Criteria voor duurzaam inkopen van. Externe Adviesdiensten. In opdracht van

Transcriptie

1 Criteria voor duurzaam inkopen van Externe Adviesdiensten In opdracht van

2 Colofon Deze criteria voor duurzaam inkopen zijn ontwikkeld door SenterNovem in opdracht van het Ministerie van VROM. Dit programma is een gezamenlijk initiatief van de Rijksoverheid, VNG, IPO en de UvW. Datum definitieve vaststelling: Meer informatie: (030) , en 2

3 Inhoudsopgave Externe Adviesdiensten Inleiding Afbakening van de productgroep Status Markt en duurzaamheid Marktontwikkelingen Duurzaamheidsaspecten Milieuaspecten Sociale aspecten Duurzaamheid algemeen Duurzaamheid in het inkoopproces Voorbereidingsfase (aandachtspunten) Specificatiefase (criteria) Kwalificatie van leveranciers Programma van eisen Gunningscriteria Contract Gebruiksfase Meer informatie Bronnen en relevante informatie Gerelateerde productgroepen Informatiepunt SenterNovem Bijlage 1 Klimaatcompensatie

4 1 Inleiding De overheid wil concrete stappen zetten naar een duurzame samenleving en geeft zelf het goede voorbeeld. Jaarlijks besteden overheidsorganisaties meer dan 40 miljard euro aan inkopen en diensten. Door als overheid duurzaam in te kopen, krijgt de markt voor duurzame producten een stevige impuls. De overheden hebben duidelijke doelen gesteld: het Rijk wil in 2010 voor 100 procent duurzaam inkopen. De gemeenten streven naar 75 procent in 2010 en 100 procent in Provincies en waterschappen hebben minimaal 50 procent in 2010 als doel gesteld. 100 procent duurzaam inkopen betekent dat de inkopen voldoen aan de eisen die op dat moment voor de desbetreffende productgroepen zijn opgesteld. Meer informatie hierover vindt u op de website van Duurzaam Inkopen. SenterNovem ondersteunt overheden om de doelstellingen te bereiken, onder andere door duurzaamheidscriteria te ontwikkelen voor alle producten, diensten en werken die overheden inkopen. In dit document vindt u de criteria voor de productgroep Externe Adviesdiensten. Ook vindt u in dit document aandachtspunten voor de fase vóór en ná de inkopen, achtergrondinformatie, afwegingen bij de criteria, uitwerking van de criteria in bestekteksten en uitwerking van de beoordeling van criteria. De directe milieu-impact van de inhuur van diensten lijkt beperkt, maar bij de inkoop van diensten door overheden gaat het om een grote omvang en er spelen meerdere duurzaamheidsthema s (o.a. energie, klimaatverandering, luchtkwaliteit). De inkoopomvang en de duurzaamheidsthema s maken dat er duurzaamheidwinst te behalen is. 1.1 Afbakening van de productgroep De productgroep Externe Adviesdiensten omvat de inhuur van kennis en capaciteit (met een resultaatverplichting) van de volgende bedrijfstakken: Interim management, Organisatie- en formatieadvies, Beleidsondersteunend onderzoek en beleidsadvies, ICT advies en ondersteuning, Juridisch onderzoek en advies, Communicatie en marketingadvies, Vertaaldiensten, Accountants en financieel advies, Ingenieurs- en milieudiensten. Deze productgroep omvat niet: inhuur van personeel (inspanningsverplichting) volgens uitzend- of detacheringsconstructie (zie hiervoor productgroep Uitzendkrachten); Niet bij alle adviesdiensten bestaat er een directe relatie tussen het onderwerp van advies en duurzaamheid. Voor productgroepen waarbij deze relatie er wel is, kunnen duurzaamheidscriteria zijn ontwikkeld in de productgroep dat het onderwerp van het advies behandelt. Bijvoorbeeld: bij de inhuur van advies over de aanleg van wegen, kunnen specifieke duurzaamheidscriteria worden gevonden in de productgroep Wegennet. De volledige productgroepenlijst vindt u op de website van Duurzaam Inkopen ( Om het de aanbestedende dienst gemakkelijker te maken wordt een selectie van CPV-codes gegeven die van toepassing kunnen zijn op deze productgroep. Deze selectie is niet uitputtend of compleet. Het blijft de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst om zelf de juiste set van CPV-codes te verzamelen, aansluitend bij de betreffende aanbesteding. 2

