BEURSHANDBOEK voor een optimale deelname aan uw beurs

Transcriptie

1 BEURSHANDBOEK voor een optimale deelname aan uw beurs

2 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave 2 Inleiding 3 Organisatie 3.1 Adressen 3.2 Belangrijke telefoonnummers 4 Data en tijden 4.1 Beursdata 4.2 Openingstijden voor bezoek 4.3 Openingstijden voor exposanten 4.4 Opbouwtijden 4.5 Afbouwtijden 4.6 Oplevering en demontage standaard standbouw(pakketten) 5 Logistiek plan 5.1 Verkeerscirculatie naar de hallen + routekaarten 5.2 Bufferterrein P1 5.3 Borgregeling 5.4 Piekdagen 5.5 Parkeren tijdens opbouw en demontage 5.6 Expeditie (laden en lossen) 5.7 Exposantenbadges, opbouw en afbouwpassen 6 Veiligheid en verzekeringen 6.1 Veiligheid 6.2 Verzekeringen 7 Standbouw 7.1 Standbouwpakketten 7.2 Oplevering standaard standbouwpakketten 7.3 Bestellen 7.4 Wijzigingsmogelijkheden 7.5 Voorschriften 7.6 Techniek 8 Alles regelen rondom mijn stand 8.1 Jaarbeurs Expopoint 8.2 Catering 8.3 Stand schoonmaak 8.4 Afvalverwerking 8.5 Tuien 8.6 Gasflessen 9 Hoe krijg ik bezoekers naar mijn stand? 9.1 Nodig uw relaties uit 9.2 Laat zien waar u op de beurs staat 9.3 Vul uw catalogusgegevens in 9.4 Lever uw nieuwsberichten aan 9.5 Lever uw persberichten aan 9.6 Uw contacten volgen 10 Bijlage 10.1 Bijlage 1: Instrumenten voor exposanten

3 10.2 Bijlage 2: Campagnemarketing 10.3 Bijlage 3: Tips persbericht 10.4 Regels voor activiteiten

4 2 Inleiding U gaat exposeren op Macropak. Voor een optimaal resultaat wilt u uw deelname goed voorbereiden. Als organisator assisteren wij u daar graag bij. In deze handleiding vindt u alle belangrijke informatie over de organisatie, voorbereidingen en de marketing van de Macropak De organisatie en promotie van de Macropak 2014 is in handen van Jaarbeurs (voorheen: VNU Exhibitions Europe). Indien u, na het lezen van de handleiding, nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met het Customer Service via telefoonnummer Jaarbeurs Expopoint Het beurscomplex en de facilitaire voorzieningen worden beheerd door Jaarbeurs Utrecht. Alle diensten die Jaarbeurs Utrecht kan leveren, zoals technische voorzieningen, standbouw en inrichting, kunt u online bestellen via het ExpoPoint. Deze vindt u op U heeft hier inmiddels van Jaarbeurs Utrecht een toegangscode en wachtwoord voor gekregen. Wij wensen u veel succes! Namens Jaarbeurs, Projectteam Macropak 2014 Martijn de Weerd Joyce van de Hoef Nienke van Soest Project Manager Sales & Account Manager Project Coördinator

5 3 Organisatie 3.1 Adressen Organisatie ExpoPoint Jaarbeurs Jaarbeurs Utrecht Projectteam Macropak 2014 Jaarbeursplein AL UTRECHT Postbus RV Utrecht Jaarbeurs Utrecht ExpoPoint Jaarbeursplein AL UTRECHT Postbus RM Utrecht 3.2 Belangrijke telefoonnummers Customer service Voor inlogcodes, uitnodigingskaarten, detailplattegronden van de stand, het invullen van uw catalogus gegevens en alles waarvan u niet precies weet waar u moet zijn. Projectteam Martijn de Weerd Project Manager martijn.de.weerd@jaarbeurs.nl Joyce van de Hoef Sales & Accountmanager joyce.van.de.hoef@jaarbeurs.nl Nienke van Soest Project Coördinator nienke.van.soest@jaarbeurs.nl Jaarbeurs ExpoPoint Voor technische voorzieningen en de inrichting van uw stand kunt u terecht bij ExpoPoint Jaarbeurs. Zij helpen u ook bij vragen over parkeren, schoonmaak, beveiliging, verzekeringen, etc. Ook kunt u er terecht als u specifieke vragen over de hallen hebt. Technische voorzieningen expopoint@jaarbeursutrecht.nl Goedkeuring standbouw Voor het goedkeuren van standbouwtekeningen kunt contact opnemen met de afdeling standkeuringen/backoffice. Goedkeuring standbouw per fax Goedkeuring standbouw per standkeuringen@jaarbeurs.nl

6 Goedkeuring standbouw per post Jaarbeurs Utrecht Afdeling Standkeuring / Backoffice Postbus RV Utrecht Jaarbeurs Catering Services Deli Delivery verzorgt uw catering tijdens de beurs. U kunt kiezen tussen een dagelijkse bezorgservice of catering op maat. Standcatering info@delidelivery.nl Marvel Marvel is er voor al uw vragen met betrekking tot bezoekersregistratie, bezoekersdatabase, exposantenbadges, opbouwpassen, badgereaders en het bestellen van uitnodigingskaarten, posters en stickers. Marvel, the Databadge Company Tel: Bedrijfsbeveiliging Meldkamer (tevens alarmnummer) safety&traffic@jaarbeursutrecht.nl Standbeveiliging safety&traffic@jaarbeursutrecht.nl EHBO CEVA Logistics Expeditie, laden en lossen, opslag, heftrucks, douane. CEVA Logistics Jaarbeurs.showfreight@cevalogistics.com Persinformatie Digitale perskamer, persberichten, persmappen. Wim Weijmans wim.weijmans@jaarbeurs.nl Promotie en reclame Meer informatie over reclame en promotie voorafgaand aan de beurs en op de beursvloer vindt u ook op de websites van Macropak. Natuurlijk kunt u ook contact opnemen met de Sales & Account Manager. Joyce van de Hoef joyce.van.de.hoef@jaarbeurs.nl Voor meer informatie over reclame en promotie buiten de beursvloer neemt u contact op met Faircom Media. Faircom Media info@faircom.nl

