Vereniging Informatiewetenschappen Amsterdam Beleidsplan bestuur 14 Bestuursjaar

Transcriptie

1 Vereniging Informatiewetenschappen Amsterdam Beleidsplan bestuur 14 Bestuursjaar

2 Inhoudsopgave 1 Introductie 3 2 Definities 3 3 Het Bestuur Taakverdeling Voorzitter Commissaris acquisitie Secretaris Penningmeester Commissaris Onderwijs Algemeen Beleid Contact met de leden Contact met de UvA Leden werven Witboeken Statuten en HR Stichtingen Gebruik van de stichtingen Stichting Via Excursies en Reizen Stichting AWESOME IT Commissies Activiteitencommissie Barcommissie Boekencommissie Cavia-commissie Congrescommissie Eerstejaarscommissie Feestcommissie Gamingcommissie ICT-commissie Kelder-commissie Marketingcommissie Onderwijscommissie Reiscommissie Vrouwencommissie Wintersportcommissie

3 Bestuur 14 2 DEFINITIES 1 Introductie Vereniging Informatiewetenschappen Amsterdam, verder via genoemd, is de studievereniging voor de studenten Informatica, Informatiekunde en Kunstmatige Intelligentie en de daar bij aansluitende masterstudies van de UvA. De belangrijktste officiele doelstelling van via zoals vernoemd in de statuten en het huishoudelijk regelement is het behartigen van de belangen van deze studenten. Dit doet de vereniging door de studenten ontspannende of extracurriculaire mogelijkheden te bieden en mogelijkheden te bieden voor studiegenoten om elkaar te ontmoeten of op een informele plek te spreken. De studievereniging faciliteert zowel studiegerelateerde activiteiten als niet-studiegerelateerde activiteiten, zoals het onderhouden van een tentamenbank, studieboeken verkopen, een reis organiseren en een congres. De studievereniging bestaat uit een bestuur en meerdere commissies, die ieder een deel van de taken op zich nemen. Wie wat organiseert en welke commissies bestaan wordt in dit beleidsplan nader toegelicht. 2 Definities X keer per y dagen / maand(en): Hierbij gelden de weken die de UvA als vakantieperiode ziet niet mee. 3

4 Bestuur 14 3 HET BESTUUR 3 Het Bestuur 3.1 Taakverdeling Het veertiende bestuur van via heeft zich als volgt geconstitueerd: Voorzitter Iris Meerman Vice-Voorzitter en Commissaris Acquisitie Bram van den Akker Secretaris Victor Azizi Penningmeester Micha de Groot Commissaris Onderwijs Bas van den Heuvel 3.2 Voorzitter De voorzitter zit onder andere de vergaderingen voor van het bestuur, is het aanspreekpunt naar de UvA vanuit via en is het gezicht van de vereniging. Zij is gezicht van de vereniging door onder andere veel aanwezig te zijn in de kamer en bij via-activiteiten. Ze is het aanspreekpunt voor de via voor de UvA door het eerste contact aan te gaan met medewerkers van de UvA die voor via van belang kunnen zijn. Hiernaast zal de voorzitter het dossier ABC 1 op zich nemen. Een verantwoordelijkheid en taak van de voorzitter is om actief in deze zaak deel te nemen en veel met de leden hierover te communiceren. Op deze manier kan de voorzitter de mening van via goed uitdragen. De intensieve betrokkenheid die de voorzitter heeft bij de centrale- en facultaire studentenraad zal hierbij worden benut. Naast deze zaken zal de voorzitter ook zorg dragen voor het communiceren over andere zaken die spelen bij de informatiewetenschappen-studies, denk aan de Intake en Matchingprocedure en de Bindende Studieadviezen (BSA s). Er zal gebruik gemaakt worden van verschillende communicatiekanalen, zoals updates op de website of het organiseren van brainstorms Doelstellingen Leden informeren over zaken betreffende de informatiewetenschappenstudies en de faculteit, zoals gespecificeerd in de alinea hierboven. Dit kan onder andere door nieuwsitems op de site te plaatsen en via mededelingen in de nieuwsbrief. De mening van leden over relevante onderwerpen in kaart brengen, dit wordt onder andere gedaan door het houden van enquêtes of brainstorms over onderwerpen zoals een samenwerking tussen opleidingen met de VU. 1 Amsterdams Bèta Cluster, de nieuwe benaming voor de samenwerking tussen de bètafaculteiten van de VU en UvA 4

