KENNISDOCUMENT Van traditioneel werkplekbeheer naar Managed Workspace

Transcriptie

1 KENNISDOCUMENT Van traditioneel werkplekbeheer naar Managed Workspace Hoe werkplekbeheer verandert door de komst van Desktop Virtualisatie

2 KENNISDOCUMENT Introductie Inhoud Inhoud Kennisdocument Desktop Virtualisatie maakt het mogelijk individuele gebruikers een desktop op maat aan te bieden, onafhankelijk van het device dat ze gebruiken en de plaats waar ze werken. De traditionele, vaste werkplek verdwijnt. De virtuele desktop komt ervoor in de plaats. In deze whitepaper leest u wat de ontwikkelingen zijn en hoe u hierop kunt inspelen. Virtuele desktops zijn interessant voor organisaties met 50 tot werkplekken. ICT is niet hun core business, maar wel cruciaal voor hun business delivery model. De zorg, het notariaat, de advocatuur, werving & selectie, consultancy, finance en verzekeringen zijn goede voorbeelden van branches waarin de virtuele desktop de toekomst is. De whitepaper is geschreven voor CIO s, CFO s en CEO s. Achtergrond Kennisdocument Technologische ontwikkelingen verschuiven omslagpunt uitbesteden De IT-afdelingen van zakelijke dienstverleners staan onder druk. Enerzijds plaatst het management en de overheid (normen voor) veiligheid en beschikbaarheid van vertrouwelijke en bedrijfskritische data hoog op de agenda. Anderzijds verwachten medewerkers, kenniswerkers, maximale vrijheid in de keuze van mobiele apparatuur (BYOD) en de plaats en tijd dat ze daar zakelijk gebruik van maken. Daar komt nog bij de eis van het management om de ICT-kosten zo laag mogelijk te houden en tegelijkertijd de productiviteit van de medewerkers te maximaliseren. 3 De moderne werkplek Mobiele werkwijzen vervangen de vaste werkplek 4 Desktop Virtualisatie Dé werkplek bestaat niet meer. Desktop Virtualisatie vergroot flexibiliteit en verlaagt beheerkosten 6 Managed Workspace Werkplekbeheer wordt een centrale operatie. Eindgebruikers behouden hun vrijheid 9 Overstappen op virtuele desktops Wanneer de virtuele desktop is ingericht, kan het beheer centraal plaatsvinden 10 Eigen beheer versus uitbesteden Uitbesteden is een afweging tussen prestaties en kosten 11 Samenvatting en conclusies De traditionele werkplek verdwijnt. Desktop Virtualisatie en Managed Workspace zijn de toekomst De IT-afdeling belandt in een dubbele spagaat. Technologisch is het allemaal haalbaar, maar er zijn nieuwe investeringen voor nodig in geld, in kennis en in beheercapaciteit. De werkplek voor de moderne werker inrichten en beheren is een complexe taak. De vraag is welke opties de IT-afdeling heeft en hoe men tot een keuzes komt. Is uitbesteden een goed alternatief? Welk type organisatie is er geschikt voor? Nieuwe technologieën, zoals Desktop Virtualisatie, maken het mogelijk om werkplekbeheer op verantwoorde wijze uit te besteden. De veiligheid van data en uitwisseling van data tussen (mobiele) virtuele desktops is beter te regelen. De beschikbaarheid van data op elke plaats, op elk moment, altijd en overal, groeit ram infotechnology 2

3 Van traditioneel werkplekbeheer naar Managed Workspace Hoe werkplekbeheer verandert door de komst van Desktop Virtualisatie De moderne werkplek Mobiele werkwijzen vervangen de vaste werkplek Hoe ziet de werkplek van de moderne medewerker er tegenwoordig uit? Die is niet eenduidig. De werkplek verandert, zelfs per dag, regelmatig van locatie en omvang. En ook de medewerker zelf verandert snel. Flexibiliteit, mobiliteit en productiviteit zijn de nieuwe drivers. Thuiswerken en werken buiten de van-9-tot-5 kantooruren komt steeds meer voor, als onderdeel van balans tussen werk en privé. De behoefte aan werken op afstand en toegang op afstand tot de bedrijfsapplicaties