Vergadering of dit verlies zal gedekt worden door afname van een reservefonds of overgedragen wordt naar een volgend dienstjaar of ten laste zal gelegd worden van de deelgenoten. De Algemene Vergadering kan beslissen een eventueel tekort ten laste te leggen van de deelgenoten met een meerderheid van ¾ van het gewogen aantal stemmen waarover de Algemene Vergadering beschikt, zoals bepaald in artikel 18. TITEL X - INFORMATIEDOORSTROMING Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 11 20/264 RMW - 9 april 2013

21 Artikel 38 De agenda s en verslagen van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur Beheer van de vereniging alsmede het verslag, de balans, de verlies- en winstrekening, de bedrijfsrekeningen en het ontwerpbudget worden na goedkeuring binnen de week overgemaakt aan de deelgenoten. TITEL XI - PARTICIPATIES Artikel 39 De vereniging kan, mits passende motivering, participeren in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke entiteiten. De participatie in privaatrechtelijke entiteiten blijft beperkt tot entiteiten zonder winstoogmerk. TITEL XI : ONTBINDING EN VEREFFENING SLOTBEPALINGEN Artikel 40 De ontbinding van de vereniging vindt plaats volgens de bepalingen van het OCMW-Decreet. Artikel 41 In geval van ontbinding wordt het maatschappelijk vermogen verdeeld door vereffenaars, benoemd door de Algemene Vergadering, die tevens de omvang van hun opdracht bepaalt. Het netto-actief van de vereniging wordt verdeeld onder de deelgenoten van de vereniging als volgt : 1) in de eerste plaats: pro rata van de inbreng van de deelgenoten op het ogenblik van de ontbinding, en dit tot maximaal het totaal bedrag van deze inbreng; 2) het restant: pro rata van het stemgewicht dat elke deelgenoot heeft overeenkomstig artikel 18 op de dag waarop de Algemene Vergadering beslist tot ontbinding. Een eventueel netto-passief van de vereniging wordt verdeeld onder de deelgenoten pro rata van het stemmengewicht dat elke deelgenoot heeft overeenkomstig artikel 18 op de dag waarop de Algemene Vergadering beslist tot ontbinding. Artikel 42 Voor alles wat niet in deze statuten is opgenomen wordt verwezen naar het OCMW-Decreet en de besluiten, genomen ter uitvoering van dit decreet. Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 12 21/264 RMW - 9 april 2013

22 - o Audio Paviljoenstraat Brussel info@audio-lokaal.be 13 22/264 RMW - 9 april 2013

23 Notulen open zitting AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent 2013_RMW_00157 Diksmuide: verkoop uit de hand van m² landbouwgrond aan de stad Diksmuide voor openbare nut Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context Het OCMW Gent is eigenaar van volgende kadastrale percelen bouwland gelegen te Diksmuide, elfde afdeling, Oudekapelle, sectie B, nummer 164/A, met een oppervlakte volgens kadaster van 26a 00ca en gelegen aan "Grooten Oosthoek"; nummer 163/A, met een oppervlakte volgens kadaster van 40ca en gelegen aan "Grooten Oosthoek"; nummer 162/B, met een oppervlakte volgens kadaster van 12a 50ca en gelegen aan "Grooten Oosthoek". De voornoemde percelen zijn gelegen in landschappelijk waardevol agrarisch gebied volgens het gewestplan Diksmuide - Torhout. De percelen zijn verpacht aan de heer Johan De Wicke ingevolge bevoorrechte pachtoverdracht sinds 1 januari De percelen zijn ook verpacht voor de jacht aan de heren Caron Bertin, Lebon Jean-Pierre, Vandeputte Frans, Van Parijs Remi en Michiels August sinds 1 september Dit dossier betreft een grondverwerving om reden van openbaar nut en meer in het bijzonder met het oog op de aanleg van een fietspad langs de N35 Kaaskerkestraat en de N354 Oudekapellestraat, Nieuwkapellestraat en Lostraat op het grondgebied van de stad Diksmuide. De innemingen zijn vermeld op het onteigeningsplan 1M3D8J G opgemaakt op 21 januari 2009 door het Agentschap Wegen en Verkeer. De totale oppervlakte van de innemingen bedraagt m²: deel van perceel 164/A met een gemeten inneming van 4a 86ca (inneming 27); perceel 163/A met een gemeten inneming van 40ca (inneming 28) en deel van perceel 162/B met een gemeten inneming van 6a 74ca (inneming 30). Om een gerechtelijke onteigeningsprocedure te voorkomen, werd een onderhandse aankoop door de stad Diksmuide voorgesteld door de West-Vlaamse Intercommunale (WVI). WVI werd aangesteld door de stad Diksmuide om de gesprekken te voeren met de eigenaars en de pachters in het kader van de verwervingen van de diverse eigendommen voor de aanleg van het fietspad tussen de deelgemeente Kaaskerke en de stad Lo. De waardebepaling van deze innemingen gebeurde op basis van een schatting van Werner Tyteca, commissaris bij het Comité van Aankoop van Brugge van 24 maart 2009 met een actualisering op 2 mei Deze resulteert in een waarde van 5,00 euro/m² verhoogd met de wederbeleggingsvergoeding (WB) en wachtintrest (WI). Deze onderhandse verkoop voor openbaar nut zou toegestaan worden mits de afgeronde prijs van 7.534,00 euro (1.200 m² aan 5,00 euro/m² verhoogd met WB+WI van 25,56 %) met inbegrip van alle vergoedingen waar het OCMW Gent recht op kan hebben. De pachter werd verwittigd en zal door het Aankoopcomité van Brugge worden vergoed voor het verlies van zijn rechten. De stad Diksmuide heeft commissaris a.i. Bram Peene van het Aankoopcomité van Brugge aangesteld om de authentieke akte op te maken en te verlijden. Het OCMW Gent is gerechtigd een eigen notaris aan te duiden, maar er zijn geen redenen waarom het OCMW Gent zich niet zou aansluiten bij de keuze van de stad Diksmuide. Commissaris a.i. Bram Peene van het Aankoopcomité van Brugge heeft een ontwerpakte aankoop van onroerend goed opgesteld. Motivering Overwegende dat deze verkoop uit de hand noodzakelijk is voor de realisatie van een nieuw fietspad op het grondgebied van de stad Diksmuide; gelet op het onteigeningsbesluit en het onteigeningsplan met nummer 1M3D8J G van 15 september 2009; gelet op de waardebepaling opgemaakt door Werner Tyteca op 2 mei 2012 met een totale waarde van 7.534,00 euro met inbegrip van alle vergoedingen waar het OCMW Gent recht op kan hebben; gelet op het Decreet betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van 19 december 2008; gelet op het gunstig advies van het Overlegcomité van 2 oktober 2012 met betrekking tot de verkoop uit de hand van landbouwgrond te Diksmuide voor reden van openbaar nut. 23/264 RMW - 9 april 2013

24 Notulen open zitting Strategisch kader Dit besluit kadert in volgende doelstelling(en): De financiële middelen en het patrimonium efficiënt beheren Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Financiële informatie Investering Gebudgetteerd: Ja Verbintenis: Ja Totaal geschatte inkomsten: 7534,00 Totaal geschatte uitgaven: 0, Landbouwgronden patrimonium Initiëel budget: ,00 Reeds aangewend: 0,00 Engagementen: 0,00 Geschatte inkomsten: 7534,00 Commentaar m² x 5,00 euro/m² verhoogd met WB+WI (25,56 %) = 7.534,00 euro Geschatte uitgaven: 0,00 Commentaar De kosten met betrekking tot de verkoop zijn ten laste van de koper. Visum van de ontvanger Visum: niet vereist Adviezen Dienst Budgettering Datum: 4 maart 2013 Advies: Gunstig Motivering: gunstig SOB Juridisch advies Datum: 4 maart 2013 Advies: Gunstig bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 Verkoop uit de hand van landbouwgrond gelegen te Diksmuide, elfde afdeling, Oudekapelle, sectie B, delen van de nummers 164/A en 162/A en nummer 163/A, met een totale opgemeten oppervlakte van m², tegen een totale vergoeding van 7.534,00 euro aan de stad Diksmuide. Artikel 2 24/264 RMW - 9 april 2013

25 Notulen open zitting De ontwerpakte zoals opgesteld door commissaris a.i. Bram Peene van het Aankoopcomité van Brugge. Artikel 3 De akte wordt opgemaakt en verleden door de commissaris a.i. Bram Peene van het Aankoopcomité van Brugge. Artikel 4 Het ontslag van de hypotheekbewaarder van de verplichting tot het nemen van een ambtshalve inschrijving bij overschrijving van de akte. Artikel 5 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 4: Ontwerpakte Diksmuide Definitief.pdf Bijlage(n) Ontwerpakte Diksmuide Definitief.pdf 25/264 RMW - 9 april 2013

26 Notulen open zitting Bijlage: Ontwerpakte Diksmuide Definitief.pdf 26/264 RMW - 9 april 2013

27 Ontwerpakte Diksmuide Definitief.pdf FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIEN Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie --- Aankoopcomité van onroerende goederen te Brugge --- Repertorium nr: / 2013 Dossier nr: G AANKOOP VAN ONROEREND GOED Door mij, Bram PEENE, Commissaris bij het Aankoopcomité te Brugge, waarnemend eerstaanwezend inspecteur - dienstchef, wordt de hierna volgende overeenkomst vastgelegd tussen: ENERZIJDS, Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Gent, waarvan de burelen gevestigd zijn te 9000 Gent, Onderbergen 86, met als nationaal nummer , hier vertegenwoordigd door: 1. De heer CODDENS Rudy Georges, geboren te Gent op veertien februari negentienhonderd zestig, met als nationaal nummer , wonende te 9031 Gent, Keuzemeers 7, Voorzitter. 2. De heer KUPERS Luc Hubert, geboren te Hasselt op veertien februari negentienhonderd zevenenvijftig, met als nationaal nummer , wonende te 1800 Vilvoorde, Maria- Theresialaan 41 bus 4.2, Secretaris. Zij treden op ter uitvoering van een beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, genomen op *D*. Een voor eensluidend verklaard uittreksel van deze beslissing met ontwerpakte zal gehecht blijven aan deze akte. Volgens verklaring werd deze beslissing niet geschorst of vernietigd door de toezichthoudende overheid binnen de wettelijke termijn. Hierna genoemd de verkopende partij. EN ANDERZIJDS, 27/264 RMW - 9 april 2013

28 Dossier: G De Stad Diksmuide, waarvan de burelen gevestigd zijn te 8600 Diksmuide, Grote Markt 6, met nationaal nummer , hier vertegenwoordigd door de instrumenterende ambtenaar ingevolge artikel 61, paragraaf één van de Programmawet van zes juli negentienhonderd negenentachtig. De instrumenterende ambtenaar handelt in uitvoering van de gemeenteraadsbeslissing van vijfentwintig februari tweeduizend dertien, zonder bezwaar voor tenuitvoerlegging vanwege de toeziende overheid. Hierna genoemd de kopende partij. VOORAFGAANDE UITEENZETTING Bij Ministerieel Besluit van vijftien september tweeduizend en negen, ondertekend door Hilde Crevits, Vlaamse minister van Mobiliteit en Openbare Werken, werd besloten dat het algemeen nut de onmiddellijke inbezitneming vordert van de goederen afgebeeld op de daarbij gevoegde plannen, genummerd van 1M3D8J G tot en met 1M3D8J G , dit ten behoeve van het Vlaamse Gewest, namens de Stad Diksmuide. De onteigening gebeurt met het oog op het waarborgen van de veiligheid van de zwakke weggebruiker en meer in het bijzonder voor de aanleg van een fietspad langs de N35 Kaaskerkestraat en de N364 Oudekapellestraat, Nieuwkapellestraat en Lostraat. Ter voorkoming van een gerechtelijke onteigeningsprocedure wordt tussen partijen volgende overeenkomst afgesloten. AANKOOP De verkopende partij draagt onder de hierna vermelde voorwaarden, het hierna vermelde goed over aan de kopende partij die aanvaardt. I. - AANDUIDING VAN HET GOED GEOGRAFISCHE EN KADASTRALE BESCHRIJVING. Stad Diksmuide Elfde afdeling, voorheen Oudekapelle 1. Een deel grond met een oppervlakte volgens opmeting van vier are zesentachtig centiare (4 a 86 ca), te nemen uit een perceel thans of vroeger gekadastreerd als bouwland, gelegen Grooten Oosthoek, sectie B nummer 164 A, met een totale oppervlakte volgens kadaster van zesentwintig are (26 a). 28/264 RMW - 9 april 2013

29 Dossier: G Een perceel grond met een totale oppervlakte volgens opmeting, en volgens kadastrale gegevens, van veertig centiare (40 ca), zijnde een perceel thans of vroeger gekadastreerd als bouwland, gelegen Grooten Oosthoek, sectie B nummer 163 A. 3. Een deel grond met een oppervlakte volgens opmeting van zes are vierenzeventig centiare (6 a 74 ca), te nemen uit een perceel thans of vroeger gekadastreerd als bouwland, gelegen Grooten Oosthoek, sectie B nummer 162 B, met een totale oppervlakte volgens kadaster van twaalf are vijftig centiare (12 a 50 ca). De kadastrale aanduiding wordt gegeven ten titel van inlichting. De goederen onder 1 en 2 worden aangeduid als de respectievelijke innemingen 27 en 28 op het plan met referte 1M3D8J G , opgemaakt door de Vlaamse Overheid, Agentschap Wegen en Verkeer West-Vlaanderen. Het goed onder 3 wordt aangeduid als de inneming 30 op het plan met referte 1M3D8J G , opgemaakt door de Vlaamse Overheid, Agentschap Wegen en Verkeer West- Vlaanderen. Hierna genoemd het goed EIGENDOMSTITEL. Het goed behoort toe aan de verkopende partij om er gedurende meer dan dertig jaar het ongestoord, openbaar en ondubbelzinnig bezit van gehad te hebben ten titel van eigenaar GEBRUIK De verkopende partij verklaart dat goed in gebruik is bij de heer DEWICKE Johan Joris, geboren te Diksmuide op twee oktober negentienhonderd drieënzestig, met als nationaal nummer , wonende te 8600 Diksmuide, Oudekapellestraat 20, en dit ingevolge oorspronkelijk notarieel pachtcontract van 17 mei 1963, verleden voor notaris Devos te Gent en pachtoverdracht, goedgekeurd op 16 oktober De kopende partij treedt in de rechten en verplichtingen van de verkopende partij voor wat betreft de gebruikstoestand, onverminderd de rechten die zij krachtens het contract of de wet kan laten gelden. In dit verband verklaart de instrumenterend ambtenaar reeds een overeenkomst te hebben afgesloten met de gebruiker tot beëindiging van zijn gebruiksrechten op het goed. De verkopende partij verklaart dat er een jachtrecht rust op alle voorschreven onroerende goederen in het voordeel van de heren CARON Bertin, LEBON Jean-Pierre, VANDEPUTTE Frans, VAN PARIJS Remi en MICHIELS August, lot 30 blijkens akte 29/264 RMW - 9 april 2013

30 Dossier: G verleden voor notaris Jean De Groo te Gent op tien september tweeduizend en negen, akte van vaststelling van hoger bod en afwezigheid van hoger bod naar aanleiding van de aanbesteding van jachtrecht, ten verzoeke van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van de Stad Gent, blijkens proces-verbaal opgemaakt door voornoemde notaris De Groo op 27 augustus 2009, in uitvoering van de OCMW-Raadsbeslissing van 7 juli Overeenkomstig artikel 12 van het lastenkohier wordt in geval van vervreemding van een gedeelte van de goederen die het voorwerp uitmaken van de huurovereenkomst, de huurovereenkomst verbroken. Bij schrijven van de verkopende partij werden de heren CARON Bertin, LEBON Jean-Pierre, VANDEPUTTE Frans, VAN PARIJS Remi en MICHIELS August in kennis gesteld van de verkoop BODEMDECREET VAN 27 OKTOBER Op vraag van de instrumenterend ambtenaar bevestigt de verkopende partij dat het goed, bij zijn weten, geen risicogrond is zoals bedoeld in het Bodemdecreet. Uit ondervermelde stedenbouwkundige inlichtingen die op vraag van de instrumenterend ambtenaar verstrekt werden, blijkt niet dat het goed zou opgenomen zijn in de gemeentelijke inventaris van risicogronden. De kopende partij verklaart verder dat zij, als meest belanghebbende partij, en ter ontlasting van de aanvraagverplichting van de verkopende partij, vóór het sluiten van de huidige overeenkomst, een bodemattest heeft aangevraagd bij de OVAM, afgeleverd op zestien januari tweeduizend en acht, en dit voor elk perceel betreffende het goed, waarvan hij vóór het sluiten van huidige overeenkomst kennis heeft genomen. De inhoud luidt telkens als volgt: Inhoud van het bodemattest: De OVAM beschikt voor deze grond niet over informatie met betrekking tot de bodemkwaliteit. Grondverzet: Als er bodem wordt uitgegraven, afgevoerd of ontvangen, gelden de regels van grondverzet. Gelieve u hierover dan ook te informeren. Meer informatie vindt u op Dit attest vervangt alle vorige attesten. Opmerkingen: 1. Gronden waarop een inrichting gevestigd is of was die opgenomen is in de lijst bedoeld in artikel 6 van het Bodemdecreet kunnen slechts overgedragen worden als er vooraf een oriënterend bodemonderzoek aan de OVAM is bezorgd met melding van de overdracht. 2. Bijkomende informatie over de overdrachtsregeling: 30/264 RMW - 9 april 2013

31 Dossier: G Voor verdere inlichtingen: De instrumenterende ambtenaar verklaart dat de bepalingen van hoofdstuk VIII van het Bodemdecreet bij huidige overdracht werden nageleefd. II.- VOORWAARDEN WAARBORG - HYPOTHECAIRE TOESTAND. Het goed wordt overgedragen voor vrij en onbelast van alle bevoorrechte en hypothecaire lasten, zowel in hoofde van de verkopende partij als in hoofde van de vorige eigenaars. Zo het goed van dergelijke lasten niet vrij is, dan heeft de kopende partij het recht zich te bevrijden door consignatie van de vergoeding in de Deposito- en Consignatiekas, zonder voorafgaande aanbieding noch ingebrekestelling. Dit zal eveneens het geval zijn indien een verzet tegen de betaling bestaat. De lichtingskosten der consignatie zijn ten laste van de verkopende partij ERFDIENSTBAARHEDEN. De kopende partij ondergaat alle lijdende, zichtbare en niet zichtbare, voortdurende en niet voortdurende erfdienstbaarheden die het goed zouden kunnen bezwaren, en hij zal genieten van de heersende erfdienstbaarheden, indien er zijn, dit alles op zijn kosten, lasten en risico, en zonder dat dit beding aan om het even wie meer rechten zou geven dan hij er zou bezitten ingevolge regelmatig overgeschreven en niet verjaarde titels of ingevolge de wet STAAT VAN HET GOED - OPPERVLAKTE - AFPALING. Het goed wordt overgedragen in de staat waarin het zich bevindt. Geen vordering mag ingebracht worden wegens vergissing in de beschrijving of in de oppervlakte, het verschil in min of meer, al overtrof dit het twintigste, blijft ten bate of ten laste van de kopende partij. In voorkomend geval wordt de afpaling van het overgedragen goed, langs de eigendommen die aan de verkopende partij blijven toebehoren op kosten van de kopende partij gedaan. De door de kopende partij daartoe aangewezen deskundige zal, bij aangetekend schrijven, aan de partijen dag en uur mededelen, waarop hij zal overgaan tot de afpalingverrichtingen en tot het opmaken van het proces-verbaal van deze verrichtingen. Elke partij zal een dubbel van dit proces-verbaal ontvangen VOORBEHOUD. 31/264 RMW - 9 april 2013

32 Dossier: G Alle meters en leidingen die zich thans in het goed zouden bevinden en aan de verkopende partij niet toebehoren maken geen deel uit van deze verkoop en worden voorbehouden aan wie er recht zou op hebben. III.- EIGENDOM - INGENOTTREDING - BELASTINGEN. De kopende partij zal de volle eigendom van het verkochte goed hebben vanaf heden. Hij zal er het genot en het vrij gebruik van hebben vanaf de beëindiging van het gebruik, volgens modaliteiten die rechtstreeks overeengekomen zijn tussen de kopende partij en de gebruiker. Hij zal de onroerende voorheffing en de andere belastingen van alle aard welke betrekking hebben op het overgedragen goed te zijnen laste nemen vanaf heden. IV.- VERGOEDING De verkoop wordt toegestaan en aanvaard voor en mits de vergoeding van ZEVENDUIZEND VIJFHONDERD VIERENDERTIG EURO (7.534,00 EUR) die, op verzoek van de verkopende partij, zal betaald worden door middel van een overschrijving op rekeningnummer BE , geopend op naam van de verkopende partij. Partijen verklaren dat bij de prijsvorming deze verwerving benaderd werd als een onteigening. De verkopende partij erkent dat deze prijs naast de venale waarde alle vergoedingen omvat waarop zij als eigenaar bij onteigening recht zou hebben gehad (o.a. wederbeleggingsvergoeding). De vergoeding is betaalbaar na registratie en overschrijving van deze akte, binnen de drie maanden vanaf heden. Vanaf het verstrijken van deze termijn zal het bedrag van de verschuldigde som een interest opbrengen die gelijk is aan de wettelijke rentevoet. Deze rentevoet zal van rechtswege worden aangepast naar gelang van de wijzigingen aan de wettelijke rentevoet. Deze interest zal evenwel niet verschuldigd zijn in geval van verzet tegen betaling, indien en voorzover de vertraging te wijten is aan de verkopende partij. V.- WETTELIJKE VERMELDINGEN B.T.W. Op mijn vraag verklaart de verkopende partij niet de hoedanigheid te hebben van B.T.W.- belastingsplichtige, zoals deze hoedanigheid gepreciseerd wordt in het Ministerieel Besluit van vier maart negentienhonderd drieënnegentig en verklaart zij 32/264 RMW - 9 april 2013

33 Dossier: G bovendien geen onroerend goed vervreemd te hebben onder het stelsel van de belasting over de toegevoegde waarde in de periode van vijf jaar die aan het verlijden van deze akte voorafgaat, geen deel uit te maken van een B.T.W.-eenheid in de zin van artikel 4, 2 van het wetboek over de toegevoegde waarde, en geen deel uit te maken van een feitelijke of tijdelijke vereniging die door zijn activiteit de hoedanigheid van B.T.W.-belastingsplichtige heeft STEDENBOUWKUNDIGE ZONERING EN INLICHTINGEN Informatieplicht van de instrumenterende ambtenaar. De kopende partij verklaart door de instrumenterende ambtenaar te zijn gewezen op de inhoud van artikel van de Vlaamse codex Ruimtelijke Ordening. De instrumenterende ambtenaar bevestigt de stad Diksmuide verzocht te hebben een stedenbouwkundig uittreksel, zoals bedoeld in artikel van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening, evenals de inlichtingen zoals bedoeld in artikel , 1 tot en met 6 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening, af te leveren voor elk betrokken kadastraal perceel. Deze inlichtingen werden afgeleverd op twaalf november tweeduizend en twaalf. De kopende partij verklaart deze te hebben ontvangen. Uit de afgeleverde documenten en het hypothecair attest blijkt het volgende. Het goed is volgens het Gewestplan Diksmuide-Torhout, goedgekeurd bij Koninklijk Besluit van 5 februari 1979 gelegen in landschappelijk waardevol agrarisch gebied. Volgens de beschikbare gegevens is op het goed geen recht van voorkoop van toepassing op basis van artikel van de Vlaamse codex Ruimtelijke Ordening. Voor het goed werd geen dagvaarding uitgebracht overeenkomstig artikelen of tot en met van de Vlaamse codex Ruimtelijke Ordening. Voor het kadastrale perceel waaruit het goed wordt genomen is geen verkavelingvergunning van toepassing. Voor het goed werd nog geen stedenbouwkundige vergunning uitgereikt. Bescherming als monument of landschap. Op vraag van de instrumenterende ambtenaar verklaart de verkopende partij uitdrukkelijk geen kennis te hebben ingevolge betekening of anderszins, van enige voorlopige of definitieve bescherming van voormeld goed als monument, beschermd archeologisch monument en/of zone, stads- of dorpsgezicht, of als landschap. 33/264 RMW - 9 april 2013

34 Dossier: G Verdeling onroerend goed zonder verkavelingsvergunning. De instrumenterende ambtenaar bevestigt dat hij aan het College van Burgemeester en Schepenen het plan van de verdeling en een attest waarin de aard van de akte en de in de akte te vermelden bestemming van de kavels nader worden aangegeven, heeft toegezonden bij aangetekend schrijven en dit in toepassing van artikel van de Vlaamse codex Ruimtelijke Ordening. Hij bevestigt tevens dat er geen opmerkingen werden geformuleerd binnen de wettelijk voorziene termijn. De kopende partij verklaart door de instrumenterende ambtenaar te zijn gewezen op de inhoud van artikel van de Vlaamse codex Ruimtelijke Ordening POSTINTERVENTIEDOSSIER. Op vraag van de instrumenterende ambtenaar of er voor het hoger beschreven goed, overeenkomstig het Koninklijk Besluit van vijfentwintig januari tweeduizend en één betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen een postinterventiedossier werd opgesteld, heeft de verkopende partij ontkennend geantwoord, en heeft zij bevestigd dat er aan dit goed sinds één mei tweeduizend en één geen werken werden uitgevoerd door één of meerdere aannemers waarvoor, overeenkomstig het Koninklijk Besluit van vijfentwintig januari tweeduizend en één betreffende de tijdelijke of mobiele werkplaatsen, een postinterventiedossier diende te worden opgesteld. VI. SLOTBEPALINGEN KOSTEN. Alle kosten van deze akte zijn voor rekening van de kopende partij ONTSLAG VAN AMBTSHALVE INSCHRIJVING. De verkopende partij verklaart de heer hypotheekbewaarder te ontslaan van de verplichting ambtshalve inschrijving te nemen, bij de overschrijving van deze akte WOONSTKEUZE. Voor de uitvoering van deze akte, doen beide partijen keuze van woonst op hun respectievelijke adressen IDENTIFICATIE De instrumenterende ambtenaar verklaart de aanwezige personen geïdentificeerd te hebben aan de hand van hun identiteitskaart. Zij verklaren aan de instrumenterende ambtenaar toestemming te geven tot het gebruik van haar identificatienummer in het rijksregister. 34/264 RMW - 9 april 2013

35 Dossier: G TOELICHTING VAN DE AKTE. 1. De partijen erkennen een ontwerp van onderhavige akte ontvangen te hebben minstens vijf werkdagen voor het verlijden van de akte. 2. Huidige akte werd integraal voorgelezen voor wat betreft volgende vermeldingen: - naam, voornaam en standplaats van de instrumenterende ambtenaar; - naam, voornamen en adres van de partijen; - plaats waar en datum waarop de akte wordt ondertekend; - artikel 62, paragraaf 2 en artikel 73 van het Wetboek van de Belasting over de toegevoegde waarde - eventuele wijzigingen die werden aangebracht aan het vooraf bezorgde ontwerp van akte. 3. De volledige akte werd door de instrumenterend ambtenaar ten behoeve van de partijen toegelicht. WAARVAN AKTE Na vervulling van wat hierboven staat, hebben de verkopende partij en de instrumenterende ambtenaar getekend. Akte getekend te Gent op 35/264 RMW - 9 april 2013

36 Notulen open zitting 2013_RMW_00158 Wetteren: beëindiging pacht en overname van de gebouwen Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context Germain Herrebaut is eigenaar van enkele gebouwen (woning, schuur en serres) die gelegen zijn in de Mellesteenweg 104 in Wetteren. De grond (twee percelen land, een perceel tuin, een perceel boomgaard en een perceel bebouwde grond) maakt het voorwerp uit van een pachtovereenkomst met het OCMW Gent, op basis van de akte openbare verpachting van 12 juli De percelen zijn kadastraal gelegen in de 1 ste afdeling, sectie B, nummers 19, 33A, 34, 35A en 36A (zie kadastraal plan). Germain Herrebaut erfde de gebouwen in 2009 van zijn moeder. Hij is geen landbouwer en wenst aan deze situatie een einde te stellen. De perceelsnummers 33A, 34, 35A en 36A zijn volgens het gewestplan tot op een diepte van 50 meter gelegen in woongebied, de rest is agrarisch gebied. De kadastrale oppervlakte van deze percelen bedraagt m². Perceel nummer 19 ligt volledig in agrarisch gebied en heeft een kadastrale oppervlakte van m². De restwaarde van de gebouwen werd in augustus 2010 door de Ontvanger van de Registratie in Wetteren geschat op ,00 euro. De staat van de gebouwen is zeer slecht en het woonhuis is opgenomen in het leegstandsregister. Er is leegstandsbelasting verschuldigd sinds mei De woning kan niet meer gerenoveerd worden, ze moet gesloopt worden, net als de schuur en de serre. Het lastenkohier gehecht aan de akte openbare verpachting voorziet niets omtrent het lot van de gebouwen bij het beëindigen van de pacht. Het OCMW kan de pachter dus niet verplichten om de gebouwen af te breken, ook niet als ze zijn opgericht zonder toestemming van het OCMW. De pachter is bereid de gebouwen gratis over te dragen aan het OCMW Gent, indien de achterstallige pachtfacturen voor een totaal bedrag van 323,96 euro worden gecrediteerd. De aktekosten zijn ten laste van het OCMW Gent. Het reglement inzake de gemeentebelastingen van Wetteren voorziet dat het OCMW gedurende twee jaar vrijgesteld kan worden van het betalen van leegstandbelasting op de woning. Na de overname zullen de grond en de gebouwen verkocht worden. Dit zal toegelicht en gemotiveerd worden in een Raadsbesluit van later dit jaar. Motivering Overwegende dat het OCMW Gent eigenaar is van grond gelegen in Wetteren aan de Mellesteenweg 104, waarop gebouwen staan die eigendom zijn van de pachter; dat de pachter geen landbouwer is, de woning niet bewoont en de gebouwen niet gebruikt; dat hij de pachtovereenkomst wil verbreken; dat de pachtovereenkomst niets bepaalt inzake het lot van de gebouwen bij de beëindiging van de overeenkomst; dat de verpachter de pachter niet kan verplichten om de gebouwen af te breken, ook als de gebouwen opgericht zijn zonder de toestemming van de verpachter (artikel 25 2 van de Pachtwet); dat de pachter de gebouwen kosteloos wil afstaan aan het OCMW Gent; dat deze transactie het OCMW in staat stelt om haar eigendom te verkopen; gelet op het Decreet betreffende de Organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van 19 december 2008; gelet op het advies van het Overlegcomité van 15 maart Strategisch kader 36/264 RMW - 9 april 2013