5 Bestuur 14 3 HET BESTUUR 3.3 Commissaris acquisitie Een groot deel van het inkomen van via komt voort uit de sponsoring. Het komende jaar willen we de huidige contacten goed onderhouden en nieuwe interessante partners aantrekken. Met bijvoorbeeld de Cavia- en marketingcommissie zal goed gecommuniceerd moeten worden om te garanderen dat alle sponsoren goed onder de aandacht worden gebracht. De sponsoring van het congres zal dit jaar worden opgepakt door de commissaris acquisitie. Dit zorgt voor een betere, eenduidige communicatie naar sponsoren en een verlichting van de taken van de congrescommissie. Om het congres goed onder de aandacht te brengen bij bedrijven worden een beschrijving en kosten-indicatie toegevoegd aan het samenwerkingsdocument. Dit jaar willen we meer partners in contact brengen met de universiteit, hiermee kunnen we studenten makkelijk in aanraking laten komen met het bedrijfsleven en het contact tussen via en de universiteit verbeteren. Ook zal de nieuwe bedrijven- en vacaturebank op de website in gebruik worden genomen. Dit maakt een groter aanbod aan vacatures en bedrijfsprofielen mogelijk. Een nieuwe sponsormogelijkheid die dit jaar geïntroduceerd gaat worden is het weergeven van partners op de nieuwe informatieschermen van via Doelstellingen Minimaal één keer per maand op gesprek met potentiele nieuwe partners. Sponsoring van het congres verzorgen. Minimaal één keer per maanden de gemaakte afspraken met partners naar de betrokken commissies communiceren. De nieuwe bedrijven- en vacaturebank in gebruik nemen. Partners onder de aandacht brengen door weergave op de informatieschermen van via. Partners in contact brengen met de universiteit. 3.4 Secretaris De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie van via. De site van via (svia.nl) bevat belangrijke informatie voor leden en nietleden, bijvoorbeeld de agenda met activiteiten en de vacaturebank. Om er voor te zorgen dat deze informatie up-to-date blijft en de juiste informatie beschikbaar is, zal de inhoud van de site de verantwoordelijkheid van de secretaris zijn. Ook zal de secretaris zich bezig houden met kijken wat er verbeterd kan worden aan de site om deze informatievoorziening te verbeteren, dit zal worden gecommuniceerd met de ICT-commissie. Het bestuur van via is er voor al haar leden. Het is daarom belangrijk dat leden ook inzicht hebben in wat het bestuur voor hen betekent en waar het 5

6 Bestuur 14 3 HET BESTUUR bestuur mee bezig is. Dit gaan we onder andere doen door de bestuursblog te gebruiken. Dit is de verantwoordelijkheid van de secretaris. Actieve communicatie naar leden toe zorgt voor betrokkenheid van de leden. Deze actieve communicatie gebeurt in de vorm van nieuwsbrieven. De secretaris is er verantwoordelijk voor dat deze nieuwsbrieven worden verstuurd. Ook zullen er dit jaar voor het eerst informatieschermen beschikbaar zijn voor via in de kelder en in de nieuwe bar. De secretaris is verantwoordelijk voor de media die op deze schermen worden getoond. De actieve leden van via maken gebruik van de mailinglijsten op svia.nl om met elkaar te communiceren. De secretaris draagt er zorg voor dat deze mailinglijsten up-to-date zijn en goed werken Doelstellingen Twee keer per maand zowel een algemene nieuwsbrief in het Nederlands uitsturen, als de algemene masternieuwsbrief in het Engels uitsturen. Minimaal één keer per maand een nieuwsbrief over lezingen uitsturen. Minimaal één keer per maand zorg dragen voor een nieuw artikel op de bestuursblog. Eén keer per week er zorg voor dragen dat de media die zichtbaar zijn op de informatieschermen up-to-date zijn. 3.5 Penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheren van de kas en betalingen van via. Dit zal gebeuren door middel van het gebruiken van gerichte boekhoudsoftware, zodat alle facturen en declaraties in één overzicht staan en er per commissie beter bijgehouden wordt hoe het met het budget staat. Om er voor te zorgen dat commissies optimaal hun budget gebruiken, zal de penningmeester de commissies bijstaan in het maken van sub-begrotingen en bijhouden van de uitgaven van de commissies. Behalve inkomsten van de sponsoring en kaartverkoop van activiteiten krijgt via ook inkomsten vanuit de UvA. De penningmeester zal er op toezien dat deze subsidie tijdig en in correcte hoeveelheden wordt uitbetaald. Aan het eind van het boekjaar maakt de penningmeester een realisatie en het is zijn taak om die voor de bestuurswissel af te hebben Doelstellingen Overstappen naar software die is gericht op boekhouden. 3.6 Commissaris Onderwijs De commissaris onderwijs is verantwoordelijk voor alle onderwijsgerelateerde zaken binnen via, in samenwerking met de onderwijscommissie en Awesome IT 6