en -data is groot. De vaste werkplek verdwijnt Op kantoor is de vaste werkplek met pc lang niet altijd meer aanwezig. Bij aankomst kiest de medewerker een bureau, logt in met de eigen laptop of een thin client en dat is voor dat moment de werkplek. Voor overleg of projectwerkzaamheden verhuist de werkplek regelmatig gedurende de dag. De laptop verhuist mee of de medewerker logt in op een ander werkstation. Het flying desktop model is dan een interessante optie (zie hoofdstuk Managed Workspace in deze whitepaper). Fysieke documenten zijn vaak wel binnen handbereik, maar niet standaard bij de eigen werkplek. Source: Cisco Connected World Technology Report 2011 BYOD, zakelijk en privé vermengen Veel kenniswerkers werken ook buiten kantoor, op locatie bij klanten of leveranciers, thuis bij patiënten, onderweg (woon-werk, zakenreis) en thuis. De zakelijke laptop krijgt dan gezelschap van tablets en smartphones uit de privésfeer als devices om mee te werken en te communiceren. De omvang en de kwaliteit van de werkplek is sterk wisselend. Fysieke documenten zijn minder makkelijk voorhanden, wat hogere eisen stelt aan de toegang tot en het zoeken in alle relevante digitale data dan bij werken op kantoor. Zijn de toegangsrechten goed geregeld? Krijgt de eindgebruiker niet te veel, maar ook niet te weinig te zien? Bij thuiswerken heeft de kenniswerker te maken met devices uit de privésfeer die gemiddeld meer te bieden hebben dan de zakelijke devices. Steeds meer organisaties overwegen de optie om hun medewerkers zelf het device te laten kiezen waarmee ze willen werken: BYOD (Bring Your Own Device). Voor IT-beheerders heeft dit grote consequenties. Hoe groot is bijvoorbeeld het risico op virussen wanneer een medewerker zelf een printerdriver installeert? ram infotechnology

4 In 2020 werkt 89% van de organisaties met mobiele werkwijzen Hoe beheer je de moderne werkplek? De voordelen van de moderne werkplek voor de medewerker zijn duidelijk: mobiliteit, flexibiliteit en productiviteit. Voor de IT-afdeling ligt dat anders. Gebruikers en devices zijn minder in zicht en de individuele eisen van medewerkers lopen sterk uiteen. Beschikbaarheid van applicaties en data zijn cruciaal. En daarmee groeit complexiteit van beheer en neemt de kans op fouten toe. Desktop Virtualisatie maakt het mogelijk individuele desktops centraal te beheren. Traditioneel werkplekbeheer wordt Managed Workspace. 7% 2% 9% 24% Desktop Virtualisatie Dé werkplek bestaat niet meer. Desktop Virtualisatie vergroot flexibiliteit en verlaagt beheerkosten 21% Technologische innovaties zijn bijna altijd bepalend voor nieuwe toepassingen in de praktijk. De belangrijkste ontwikkeling op het gebied van werkplekbeheer is Desktop Virtualisatie. Daarnaast is het aanbod van mobiele devices, tablets en smartphones enorm gegroeid en is WIFI op steeds meer (werk)plekken beschikbaar. 36% 24% biedt nu mobiele werkwijzen aan 36% breidt aangeboden mobiele werkwijzen uit 21% biedt binnen 12 tot 24 maanden mobiele werkwijzen aan 7% biedt in 2020 mobiele werkwijzen aan 2% biedt ergens na 2020 mobiele werkwijzen aan 9% geeft geen plannen om mobiele werkwijzen aan te bieden De belangrijkste redenen zijn: - Aantrekkelijk zijn voor toptalent; - Lagere kosten voor IT; - Minder reizen van en naar het kantoor; - Flexibiliteit en productiviteit medewerkers. Logica en fysiek van elkaar gescheiden Eindgebruikers zullen gaan werken met een mix van traditionele werkstations, thin clients, laptops, tablets en smartphones. Elk van deze devices heeft een eigen interface. Desktop Virtualisatie maakt het mogelijk om het fysieke apparaat volledig te scheiden van het operating system, de applicaties en de data. Alle logica wordt centraal beheerd. De desktop staat op een centrale, remote server en niet meer lokaal, bijvoorbeeld op de hard disk van de laptop. De gebruiker ziet een virtuele desktop op zijn device, wanneer hij inlogt. De centrale server stuurt per desktop het gebruik van applicaties en data aan. Hij kan documenten niet meer lokaal opslaan, alleen centraal, waarmee het belang van versiebeheer toeneemt ram infotechnology 4