37 Notulen open zitting Dit besluit kadert in volgende doelstelling(en): De financiële middelen en het patrimonium efficiënt beheren Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Visum van de ontvanger Visum: niet vereist Adviezen SOB Juridisch advies Datum: 14 maart 2013 Advies: Gunstig besluit het volgende goed te keuren: bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen Artikel 1 De beëindiging van de pacht tussen het OCMW Gent en Germain Herrebaut met betrekking tot de grond gelegen te Wetteren, aan de Mellesteenweg 104, gekadastreerd 1 ste afdeling sectie B nummers 19, 33A, 34, 35A en 36A en de kosteloze overname van de gebouwen. Artikel 2 De creditering van de achterstallige pachtfacturen van 2010 en 2011 voor een totaal bedrag van 323,96 euro. Artikel 3 De aanstelling van notaris Parmentier uit Gent voor het opmaken en verlijden van de akte. Artikel 4 De akte pachtbeëindiging als bijlage. Artikel 5 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: Akte einde pacht Wetteren, Mellestweg 104.pdf Bijlage 2: Kadastraal plan Wetteren, Mellesteenweg 104.pdf Bijlage(n) Akte einde pacht Wetteren, Mellestweg 104.pdf Kadastraal plan Wetteren, Mellesteenweg 104.pdf 37/264 RMW - 9 april 2013

38 Notulen open zitting Bijlage: Akte einde pacht Wetteren, Mellestweg 104.pdf 38/264 RMW - 9 april 2013

39 Akte einde pacht Wetteren, Mellestweg 104.pdf Rep. Doss JD ROG 50,00 Datum #/ /2013 Beëindiging pacht Bijlagen: 1 In het jaar tweeduizend dertien. Op #. Voor mij, Jeroen PARMENTIER, geassocieerd notaris in de burgerlijke vennootschap met de rechtsvorm van een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid DE GROO, BLINDEMAN, VAN BELLE, PARMENTIER & VAN OOST, GEASSOCIEERDE NOTARISSEN, met zetel te 9000 Gent, Kouter 27, met tussenkomst van geassocieerd notaris Christiaan UYTTERHAEGEN te Wetteren. Zijn verschenen: 1. Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Gent te Gent, Onderbergen 86, Hierna genoemd OCMW Gent. Alhier vertegenwoordigd door: - De heer CODDENS Rudy, voorzitter OCMW Gent, gedomicilieerd en verblijvende te 9031 Gent (Mariakerke), Keuzemeers 7 - De heer KUPERS Luc, secretaris OCMW Gent, gedomicilieerd en verblijvende te 1800 Vilvoorde, Maria- Theresialaan 41 bus 4.2. In uitvoering van de OCMW-Raadsbeslissing van ### 2013, van welk besluit een voor eensluidend verklaard afschrift aan deze akte zal gehecht blijven. Welk besluit ter kennisname werd voorgelegd aan de heer Gouverneur van de Provincie Oost-Vlaanderen en aan het College van Burgemeester en Schepenen van de Stad Gent, en, ingevolge het verstrijken van de termijn waarbinnen het door de toezichthoudende overheden kon worden geschorst of vernietigd, uitvoerbaar is geworden zoals de hierna vermelde vertegenwoordigers ons, notarissen, bevestigd hebben. Hierna genoemd de verpachter of de eigenaar enerzijds. 2. De heer Herrebaut, Germain Maurice Marguerite, geboren te Gent op 11 maart 1952, gedomicilieerd en verblijvende te 9230 Wetteren, Herdershoekstraat 6, echtgenoot van mevrouw Braeckman, Denise. Die verklaart gehuwd te zijn onder #(geen) blijkens huwelijkscontract verleden voor notaris # te # op #, ongewijzigd tot op heden, wat het stelsel betreft. Hierna genoemd de pachter anderzijds. Bewijs identiteit (artikel 11 Organieke Wet Notariaat) 1 39/264 RMW - 9 april 2013

40 De notaris bevestigt dat de identiteit van de voornoemde partijen en eventueel hierna tussenkomende partij(en) hem werd aangetoond aan de hand van volgende bewijskrachtige identiteitsbewijzen; Naam identiteitskaart nationaal nummer CODDENS Rudy KUPERS Luc HERREBAUT Germain De partijen-natuurlijke personen van wie het rijksregisternummer wordt vermeld in onderhavige akte verklaren uitdrukkelijk in te stemmen met de vermelding van dit nummer in deze akte en in alle afschriften en uittreksels die van deze akte zullen opgemaakt worden. Waarmerking identiteit (artikel 139 Hypotheekwet) De notaris bevestigt bovendien op grond van de gegevens vervat in het rijksregister van natuurlijke personen of van de identiteitskaart of het trouwboekje dat de namen, voornamen, datum en plaats van geboorte en woonplaats van de partijen overeenkomen met onderhavige vermelding. De vennootschappen, verenigingen of andere privaatrechtelijke rechtspersonen op wiens naam de openbaarmaking in het hypotheekkantoor vereist is worden hier conform artikel 140 hypotheekwet vermeld met de benaming, rechtsvorm, datum van de oprichtingsakte en de zetel van de vennootschap of de statutaire zetel, alsook in voorkomend geval, met het ondernemingsnummer. Rechtsbekwaamheid van partijen Elke partij, voornoemd of hierna tussenkomende, verklaart op uitdrukkelijke vraag van de notaris volledig rechtsbekwaam te zijn en dus: - geen bijstand nodig te hebben van een voorlopig bewindvoerder, gerechtelijk raadsman of curator; - niet in staat van faillissement, kennelijk onvermogen of onbekwaamheid te verkeren; - geen bestuurder of zaakvoerder te zijn geweest in een failliete vennootschap waarbij toepassing gemaakt werd van artikel 3 bis van het KB van 24 oktober 1934; - niet te vallen onder toepassing van de wet op de continuïteit van ondernemingen; - niet te vallen onder toepassing van de wet op de collectieve schuldenregeling. 2 40/264 RMW - 9 april 2013

41 Voornoemde vertegenwoordigers van de rechtspersonen verklaren dat zij bevoegd zijn om overeenkomstig de statuten de rechtspersonen te vertegenwoordigen. Toelichting - voorlezing De volledige akte zal door de notarissen worden toegelicht en het staat de partijen steeds vrij bijkomende uitleg te vragen over om het even welke bepaling van deze akte, alvorens de akte te ondertekenen. De partijen erkennen een volledige voorlezing te hebben gekregen van al hetgeen voorafgaat, en verklaren dat hun voormelde identiteitsgegevens volledig en correct zijn. De notarissen delen de partijen vervolgens mee dat de akte integraal zal worden voorgelezen, indien minstens één van hen er om verzoekt, alsook indien minstens één van hen van oordeel is dat het ontwerp van deze akte hem of haar niet tijdig is meegedeeld. Hierop verklaren alle partijen dat zij het ontwerp tijdig hebben ontvangen en dat zij hiervan kennis hebben genomen. Zij verklaren geen integrale voorlezing van de akte te wensen. Eventuele wijzigingen die werden of nog zullen worden aangebracht aan het ontwerp van de akte zullen steeds integraal worden voorgelezen. I. VOORAFGAANDE UITEENZETTING De verschijner sub 2 verklaart thans : A/ de hierna beschreven percelen grond in pacht te hebben: Gemeente WETTEREN - eerste afdeling Diverse percelen grond met aanhorigheden, gekadastreerd volgens titel, sectie B, nummers 19, 33, 34, 35 A en 36 en thans kadastraal bekend als volgt: - het perceel bouwland, ter plaatse genaamd Eykens, sectie B, nummer 19, voor een oppervlakte volgens titel en huidig kadaster van eenendertig are tachtig centiare (31a 80ca). Het niet-geïndexeerd kadastraal inkomen bedraagt 18,00; - de boomgaard, ter plaatse genaamd Eykens, sectie B, nummer 33 A, voor een oppervlakte volgens titel en huidig kadaster van vier are twintig centiare (4a 20ca). Het nietgeïndexeerd kadastraal inkomen bedraagt 2,00. - het perceel weiland, ter plaatse genaamd Eykens, sectie B, nummer 34, voor een oppervlakte volgens titel en huidig kadaster van tweeëntwintig are tien centiare (22a 3 41/264 RMW - 9 april 2013

42 10ca). Het niet-geïndexeerd kadastraal inkomen bedraagt 11,00; - de boomgaard, ter plaatse genaamd Eykens, sectie B, nummer 36 A, voor een oppervlakte van vier are negentig centiare (4a 90ca). Het niet-geïndexeerd kadastraal inkomen bedraagt 3,00. - het perceel grond waarop het woonhuis werd opgericht, gelegen te Wetteren, Mellesteenweg 104, sectie B, nummer 35 A, voor een oppervlakte volgens titel en huidig kadaster van één are veertig centiare (1a 40ca). Het nietgeïndexeerd kadastraal inkomen bedraagt 285,00; B/ volgende opstallen van het woonhuis te bezitten: Gemeente WETTEREN - eerste afdeling De opstallen van het woonhuis en aanhorigheden, gelegen te Wetteren, Mellesteenweg 104, opgericht op een perceel grond gekadastreerd sectie B, nummer 35 A, voor een oppervlakte volgens titel en huidig kadaster van één are veertig centiare (1a 40ca). Het niet-geïndexeerd kadastraal inkomen bedraagt 285,00; Oorsprong van eigendom De echtgenoten André De Putter Maria De Bruycker verkregen de pachtrechten op deze percelen grond ingevolge akte houdende openbare verpachting door het OCMW Gent, verleden voor notaris Jacques Devos, destijds te Gent, op 12 juli 1968, terwijl de gebouwen van vermeld woonhuis en aanhorigheden toebehoorden aan mevrouw De Bruycker Maria Magdalena, echtgenote van de heer De Putter André om ze te hebben verkregen van de heer De Bruycker Frans, de heer De Bruycker Albert en mevrouw De Bruycker Margaretha ingevolge akte verleden voor notaris Liban Van Laeys, destijds te Wetteren, op 30 april 1954, overgeschreven op het eerste hypotheekkantoor te Dendermonde op 22 mei daarna, boek 1141, nummer 31. Voornoemde mevrouw De Bruycker Maria is overleden op 13 augustus 1980, nalatende als enige wettige en reservataire erfgenamen, haar vier kinderen, te weten: 1) de heer De Putter Daniël Frans; 2) mevrouw De Putter Ludwine Marguerite; 3) mevrouw De Putter Marie Jeanne Alice en 4) de heer De Putter Guido Daniël behoudens de helft in vruchtgebruik toekomende aan haar overlevende echtgenoot, voornoemde heer De Putter André. De heer De Putter André is overleden op 27 juni 1984 nalatende als enige wettige en reservataire erfgenamen, zijn vier voornoemde kinderen. 4 42/264 RMW - 9 april 2013

43 Voornoemde kinderen verkochten vervolgens de opstallen van voorschreven woonhuis met aanhorigheden aan de heer Herrebaut Hendrik August en zijn echtgenote mevrouw Blanche Leontine Julia Vermeeren, ingevolge akte verleden voor notaris Pascal Vandemeulebroecke, te Sint-Martens-Latem, op 10 april De echtgenoten Herrebaut Vermeeren, overleden respectievelijk op 2 november 2004 en 12 december 2009, nalatende als hun enige wettige en reservataire erfgenamen, hun twee kinderen de heer Herrebaut Christiaan en de voornoemde heer Herrebaut Germain. De heer Herrebaut Christiaan heeft de nalatenschap van zijn moeder, mevrouw Blanche Vermeeren verworpen. Bijgevolg behoren de gebouwen van voorschreven woonhuis met aanhorigheden toe aan de heer Herrebaut Germain, voornoemd. II. BEËINDIGING PACHT EN OVERDRACHT OPSTALLEN De partijen verklaren dat de opstallen van voorschreven woonhuis en aanhorigheden zich in zeer slechte staat bevinden en dat sedert het overlijden van de hierna genoemde mevrouw Blanche Vermeeren, te weten sedert 12 december 2009, de pachtgoederen en de opstallen ongebruikt gebleven zijn. Bijgevolg verklaren de partijen de pacht in onderling akkoord te beëindigen zonder betaling van enige vergoeding, hoegenaamd dewelke. De afgaande pachter verklaart, met betrekking tot voorschreven goederen, met onmiddellijke ingang, zuiver en eenvoudig af te zien en te verzaken aan alle rechten op de voorschreven goederen of vergoedingen hem verleend uit hoofde van de pachtwet. De partijen verklaren dat, ten gevolge van de beëindiging van de pacht en het recht van opstal, de hierboven beschreven opstallen gelegen te Wetteren, Mellesteenweg 104, om niet zullen worden overgedragen aan het OCMW Gent, eigenares van de grond. De afgaande pachter verklaart de woning en de aanhorigheden volledig te hebben ontruimd. Partijen verklaren en erkennen van elkaar niets meer te vorderen noch te ontvangen te hebben ten gevolge van de beëindiging van de pachtovereenkomst en het recht van opstal. Dit zijn de overeenkomsten tussen partijen door hen wederzijds aanvaard. III. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 5 43/264 RMW - 9 april 2013

44 1. Bodemdecreet a) De pachter verklaart dat er op de goederen, voorwerp van onderhavige akte, bij zijn weten geen inrichting gevestigd is of was, die opgenomen is in de lijst van inrichtingen en activiteiten die bodemverontreiniging kunnen veroorzaken. b) De eigenaar verklaart, voor de ondertekening van deze akte in het bezit te zijn gesteld van de 5 bodemattesten door de OVAM voor ieder kadastraal perceel afgeleverd op 19 september 2012, met volgende kenmerken A: R: ; A: R: ; A: R: ; A: R: ; A: R: en A: R: De inhoud van gemelde attesten luidt als volgt: De OVAM beschikt voor deze grond niet over relevante gegevens met betrekking tot de bodemkwaliteit. Dit bodemattest vervangt alle vorige bodemattesten. Opmerkingen: 1 Risicogronden kunnen slechts overgedragen worden als er vooraf een oriënterend bodemonderzoek aan de OVAM is bezorgd met melding van de overdracht. 2 Bijkomende informatie over de overdrachtsregeling: 3 Als er bodem wordt uitgegraven, afgevoerd of ontvangen, gelden de regels van grondverzet. Meer informatie: 4. De OVAM staat niet in voor de juistheid van de aan haar verstrekte gegevens. c) De pachter verklaart met betrekking tot de voormelde goederen geen weet te hebben van bodemverontreiniging die schade kan berokkenen aan de eigenaar of aan derden, of die aanleiding kan geven tot een saneringsverplichting, tot gebruiksbeperkingen of tot andere maatregelen die de overheid in dit verband kan opleggen. Voor zover voorgaande verklaring door de pachter te goeder trouw afgelegd werd, neemt de eigenaar de risico's voor eventuele bodemverontreiniging en de schade zowel als de kosten die daaruit kunnen voortvloeien op zich, en verklaart dat de pachter hiervoor tot geen vrijwaring zal zijn gehouden. 2. Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening Informatieplicht Art /264 RMW - 9 april 2013

45 Aangezien de Gemeente Wetteren beschikt over een goedgekeurd plannen- en vergunningenregister, geldt de informatieplicht van artikel van de Codex. Aan de hand van de gegevens uit het stedenbouwkundig uittreksel afgeleverd op 25 oktober 2012 worden de comparanten geïnformeerd: 1 dat voor het onroerend goed geen stedenbouwkundige vergunning is uitgereikt; 2 dat de meest recente stedenbouwkundige bestemming van het onroerend goed volgens het gewestplan Gentse- en Kanaalzone de dato 14 september 1977 woongebied is; 3 dat voor het onroerend goed geen dagvaarding werd uitgebracht overeenkomstig artikel of tot en met van de Codex; 4 dat op het onroerend goed geen voorkooprecht rust, vermeld in artikel van de Codex; 5 dat voor het onroerend goed geen verkavelingsvergunning van toepassing is; 6 dat het krachtens artikel , 2, 2 van de Codex, voor de overdracht verplichte as-builtattest niet is uitgereikt en gevalideerd vermits deze bepaling nog niet in werking is getreden. De comparanten verklaren dat zij kopie van het stedenbouwkundig uittreksel voor het verlijden van deze akte, hebben ontvangen. Ondergetekende notaris verwijst naar artikel van de Codex houdende de opsomming van de vergunningsplichtige handelingen maar informeert tevens partijen dat provinciale en gemeentelijke stedenbouwkundige verordeningen deze opsomming van vergunningsplichtige handelingen kunnen aanvullen. De pachter verklaart: - geen kennis te hebben van enige stedenbouwkundige overtreding met betrekking tot het goed. - geen kennis te hebben van enige planbatenheffing. - dat het voorschreven goed niet het voorwerp uitmaakt van enig voornemen tot onteigening. Gemeentelijke inlichtingen Partijen zijn in kennis gesteld van de inlichtingen verstrekt door de dienst Administratie Informatie Ruimtelijke Ordening van de Gemeente Wetteren bij brief van 25 oktober 2012, waaruit onder andere blijkt dat: 7 45/264 RMW - 9 april 2013

46 - dat de voormelde kadastrale percelen 33 A en 36 A zijn opgenomen in het gemeentelijk register van onbebouwde percelen; - dat het voormeld kadastraal perceel 35 A is opgenomen in het gemeentelijk leegstandsregister De comparanten erkennen kopie van voormelde brief ontvangen te hebben en ontslaan ondergetekende notarissen uitdrukkelijk, de volledige inhoud ervan alhier over te nemen. 3. Energieprestatiecertificaat (EPB-Decreet 22/12/2006) De pachter verklaart, in het kader van het Energieprestatiedecreet van 22/12/2006, dat onderhavige overdracht om niet geen wooneenheid betreft in de zin van dit decreet. 4. Particuliere stookolietank De pachter verklaart dat voorschreven goed is uitgerust met twee bovengrondse mazouttanks met een nominale inhoud van ### liter. De afgaande pachter verklaart dat deze tank uitgerust is met een overvulbeveiliging conform de terzake geldende wetgeving en dat deze tank ingevolge de laatste periodieke herkeuring werd voorzien van een groene dop. De verpachter erkent kopie van de conformiteitsattesten van de stookolietank te hebben ontvangen van de pachter. Ontslag van ambtshalve inschrijving De hypotheekbewaarder wordt ervan ontslagen enige ambtshalve inschrijving te nemen. Kosten Het OCMW Gent neemt de volgende kosten en lasten voor haar rekening, ter ontlasting van de pachter: - de kosten, rechten en erelonen welke onderhavige akte opvorderbaar maakt; - de achterstallige pachtgelden ten bedrage van driehonderddrieëntwintig euro zesennegentig cent ( 323,96); Slotverklaringen Artikel 9 Organieke Wet Notariaat De partijen erkennen dat de notarissen hen gewezen hebben op de bijzondere verplichtingen aan de notarissen opgelegd door artikel 9, paragraaf 1, alinea s 2 en 3 van de Organieke Wet Notariaat en hebben uitgelegd dat, wanneer 8 46/264 RMW - 9 april 2013

47 notarissen tegenstrijdige belangen of de aanwezigheid van onevenwichtige bedingen vaststellen, zij hierop de aandacht moeten vestigen van de partijen en hen moet meedelen dat elke partij de vrije keuze heeft om een andere notaris aan te wijzen of zich te laten bijstaan door een raadsman. De notarissen moeten tevens elke partij volledig inlichten over de rechten, verplichtingen en lasten die voortvloeien uit de rechtshandelingen waarbij zij betrokken is en zij moeten aan alle partijen op onpartijdige wijze raad verstrekken. De partijen hebben hierop verklaard dat zich hier volgens hen geen tegenstrijdigheid van belangen voortdoet en dat zij alle bedingen opgenomen in onderhavige akte voor evenwichtig houden en deze aanvaarden. De partijen bevestigen tevens dat de notarissen hen naar behoren hebben ingelicht over de rechten, verplichtingen en lasten die voortvloeien uit onderhavige akte en hen op een onpartijdige wijze raad hebben verstrekt. Recht op geschriften Het recht bedraagt vijftig euro ( 50,00) en zal worden betaald op aangifte van de ondergetekende notaris. Waarvan akte. Opgemaakt en verleden te Gent, op datum als ten hoofde vermeld. En, na voorlezing en toelichting, hebben de verschijners samen met ons, notarissen, ondertekend. 9 47/264 RMW - 9 april 2013

48 Notulen open zitting Bijlage: Kadastraal plan Wetteren, Mellesteenweg 104.pdf 48/264 RMW - 9 april 2013

49 Kadastraal plan Wetteren, Mellesteenweg 104.pdf 49/264 RMW - 9 april 2013

50 50/264 RMW - 9 april 2013

51 Notulen open zitting 2013_RMW_00159 Nazareth - Dennenbosdreef 1 - Wijziging van artikel 1 van de OCMW-Raadsbeslissing van 11 augustus afbraak twee oude rundveestallen, nieuwbouw en aanpassing binneninrichting bestaande stal Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context In de Raadsbeslissing van 11 augustus werd artikel 1 goedgekeurd voor het slopen van twee oude stallen gelegen op het perceel aan de Dennenbosdreef 1 te Nazareth, kadastraal gekend als Nazareth, 1ste afdeling, sectie C, nummer 194L. De uitvoering en de kosten waren ten laste van de pachter Nico Yde alsook de vergoeding voor de af te breken gebouwen, zijnde 7.585,00 euro (waarde van de gebouwen eigendom van de pachter). De heer Nico Yde heeft deze vergoeding betaald op 22 september De heer Nico Yde heeft nu in zijn schrijven van 5 september 2012 (ontvangen op 20 december 2012) de terugvordering gevraagd van deze vergoeding. Bij de voorbereiding van het dossier van zijn buurman (Dennenbosdreef 3 te Nazareth), waarbij de pachter toestemming vroeg voor het slopen van een eigen geplaatst gebouw en een gebouw dat eigendom was van het OCMW Gent, werd juridisch uitgezocht hoe het nu zat met de vergoeding voor het verlies van deze gebouwen. Voor de gebouwen eigendom van de pachter diende de pachter geen vergoeding te betalen bij de sloop ervan, enkel voor het gebouw waarvan het OCMW Gent eigenaar was. Volgens artikel 24 en 25 van de Pachtwet dient de pachter een vergoeding te betalen voor de eventueel geleden schade. Dit betreft enkel schade aangericht aan gebouwen eigendom van het OCMW Gent. De interpretatie van artikel 25 was dus foutief. De te slopen gebouwen waren niet van het OCMW Gent waardoor er door de pachter geen vergoeding verschuldigd was. Motivering Overwegende dat de heer Nico Yde in zijn schrijven van 5 september 2012 terugbetaling vraagt van de vergoeding voor het slopen van de destijds zelf opgerichte stallen voor een bedrag van 7.585,00 euro; gelet op de volgende artikels van de Pachtwet: 1. artikel 24 bepaalt dat de pachter, indien gebouwen, werken of beplantingen de vrijheid van bebouwing hinderen, deze kan wegruimen met de schriftelijke toestemming van de verpachter of, bij gebreke hiervan, met machtiging van de vrederechter. Deze machtiging kan afhankelijk gemaakt worden van het betalen van een vergoeding gelijk aan de geleden schade; 2. artikel 25 2 bepaalt dat de pachter het goed moet herstellen in zijn oorspronkelijke toestand en de eventueel aangerichte schade dient te vergoeden; gelet op het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn; gelet op de Raadsbeslissing van 11 augustus houdende de goedkeuring voor de afbraak van twee oude rundveestallen, nieuwbouw en aanpassing binneninrichting bestaande stal mits het betalen van een vergoeding van 7.585,00 euro; gelet op de Raadsbeslissing van 14 juni houdende de goedkeuring voor de afbraak van de stalgedeeltes, nieuwbouw en en het aanleggen van betonverharding op het perceel gelegen aan de Dennenbosdreef 3 te Nazareth; gelet op het gunstig advies van het Overlegcomité van 28 februari 2013 voor de terugbetaling van de vergoeding van 7.585,00 euro aan Nico Yde. Gekoppelde besluiten Raad voor Maatschappelijk Welzijn, 9 april 2013, 2011_RMW_00718 Raad voor Maatschappelijk Welzijn, 9 april 2013, 2012_RMW_00245 Strategisch kader Dit besluit kadert in volgende doelstelling(en): De financiële middelen en het patrimonium efficiënt beheren 51/264 RMW - 9 april 2013

52 Notulen open zitting Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Financiële informatie Investering Gebudgetteerd: Ja Verbintenis: Nee Totaal geschatte inkomsten: 0,00 Totaal geschatte uitgaven: 7585, Gebouwen patrimonium Initiëel budget: ,00 Reeds aangewend: 0,00 Engagementen: ,98 Geschatte inkomsten: 0,00 Geschatte uitgaven: 7585,00 Commentaar Terugbetaling van de reeds betaalde vergoeding voor de af te breken gebouwen. Visum van de ontvanger Visum: niet vereist Adviezen Dienst Budgettering Datum: 20 maart 2013 Advies: Gunstig Motivering: gunstig SOB Juridisch advies Datum: 20 maart 2013 Advies: Gunstig besluit het volgende goed te keuren: bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen Artikel 1 De integrale vervanging van artikel 1 van de raadsbeslissing van 11 augustus 2011 rundveestallen, nieuwbouw en aanpassing binneninrichting bestaande stal door: afbraak twee oude A r t i k e l 1 De sloop van de twee oude stallen, uitvoering en kosten ten laste van de pachter Nico Yde, in Nazareth, op het perceel gelegen aan de Dennenbosdreef 1 te Nazareth, kadastraal gekend als Nazareth, 1ste afdeling, sectie C, nummer 194L mits het voorleggen van de sloopvergunning vóór aanvang van de werken. De artikels 2 en 3 van de raadsbeslissing van 11 augustus afbraak twee oude rundveestallen, nieuwbouw en aanpassing binneninrichting bestaande stal ongewijzigd behouden. Artikel 2 52/264 RMW - 9 april 2013

53 Notulen open zitting Terugbetalen van de vergoeding van 7.585,00 euro voor het slopen van de stallingen die eigendom waren van de pachter. 2013_RMW_00160 Kosteloze overdracht van het plantrecht aan de gemeente Kaprijke Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context Het OCMW Gent is eigenaar van het plantrecht en bomen welke zich bevinden langs verschillende buurtwegen op het grondgebied van de gemeente Kaprijke. De bomen zijn aangeplant door het OCMW Gent in functie van het plantrecht, verkregen door de voormalige eigenaars van de onteigende wegen door de gemeentes volgens de wet van 10 april 1841 op de buurtwegen. De buurtwegen behoren tot de verantwoordelijkheden van de gemeenten. Het plantrecht is het recht dat eigenaars van percelen hebben om bomen te planten op een strook van het openbaar domein tussen het perceel en de openbare weg. De eigenaar van het aanpalend perceel is ook eigenaar van de bomen. De kosteloze overdracht van het plantrecht naar verschillende gemeenten is een uitvoering van de raadsbeslissing van het OCMW Gent van 12 oktober Voor de gemeente Kaprijke betreft het 604 lopende meter plantrecht en 79 bomen gelegen in volgende straten: 23 populieren en 182 m plantrecht in de Wulfhoekstraat, buurtweg 5 in Kaprijke; 32 essen en 1 eik en 220 m plantrecht in de Kleemstraat, buurtweg 9 in Kaprijke; 6 eiken en 55 m plantrecht in de Vrouwstraat, buurtweg 2 in Kaprijke; 11 essen en 87 m plantrecht in de Koekoekstraat, buurtweg 19 in Lembeke (Kaprijke); 6 essen en 60 m plantrecht in de Koeistraat, buurtweg 7 in Lembeke (Kaprijke). De ontwerpakte werd opgemaakt door Joris Teirlinck, Commissaris van het Aankoopcomité Gent I in opdracht van de gemeente Kaprijke. Motivering Overwegende dat het OCMW Gent het plantrecht en 79 bomen bezit op het grondgebied van de gemeente Kaprijke; overwegende dat het onderhoud van de bomen moet uitbesteed worden, wat kosten meebrengt; overwegende dat de opbrengst van de verkoop van bomen niet opweegt tegen de kosten die moeten gemaakt worden om de bomen in stand te houden; overwegende dat door het afstaan van plantrecht en bomen, het OCMW Gent gevrijwaard wordt van verdere opvolging en kosten aangezien de gemeente vanaf het verlijden van de akte zal instaan voor het verdere beheer en onderhoud met betrekking tot het plantrecht en de bomen; gelet op de raadsbeslissing van het OCMW Gent van 12 oktober 2004 waarin de kosteloze overdracht van het plantrecht aan verschillende gemeenten, waaronder de gemeente Kaprijke, werd goedgekeurd; gelet op het Decreet betreffende de organisatie van het Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van 19 december 2008; gelet op het gunstig advies van het overlegcomité van 19 mei 2011; gelet op de gemeenteraadsbeslissing van de gemeente Kaprijke van 24 november Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. 53/264 RMW - 9 april 2013