5 De volgende CPV-codes (en onderliggende codes) zijn op deze productgroep van toepassing: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (3) Onderzoek en ontwikkeling, en aanverwante adviezen Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging Juridische dienstverlening Boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten Markt- en economieonderzoek; enquêtes en statistieken Adviezen inzake bedrijfsvoering en management, en aanverwante diensten Ondersteuning voor kantoorwerk Diverse zakelijke en andere diensten. 1.2 Status De criteria voor Externe Adviesdiensten zijn op 2 oktober 2008 definitief vastgesteld door de stuurgroep Duurzame Bedrijfsvoering Overheden. Vanaf dit moment dienen ze als basis voor monitoring. Op de website van Duurzaam Inkopen staat de planning voor het gereedkomen en eventuele herziening van de criteriadocumenten. 3

6 2 Markt en duurzaamheid De criteria voor de productgroep Externe Adviesdiensten zijn zorgvuldig, met raadpleging van verschillende belanghebbenden, samengesteld. Meer informatie over het algemene proces van de totstandkoming van criteria is te vinden op de website van Duurzaam Inkopen. In dit hoofdstuk vindt u de inhoudelijke afwegingen die geleid hebben tot de criteria voor Externe Adviesdiensten. 2.1 Marktontwikkelingen De markt van externe adviesdiensten is zeer gevarieerd. Er zijn meer dan adviesbureaus (bron: waarbij van ruim 95% minder dan 10 personen werkzaam zijn. Op rijksniveau heeft er een analyse plaatsgevonden op de omvang van de uitgaven aan inkoop van tijdelijk personeel in In Kamerstuk gaat minister Ter Horst (BZK) in op deze inkoopuitgaven-analyse zoals die gemaakt is in opdracht van het Regiebureau Inkoop Rijksoverheid. Exacte gegevens over de omvang in Euro s van de inhuur van externe adviesdiensten door overheden zijn niet bekend. Er zijn tal van brancheorganisaties actief waarin adviseurs georganiseerd zijn, zoals: BNA - Bond van Nederlandse Architecten; FENIT - Federatie van Nederlandse brancheverenigingen voor informatietechnologie (ICT Office); NOVAA - Nederlandse Orde van Accountants-Administratieconsulenten; ONRI - Advies- en ingenieursbureaus; OOA Orde van Organisatiekundigen en Adviseurs; ROA - Raad van Organisatie-Adviesbureaus; VEA Vereniging van Communicatie-Adviesbureaus; NIVRA Nederlands Instituut voor Register-Accountants; etc. De internationale branchevereniging FIDIC heeft wereldwijde ontwikkelingen en trends in de advies- en ingenieurswereld geanalyseerd. FIDIC bracht in 2004 kort samengevat de volgende ontwikkelingen in beeld (bron: ONRI): Nieuwe vormen van aanbesteden. Veranderd aanbod van diensten. Outsourcing bij overheden. Verticaal en horizontaal meer tijdelijke en permanente samenwerkingsverbanden, zoals allianties. Schaalvergroting en internationalisering. Duurzaamheid, vooral praktische oplossingen. Het belang van technologie en innovatie neemt toe. Meer aandacht voor de levenscycluskosten van projecten. Meer aandacht voor risicomanagement. Wetgeving en beleidsontwikkelingen: Europese dienstenrichtlijn. European Building Performance Directive. Kyoto-protocol en Nederlandse klimaatdoelstellingen. Kabinetsplan Schoon en Zuinig. 4

7 2.2 Duurzaamheidsaspecten Milieuaspecten De rechtstreekse impact van adviesdiensten op het milieu is relatief gezien - zeker ten opzichte van andere sectoren als industrie, logistiek en bouw - beperkt. Kern van adviesdiensten is de inzet van adviseurs, vaak op locatie van de opdrachtgever. Daarbij vindt woon-werk en werk-werkverkeer plaats tussen de adviseur en de opdrachtgever. In hoeverre externe adviesdiensten verduurzaamd kunnen worden hangt af van de mate waarin de duurzaamheidimpact specifiek bepaald en beïnvloed kan worden. De meest relevante duurzaamheidsthema s voor externe adviesdiensten zijn: mobiliteit (klimaatverandering & luchtkwaliteit); energiegebruik kantoren (klimaatverandering); maatschappelijke waarde van geleverde diensten (duurzaamheid breed). De milieu-impact van externe adviesdiensten wordt grotendeels bepaald door de bedrijfsvoering van de organisatie zelf. Voor alle adviesdiensten geldt daarbij dat veelal wordt gewerkt in kantooromgevingen met behulp van ICT-middelen, telefoons, printers, copiers, etc. De resultaten van het advies en onderzoek zijn o.a. rapporten, presentaties, haalbaarheidsstudies. Ook vindt er veel zakelijke mobiliteit plaats. De bijdrage van mobiliteit aan de Nederlandse CO2-uitstoot groeit en de bijdrage van zakelijke dienstverleners hieraan in Nederland is substantieel. De milieu-impact van de adviesdiensten is daarnaast sterk afhankelijk van het soort advies dat wordt geleverd. Echter niet bij alle advisering is er een relatie tussen het onderwerp van de advisering en duurzaamheid. Bij productgroepen waarbij deze relatie er wel is, worden of zijn duurzaamheidscriteria ontwikkeld en aangegeven in de productgroep, die het onderwerp van het advies behandelt, zoals bijvoorbeeld ingenieursbureaus die adviseren over stedenbouwkundig ontwerp en over bouwprojecten. Milieumanagementsysteem Het milieumanagementsysteem van de onderneming geeft de werkwijze aan voor het milieubeheer door alle afdelingen van de onderneming. Het milieumanagementsysteem behelst de milieu-aspecten die de onderneming direct controleert en waarop zij invloed heeft. Welke milieu-aspecten het meest relevant zijn is afhankelijk van omvang, aard en werkwijze van de adviesdienst. Het milieumanagementsysteem van een adviesbureau zou de volgende milieu-aspecten kunnen omvatten: energiegebruik gebouwen; mobiliteit; papiergebruik. De milieu-effecten van externe adviesdiensten hebben met name betrekking op de bijdrage aan klimaatverandering als gevolg van mobiliteit en energiegebruik in de gebouwde omgeving (zie ook bijlage 1 voor uitwerking voor alle milieu-aspecten). De milieu-impact van de bedrijfsvoering van adviesdiensten varieert afhankelijk van bedrijfsomvang, type dienstverlening, type en omvang van kantoren en aantal en omvang van vervoersbewegingen. Gecertificeerde milieumanagementsystemen, zoals ISO14001 en EMAS, zijn nog niet bij veel adviesbureaus ingevoerd. Indien dat wel het geval is is dat met name gebeurd bij de grote milieu- 5