5 Virtuele desktop Gebruikers werken dus alleen met programma s, applicaties, processen en data die centraal draaien. Afhankelijk van het device waarmee zij het systeem benaderen, krijgen zij een bijpassende desktop aangeboden. Deze desktop is eenmalig op maat ingericht door de IT-afdeling of door een IT-service provider wanneer de organisatie het werkplekbeheer uitbesteedt. Citrix marktonderzoek Desktop Virtualisatie Consumerization van IT dwingt bedrijven na te denken over BYOD Desktop Virtualisatie faciliteert BYOD op centraal niveau 62% van de bedrijven investeert al in Desktop Virtualistie of gaat dat de komende 2 jaar doen Voordelen voor IT Voor de IT-afdeling die het werkplekbeheer doet, levert Desktop Virtualisatie een aantal belangrijke voordelen op: 1. Lagere kosten voor support 2. Lagere kosten voor hardware 3. Hogere garantie business continuïteit 4. Lager energieverbruik 5. Verbeterde data veiligheid Met Desktop Virtualisatie levert de centrale server een desktop per gebruiker. De gebruiker heeft de ervaring van een volledige desktop, terwijl de IT-staf iedere desktop virtueel beheert. Updates en patches vinden centraal plaats zonder dat er contact nodig is met de eindgebruiker of dat de eindgebruiker zelf allerlei updates uitvoert met onvoorziene gevolgen. Doordat alle applicaties centraal draaien hebben gebruikers geen zware, state-of-art hardware meer nodig. Ook het lokale operating systeem raakt niet snel verouderd. En in plaats van een complete pc of laptop volstaat een veel goedkopere thin client. In het geval van een (lokale) ramp of grootschalige verkeersopstoppingen kunnen medewerkers met virtuele desktops overal werken en ondervindt de organisatie geen noemenswaardige last. In 2008 is in een studie door The Climate Group vastgesteld dat traditionele pc s bij elkaar 3x zoveel energie verbruiken als de servers in een datacenter. Organisaties die werken met thin clients en virtuele desktops op tablets en smartphones kunnen aanzienlijk besparen op hun energieverbruik. De scheiding van de logica en het fysieke apparaat heeft als bijkomend voordeel dat data nooit lokaal wordt opgeslagen. Bij verlies of diefstal van het device komt data dus niet op straat te liggen. De eindgebruiker Voor de IT-afdeling heeft Desktop Virtualisatie veel voordelen. De eindgebruiker echter vreest het verlies van een persoonlijke desktop en beperkte vrijheid en flexibiliteit bij centraal beheer van applicaties en data. Toch is die vrees niet terecht. Bij Desktop Virtualisatie zijn alle persoonlijke settings centraal opgeslagen. De eindgebruiker neemt ze virtueel mee naar ieder device waarmee hij werkt. Dit beperkt niet zijn mogelijkheden, maar vergroot deze juist, omdat hij zich geen zorgen hoeft te maken dat het ene device meer desktop biedt dan het andere. En hij weet dat de veiligheid van data altijd gegarandeerd is. Data wordt immers nooit lokaal opgeslagen. Uiteraard behoudt de organisatie zich het recht voor bepaalde toeters en bellen uit te sluiten van de desktop. Dat zou kunnen leiden tot frustraties bij de eindgebruiker. Daar staat tegenover dat wat de desktop biedt altijd up to date is voor het werk dat gedaan moet worden. De eindgebruiker kan veel productiever werken. Kenmerken Desktop Virtualisatie 1. Volledige centralisatie van IT-bronnen 2. Verbeterde bescherming, back-up en herstel van data 3. Maximale mobiliteit voor eindgebruikers 4. Virtuele desktop, gepersonaliseerd per eindgebruiker 5. Verbeterde gebruikerservaring, afgestemd op business rol 6. Efficiënter IT-management ram infotechnology