54 Notulen open zitting Visum van de ontvanger Visum: niet vereist Adviezen SOB Juridisch advies Datum: 20 maart 2013 Advies: Gunstig bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 De kosteloze overdracht van 604 meter plantrecht en 79 bomen aan de gemeente Kaprijke. Artikel 2 De ontwerpakte zoals opgesteld door Joris Teirlinck, Commissaris van het Aankoopcomité Gent I. Artikel 3 Het verlijden van de akte door Joris Teirlinck, Commissaris van het Aankoopcomité Gent I. Artikel 4 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: ontwerpakte - joris teirlinck F5LAQ96.pdf Bijlage(n) ontwerpakte - joris teirlinck F5LAQ96.pdf 54/264 RMW - 9 april 2013

55 Notulen open zitting Bijlage: ontwerpakte - joris teirlinck F5LAQ96.pdf 55/264 RMW - 9 april 2013

56 ontwerpakte - joris teirlinck F5LAQ96.pdf 56/264 RMW - 9 april 2013

57 57/264 RMW - 9 april 2013

58 58/264 RMW - 9 april 2013

59 59/264 RMW - 9 april 2013

60 60/264 RMW - 9 april 2013

61 61/264 RMW - 9 april 2013

62 62/264 RMW - 9 april 2013

63 63/264 RMW - 9 april 2013

64 Notulen open zitting Sociale Dienstverlening - Wonen & Activering Woningen 2013_RMW_00163 Sociaal Verhuurkantoor - Inhoudelijk jaarverslag Wonen Vlaanderen Voorstel: Kennisneming Beslissing: Kennisgenomen De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context In 1992 werd een Sociaal Verhuurkantoor opgericht vanuit de samenwerking tussen het OCMW Gent en de Stad Gent. Naar aanleiding van de stopzetting van het toenmalige SIF en ingevolge de taakverdeling tussen de Stad Gent en het OCMW Gent werd de werking van het Sociaal Verhuurkantoor van de Stad Gent stopgezet en vanaf 1 juli 1997 binnen het OCMW Gent gecontinueerd. Op 18 juni 1998 werd de werking van het SVK OCMW Gent erkend door de Vlaamse Regering als Sociaal Verhuurkantoor conform het Erkennings-en subsidiëringsbesluit van 21 oktober Conform artikel 7 van het SVK subsidiebesluit dient een erkend sociaal verhuurkantoor een jaarverslag op te maken over de eigen werking van het voorbije jaar. Dit jaarverslag dient uiterlijk 15/03/2013 te worden overgemaakt aan het Agentschap Wonen Vlaanderen, VMSW en de toezichthouder inspectie RWO. Motivering Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 12 oktober 2007 tot reglementering van het sociale huurstelsel ter uitvoering van titel VII van de Vlaamse Wooncode; gelet op het ministerieel besluit van 21 december 2007 houdende uitvoering van een aantal bepalingen van het besluit van de Vlaamse regering van 12 oktober 2007 tot reglementering van het sociale huurstelsel ter uitvoering van titel VII van de Vlaamse Wooncode; gelet op art 7 van het besluit van 20 juli 2012 van de Vlaamse Regering houdende bepaling van de erkennings- en subsidievoorwaarden van sociale verhuurkantoren. Strategisch kader Dit besluit kadert in volgende doelstelling(en): Een duurzaam woonbeleid ontwikkelen Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Visum van de ontvanger Visum: niet vereist neemt kennis van: Artikel 1 het inhoudelijk jaarverslag werkjaar 2012 van het Sociaal Verhuurkantoor OCMW Gent. 64/264 RMW - 9 april 2013

65 Notulen open zitting Artikel 2 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: Bijlage1_INHOUDELIJK JAARVERSLAG 2012.pdf Bijlage(n) Bijlage1_INHOUDELIJK JAARVERSLAG 2012.pdf 65/264 RMW - 9 april 2013

66 Notulen open zitting Bijlage: Bijlage1_INHOUDELIJK JAARVERSLAG 2012.pdf 66/264 RMW - 9 april 2013

67 Bijlage1_INHOUDELIJK JAARVERSLAG 2012.pdf INHOUDELIJK JAARVERSLAG 2012 SVK OCMW Gent Offerlaan Gent Tel: Fax: Het inhoudelijk jaarverslag van de erkende SVK s legt zich toe op de evolutie en wijzigingen in de organisatie, werking en dienstverlening van het SVK in het werkjaar. Deel 1. Evoluties in het SVK in Evoluties in de samenwerking met andere diensten en organisaties en de resultaten van deze samenwerking (inclusief huurderbegeleiding). a) Wijzigingen op bestuursniveau Het SVK OCMW Gent maakt structureel deel uit van het Gentse OCMW. Het OCMW Gent wordt bestuurd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. De leden van de Raad worden verkozen door de gemeenteraad en staan in verhouding tot het bevolkingscijfer van de stad Gent. Voor Gent bestaat de Raad uit 15 leden. Op 5 januari 2007 werd in OCMW Gent de OCMW-Raad voor de legislatuur aangesteld. Burgemeester Daniël Termont nam de eed af van de 15 verkozen Raadsleden. De Raad stelde Geert Versnick aan als OCMW-voorzitter. In 2012 hebben volgende wijzigingen op bestuursniveau plaatsgevonden: - de heer Frank Wynakker werd op 3 april 2012 vervangen door Nicolas Vanden Eynden 67/264 RMW - 9 april 2013

68 - voorzitter Geert Versnick werd op 3 december 2012 vervangen door Piet Lampaert. b) Samenwerking De Dienst Woningen OCMW Gent omvat 3 deelwerkingen: Sociaal Verhuurkantoor, Noodwoningen en Zekerheidstellingen en bankwaarborgen. WONINGEN Sociaal Verhuurkantoor Noodwoningen Bankwaarborgen Zekerheidstellingen Gezien het SVK OCMW structureel deel uitmaakt van het Gentse OCMW wordt er uiteraard nauw samengewerkt met de andere diensten van het OCMW. Er is samenwerking met het OTC (opleidings- en tewerkstellingcentrum) voor wat betreft het onderhoud en de herstellingen in de woningen maar ook met de diverse welzijnsbureaus. Via een individueel cliëntoverleg tussen de huurbegeleider van het SVK en de maatschappelijk werker van het welzijnsbureau die het dossier van de huurder beheert kan de hulpverlening beter afgestemd worden. Zo kan bv. de huur via rechtstreekse inhouding op het uitgekeerde leefloon betaald worden. Uiteraard enkel mits instemming van de betrokken huurder. Ook met het Project intensieve woonbegeleiding voor daklozen (thans wooncoaching) wordt samengewerkt. De opvoeders (wooncoaches) die in het kader van dit project werden tewerkgesteld zorgen samen met de huurbegeleiders van het SVK voor een intensievere woonbegeleiding van een aantal huurders. Onze dienst Woningen OCMW Gent waaronder het SVK OCMW Gent ressorteert, wordt tevens vertegenwoordigd in de Algemene Vergadering van vzw Woonfonds. Met vzw Woonfonds wordt er nauw samengewerkt met het oog op de gemeenschappelijke inschrijving. Sinds 2009 kan de kandidaat-huurder zich inschrijven voor het ene SVK en gelijktijdig ook de toelating geven aan dit SVK om zijn gegevens over te maken 68/264 RMW - 9 april

69 aan het andere SVK. Zo realiseert de kandidaat-huurder een tweede inschrijving in het andere SVK zonder zich hiervoor zelf te verplaatsen. In 2012 werden op die manier door het SVK OCMW Gent naar vzw Woonfonds 227 kandidaathuurders doorgegeven. Omgekeerd vroegen 178 kandidaat-huurders van het vzw Woonfonds om zich in te schrijven bij het SVK OCMW Gent. Van deze 180 kandidaat-huurders werden er 121 effectief ingeschreven bij SVK OCMW Gent. De overige 57 van deze kandidaat-huurders konden niet ingeschreven worden bij het SVK OCMW Gent omdat ze ofwel reeds ingeschreven waren bij het SVK OCMW Gent ofwel omdat ze op dat moment niet (meer) voldeden aan de voorwaarden. In een aantal complexe dossiers wordt samengewerkt met het therapeutisch project AZiS. AZiS staat voor assertieve zorg in de samenleving en is ontstaan vanuit het sociaal-psychiatrisch verbond van Gent omwille van de nood aan ondersteuning en opvolging voor zorgwekkende zorgvermijders. De hulpverlening wordt immers geconfronteerd met een groot aantal cliënten die de zorg vermijden of die onvoldoende lang in zorg blijven. Het gaat om mensen met een complexe problematiek die in een acute noodsituatie verkeren. AZiS probeert deze mensen alsnog te bereiken via een systeem van multi-lateraal overleg en gedeeld case-management. Er is een tweewekelijks overleg tussen de veldwerkers (ic de huurbegeleiders) en een maandelijks overleg tussen de diverse partners. Ten alle tijde kan de vraag gesteld worden voor advies en ondersteuning aan de coördinator. In het kader van het samenwerkingsprotocol tussen OCMW Gent Stad Gent en de diverse Gentse sociale huisvestingsmaatschappijen is er geregeld overleg tussen het SVK OCMW Gent en de sociale huisvestingsmaatschappijen. Niet alleen met het oog op een uniforme toepassing van het Kaderbesluit Sociale Huur maar ook met betrekking tot de doorstroming van de huurders van het SVK OCMW Gent naar de sociale huisvestingsmarkt. Om de kwaliteit van de woningen verhuurd door SVK OCMW Gent te bestendigen of te verbeteren, sloten de Stad Gent, het Autonoom Gemeentelijk Stadsontwikkelingsbedrijf Gent (AG SOB) en de beide Gentse SVK s in 2010 een jaarconvenant af. Een dergelijke convenant werd ook afgesloten voor de periode van 1 april 2011 tot 30 juni 2012 en voor de periode 30 juni 2012 tot 31 december Het AG SOB gaat hierbij een concrete samenwerking aan met het Sociaal Verhuurkantoor, vzw Woonfonds en het Sociaal Verhuurkantoor van OCMW Gent om volgende doelstellingen na te streven: systematisch de woningen onderwerpen aan een technische screening met de bedoeling alle woningen conform te maken of te houden met de Vlaamse Wooncode; het laten uitvoeren van prioritaire werken aan de gasinstallatie en de elektrische installatie in de woningen; woningen van de SVK s energiezuiniger maken door het uitvoeren van 69/264 RMW - 9 april

70 energiebesparende maatregelen, die op hun beurt de energiefactuur van de bewoners betaalbaar houden. In uitvoering van deze convenant werden al 54 conformiteitattesten afgeleverd (waarvan 25 in 2012) voor de woningen beheerd door het SVK OCMW Gent. 2. Toewijzing en intern huurreglement a) Werd het intern huurreglement aangepast? Omschrijf en motiveer (indien aangepast: voeg het gewijzigde toewijzingsreglement bij het jaarverslag); In de loop van 2012 werd het intern huurreglement twee keer aangepast. Een eerste wijziging had betrekking op de inkomensgrenzen voor inschrijving en toewijzing bij het Sociaal Verhuurkantoor, deze worden krachtens het Sociaal Huurbesluit elk jaar geïndexeerd. De (geïndexeerde) bedragen voor de periode van 1 januari 2012 tem 31 december 2012 dienden aangepast te worden in bijlage 1 van het intern huurreglement voor kandidaat-huurders. Deze wijzigingen werden goedgekeurd op het Bijzonder Comité Woonbeleid van 13/12/2011 punt 42 en de Raad van 12/01/2012 pt 10. De tweede wijziging betrof aanpassingen als gevolg van het 3 de optimalisatiebesluit van de Vlaamse regering. Door dit besluit wijzigde het Kaderbesluit Sociale Huur en was een aanpassing van het intern huurreglement op volgende punten noodzakelijk: - de definitie van intern huurreglement werd verruimd: het huidige intern huurreglement van SVK OCMW Gent voldoet aan de nieuwe definitie - definitie van persoon ten laste werd vervangen: voortaan kunnen ook kinderen die niet gedomicilieerd zijn bij de kandidaat-huurder, maar er wel regelmatig verblijven, worden gezien als persoon ten laste. Er dient een verklaring op erewoord ondertekend te worden door beide ouders op het moment van inschrijving en op het moment van toelating/toewijzing. - de inschrijvingsvoorwaarde meerderjarigheid werd uitgebreid met een minderjarig ontvoogde persoon of een minderjarige persoon die zelfstandig woont of gaat wonen met begeleiding door een erkende dienst. - een beperking van de keuzevrijheid die een kandidaat-huurder heeft bij het vastleggen van zijn voorkeur qua ligging, type en maximale huurprijs van een sociale huurwoning. De kandidaat-huurder kan zijn keuze enkel nog verfijnen in functie van volgende criteria: o financiële draagkracht o gezondheidsredenen o fysieke mobiliteit o bereikbaarheid van school, werk en sociaal/familiaal netwerk o mantelzorg 70/264 RMW - 9 april

71 Een verklaring op erewoord door de kandidaat-huurder met een algemene motivering met betrekking tot de criteria waarop beroep wordt gedaan, volstaat. - een aanvulling bij de schrappinggrond niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden bij het aanbod van een woning : er kan slechts tot schrapping worden overgegaan bij het niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden wanneer de aanvaarding van het aanbod zou geleid hebben tot een toewijzing. Deze wijzigingen werden goedgekeurd op het Bijzonder Comité Woonbeleid van 6/03/2012 punt 13 en de Raad van 19/04/2012 pt 10. Een kopie van het gewijzigde Intern Huurreglement Kandidaat-huurders wordt gevoegd als bijlage bij het jaarverslag. b) Werd de toewijzingsprocedure aangepast? Omschrijf en geef de reden van de aanpassing; In 2012 werd de toewijzingsprocedure niet aangepast. c) Opsomming toegepaste afwijkingen in 2012 met vermelding van de afwijkingsgrond; In 2012 werd geen enkele afwijking toegepast. d) Resultaten doelgroepenproject. In 2012 werden 16 woningen toegewezen, respectievelijk 15 nieuwe huurders namen hun intrek in een woning van het Sociaal Verhuurkantoor en 1 zittende huurder werd gemuteerd. Zeven toewijzingen gebeurden volgens het lokaal stedelijk toewijzingsreglement van Stad Gent die het mogelijk maakt om een voorrang te voorzien voor de specifieke doelgroep van senioren. Elf huurders behoorden tot een bijzondere doelgroep: - vijf woonden in een niet aangepast aan de gezinssamenstelling verklaarde woning zonder bevel de woning te verlaten - twee waren effectief dakloos - twee bewoonden een ongeschikt verklaarde woning met minimaal 35 strafpunten - één verbleef in een transitwoning - één verbleef in een instelling Van de 16 nieuwe verhuringen ontvingen 12 kandidaat-huurders op het moment van toewijzing leefloon of levensminimum, 11 van hen scoorden 20 punten op inkomen, één van hen 17 punten. 71/264 RMW - 9 april

72 3. Huurderbegeleiding a) Wijzigingen in aanpak; Sinds 2012 werden de huurders van panden met zes of meer woongelegenheden opgesplitst onder twee huurbegeleiders. De huurders behielden een vaste huurbegeleider doch konden via dit systeem echter ook altijd terecht bij de collega van hun begeleider, zodat dringende vragen en/of problemen sneller onder de aandacht konden komen. De aanwezigheid van een huurbegeleider in deze grotere panden werd hierdoor verhoogd. Indien nodig omwille van veiligheidsredenen konden op die manier beide huurbegeleiders ook gezamenlijk de huisbezoeken binnen hetzelfde pand afleggen. b) Overzicht van de problemen. Een uitbreiding van het patrimonium betekent uiteraard ook een evenredige uitbreiding van het aantal huurders. De verzwaring van de doelgroep werd de afgelopen jaren ingezet en neemt nog steeds toe. Vooral het aantal huurders met een ernstige psychiatrische problematiek en/of verslaving (alcohol-, drug-, gok-, ) zorgt voor aanzienlijke overlast en een sterk toenemende werklast en werkdruk bij de huurbegeleiders. In 2012 was de impact van de verzwaring van het profiel van de doelgroep duidelijk merkbaar. Ex-daklozen en mensen met een psychische- en/of verslavingsproblematiek maken de woonbegeleiding complexer. Gezien de gestage uitbreiding van het SVK patrimonium dienden de huurbegeleiders steeds meer huurders te begeleiden. De nood aan een frequentere opvolging van deze huurders werd door de huurbegeleiders dan ook als problematisch ervaren. Steeds vaker dringt meer samenwerking met psychiatrische thuisbegeleiding en met de psychologische dienst van het OCMW zich op voor ondersteuning bij moeilijke cliëntsituaties. Om onze huurbegeleiding te optimaliseren ging onze aandacht zowel naar methodiekontwikkeling als interne en externe vorming. Onderwerpen die aan bod kwamen waren o.a.: collectieve schuldenregeling, het aanbod van de Energiecel van het OCMW, drugsproblematiek, aanbod GGZ, In 2012 werden drie procedures gerechtelijke uithuiszetting opgestart waarvan er één in 2012 reeds effectief werd uitgevoerd. Het aantal dossiers dat dreigt in aanmerking te komen voor het opstarten van een gerechtelijke procedure uithuiszetting is zorgwekkend toegenomen, de huurschade is steeds extremer (in 2012 werd er in panden voor 5000, 8000 en schade aangericht), de huurachterstallen nemen toe in grootorde, 72/264 RMW - 9 april

73 verbale bedreigingen, agressie, vechtpartijen, zware vernielingen, verwaarlozing van het onderhoud van de woning, afwezigheid bij aangekondigd huisbezoek zijn regelmatig aan de orde Dit jaar stelden we, bij een aantal problematische huurbegeleidingen, met een aantal huurders een schriftelijke verbintenis op waarin concrete afspraken werden genoteerd. Dit hielp om een opzeg of uithuiszetting te vermijden. We willen deze methodiek in de toekomst nog meer en sneller toepassen. 4. Wijzigingen in het beheer (openingsuren, permanentie, ). Omschrijf en motiveer. Om ondanks het toegenomen aantal kandidaat-huurders te kunnen blijven voldoen aan de basisbegeleidingstaken zoals voorzien in art 6 1 van het ministerieel besluit van 21/12/2007 werd de praktische organisatie van de inschrijvingsprocedure sinds 2010 aangepast van individuele info naar een gezamenlijk infomoment. Personen die zich wensen in te schrijven als kandidaat-huurder voor een woning van het SVK OCMW Gent worden sinds oktober 2010 eerst uitgenodigd om een gezamenlijk infomoment mee te volgen waarop de werking van het Sociaal Verhuurkantoor wordt toegelicht. Alle bepalingen zoals voorzien in de opgesomde begeleidingstaken zoals voorzien in artikel 6 1 van voormeld besluit worden op dit infomoment uitvoerig toegelicht. Het infomoment wordt tweewekelijks gegeven door een maatschappelijk werker bijgestaan door een juridisch medewerker om onmiddellijk een antwoord te kunnen geven op eventuele vragen betreffende specifieke situaties. Op die manier worden alle geïnteresseerden gelijktijdig, uitvoerig en op een uniforme wijze geïnformeerd over de inschrijving-, toelating- en toewijzingsvoorwaarden zoals wettelijk opgelegd door het Kaderbesluit Sociale Huur (KBSH). Deze infomomenten vonden ook in 2012 tweewekelijks plaats in een vormingslokaal op de Campus Prins Filip van OCMW Gent. In 2012 waren 714 personen geïnteresseerd om een woning te huren bij het Sociaal Verhuurkantoor OCMW Gent. Zij ontvingen allemaal een schriftelijke uitnodiging om deel te nemen aan een infomoment. Van deze 714 personen waren er 434 effectief aanwezig op het infomoment en 424 van hen wensten zich na het infomoment in te schrijven als kandidaathuurder. 5. Inspraak en participatie Mede gelet op de diversiteit van de huurders wordt meer en meer ingezet op kleinschalige, gerichte en huurgerelateerde projecten. 73/264 RMW - 9 april

74 Zo was er het project betreffende de aanpak van het steeds terugkerend probleem met afval in de gemeenschappelijke berging van een pand. In het verleden kregen de bewoners per brief de vraag hun afval te verwijderen tegen een bepaalde datum. Indien dit niet gebeurde ontruimden we het afval op hun kosten. In de praktijk kregen de bewoners geen factuur omdat het bedrag te klein was om te factureren. Bij het bespreken van het afvalprobleem kwam steeds hetzelfde naar boven: het was van niemand. Daarom werd de berging opgedeeld in vakjes en had elke bewoner zijn eigen vakje. Op deze manier waren ze verantwoordelijk voor hun eigen afval. Na een tijd merkten we dat het afval bij elke bewoner meer en meer begon op te stapelen. Vaak werd het buitengezet, maar op de verkeerde dag of werd het niet meegenomen doordat het foutief werd gesorteerd. We merkten op dat onwetendheid over hoe sorteren één van de oorzaken was en hebben samen met de huurders een praktisch voorstel uitgewerkt. We hebben bewoners aangesproken om op een bepaalde dag samen het afval juist te sorteren. We hadden folders en posters opgevraagd bij IVAGO over sorteren en de afvalkalender. Eerst hebben we uitleg gegeven over 'hoe sorteren' en dan hebben we samen gesorteerd (met vuilniszakken van Dienst Wonen). Door medische en psychische problemen hebben jammer genoeg niet alle bewoners kunnen deelnemen, maar die kregen de uitleg nadien. Elke huurder kreeg een eigen plastieken pot om glas in te bewaren en zo buiten te zetten en een gele en een blauwe vuilniszak. Na een maand merkten we dat het afval goed werd gesorteerd en op het juiste moment werd buitengezet. Het blijft echter belangrijk om voor een goede opvolging te zorgen en regelmatig op de afspraken terug te komen. Ondertussen hebben we deze werkwijze ook al in andere panden toegepast. Verder willen we ook inzetten op het samenbrengen van mensen uit eenzelfde buurt om samen deel te nemen aan buurtactiviteiten. We willen hen ook het buurtaanbod leren kennen door bijvoorbeeld een gezamenlijk bezoek aan de speel-o-theek zodat de huurders er nadien zelf, eventueel samen, naartoe kunnen gaan. 6. Klachtenprocedure a) Werd de klachtenprocedure aangepast? Omschrijf en motiveer (indien aangepast: voeg de gewijzigde klachtenprocedure bij aan het jaarverslag); De klachtenprocedure werd in 2012 niet aangepast. b) Resultaten in Er werd in 2012 één klacht geregistreerd van een kandidaat-huurder. De klacht bereikte ons via de ombudsvrouw. De kandidaat-huurder was ingeschreven bij SVK OCMW Gent en op haar vraag werd haar inschrijvingsdossier ook doorgestuurd naar vzw Woonfonds. Op dat ogenblik had zij echter bij SVK OCMW Gent nog geen inkomstenbewijzen binnengebracht voor de berekening 74/264 RMW - 9 april

75 van haar actueel besteedbaar inkomen en kon vzw Woonfonds op basis van het doorgestuurde dossier geen punten geven op inkomen en woonnood (te hoge huurprijs tov actueel besteedbare inkomen). Betrokkene werd hiervan op de hoogte gesteld doch begreep niet waarom zij bijkomende documenten diende voor te leggen om haar punten op inkomen te kunnen aanpassen. Zij contacteerde beide SVK s telefonisch. Nadien bracht zij inkomstenbewijzen van de laatste zes maanden binnen bij SVK OCMW Gent. Zij bezorgde tevens bewijzen van maandelijkse afbetalingen in het kader van afbetalingsplannen die zij zelf heeft uitgewerkt. De punten op inkomen konden niet worden aangepast omdat het SVK enkel rekening mag houden met afbetalingen in het kader van budgetbeheer of begeleiding door een erkende dienst. Daarop wendde betrokkene zich tot de ombudsvrouw. De klacht was kennelijk ongegrond: er werd schriftelijk geantwoord naar de ombudsvrouw dat de kandidaat-huurder weinig punten op inkomen scoorde omdat het SVK enkel rekening mag houden met afbetalingen in het kader van budgetbeheer of begeleiding door een erkende dienst. Deze informatie wordt respectievelijk bij inschrijving en op het infomoment SVK meegedeeld aan de kandidaat-huurders. Geen 7. Aanvullende informatie Deel 2. Tabellen Naast de verplicht te behandelen onderwerpen die hierboven werden omschreven dient het inhoudelijk jaarverslag te worden aangevuld met de bijgevoegde tabellen. Bijzondere ontwikkelingen en opvallende situaties: 1) Samenstelling Raad van Bestuur en Algemene Vergadering: Het SVK OCMW Gent maakt structureel deel uit van het Gentse OCMW. (zie Deel 1, 1 a)) 2) Personeelsbestand en VTE s in 2012: Gezien het SVK OCMW Gent structureel deel uitmaakt van het OCMW Gent zijn alle personeelsleden werknemers van het OCMW Gent (statutair of contractueel). Het coachen van de huurbegeleiders wordt opgenomen door een hoofdmaatschappelijk werker. Deze functie werd ondergebracht in de tabel onder de rubriek andere functies. Eén administratieve kracht wordt volledig gesubsidieerd door de reeds hoger vermelde convenant. 3) Overzicht woningen: In de beleidsnota OCMW Gent werd geopteerd om het woningaanbod van het SVK met 50% te verhogen. Deze doelstelling werd eind /264 RMW - 9 april

76 gerealiseerd. Er werden 12 nieuwe woningen in huur genomen doch eveneens in 2012 gingen er 2 woningen uit huur. 4) Absoluut aantal woningen: Geen bijkomende opmerkingen. 5) Alle woningen hoofdhuurcontract Voor 31 woningen diende geen huurwaarborg te worden voorzien, 13 zijn eigendom van het OCMW Gent en acht eigendom van een sociale huisvestingsmaatschappij, tien studio s zijn eigendom van de Stad Gent waarbij het beheer werd overgedragen aan een sociale huisvestingsmaatschappij vanaf 1 juli Krachtens het lokaal stedelijk toewijsreglement kunnen alle studio s en woongelegenheden met 1 slaapkamer gelegen op het gelijkvloers of bereikbaar met een lift prioritair worden toegewezen aan senioren. De (65+) huurders van deze 30 woongelegenheden komen in aanmerking voor de toekenning van een niet-degressieve huursubsidie. 6) Gegevens woningen nieuw in beheer: Geen bijkomende opmerkingen. 7) Gegevens woningen uit beheer: Geen bijkomende opmerkingen. 8) Gegevens sanering- en renovatiewerken: Er is 1 woning gerenoveerd volgens het principe van renovatiehoofdhuurovereenkomst in het jaar ) Premies aangevraagd bij sanering- en renovatiewerken: In het kader van de REG-premie werden in 2 woningen de ramen met enkel glas vervangen door nieuw schrijnwerk met hoogrendementsglas. In één woning werd een gascondensatieketel geplaatst ter vervanging van een niet condenserend type. De eigenaar van een andere woning heeft zelf nieuwe ramen geplaatst omdat hij geen nieuw hoofdhuurcontract van 9 jaar wou afsluiten aan dezelfde huurprijs. Een andere eigenaar heeft zelf de prioritaire werken uitgevoerd op het einde van de negenjarige hoofdhuurovereenkomst zodat een nieuwe hoofdhuurovereenkomst van 9 jaar kon worden afgesloten mits betaling van een hogere huurprijs. 10) Verhuisbewegingen Er werden 8 huurders overgenomen van OCMW Gent. Het betreft huurders van voormalige seniorenwoningen waarvan het beheer werd overgedragen door de Stad Gent. 11) Alle woningen onderhuurcontracten: Voor zeven huurders beschikten wij op 31/12/2012 niet over een huurwaarborg. Vier daarvan betreffen huurders van de woningen eigendom van het OCMW Gent, die pas in 2010 in beheer werden genomen door het SVK OCMW Gent en waarbij geen huurwaarborg werd voorzien in de oorspronkelijke 76/264 RMW - 9 april

77 huurovereenkomst met OCMW Gent. Voor één nieuwe huurder was het dossier nog niet volledig rond (tussenkomst OCMW Gent), de huurwaarborgrekening werd al geopend maar er was nog niet gestort op 31/12/2012. Voor de twee andere nieuwe huurders van december was er nog geen rekening geopend in ) Profiel alle huurders Geen bijkomende opmerkingen 13) Toewijzingen woningen in 2012 Zie opmerkingen deel 1 betreffende bijzondere doelgroepen. 14) Profiel nieuwe huurder: Zelfde opmerking mbt de waarborg (zie punt 11). 15) Huursubsidie en mindering onroerende voorheffing: Van de 100 huurders werden er reeds 34 verminderingen onroerende voorheffingen geregistreerd in voorgaande jaren. In 2012 werd voor zeven nieuwe huurders een vermindering onroerende voorheffing geregistreerd, voor zes nieuwe huurders kan de aanvraag pas ingediend worden in 2013 vermits men rekening houdt met de situatie op 1 januari van het aanslagjaar. Voor 53 huurders kon geen vermindering onroerende voorheffing worden aangevraagd omdat deze niet voldeden aan de voorwaarden. Geen opmerkingen met betrekking tot de aangevraagde huursubsidie. 16) Wachtlijstbeheer: Er is een discrepantie ontstaan tussen de cijfers die automatisch gegenereerd werden uit het registratieprogramma en de beschikbare cijfers opgevraagd via lijsten uit hetzelfde registratieprogramma. Tot op heden kon de programmeur hiervoor geen verklaring geven. Concreet betreft het: Aantal nieuwe inschrijvingen in 2012: - volgens de automatische verwerking (extractie tabellen uit SVK Admin): volgens de gegevens beschikbaar in de gegenereerde lijst in het registratieprogramma SVK Admin: 348 (deze gegevens werden gebruikt in het jaarverslag OCMW Gent) Actuele lijst totaal aantal ingeschrevenen op 31/12/2012: - volgens de automatische verwerking (extractie tabellen uit SVK Admin) : volgens de gegevens beschikbaar in de gegenereerde lijst in het registratieprogramma SVK Admin: 1568 (deze gegevens werden gebruikt in het jaarverslag OCMW Gent) 17) Wachtlijstbeheer: Zelfde opmerking zoals bij wachtlijstbeheer mbt de cijfergegevens. 77/264 RMW - 9 april