7 4 Data en tijden 4.1 Beursdata Dinsdag 30 september t/m vrijdag 3 oktober Openingstijden voor bezoek Dinsdag 30 september Woensdag 1 oktober Donderdag 2 oktober Vrijdag 3 oktober :00-17:30 uur 10:00-17:30 uur 10: uur 10:00-17:00 uur Openingstijden voor exposanten Dinsdag 30 september Woensdag 1 oktober Donderdag 2 oktober Vrijdag 3 oktober 4.4 Opbouwtijden Donderdag 25 september 06:30-22:00 Vrijdag 26 september 06:30-22:00 Zaterdag 27 september 07:00-17:00 Zondag 28 september 07:00-17:00 Maandag 29 september 06:00-17:00* 07:30-18:30 uur 08:00-18:30 uur 08: uur 08:00-24:00 uur (vanaf uur start afbouw) *) Vanaf maandag 29 september, 12:00 uur worden géén auto s meer in de hallen toegelaten. De hallen zijn dan alleen toegankelijk voor het afwerken van de stand. Toegang is dan mogelijk via een beperkt aantal ingangen. 4.5 Afbouwtijden Vrijdag 3 oktober 17:00-24:00** Zaterdag 4 oktober 07:00-21:00 Zondag 5 oktober 07:00-17:00 **) De grote transportdeuren gaan pas open als alle vloerbedekking uit de gangpaden is gehaald. Tot die tijd (circa 18:30 uur) zijn alleen de kleine loopdeuren geopend voor het afvoeren van waardevolle spullen. 4.6 Oplevering en demontage standaard standbouw(pakketten) Oplevering Als u standbouw heeft besteld via VNU Exhibitions of Jaarbeurs Utrecht, kunt u deze vanaf zaterdag 27 september, 12:00 uur, gaan inrichten. Eerder is de stand niet opgeleverd en kunt u dus niets afleveren op uw stand. Demontage U dient uw standaard standbouw op vrijdagnacht voor middernacht leeg achter te laten. Daarna worden de stands afgebroken.

8 5 Logistiek plan Macropak vind plaats in de hallen 1 en 2. Tijdens de opbouw en demontage is het rondom de hallen een drukte van belang. Om iedereen in de gelegenheid te stellen zijn materialen zo vlot mogelijk naar de stand te brengen, wordt er gebruik gemaakt van een logistiek plan. 5.1 Verkeerscirculatie naar de hallen + routekaarten Om u naar de juiste hal te leiden is een bewegwijzeringsysteem ontwikkeld. Het systeem, dat in overleg met de politie Utrecht tot stand is gekomen, is gebaseerd op cijfercodes. De route die u, uw medewerkers, leveranciers of uw transportbedrijf naar de juiste hal voert, wordt aangegeven met een honderdtal (route 100, route 200 enz.). Daarnaast hebben ook alle hallen, transportdeuren en liften van het Jaarbeurscomplex een cijfercode. In de directe omgeving van de Jaarbeurs Utrecht zijn borden geplaatst die verwijzen naar de routes, hallen en transportdeuren. Download uw routekaart op Voor nadere informatie over deze routes en aanverwante zaken kunt u contact opnemen met de afdeling Bedrijfsbeveiliging, tel: Bufferterrein P1 Al het opbouw- en afbraakverkeer moet zich opstellen en melden op P1. Dit doen we om te voorkomen dat er een file ontstaat bij de hallen die al het opbouw en demontage verkeer ophoudt. De chauffeur meldt zich bij de portiersloge waar gekeken wordt bij welke transportdeur van de Jaarbeurs de chauffeur moet zijn en of er op dat moment ruimte is voor de wagen. Als dit het geval is, wordt er een laad & los kaart uitgeschreven die de wagen gratis toegang verschaft tot het Jaarbeurs terrein. De kaart dient wel zichtbaar achter de voorruit geplaatst te worden. Op volgorde van de uitgedeelde kaarten wordt men afgelaten en toegelaten tot de hallen. Voertuigen die niet opgesteld staan op de aangegeven bufferplaatsen en niet in bezit zijn van een laad & los kaart worden niet toegelaten op het Jaarbeursterrein. Bij aankomst bij een eventueel gesloten transportdeur of lift dient u zich te melden bij de bedrijfsbeveiliging, telefoonnummer Onze medewerkers zullen u dan toegang verlenen. 5.3 Borgregeling Voor personenauto s en lichte bestelwagens geldt voor het verblijf op het Jaarbeursterrein een borgregeling van 50,- van toepassing. Zodra het voertuig gelost of geladen is, (maximale tijdsduur 1½ uur) dient het voertuig van het beursterrein te worden verwijderd en ontvangt u de 50,-- weer terug. Het voertuig kan daarna gratis geparkeerd worden op parkeerplaats P2 (alleen tijdens de op/afbouw). 5.4 Piekdagen Onze ervaring is dat vrijdag 26 september en maandag 29 september de piekdagen zijn. Op zaterdag en zondag (27 en 28 september) daarentegen is het relatief rustig in de hallen. Wij adviseren u dan ook om uw opbouw zoveel mogelijk buiten de piekdagen te plannen. Dit voorkomt wachttijd en eventuele ergernis. Komt u toch op 26 en/of 29 september, houdt u dan rekening met eventuele wachttijden.