6 Managed Workspace Werkplekbeheer wordt een centrale operatie. Eindgebruikers behouden hun vrijheid De Managed Workspace is als een venster waarmee eindgebruikers kijken naar de applicaties en data die zijn nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Alleen de toetsaanslagen en muisbewegingen vinden op het device plaats. Elke actie leidt tot een nieuw scherm dat centraal wordt aangestuurd en geleverd. Het venster kan er op elk device waarmee eindgebruikers werken anders uitzien. De applicaties en data staan dus nooit op het device zelf, maar worden altijd centraal aangeleverd op het moment dat de gebruiker het venster activeert (inlogt) en taken opstart. De desktop van de gebruiker is virtueel en de IT-afdeling managet deze user workspace centraal. Werkplekbeheer zonder Desktop Virtualisatie In een situatie waarin Desktop Virtualisatie nog niet is geïmplementeerd, houdt de IT-afdeling zich continu bezig met aanpassingen van desktops en IT-infrastructuur om te kunnen voldoen aan verzoeken voor nieuwe functionaliteiten, kostenbesparingen en verbetering van de kwaliteit en prestaties van de desktop infrastructuur. Aanpassingen leiden bovendien regelmatig tot problemen voor eindgebruikers met hun desktop. De meest voorkomende aanpassingen zijn: Hosted desktop computing en Virtual desktop computing Upgrades van MS Windows XP naar MS Windows 7 of 8 Upgrades van MS Office 2003 naar MS Office 2010, van 2007 naar 2013 Implementatie van location-based printen Implementatie van veiligheid voor verwijderbare hard disks Dit zijn over het algemeen complexe en arbeidsintensieve projecten. Ze zijn vaak lastig te plannen en te controleren en kunnen een behoorlijke impact hebben op de productiviteit van eindgebruikers. Voor implementaties zijn vaak stand alone technologieën nodig. Bij de inzet van meerdere stand alone technologieën neemt de complexiteit snel toe en is het beheer op lange termijn moeizaam en duur. Managed Workspace met Desktop Virtualisatie Werkplekbeheer krijgt een volledig nieuw invulling wanneer een organisatie overstapt op Desktop Virtualisatie, op virtuele desktops voor eindgebruikers. De scheiding van het fysieke apparaat van de programma s, applicaties, processen en data levert een heel andere werkwijze op. Contact met de eind gebruiker met zijn verschillende devices is zelden nodig. Rondrennende systeembeheerders zijn verleden tijd. Uitbesteden van werkplekbeheer is ook veel eenvoudiger. Daarnaast zijn de componenten waaruit de virtuele desktop infrastructuur is opgebouwd makkelijk te vervangen zonder impact op de productiviteit van de eindgebruiker. Managed Workspace onder Desktop Virtualisatie richt zich enerzijds volledig op het centrale beheer van applicaties en data waar eindgebruikers mee werken en anderzijds op de settings van de virtuele desktops van eindgebruikers. Flying Desktop Model De Flying Desktop functionaliteit biedt medewerkers van een organisatie een smartpas die toegang geeft tot de thin clients in de organisatie. Bij het inloggen op de werkplek zorgt de smartpas ervoor dat de medewerker direct gebruik kan maken van alle (toegewezen) applicaties en data, inclusief , agenda, contactpersonen en taken. Zodra de pas uit de lezer wordt gehaald, zijn de gegevens afgesloten voor de buitenwereld. Er is geen data op locatie. Wanneer de medewerker op een andere werkplek wil verder werken, volstaat het om de smartpas uit de ene thin client te halen en in de andere te steken. De sessie verhuist gewoon mee, inclusief de instellingen van de dichtstbijzijnde printer. In 3 seconden werkt alles weer. Voor mobiele werkers is er een speciale paslezer die zij aan hun laptop koppelen voor toegang. Elke nieuwe gebruikerssessie gaat verder waar de vorige geëindigd is, onafhankelijk van het device waarmee zij werken. Alle wijzigingen tijdens een gebruikerssessie worden automatisch opgevangen ram infotechnology 6