8 adviesbureaus, ingenieursbureaus en accountantsdiensten. Daarnaast hebben bureaus aangegeven dat ze bereid zijn om een milieumanagementsysteem te implementeren indien dat systeem inzicht verschaft in de milieu-aspecten en een bijdrage levert aan vermindering van de milieu-impact van de bedrijfsvoering. Een randvoorwaarde is dan wel dat dit zowel voor kleine als grote bedrijven haalbaar en geschikt is. Vanwege aanbestedingstechnische overwegingen (proportionaliteit en verband tussen opdracht en duurzaamheid) is ervoor gekozen om standaard geen criterium voor een milieumanagementsysteem op te nemen (wel als aandachtspunt in de voorbereidingsfase). In plaats daarvan is er een minimumeis geformuleerd, die vraagt om een vervoersplan gerelateerd aan de opdracht. Mobiliteit en klimaatcompensatie Een belangrijke milieu-impact van adviesdiensten wordt veroorzaakt door mobiliteit. Mobiliteit heeft twee belangrijke milieu-effecten: 1) lokale luchtverontreiniging en 2) klimaatverandering. Voor beide aspecten geldt dat het verkleinen van de vervoersafstand, het gebruik van alternatieve vervoersmiddelen (zoals zuinige voertuigen of OV) én zuiniger rijgedrag ( een lagere milieubelasting oplevert. Het niet gebruiken van motorvoertuigen is vanzelfsprekend de schoonste mobiliteitsoplossing. Aangezien er bij het inhuren van adviesdiensten -conform Europese aanbestedingsregels- geen invloed kan worden uitgeoefend op het soort transportmiddel dat wordt gebruikt door de adviseurs, is het niet mogelijk om voertuiggerelateerde criteria op te stellen ten aanzien van de vermindering van luchtverontreiniging of klimaatverandering. Met betrekking tot het tegengaan van klimaatverandering geldt dat de prioriteit moet worden gelegd bij het reduceren van de CO 2 -emissies (minder vervoerskilometers, alternatieve of zuinige vervoersmiddelen, zuiniger rijgedrag). De resterende CO 2 -emissies kunnen vervolgens gecompenseerd worden door middel van klimaatcompensatie. Er is voor gekozen om criteria op te stellen, waarin wordt vastgelegd dat het adviesbureau de zakelijke kilometers in eerste instantie zoveel mogelijk beperkt (vervoersplan als minimumeis) en in tweede instantie klimaatcompensatie toepast (gunningscriterium, zie toelichting hieronder). Onder klimaatcompensatie wordt verstaan het compenseren van de veroorzaakte uitstoot van broeikasgassen (vertaald naar CO 2 -equivalenten) van in dit geval mobiliteit door het vastleggen van CO 2 in bomen of het voorkómen van CO 2 -uitstoot elders (bron: klimaatcompensatie.nl; Milieu Centraal). Dit gebeurt in de praktijk door CO 2 -credits in te kopen. Het gewenste reduceren van de CO 2 -voetafdruk, voordat de resterende CO 2 - uitstoot gecompenseerd wordt, is dus hiermee in het directe belang van het adviesbureau aangezien hierdoor minder credits ingekocht hoeven te worden. Klimaatcompensatie zal eraan bijdragen dat bewuster en zuiniger omgegaan zal worden met mobiliteit, dit om de kosten voor compensatie zoveel mogelijk te beperken. De opvatting van de Minister van VROM is dat de markt van klimaatcompensatie zichzelf kan regelen en beter toezicht en strengere eisen voor de markt van klimaatcompensatie overbodig is. De marktpartijen hebben begin februari 2008 met de Minister van VROM afgesproken dat zij zelf de transparantie en betrouwbaarheid van de aangeboden klimaatcompensatie zullen garanderen, onder andere door een externe deskundige toetsing (bron: Ministerie van VROM). In bijlage 1 is een toelichting opgenomen ten aanzien van de verschillende vormen van klimaatcompensatie. 6