9 5.5 Parkeren tijdens opbouw en demontage Tijdens de opbouw en demontage kunt u uw auto na laden en lossen gratis parkeren op Parkeerplaats P2. Voor de overige parkeerplaatsen rondom de Jaarbeurs geldt dat u hiervoor een uitrijkaart van 3,00 per uur met een maximum tot 12,00 moet aanschaffen om het terrein te verlaten. Tijdens de beurs is deze uitrijkaart op alle parkeerterreinen nodig. Uitrijkaarten zijn te verkrijgen bij de ticket-automaten in de Jaarbeurs. Parkeerkaarten en/of parkeerabonnementen zijn ook te bestellen via het Jaarbeurs ExpoPoint ( 5.6 Expeditie (laden en lossen) Voor assistentie bij het verzenden, laden en lossen van uw goederen kunt u contact opnemen met expediteur CEVA Logistics, die op het Jaarbeursterrein is gevestigd. CEVA Showfreight Jaarbeurs.showfreight@cevalogistics.com Exposantenbadges, opbouw en afbouwpassen Vlak voor de beurs ontvangt u op- en afbraakpassen. Voor het betreden van de hal dient u en/of uw standbouwers/ toeleveranciers in het bezit van een opbouwpas te zijn. Deze passen zijn persoonsgebonden en er kan hierop gecontroleerd worden door het beveiligingspersoneel van Jaarbeurs Utrecht. Het aantal passen dat u automatisch ontvangt, is gebaseerd op het oppervlak van uw stand. Oppervlak (m 2 ) Aantal exposantenbadges Aantal op- & afbouwpassen en meer 25 Wat is het verschil? De exposantenbadges zijn bedoeld voor uw standpersoneel en geven zowel tijdens de op- en afbouwperiode als tijdens beurs toegang tot de beursvloer. De op- en afbouwpassen zijn bedoeld voor derden die in opdracht van u werkzaam zijn op uw stand (standbouwer, transportdiensten, etc.). Deze passen geven alleen toegang tot de beursvloer gedurende de op- en afbouw periode. Tijdens de opbouw- en afbouw moet elke persoon in het bezit zijn van een op- en afbouwpas óf een exposantenbadge. Hierop kan gecontroleerd worden door het beveiligingspersoneel van Jaarbeurs Utrecht. Gebruik van uitnodigingskaarten Gebruikt u voor uw medewerkers tijdens beurs alstublieft de exposantenbadges en niet de uitnodigingskaarten. Deze uitnodigingskaarten zijn uitsluitend bestemd voor uw relaties. Gebruik hiervan door standpersoneel vertroebelt het beeld van de samenstelling van het vakbezoek. Bovendien is het zonder exposantenbadge niet mogelijk om de beurs buiten de openingstijden voor bezoekers te betreden. Hoe te bestellen? Als u voldoende heeft aan het standaard aantal badges en passen wat toegezonden wordt, dan hoeft u niets te doen. Als u meer badges en/of passen nodig heeft, of uw exposantenbadges wilt

10 personaliseren, dan kunt u via het Klantenportaal online uw bestelling plaatsen. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Ga naar het Klantenportaal.

11 6 Veiligheid en verzekeringen 6.1 Veiligheid Wij hebben een heel groot beurscomplex dat we zo goed mogelijk beveiligen. Het is echter voor onze bewaking soms moeilijk de eigendomsverhoudingen goed in te schatten, zeker tijdens het sluiten van de beurs en tijdens de opbouw- en demontageperiode. Om de veiligheid zo goed mogelijk te garanderen, zal onze beveiliging controleren op het bezit van toegangsbewijzen (bezoekersbadges, exposantenbadges en op- en afbouwpassen). Tenslotte adviseren wij u diefstalgevoelige items (laptops, mobiele telefoons etc.) niet onbewaakt en niet buiten beurstijden op de stand achter te laten. Ook niet in de (ogenschijnlijk veilige) berging op uw stand. Zorg er dus voor dat er te allen tijde iemand bij uw waardevolle spullen aanwezig is. 6.2 Verzekeringen Is mijn beursdeelname verzekerd? Een vraag die voor de hand ligt als u bezig bent met uw voorbereidingen. Het is ook van groot belang dat u zich verzekert tegen de risico's die u voor, tijdens en na een beurs met alle zaken op uw stand loopt. Vandaar dat Jaarbeurs Utrecht samen met verzekeringsmakelaar Aon Risico Management Verzekeringen een aantrekkelijk all-in verzekeringspakket heeft samengesteld. Dat geeft u alle vrijheid om vooral met het succes van uw beursdeelname bezig te zijn. Meer informatie over de verzekeringen vindt u op Controleer eerst wat uw bestaande polis al dekt.

12 7 Standbouw 7.1 Standbouwpakketten Voor Macropak zijn verschillende standbouwpakketten verkrijgbaar. Check voor de meest actuele standbouwpakketten en prijzen de beurs specifieke website van Macropak. 7.2 Oplevering standaard standbouwpakketten Als u standaard standbouwpakket (budget, compleet of luxe pakket) heeft besteld via VNU Exhibitions of Jaarbeurs Utrecht, kunt u deze vanaf zaterdag 27 september, uur, gaan inrichten. Eerder is de stand niet opgeleverd en kunt u dus niets afleveren op uw stand. U dient uw standbouwpakket op vrijdag 3 oktober voor middernacht lees achter te laten. 7.3 Bestellen Als u interesse heeft in één van de standbouwpakketten, kunt u contact opnemen met uw Sales & Account Manager. Joyce van de Hoef joyce.van.de.hoef@jaarbeurs.nl 7.4 Wijzigingsmogelijkheden Al uw specificaties, wijzigingen en aanvullende bestellingen geeft u online door via ExpoPoint. 7.5 Voorschriften Goedkeuring standontwerp U dient uw standbouwtekening ter goedkeuring te overleggen met de afdeling Backoffice van VNU Exhibitions Europe. Zij beoordelen uw ontwerp. Om een stand goed te kunnen beoordelen verzoeken wij u de hieronder genoemde tekeningen inzake uw standontwerp aan te leveren: 1. Vereist: technische tekeningen (zij-, voor- en bovenaanzicht voorzien van afmetingen) 2. Gewenst: commerciële tekeningen, zogenaamde visuals De deadline voor het indienen van standbouwkeuringen is 1 september Met een goedkeuring bent u verzekerd van een probleemloze opbouw. U kunt uw standbouwtekening (laten) sturen naar: standkeuringen@jaarbeurs.nl of Jaarbeurs Afd. Standkeuringen, Backoffice Postbus RV Utrecht Tel: Wij raden u aan erop te letten dat de standbouwtekening door uw standbouwer of standmanager ter goedkeuring wordt ingestuurd. Zo weet u maanden voor beurs dat u zich hierover in ieder geval geen zorgen meer hoeft te maken. Minimale standbouweisen Elke exposant met eigen standbouw is verplicht afscheidingswanden te plaatsen aan de achterzijde en aan de zijkanten waar een buurstand gesitueerd is. U kunt dus geen gebruik maken van de