78 Notulen open zitting Sociale Dienstverlening - Beleidsondersteuning Staf Beleidsondersteuning 2013_RMW_00165 Uitvoering Afsprakennota Vrijetijdsparticipatie Toekenning van een erkenning aan de organisatie Partners tegen miserie vzw -afdeling De Katrol Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context In het kader van artikel 22 van het participatiedecreet van 18 januari 2008 ontvangt de Stad Gent sinds 2009 een jaarlijkse subsidie van Hiervoor werd een Lokaal Netwerk Vrijetijdsparticipatie opgericht en een afsprakennota opgesteld voor de periode (goedgekeurd door OCMW-raad 14 oktober 2008, punt 40). Het Reglement 80/20 kadert in de uitvoering van deze afsprakennota Vrijetijdsparticipatie en de daarin opgenomen actie betreffende de continuering van het Fonds Vrijetijdsparticipatie. Het Reglement 80/20 van het Netwerk vrijetijdsparticipatie trad in juni 2009 in werking. Heel wat Gentse organisaties maakten de overstap van het Fonds Vrijetijdsparticpatie op Vlaams niveau naar het Reglement 80/20 op Gents niveau. De doelstelling bleef echter identiek, namelijk: mensen in armoede meer laten participeren aan het jeugdwerk, cultuur en sport door het verlagen van de financiële drempel. Het principe van het reglement bestaat eruit dat 80% van de kosten van de vrijetijdsactiviteit wordt terugbetaald aan de deelnemer via een erkende sociale organisatie/vereniging. Het reglement 80/20 werd in 2010 door volgende betrokkenen geëvalueerd: de Stuurgroep en het Kernnetwerk Vrijetijdspartcipatie; de organisaties die gebruik maken van het 80/20 Reglement; de organisaties die voorheen gebruik maakten van het Fonds Vrijetijdsparticipatie op Vlaams niveau, maar die geen gebruik maken van het 80/20 Reglement op Lokaal niveau. Het Vast bureau van 14 december 2010 verleende goedkeuring om vanaf 2011 volgende wijzigingen aan het Reglement 80/20 door te voeren: Vanaf 2011 ontvangen de organisaties een jaarlijkse toelage, berekend op het gebruik van het vorige jaar. Hierdoor beperken we de administratieve last, zowel voor de erkende organisaties als voor de behandelende diensten. Vanaf 2011 wordt gewerkt met een voorschotregeling van 80% en een saldo van 20% na het inleveren van de gevraagde bewijsstukken. Met deze wijziging komt het Netwerk Vrijetijdsparticipatie tegemoet aan de verzuchtingen van kleine organisaties, waar de werking voornamelijk neerkomt op de inzet van vrijwilligers en het voorschieten van de terugbetalingen in het kader van de 80/20 regeling soms moeilijk realiseerbaar is. De uitbetaling gebeurt in twee schijven: Een voorschot van 80% van het goedgekeurde bedrag wordt onmiddellijk en uiterlijk 60 dagen na de beslissing door het College van Burgemeester en Schepenen uitbetaald. Het resterende saldo (= 20%) wordt afgerekend na indiening van geldige betalingsbewijzen. Indien de kosten lager zijn dan het toegekende bedrag, dan wordt het verschil in mindering gebracht. De organisatie Partners tegen miserie vzw afdeling De Katrol, die aan de vooropgestelde voorwaarden in het kader van het reglement 80/20 betreffende de vrijetijdsparticipatie van mensen in armoede voldoen, vragen een erkenning aan met als doel om in een latere fase een toelage te kunnen bekomen. Motivering Het Subsidiereglement 'Uitvoering afsprakennota Vrijetijdsparticipatie ', goedgekeurd bij de beslissing van de Gemeente -en OCMW Raad van oktober Het reglement 80/20. Strategisch kader Dit besluit kadert in volgende doelstelling(en): De samenwerking met Stad Gent, partners, buurt optimaliseren Openbaarheid van bestuur 78/264 RMW - 9 april 2013

79 Notulen open zitting Dit besluit is ter inzage. Visum van de ontvanger Visum: niet vereist bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 Het erkennen van de organisatie Partners tegen miserie vzw - afdeling De Katrol i.k.v. het 80/20 reglement 2013_RMW_00166 Netwerk Vrijetijdsparticipatie - Uitvoering Afsprakennota Vrijetijdsparticipatie mensen in armoede : Verantwoordingsnota betreffende de subsidie in het kader van lokale netwerken voor de bevordering van de vrijetijdsparticipatie van personen in armoede voor het jaar 2012 Voorstel: Kennisneming Beslissing: Kennisgenomen De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context In het kader van artikel 22 van het Decreet van 18 januari 2008 van de Vlaamse Gemeenschap, houdende flankerende en stimulerende maatregelen ter bevordering van de participatie in cultuur, jeugdwerk en sport ( Participatiedecreet) heeft de Stad Gent een Afsprakennota Vrijetijdsparticipatie voor mensen in armoede opgesteld voor de periode Deze Afsprakennota werd in de zitting van 14 oktober 2008 (punt 40) door de OCMW- raad en de zitting van 20 oktober 2008 door de gemeenteraad goedgekeurd en vervolgens ingediend en aanvaard door de Vlaamse Gemeenschap. Om de participatie in cultuur, jeugdwerk en sport aan te moedigen en hiervoor concrete acties uit te werken, ontvangt de Stad Gent een jaarlijkse subsidie van Tegenover dit subsidiebedrag moet het stadsbestuur het dubbele aan middelen kunnen inbrengen. De ingebrachte middelen kunnen afkomstig zijn van subsidies van andere overheden aan de gemeente of van het OCMW. Voor de uitbetaling van de subsidie moet het Netwerk Vrijetijdsparticipatie vóór 1 april 2013, een door het College van Burgemeester en Schepenen goedgekeurde Verantwoordingsnota van de gemeenten betreffende de subsidie in het kader van lokale netwerken voor de bevordering van de vrijetijdsparticipatie van personen in armoede voor 2012 bij de bevoegde diensten indienen. Het opgelegde modelformulier laat enkel een korte beschrijving toe van de acties en een totaalbedrag voor de uitgaven van het trekkingsrecht en de eigen ingebrachte middelen door Stad en OCMW. Via deze nota wil het Netwerk Vrijetijdsparticipatie de Verantwoordingsnota 2012 ( zie bijlage verantwoordingsnota lokaal netwerk vrijetijdsparticpatie Gent) ter goedkeuring voorleggen aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan het BSCD AZ van het OCMW. Bovengenoemde nota leggen we eveneens ter kennisname voor aan de OCMW- raad. De verantwoordingsnota (in bijlage) maakte het Netwerk Vrijetijdsparticipatie op, overeenkomstig de bepalingen bij het modelformulier (omzendbrief 20 februari 2012) en de omzendbrief van 8 mei Volgende kosten van het OCMW en de Stad komen niet in aanmerking als verantwoording van de eigen inbreng en het Vlaamse trekkingsrecht: personeel -en opleidingskosten; communicatie - en toeleidingskosten; kosten voor de interne werking van het netwerk; kosten voor de aanmaak van een vrijetijdspas -of cheque; kosten voor een sociaal restaurant; kosten voor kinderopvang, uitgezonderd als men deze kosten maakt, omdat ouders zonder hun kinderen kunnen deelnemen aan een vrijetijdsactiviteit; het bedrag dat het OCMW ontvangt voor de aankoop van computers ( cfr. Koninklijk Besluit van 19 augustus 2011 houdende maatregelen ter bevordering van de maatschappelijke participatie en de culturele en sportieve ontplooiing van de gebruikers van de dienstverlening van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn voor 2011, art 5 1); 79/264 RMW - 9 april 2013

80 Notulen open zitting wat de gratis activiteiten van buurtsport of jeugdwerking in kansarme buurten betreft, mogen enkel de kosten voor mensen in armoede opgenomen worden en niet de totaliteit van de kosten. U moet met andere woorden de totale kostprijs versleutelen op basis van het percentage mensen in armoede dat deelnam. Dit geldt eveneens voor andere jeugd-, cultuuren sportactiviteiten waaraan een divers publiek deelneemt; Als men aan personen in armoede een voordeeltarief toekende, dan brengt u het verschil tussen het volledige tarief en het voordeeltarief als uitgave in. De Afsprakennota Vrijetijdsparticipatie Gent is in de loop van het jaar 2009 niet gewijzigd. Alle beschreven acties vulden we in door middel van 1 of meerdere initiatieven. De afsprakennota voerden we in 2012 dus volledig en ongewijzigd uit. Motivering Het Subsidiereglement 'Uitvoering afsprakennota Vrijetijdsparticipatie ', goedgekeurd bij de beslissing van de Gemeente -en OCMW Raad van oktober Gekoppelde besluiten Bijzonder Comité Sociale Dienst Algemene Zaken, 9 april 2013, 2013_BCSD-AZ_00021 Strategisch kader Dit besluit kadert in volgende doelstelling(en): De samenwerking met Stad Gent, partners, buurt optimaliseren Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Visum van de ontvanger Visum: niet vereist neemt kennis van: Artikel 1 De Verantwoordingsnota betreffende de subsidie in het kader van lokale netwerken voor de bevordering van de vrijetijdsparticipatie van personen in armoede voor het jaar 2012 Artikel 2 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: verantwoordingsnota lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie Gent 2012.xls Bijlage(n) verantwoordingsnota lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie Gent 2012.xls 80/264 RMW - 9 april 2013

81 Notulen open zitting Bijlage: verantwoordingsnota lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie Gent 2012.xls 81/264 RMW - 9 april 2013

82 verantwoordingsnota lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie Gent 2012.xls Gent opgemaakt op: 25/02/2013 Verantwoordingsnota van de gemeenten betreffende de subsidie in het kader van lokale netwerken voor de bevordering van de vrijetijdsparticipatie van personen in armoede voor 2012 (ter uitvoering van artikel 23 van het besluit van 18 juli 2008 betreffende de uitvoering van het Participatiedecreet van 18 januari 2008 en op te sturen voor 1 april 2013) 1. GEREALISEERDE UITGAVEN nr. omschrijving van het initiatief financiering van de deelname door personen in armoede aan vrijetijdsinitiatieven, -activiteiten en verenigingen binnen en buiten de gemeente, met inbegrip van lidgeld en voor de deelname noodzakelijke benodigdheden 1 OCMW - individuele tussenkomsten aan cliënten: terugbetaling van 80% van de kosten verbonden aan socio-culturele en sportieve participatie, met inbegrip van 'voor deelname noodzakelijk materiaal' 2 Aankoop van 40 tickets Boksgala: distributie via sociale organisaties voor mensen in armoede. 3 Aankoop van 475 tickets Wielerzesdaagse: distributie via OCMW en via sociale organisaties voor mensen in armoede. 4 Aankoop van 1968 tickets voor de ijspiste en Winterdroom: distributie via OCMW en via sociale organisaties voor mensen in armoede. 5 Aankoop van 150 tickets voor het concert van Leonard Cohen : distributie via sociale organisaties voor mensen in armoede. 6 Aankoop van 352 filmvouchers bij filmzalen Studioskoop en Sphinx: distributie via sociale organisaties voor mensen in armoede. 7 Jouw Sleutel naar het Festival van Vlaanderen: aankoop en distributie van 1130 tickets voor Odegand en diverse concerten. Distributie via OCMW en via sociale organisaties voor mensen in armoede. attest subsidie lokaal netwerk - refertejaar /4 Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 82/264 RMW - 9 april 2013

83 8 Aankoop van 814 tickets voor geselecteerde voorstellingen in het programma van Muziekcentrum De Bijloke en voor de Unesco Muziekdag. Distributie via sociale organisaties voor mensen in armoede en OCMW. 9 Aankoop van 1202 rittenkaarten (tickets voor binnenlocaties, de hele periode geldig) voor TRACK openluchttentoonstelling in Gent: distributie via OCMW en via sociale organisaties voor mensen in armoede. 10 Financiële tussenkomst in 1000 tickets en versnapering voor Circus Marie-Rose Malter: distributie via OCMW en via sociale organisaties voor mensen in armoede. 11 Aankoop van 390 tickets voor Spekken festival van kindertheater en figurentheater in de kerstvakantie: distributie via OCMW en via sociale organisaties voor mensen in armoede. 12 Aankoop van 166 tickets voor AA Gent, 2 thuismatchen in december: distributie via sociale organisaties voor mensen in armoede. 13 Aankoop van 400 tickets voor het recreatiezwembad De Rozebroeken: distributie via sociale organisaties voor mensen in armoede. 14 Distributie van 1257 tickets de musicalvoorstelling Ben X in zaal Capitole in het kader van sociale return: distributie via OCMW en via sociale organisaties voor mensen in armoede. 15 Distributie van 1014 tickets voor 6 filmvoorstellingen van het Internationaal Filmfestival van Vlaanderen-Gent in het kader van sociale return: distributie via OCMW en via sociale organisaties voor mensen in armoede. 16 Distributie van 180 tickets voor Sinterklaasfeest en Kerstfeest met kinderen in het kader van sociale return: distributie via OCMW. 17 Uitstap naar Klarafestival door Emancipatorische Werking van het OCMW met distributie van 50 tickets in het kader van sociale return. 18 Omkaderde toeleiding van de tentoonstelling Robert Capa in Historische Huizen Sint-Pietersabdij Gent: distributie via sociale organisaties voor mensen in armoede, 82 participanten 19 Aankoop 319 tickets voor Koninklijk Landjuweel Festival in samenwerking met Open Doek vzw: toeleiding van volwassenen, senioren en kinderen naar theater, figurentheater en vertellingen. Distributie via het OCMW en sociale organisaties voor mensen in armoede. attest subsidie lokaal netwerk - refertejaar /4 Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 83/264 RMW - 9 april 2013

84 20 NT Gent - toeleiding naar de volledige programmatie: financiële tussenkomst in tickets, telkens 15 tickets per voorstelling. Distributie via sociale organisaties en OCMW, door NTGent ism Dienst Cultuurparticipatie. 21 Vooruit - toeleiding naar programmatie theater, dans en jazz: financiële tussenkomst voor 137 tickets voor geselecteerde voorstellingen met omkadering. Distributie via OCMW en sociale organisaties voor mensen in armoede. 22 Reglement 80/20 Gent: terugbetaling van 80 % deelnamekosten van vrijetijdsactiviteiten via vzw's en feitelijke organisaties voor mensen in armoede. 38 erkende sociale organisaties met actief budget. uitgaven gemeente en/of OCMW uitgaven Vlaams trekkingsrecht subtotaal ,65 EUR ,51 EUR ondersteuning en financiering van social-profit-initiatieven van of voor personen in armoede op sportief, jeugdwerk- of cultureel vlak 23 Vrijetijdspas: de realisatie van een vrijetijdspas voor mensen in armoede, mede op basis van het voorstel van het Netwerk Vrijetijdsparticipatie, werd opgenomen in het bestuursakkoord OCMW - ondersteuning van groepsactiviteiten van Emancipatorische projectwerking, pension de Baai, de dienst Woonbegeleiding en de vakantiewerking van OCMW Gent 25 Betoelaging van jeugdwerkinitiatieven voor inspanningen op vlak van armoedebestrijding: hergebruik van uniformen jeugdbeweging, materiaal. Regeling door de jeugddienst. 26 Pretkamionet en speelse wijken: vakantieanimatie in de wijken voor kinderen uit kansengroepen. Een klein percentage van de werkingskosten wordt ingebracht, met uitsluiting van kosten voor personeel en communicatie. 27 Dagje Planeet Gent: kennismaking met vrijetijdsaanbod voor anderstalige nieuwkomers uit de Gentse onthaalklassen, i.s.m. Kom-Pas Inburgering Gent en diverse aanbieders van activiteiten 28 Ondersteuning sociaal-artistieke projecten door de Stad Gent: 30 à 50% van de werkingsmiddelen van 6 organisaties werd ingebracht, overeenstemmend met de werking gericht op mensen in armoede, personeelskosten werden uitgesloten. 29 Buurtsportproject Sportnetwerk Gent Noord: organisatie laagdrempelige sportactiviteiten voor kansarmen. 75% van de werkingsmiddelen worden ingebracht, personeelskosten werden uitgesloten. attest subsidie lokaal netwerk - refertejaar /4 Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 84/264 RMW - 9 april 2013

85 30 BOP-project: organisatie van laagdrempelige sportactiviteiten door 10 buurtsportwerkers in opleiding. 25% van de werkingsmiddelen worden ingebracht. 31 Jeugdbewegingen en jeugdwelzijnswerk - ondersteuning werking kansarmen van VZW Jong: 10% van de toelage wordt ingebracht, overeenkomstig de werkingsmiddelen gericht op de meest kansarme kinderen. uitgaven gemeente en/of OCMW uitgaven Vlaams trekkingsrecht subtotaal ,25 EUR 0,00 EUR TOTALE UITGAVEN ,90 EUR ,51 EUR 2. VERKLARING UITVOERING AFSPRAKENNOTA De afsprakennota werd uitgevoerd zoals gepland. Ja Neen, maar de afsprakennota werd gewijzigd, Ja, de door het lokale netwerk (drie partijen) ondertekende wijzigingen en de motivering ervan worden bijgevoegd. Neen, als bijlage vindt u hierbij de opsomming van de niet uitgevoerde initiatieven en de motivering ervan. Ondergetekenden, burgemeester en gemeentesecretaris, verklaren dat dit attest naar waarheid werd ingevuld en dat de vermelde uitgaven op de gemeentelijke en/of OCMW- rekening(en) van 2012 werden verricht. De burgemeester, De gemeentesecretaris, attest subsidie lokaal netwerk - refertejaar /4 Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 85/264 RMW - 9 april 2013

86 Notulen open zitting Jurgen Bockstaele, raadslid verlaat de zitting om 19:01 uur P&O Facility Management Studiebureau 2013_RMW_00168 Pensionwonen De Baai - nieuwbouw - perceel 7 - Schilderwerken - Toewijzen opdracht Afwezig bij beslissing De heer Jurgen Bockstaele, raadslid Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context De opdracht werd gepubliceerd op 12 juni De opening van de offertes vond plaats op 8 augustus Er werden 6 offertes tijdig ingediend. Zie PV van opening in bijlage. Er zijn geen opmerkingen geformuleerd tijdens de openingszitting. In het nazicht van de veiligheidscoördinator VBC blijkt dat van enkele inschrijvers bepaalde documenten ontbreken of niet compleet zijn. Voor de inschrijver waaraan de opdracht zal toegewezen worden, kan dit document nog opgevraagd worden voor de start van de werken. Motivering Gelet op het Decreet van 19 december 2008 (BS 24/12/2008) betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 (BS 29/04/2009) houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op de Wet van 24 december 1993 (BS 22/01/1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen; gelet op het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (BS 26/01/1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken en latere wijzigingen; gelet op het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 (BS 18/10/1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken en latere wijzigingen; gelet op het verslag van nazicht van de offertes; gelet op het verslag van nazicht van de offertes door de veiligheidscoördinator; Op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen, het administratief en technisch nazicht van de offertes en de vergelijking van de offertes gemaakt in de voorgaande punten, stellen wij voor om de opdracht te gunnen aan de firma met de laagste regelmatige offerte, zijnde Jodecor bvba, Doenaertstraat 18, 8510 Kortrijk, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,35 excl. BTW of ,57 incl. BTW. Gekoppelde besluiten Raad voor Maatschappelijk Welzijn, 9 april 2013, 2012_RMW_00151 Derden Instelling: Naam: Jodecor bvba De Smet 86/264 RMW - 9 april 2013

87 Notulen open zitting Voornaam: Jo Straat: Doenaertstraat Huisnummer: 18 Postcode: 8510 Gemeente: Kortrijk-Marke Land: België Strategisch kader Dit besluit kadert in volgende doelstelling(en): De eigen huisvesting optimaliseren Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Financiële informatie Investering Gebudgetteerd: Ja Verbintenis: Ja Totaal geschatte inkomsten: 0,00 Totaal geschatte uitgaven: 39343, Vaste activa in aanbouw Initiëel budget: ,00 Reeds aangewend: ,33 Engagementen: 0,00 Geschatte inkomsten: 0,00 Geschatte uitgaven: 39343,57 Visum van de ontvanger Visum: Gunstig Adviezen Cel voor juridisch advies en kennisbeheer Datum: 11 maart 2013 Advies: Gunstig bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 De toewijzing van de opdracht schilderwerken, aan de firma met de laagste regelmatige offerte, zijnde Jodecor, Doenaertstraat 18, 8510 Kortrijk-Marke, voor een bedrag van ,35 excl. BTW of ,57 incl. BTW. Artikel 2 87/264 RMW - 9 april 2013

88 Notulen open zitting De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: _PV_Verslag_van_nazicht_offertes.pdf Bijlage(n) _PV_Verslag_van_nazicht_offertes.pdf 88/264 RMW - 9 april 2013

89 Notulen open zitting Bijlage: _PV_Verslag_van_nazicht_offertes.pdf 89/264 RMW - 9 april 2013

90 _PV_Verslag_van_nazicht_offertes.pdf 1 Datum verslag: 7 maart 2013 Opdrachtgevend bestuur: Naam: OCMW Gent Adres: Onderbergen Gent Telefoon: Fax: Algemene gegevens Plaats van uitvoering VERSLAG VAN NAZICHT VAN DE OFFERTES Perceel 7 - Schilderwerken Pensionwonen De Baai - uitbreiding Besteknummer FM/2011/036 (ID: 58) Soort opdracht Raming Gunningswijze Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze werken ,84 (excl. btw) openbare aanbesteding Verzenddatum publicatie 12 juni 2012 Uiterste datum voor het indienen van de offertes Datum opening van de offertes Plaats van opening 19 april 2012 (Raad voor Maatschappelijk Welzijn) 8 augustus 2012 om uur 8 augustus 2012 om uur Einde van de gestanddoeningstermijn 6 december Offertes Er werden 6 offertes ingediend bij het bestuur: OCMW Gent, Facility Management, vergaderzaal Henry Van de Velde, Oefenpleinstraat 6 te 9050 Gentbrugge Nr. Naam Postcode Woonplaats Prijs excl. btw* Verzendwijze 1 Jodecor BVBA 8510 Marke (Kortrijk) ,67 Elektronische offerte 2 Schilder- & decoratiebedrijf J. Jennen NV 2490 Balen ,57 Elektronische offerte 3 Veldeman bvba 9200 Dendermonde ,51 Elektronische offerte 4 Wooninrichting Tapigro nv 9700 Ooike (Oudenaarde) ,96 Elektronische offerte 5 Novo I.B. nv 9820 Merelbeke ,51 Elektronische offerte 6 De Nauw Rudy bvba 9400 Ninove ,14 Elektronische offerte * Exclusief opties 90/264 RMW - 9 april 2013

91 2 3. Kwalitatieve selectie van de inschrijvingen Vereiste documenten en attesten Uitsluitingscriteria: juridische situatie: Worden van deelneming aan de opdracht uitgesloten, in welk stadium van de procedure ook, de inschrijvers: -die zich in staat van faillissement of vereffening bevinden, aangifte van faillissement hebben gedaan of een gerechtelijk akkoord aangevraagd; -die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn wegens een misdrijf dat hun professionele integriteit aantast; -die bij hun beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan; -die overeenkomstig de bepalingen van art. 17 bis van het KB van 8/1/1996 betreffende de overheidsopdrachten niet voldaan hebben aan hun verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid; -die niet in orde zijn met de betaling van hun belastingen; -die zich in ernstige mate schuldig gemaakt hebben aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen; -die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld zijn voor: 1.deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in art. 324 bis van het Belgisch Stafwetboek; 2.passieve of actieve omkoping als bedoeld in art. 246 van het Belgisch Stafwetboek; 3.fraude als bedoeld in art. 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap door de wet van 17 februari 2002; 4.witwassen van geld als bedoeld in art. 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. De inschrijver moet het bewijs leveren, dat hij zich niet in één van de gevallen bevindt, zoals hierboven beschreven, door middel van de volgende documenten, max. 3 maanden oud t.o.v. de datum van opening van de offertes : -een recent attest van de directe belastingen; -een recent attest van de BTW-administratie; -een uittreksel uit het strafregister van de gedelegeerd-bestuurder en de ondertekenaar van de offerte (volmachtdrager), waaruit blijkt dat zij niet veroordeeld zijn in één van de gevallen, hierboven opgesomd. Het attest niet-faillissement en het RSZ-attest van de Belgische inschrijvers zullen door de aanbestedende overheid elektronisch opgevraagd worden. De inschrijver, gevestigd in een ander land, moet gelijkwaardige documenten, uitgereikt door de bevoegde overheid van zijn land, indienen, waaruit blijkt dat hij zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bevindt, zoals hierboven beschreven. Indien in een bepaald land voor één of meer van de gevraagde documenten geen gelijkwaardig document wordt uitgereikt, dan kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van herkomst. Selectiecriteria: economische en financiële draagkracht: De minimumvoorwaarden van financiële en economische aard, vereist krachtens de wetgeving betreffende de erkenning van aannemers van werken, zijn voldoende. De inschrijver voegt het bewijs van de vereiste erkenning bij zijn offerte. Minimumeisen: Volgens het bedrag van de raming is geen erkenning vereist. Selectiecriteria: technische bekwaamheid: Als bewijs van de technische bekwaamheid moet de inschrijver volgende inlichtingen en documenten bij zijn offerte voegen: een lijst met minimum 2 vergelijkbare projecten gedurende de afgelopen vijf jaar met het totaal bedrag 91/264 RMW - 9 april 2013

92 3 van de eindafrekening per project. Onder vergelijkbare projecten wordt verstaan: Schilderwerken van dezelfde omvang (m²) en prijscategorie. De referenties, de eventuele vereiste erkenning, het bedrag en de tevredenheid moeten blijken uit certificaten die door het opdrachtgevend bestuur zijn opgesteld en ondertekend. De inschrijver beschikt minstens over twee referenties in de afgelopen vijf jaar met een projectwaarde van minstens excl. BTW voor de uitvoering van schilderwerken. Deze projecten moeten reeds voorlopig opgeleverd zijn. Minimumeisen: De inschrijver beschikt minstens over twee referenties in de afgelopen vijf jaar met een projectwaarde van minstens excl. BTW voor de uitvoering van schilderwerken. Deze projecten moeten reeds voorlopig opgeleverd zijn. Erkenning van aannemers (categorie en klasse): Niet van toepassing Samenvatting van het nazicht van de inschrijvers Naam Tijdig RSZ Btw + bel.* Jur.¹ Fin.² Techn.³ De Nauw Rudy bvba Ja OK OK OK nvt OK Jodecor BVBA Ja OK OK OK nvt OK Novo I.B. nv Ja OK OK OK nvt OK Schilder- & decoratiebedrijf J. Jennen NV Ja OK OK OK nvt OK Wooninrichting Tapigro nv Ja OK OK OK nvt OK Veldeman bvba Ja OK OK OK nvt OK * Btw + belastingen ¹ Juridische situatie ² Economische en financiële draagkracht ³ Technische bekwaamheid Besluit van de kwalitatieve selectie Volgende inschrijvers worden geselecteerd omdat eventuele tekortkomingen niet essentieel zijn: Naam De Nauw Rudy bvba Motivering De volgende documenten werden niet ingediend: - een recent attest van de directe belastingen; - een lijst van projecten is toegevoegd maar er is geen bedrag opgegeven bij de projecten. Er zijn minimum 2 referenties van de afgelopen vijf jaar met een projectwaarde van minstens excl. BTW voor uitvoering van schilderwerken gevraagd. Deze projecten moeten reeds voorlopig opgeleverd zijn. - Het uittreksel uit het strafregister was meer dan 3 maanden oud t.o.v. de datum van opening van de offertes. Indien de inschrijver voor de opdracht in aanmerking zou gekomen zijn, zouden de documenten opgevraagd worden. 92/264 RMW - 9 april 2013

93 4 Jodecor BVBA Novo I.B. nv Schilder- & decoratiebedrijf J. Jennen NV Wooninrichting Tapigro nv Veldeman bvba De inschrijver wordt hiervoor niet uitgesloten. De volgende documenten werden niet ingediend: - een recent attest van de BTW-administratie; - een lijst van projecten is toegevoegd maar er is geen bedrag opgegeven bij de projecten. Er zijn minimum 2 referenties van de afgelopen vijf jaar met een projectwaarde van minstens excl. BTW voor uitvoering van schilderwerken gevraagd. Deze projecten moeten reeds voorlopig opgeleverd zijn. Aangezien de inschrijver de laagste prijs heeft en dus in aanmerking komt voor de opdracht werden de ontbrekende documenten opgevraagd. De ingediende stukken zijn conform en de inschrijver voldoet aan de voorwaarden van het bestek. De volgende documenten werden niet ingediend: - een lijst van projecten met een waarde van minstens excl. BTW voor de uitvoering van schilderwerken; - minimum 2 referenties van de afgelopen vijf jaar met een projectwaarde van minstens excl. BTW voor uitvoering van schilderwerken. Deze projecten moeten reeds voorlopig opgeleverd zijn. De volgende documenten waren ouder dan 3 maanden t.o.v. de datum van opening van de offertes : - een uittreksel uit het strafregister van de gedelegeerdbestuurder en de ondertekenaar van de offerte (volmachtdrager); -een recent attest van de BTW-administratie. Indien de inschrijver voor de opdracht in aanmerking zou gekomen zijn, zouden deze documenten opgevraagd worden. De inschrijver wordt hiervoor niet uitgesloten. De volgende documenten waren ouder dan 3 maanden t.o.v. de datum van opening van de offertes : - een recent attest van de BTW-administratie; - een uittreksel uit het strafregister van de gedelegeerdbestuurder en de ondertekenaar van de offerte (volmachtdrager). Indien de inschrijver voor de opdracht in aanmerking zou gekomen zijn, dan zouden recente attesten opgevraagd worden. De inschrijver wordt hiervoor niet uitgesloten. In orde In orde 93/264 RMW - 9 april 2013