9 Voor de mobiliteit die plaatsvindt door de adviseur in het kader van de opdracht wordt een gunningscriterium in de vorm van klimaatcompensatie van de met de auto (en/of OV) in het kader van de opdracht afgelegde kilometers opgenomen. Vanwege praktische redenen is het aan te bevelen om reeds bij opdrachtverlening overeen te komen om hoeveel zakelijke (auto)kilometers het gaat, en dus wat de omvang van de gevraagde klimaatcompensatie voor het betreffende contract is. Dat is eenvoudiger dan de klimaatcompensatie achteraf te berekenen. Door de ontwikkelingen in de markt voor klimaatcompensatie en de wens voor zelfregulatie van de markt is het op dit moment onnodig een criterium te formuleren voor de wijze waarop klimaatcompensatie plaatsvindt. Indien nodig wordt dit bij herziening van de criteria opnieuw overwogen Sociale aspecten Behalve milieucriteria spelen ook sociale criteria een rol bij duurzaam inkopen. Het gaat daarbij om de toepassing van internationale arbeidsnormen, eerlijke handel, en mensenrechten. Voor elke productgroep zal worden vastgesteld of en welke sociale criteria relevant zijn, en hoe leveranciers kunnen aantonen dat zij daaraan voldoen. SenterNovem verwacht dat begin 2009 wordt vastgesteld welke sociale criteria voor deze productgroepen van toepassing zijn. Sociale aspecten specifiek voor de productgroep Externe Adviesdiensten zijn: Toegevoegde maatschappelijke waarde van geleverd advies; Maatschappelijke betrokkenheid / filantropie; Work-life balans van medewerkers (vaak hoge werkdruk); Diversiteit van medewerkers; Ethiek en onafhankelijkheid. Maatschappelijke betrokkenheid Bij de ontwikkeling van de criteria is eerder aan stakeholders het voorstel gedaan om een criterium op te nemen om de advies-leverancier 2,5% van de in opdracht van overheden gemaakte omzet in een speciaal daarvoor opgericht fonds Adviesdiensten ten behoeve maatschappelijke doelen te storten of om 5% van de capaciteit pro bono te leveren ten behoeve van de doelen van dit fonds. Hierop is niet geheel afwijzend gereageerd, echter het procentuele aandeel is door sommige partijen als te hoog beschouwd in verhouding tot de behaalde marges in de branches. Daarnaast is de eis teveel richtinggevend gevonden hoe bedrijven met maatschappelijk ondernemen moeten omgaan. Vanwege deze redenen is besloten om dit criterium niet op te nemen Duurzaamheid algemeen Uit gesprekken met marktpartijen, waaronder de stakeholderbijeenkomst Externe adviesdiensten van 6 maart 2008, kwam naar voren dat marktpartijen de uitwerking in concept-criteria te weinig betrekking vonden hebben op daadwerkelijke duurzaamheids-impact van adviesdiensten, namelijk de impact die gepaard gaat met het product en/of dienst van de adviesdienst. De milieu- en sociale effecten van de impact van de advisering zelf worden volgens de marktpartijen die geconsulteerd zijn namelijk teveel buiten beschouwing gelaten. 7