13 achterwand van uw buren. Deze wanden moeten een hoogte hebben van 2.50 meter. De vloerruimte dient bedekt te zijn. De scheidingswanden met de buren dienen een hoogte te hebben van 2,50 meter en de vloerruimte dient bedekt te zijn. Let op! Als u een verhoogde vloer gebruikt en daar bovenop wanden van 2,50 meter plaatst, dan is uw stand hoger dan 2,50 meter. Als u dus een verhoogde vloer plaatst, trek dan het aantal cm van uw vloer van de wandhoogte af. Zo zorgt u ervoor dat uw wanden niet te hoog worden. Hoogte Afhankelijk van de halhoogte is hoger bouwen dan 2,50 meter mogelijk, mits u dit (zoals hierboven is aangegeven) met Eric Boekhoff van Standkeuringen heeft afgestemd. Dit is essentieel omdat de hallen plaatselijk in hoogte variëren. In het belang van uw buren mag u pas op 1 meter afstand van uw buurstand hoger dan de standaardhoogte van 2,50 meter bouwen. De scheidingswanden dienen dus altijd 2,50 meter te zijn. Hierdoor komen u en uw buren niet voor onnodige verrassingen te staan. Alleen na schriftelijke toestemming van uw buren mag u hiervan afwijken. Let er wel op dat de eventuele afwerking van de achterzijde van de wand door uw standbouwer gedaan moet worden. De hoogte van de hal staat aangegeven op uw plattegrond. Als u twijfelt, kunt u hierover contact met het ExpoPoint opnemen: Wanden Vooral deelnemers met een eilandstand of een kopstand komen soms wandruimte tekort. Extra wandruimte kan dan worden gecreëerd door langs een van de gangpaden de wand door te trekken. Een logische oplossing, ware het niet dat zo de bezoekers en de overburen worden geconfronteerd met een uitzicht op een blinde wand. Dit is natuurlijk niet echt elegant. Mocht u wandruimte tekort komen, dan kunt u ook binnen uw standruimte extra wandjes maken. Niet direct naast het gangpad, maar op een meter binnen de rooilijn. Zo houdt uw stand een open karakter. Let op! Elke gangpadzijde van een standruimte mag voor maximaal 50%, met een maximum van 5 meter worden dichtgebouwd, tenzij VNU Exhibitions Europe schriftelijk anders oordeelt. Hierbij behouden wij ons het recht voor, om desnoods zonder opgave van redenen, andere voorschriften te geven. Obstakelschema Controleer de indelingsplattegrond op markeringen die wijzen op obstakels in uw standruimte. Houdt hiermee rekening bij het standontwerp. Deze plattegrond heeft u samen met uw deelnamebevestiging ontvangen. Ook kunt u via de online plattegrond een detailplattegrond van uw stand opvragen. Hierop staan eventuele obstakels aangegeven. De obstakels mag u omtimmeren, mits u ervoor zorgt dat de eventuele aanwezige brandslanghaspels zichtbaar en bereikbaar blijven. Er mag echter niets worden bevestigd aan de kolommen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ExpoPoint: Etagebouw Etagebouw is altijd hoger dan 2,50 meter en is toegestaan mits u ons hierover heeft geïnformeerd en mits u minimaal één meter van uw buren verwijderd blijft. Gebruik van een etageverdieping is niet kosteloos. Hiervoor wordt de helft van het aantal netto etagemeters in rekening gebracht. Let op! Afdeling Standkeuringen van VNU Exhibitions Europe moet ook hier weer aan de hand van de bouwtekening om schriftelijke toestemming gevraagd worden. De adresgegevens van de afdeling Standkeuringen, VNU Exhibitions Europe vindt u op pagina 16. Daarnaast moet u de uitdrukkelijke goedkeuring vragen van de Brandweer en van de gemeente Utrecht, Dienst Stadsontwikkeling. Hieronder vindt u de desbetreffende adressen.

14 Brandweer Utrecht Afdeling Pro-actie en Preventie t.a.v. de heer J. Verlaan Postbus 3025 Postbus GA Utrecht 3503 RK Utrecht Tel Tel Dienst Stadsontwikkeling Afdeling Bouw -en Woningtoezicht t.a.v. de heer C. Schippers Fax Fax Gangpaden Gangpadoverschrijdende standbouw is zonder overleg niet toegestaan. Daarnaast moet u uw activiteiten tot uw standruimte beperken en dus displays en producten binnen uw stand houden. Zo hindert u de doorstroming van bezoekers niet en bevordert u de veiligheid van exposanten en bezoekers. 7.6 Techniek Technische specificaties hallen In Jaarbeurs Utrecht ExpoPoint treft u de halspecificaties aan. Voorts verschaft uw plattegrond u additionele informatie over de mogelijkheden en beperkingen van het aan u toegewezen standoppervlak. Technische voorzieningen Technische voorzieningen (elektra, water, perslucht) komen uit de goten, c.q. putten in de vloer. Houdt u rekening met hun locatie binnen uw standruimte. Zo voorkomt u dat er nodeloos leidingen door uw stand lopen. Een andere oplossing is het leggen van een verhoogde vloer waaronder u de leidingen kunt laten trekken. Via de online plattegrond van Macropak kunt u op de detailtekening precies zien waar de putten zich bevinden binnen uw stand. Pas uw indeling hierop aan, zodat de leidingen zo min mogelijk door uw stand heenlopen.