7 Het is zelfs mogelijk om de virtuele desktop af te stemmen op de locatie of het moment van de dag wanneer de gebruiker inlogt. De context waarin de eindgebruiker opereert leidt tot aangepaste settings en zo nodig verhoogde IP-veiligheidslevels. Als de gebruiker inlogt op de centrale server via een publiek netwerk, thuis of op kantoor, is het mogelijk andere settings toe te kennen en bijvoorbeeld printers uit te sluiten. Applicaties De beheerder kan op desktopniveau bepalen welke settings van applicaties mogelijk zijn. Bepaalde settings mag een gebruiker naar eigen inzicht aanpassen en opslaan, terwijl de beheerder de meer kritische settings kan aanpassen. Hij kan daarnaast uitzonderingen toestaan voor sommige gebruikers. Werkplekbeheer is niet langer een kwestie van alles of niets, maar is flexibel in te richten. Vanuit het oogpunt van de onderneming is de grip op de werkplekken veel groter, terwijl de hoeveelheid werk per individuele werkplek minder is. BYOD Managed Workspace maakt Bring Your Own Device beheerbaar voor IT Steeds meer organisaties stappen over op BYOD: Bring Your Own Device. Daarbij sterk gestimuleerd door medewerkers en senior management die min of meer verlangen dat zij met hun persoonlijke apparatuur mogen werken of zelf kunnen kiezen waarmee zij werken. De vraag naar vrijheid, flexibiliteit, mobiliteit en productiviteit is leidend hierin. BYOD is daarmee een bepalende factor voor organisaties om mobiele werkwijzen te introduceren. Vanuit het management zijn veiligheid van bedrijfskritische data, lagere kosten en continuïteit belangrijke drivers om BYOD te overwegen. Citrix marktonderzoek BYOD 92% van de bedrijven heeft eindgebruikers die met eigen devices werken 28% van de eindgebruikers werkt met een of meer eigen devices 44% van de bedrijven heeft een BYOD-beleid Verhoogde productiviteit, aantrekken van talent en behoud van (jonge) medewerkers zijn de belangrijkste redenen om BYOD in te zetten Lagere kosten voor IT-management, aanschaf en energie verbruik van hardware zijn andere redenen Veiligheid, applicatiebeheer en IT-kosten zijn de grootste zorgen die BYOD met zich meebrengt. Citrix heeft wereldwijd marktonderzoek gedaan naar BYOD. Risico s van BYOD Een belangrijk aspect van werken onderweg en thuis is dat de gemiddelde medewerker zich niet of onvoldoende bewust is van de gevaren en risico s die hij loopt en daarmee ook de werkgever. De laptops, tablets en smartphones die men privé gebruikt zijn de norm. Zakelijke apparatuur moet minimaal hetzelfde niveau bieden, wat in de praktijk zelden haalbaar is door strengere beveiligingseisen en verschillen in snelheid van de verbinding, afhankelijk van de werkplek ram infotechnology 2013 ram infotechnology