10 De marktpartijen gaven aan verbreding te zoeken van de overwegend op milieuzorg in de bedrijfsvoering gerichte criteria naar MVO- georiënteerde criteria. Aanwezige adviesbureaus willen duurzaam inkopen graag benutten om de daadwerkelijke duurzaamheids-impact van adviesdiensten via hun producten en diensten te vergroten, en om Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) breder binnen hun eigen onderneming toe te passen. De maatschappelijke impact van adviesdiensten hangt namelijk hoofdzakelijk van de dienstverlening zelf af, en de wijze waarop het adviesbureau daaraan invulling geeft. Daarnaast is de schaal waarop geopereerd wordt (wereldwijd versus lokaal) van belang voor de maatschappelijke impact die een adviesbureau potentieel kan hebben. Onder maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt door MVO-Nederland het volgende verstaan: Maatschappelijk verantwoord ondernemen betekent dat u naast het streven naar winst (profit) ook rekening houdt met de effecten van uw activiteiten op het milieu (planet) en dat u oog heeft voor menselijke aspecten binnen en buiten het bedrijf (people). Het gaat er om een balans te vinden tussen people, planet en profit. Steeds vaker blijkt dat die balans leidt tot betere resultaten voor zowel het bedrijf als de samenleving. Bij MVO spelen alle kernprocessen van het bedrijf een rol, van inkoop en productie tot personeelsbeleid en marketing. In toenemende mate vragen de markt en externe stakeholders om een bewijs dat bedrijven MVO daadwerkelijk in de praktijk brengen. Om bedrijven te helpen om MVO binnen hun organisaties, processen en producten in te bedden wordt in 2010 de ISO norm voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen gepubliceerd. Het betreft een vrijwillige richtlijn en er zal dus geen certifering plaatsvinden. De ISO norm moet ertoe leiden dat bedrijven zich vrijwillig commiteren aan de principes van MVO en dat er gemeenschappelijke richtlijnen ontstaan ten aanzien van concepten, definities en evaluatiemethodes. De zogenoemde Social Responsibility Core subjects, ofwel de belangrijke aandachtsgebieden bij MVO, zijn vastgesteld. Dit zijn: Environment Labour practices, Good Governance, Fair Operating practices, Consumer issues en Social & Economic Development of the community. Een ander ontwikkeling die betrekking heeft op MVO en dan met name op het rapporteren daarover, is het publiceren van een MVO-jaarverslag of duurzaamheidsverslag (over milieu, sociale en maatschappelijke thema s). Dit is vaak een eerste stap voor bedrijven om bewuster met MVO-thema s en principes om te gaan. Steeds meer bedrijven stellen MVO- en/of duurzaamheidsverslagen op. Een dergelijk verslag wordt nu nog door een beperkt aantal adviesbureaus gepubliceerd. Het betreft een ontwikkeling die aangeeft dat met name stakeholders, burgers en consumenten in toenemende mate van bedrijven verwachten transparantie te tonen en verantwoording af te leggen. Het Global Reporting Initiative (GRI) heeft een set indicatoren ontwikkeld met als doel duurzaamheidsrapportages naar het niveau van financiële rapportages te brengen. Daarnaast heeft GRI branchespecifieke indicatoren uitgewerkt en een uniforme format samengesteld voor het rapporteren van informatie direct verbonden aan de duurzame bedrijfsprestatie. In grote lijnen adviseren de richtlijnen van de GRI om over specifieke informatie gerelateerd aan ecologische, sociaal-maatschappelijke en economische prestaties te rapporteren. De richtlijnen zijn gestructureerd rond een directieverklaring, kernprestatieindicatoren op ecologisch, sociaal en economisch vlak, een profiel van de rapporterende organisaties, beschrijvingen van relevant beleid en managementsystemen, relaties met stakeholders, managementprestaties, operationele prestaties en productprestaties. Vanwege aanbestedingstechnische overwegingen (proportionaliteit en verband tussen opdracht en duurzaamheid) is ervoor gekozen om geen criterium op te nemen ten aanzien van MVO/duurzaamheidsbeleid van het adviesbureau, of ten aanzien van duurzaamheidsverslaglegging. 8