15 8 Alles regelen rondom mijn stand U heeft ene mooie locatie op de beursvloer geregeld en u heeft een mooie stand besteld. Maar waar kunt u stroom bestellen? Waar regelt u standinrichting? En waar kunt u catering bestellen? 8.1 Jaarbeurs Expopoint Voor technische voorzieningen en de inrichting van uw stand kunt u terecht bij ExpoPoint Jaarbeurs. Zij helpen u ook bij vragen over parkeren, schoonmaak, beveiliging, verzekeringen, etc. Ook kunt u er terecht als u specifieke vragen over de hallen hebt. ExpoPoint expopoint@jaarbeursutrecht.nll 8.2 Catering Tijdens uw beursdeelname kunt u op verschillende manieren kennis maken met Deli Delivery, onze dagelijkse bezorgservice, en Deli Premium, standcatering op maat. 1. Deli Standard Dagelijkse bezorgservice. Als u precies weet wat u nodig hebt, is Deli Standard uw beste keuze. Van koffie, vruchtensap en alcoholische dranken, tot een biertap met toebehoren en een dagelijkse lunchservice. Bestellingen kunt u plaatsen op Deli Delivery. Voor meer informatie of bestellingen, is het team van Deli Delivery gemakkelijk bereikbaar op telefoonnummer of info@delidelivery.nl 2. Deli Premium Standcatering op maat. Een specifieke aanpak waarmee uw bezoekers met alle mogelijke egards worden onthaald. Kijk op Deli Premium voor de succesverhalen. Voor een persoonlijke aanpak, belt u Stand schoonmaak GCA Special Events BV verzorgt de standschoonmaak voor beurzen in het Jaarbeurscomplex. U kunt hun diensten bestellen via ExpoPoint. Wanneer u heeft gekozen voor een comfortpakket dan is standschoonmaak (hetzij eenmalig voor opening van de beurs, hetzij dagelijks) al voor u geregeld. Contactgegevens GCA Special Events BV Jaarbeursplein AL Utrecht Tel: Fax: info@gca-se.nl jaarbeurs@gca-bv.nl 8.4 Afvalverwerking Voor de vuilafvoer, tijdens de opbouw en demontage van beurzen, kunt u zich richten tot de Van Vliet Groep. U kunt hun diensten bestellen via ExpoPoint.

16 Tijdens de beurs wordt keukenafval gratis voor u opgehaald. U kunt hiervoor uw vuilniszak s avonds langs het gangpad plaatsen. Bij sample afval of grote eenheden kunt u laten afvoeren door Van Vliet Groep Contact gegevens Van Vliet Groep Postbus BG Nieuwegein Tel: Fax: jaarbeurs@vanvlietgroep.nl 8.5 Tuien Voor het ophangen van verlichting of banieren aan trussen, kunt u contact opnemen met TAO Rigging. Zij kunnen zowel de installatie als het materiaal verzorgen. Meer informatie is te vinden via het Expopoint. Let op: een offerte dient u uiterlijk 14 werkdagen voor aanvang opbouw aan te vragen. Hierna kan uw aanvraag niet worden gegarandeerd 8.6 Gasflessen Wanneer u gebruik maakt van gasflessen op uw stand dient u dit vooraf aan te melden bij Jaarbeurs Utrecht via U kunt hier aangeven hoeveel flessen u meeneemt met welk soort gas. U mag op uw stand een werkvoorraad (flessen die daadwerkelijk gebruikt worden) van maximaal 2 flessen hebben. Jaarbeurs Utrecht geeft de voorkeur aan het gebruik van kunststof gasflessen.

17 9 Hoe krijg ik bezoekers naar mijn stand? Meer bezoek op de stand, leidt tot meer vervolgafspraken en levert uiteindelijk meer ordes op. Simpel, maar hoe krijg ik bezoekers op de stand? 9.1 Nodig uw relaties uit Via de relatiekaart Om uw (potentiële) klanten uit te nodigen kunt u de relatiekaarten gebruiken die wij gratis ter beschikking stellen. De hoeveelheid die u kunt bestellen is onbeperkt. Nieuw zijn de uitnodigingskaarten met eigen ontwerp. Via het Klantenportaal kunt u naast de standaard kaarten ook uw eigen huisstijl op de uitnodigingskaarten laten drukken. En verstuurd u ze zelf of laat u ze met één druk op de knop versturen door het Klantenportaal? U bestelt uw relatiekaarten via het Klantenportaal op Via digitale relatiekaart Via het Klantenportaal kunt u in drie eenvoudige stappen een groot relatiebestand een digitale uitnodiging sturen. Met deze digitale relatiekaart krijgt u twee tot driemaal zoveel voorregistraties. U verstuurt een digitale uitnodiging via het Klantenportaal op Met en unieke registratielink Via de unieke registratielink kunnen uw klanten zich registreren voor gratis toegang. Plaats deze link bijvoorbeeld op uw website (beurspagina) of in de handtekening van uw . U downloadt uw unieke registratielink via het Klantenportaal op Laat zien waar u op de beurs staat Stel uw eigen promotiepakket samen Wilt u optimaal rendement halen uit uw beursdeelname? Combineer dan uw standruimte met extra exposure-mogelijkheden en krijg meer contact(momenten) met uw doelgroep. Stel uw eigen pakket samen met zeer effectieve mogelijkheden voor promotie, kennisoverdracht en leadgeneratie. U kunt het pakket zo inrichten dat het naadloos aansluit bij uw marketing- en communicatiedoelstellingen. Een volledig overzicht van deze pakketten vindt u op de volgende link Macropak. Natuurlijk kunt u ook contact opnemen met de Sales & Accountmanager. Joyce van de Hoef joyce.van.de.hoef@jaarbeurs.nl Buitenreclame Faircom Media is verantwoordelijk voor de exploitatie van de reclamemogelijkheden op het buitenterrein en op centrale locaties binnen. Bijvoorbeeld via Bigboard Slagboomreclame Vlaggen/ Banieren