8 Veiligheid en beschikbaarheid zijn cruciaal voor iedere organisatie, maar vanuit het perspectief van het management en de IT-afdeling hebben ze een heel andere betekenis dan vanuit het perspectief van de gebruiker. Organisaties die BYOD zelf willen managen, zullen hiermee rekening moeten houden en er specifiek beleid voor moeten ontwikkelen. Om risico s uit te sluiten zijn vergaande maatregelen nodig op het gebied van ICT-infrastructuur en IT-beheer. Zo kan de toegang tot bedrijfsinformatie beperkt worden tot de functie van iemand, het type device dat hij gebruikt of het type netwerk dat de verbinding met de centrale server maakt. Nieuwe technologieën Om BYOD te kunnen beheren, moeten organisaties overstappen op nieuwe technologieën. Het gaat om technologieën die elkaar aanvullen. Centraal staat veilige toegang tot de bedrijfsgegevens. Gemiddeld gebruiken medewerkers vier devices om toegang te krijgen tot het bedrijfsnetwerk! Daarnaast moet technologie samenwerking faciliteren tussen mensen die op verschillende (werk)plekken actief zijn en gebruikmaken van uiteenlopende devices, operating systems, applicaties en data. Desktop Virtualisatie is daarbij de meest ingezette technologie. Organisaties maken gebruik van een set aan technologieën voor mobiele werkwijzen Desktop virtualisatie, Managed Workspace Mobile device management Applicatie virtualisatie VPN-oplossingen Web-based remote support Online meetings en training software File-sharing, synchronisatie en opslagservices Platforms voor samenwerking en social media Online App Store Organisaties vertrouwen op een tecnologiepakket om mobiele werkvormen te faciliteren Desktop virtualisatie, Managed Workspace Mobile device management Applicatie virtualisatie VPN-oplossingen Web-based remote support Online meetings en training software File-sharing, synchronisatie en opslagservices Platforms voor samenwerking en social media Online App Store 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 2013 ram infotechnology 8

9 Overstappen op virtuele desktops Wanneer de virtuele desktop is ingericht, kan het beheer centraal plaatsvinden. Overstappen op andere technologieën en infrastructuren heeft vaak impact op de productiviteit van eindgebruikers en een verhoogde werkdruk voor de IT-afdeling. Overstappen op van individuele desktops op virtuele desktops is een proces dat goed is voor te bereiden en te managen. De IT-staf kan in vijf stappen de overstap inrichten: 1. Verzamelen van data op de bestaande desktops van eind gebruikers 2. Analyseren van data vanuit de gebruikerscontext 3. Ontwikkelen workspace items 4. Ontwikkelen workspace 5. Transformeren bestaande desktops naar workspaces 1. Data verzamelen Zonder kennis van de bestaande desktops van eindgebruikers is overstappen niet mogelijk. Verzamel daarom als eerste van iedere desktop de volgende gegevens: Gebruikte applicaties Gebruikte mappen (structuren) en printers Gebruikersgegevens als naam, groep, IP-adres, type computer Met een desktop sampler op iedere desktop is het mogelijk informatie te verzamelen van de beschikbare desktop items. 2. Data-analyse Data-analyse baseert zich op de context van de gebruiker en hoe de context af te stemmen op directory services, locaties en devices. Van hieruit kijkt de data-analist naar de volgende items: applicaties, databronnen, schijf en poort mapping en printers. Alle gevonden items komen in een lijst te staan. 3. Workspace items De volgende stap is het toekennen van items aan de workspace per gebruiker. Een IT-professional bepaalt per item welke gebruiker het al gebruikt en mag blijven gebruiken, wie het item niet langer mag gebruiken en wie het juist moet gaan gebruiken. Zo ontstaat een set van toegangsregels per (virtuele) desktop. 4. Workspace model De IT-professional stelt vervolgens per gebruiker de Managed Workspace samen. Uiteindelijk ontstaan er zo diverse workspace modellen voor verschillende soorten gebruikers en virtuele desktops ram infotechnology De workspace models controleren welke items op een desktop beschikbaar moeten zijn. IT-professionals hebben voldoende aan de workspace models om de user workspace te beheren. 