11 3 Duurzaamheid in het inkoopproces De criteria in dit document zijn verdeeld over de verschillende stappen in het inkoopproces. Meer informatie over de stappen in het inkoopproces en de manier waarop duurzaamheid daarin kan worden meegenomen, vindt u in de Instructie Duurzaam inkopen. Deze is najaar 2008 te downloaden. Het is aan te bevelen deze instructie te bekijken voordat u met de criteria voor deze productgroep aan de slag gaat. 3.1 Voorbereidingsfase (aandachtspunten) Elke inkoop of aanbesteding begint met het inventariseren van de behoefte van de (interne) klant. Duurzaamheid kan in deze fase meegenomen worden door te onderzoeken of de aanschaf noodzakelijk is en of er een duurzamere oplossing is voor de inkoopbehoefte. Specifieke aandachtspunten voor de inkoop van de productgroep Externe Adviesdiensten zijn: Milieumanagementsysteem Aan leveranciers kan gevraagd worden bijvoorbeeld in het kader van marktonderzoek voorafgaand aan de aanbesteding- om (vrijblijvend) te omschrijven wat zij doen op het gebied van milieumanagement. Een milieuzorgsysteem zoals ISO of EMAS toont aan dat een bedrijf of organisatie een systematisch milieumanagement systeem hanteert voor het behandelen van relevante milieukwesties tijdens dagelijkse activiteiten 1. Duurzaamheids- of MVO-verslag Aan leveranciers kan gevraagd worden bijvoorbeeld in het kader van marktonderzoek voorafgaand aan de aanbesteding- om (vrijblijvend) te omschrijven wat het duurzaamheidsbeleid van hun onderneming inhoudt en of zij hierover rapporteren naar externe stakeholders in de vorm van een MVO- of duurzaamheidsverslag. Een MVO-jaarverslag of een duurzaamheidsverslag dat opgesteld is conform de GRI Richtlijnen ( is een middel waarmee organisaties kunnen aantonen dat zij beleid hebben en activititeiten ontplooien op het gebied van MVO. Omvang mogelijke milieubelasting berekenen Aanbestedende diensten dienen zelf vooraf de omvang van de mogelijke milieubelasting alsmede daaraan verbonden maatregelen en kosten inzichtelijk te maken. Hiermee wordt de aanbestedende dienst in een voortijdig stadium bewust van keuzes die zij zelf bij aanbesteding dient te maken voor de aard, vorm en omvang van de op te dragen dienstverlening, de daaraan te stellen voorwaarden en daaraan kosten en de prijsverhogende effecten die daaruit voortvloeien. Als hulpmiddel hiervoor kan de MVO-scan van SenterNovem toegepast worden (zie: Beperking reiskilometers Advisering kan plaatsvinden op locatie van de opdrachtgever of vanuit het kantoor van de adviseur. 1 Op de website van SCCM is een database te vinden waarin alle ISO certificaten zijn opgenomen van in Nederland door de RvA geaccrediteerde certificatie-instellingen. Wanneer een certificaat er onverhoopt niet op mocht staan kan contact worden gezocht met de betreffende certificatie-instelling. Op zijn de contactgegevens te vinden. En op de website van EMAS is ook meer informatie te vinden: 9

12 Ga na of structurele aanwezigheid op kantoor van de opdrachtgever noodzakelijk is. Regelmatig overleg tussen opdrachtgever en adviseur zal in de meeste gevallen gewenst of vereist zijn. Ga na of er voor de opdracht op andere manieren over de opdracht te communiceren is. Beperking papiergebruik Ga na of correspondentie en adviesproducten (rapporten, beleidsnotities, tekeningen, accountantsverklaringen, verslagen, etc.) zoveel mogelijk digitaal aangeleverd kunnen worden. Indien de adviesproducten in hardcopy moeten worden aangeleverd worden deze stukken zoveel mogelijk dubbelzijdig en op duurzaam papier (voorzien van één van de volgende keurmerken: Milieukeur, Europees Ecolabel, Nordic Swan, Blaue Engel of gelijkwaardig) geprint. 3.2 Specificatiefase (criteria) In de specificatiefase wordt de behoefte van de (interne) klant vertaald in een aanbestedingsdocument. In deze fase worden geformuleerd: Criteria voor de kwalificatie van leveranciers. Dit kunnen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zijn, ofwel eisen aan de leverancier en in een niet-openbare aanbesteding eventueel ook selectiecriteria, ofwel wensen ten aanzien van de leverancier. Een beschrijving van de minimumeisen die ten aanzien van levering, dienst of werk gesteld worden (het Programma van Eisen). Gunningscriteria, ofwel wensen voor levering, dienst of werk. Deze zijn alleen van toepassing als gekozen wordt voor het gunnen op Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Het contract met daarin contractbepalingen. Meer informatie over de verschillende soorten criteria en de verschillende manieren van aanbesteden vindt u in de Instructie Duurzaam Inkopen (najaar 2008 beschikbaar). In de gunningscriteria is, indien relevant, ook innovatie meegenomen. Innovatie is gericht op de ontwikkeling en introductie van nieuwe ideeën en producten. De criteria in dit document zijn opgesteld om de inkoper te ondersteunen bij het duurzaam inkopen van Externe Adviesdiensten. De criteria zijn juridisch getoetst. Elke inkoop en aanbesteding is echter maatwerk. Het opstellen van een aanbestedingsdocument blijft dan ook de verantwoordelijkheid van de inkoper Kwalificatie van leveranciers Naast de criteria voor kwalificatie van leveranciers voor deze specifieke productgroep zijn er nog meer mogelijkheden om duurzaamheid mee te nemen in dit onderdeel. Meer informatie hierover vindt u in de Instructie Duurzaam inkopen. Deze kunt u najaar 2008 downloaden op de website. 10