18 Toiletreclame etc Voor meer informatie over reclame en promotie buiten de beursvloer neemt u contact op met Faircom Media. ( 9.3 Vul uw catalogusgegevens in Expo Match is een geavanceerd catalogussysteem. Alle gegevens die exposanten invullen zijn maximaal vindbaar via Google, berichten worden automatisch getwitterd. Linkedin en Facebookfunctionaliteit is ingebouwd. Daarnaast is Expo Match, zoals de naam aangeeft, een Matchingsysteem. Wie zich registreert voor beursbezoek wordt direct gematched met exposanten die binnen het profiel van de bezoeker passen. Expo Match koppelt het online catalogusprofiel van de exposant actief aan de interessekenmerken die de bezoeker invult tijdens de voorregistratie. De matchmaking-module presenteert iedere bezoeker een lijst van relevante exposanten, die verder naar behoefte kan worden verfijnd tot een gepersonaliseerde bezoeklijst voor de beurs. Voordelen voor de exposant: Meer mogelijkheden met het catalogusprofiel, zoals het uploaden van foto s, brochures, filmpjes en persberichten, extra noviteitenomschrijvingen en meer ruimte voor de bedrijfsomschrijving Gegevens van de exposant zijn voor aanvang van de beurs al bekend bij een grote doelgroep Actieve matchmaking-module U kunt uw catalogusprofiel op ieder tijdstip online aanpassen en uitbreiden Expo Match werkt direct vanaf het moment dat u uw catalogusprofiel invult Verbeterde vindbaarheid van het catalogusprofiel in internet zoekmachines De voordelen voor bezoekers: Bezoeker wordt op zijn wenken bediend met op maat gesneden informatie over relevante exposanten Bezoeker kan zich beter voorbereiden en daardoor doelgerichter naar beurs Aanbod exposanten veel beter in beeld gebracht voor bezoeker Mogelijkheid om via Expo Match voor en na de beurs contact op te nemen met exposant Bezoeker kan beurslijst met te bezoeken exposanten samenstellen, met persoonlijke plattegrond Succes door invullen catalogus Uit analyse blijkt dat exposanten die hun catalogus volledig ingevuld hebben gemiddeld 2,5 keer meer bezoekers op hun catalogusprofiel krijgen. Daarnaast komen deze bedrijven gemiddeld 12 keer vaker voor op de shortlist van bezoekers om de stand tijdens de beurs te bezoeken. Expo Match is voor exposanten bereikbaar via het Klantenportaal: Lever uw nieuwsberichten aan Via Expo Match kunt u nieuwsberichten achterlaten. Uw nieuwsberichten worden inclusief foto doorgeplaatst naar de populaire nieuwsrubriek op de bezoekerswebsite. Daarbij wordt de tekst waar nodig aangepast. Verder gebruiken we de interessantste nieuwsberichten voor: nieuwsbrieven De interessantste berichten plaatsen we in nieuwsbrieven die in de aanloop naar het event naar (potentiële) bezoekers worden verstuurd. De nieuwsbrief van Industrial

19 Automation & Drives heeft een oplage van ruim , Industrial Processing heeft een oplage van ruim en Macropak heeft een oplage van ruim Advertorials Bij een aantal events maken advertorials deel uit van de printcampagne. Deze advertorials worden vaak gevuld met nieuwsberichten van exposanten. U levert uw nieuwsberichten aan in Expo Match via Wat is nieuws? Eigenlijk is alles nieuws waarvan u denkt dat het nieuws is. Er is één beperking: het nieuws moet te maken hebben met de beurs. Dat u een noviteit hebt is geen nieuws als de bezoeker die niet terugvindt op de beurs. Waar kunt u aan denken? Noviteiten (nieuwe producten, diensten) Beursaanbiedingen (kortingsacties) Activiteiten (seminars, lezingen etc) 9.5 Lever uw persberichten aan De persberichten die u in Expo Match plaatst worden in de aanloop naar het event een aantal keer verzameld en ter beschikking gesteld van journalisten, inclusief link naar bijbehorend beeldmateriaal. Op deze pagina vindt u verschillende tips voor het schrijven van een persbericht. Via het Klantenportaal kunt u naar de digitale perskamer. U levert uw persberichten aan in Expo Match via Uw contacten volgen Op vele manieren kunt u contacten voor, tijdens en na de beurs opvolgen. Wij bieden enkele mogelijkheden hiervoor. Via het Klantenportaal kunt u namelijk: -De respons meten op uw marketingacties -Zien hoeveel procent van de ontvangers uw uitnodigingskaart hebben geopend -Bestanden met profielen van uw bezoekers selecteren en downloaden. --Zien wie zich op uw naam hebben voorgeregistreerd In uw database binnen beursdating is makkelijk te zien wie zich op uw uitnodiging heeft geregistreerd voor een bezoek aan de Industriële Week. Dit kan op verschillende niveaus. Zo kunt u zien hoeveel personen op uw uitnodiging zich geregistreerd hebben, u kunt op scherm bekijken welke personen zich geregistreerd hebben en tot slot kunt u een lijst downloaden waarin alle gegevens staan van de geregistreerde. Dit bestand kunt u downloaden in drie bestandsformaten, Excel, dbase of Text. Naast de NAW gegevens van de (potentiële) bezoeker, beschikt u dan ook over de antwoorden op de enquêtevragen die ingevuld moeten worden tijdens de registratie. Zo weet u dus bijvoorbeeld hoe de bezoeker betrokken is bij investeringsbeslissingen, welke functie hij/zij heeft en hoeveel werknemers het betreffende bedrijf heeft. -De resultaten van uw acties vergelijken met die van uw collega s Hoe doet u het ten opzichte van uw mede-exposanten? Dat is in één oogopslag te zien. In het Klantenportaal is een lijst opgenomen met daarin alle exposanten, hun standnummer, het aantal bestelde kaarten en het aantal registraties. Zo kunt u precies bekijken waar u staat ten opzichte van de andere deelnemers. U kunt ook de stand van zaken van alleen uw hal bekijken