94 5 4. Administratief, rekenkundig en technisch nazicht van de offertes van geselecteerde kandidaten Samenvatting administratief nazicht (vereisten waaraan de offertes moeten voldoen) Nr. Naam Behoorlijk ingevuld Gevolmachtigde Off. form.* Conform Off. form.* Ondert.¹ Meetstaat Conform Meetstaat Ondert.¹ 1 Jodecor BVBA OK OK OK OK OK OK 2 Schilder- & decoratiebedrijf J. Jennen NV OK OK OK OK OK OK 3 Veldeman bvba OK OK OK OK OK OK 4 Wooninrichting Tapigro nv Niet OK Niet OK Niet OK Niet OK OK OK 5 Novo I.B. nv OK OK OK OK OK OK 6 De Nauw Rudy bvba OK OK OK OK OK OK * Offerteformulier ¹ Ondertekend Technisch nazicht van de offertes Nazicht abnormale eenheidsprijzen en totale offerteprijzen: BEREKENING ABNORMALE TOTALE OFFERTEPRIJZEN ( excl. btw ) Berekening gemiddelde Offerteprijs op basis van : Laagste Offerteprijs NIET meegerekend Hoogste Offerteprijs NIET meegerekend Maximale Afwijking : 15,00% Enkel abnormaal LAGE prijzen Dit geeft een GEMIDDELDE van : ,14 Dit geeft een MINIMUM van : ,07 Volgende abnormale totale offerteprijzen werden vastgesteld : - Offerte nr. : 1 van Jodecor BVBA Totale Offerteprijs excl. btw na correctie : ,35 (afwijking : - 21,49% ) BEREKENING ABNORMALE EENHEIDSPRIJZEN ( excl. btw ) Berekening gemiddelde EHP op basis van : Laagste EHP meegerekend Hoogste EHP meegerekend Enkel posten waarvan de raming / ehp meer dan 5 % van de totale raming / offerteprijs bedraagt werden gecontroleerd. Maximale Afwijking : 15,00% Enkel abnormaal LAGE prijzen Volgende abnormale EHP werden vastgesteld : - Offerte nr. : 1 van Jodecor BVBA 94/264 RMW - 9 april 2013

95 6 Post 2 ( a op pleisterwerk & gipskartonplaten - acryllatex - wanden) EHP offerte : 8,00 (gemiddelde : 10,63; afwijking : - 24,76% ) Post 5 ( a op pleisterwerk & gipskartonplaten - acryllatex - plafond) EHP offerte : 9,00 (gemiddelde : 11,13; afwijking : - 19,16% ) Post 11 ( nabehandelingen op metselwerk - antigraffiti) EHP offerte : 10,50 (gemiddelde : 19,32; afwijking : - 45,65% ) - Offerte nr. : 2 van Schilder- & decoratiebedrijf J. Jennen NV Post 2 ( a op pleisterwerk & gipskartonplaten - acryllatex - wanden) EHP offerte : 8,40 (gemiddelde : 10,63; afwijking : - 21,00% ) Post 4 ( c op pleisterwerk & gipskartonplaten - acryllatex - dagkanten ramen/deuren) EHP offerte : 5,00 (gemiddelde : 7,73; afwijking : - 35,34% ) Post 5 ( a op pleisterwerk & gipskartonplaten - acryllatex - plafond) EHP offerte : 8,40 (gemiddelde : 11,13; afwijking : - 24,55% ) Post 11 ( nabehandelingen op metselwerk - antigraffiti) EHP offerte : 15,00 (gemiddelde : 19,32; afwijking : - 22,36% ) - Offerte nr. : 3 van Veldeman bvba Post 2 ( a op pleisterwerk & gipskartonplaten - acryllatex - wanden) EHP offerte : 8,90 (gemiddelde : 10,63; afwijking : - 16,30% ) Post 3 ( b op pleisterwerk & gipskartonplaten - acryllatex - wanden in trapzalen) EHP offerte : 8,90 (gemiddelde : 11,73; afwijking : - 24,15% ) Post 5 ( a op pleisterwerk & gipskartonplaten - acryllatex - plafond) EHP offerte : 8,90 (gemiddelde : 11,13; afwijking : - 20,06% ) Post 11 ( nabehandelingen op metselwerk - antigraffiti) EHP offerte : 15,00 (gemiddelde : 19,32; afwijking : - 22,36% ) - Offerte nr. : 4 van Wooninrichting Tapigro nv Post 1 ( veiligheids- & gezondheidsplan - algemeen) EHP offerte : 100,00 (gemiddelde : 962,79; afwijking : - 89,61% ) Post 2 ( a op pleisterwerk & gipskartonplaten - acryllatex - wanden) EHP offerte : 9,00 (gemiddelde : 10,63; afwijking : - 15,36% ) - Offerte nr. : 5 van Novo I.B. nv Post 1 ( veiligheids- & gezondheidsplan - algemeen) EHP offerte : 276,75 (gemiddelde : 962,79; afwijking : - 71,26% ) Post 9 ( op hout & houtachtige platen - urethaanalkydharsen - deurkader en -omlijstingen) EHP offerte : 57,31 (gemiddelde : 99,05; afwijking : - 42,14% ) - Offerte nr. : 6 van De Nauw Rudy bvba Post 4 ( c op pleisterwerk & gipskartonplaten - acryllatex - dagkanten ramen/deuren) EHP offerte : 2,50 (gemiddelde : 7,73; afwijking : - 67,67% ) Leemtes: Bij de offerte van Jodecor BVBA was bij de volgende post geen prijs ingevuld: art veiligheids- & gezondheidsplan - algemeen. In de documenten voor de veiligheidscoördinatie werd deze prijs wel opgegeven. De ontbrekende prijs werd ingevuld met dit bedrag. 95/264 RMW - 9 april 2013

96 7 Besluit van het administratief en technisch nazicht van de offertes Volgende offertes worden door het bestuur nietig verklaard of onregelmatig bevonden: Nr. Naam 4 Wooninrichting Tapigro nv Motivering - Het inschrijvingsformulier werd niet ingediend; - Er zat geen uittreksel van het Belgisch Staatsblad bijgevoegd, waaruit de bevoegdheid van de ondertekende blijkt. De volgende offertes worden door het bestuur als regelmatig beschouwd omdat eventuele onregelmatigheden niet essentieel zijn: Nr. Naam Motivering 1 Jodecor BVBA In orde 2 Schilder- & decoratiebedrijf J. Jennen NV In orde 3 Veldeman bvba In orde 5 Novo I.B. nv In orde 6 De Nauw Rudy bvba In orde 5. Vergelijking van de offertes en voorstel tot gunning Finale rangschikking regelmatige offertes (gerangschikt volgens prijs excl. btw) Nr. Naam Prijs excl. btw* 1 Jodecor BVBA (offerte gehandhaafd na einde gestandd. termijn) ,35 2 Schilder- & decoratiebedrijf J. Jennen NV ,57 3 Veldeman bvba ,51 5 Novo I.B. nv ,51 6 De Nauw Rudy bvba ,46 Bijkomende motivering: De laagste inschrijver werd verzocht zijn abnormaal lage eenheidsprijzen en abnormale totale offerteprijs te verantwoorden. De firma maakte een verantwoording op. Volgens art , 3e alinea van het KB van 8 januari 1996 kan de aanbestedende overheid bij het onderzoek van de vermoedelijk abnormale prijzen rekening houden met verantwoordingen gebaseerd op: 1. de doelmatigheid van het bouwproces, van het productieproces van de producten of van de dienstverlening; 2. de gekozen technische oplossingen en/of uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver bij de uitvoering van de werken, de levering van de producten of het verlenen van de diensten kan profiteren; 3. de originaliteit van de door de inschrijver aangeboden werken, producten of diensten; 4. de naleving van de bepalingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd; 5. de eventuele ontvangst van rechtmatig toegekende overheidssteun door de inschrijver. 96/264 RMW - 9 april 2013

97 8 JODECOR: De firma wordt regelmatig dergelijke projecten toegewezen. Na calculatie is de firma overtuigd dat hun prijzen kunnen gehandhaafd worden: - Als geregistreerd bedrijf werken ze met geschoold personeel; - Gezien de grote afname van materialen worden hen grotere kortingen toegekend; - Op de werf worden eigen stellingen gebruikt, dus dit is geen extra prijs; - Vele vroegere werken werden uitgevoerd aan eenzelfde prijs per m². Deze werken werden uitgevoerd volgens de regels van de kunst, de werken werden zonder problemen opgeleverd. Er werden getuigschriften opgestuurd met bijhorende meetstaat waaruit de eenheidsprijs blijkt. Het antwoord van de inschrijver toont aan dat zijn verantwoording voldoet volgens art e alinea, punt 1 en 2. * Nagerekende bedragen VOORSTEL TOT GUNNING VAN DE OPDRACHT Op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen, het administratief en technisch nazicht van de offertes en de vergelijking van de offertes gemaakt in de voorgaande punten, stelt de ontwerper voor om de opdracht te gunnen aan de firma met de laagste regelmatige offerte, zijnde Jodecor BVBA (offerte gehandhaafd na einde gestanddoeningstermijn), Doenaertstraat 18 te 8510 Marke (Kortrijk), tegen het nagerekende en verbeterde inschrijvingsbedrag van ,35 excl. btw of ,57 incl. 21% btw. 97/264 RMW - 9 april 2013

98 Notulen open zitting Jurgen Bockstaele, raadslid betreedt de zitting om 19:01 uur Ondersteuning - Aankoop 2013_RMW_00169 Openbare aanbesteding voor de levering van mobiele telefonie- en datacommunicatiediensten ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf, het OCMW Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw's - Toewijzing opdracht Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context Het Vast Bureau van 25 juni 2012 (2012_VB_01069) keurde goed dat de Stad Gent in toepassing van artikel 19 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten optrad in gezamenlijke naam bij de gunning en de uitvoering van voorliggende opdracht. De Stad Gent stelt voor om de opdracht voor levering van mobiele telefonie- en datacommunicatiediensten ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf, het OCMW Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw's te gunnen aan de NV Belgacom, Koning Albert II-laan 27 te 1030 Schaarbeek voor een geraamd bedrag op jaarbasis van , % BTW ( ,10) = ,87. Voor de mogelijke totale looptijd van het contract ( 5 jaar waarvan de eerste 2 jaren vast, daarna 6 maandelijks opzegbaar) een geraamd bedrag van ,85+ 21% BTW ( ,51)= ,36. Voor het OCMW Gent wordt het bedrag op jaarbasis geraamd op incl BTW wat op een mogelijke totale looptijd van het contract voor 5 jaar incl BTW betekent. Volgens de raming is dit een besparing van 25% in vergelijking met het huidig contract. Volgende documenten zijn bij dit besluit toegevoegd als bijlage: 1) Het bestek van de opdracht 2) het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 22 november 2012 ter goedkeuring van het bestek 3) Het verslag van nazicht van de offertes 4) het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 14 februari 2013 ter goedkeuring van het verslag van nazicht en de gunning 5) overzicht tarieven Motivering Gelet op het Decreet van 19 december 2008 (BS 24/12/2008) betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 (BS 29/04/2009) houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op de Wet van 24 december 1993 (BS 22/01/1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen; gelet op het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (BS 26/01/1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken en latere wijzigingen; gelet op het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 (BS 18/10/1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken en latere wijzigingen. Gekoppelde besluiten Vast Bureau, 9 april 2013, 2012_VB_ /264 RMW - 9 april 2013

99 Notulen open zitting Derden Instelling: Belgacom NV Straat: Koning Albert II-laan Huisnummer: 27 Postcode: 1030 Gemeente: Schaarbeek Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Financiële informatie Exploitatie Gebudgetteerd: Verbintenis: Ja Ja Inkomsten Bedrag: 0,00 Kostenplaats: Niet van toepassing Categorie: Niet van toepassing Uitgaven Bedrag: ,00 Kostenplaats: Meerdere kostenplaatsen Categorie: Externe diensten Visum van de ontvanger Visum: Gunstig Adviezen Cel voor juridisch advies en kennisbeheer Datum: 19 maart 2013 Advies: Gunstig bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 De Stad Gent wordt in toepassing van art. 19 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten aangeduid om in gezamenlijke naam bij de gunning en de uitvoering van deze opdracht op te treden. Artikel 2 Gunning van de opdracht voor de levering van mobiele telefonie- en datacommunicatiediensten ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf, het OCMW Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw's aan de NV 99/264 RMW - 9 april 2013

100 Notulen open zitting Belgacom, Koning Albert II-laan 27 te 1030 Schaarbeek die de enige regelmatige offerte heeft ingediend voor een bedrag van ,87 incl BTW op jaarbasis. Het geraamde bedrag op jaarbasis voor het OCMW Gent bedraagt incl BTW. Artikel 3 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: bestek mob v4 0.pdf Bijlage 2: Besluit college 22 november 2012.pdf Bijlage 3: 1153_2013_02_01_Stad Gent - Verslag van nazicht_jur.docx Bijlage 4: Besluit college 14 februari 2013.pdf Bijlage 5: prijzen nieuw contract.pptx Bijlage(n) bestek mob v4 0.pdf Besluit college 22 november 2012.pdf 1153_2013_02_01_Stad Gent - Verslag van nazicht_jur.docx Besluit college 14 februari 2013.pdf prijzen nieuw contract.pptx 100/264 RMW - 9 april 2013

101 Notulen open zitting Bijlage: bestek mob v4 0.pdf 101/264 RMW - 9 april 2013

102 bestek mob v4 0.pdf BIJZONDER BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VAN DIENSTEN RAAMCONTRACT MOBIELE TELEFONIE EN MOBIELE DATACOMMUNICATIE TEN BEHOEVE VAN DE DIVERSE DIENSTEN VAN DE STAD GENT, HET HAVENBEDRIJF GENT, HET OCMW GENT, DIGIPOLIS GENT, HET AGSOB GENT ALSOOK DE STEDELIJKE VZW S ECO/2012/081 OPENBARE AANBESTEDING Aanbestedende overheid Wijze van prijsbepaling Opening van de offertes : Stad Gent : tegen prijslijst : op 31 januari 2013 om uur Stadhuis, Botermarkt 1, 9000 Gent Auteur van het bestek/ontwerper : Dienst Aankoopbeheer, Aline De Cokere Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

103 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN BETREFFENDE DE GUNNING...4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT...4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER...5 I.3 WIJZE VAN GUNNEN...5 I.4 KWALITATIEVE SELECTIE...5 I.5 GUNNINGSCRITERIA...8 I.6 VARIANTEN...8 I.7 PRIJSOPGAVE...8 I.8 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE...9 I.9 INDIENEN VAN DE OFFERTE...9 I.10 OPENING VAN DE OFFERTES I.11 GESTANDDOENINGSTERMIJN II. ADMINISTRATIEVE UITVOERINGSBEPALINGEN II.1 BETALINGSMODALITEITEN (ART. 4 AUR) II.2 LEIDING VAN EN TOEZICHT OP DE UITVOERING (ARTT. 1 EN 2 AAV) II.3 PLANNEN, DOCUMENTEN EN VOORWAARDEN (ARTT. 3 EN 4 AAV) II.4 BORGSTELLING (ARTT. 5-9 AAV) II.5 ONDERAANNEMERS (ART. 10 AAV) II.6 KEURINGEN EN KEURINGSMODALITEITEN (ARTT. 12 EN 71 AAV) II.7 PRIJSHERZIENING (ART. 13 AAV) II.8 INTELLECTUELE RECHTEN (ART. 14 AAV) II.9 BETALINGEN (ART. 15 AAV) II.10 RECHTSVORDERINGEN (ART. 18 AAV) II.11 MIDDELEN VAN OPTREDEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID (ARTT. 20 EN 75 AAV) II.12 VERBREKING (ART. 21 AAV) II.13 ELEMENTEN DIE IN DE PRIJZEN ZIJN INBEGREPEN (ART. 67 AAV) II.14 LOOPTIJD EN LEVERINGSTERMIJN EN UITVOERINGSMODALITEITEN (ART. 69 AAV) II.15 AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERINGEN (ART. 72 AAV) II.16 EINDE VAN DE OPDRACHT EN OPLEVERING (ART. 74 AAV) II.17 BIJZONDERE UITVOERINGSVOORWAARDEN INZAKE NON-DISCRIMINATIE III. TECHNISCHE UITVOERINGSBEPALINGEN III.1 ALGEMENE BEPALINGEN MOBIELE TELEFONIE EN MOBIELE DATACOMMUNICATIE III.2 MINIMAAL AAN TE BIEDEN DIENSTVERLENING: III.3 RAPPORTERING III.4 TRANSITIE BESTAAND PARK III.5 OPLEIDINGEN BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER BIJLAGE B : INVENTARIS Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

104 Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Naam: Contactpunt Overheidsopdrachten Adres: Botermarkt 1 te 9000 Gent Telefoon: Fax: Zijn van toepassing op onderhavige opdracht: 1. Wet van 24 december 1993 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. K.B. van 8 januari 1996 (BS van ) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 3. K.B. van 26 september 1996 (BS van ) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit K.B. betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. 4. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB). Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen: Artikel 116, 1ste lid van het K.B. van 8 januari 1996 De gestanddoeningstermijn wordt van 60 op 120 kalenderdagen gebracht. Artikel 74 van de bijlage bij het K.B. van 26 september 1996 De termijn van voorlopige oplevering wordt van 15 op 30 kalenderdagen gebracht. Artikel 74 van de bijlage bij het K.B. van 26 september 1996 De termijn van definitieve oplevering wordt van 15 op 30 kalenderdagen gebracht. - Onderhavig bestek en volgende bijlagen: bijhorende inventaris, model van offerteformulier, overzicht klantenrekeningen, gsm-nummers en klantenrekeningen (member) gsm toestellen, overzicht datavolume, overzicht data time, overzicht SMS, overzicht MMS, overzicht Multi Media, overzicht sponsoraccounts (personen met limiet). Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

105 I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN BETREFFENDE DE GUNNING Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het K.B. van 8 januari 1996 en latere wijzigingen. Het K.B. van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Voorwerp van deze diensten: Raamovereenkomst mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw s. Elke partner van de Stad Gent beslist autonoom om al dan niet in deze raamovereenkomst te stappen. Plaats van dienstverlening: voor de Stad Gent, Grondgebied Gent, 9000 Gent. Deze opdracht omvat één perceel. Er wordt van uitgegaan dat het totaalvolume voor de nationale en internationale mobiele spraaktelefoniegesprekken en tekstuele/grafische communicatie (SMS, WAP en MMS) én mobiele datacommunicatie (op basis van de huidige tarieven en het gemiddelde verkeer van het vorige contract) EUR excl. btw per jaar bedraagt enkel voor de Stad Gent en zo n EUR excl. btw per jaar voor het OCMW Gent. Opgelet: het onderhavig bestek voorziet in een verplichte optie (zie blz. 11 Korting personeel). Indien de inschrijver hiervoor geen voorstel zou indienen, zal hij als onregelmatig beschouwd worden en niet in aanmerking komen voor gunning. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

106 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER Stad Gent treedt voor deze opdracht op als een aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 4 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Dit betekent dat de Stad Gent raamovereenkomsten plaatst met betrekking tot diensten die bestemd zijn voor de hierna vermelde overheden: - Stad Gent - Havenbedrijf Gent, - OCMW Gent, - Digipolis Gent, - Autonoom Gemeentelijk Stadsontwikkelingsbedrijf Gent (AGSOB), - Stedelijke vzw s. De inschrijver aan wie onderhavige opdracht zal gegund worden, bevestigt door zijn offerte zijn akkoord om op verzoek van hierboven vermelde andere overheden en organisaties, tegen dezelfde prijzen en voorwaarden als bedongen in het kader van onderhavige gunningsprocedure, een overeenkomst te zullen sluiten met deze andere overheden en organisaties. Toekomstige bestellingen/opdrachten van deze andere overheden en organisaties aan de gekozen inschrijver zullen enkel kunnen geplaatst worden op grond van een in eigen naam en voor eigen rekening van deze andere overheden en organisaties gesloten overeenkomst met de (op basis van onderhavige overheidsopdrachtenprocedure) gekozen inschrijver. Het Stadsbestuur Gent is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de inhoud en afhandeling van de bestellingen van de andere overheden en organisaties. De gunning door de Stad Gent houdt geen enkele verplichting in voor de andere overheden en organisaties om ook effectief een overeenkomst te sluiten met de gekozen inschrijver. De gunning houdt geen enkele aankoopverplichting in voor vermelde andere overheden en organisaties. Het optreden van de Stad Gent als opdrachtencentrale heeft tot gevolg dat, telkens waar in de tekst Stad Gent of aanbestedende overheid staat, inderdaad Stad Gent dient te worden gelezen voor al hetgene de gunning betreft of wat eraan voorafgaat, of hetzij Stad Gent hetzij één van de hogergenoemde overheden en organisaties, voor hetgene de uitvoering aangaat. I.3 WIJZE VAN GUNNEN De opdracht wordt gegund bij wijze van openbare aanbesteding. I.4 KWALITATIEVE SELECTIE Uitsluitingstoestanden: De dienstverlener mag zich niet bevinden in één van de uitsluitingstoestanden van artikel 69, 1 en 2 van het K.B. van 8 januari Door ondertekening van de offerte verklaart de inschrijver 1 zich niet te bevinden in één of meerdere van onderstaande uitsluitingstoestanden: 1 Dit geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen en de bestuurder(s), zaakvoerder(s) of andere personeelsleden met enige vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

107 - veroordeeld zijn door een in kracht van gewijsde gegaan vonnis voor: deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de Wet van 17 februari 2002; witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Wanneer de aanbestedende overheid kennis heeft dat de inschrijver zich in één van bovenstaande gevallen bevindt, sluit zij de inschrijver uit van de toegang tot de gunningsprocedure, in welk stadium van de procedure ook. Indien de aanbestedende overheid twijfels heeft over de persoonlijke situatie van de dienstverlener, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten om de inlichtingen verzoeken die zij nodig acht (artikel 69, 1 van het K.B. van 8 januari 1996). - in staat van faillissement of vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een gelijkaardige toestand verkeren volgens buitenlandse wetgeving; - aangifte hebben gedaan van zijn faillissement of voor de inschrijver is een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig of in een gelijkaardige toestand verkeren volgens buitenlandse wetgeving; - bij een in kracht van gewijsde gegaan vonnis veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; - bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; - niet voldaan hebben aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid; - niet in orde zijn met betaling van de belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of van het land waar de inschrijver gevestigd is; - zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het kader van de kwalitatieve selectie. Wanneer de aanbestedende overheid kennis heeft dat de inschrijver zich in één van bovenstaande gevallen bevindt, kan zij de inschrijver uitsluiten van de toegang tot de gunningsprocedure, in welk stadium van de procedure ook (artikel 69, 2 van het K.B. van 8 januari 1996). Bovendien voegt de inschrijver als bewijs bij zijn offerte: - RSZ-attest: een attest in de zin van artikel 69bis (voor diensten) van het K.B. van 8 januari 1996; - Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de verplichtingen inzake betaling van de btw overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. - Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de verplichtingen inzake betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is (in België betreft dit attest 276C2). De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, indien zij twijfels heeft over de toestand van de inschrijver, na indiening van de offertes bijkomende originele bewijsstukken betreffende bovenvermelde uitsluitingstoestanden op te vragen aan de inschrijver. Om de aanbestedende overheid in staat te stellen de economische en financiële draagkracht te beoordelen, voegt de inschrijver bij zijn offerte: Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

108 - Een passende bankverklaring. Daaronder wordt verstaan een verklaring van de bank over de toestand van de inschrijver ten opzichte van de bijzondere eisen van de opdracht, waarbij de bank verklaart dat de cliënt de financiële capaciteit heeft om dergelijke contracten uit te voeren. Teneinde de technische bekwaamheid van de leverancier na te gaan moeten bij de offerte volgende documenten worden gevoegd: - Een lijst van gelijkaardige opdrachten die de laatste twee jaar (minimale omzet van EUR op jaarbasis) zijn aangevat en nog lopend of uitgevoerd met vermelding van het bedrag, datum en de publiekrechtelijke of privaatrechterlijke instanties waarvoor zij bestemd waren. - Beschrijving van de inschrijver (statuten, vermelding van de bestuurders, rechtspersoonlijkheid). Belangrijk i.v.m. tijdelijke verenigingen en onderaanneming: - Wat de tijdelijke vereniging van inschrijvers betreft, mag geen enkele partner zich in één van de uitsluitingstoestanden in de zin van artikel 69 van het K.B. van 08/01/1996 bevinden. Elke partner van de vereniging dient bijgevolg de vereiste stukken in te dienen. De partners van de tijdelijke vereniging moeten samen aan de vereisten inzake financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid voldoen. - Wat het aspect onderaanneming betreft, kan de inschrijver zich, om aan te tonen dat hij aan bovenvermelde vereisten inzake financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid beantwoordt, ook beroepen op andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten, doordat deze entiteiten tijdens de uitvoering van de opdracht zullen optreden als onderaannemers. In dat geval voegt de inschrijver bij zijn offerte bovendien: een schriftelijke verklaring van deze toekomstige onderaannemers, waarin zij zich ertoe verbinden om de opdrachthouder voor de uitvoering van de opdracht de noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen. Consequenties voor de uitvoering van de opdracht: De aandacht van de kandidaten/inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat het voorstel betreffende de in te zetten personeelsleden en onderaannemers bindend wordt bij de betekening van de goedkeuring van de gunningsbeslissing. De dienstverlener verbindt zich ertoe alle onderdelen van de dienstenopdracht te laten uitvoeren door de in de offerte genoemde personeelsleden en onderaannemers. De dienstverlener kan deze in uitvoering slechts vervangen door derden indien hij aantoont dat deze derden over dezelfde capaciteiten beschikken als de in de offerte voorgestelde personen en onderaannemers en voor zover de aanbestedende overheid schriftelijk en voorafgaandelijk met de vervanging heeft ingestemd. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

109 I.5 GUNNINGSCRITERIA Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 100 Regel van drie: score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs. Voor de berekening van de prijs zal het geraamde volume, zoals aangegeven in het bestek, vermenigvuldigd worden met de referentie eenheidsprijzen en desgevallend de toegestane korting. In het inschrijvingsbiljet staat een overzicht van de verplicht aan te bieden diensten, het geraamde volume, alsook een basis/referentieprijs. De inschrijver zal per onderdeel aangeven hoeveel korting of toeslag hij aanrekent ten opzichte van de door het bestuur opgegeven basisprijs. De totaalprijs van de inschrijver zal berekend worden als volgt: Som van de individuele diensten * nieuwe prijs. De meest voordelige inschrijver zal de opdracht gegund krijgen. I.6 VARIANTEN Varianten zijn alternatieve uitvoeringsmethodes die door de aanbestedende overheid worden opgelegd ( verplichte varianten ) of toegestaan ( facultatieve varianten ). Vrije varianten zijn suggesties vanwege de inschrijver aan de aanbestedende overheid met betrekking tot technische nieuwigheden of verbeteringen, die laatstgenoemde onbekend zijn. Er zijn geen vrije, verplichte of facultatieve varianten toegestaan. I.7 PRIJSOPGAVE De opdracht wordt beschouwd als een: opdracht volgens prijslijst. De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt het bestuur nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De dienstverlener kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden. De inschrijvers moeten voor het gunnen van de opdracht alle inlichtingen verstrekken om de aanbestedende overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

110 I.8 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op de bij het bestek behorende formulieren. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op de voorziene formulieren, moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het conform het bij het bestek behorende model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen en technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde worden ondertekend. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in EURO. De inschrijver is verplicht in zijn offerte de aanslagvoet van de btw te vermelden. Er kan geen voorbehoud worden aanvaard in verband met eventuele wijzigingen van taksen, rechten of omrekeningskoersen van buitenlandse munten. Bij te voegen bescheiden (art. 90, 2) De inschrijver moet bij zijn offerte volgende stukken voegen: - wat de kwalitatieve selectie betreft: RSZ-attest in zin van artikel 69 bis, 1 of 2 van het K.B. van 8 januari 1996; een verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming over de laatste 3 boekjaren. - wat de regelmatigheid betreft: wanneer de offerte door (een) volmachthouder(s) is ondertekend, documenten die het mandaat bewijzen; referentielijst. Verbetering van de hoeveelheden (art. 97, 2) De inschrijver mag de aangeduide hoeveelheden niet wijzigen, ongeacht of het om forfaitaire dan wel vermoedelijke hoeveelheden gaat. In geval van tegenstrijdigheid tussen de verschillende bestanddelen van onderhavig bijzonder bestek, zowel wat de beschrijvende bepalingen als wat de hoeveelheden (forfaitaire of vermoedelijke) betreft, houdt de inschrijver zich aan volgende dalende volgorde van belang: - plannen, - administratieve bepalingen, - technische bepalingen, - inventaris. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. I.9 INDIENEN VAN DE OFFERTE De offerte opgesteld op papier wordt per brief, hetzij bij gewoon of aangetekend schrijven of per bode tegen ontvangstbewijs aan de aanbestedende overheid overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven, met vermelding van de referentie van het bestek (ECO/2012/081 RAAMCONTRACT MOBIELE TELEFONIE EN MOBIELE DATACOMMUNICATIE TEN BEHOEVE VAN DE Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

111 DIVERSE DIENSTEN VAN DE STAD GENT, HET HAVENBEDRIJF GENT, HET OCMW GENT, DIGIPOLIS GENT, HET AGSOB GENT ALSOOK DE STEDELIJKE VZW S). Bij verzending per post, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van het adres dat in het bestek is aangegeven en met de vermelding OFFERTE openbare aanbesteding. Deze tweede omslag moet geadresseerd zijn aan: Stad Gent p.a. Stadhuis OFFERTE openbare aanbesteding Botermarkt Gent De offerte moet het bestuur bereiken ten laatste op donderdag 31 januari 2013 om uur. I.10 OPENING VAN DE OFFERTES De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: Stadhuis, Botermarkt 1 Datum: 31 januari 2013 om uur I.11 GESTANDDOENINGSTERMIJN De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting voor de opening van de offertes. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