13 3.2.2 Programma van eisen Minimumeisen Minimumeis nr. 1 De inschrijver neemt maatregelen of heeft maatregelen genomen waarmee de milieubelasting (energieverbruik, uitstoot van CO 2, NOx, fijn stof, geluidbelasting) van het transport dat direct gerelateerd is aan de uitvoering van de opdracht voor NAAM AANBESTEDENDE DIENST wordt verminderd. De maatregelen zijn beschreven in een document dat tenminste de volgende onderdelen bevat: al genomen of voorgestelde maatregelen; beheer of invoering en beheer van de maatregel (communicatie, organisatie, monitoring en evaluatie); planning. Voorbeelden van maatregelen: maatregelen gericht op het verminderen van het aantal vervoersbewegingen; stimuleren van alternatieven voor de auto zoals gebruik van fiets, openbaar- en collectief vervoer, carpool en vanpool, bijvoorbeeld door vergoeding of een financiële bijdrage in de aankoop van een fiets of OV-abonnement; maatregelen gericht op een schoner en zuiniger rijgedrag, bijvoorbeeld door het aanbieden van een cursus het nieuwe rijden ; andere maatregelen gericht op het verminderen van de milieubelasting, bijvoorbeeld aanpassingen in het wagenpark. De maatregelen gelden voor de gehele looptijd van de overeenkomst en moeten zijn getroffen op het moment dat de overeenkomst ingaat of maximaal [XX] maanden na ingangsdatum van de overeenkomst. Bewijsmiddelen 1. Een bij de offerte overgelegde verklaring dat de inschrijver voldoet aan (deze eis in) het PvE. 2. Een bij deze inschrijving te voegen document, door de directie van inschrijver vastgesteld, waaruit blijkt dat de inschrijver aan deze minimumeis voldoet. 3. Een bij de inschrijving overgelegd certificaat of ander document dat is afgegeven en ondertekend door een onafhankelijke derde (zoals een auditor of een accountant), waarmee wordt aangetoond dat inschrijver aan deze minimumeis voldoet. 11

14 Toelichting voor inkoper Verificatie 1. Een bij de offerte overgelegd vervoerplan (zie bewijsmiddel 2) of verklaring van onafhankelijke derde partij (zie bewijsmiddel 3), dat aantoont dat aan de eis wordt voldaan. 2. Geen nadere verificatie. 3. Inwinnen van nadere informatie bij de onafhankelijke derde die het document afgaf. Selectiecriteria Voor deze productgroep zijn geen selectiecriteria geformuleerd Gunningscriteria Gunningscriterium nr. 1 Indien de inschrijver klimaatcompensatie toepast op [YY] % van de autokilometers en vliegkilometers die ten behoeve van de opdracht worden gemaakt ontvangt hij [XX] punten. Indien de klimaatcompensatie door de inschrijver wordt uitbesteed en de inschrijver nog niet beschikt over een contract voor klimaatcompensatie, dient hij uiterlijk binnen <XX> maanden na ingangsdatum van de overeenkomst een contract met een aanbieder van klimaatcompensatie te hebben afgesloten waarmee inschrijver kan aantonen dat de autokilometers en vliegkilometers die ten behoeve van de opdracht worden gemaakt door de inschrijver voor het genoemde percentage wordt gecompenseerd. Onder klimaatcompensatie wordt verstaan: het compenseren van vrijgekomen broeikasgassen (vertaald naar CO 2 -equivalenten) door het vastleggen van CO 2 in bomen of het voorkomen van CO 2 -uitstoot door het investeren in duurzame energie en/of energiebesparing. Er worden geen nadere eisen gesteld aan de wijze van compensatie. Bewijsmiddelen 1. Een bij de offerte overgelegde verklaring van de inschrijver dat hij voldoet aan dit gunningscriterium. 2. Een bij de offerte overlegde beschrijving van de inschrijver op welke wijze hij zal voldoen aan dit gunningscriterium. Toelichting voor de inkoper Voor een nadere toelichting op klimaatcompensatie en de verschillende typen CO 2 -emissierechten, zie bijlage 1 van dit criteriadocument. Inschrijver kan gedurende de looptijd van de overeenkomst op basis van een kilometeradministratie of een berekeningsmethode (gebaseerd op aantal gewerkte 12

15 dagen en reisafstand per adviseur), aantonen dat inderdaad [YY] % van alle opdrachtgerelateerde autokilometers en vliegkilometers klimaatneutraal zijn gemaakt via klimaatcompensatie. Verificatie 1. Overeenkomst waaruit blijkt dat [YY] % van de door autokilometers veroorzaakte CO 2 -uitstoot daadwerkelijk wordt gecompenseerd. 2. Geen nadere verificatie Contract Voor deze productgroep zijn geen contractbepalingen geformuleerd. 3.3 Gebruiksfase Voor deze productgroep zijn geen aandachtspunten geformuleerd. 13