20 10 Bijlage 10.1 Bijlage 1: Instrumenten voor exposanten Exposanten die hun eigen communicatie goed op orde hebben, ontvangen meer bezoekers op hun stand. Dit leidt tot meer vervolgafspraken in het natraject voor de sales en levert uiteindelijk meer orders op. We bieden onze exposanten daarvoor een groot aantal instrumenten aan. Om u te helpen uw doelstellingen te halen. Veel van deze instrumenten kunt u 7 dagen per week, 24 uur per dag inzetten. De samenhang van de instrumenten noemen we onze 'leadmarketing aanpak'. We zijn hiervoor met een Award bekroond door The Global Association of the Exhibitions Industry'. Het Klantenportaal Het Klantenportaal is de centrale plek voor marketing, sales en organisatie. U ziet hoeveel van uw klanten zich op uw naam hebben voorgeregistreerd, hoe uw marketinginspanningen zich verhouden tot die van uw collega-exposanten, uiteraard kunt u tot op detailniveau kennis nemen van het investeringsgedrag van uw klanten. De Leadcalculator Hoeveel bezoekers kunt u op uw stand verwachten? Of moeten we aan u vragen: hoeveel bezoekers wilt u op uw stand zien? Hoeveel leads wilt u overhouden aan uw beursdeelname? We geven u graag de antwoorden. Met de Leadcalculator kunt u uw eigen berekening maken. Relatiekaart Beproefd middel om in te zetten. U nodigt uw relaties uit om de beurs te bezoeken. Gezien de relatie die u met hen heeft, ligt het voor de hand dat ze gebruik maken van uw uitnodiging. Digitale relatiekaart U kunt uw relaties uitnodigen via een DM-campagne, u kunt ze ook per uitnodigen door ze een digitale relatiekaart te sturen. We hebben voor u een aantal templates klaar gezet, waarin u eigen tekst en vormgevingselementen kunt plaatsen, u koppelt hieraan uw bestand met adressen en nodigt al uw relaties uit. Snel, professioneel en kosteloos. Voorregistratielink Onderschat uw eigen website niet. Een kwart van uw klanten die zich op uw naam voorregistreren, doet dat via uw website. We bieden u daarvoor een logo met daarachter en gepersonaliseerde link, zodat al uw klanten en iedereen die u niet kent maar wel uw website bezoekt zich op uw naam voorregistreren. Beursdating Natuurlijk gaat u in de weken voor de beurs vaak naar het Klantenportaal om te kijken wie zich hebben voorgeregistreerd op uw naam. Zodra u verdere actie onderneemt spreken wij van beursdating. U ziet wie er komen, uit onderzoek weten we dat de kans dat ze u stand bezoeken nog groter wordt als u ze een briefje stuurt, waarin u schrijft 'Leuk dat u gebruik heeft gemaakt van mijn uitnodiging, speciaal voor u hebben we een bijzondere aanbieding'. Alle gegevens om te 'daten' met uw klanten vindt u in het Klantenportaal. Badgereader U profiteert maximaal van het Klantenportaal als u uw standbezoekers vastlegt via de badgereader. U beschikt over een actueel overzicht van uw bezoekers, inclusief hun investeringbehoeftes. Online vakbeurzen Promoot uw beursdeelname in één van de online vakbeurzen van VNU Exhibitions. Hierdoor bent u 365 dagen per jaar 24 uur per dag vindbaar op internet. Geïnteresseerden kunnen zich abonneren op uw productnieuws. ExpoMatch nieuw geavanceerd catalogussysteem

21 Expo Match is een geavanceerd catalogussysteem. Alle gegevens die exposanten invullen zijn maximaal vindbaar via Google, berichten worden automatisch getwitterd. Linkedin en Facebookfunctionaliteit is ingebouwd. Daarnaast is Expo Match, zoals de naam aangeeft, een Matchingsysteem. Wie zich registreert voor beursbezoek wordt direct gematched met exposanten die binnen het profiel van de bezoeker passen. Exposanten die hun catalogus volledig invullen krijgen gemiddeld 2,5 keer meer bezoekers op hun catalogusprofiel. Daarnaast komen deze bedrijven gemiddeld 12 keer vaker voor op de shortlist van bezoekers om de stand tijdens de beurs te bezoeken. Uw nieuws op de site Beursbezoekers willen zich vooraf uitgebreid informeren. Ze zijn het meest geïnteresseerd in uw nieuws, in uw acties en in uw innovaties. We plaatsen het allemaal op de beurswebsite. Gebruik het formulier op de site van de beurs. VNU Exhibitions zorgt er vervolgens voor dat het zo snel mogelijk op de website komt te staan. Pers Gebruik uw nieuws. Via het Klantenportaal kunt u uw nieuws uploaden in de persmodule. Uw informatie plaatsen we in de digitale perskamer. Deze is uitsluitend toegankelijk voor journalisten. Zij maken intensief gebruik van deze informatie op zoek naar nieuws. Promotieartikelen Op de site treft u een actueel overzicht aan van beschikbare promotiemogelijkheden. Dit varieert van het plaatsen van uw logo in onze mailings naar bezoekers tot vloertegels die naar u stand wijzen. Van bannering op de websites tot advertenties in catalogi. Meer informatie over deze instrumenten kunt u vinden op

22 10.2 Bijlage 2: Campagnemarketing Campagne? Het is verstandig uw beursdeelname binnen een campagne te plaatsen. Een campagne: onderscheidt u van andere exposanten geeft uw deelname een gezicht roept herkenning op bij bezoekers geeft richting aan en houvast bij de uitvoering van uw beursdeelname kan een onuitwisbare indruk maken Een campagne kent een thema De meeste exposanten denken niet na over een rode draad rondom hun beursdeelname. Toch kan zo n thema erg nuttig zijn. Het geeft richting aan uw doelstellingen, verbindt uw campagne en zorgt voor een beter resultaat tijdens en na de beurs. Het is niet moeilijk Sommige exposanten vinden het moeilijk om een thema te verzinnen, laat staan er een campagne op te bouwen. Maar met een paar simpele aanwijzingen en wat voorbeelden heeft u zo een thema verzonnen. U zult zelfs merken dat een thema erg inspirerend werkt bij het invullen van uw deelname, van standbouw en catering tot advertenties en uitnodigingen. Hoe bedenkt u een thema? We geven u een paar startpunten waar u van uit kunt gaan: de eigenschappen van uw product(-en) het bedrijfsimago (dat u nastreeft) het land van herkomst van uw producten en/of leveranciers een wedstrijd (kortings-)acties sponsoring jubileum