112 II. ADMINISTRATIEVE UITVOERINGSBEPALINGEN Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het K.B. van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (AUR) van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit K.B. betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden en latere wijzigingen (AAV). Korting personeel De Stad Gent, als aanbestedende overheid, onderzoekt de mogelijkheid om naar aanleiding van deze opdracht haar personeelsleden en/of partner en/of andere familieleden welke inwonen onder hetzelfde dak, evenals de personeelsleden van de andere entiteiten, ook te laten genieten van de prijzen bedongen in dit contract. De inschrijver is verplicht voor deze optie een voorstel te doen. Het totaal aantal personeelsleden bedraagt ongeveer Momenteel hebben een tal personeelsleden een GSM en/of tablet met al dan niet dataabonnement van de werkgever. De verrekening mag niet gekoppeld worden met deze van de Stad Gent. Deze optie wordt echter niet meegenomen bij de beoordeling van de offertes. De Stad Gent noch zijn partners zijn op geen enkele wijze verplicht deze optie te lichten. De beslissing om deze optie te lichten zal pas genomen worden na de evaluatie van de offertes voor wat de Stad Gent betreft. De andere organisaties zullen dit zelf bepalen in de op te maken overeenkomst met de dienstverlener. II.1 BETALINGSMODALITEITEN (ART. 4 AUR) De betaling van de opdracht gebeurt door middel van betalingen in mindering naargelang de uitvoering van de opdracht vordert, volgens de hiernavolgende modaliteiten: de mobiele telefonie wordt maandelijks gefactureerd. De leverancier is in staat om indien de aanbestedende overheid dit wenst alle of bepaalde facturen elektronisch aan te leveren. De leverancier moet daartoe kunnen voorzien in een elektronische facturatie naar (en gegevensuitwisseling met) de aanbestedende overheid, rechtstreeks of via een gecertificeerde factuurbeheerder. De uitwisseling van de elektronische factuurberichten gebeurt in het bestandsformaat INVOIC.INVOICE02, Idoc of XML en via één van de volgende communicatieprotocols: FTP, HTTP, HTTPS of SOAP. In akkoord tussen de leverancier en de aanbestedende overheid kan beslist worden om naargelang de technologie evolueert andere formaten en standaarden te gaan hanteren. De leverancier stuurt met elk elektronisch factuurbericht ook een factuurbeeld mee in pdf/a-1 formaat, dat een visualisatie van de factuur mogelijk maakt in de lay-out van de papieren factuur. De naamgeving van deze pdf-bestanden bevat een prefix die een afkorting is van de naam van de leverancier, gevolgd door het unieke factuurnummer waarmee het factuurbeeld overeenstemt. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

113 De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de elektronische factuurberichten, alsmede de leesbaarheid ervan, worden overeenkomstig artikel 60, 3 WBTW, gedurende de volledige bewaringstermijn gewaarborgd. De factuurverzender of de gecertificeerde factuurbeheerder verbindt er zich toe om 6-maandelijks een CD-Rom te bezorgen aan de aanbestedende overheid die alle elektronische factuurberichten bevat van de 6 maanden voorafgaand aan de maand waarop de CD-Rom bezorgd wordt. Deze CD- Rom dient elke factuur te bevatten in alle bestandsformaten waarin ze naar de aanbestedende overheid elektronisch werd doorgestuurd. Eén van de bestandsformaten dient van het type pdf/a- 1 te zijn. Beide partijen verbinden zich ertoe de elektronische factuurberichten te archiveren gedurende een periode van minstens 7 (zeven) jaar. Voor de aanlevering van de elektronische facturatie en het ter beschikking stellen van het digitale beeld van de facturen, mag door de leverancier geen enkele kost doorgerekend worden aan de aanbestedende overheid. De implementatiekosten van de leverancier en alle kosten verbonden aan aanlevering van elektronische facturen en ter beschikkingstelling van de digitale versie van de facturen zijn bijgevolg ten laste van de leverancier. De leverancier verbindt zich ertoe reeds van bij de aanvang van het contract het elektronisch aanleveren van de facturen op te starten, indien de aanbestedende overheid dit wenst. De aanbestedende overheid bepaalt zelf of en wanneer de papieren facturen worden afgeschaft. Beide partijen zijn verantwoordelijk voor het naleven van alle wettelijke verplichtingen inzake elektronische facturatie. Voor de overige voorwaarden inzake betaling, zie artikel 15, 1 AAV. II.2 LEIDING VAN EN TOEZICHT OP DE UITVOERING (ARTT. 1 EN 2 AAV) De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: de heer André Neyt Adres: Dienst Bouwprojecten cel Telecom, Sint-Salvatorstraat 16 te 9000 Gent Telefoon: Fax: andre.neyt@gent.be Het mandaat van de leidend ambtenaar dekt enkel de opvolging van de dienstenopdracht tot en met de definitieve oplevering. Daaronder wordt verstaan: - de technische en administratieve opvolging van de opdracht tot en met de (definitieve) oplevering; - het opmaken van de processen-verbaal van vaststelling; - de voorlopige oplevering van de dienstenopdracht; - het toezicht op de uitvoering van de diensten. Onverminderd de bevoegdheid van de gemeenteraad, is en blijft voor het overige het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor de uitvoering van de overheidsopdracht. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

114 II.3 PLANNEN, DOCUMENTEN EN VOORWAARDEN (ARTT. 3 EN 4 AAV) - Draagwijdte (art. 3 AAV) Zie AAV. - Voorwaarden voor gebruik van de plannen, documenten en voorwerpen (art. 4 AAV) Plannen documenten en voorwerpen opgemaakt door de aanbestedende overheid ( 1) Zie AAV. Detail- en werktekeningen opgemaakt door de dienstverlener ( 2) Zie AAV. Merktekens ( 3) Zie AAV. II.4 BORGSTELLING (ARTT. 5-9 AAV) Volgende borgtocht wordt gevraagd: een forfaitaire borgtocht van ,00 EUR. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de voorlopige oplevering (tenzij er redenen zijn om de vrijgave van de borgtocht per gedeelte te regelen). De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 (dertig) kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Ingeval van verzuim van borgstelling kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel van de algemene aannemingsvoorwaarden. De dienstverlener stuurt het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. II.5 ONDERAANNEMERS (ART. 10 AAV) De dienstverlener blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid acht zich door geen enkele contractuele band met die derden verbonden. De dienstverlener verbindt zich ertoe alle onderdelen van de dienstenopdracht te laten uitvoeren door de in de offerte genoemde personeelsleden en onderaannemers. De dienstverlener kan deze in uitvoering slechts vervangen door derden, indien hij aantoont dat deze derden over dezelfde capaciteiten beschikken als de in de offerte voorgestelde personen en onderaannemers en voor zover de aanbestedende overheid schriftelijk en voorafgaandelijk met de vervanging heeft ingestemd. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

115 II.6 KEURINGEN EN KEURINGSMODALITEITEN (ARTT. 12 EN 71 AAV) De keuring bestaat erin na te gaan of de verleende diensten aan de in de opdracht gestelde voorwaarden beantwoorden. De artikelen 12 en 71 worden aangevuld als volgt: - Algemene bepalingen (art. 12) Keuringskosten (art. 12, 4) De keuringskosten zijn ten laste van de dienstverlener. - Bijzondere bepalingen inzake diensten (art.71) De aanbestedende overheid beschikt over een termijn van 30 dagen te rekenen vanaf de ontvangst van het schriftelijke verzoek om oplevering om tot controle over te gaan en haar beslissing mee te delen aan de dienstverlener. II.7 PRIJSHERZIENING (ART. 13 AAV) Indien door een wijziging in het beleid van gewestelijke, federale, Europese of internationale overheid een verlaging van de tarieven wordt opgelegd waardoor de gegunde prijs voor eender welk prijsonderdeel hier boven komt te liggen, dan wordt dit wettelijk prijsvoordeel automatisch toegekend aan de aanbestedende overheid. Een wijzing in het beleid van de vermelde overheden, kan nooit leiden tot een prijsverhoging van eender welk prijsonderdeel. II.8 INTELLECTUELE RECHTEN (ART. 14 AAV) - Aankoopprijs en vergoedingen ( 1) In afwijking van art. 14, 1 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden, kan de aannemer voor de uitvoering van onderhavige aanneming geenszins aanspraak maken op een bijzondere bezoldiging, vergoeding of eender welke schadevergoeding uit hoofde van het gebruik van octrooien, licenties, copyrights, enz. bij de uitvoering van onderhavige aanneming, aangezien hij geacht wordt bij het opmaken van zijn prijsofferte rekening te hebben gehouden met de lasten die uit het gebruik ervan voortvloeien. In het bijzonder wordt de aandacht van de aannemer gevestigd op het feit dat de aanbestedende overheid in geen enkel geval gedwongen kan worden wat dan ook te betalen aan één of andere derde houder (en/of exploitant) van een octrooi, licentie, enz. aangewend voor de uitvoering van onderhavige opdracht van werken. De lasten van de leveringen, werken en uitvoeringsprocédés zijn in alle gevallen en exclusief ten laste van de aannemer, ook al blijkt uit de op deze opdracht toepasselijke voorschriften slechts onrechtstreeks dat er een octrooi, een licentie, enz. vereist is om onderhavige opdracht bestek conform en volgens de regels van goed vakmanschap uit te voeren. Kortom, alle octrooirechten, licentierechten, royalty s, fees, auteursrechten, enz. zijn ten laste van de aannemer die exclusief aansprakelijk is en blijft voor alle eisen die hieromtrent zouden kunnen ontstaan. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

116 - Wederzijdse bijstand en borg ( 6) De dienstverlener die de rechten van een derde niet heeft geëerbiedigd of deze niet aan de aanbestedende overheid kenbaar heeft gemaakt, staat borg voor elk verhaal, zonder beperking van bedrag, dat een derde tegen de aanbestedende overheid zou stellen voor het niet respecteren van de intellectuele rechten van deze derde. II.9 BETALINGEN (ART. 15 AAV) Artikel 15 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden wordt aangevuld als volgt: - De dienstenopdracht wordt uitgevoerd ten laste van de Stad Gent. - De facturen, die gelden als schuldvordering, worden verplicht per post verzonden naar onderstaande adressen: Voor de Stad Gent Voor de facturen op papier: Facility Management Dienst Ondersteuning Factuurregistratie p.a. Stadhuis, Botermarkt Gent Voor het Havenbedrijf Gent Havenbedrijf Gent AGH John Kennedylaan 32 - Haven 3000 A 9042 Gent Voor het OCMW Gent OCMW Gent Onderbergen Gent Voor Digipolis Gent Digipolis Gent Generaal Armstrongweg Antwerpen Voor het AGSOB AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent (AG SOB) (Autonoom Gemeentelijk Stadsontwikkelingsbedrijf Gent) Sint-Jacobsnieuwstraat Gent Voor het muziekcentrum de Bijloke Muziekcentrum de Bijloke Jozef Kluyskensstraat Gent Voor het Stadsmuseum Gent STAM Bijlokesite Godshuizenlaan Gent Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

117 Voor het SMAK S.M.A.K. Citadelpark 9000 Gent Voor het Logo Gezond + vzw Logo Gezond + vzw Baudelokaai Gent - Voor de posten te rechtvaardigen som dienen alle verantwoordingen bij de prestatiestaat te worden gevoegd volgens de bepalingen van onderhavig bestek en de richtlijnen van de leidend ambtenaar. - De posten tegen werkelijke uitgaven worden gerechtvaardigd volgens de voorwaarden van I.7 Prijsopgave van onderhavig bestek. - De betaling van prijsherzieningen in toepassing van artikel 13 AAV van onderhavig bestek gebeurt samen met betalingen van de dienstverleningsprestaties waarop zij betrekking hebben. - De facturatie van de btw gebeurt overeenkomstig de geldende btw-wetgeving. Let wel, voor de werken in onroerende staat die vallen onder toepassing van het K.B. 1 art. 20 van het Besluit van 29 december 1992 wordt de btw voldaan door de medecontractant onder btw-nummer BE De facturen voor de Stad Gent worden elektronisch bezorgd zoals vermeld onder punt II.1 (betalingsmodaliteiten). Indien er uitzonderlijk een factuur op papier zou aangevraagd worden dan dient deze verplicht per post verzonden naar onderstaand adres: Stad Gent Dienst Facility Management afdeling Telecom Factuurregistratie p.a. Stadhuis, Botermarkt Gent - Overeenkomstig artikel 23, 4 van de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten wordt de overdracht of inpandgeving van de schuldvordering op geldige wijze ter kennis gebracht van de aanbestedende overheid door middel van een aangetekend schrijven gericht aan Stad Gent, Departement Financiën, p.a. Stadhuis, Botermarkt 1, 9000 Gent. - De betalingstermijn bedraagt 50 kalenderdagen vanaf de dag dat de aanbestedende overheid de verklaring van schuldvordering (vergezeld van alle andere vereiste stukken) heeft ontvangen van de dienstverlener. - Teneinde de transparantie zo hoog mogelijk te houden, streeft de dienstverlener naar eenvoud van toepassing van tarieven en kortingen. Dit maakt de controle op de toepassing van tarieven en korting ook eenvoudig. II.10 RECHTSVORDERINGEN (ART. 18 AAV) Bij geschillen betreffende de uitvoering van de opdracht zijn de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Gent bevoegd. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

118 II.11 MIDDELEN VAN OPTREDEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID (ARTT. 20 EN 75 AAV) - Vaststelling van in gebreke blijven (art. 20, 2) De dienstverlener dient de bij proces-verbaal vastgestelde tekortkomingen onverwijld en in elk geval binnen de eventueel in het proces-verbaal vermelde termijn te herstellen. De dienstverlener kan bij de ter post aangetekende brief aan de aanbestedende overheid, te verzenden binnen de vijftien kalenderdagen volgend op de postdatum van het toezenden van het proces-verbaal, zijn verweermiddelen doen gelden. Zijn stilzwijgen na die termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten. - Straffen (art. 20, 4) Volgende bijzondere straffen worden voorzien: Elke inbreuk waarvoor geen speciale straf is voorzien en waarvoor geen rechtvaardiging werd aanvaard of binnen de vereiste termijn werd verstrekt, wordt van rechtswege bestraft, hetzij met een enige straf van 270 EUR. hetzij zo de overtreding onmiddellijk behoort te worden hersteld, met een straf van 135 EUR per dag. Deze laatste straf wordt toegepast vanaf de derde dag na de datum van de afgifte van de aangetekende brief waarbij het proces-verbaal aan de dienstverlener werd betekend, tot en met de dag waarop aan de inbreuk door toedoen van de dienstverlener of de aanbestedende overheid zelf, een einde werd gesteld. De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel maal toe te passen als de inbreuk is gepleegd; er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, vermenigvuldigd met het aantal malen dat de inbreuk werd vastgesteld. - Boete wegens laattijdige uitvoering (artt. 20, 5 en 75, 1 ) De boete wegens laattijdige uitvoering wordt als forfaitaire vergoeding wegens vertraging in de uitvoering van de opdracht opgelegd. De boete wordt berekend door toepassing van de formule van art. 75, 1,2 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden. Deze boete is eisbaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn zonder opstelling van een proces-verbaal en wordt van rechtswege toegepast voor het totaal aantal kalenderdagen vertraging. Onverminderd de toepassing van de boeten wegens laattijdige uitvoering, vrijwaart de dienstverlener, in voorkomend geval, de aanbestedende overheid tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht. De boete is eveneens van toepassing op de in dit bestek bepaalde dwingende deeltermijnen. Bij het niet-behalen van de vooropgestelde implementatie termijnen zal een forfaitaire boete toegepast worden van: - 25 EUR per SIM en per dag voor elke dag welke de 35 werkdagen transitietermijn overschrijdt. - 5 EUR per SIM en per uur voor elke overschrijding van niet-activatie SIM-kaart (bij overzetting). - De aandacht van de dienstverlener wordt gevestigd op het feit dat hij zich in geval van een aantoonbare miskenning van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden inzake non-discriminatie Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

119 (zie verderop in dit bestek) blootstelt aan de middelen van optreden van de aanbestedende overheid in toepassing van art. 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden. II.12 VERBREKING (ART. 21 AAV) 4 wordt aangevuld als volgt: De verbrekingsgronden gelden zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen en bestuurders, zaakvoerders of andere personeelsleden met enige vertegenwoordigings-, beslissingsof controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon. II.13 ELEMENTEN DIE IN DE PRIJZEN ZIJN INBEGREPEN (ART. 67 AAV) De dienstverlener wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inzonderheid inbegrepen: - alle prestaties beschreven in dit bestek, de goedgekeurde offerte (en de onderhandelingsresultaten), uit te voeren volgens de regels van de kunst; - de administratie- en secretariaatskosten; - de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten; - de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid worden geëist; - de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten; - de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten; - de kosten voor verpakking; - de keurings- en de opleveringskosten; - de deelname aan vergaderingen; - eventuele copyrights of andere exploitatierechten te vergoeden aan derden; - alle andere kosten nodig om onderhavige opdracht tot een goed einde te brengen. II.14 LOOPTIJD EN LEVERINGSTERMIJN EN UITVOERINGSMODALITEITEN (ART. 69 AAV) Uitvoeringstermijn Termijn in maanden: 60 (zestig). Het huidige contract is voorzien voor een periode van 60 (zestig) maanden. De eerste 24 (vierentwintig) maanden zijn verworven bij de betekening van de opdracht. Het bestuur heeft evenwel de mogelijkheid om na deze periode van 24 (vierentwintig) maanden eenzijdig en zonder enige vorm van schadevergoeding aan de leverancier, de lopende overeenkomst te beëindigen. Dit evenwel per periode van 6 (zes) maanden en met een minimale opzegperiode van 4 (vier) maanden. Het contract kan dus beëindigd worden na 2 jaar, 2 jaar en zes maanden, 3 jaar, 3 jaar en zes maanden, Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

120 Minimale/maximale hoeveelheden Voor deze opdracht zijn geen minimale hoeveelheden voorzien. De aanbestedende overheid verbindt er zich niet toe een minimum aantal deelopdrachten te geven of voor een minimum bedrag diensten af te nemen. Exclusiviteit De dienstverlener beschikt door de gunning van de opdracht niet over een exclusief recht om alle opdrachten zoals deze die het voorwerp uitmaken van onderhavig bestek, uit te voeren. De aanbestedende overheid kan op eender welk moment één of meerdere van deze of gelijkaardige opdrachten toevertrouwen aan een derde. Vertrouwelijkheid De dienstverlener verbindt zich ertoe geen van de gegevens of inlichtingen, waarvan hij kennis zou krijgen door of ter gelegenheid van de uitvoering van deze dienstenopdracht en die door de aanbestedende overheid uitdrukkelijk als vertrouwelijk zijn gekwalificeerd, mee te delen aan een derde partij zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De dienstverlener zal dergelijke vertrouwelijke informatie slechts verspreiden onder de personeelsleden of onderaannemers die rechtstreeks betrokken zijn bij de opdracht en staat er borg voor dat deze personeelsleden of onderaannemers de verplichtingen inzake het confidentiële karakter van de gegevens kennen en dit ook respecteren. Maatregelen bij het einde van de opdracht Vanaf een door het opdrachtgevend bestuur bepaalde datum en ten laatste 3 (drie) maanden voor het einde van de opdracht, zal de dienstverlener starten met het voorbereiden van de exit maatregelen voor een overdracht van de dienstverlening aan de toekomstige dienstverlener, tenzij hij dit zelf zou zijn. De dienstverlener zal het bestuur bijstaan in het kader van de overdracht van de dienstverlening naar een toekomstige dienstverlener en het bestuur alle gegevens ter beschikking te stellen die nodig zijn om een nieuwe aanbesteding te plaatsen en de overdracht vlot te laten verlopen, met inbegrip van alle inventarissen. De dienstverlener zal de toekomstige dienstverlener bijstaan en voldoende informeren betreffende de diensten. De dienstverlener zal minstens vragen beantwoorden en assistentie verlenen, eventuele resterende bestanden, rapporten of documenten overhandigen en de gebruikte settings en configuraties in elektronisch formaat aan het bestuur bezorgen. De concrete taken die de dienstverlener moet vervullen in het kader van de exit (de overdracht van de dienstverlening aan de toekomstige dienstverlener) worden concreet aangegeven in de dienstencatalogus. In overleg met de toekomstige dienstverlener wordt een exit-project doorlopen dat ertoe moet leiden dat de toekomstige dienstverlener vanaf het einde van de opdracht minstens de bestaande dienstverlening kan verzekeren. De hiervoor vereiste kennisoverdracht moet voorzien worden. De dienstverlener zal minstens een gedetailleerd exit-plan opmaken, de migratie operationeel voorbereiden, de overdracht beheren en de operaties overdragen. De exit-kosten zijn in de aanbiedingsprijs inbegrepen. Er zal slechts een einde zijn aan de verplichtingen uit deze overeenkomst op de datum waarop gestopt wordt met de afname van diensten onder dit bestek. De dienstverlener kan een vermindering van het volume, van het verkeer of van het aantal diensten dat, in voorkomend geval, tijdens het overdragen van diensten aan de toekomstige dienstverlener ontstaat, niet inroepen om een verhoging van de aanbiedingsprijs of een verhoogd tarief toe te passen. Het bestuur blijft van de tarieven genieten zoals deze werden toegepast door de dienstverlener voor de exit en dit tot de afname van de laatste dienst op het einde van de exit. Bijstand na beëindiging van de opdracht Met het oog op het waarborgen van de continuïteit van de telecommunicatiedienstverlening ten behoeve van het bestuur, kan het bestuur na beëindiging van de opdracht de dienstverlener vragen bepaalde taken te vervullen, hierna omschreven als "Bijstand na Beëindiging". In ieder geval zal de Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

121 dienstverlener, op verzoek van het bestuur en tijdens een periode van 6 (zes) maanden na beëindiging van de opdracht, het bestuur bijstaan in het kader van de overgang van de dienstverlening naar een toekomstige dienstverlener en zal de dienstverlener de toekomstige dienstverlener bijstaan en voldoende informeren betreffende de diensten. De dienstverlener zal minstens vragen beantwoorden en assistentie verlenen, eventuele resterende bestanden, rapporten of documenten overhandigen en de gebruikte instellingen (settings) en configuraties in elektronisch formaat aan het bestuur en/of de klanten bezorgen. II.15 AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERINGEN (ART. 72 AAV) Aansprakelijkheid De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. In architectuur- en ingenieursopdrachten, draagt de dienstverlener bovendien ten overstaan van de aanbestedende overheid vanaf de voorlopige oplevering van de werken, waarop de studieopdracht slaat, de aansprakelijkheid bedoeld in de artikelen 1792 en 2270 van het Burgerlijk Wetboek (tienjarige aansprakelijkheid). De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging of in gebreke blijven, met in begrip van vorderingen ingesteld op basis van artikel 544 van het Burgerlijk Wetboek (burenhinder). Verzekeringen De dienstverlener sluit op eigen kosten en vóór aanvang de opdracht volgende polissen af: (1) VERZEKERING VOOR ARBEIDSONGEVALLEN De dienstverlener laat zijn werklieden en andere personeelsleden verzekeren tegen arbeidsongevallen. (2) VERZEKERING VOOR BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID De verzekering dient aan volgende voorwaarden te beantwoorden: Verzekerden: - de onderneming, de bedrijfsleider, de vennoten, de personeelsleden, alle medewerkers die deel uitmaken van de onderneming, ook alle aangestelden en onbezoldigden; - de onderaannemers en alle medewerkers die deel uitmaken van die onderaannemers. De aanbestedende overheid en haar afgevaardigden worden in elk geval als derden aanschouwd. Gewaarborgde risico s: 1. de burgerlijke aansprakelijkheid op grond van art van het Burgerlijk Wetboek voor lichamelijke en stoffelijke schade en onstoffelijke gevolgschade en voor de zuiver onstoffelijke schade (indien ze het gevolg is van een ongeval) aan derden; 2. de aansprakelijkheid op grond van art. 544 van het Burgerlijk Wetboek voor lichamelijke en stoffelijke schade en onstoffelijke gevolgschade en zuiver onstoffelijke schade (indien ze het gevolg is van een ongeval) aan derden (hinder uit nabuurschap); 3. de contractuele aansprakelijkheid in geval van samenloop ervan met voormelde extracontractuele of foutloze aansprakelijkheid. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

122 Verzekerd kapitaal en vrijstelling: De polis moet een voldoende dekking voorzien voor lichamelijke en stoffelijke schade in functie van de risico s verbonden aan onderhavige dienstenopdracht. Behoudens omstandigheden vreemd aan de uitvoering van de opdracht, zijn de bedragen die overeenstemmen met de vrijstelling ten laste van de dienstverlener. Uitgesloten en/of niet verzekerde risico s: Behoudens omstandigheden vreemd aan de uitvoering van de opdracht, zijn de uitgesloten en/of niet verzekerde risico s ten laste van de dienstverlener. GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN VOOR ALLE VERZEKERINGEN: - De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om vóór aanvang van de opdracht een kopie van de polis burgerlijke aansprakelijkheid op te vragen. - Op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid levert de dienstverlener ook het bewijs van premiebetaling. - De polissen dienen een clausule te bevatten, die bepaalt dat elke schorsing, verbreking, opzegging of vervallenverklaring van het verzekeringscontract door de verzekeraar onmiddellijk per aangetekend schrijven ter kennis wordt gebracht van de aanbestedende overheid. - De dienstverlener verbindt er zich toe op zijn kosten alle nodige maatregelen te nemen om de door de hierboven vermelde polissen gedekte risico s zo veel mogelijk te beperken. II.16 EINDE VAN DE OPDRACHT EN OPLEVERING (ART. 74 AAV) Stilzwijgende oplevering: de volledige opdracht wordt geacht te zijn opgeleverd na betaling van de laatste factuur. II.17 BIJZONDERE UITVOERINGSVOORWAARDEN INZAKE NON- DISCRIMINATIE De dienstverlener: - duldt geen enkele vorm van discriminatie op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst. - verbindt er zich toe toegankelijk te zijn voor iedereen. - verbindt zich ertoe elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen. - leeft de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na. - verbindt er zich toe onderhavige code eveneens ter kennis te brengen aan zijn onderaannemers en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in de uitvoering van deze opdracht van diensten. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

123 Bovenstaande clausule geldt zowel voor de dienstverlener natuurlijke persoon als voor de dienstverlener rechtspersoon en hun zaakvoerder(s), bestuurder(s) en andere personeelsleden met enige vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon. Indien de aanbestedende overheid kan aantonen dat de dienstverlener voormelde bepalingen niet naleeft bij de uitvoering van onderhavige overheidsopdracht, kan zij ten aanzien van de dienstverlener toepassing maken van artikel 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (middelen van optreden van de aanbestedende overheid). Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

124 III. TECHNISCHE UITVOERINGSBEPALINGEN III.1 ALGEMENE BEPALINGEN MOBIELE TELEFONIE EN MOBIELE DATACOMMUNICATIE De inschrijver moet een duidelijk overzicht geven van de huidige toestand van de uitbouw van zijn netwerk en de dekking die geleverd wordt. De inschrijver dient op een duidelijke wijze de verschillende mogelijkheden te beschrijven voor het aansluiten van nieuwe mobilofoongebruikers op het netwerk. De inschrijver dient te vermelden welke mogelijkheden worden geboden om SIMkaarten (voor GSM en/of GPRS/EDGE/UMTS/HSPDA/ ) zelf te beheren, te configureren en eventueel uit te geven of te activeren. Een gratis SIM-kaartlezer/-schrijver wordt voorzien per dossierbeheerder. Indien voor het bestuur alternatieven beschikbaar zijn om telefoonoproepen naar of van het mobilofoonnet op een efficiëntere, hetzij goedkopere wijze te laten verlopen, dienen deze duidelijk beschreven te worden. De inschrijver geeft in de dienstencataloog een gedetailleerde beschrijving van deze diensten die op het ogenblik van de inschrijving beschikbaar zijn. Eveneens dient de inschrijver een beschrijving te geven van de dienst(en) die op het ogenblik van de inschrijving nog niet beschikbaar is (zijn), maar die op korte of middellange termijn (maximaal 2 jaar) voor zijn gebruikers beschikbaar zal (zullen) zijn en in de planning staat (staan) ingeschreven. De inschrijver dient een gedetailleerde beschrijving te geven van de organisatie van zijn helpdesk. De beschrijving dient minimaal de beschikbaarheid, de gebruikte procedures voor het oplossen van problemen en de rapportering aan de klant te bevatten, met inbegrip van de standaardinterventieen -oplossingstijden. Een duidelijke beschrijving van de wijze waarop de gebruiker de helpdesk moet contacteren, dient eveneens gegeven te worden. In geval van langdurige problemen met de verbinding(en) dient er een duidelijke escalatieprocedure beschikbaar te zijn waarbij aan de klant bijkomende informatie en assistentie verstrekt wordt. De inschrijver dient duidelijk te vermelden welke escalatieprocedure beschikbaar is in zijn organisatie en op welke wijze deze door de klant gestart, gebruikt of gevolgd kan worden. III.2 MINIMAAL AAN TE BIEDEN DIENSTVERLENING a. Mobiele basisdienstverlening - Overname van de GSM-vloot van de actuele klanten voor zover zij opnieuw beslissen af te nemen. Dit impliceert volgende parallelle transitieprocessen: omruilen van SIM-kaart (wisselen van SIM-kaart van donoroperator door minimaal 128K SIM-kaart ontvangende mobiele operator); geheugen van de SIM-kaart wordt bepaald in functie van de toepassing; - Kopiëren van het adresboek (telefoonnummers op SIM-kaart) van oude naar de nieuwe SIMkaart van alle gebruikers die via MNP migreren; - Nummerbehoud (MNP) en dus nummeroverdracht (MS-ISDN) van donoroperator naar ontvangende operator; - Activeren van SIM-kaart en bijhorende diensten; - Activeren van bel-/gebruikersprofielen (belrestricties) en facturatiemogelijkheden d.i. de ingebruikneming van GSM-VPN ontvangende operator en geleidelijke desactivatie/gefaseerd uit Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