5. Transformatie desktop Als laatste stap vindt de daadwerkelijke transformatie plaats. Met de workspace models en andere managementinformatie wordt de context vastgesteld en de beveiligde user workspace ingericht. De eindgebruiker beschikt nu over een virtuele desktop, die zich aanpast aan de context van de gebruiker. Wanneer de gebruiker wisselt van device, locatie of netwerk dat toegang geeft tot de IT-bronnen kan dat een andere desktop opleveren. De eindgebruiker kan zelf instellingen aanpassen voor zover toegestaan. De IT-afdeling heeft de volledige controle over deze Managed Workspace. Het kan updates uitvoeren zonder applicaties of settings van gebruikers te beperken. Technologieën voor Desktop Virtualisatie Voor het leveren van de virtuele desktop aan de gebruiker heeft de IT-afdeling keuze uit diverse technologieën: Private of shared Hosted of VDI Streamed VHD Local VM Voor applicaties is de keuze: Hosted of shared Hosted of VM Streamed Als de keuze uit deze technologieën is gemaakt, kan de transitie starten van de traditionele desktop naar de virtuele desktop. Dat gaat in drie fases: Centrale distributie van de virtuele desktop omgeving: virtualisatie van desktops en applicaties en optimalisatie van de netwerkinfrastructuur (vaste en mobiele verbindingen) voor virtualistie Optimalisatie beheer: IT verschuift naar centraal beheer Transformatie IT-dienstverlening: levering van desktops on-demand as a service

10 Eigen beheer versus uitbesteden Uitbesteden is een afweging tussen prestaties en kosten Overstappen op virtuele desktops betekent voor eindgebruikers meer flexibiliteit, mobiliteit en productiviteit. IT-afdelingen kunnen het beheer van virtuele desktops volledig centraal uitvoeren (Managed Workspace), waarbij de veiligheid van bedrijfsinformatie toeneemt, ook wanneer de organi satie BYOD toestaat. Naast een verhoogde veiligheid leidt desktop virtualisatie tot lagere kosten qua energieverbruik en investeringen in devices voor gebruikers (thin client, tablets en smartphones in plaats van vaste pc s). Geen core business, maar wel belangrijk De technologieën voor virtuele desktops en Managed Workspace zijn recent ontwikkeld, onder andere door Citrix. Voor kleinere organisaties (tot virtuele desktops) is het echter te duur om de IT-structuur voor Managed Workspace in huis te implementeren en te beheren. Ook de licentiekosten lopen snel op. Daarnaast zal de organisatie moeten investeren in kennisontwikkeling. Grote organisaties ( virtuele desktops) kunnen wel voor beheer in eigen huis kiezen, maar in het algemeen geldt dat uitbesteden van Managed Workspace lonend is wanneer ICT geen core business is, maar wel belangrijk voor de organisatie. Keuzefactoren voor uitbesteden: Concept Desktop Virtualisatie en Managed Workspace sluit aan op behoeften organisatie Complexiteit beheer neemt toe Kennis noodzakelijk van alle applicaties; kennis moet redundant zijn 24/7 beschikbaarheid kan probleem opleveren Piekbelastingen opvangen met extra CPU-capaciteit die verder onbenut blijft Uitvoeren van intensieve taken is belastend voor verbinding en virtuele desktop Vaste ICT-staf omvormen en omscholen Vaste kosten; geen flexibiliteit bij gewijzigd gebruik van IT-bronnen; kosten licenties Voordelen van uitbesteden: Schaalgrootte leidt tot lagere kosten hardware en gebruik Deels pay-per-use; softwarelicenties (OS, Office, applicaties) per gebruiker CPU-capaciteit verdelen over meerdere gebruikers (organisaties); dynamisch schalen ICT is core business hosting provider 24/7 beschikbaarheid en monitoring Schaalgrootte maakt investeringen in innovatie bereikbaar; organisatie lift mee op investeringen hosting provider Certificering van beveiliging Omslagpunt eigen beheer en uitbesteden De afweging die iedere organisatie