23 10.3 Bijlage 3: Tips persbericht Met advertenties, persberichten, nieuwsbrieven, bannering, de beurswebsite, direct-(e)mailing en een intensieve samenwerking met de relevante media genereren we volop aandacht voor de beurs binnen de branche. Tips voor het schrijven van een persbericht Om te beginnen - let op een overzichtelijke indeling: breng alinea s aan. - behandel per alinea 1 onderwerp of aspect - maak alinea s niet langer dan 6 zinnen - geef verbanden aan tussen alinea s - plaats evt. tussenkoppen - lengte totale persbericht: ga uit van 1 A4 - in principe 1 onderwerp per persbericht - beperk inhoud tot hoofdlijnen, maar houd geen informatie achter - eventuele achtergrondinformatie bij Noot voor de redactie, kan ook als separate bijlage - schrijf neutraal, helder, niet 3e persoon (ik, wij) gebruiken - schrijf in (voltooid) tegenwoordige tijd, actieve vorm, concreet - geen wervende taal gebruiken (afhankelijk van medium!) - vermijd jargon en moeilijke woorden - schrijf afkortingen voluit - schrijf in de officiële spelling - voorkom slordigheden (typefouten, leestekens vergeten, etc.) - gebruik leesbaar lettertype (niet te klein) - afsluiting niet vergeten: afzender, datum, contactpersonen, evt. bijlagen De onderdelen van uw persbericht De kop: zakelijk en prikkelend - kern van de boodschap kort weergeven (6 a 7 woorden is voldoende) - specifiek/exact - begrijpelijk houden (m.n. voor niet-insiders) - niet overdrijven, geen uitroeptekens, geen vraagtekens - geen flauwe woordspelingen - duidelijk onderscheid tussen feiten en meningen (indien mening: vermeld bron erbij) - een goede kop trekt de aandacht en maakt de lezer nieuwsgierig - maak de kop actief, gebruik werkwoorden - houd de kop kort en bondig (vaak zijn lidwoorden, voorzetsels etc. overbodig) - voeg evt. subkop toe (opwekken extra interesse, maar: geen heel nieuw feit vermelden) De lead: de eerste alinea van het persbericht - is vaak vet- of cursief gedrukt - bevat de belangrijkste nieuwsfeiten en vat deze kort samen, prikkelt om verder te lezen - geeft antwoord op: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe (laat geen belangrijke vraag onbeantwoord, maar: niet alle vragen hoeven per se te worden beantwoord. Wie, wat, waar en wanneer zijn de allerbelangrijkste) - niet te lang maken, ga uit van 3 zinnen. De openingszin moet de belangrijkste informatie bevatten. Geen lange zinnen maken, let op leesbaarheid/begrijpelijkheid! - moet zelfstandig leesbaar zijn (dus ook zonder kop te begrijpen) - lead moet zodanig zijn dat persbericht na de lead zou kunnen ophouden zonder dat wezenlijke informatie verloren gaat. De body: de uitwerking van de elementen uit de lead - moet oprolbaar zijn, d.w.z. dat na elke alinea bericht zou moeten kunnen eindigen. - voegt uitleg, andere wetenswaardigheden toe aan kop en lead - schrijf van algemeen naar specifiek - schrijf van belangrijk naar minder belangrijk - moet een logische opbouw hebben

24 Meest gemaakte fout 50% van de persberichten die exposanten in onze digitale perskamer plaatsen, beginnen met een beschrijving van het bedrijf. Dat is geen nieuws. Een dergelijke beschrijving kan hooguit aan het slot van het persbericht worden toegevoegd.

25 10.4 Regels voor activiteiten Voorkoming geluidsoverlast Zorg ervoor dat anderen geen hinder ondervinden van de activiteiten op uw stand. Met name geluidsoverlast kan erg storend zijn voor omliggende standhouders die gesprekken voeren met klanten. Het is een goed idee om uw directe buren vooraf te informeren als u op uw stand activiteiten organiseert die mogelijk tot enige overlast kunnen leiden. Als u gebruik gaat maken van live of versterkt geluid, dient u toestemming te vragen aan de organisatie via Project Coördinator Nienke van Soest ( , nienke.van.soest@jaarbeurs.nl ). Wij behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te trekken in geval van (geluids-) overlast. Houdt u rekening met het maximum aantal decibel van ca. 70 db. Alcoholgebruik op uw stand Het schenken van alcohol kan onderdeel zijn van uw gastheerschap. Help dan ook mee om te zorgen dat uw en onze gasten hun alcoholgebruik binnen de perken houden en veilig thuiskomen. Activiteiten op uw stand Heeft u een band uitgenodigd? Heeft u een presentator ingehuurd? Gaat u (live)muziek afspelen? Ofwel gaat u bijzondere activiteiten organiseren? Neem dan contact op met de Project Coördinator Nienke van Soest ( , nienke.van.soest@jaarbeurs.nl). Voorkomen dient te worden, dat er gelijktijdig op naburige stands gelijksoortige activiteiten plaatsvinden. Bij het verlenen van toestemming zal VNU Exhibitions dan ook rekening houden met de locatie en/of andere activiteiten. Activiteiten na beursopeningstijden Wilt u iets op uw stand organiseren na sluiting van de beurs? Neem dan contact op met de Project Coördinator Nienke van Soest ( , nienke.van.soest@jaarbeurs.nl) Deze activiteiten zijn namelijk gebonden aan de sluitingstijden van de hal (zie openingstijden voor exposanten op pagina 2-1). Collega-standhouders mogen geen overlast ondervinden van de bijeenkomst. Indien er toch tijdens de beurs klachten binnenkomen, behoudt VNU Exhibitions zich het recht voor maatregelen te treffen. Voorkomen dient te worden, dat er gelijktijdig op naburige stands gelijksoortige activiteiten plaatsvinden. Bij het verlenen van toestemming zal VNU Exhibitions dan ook rekening houden met de locatie en/of andere activiteiten. U bent zelf verantwoordelijk voor het goede verloop van uw receptie en het gedrag van uw bezoek en u dient een beveiligingsbeambte in te huren voor de uren na beursopening. Dit kan via Directe verkoop Ter behoud van het professionele karakter van de beurs is handverkoop (directe verkoop tegen betaling ter plekke) niet toegestaan. Catering Het is voor u belangrijk om te weten dat Jaarbeurs Catering houder is van de horecavergunning, en daarmee de exclusieve cateraar voor alle locaties op het terrein van Jaarbeurs Utrecht. Dit houdt in dat Jaarbeurs Catering verantwoordelijk is voor al het eten en drinken wat verstrekt én geconsumeerd wordt op het complex. Het door de exposant inhuren van een externe cateraar is uitsluitend na goedkeuring van Jaarbeurs Catering toegestaan.