125 gebruik nemen van de GSM-VPN van de donoroperator (op basis van IN-platform of definitie van diensten); - Commerciële dienstverlening (helpdesk/storingslichting; activatie / desactivatie; facturatie/facturatierapportering; interventie bij calamiteiten, rapporteringen, ); - Technische dienstverlening (beschikbaarheid GSM-netwerk, beschikbaarheid specifieke mobiele dienst (spraak, SMS, voice mail, WAP, GSM-VPN, GPRS/EDGE, ), call setup failure, call completion (dropped calls), redundantie, throughputsnelheid, round trip delay, packet drop, jitter, ), speech encoding en quality, service encoding (gesupporteerde formaten) en quality. De GSM-basisdiensten moeten omvatten: 1. Spraaktelefonie via cellulair 2G/3G/4G/ netwerk op basis van GSM-standaard (GSM 900/GSM/DCS 1800/2100); 2. Professionele voic (digitaal antwoordapparaat); 3. SMS (short message service): korte tekstberichten (naar gsm-nummers van alle Belgische & buitenlandse operatoren); 4. MMS (multimedia messaging service): korte multimediaberichten (naar gsm-nummers van alle Belgische & buitenlandse operatoren); 5. Gesprekken voeren/berichten versturen vanuit het buitenland (uitgaande roaming); 6. Bereikbaar zijn in het buitenland (gesprekken ontvangen en berichten ontvangen) (inkomende roaming); 7. Bellen vanuit België naar het buitenland (zgn. internationale oproepen); 8. Permanente en tijdelijke CLIR (geen identificatie van de oproeper); 9. Levering en activatie van een nieuwe SIM-kaart en implementatie van een belprofiel (gebruikersprofiel telefonie/datacomgebruikersprofiel) (+ spoed procedure); 10. Wijziging van het belprofiel (gebruikersprofiel telefonie/datacomgebruikersprofiel) van bestaande SIM-kaart; 11. Opzegging van een aansluiting/desactivatie van SIM-kaart en GSM-abonnement (+ spoed procedure voor activatie); 12. Blokkering van gestolen toestel op basis van serienummer (IMEI) van GSM-toestel (CEIR); 13. Blokkering van gestolen toestel op basis van SIM-kaart-nummer/GSM-nummer (MS-ISDN) (IMSI). 14. SMS-dienst op website van mobiele operator of onderaannemer waarvan SMS-berichten binnen het gegarandeerde tijdsinterval worden afgeleverd aan GSM-abonnees van de mobiele operator en GSM-abonnees van andere mobiele operatoren in België; 15. Dubbele facturatie (privé/professioneel) volgens verschillende modaliteiten: - volgens vast limietbedrag, - volgens percentage, - volgens type gesprek/type dienst, Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

126 - d.m.v. het gebruik van privé-gebruikcode, volgens gebruikersprofiel: alle diensten die niet toegelaten zijn volgens het belprofiel worden aangerekend op privé-factuur of omgekeerd (split billing/dual invoice), - of enige andere modaliteit. b. Mobiele nummerportabiliteit (MNP) Het bestuur wenst alle GSM-nummers (onafhankelijk van het gebruik) van de GSM-vloot van het bestuur te behouden en dus alle GSM-nummers over te dragen van de mobiele donoroperator naar de ontvangende mobiele operator. c. Routering van vast telefoongesprek afkomstig van een site van een klant naar de switch van de mobiele operator Het bestuur/de klant wenst een rechtstreekse routering van de telefooncentrales (PBXen) van het bestuur/de Klant via een (of meerdere) zgn. Fixed-to-Mobile switch verbindingen (via circuitgeschakelde TDM ISDN-30-lijn(en) of SIP-trunk(s) over een pakketgeschakelde datalijn(en)) van de mobiele operator of ingehuurd door de mobiele operator naar de dichtstbijzijnde switch van de mobiele operator (en eventueel verschillende publieke centrales van de mobiele operator). Het bestuur wenst zelf - in functie van de tarifering - te kunnen beslissen of gesprekken naar geporteerde nummers al dan niet via deze mobiele operator worden afgewikkeld of via een alternatief pad worden gerouteerd (via het netwerk van de vaste operator). De dienstverlener dient aan te geven welke routering van een F2M gesprek hij voorziet indien het opgeroepen nummer wegens MNP niet behoort tot de dienstverlener. d. Gebruikersprofielen Het bestuur maakt gebruik van belprofielen (GSM-belrestricties), met inbegrip van verkorte nummering met variabel tarificatieprofiel gecombineerd met dubbele factuur (privé/professioneel) d.m.v. programmatie op het IN-platform van de mobiele operator (call barring & filtering). De filtering en blokkering moet mogelijk zijn voor alle soorten dienstverlening (bv. beperkt tot spraak, SMS, SMS van derde partijen of een selectie hiervan, WAP, mobiele datacom of bepaalde APN, ) en er dient een oplossing te worden geboden voor de filtering en blokkering en gesplitste facturatie in het geval van roaming (d.m.v. CAMEL (ETSI TS )). De inschrijver zal minimaal 20 (twintig) en maximaal 30 (dertig) gebruiksprofielen dienen te kunnen aanbieden aan het opdrachtgevend bestuur en/of entiteit en dit zonder enige prijsimplicatie. e. Moduleerbaar dienstenaanbod Het bestuur wenst een volledig moduleerbaar dienstenaanbod en wenst dat voor alle geleverde diensten (spraak, SMS, specifieke soorten SMS-nummers, WAP, ) restricties (call barring, call filtering, ) kunnen worden ingebouwd om niet-professioneel gebruik te voorkomen. f. Mobiele datacommunicatiediensten: Mobiele toegang via GPRS/EDGE/UMTS/ tot internet, intranet en eigen toepassingen van het bestuur. g. Helpdesk voor dossierbeheerders van het bestuur Specifieke account administrator aanspreekpunt voor het bestuur; specifiek adres voor dossierbeheerders van het bestuur (contactpersonen bij de logistieke of ICT-teams van de klanten). Eerste aanspreekpunt voor: - Storingslichting, - melding van verlies of diefstal en blokkering van SIM-kaart, - administratief en operationeel beheer (facturatie, bestellingen, activatie/desactivatie, wijziging van belprofielen), - wijzigingsbeheer (uitvoering bestellingen/opdrachten): verplaatsen, toevoegen/uitbreiden of wijzigen of beëindigen van diensten (MACC) en het geven van product- en diensteninformatie. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

127 Het bestuur verwacht tijdig geïnformeerd te worden bij een geplande onderbreking of vaststelling van een storing (omwille van PLM). Bovendien wil het bestuur 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 toegang hebben tot een helpdesk. De helpdesk dient te beschikken over geactualiseerde schema's, info en SLA's tegenover het bestuur. In ernstige gevallen, te bepalen door het bestuur, moet de dienstverlener binnen de 2 uur het probleem aanpakken en binnen de 4 uur het probleem oplossen. De technische ploegen moeten continue (desnoods na de normale werkuren en tijdens het weekend) aan het probleem werken tot een oplossing is gevonden. Het bestuur zal regelmatig op de hoogte gebracht worden van de evolutie van de herstellingen e.a. De escalatieprocedure van de dienstverlener moet duidelijk omschreven zijn en regelmatig bijgestuurd worden. Het derde niveau van escalatie moet toelaten de hogere hiërarchie van de dienstverlener rechtstreeks te informeren en dringende beslissingen af te dwingen. De dienstverlener zal alle Prioriteit-1 incidenten real time notificeren aan de cel Telecom van het departement Facility Management (via en SMS) bij de start van het P1-alarm, de updates/gewijzigde statussen van het P1-incident, van het einde van het P1-incident voor alle diensten netwerkonderbrekingen in Oost-Vlaanderen. De cel Telecom van het departement Facility Management treedt op als SPOC (Single Point Of Contact) en zal dus het enige aanspreekpunt zijn tussen de Stad Gent en de provider. h. Helpdesk voor mobiele datacommunicatie Er dient een specifieke mobiele datacommunicatie helpdeskdienst te worden aangeboden. De inschrijver zal opgeven hoe hij de samenwerking (taakverdeling) ziet met een of meerdere (eventuele) ICT-integratoren of beheerders van PBX- of ICT-infrastructuur, die in de plaats van de klanten de integratie op applicatieniveau, op netwerkniveau (WAN's & LAN's) en op het niveau van de terminal (bv. GPRS/EDGE enabled GSM, PC of PDA met mobiele datacommunicatiekaart of - insteekmodule) zal verzekeren. Er is een apart 0800-nummer voor Stad Gent-klanten en een apart 0800-nummer voor andere Entiteiten-klanten. i. Facturatie (op papier) & factuurrapportering (elektronisch) De dienstverlener bezorgt het bestuur facturatiegegevens (facturen) normaliter elektronisch en op papier (uitzonderlijk en op expliciete vraag) en factuurdetailrapporten in elektronisch formaat. Elk entiteit ontvangt een aparte factuur(en) en factuurdetailrapporten tot op het laagst afgesproken organisatorisch niveau. Het opdrachtgevend bestuur wenst een gesplitste facturatie (zakelijk en privé). j. Gewenste proactiviteit 1. Mogelijkheden van preventieve instrumenten ter controle van de gefactureerde bedragen; 2. Proactief melden van anomalieën ; 3. Optimalisering op vraag van de ingekochte capaciteit. k. Beveiliging Business Continuity Duurzaamheid 1. Beveiliging van het netwerk en de netwerkdiensten (per technologie). De dienstverlener geeft aan welke maatregelen en hoe zijn netwerk is beveiligd tegen ongeoorloofd gebruik door derden en dit per technologie (circuit switched resp. packet switched). 2. Redundantie in de infrastructuur van de dienstverlener en in koppeling met derden. Teneinde de klant geen nadeel ondervindt van een fout of storing binnen de infrastructuur van de dienstverlener, geeft de dienstverlener de redundantie binnen zijn eigen infrastructuur aan alsook in zijn koppelingen met derde operatoren. 3. Business Continuity maatregelen voor het bestuur. Business Continuity dient hier gezien te worden vanuit het bestuur: welke maatregelen biedt de dienstverlener wanneer een fout of storing op de infrastructuur van de dienstverlener een impact heeft op de dienstverlening naar het bestuur. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

128 4. Disaster Recovery in de infrastructuur van de dienstverlener. 5. Beveiliging van de gegevens van het bestuur tegen schending van de confidentialiteit. III.3 RAPPORTERING Het bestuur wenst ook geconsolideerde overzichtsfactuurrapporten in functie van marktvergelijking (prijsvergelijking volgens verbruiksprofiel) en toepassing van het principe van marktconformiteit. Elke klant kiest binnen de verplichte facturatiewijzen en factuurrapporteringswijzen welke combinatie zij wensen. De data retention periode voor facturatiegegevens bedraagt minimaal twee jaar. Service Levels gedefinieerd voor serviceniveaus (parameters) van geleverde spraaktelefoniediensten, mobiele hardware & mobiele datacommunicatiediensten De inschrijver dient over een web-applicatie te beschikken welke het opdrachtgevend bestuur moet in staat stellen minimaal volgende gegevens te genereren/rapporteren: 1. Een module administratieve gegevens - Gebruikersbeheer waar door de beheerder toegang kan worden verleend voor bepaalde gebruikersgroepen; - Waar gebruikers kunnen worden benoemd en kunnen worden gegroepeerd; - Waar klantenrekeningen kunnen worden gegroepeerd benoemd; - Waar importeren en exporteren van gegevens mogelijk. 1.1 Module WIE - Gsm- nummers, - alle gesprekken, - alle klantenrekeningen, - groepen klantenrekeningen. 1.2 Module WAT - Gesprekken, - SMS, - abonnementen, - activatie, - OCC, - commerciële kredieten, - datavolume, - datatime, - multimedia. 1.3 Module ad hoc rapporten - Verbruik data gebruikers, - verbruik gesprekken, - bestemmingen, - profielen (limieten), - werkuren, - gepersonaliseerde rapporten, - offline rapporten, - rough data. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

129 2. Een module technische gegevens (handsets) 2.1 Wie - Handsets van alle gebruikers, - handsets van groepen gebruikers, - handsets van alle klantenrekeningen, - handsets van groepen klantenrekeningen. 2.2 Wat - Vervangingsdienst, - handsets. 2.3 Ad hoc Rapporten - Topmodellen, - nieuwste handsets, - oudste handsets, - historiek IME. Opgelet: Op uitdrukkelijke vraag van de heer stadssecretaris zal de provider een gedetailleerde analyse dienen aan te leveren van de mobiele verbruiksgegevens van het personeel van de Stad Gent of andere partners. De aanlevering van deze gegevens zal, volgens de keuze die de stadssecretaris maakt, zowel op papier als digitaal dienen te kunnen gebeuren. De provider zal in de implementatiefase en bij alle latere wijzigingsaanvragen op vraag van, en enkel aan de dienst Aankoopbeheer, de niet vertrouwelijke gegevens dienen te kunnen overmaken in een vooraf gedefinieerd formaat: voorkeur gaat hierbij naar xml met xsd schema, maar afzonderlijke csv files met header kunnen ook wanneer ze zonder manueel ingrijpen kunnen opgeladen worden, respectievelijk op te laden via een webservice of FTP client. Er zal er strikt over gewaakt worden dat de aangeleverde informatie niet indruist tegen de wet op de privacy en de vertrouwelijkheid (zoals hierboven beschreven) welke enkel de bevoegdheid zijn van de heer stadssecretaris. In de uitvoeringsfase zullen enkel deze gevalideerde gegevens rechtstreeks aan de dienst FM-Ondersteuning en facturatie overgemaakt worden zonder tussenkomst nog van de dienst Aankoopbeheer. III.4 TRANSITIE BESTAAND PARK Er zal uiterlijk binnen de 5 werkdagen na betekening van de opdracht een opstartvergadering gehouden worden samen met de leverancier. Deze opstartvergadering zal doorgaan bij het departement Facility Management, Sint-Salvatorstraat 16 te 9000 Gent. De inschrijver zal er voor instaan dat binnen een periode van maximaal 35 werkdagen de transitie van de huidige kaarten van de bestaande operator, conform de hoger vermelde technische vereisten (zie III 1.1.2), zullen overgezet en operationeel gemaakt worden. Bij overzetting zal voor elke SIMkaart maximaal binnen de 2 uur het nummer actief gemaakt worden. De aanvangsdatum van transitieperiode start op de 5 de werkdag volgend op de opstartvergadering. Bij het niet-behalen van de vooropgestelde termijnen zal een forfaitaire boete toegepast worden van: - 25 EUR per SIM en per dag voor elke dag welke de 35 werkdagen transitietermijn overschrijdt. - 5 EUR per SIM en per uur voor elke overschrijding van niet-activatie SIM-kaart (bij overzetting). Het opdrachtgevend bestuur zal minimaal 5 en maximaal 10 locaties aanduiden waar de leverancier Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

130 tijdens de werkuren (09u00 11u30 en 14u00 16u00) personeel en de nodige technische infrastructuur zal ter beschikking stellen om de transitie van het bestaande park te realiseren. Hierbij zal het opdrachtgevend bestuur een ruimte ter beschikking stellen van de leverancier zodat deze op een normale wijze kan werken. III.5 OPLEIDINGEN De inschrijver zal voor elke dossierbeheerder (en dit voor elke entiteit welke afneemt op dit contract) een opleiding voorzien van minimaal 8 werkuren om de volledige werking van de WEB-applicatie aan te leren alsook alle procedures zoals hierboven beschreven (werking helpdesk, ) te verduidelijken. Het is, mits onderling akkoord van de diverse entiteiten, aan de leverancier toegestaan om deze opleidingen gezamenlijk voor een gedeelte of alle dossierbeheerders samen te geven. Er zal echter met groepen van ongeveer 10 dossierbeheerders per lesgever gewerkt mogen worden. Er zal tijdens de 2 eerste jaren van het contract 5 werkdagen voorzien worden voor deze opleidingen (uit te voeren in lokalen ter beschikking gesteld door het opdrachtgevend bestuur). Tijdens de eventuele volgende perioden van 6 maand zal telkens 1 werkdag voorzien worden aan opleidingen (eveneens uit te voeren zoals hierboven beschreven te Gent). Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

131 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP RAAMCONTRACT MOBIELE TELEFONIE EN MOBIELE DATACOMMUNICATIE TEN BEHOEVE VAN DE DIVERSE DIENSTEN VAN DE STAD GENT, HET HAVENBEDRIJF GENT, HET OCMW GENT, DIGIPOLIS GENT, HET AGSOB GENT ALSOOK DE STEDELIJKE VZW S ECO/2012/081 Openbare aanbesteding Belangrijk: dit offerteformulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: ofwel 2 Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) ofwel 2 Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): 2 Doorhalen wat niet van toepassing is Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

132 VERBINDT OF VERBINDEN ZICH HOOFDELIJK OP ZIJN OF OP HUN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: berekend op grond van de hoeveelheden van de bij dit offerteformulier gevoegde inventaris, die werd onderzocht en aangevuld met de eenheidsprijzen, globale prijzen, gedeeltelijke sommen en btw, ter verantwoording van het bedrag van mijn offerte. A. ALGEMENE INLICHTINGEN - Inschrijving bij de RSZ: nr(s) - Btw (alleen in België): nr(s) B. ONDERAANNEMERS Er zal geen beroep gedaan worden op onderaannemers; alle prestaties zullen worden uitgevoerd in eigen beheer. ofwel 4 Mijn onderaannemers hebben de volgende identiteit en nationaliteit/woonplaats: C. PERSONEEL Mijn personeel heeft de volgende nationaliteit: D. BETALINGEN De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgend bankrekeningnummer: IBAN: BIC nummer (indien IBAN nummer niet begint met BE): ten name van: E. SOCIALE ZEKERHEID (Voor de Belgische dienstverleners). Bij deze offerte voeg ik of voegen wij een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waarin de stand van mijn of onze rekening bij deze instelling wordt opgegeven, overeenkomstig artikel 69 bis, 1 van het K.B. van 8 januari ofwel 4 (Voor de buitenlandse dienstverleners). Bij deze offerte voeg ik of voegen wij de in artikel 69 bis, 2 van het K.B. van 8 januari 1996 bedoelde attesten voor buitenlandse inschrijvers. Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard omtrent de ondergetekende(n) (of omtrent de hier inschrijvende vennootschap) inwinnen bij andere instellingen. 3 4 Bedraagt de schuld aan bijdrage meer dan euro dan wordt de inschrijver verzocht bij zijn offerte alle inlichtingen te voegen betreffende de eventuele schuldvorderingen, zoals bedoeld in artikel 17 bis, 1 van het K.B. van 8 januari Doorhalen wat niet van toepassing is. Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

133 F. SLUITINGSPERIODES De sluitingsperiode(s) van mijn onderneming: G. DOCUMENTEN, MODELLEN EN MONSTERS Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: - de bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van onderhavige aanneming moeten worden voorgelegd; - de door het bestek vereiste modellen en monsters. Gedaan te: De (datum): De inschrijver(s), Handtekening: Naam en Voornaam: Functie: Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

134 BIJLAGE B : INVENTARIS RAAMCONTRACT MOBIELE TELEFONIE EN MOBIELE DATACOMMUNICATIE TEN BEHOEVE VAN DE DIVERSE DIENSTEN VAN DE STAD GENT, HET HAVENBEDRIJF GENT, HET OCMW GENT, DIGIPOLIS GENT, HET AGSOB GENT ALSOOK DE STEDELIJKE VZW S Voorzien verbruik op basis van huidige cijfers en invoering nieuwe policy Nieuwe eenheidsprijs (excl. btw) voluit geschreven Nieuwe eenheidsprijs (excl. btw) Cijferschrift Nieuwe totaalprijs (excl. btw) Cijferschrift Abonnementen TOTAAL aantal/jaar Eenheidsprijs per maand Eenheidsprijs x aantal x 12 maanden Voice abonnement Blackberry abonnement 394 Nationale data bundles (50 MB) 100 Nationale data bundles (250MB) 333 Nationale data bundles (500MB) 10 Nationale data bundles (1 GB) 40 Nationale data bundles (2GB) 25 Nationale data bundles (5GB) 10 Roaming data bundles TOTAAL TRAFFIEK minuten/jaar Eenheidsprijs per minuut Eenheidsprijs x aantal minuten per jaar Intra-company Mobiel naar vast Mobiel naar mobiel Vast (binnen netwerk stad)naar mobiel (VPN) Ander nationaal traffiek Mobiel naar vast in België Mobiel naar Proximus Mobiel naar Mobistar Mobiel naar Base Vast naar Mobistar/Base (VPN) Internationaal traffiek Internationaal EU (gemiddelde van de vaste & mobiel prijs) Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

135 Roaming traffiek Roaming out Roaming in TOTAAL SMS Eenheidsprijs per sms Eenheidsprijs x aantal sms per jaar Fleet SMSen Nationale SMSen SMS international Roaming SMS TOTAAL Data overflow Eenheidsprijs x aantal Eenheidsprijs per MB MB per jaar National data - over de bundles Roaming data - over de bundles Totaalprijs exclusief btw Btw 21% Totaalprijs offerte De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 4 cijfers na de komma. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te... de... Functie:... Naam en voornaam:... Handtekening: Bijzonder bestek diensten ECO/2012/081 Blz /264 RMW - 9 april 2013

136 Notulen open zitting Bijlage: Besluit college 22 november 2012.pdf 136/264 RMW - 9 april 2013

137 Besluit college 22 november 2012.pdf COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN - BESLUIT OPSCHRIFT Vergadering van 22 november 2012 bestemd voor de gemeenteraad Besluit nummer: 2012_CBS_15148 Onderwerp: Overheidsopdracht van diensten voor het raamcontract voor mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw's - Bestek - Vaststelling Beknopte samenvatting: Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het bestek vast te stellen voor de overheidsopdracht van diensten voor mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw's met als procedure de openbare aanbesteding en een totale raming van ,85 EUR ,15 EUR (21%) = ,00 EUR. Bevoegd: Christophe Peeters Bestemd voor: Commissie haven, innovatie, economische aangelegenheden, middenstand, werk, financien en facility management HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN AANHEF De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 43, 3, 5. De beslissing wordt genomen op grond van: De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Bijgevoegde bijlage(n): Financiële bijlage (informatief) Bestek Goedgekeurd handboek mobiele telefonie (informatief) Goedgekeurd besluit 15 nov Gebruiken van mobiele telefoons (informatief) 137/264 RMW - 9 april 2013 p 1 van 3

138 MOTIVERING Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: Het oorspronkelijk bijzonder bestek 09050/01/00/00 voor het leveren van mobiele telefoniediensten aan de Stad Gent en het OCMW Gent neemt een einde in Een eerste verlenging van deze overeenkomst werd goedgekeurd door de gemeenteraad in juni 2012 en loopt tot en met 28 februari Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: Teneinde de continuïteit van dienstverlening op mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie te verzekeren dient een nieuwe overeenkomst opgemaakt te worden. Hiertoe werd het bestek ECO/2012/081 raamcontract voor mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw's opgemaakt. Procedure: openbare aanbesteding. Wijze van prijsbepaling: volgens prijslijst. Uitvoeringstermijn: maximaal 5 jaar waarvan de eerste 2 jaar vast en daarna 6-maandelijks opzegbaar. Gunningscriteria: prijs: 100 punten. Het bestek voorziet dat de verschillende entiteiten autonoom beslissen of ze al dan niet instappen in het nieuwe contract. Het bestek voorziet tevens in een verplicht in te dienen optie, namelijk de inschrijver moet een voorstel doen: De Stad Gent, als aanbestedende overheid, onderzoekt de mogelijkheid om naar aanleiding van deze opdracht haar personeelsleden en/of partner en/of andere familieleden welke inwonen onder hetzelfde dak, evenals de personeelsleden van de andere entiteiten, ook te laten genieten van de prijzen bedongen in dit contract. De verrekening mag niet gekoppeld worden met deze van de Stad Gent. Deze optie wordt niet meegenomen bij de beoordeling van de offertes. De Stad Gent noch zijn partners zijn op geen enkele wijze verplicht deze optie te lichten. De beslissing om deze optie te lichten zal pas genomen worden na de evaluatie van de offertes voor wat de Stad Gent betreft. De andere organisaties zullen dit zelf bepalen in de op te maken overeenkomst met de dienstverlener. Daar het lopende contract een einde neemt op 28 februari 2013 enerzijds en dat er een mogelijkse transitieperiode nodig kan zijn bij eventuele wijziging van provider anderzijds, is het wenselijk om zo spoedig mogelijk over te gaan tot publicatie van de opdracht. Indien zou gewacht worden tot na de goedkeuring van het bestek door de gemeenteraad, zou de doorlooptijd van dit dossier ongeveer 4 weken extra in beslag nemen. Vandaar de vraag om de opdracht te mogen publiceren onmiddellijk na goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen. Legt aan de gemeenteraad voor ter beslissing: VOORSTEL 138/264 RMW - 9 april 2013 p 2 van 3

139 Artikel 1: Stelt vast het bij dit besluit gevoegde bestek nr. ECO/2012/081 raamcontract voor mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw's. Procedure: openbare aabesteding. Wijze van prijsbepaling: volgens prijslijst. Uitvoeringstermijn: maximaal 5 jaar waarvan de eerste 2 jaar vast en daarna 6-maandelijks opzegbaar. Gunningscriteria: prijs: 100 punten. Beslist het volgende: BESLISSING Artikel 2: Stemt toe de aanbestedingsprocedure onmiddellijk op te starten evenwel met opening van de offertes na vaststelling van het bestek door de gemeenteraad. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Facility Management Aankoopbeheer Visum van de financieel beheerder: Het visum is niet van toepassing Financiële verbintenis zal pas bij latere besluitvorming ontstaan Financiële informatie: Voorgestelde uitgaven: De volgende budgetten zijn nodig en beschikbaar: ARTIKEL KP/PSP NUMMER KP/PSP NAAM BUDGET MJP MJP MJP MJP MJP JAAR 2013 JAAR 2014 JAAR 2015 JAAR 2016 JAAR 2017 JAAR / , , , , , ,00 Verwachte ontvangsten: Niet van toepassing. Aangenomen door het college van burgemeester en schepenen in vergadering van 22 november /264 RMW - 9 april 2013 p 3 van 3

140 Notulen open zitting Bijlage: 1153_2013_02_01_Stad Gent - Verslag van nazicht_jur.docx 140/264 RMW - 9 april 2013

141 1153_2013_02_01_Stad Gent - Verslag van nazicht_jur.docx 1 Dienst Aankoopbeheer Opdracht van diensten : Raamovereenkomst mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw s openbare aanbesteding ECO/2012/081/ADC 141/264 RMW - 9 april 2013

142 2 VERSLAG VAN NAZICHT VAN DE OFFERTES Opdrachtgevend bestuur: Naam: Stad Gent Adres: Botermarkt Gent Telefoon: Fax: ALGEMENE GEGEVENS Raamovereenkomst mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw s Plaats van uitvoering Stad Gent Grondgebied Gent, 9000 Gent Besteknummer ECO/2012/081/ADC (ID: 1153) Soort opdracht Raming Gunningswijze Wijze van prijsbepaling Looptijd diensten ,00 EUR (incl. btw) openbare aanbesteding 60 maanden Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze Verzenddatum publicatie Datum van publicatie Datum opening van de offertes 22 november 2012 (College van burgemeester en schepenen) 4 december december januari 2013 om uur Plaats van opening Stadhuis, Botermarkt 1 te 9000 Gent Einde van de gestanddoeningstermijn 31 mei OFFERTES Er werd 1 offerte ingediend bij het bestuur: Nr Naam Adres Prijs incl. btw Verzendwijze 1 Belgacom nv Koning Albert II-laan 27 te 1030 Schaarbeek ,87 EUR Afgifte tegen ontvangstbewijs Opmerkingen betreffende incidenten, etc. in het kader van de ontvangst van de offertes: 3. KWALITATIEVE SELECTIE VAN DE INSCHRIJVERS 1. De selectiecriteria: Op basis van het bijzonder bestek, dienden de inschrijvers volgende documenten bij hun offerte te voegen: Ten bewijze dat de inschrijvers zich niet bevinden in één van de uitsluitingstoestanden van artikel 17 (werken), 43 (leveringen) of 69 (diensten) van het K.B. van 8 januari 1996; 142/264 RMW - 9 april 2013

143 3 A.een RSZ-attest overeenkomstig artikel 69bis, 1 of 2 B. Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de verplichtingen inzake betaling van de btw overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. C. Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de verplichtingen inzake betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is (in België betreft dit attest 276C2). Ten bewijze van de financiële en economische draagkracht: D. Een passende bankverklaring. Daaronder wordt verstaan een verklaring van de bank over de toestand van de inschrijver ten opzichte van de bijzondere eisen van de opdracht, waarbij de bank verklaart dat de cliënt de financiële capaciteit heeft om dergelijke contracten uit te voeren. Ten bewijze van de technische bekwaamheid: E. - Een lijst van gelijkaardige opdrachten die de laatste twee jaar (minimale omzet van EUR op jaarbasis) zijn aangevat en nog lopend of uitgevoerd met vermelding van het bedrag, datum en de publiekrechtelijke of privaatrechterlijke instanties waarvoor zij bestemd waren. F. Beschrijving van de inschrijver (statuten, vermelding van de bestuurders, rechtspersoonlijkheid). Analyse: Nr. Inschrijver A B C D E F 1 Belgacom nv OK OK OK OK OK OK Toelichting bij de tabel: Nihil. 2. Besluit over de kwalitatieve selectie van de inschrijvers De enige inschrijver, Belgacom Mobile nv blijft behouden voor verdere evaluatie 4. VERBETERING VAN DE OFFERTES 1. Verbetering van rekenfouten of kennelijk materiële fouten Nr Naam Motivering 1 Belgacom nv De firma Belgacom Mobile heeft in zijn offerte een bijkomende korting van EUR excl. BTW per jaar gevoegd. Dit bedrag kan evenwel enkel aangewend worden in mindering bij de aankoop van toestellen (gsm's, smartphones, tablets,...) via de firma Belgacom Mobile. Dit 143/264 RMW - 9 april 2013