moet maken is die tussen prestaties, opbrengsten en kosten. De prestaties zijn de prestaties die de ICT-staf levert, maar ook die van de ICT zelf. De opbrengsten zijn te relateren aan de (toegenomen) productiviteit van medewerkers. De kosten zijn de directe en indirecte kosten van ICT. Desktops verbruiken ongeveer 80% meer energie dan thin clients. De juiste aanbieder van werkplekbeheer selecteren Voor het selecteren van een werkplekbeheerder bieden deze aspecten een goed houvast: Referenties in de branche Referenties van bedrijven met vergelijkbare omvang of werksituatie Certificaten van norminstituten en softwareleveranciers (security) Garanties voor continuïteit dienstverlening. Uitgebreide SLA Helpdesk Proven technology in eigen huis. Gebruikmaken van standaarden Heldere kostenstructuur (profiteren van schaalgrootte) Tarieven voor maatwerk en additionele werkzaamheden Persoonlijk contact (is er een single point of contact?) 2013 ram infotechnology 10

11 Samenvatting en conclusies De traditionele werkplek verdwijnt. Desktop Virtualisatie en Managed Workspaces zijn de toekomst Werkplekbeheer verandert, omdat werk verandert en medewerkers en werkplekken veranderen. De eisen van medewerkers, de gebruikers van data en applicaties zijn groot. Men verwacht minimaal dezelfde mogelijkheden als waarover men privé beschikt. Bring Your Own Device is een veel gevraagde optie. Voor de ICT-afdeling is BYOD minder aantrekkelijk. Zakelijk en privégebruik lopen volledig door elkaar. Risico s van verlies, diefstal of besmette USB-sticks zijn groot wanneer vertrouwelijke en bedrijfskritische data meereizen met de medewerker. Desktop Virtualisatie en Managed Workspace bieden ITafdelingen en organisaties een goed alternatief voor efficiënt werkplekbeheer. Daarbij neemt de veiligheid en beschikbaarheid van data toe. Eindgebruikers beschikken over een virtuele desktop die centraal gehost wordt, maar hen toch voldoende vrijheid, flexibiliteit en mobiliteit biedt om productief te werken. Wanneer ICT niet de core business is van een organisatie, maar wel belangrijk voor de organisatie is, kan uitbesteden van werkplekbeheer een aantal voordelen opleveren. Managed Workspace verlaagt de kosten door schaalgrootte, betalen naar gebruik, profiteren van innovaties en optimale prestaties van ICT. De veiligheid en beschikbaarheid van applicaties en data neemt toe. Het beheer wordt minder complex, terwijl de eindgebruiker over meer mogelijkheden beschikt om te werken waar en wanneer hij dat wil. Organisaties met veel kenniswerkers en ambulante medewerkers zijn het meest geschikt om over te stappen op virtuele desktops. De inzet en productiviteit van hun medewerkers hangt direct samen met de prestaties van ICT en de eisen die gelden voor veiligheid en beschikbaarheid van data. Informatie RAM Infotechnology is gespecialiseerd in ICT uitbesteding. Wij bieden managed hosting oplossingen, Managed Workspaces en netwerkdiensten. Met dit kennisdocument hebben wij u meer inzicht willen geven in de technologische ontwikkelingen en hun gevolgen voor werkplekbeheer. Mogelijk heeft u na het lezen van dit kennisdocument nog vragen. Neemt u dan contact op met ons: t e sales@ram-it.nl Om op de hoogte te blijven over de laatste ontwikkelingen kunt u zich abonneren op onze nieuwsbrief via of ons volgen via Twitter Bronnen Workplace of the future: a global market research report. Citrix IT Organizations Embrace Bring-Your_own-Devices. Citrix The Future of Knowledge Work. Intel, oktober 2012 User Workspace Management and Desktop Virtualization. RES Software Desktop Transformation with Citrix and RES Software. RES Software ram infotechnology

12 Planetenbaan AK Maarssen Postbus HA Maarssen t f