16 4 Meer informatie 4.1 Bronnen en relevante informatie Kamer van Koophandel ( Milieu- en Natuur Planbureau ( Ministerie van Volksgezondheid, Ruimtelijke Ordening en Milieu ( Centraal Bureau voor de Statistiek ( MVO Nederland ( MVO Platform ( International Organization for Standardization ( NEN Managementsystemen ( Stichting Coördinatie Certificatie Milieu- en Arbomanagementsystemen ( GRI Global Reporting Initiatief ( Brancheorganisatie voor adviseurs ONRI ( 4.2 Gerelateerde productgroepen Gerelateerde productgroep: Uitzendkrachten (Ter beschikking gesteld tijdelijk personeel). Kijk voor de criteria voor deze productgroep op Informatiepunt SenterNovem Voor meer informatie en advies tijdens het gebruik van deze criteria kunt u contact opnemen met het Informatiepunt van SenterNovem: telefonisch bereikbaar van en uur op telefoonnummer (030) of stuur een . 14

17 Bijlage 1 Klimaatcompensatie Om de emissies van broeikasgassen te compenseren kunnen verschillende typen CO 2 -emissierechten worden gebruikt: 1. EU ETS emissierechten Op 1 januari 2005 is het Europese emissiehandels systeem (EU ETS) van start gegaan. De eerste handelsperiode loopt van Industriële bedrijven die deelnemen aan het EU ETS hebben aan het begin van de handelsperiode een hoeveelheid emissierechten ontvangen. Tevens is een emissie cap vastgesteld: de maximale hoeveelheid emissies die het bedrijf mag uitstoten aan het eind van de handelsperiode. De bedrijven kunnen ofwel zelf emissies reduceren of emissierechten kopen om onder de cap te blijven. De emissierechten kunnen door iedereen worden gekocht, dus ook door kopers die niet als bedrijf aan het EU ETS meedoen. Via verschillende traders of brokers kunnen emissierechten uit de tweede handelsperiode ( ) als futures voor eventueel volgende handelsperioden worden gekocht. Het uit de markt nemen van emissierechten binnen het Europese handelssysteem voor CO 2 leidt in principe tot CO 2 -reducties omdat die emissierechten dan niet meer beschikbaar zijn voor andere CO 2 -uitstoters. 2. CERs en ERUs De certified emission reductions (CERs) en de emission reduction units (ERUs) zijn emissierechten (uitgedrukt in tonnen CO 2 ) die bij de zogenaamde flexibele instrumenten van Kyoto horen (Clean Development Mechanism (CDM) en Joint Implementation (JI)). CERs worden uitgegeven voor projecten in ontwikkelingslanden die geen Kyoto verplichtingen zijn aangegaan (CDM) en ERUs voor projecten in landen die wel een Kyoto doelstelling hebben (JI). Voorbeelden van projecten zijn: duurzame energie projecten, energie efficiency projecten en methaan afvang projecten. CERs en ERUs worden pas uitgegeven nadat deze door een strenge selectie zijn gekomen onder leiding van een UN organisatie (UNFCCC). CERs en ERUs worden vooral gekocht door overheden om aan hun Kyoto-doelstelling te voldoen en door bedrijven onder emissiehandel. De waarde van CERs liggen begin 2007 ongeveer op 8 euro per ton CO 2. Kopers die extra eisen stellen aan de duurzaamheid van de projecten kunnen rechten kopen van projecten die volgens de Gold Standard zijn goedgekeurd. 3. VERs Verified emission reductions (VERs) worden verhandel op de zogenaamde vrijwillige markt. VERs zijn emissierechten van projecten die niet voldoen aan de eisen van de UN en veelal worden gekocht door partijen die vrijwillig besluiten om emissies te reduceren en daarom geen eisen hoeven te stellen aan de emissierechten. De meest populaire projecten op de vrijwillige markt zijn bosbouw projecten waarbij CO 2 wordt vastgelegd door het aanplanten van bomen. Deze vorm van CO 2 compensatie wordt door sommige NGOs bediscussieerd omdat er een risico is dat de bomen in de toekomst door bosbrand of kap verdwijnen en de CO 2 -vastlegging daarmee teniet wordt gedaan. Er bestaan overigens ook energieprojecten die aan vrijwillige standaards voldoen. De eisen die hierbij worden gesteld zijn afhankelijk van de standaard. Er zijn inmiddels veel standaarden geïntroduceerd; Gold Standard is een van de meest bekende, maar er wordt ook veel gebruik gemaakt van VCS, VER+ en verschillende standaards voor bomenaanplant en bossenbehoud. 15

18 Een overzicht van de verschillende typen CO 2 -emissierechten is gegeven in onderstaande tabel. Tabel 1 Overzicht CO 2 -emissiereductiemechanismen Markt/mechanisme Type certificaat Verificatie Europees emissiehandelssysteem ETS wettelijk kader EU en EU lidstaten emissierechten Clean Development Mechanism CER UNFCCC Joint Implementation ERU UNFCCC Vrijwillige markt VER Geen verificatie of volgens standaard 16