144 4 2. Verbetering van hoeveelheden Geen opmerkingen. bedrag zal dan ook niet in rekening gebracht worden voor de toewijzing van de dienstverlening Mobiele Telefonie. 3. Evaluatie en verbetering van gemelde leemten/ontbrekende prijzen Geen opmerkingen. 4. Besluit over de verbetering van de offertes Nr. Inschrijver Prijs incl. btw Oorspronkelijke inschrijvingsprijs Prijs incl. btw Gecorrigeerde prijzen (rangschikkingsbedragen) 1 Belgacom nv ,87 EUR ,87 EUR 5. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES 1. Volgende punten werden gecontroleerd: A. Zijn de offerte/het inschrijvingsbiljet en de meetstaat conform de door de aanbestedende overheid ter beschikking gestelde modellen? B. Is de offerte of het inschrijvingsbiljet volledig en correct ingevuld en ondertekend? C. Is de meetstaat volledig en correct ingevuld en ondertekend? D. Indien de offerte door een volmachthouder is ondertekend, is het bewijs van mandaat bij de offerte gevoegd? E. Slechts één offerte per inschrijver ingediend? F. Werden de overige door het bestek vereiste bijlagen (documenten, monsters, ) overgemaakt? Voldoen ze inhoudelijk? G. Is de offerte inhoudelijk conform met het bijzonder bestek? Heeft de inschrijver opmerkingen gemaakt? Zo ja, verboden voorbehoud in de zin van artikel 110, 2 van het K.B. van 8 januari 1996? H. Zijn de ingediende prijzen regelmatig? Analyse: Nr. Inschrijver A B C D E F G H 1 Belgacom nv OK OK OK OK OK OK OK* OK Toelichting bij de tabel: (*) De firma Belgacom heeft conform de bepalingen van het bestek een voorstel geformuleerd omtrent het personeel. Via Mobile Accessability for All Employees kan elke werknemer van de Stad Gent 1 abonnement afsluiten tegen de voorwaarden zoals bedongen door de Stad Gent. 2. Besluit over de regelmatigheid van de offertes: De offerte van de firma Belgacom nv is regelmatig en blijft weerhouden voor toewijzing. 6. KEUZE VAN DE CONTRACTANT 144/264 RMW - 9 april 2013

145 5 De offerte van de firma Belgacom nv werd grondig onderzocht. Alle aangeboden diensten zijn conform het bestek. Alle gevraagde diensten worden aangeboden in de offerte. De opgegeven prijs is aanvaardbaar voor de Stad Gent. Finale rangschikking regelmatige offertes (gerangschikt volgens prijs incl. btw) Nr. Naam Prijs incl. btw 1 Belgacom nv ,87 EUR VOORSTEL TOT GUNNING VAN DE OPDRACHT Op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen, het administratief en technisch nazicht van de offertes en de vergelijking van de offertes gemaakt in de voorgaande punten, wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen aan de enige regelmatige inschrijver, zijnde Belgacom nv, Koning Albert IIlaan 27, 1030 Schaarbeek, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver. Het hoger vermelde inschrijvingsbedrag is het geraamde bedrag op jaarbasis. Het geraamde bedrag over de periode van 5 jaar bedraagt ,87 EUR x 5 = ,35 EUR incl. BTW. Dienst Aankoopbeheer Dirk De Veirman 19/03/ /264 RMW - 9 april 2013

146 Notulen open zitting Bijlage: Besluit college 14 februari 2013.pdf 146/264 RMW - 9 april 2013

147 Besluit college 14 februari 2013.pdf COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN - BESLUIT OPSCHRIFT Vergadering van 14 februari 2013 Besluit nummer: 2013_CBS_02170 Onderwerp: Overheidsopdracht van diensten voor de raamovereenkomst voor mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, Het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw's - Gunning - Goedkeuring Beknopte samenvatting: Aan het college van burgemeester en schepenen wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan het gunningsverslag de dato 06 februari 2013 van de overheidsopdracht van diensten voor de raamovereenkomst voor mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, Het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw's en voormelde opdracht te gunnen aan de nv BELGACOM, Koning Albert II-laan 27 te 1030 Schaarbeek voor een geraamd bedrag op jaarbasis van bedrag ,77 euro + 21% btw (66.468,10 euro) = ,87 euro. Voor de mogelijkse totale looptijd van het contract ( 5 jaar waarvan de eerste 2 jaren vast, daarna 6 maandelijks opzegbaar) een geraamd bedrag van ,85 euro + 21% btw ( ,51 euro) = ,36 euro. Bevoegd: Martine De Regge HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN AANHEF De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 57, 3, 4 De beslissing wordt genomen op grond van: De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, artikel 13. Bijgevoegde bijlage(n): Gunningsverslag Financieel advies (informatief) MOTIVERING 147/264 RMW - 9 april 2013 p 1 van 9

148 Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: In zitting van 22 november 2012 en van 17 december 2012 werd door het college van burgemeester en schepenen, respectievelijk de gemeenteraad,het bestek voor de dienstenopdracht raamovereenkomst voor mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, Het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw's goedgekeurd. De publicatie van de opdracht gebeurde op 4 december Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: Een onderzoek van de ingediende offertes is opgenomen in het hierbij gevoegde gunningsverslag. Beslist het volgende: BESLISSING Artikel 1: Keurt goed het gunningsverslag de dato 06 februari 2013 zoals gevoegd in bijlage en dat integraal deel uitmaakt van deze beslissing. Artikel 2: Gunning van de opdracht van diensten Overheidsopdracht van diensten raamcontract voor mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, Het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw's aan de nv BELGACOM, Koning Albert II-laan 27 te 1030 Schaarbeek die de enige regelmatige offerte heeft ingediend voor een bedrag van ,87 euro incl. BTW op jaarbasis. Het geraamde bedrag op jaarbasis voor de diverse diensten van de Stad Gent bedraagt ,00 euro inclusief btw. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Facility Management Aankoopbeheer Dit besluit kadert in volgende activiteit: uitvoeren van overheidsopdrachten tbv dossierbeheer en besteladministratie Visum van de financieel beheerder: Het visum nummer werd verleend op 07/02/2013 Financiële informatie: Voorgestelde uitgaven: De volgende geraamde budgetten zijn nodig en beschikbaar: 148/264 RMW - 9 april 2013 p 2 van 9

149 Artikel KP/PSP Nummer KP/PSP Naam Budget MJP MJP MJP MJP JAAR 2013 JAAR 2014 JAAR 2015 JAAR 2016 JAAR xxxx/ diverse diverse , , , , ,00 Verwachte ontvangsten: niet van toepassing BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Gunningsverslag 149/264 RMW - 9 april 2013 p 3 van 9

150 1153_2013_02_01_Stad Gent - Verslag van nazicht_jur.docx 1 Dienst Aankoopbeheer Opdracht van diensten : Raamovereenkomst mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw s openbare aanbesteding ECO/2012/081/ADC 150/264 RMW - 9 april 2013 p 4 van 9

151 2 VERSLAG VAN NAZICHT VAN DE OFFERTES Opdrachtgevend bestuur: Naam: Stad Gent Adres: Botermarkt Gent Telefoon: Fax: ALGEMENE GEGEVENS Raamovereenkomst mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie ten behoeve van de diverse diensten van de Stad Gent, het Havenbedrijf Gent, het OCMW Gent, Digipolis Gent, het AGSOB Gent alsook de Stedelijke vzw s Plaats van uitvoering Stad Gent Grondgebied Gent, 9000 Gent Besteknummer ECO/2012/081/ADC (ID: 1153) Soort opdracht Raming Gunningswijze Wijze van prijsbepaling Looptijd diensten ,00 EUR (incl. btw) openbare aanbesteding 60 maanden Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze Verzenddatum publicatie Datum van publicatie Datum opening van de offertes 22 november 2012 (College van burgemeester en schepenen) 4 december december januari 2013 om uur Plaats van opening Stadhuis, Botermarkt 1 te 9000 Gent Einde van de gestanddoeningstermijn 31 mei OFFERTES Er werd 1 offerte ingediend bij het bestuur: Nr Naam Adres Prijs incl. btw Verzendwijze 1 Belgacom nv Koning Albert II-laan 27 te 1030 Schaarbeek ,87 EUR Afgifte tegen ontvangstbewijs Opmerkingen betreffende incidenten, etc. in het kader van de ontvangst van de offertes: 3. KWALITATIEVE SELECTIE VAN DE INSCHRIJVERS 1. De selectiecriteria: Op basis van het bijzonder bestek, dienden de inschrijvers volgende documenten bij hun offerte te voegen: Ten bewijze dat de inschrijvers zich niet bevinden in één van de uitsluitingstoestanden van artikel 17 (werken), 43 (leveringen) of 69 (diensten) van het K.B. van 8 januari 1996; 151/264 RMW - 9 april 2013 p 5 van 9

152 3 A.een RSZ-attest overeenkomstig artikel 69bis, 1 of 2 B. Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de verplichtingen inzake betaling van de btw overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. C. Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan de verplichtingen inzake betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is (in België betreft dit attest 276C2). Ten bewijze van de financiële en economische draagkracht: D. Een passende bankverklaring. Daaronder wordt verstaan een verklaring van de bank over de toestand van de inschrijver ten opzichte van de bijzondere eisen van de opdracht, waarbij de bank verklaart dat de cliënt de financiële capaciteit heeft om dergelijke contracten uit te voeren. Ten bewijze van de technische bekwaamheid: E. - Een lijst van gelijkaardige opdrachten die de laatste twee jaar (minimale omzet van EUR op jaarbasis) zijn aangevat en nog lopend of uitgevoerd met vermelding van het bedrag, datum en de publiekrechtelijke of privaatrechterlijke instanties waarvoor zij bestemd waren. F. Beschrijving van de inschrijver (statuten, vermelding van de bestuurders, rechtspersoonlijkheid). Analyse: Nr. Inschrijver A B C D E F 1 Belgacom nv OK OK OK OK OK OK Toelichting bij de tabel: Nihil. 2. Besluit over de kwalitatieve selectie van de inschrijvers De enige inschrijver, Belgacom Mobile nv blijft behouden voor verdere evaluatie 4. VERBETERING VAN DE OFFERTES 1. Verbetering van rekenfouten of kennelijk materiële fouten Nr Naam Motivering 1 Belgacom nv De firma Belgacom Mobile heeft in zijn offerte een bijkomende korting van EUR excl. BTW per jaar gevoegd. Dit bedrag kan evenwel enkel aangewend worden in mindering bij de aankoop van toestellen (gsm's, smartphones, tablets,...) via de firma Belgacom Mobile. Dit 152/264 RMW - 9 april 2013 p 6 van 9

153 4 2. Verbetering van hoeveelheden Geen opmerkingen. bedrag zal dan ook niet in rekening gebracht worden voor de toewijzing van de dienstverlening Mobiele Telefonie. 3. Evaluatie en verbetering van gemelde leemten/ontbrekende prijzen Geen opmerkingen. 4. Besluit over de verbetering van de offertes Nr. Inschrijver Prijs incl. btw Oorspronkelijke inschrijvingsprijs Prijs incl. btw Gecorrigeerde prijzen (rangschikkingsbedragen) 1 Belgacom nv ,87 EUR ,87 EUR 5. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES 1. Volgende punten werden gecontroleerd: A. Zijn de offerte/het inschrijvingsbiljet en de meetstaat conform de door de aanbestedende overheid ter beschikking gestelde modellen? B. Is de offerte of het inschrijvingsbiljet volledig en correct ingevuld en ondertekend? C. Is de meetstaat volledig en correct ingevuld en ondertekend? D. Indien de offerte door een volmachthouder is ondertekend, is het bewijs van mandaat bij de offerte gevoegd? E. Slechts één offerte per inschrijver ingediend? F. Werden de overige door het bestek vereiste bijlagen (documenten, monsters, ) overgemaakt? Voldoen ze inhoudelijk? G. Is de offerte inhoudelijk conform met het bijzonder bestek? Heeft de inschrijver opmerkingen gemaakt? Zo ja, verboden voorbehoud in de zin van artikel 110, 2 van het K.B. van 8 januari 1996? H. Zijn de ingediende prijzen regelmatig? Analyse: Nr. Inschrijver A B C D E F G H 1 Belgacom nv OK OK OK OK OK OK OK* OK Toelichting bij de tabel: (*) De firma Belgacom heeft conform de bepalingen van het bestek een voorstel geformuleerd omtrent het personeel. Via Mobile Accessability for All Employees kan elke werknemer van de Stad Gent 1 abonnement afsluiten tegen de voorwaarden zoals bedongen door de Stad Gent. 2. Besluit over de regelmatigheid van de offertes: De offerte van de firma Belgacom nv is regelmatig en blijft weerhouden voor toewijzing. 6. KEUZE VAN DE CONTRACTANT 153/264 RMW - 9 april 2013 p 7 van 9

154 5 De offerte van de firma Belgacom nv werd grondig onderzocht. Alle aangeboden diensten zijn conform het bestek. Alle gevraagde diensten worden aangeboden in de offerte. De opgegeven prijs is aanvaardbaar voor de Stad Gent. Finale rangschikking regelmatige offertes (gerangschikt volgens prijs incl. btw) Nr. Naam Prijs incl. btw 1 Belgacom nv ,87 EUR VOORSTEL TOT GUNNING VAN DE OPDRACHT Op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen, het administratief en technisch nazicht van de offertes en de vergelijking van de offertes gemaakt in de voorgaande punten, wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen aan de enige regelmatige inschrijver, zijnde Belgacom nv, Koning Albert IIlaan 27, 1030 Schaarbeek, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver. Het hoger vermelde inschrijvingsbedrag is het geraamde bedrag op jaarbasis. Het geraamde bedrag over de periode van 5 jaar bedraagt ,87 EUR x 5 = ,35 EUR incl. BTW. Dienst Aankoopbeheer Dirk De Veirman 6/02/ /264 RMW - 9 april 2013 p 8 van 9

155 Aangenomen door het college van burgemeester en schepenen in vergadering van 14 februari /264 RMW - 9 april 2013 p 9 van 9

156 Notulen open zitting Bijlage: prijzen nieuw contract.pptx 156/264 RMW - 9 april 2013

157 Notulen open zitting 2013_RMW_00170 Openbare aanbesteding voor de levering van het volledig documentatiepakket van het OCMW Gent - Toewijzen opdracht Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context FM - Ondersteuning heeft een openbare aanbesteding uitgeschreven voor de levering van het volledig documentatiepakket van het OCMW Gent, waarbij het bestek en de wijze van gunnen werd voorgelegd aan onderstaande organen en goedgekeurd: VB 17 september 2012 Raad 18 oktober 2012 De opening van de offertes heeft plaatsgevonden op 18 december Hiervan is proces-verbaal opgemaakt. Volgende firma diende een offerte in: 1) J. Story-Scientia NV, P. Van Duyseplein 8, 9000 Gent De offerte van de firma kwam in aanmerking voor beoordeling en voldoet dus aan de kwalitatieve selectiecriteria (zie bijlage kwalitatieve selectie) De enige regelmatige offerte werd ingediend door de firma J. Story-Scientia en voldoet aan alle vooropgestelde eisen. De opdracht voor de levering van het volledig documentatiepakket van het OCMW Gent kan vervolgens toegewezen worden aan de firma J. Story-Scientia NV, P. Van Duyseplein 8, 9000 Gent tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver voor een periode van 3 jaar met ingang van de eerste van de maand, die volgt op de datum van betekening van de goedgekeurde offerte. (zie bijlage verslag van nazicht van de offertes) Motivering Gelet op het Decreet van 19 december 2008 (BS 24/12/2008) betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 (BS 29/04/2009) houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op de Wet van 24 december 1993 (BS 22/01/1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen; gelet op het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (BS 26/01/1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken en latere wijzigingen; gelet op het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 (BS 18/10/1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken en latere wijzigingen. Derden Instelling: J. Story-Scientia Straat: P. Van Duyseplein Huisnummer: 8 Postcode: 9000 Gemeente: Gent 157/264 RMW - 9 april 2013

158 Notulen open zitting Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Financiële informatie Exploitatie Gebudgetteerd: Verbintenis: Ja Ja Inkomsten Bedrag: 0,00 Kostenplaats: Niet van toepassing Categorie: Niet van toepassing Uitgaven Bedrag: ,93 Kostenplaats: Categorie: Meerdere kostenplaatsen Diverse administratieve leveringen Commentaar bedrag exclusief BTW = ,21. Op de artikelen in de inventaris (boeken, tijdschriften, losbladigen en periodieken) worden al naargelang andere BTW tarieven toegepast (0%, 6% of 21%). Visum van de ontvanger Visum: Gunstig Adviezen Dienst Budgettering Datum: 19 maart 2013 Advies: Gunstig Motivering: gunstig Cel voor juridisch advies en kennisbeheer Datum: 19 maart 2013 Advies: Gunstig bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 Toewijzing van de opdracht voor de levering van het volledig documentatiepakket van het OCMW Gent aan de firma J. Story-Scientia NV, P. Van Duyseplein 8, 9000 Gent overeenkomstig de eenheidsprijzen vermeld in haar offerte. De opdracht wordt toegewezen voor een periode van drie jaar met ingang van de eerste van de maand, die volgt op de datum van betekening van de goedgekeurde offerte. Artikel 2 158/264 RMW - 9 april 2013

159 Notulen open zitting De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: Kwalitatieve selectie documentatiemateriaal 2013.xls Bijlage 2: 2013_03_19_Verslag van nazicht van de offertes.doc Bijlage(n) Kwalitatieve selectie documentatiemateriaal 2013.xls 2013_03_19_Verslag van nazicht van de offertes.doc 159/264 RMW - 9 april 2013

160 Notulen open zitting Bijlage: Kwalitatieve selectie documentatiemateriaal 2013.xls 160/264 RMW - 9 april 2013

161 Kwalitatieve selectie documentatiemateriaal 2013.xls Story Scientia 1. Onderzoek van mogelijke uitsluitingsgronden (art. 43 K.B. van 8/1/1996 betreffende de overheidsopdrachten) Attest niet-faillissement ok Attest directe belastingen ok B.T.W.-attest ok R.S.Z.-attest ok Uittreksel strafregister ok Ondernemingsnummer BE Kwalitatieve selectie J. Story-Scientia Besluit J. Story-Scientia nv bevindt zich niet in één van de uitsluitingsgevallen 2. Onderzoek van de financiële en economische draagkracht (art. 44 K.B. van 8/1/1996 betreffende de overheidsopdrachten) Financiële ratio s Boekjaar Boekjaar Boekjaar Commentaar EUR EUR EUR Liquiditeit 1,33 1,17 1,27 goede liquiditeit Vlottende activa , , , evolueert ongunstig t.o.v Schulden op korte termijn , , , evolueert gunstig t.o.v Solvabiliteit 0,28 0,12 0,05 grote financiële afhankelijkheid Eigen vermogen , , , evolueert ongunstig t.o.v Vreemd vermogen , , , evolueert ongunstig t.o.v Betalingstermijn klanten 58 dagen 56 dagen 77 dagen trage betalingstermijn Handelsvorderingen , , , evolueert gunstig t.o.v Omzet , , , evolueert ongunstig t.o.v Betalingstermijn leveranciers 93 dagen 94 dagen 90 dagen trage betalingstermijn Handelsschulden , , , evolueert ongunstig t.o.v Inkopen + diverse goederen , , , evolueert gunstig t.o.v Rentabiliteit 6,49% -108,10 % -135,60 % verlieslatend Netto-winst na belastingen , , , evolueert ongunstig t.o.v Eigen vermogen , , , evolueert ongunstig t.o.v Verhouding omzet 169,48 167,23 183,46 omzet voldoende groot Omzet opdracht , , , evolueert ongunstig t.o.v Bedrag offerte, excl. BTW, op jaarbasis , , , evolueert gunstig t.o.v Besluit J. Story-Scientia vertoont een goede liquiditeit, maar een negatieve rentabiliteit. Door de verliezen daalt het eigen vermogen, waardoor het bedrijf zeer sterk afhankelijk wordt van vreemd vermogen (bankkredieten). De betalingstermijnen klanten en leveranciers houden elkaar min of meer in evenwicht. De verhouding omzet voldoet in elk van de 3 boekjaren aan de minimumeis, voorzien in art. 5 van het bestek (min. 10). Op korte termijn is er nog geen gevaar, omdat Story-Scientia met haar vlottende activa haar kortetermijn-schulden kan voldoen. Omdat er niet direct gevaar is en er maar één inschrijver is, kunnen we Story-Scientia delibereren. J. Story-Scientia NV voldoet aan de financiële en economische minimumeisen. 3. Onderzoek van de technische bekwaamheid (art. 45 K.B. van 8/1/1996 betreffende de overheidsopdrachten) Referentielijst Technische uitrusting en kwaliteitscontrole Opgave van 5 voornaamste klanten gedurende de afgelopen drie jaar met een jaarlijkse omzet tussen ,92 en ,1 alle referenties zijn hoger dan het bedrag van de offerte op jaarbasis Er is een databank aanwezig van alle beschikbare algemene en wetenschappelijke literatuur. Elektronisch beheer- en opvolgingsservice: online opvolging van de status van abonnementen en bestellingen story online Facturatie op maat: maandelijks, per bestelling, per kostenplaats, Persoonlijke demonstratie "story online" certificaten Er zijn verschillende referenties van andere bedrijven die erop wijzen dat de samenwerking vlot verloopt. Besluit Algemeen Besluit J. Story-Scientia voldoet aan de technische minimumeisen J. Story-Scientia voldoet aan de kwalitatieve selectiecriteria voorzien in artikel 43 tot 46 van het KB van 8/01/1996 en gedetailleerd in artikel 5 van het bestek. De genoemde besteksvereisten zijn zowel vormelijk als inhoudelijk beoordeeld. De offerte van J. Story-Scientia komt bijgevolg in aanmerking voor beoordeling. 161/264 RMW - 9 april 2013

162 162/264 RMW - 9 april 2013 Story Scientia

163 Notulen open zitting Bijlage: 2013_03_19_Verslag van nazicht van de offertes.doc 163/264 RMW - 9 april 2013

164 2013_03_19_Verslag van nazicht van de offertes.doc 1 Datum verslag: 19 maart 2013 Opdrachtgevend bestuur: Naam: OCMW Gent Adres: Onderbergen Gent Telefoon: Fax: Algemene gegevens Leverplaats VERSLAG VAN NAZICHT VAN DE OFFERTES Levering volledig documentatiepakket Archief - Neermeerskaai 1b Besteknummer FM/2012/118 (ID: 142) Soort opdracht Raming Gunningswijze Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze leveringen ,00 (excl. btw) openbare aanbesteding Verzenddatum publicatie 25 oktober 2012 Uiterste datum voor het indienen van de offertes Datum opening van de offertes Plaats van opening Einde van de gestanddoeningstermijn 17 april Offertes Er werd 1 offerte ingediend bij het bestuur: 18 oktober 2012 (Raad voor Maatschappelijk Welzijn) 18 december 2012 om uur 18 december 2012 om uur OCMW Gent, Facility Management, vergaderzaal Henry Van de Velde, Oefenpleinstraat 6 te 9050 Gentbrugge Nr. Naam Postcode Woonplaats Prijs excl. btw* Verzendwijze 1 J. Story-Scientia NV 9000 Gent ,21 Elektronische offerte * Exclusief opties 3. Kwalitatieve selectie van de inschrijvingen Zie bijlage kwalitatieve selectie documentatiemateriaal Samenvatting van het nazicht van de inschrijvers Naam Tijdig RSZ Btw + bel.* Jur.¹ Fin.² Techn.³ J. Story-Scientia NV Ja OK OK OK OK OK 164/264 RMW - 9 april 2013

165 2 * Btw + belastingen ¹ Juridische situatie ² Economische en financiële draagkracht ³ Technische bekwaamheid Besluit van de kwalitatieve selectie Volgende inschrijvers worden geselecteerd omdat eventuele tekortkomingen niet essentieel zijn: Naam Motivering J. Story-Scientia NV in orde 4. Administratief, rekenkundig en technisch nazicht van de offertes van geselecteerde kandidaten Samenvatting administratief nazicht (vereisten waaraan de offertes moeten voldoen) Nr. Naam Behoorlijk ingevuld Off. form.* Gevolmachtigde Conform Off. form.* Ondert.¹ Inventaris Conform Inventaris Ondert.¹ 1 J. Story-Scientia NV OK OK OK OK OK OK * Offerteformulier ¹ Ondertekend Technisch nazicht van de offertes Verbetering rekenfouten, materiële fouten,...: Nr. Naam Opmerkingen 1 J. Story-Scientia NV in orde Besluit van het administratief en technisch nazicht van de offertes De volgende offertes worden door het bestuur als regelmatig beschouwd omdat eventuele onregelmatigheden niet essentieel zijn: Nr. Naam Motivering 1 J. Story-Scientia NV in orde 5. Vergelijking van de offertes en voorstel tot gunning Finale rangschikking regelmatige offertes (gerangschikt volgens prijs excl. btw) Nr. Naam Prijs excl. btw* 1 J. Story-Scientia NV ,21 * Nagerekende bedragen 165/264 RMW - 9 april 2013

166 3 VOORSTEL TOT GUNNING VAN DE OPDRACHT Op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen, het administratief en technisch nazicht van de offertes en de vergelijking van de offertes gemaakt in de voorgaande punten, stelt de ontwerper voor om de opdracht te gunnen aan de firma met de enige offerte, zijnde J. Story-Scientia NV, P. Van Duyseplein 8 te 9000 Gent, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver. De ontwerper, Annelies Balcaen adjunct van de directie 166/264 RMW - 9 april 2013

167 Notulen open zitting 2013_RMW_00171 Algemene offerteaanvraag voor de levering van geneesmiddelen en farmaceutische specialiteiten - Bestek en wijze van gunnen Voorstel: Goedkeuring Beslissing: Goedgekeurd De Raad voor Maatschappelijk Welzijn Aanleiding / feiten en context De huidige overeenkomst voor de levering van geneesmiddelen en farmaceutische specialiteiten loopt af op 31 augustus Bijgevolg is het noodzakelijk dat voor deze levering een nieuwe overheidsopdracht wordt uitgeschreven en hiervoor is de algemene offerteaanvraag het meest aangewezen omdat de leverancier met de beste verhouding prijs-kwaliteit-service kan gekozen worden. Het is verder aangewezen om de uitvoeringstermijn op drie jaar vast te stellen om goede condities te bekomen. Voor het voeren van deze opdracht is het noodzakelijk een nieuw bestek met alle administratieve en technische specificaties goed te keuren. Teneinde de continuïteit te waarborgen, vragen we de tijdelijke verlenging van de huidige overeenkomst tot de gunning van de opdracht aan de nieuwe leverancier. Motivering Gelet op het Decreet van 19 december 2008 (BS 24 december 2008) betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 (BS 29 april 2009) houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; gelet op de Wet van 24 december 1993 (BS 22 januari 1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen; gelet op het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (BS 26 januari 1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken en latere wijzigingen; gelet op het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 (BS 18 oktober 1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken en latere wijzigingen. Openbaarheid van bestuur Dit besluit is ter inzage. Financiële informatie Exploitatie Gebudgetteerd: Verbintenis: Ja Nee Inkomsten Bedrag: 0,00 Kostenplaats: Niet van toepassing Categorie: Niet van toepassing Uitgaven 167/264 RMW - 9 april 2013

168 Notulen open zitting Bedrag: ,00 Kostenplaats: Meerdere kostenplaatsen Categorie: (Para)Medische & verzorgingsbenodigdheden Visum van de ontvanger Visum: niet vereist Adviezen Dienst Budgettering Datum: 19 maart 2013 Advies: Gunstig Motivering: gunstig Cel voor juridisch advies en kennisbeheer Datum: 19 maart 2013 Advies: Gunstig bij publieke stemming met eenparigheid van stemmen besluit het volgende goed te keuren: Artikel 1 Uitschrijven van een algemene offerteaanvraag voor de levering van geneesmiddelen en farmaceutische specialiteiten. Artikel 2 Bestek en wijze van gunnen. Artikel 3 Verlengen van de huidige overeenkomst tot de gunning van de opdracht teneinde de continuïteit te verzekeren. Artikel 4 De bijlage/bijlagen die integraal deel uitmaakt/uitmaken van het besluit: Bijlage 1: 2013_03_04_Bestek - Model 3P.pdf Bijlage 2: offerteformulier.doc Bijlage(n) 2013_03_04_Bestek - Model 3P.pdf offerteformulier.doc 168/264 RMW - 9 april 2013

169 Notulen open zitting Bijlage: 2013_03_04_Bestek - Model 3P.pdf 169/264 RMW - 9 april 2013

170 2013_03_04_Bestek - Model 3P.pdf OCMW GENT PROVINCIE OOST-VLAANDEREN Ref.: FM/2013/155 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG voor LEVERING VAN GENEESMIDDELEN EN FARMACEUTISCHE SPECIALITEITEN PROVINCIE : OOST-VLAANDEREN STAD : GENT OPDRACHTGEVER : Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn Onderbergen 86 te 9000 Gent Ondernemingsnummer LIGGING : volgende locaties woonzorgcentrum De Vijvers, Walstraat 1 te 9000 Gent woonzorgcentrum De Liberteyt, Vroonstalledries 22 te 9000 Gent woonzorgcentrum Het Heiveld, Antwerpsesteenweg 776 te 9040 Sint-Amandsberg (Gent) woonzorgcentrum Zonnebloem, Hutsepotstraat 29 te 9052 Zwijnaarde ONTWERPER : Ondersteuning, Annelies Balcaen Oefenpleinstraat 6 te 9000 Gent Tel Fax NUMMER BESTEK : FM/2013/155 OPENING VAN DE OFFERTES : 6 juni 2013 om uur OCMW Gent, Facility Management, vergaderzaal Henry Van de Velde, Oefenpleinstraat 6 te 9050 Gentbrugge Blz /264 RMW - 9 april 2013