7 Bestuur 14 3 HET BESTUUR (als toezichthouder). Hierbij zal er rekening mee gehouden worden dat de onderwijscommissie ruimte nodig heeft om haar eigen ideeën uit te voeren. De commissaris onderwijs is verantwoordelijk voor onderwijsgerelateerde activiteiten die voor de UvA georganiseerd moeten worden, zoals bijvoorbeeld de Landelijke Bètadag, Intake & Matching en bulborrels. Hij is ook verantwoordelijk voor activiteiten die in samenwerking met externe partijen worden georganiseerd, zoals de BAPC (Benelux Algorithm Programming Contest) en de SNiC (Stichting Nationaal Informatica Congres). De commissaris onderwijs zorgt daarnaast voor de voorbereiding en uitvoering van de boekenverkoop met de boekencommissie Taken Omdat de functie commissaris onderwijs niet is vastgelegd in het HR, worden zijn taken bij dezen kort toegelicht: Verantwoordelijkheid dragen voor onderwijsgerelateerde zaken binnen via. Verantwoordelijkheid dragen voor onderwijsgerelateerde activiteiten die voor de UvA georganiseerd moeten worden. Verantwoordelijkheid dragen voor onderwijsgerelateerde activiteiten die in samenwerking met externe partijen worden georganiseerd. Verantwoordelijkheid dragen voor de boekenverkoop. 7

8 Bestuur 14 4 ALGEMEEN BELEID 4 Algemeen Beleid 4.1 Contact met de leden Om het bestuur transparant te houden en de leden goed geïnformeerd te houden over de zaken die spelen binnen via zullen er een aantal middelen worden ingezet. Dit wordt onder andere gedaan door het schrijven van een maandelijkse bestuursblog. Daarnaast worden naar behoefte van de coördinator of het bestuur één op één gesprekken met de coördinatoren gehouden. Ook zullen er brainstorms gehouden worden, over zaken die belangrijk zijn voor de leden om informatie te verschaffen en input te verkrijgen Doelstellingen Maandelijks een bestuursblog schrijven. Naar behoefte van de coördinator of het bestuur één op één gesprekken met de coördinator houden. Wanneer er input wordt gevraagd door de FSR of medewerkers over bepaalde onderwerpen die relevant zijn voor onze studies of studenten, brainstormsessies voor de leden organiseren, om de uitkomsten hiervan terug te koppelen. Een ideeënbus ophangen in de kelder en feedback op deze ideeën geven. 4.2 Contact met de UvA De studievereniging heeft veel te maken met zaken die de faculteit organiseert. Dit kan universiteits- of faculteitsbreed zijn, maar ook studie- of domeinspecifiek. Het bestuur wil zich graag actief mengen in de discussies en activiteiten waar via invloed op kan uitoefenen, om op te komen voor haar leden en goed contact met de UvA te onderhouden. Denk aan de Intake & Matchingprocedure, waar via haar mening over kan uiten en bij kan helpen organiseren, of de invoering van BSA s op één of meerdere van de drie studies horend bij via. Daarnaast is er veel contact over het alumnibeleid. Voor zowel de faculteit als voor via is het voordelig om alumni aan te trekken, omdat zij ervaren zijn in het vakgebied en bijvoorbeeld lezingen kunnen geven, of via kunnen promoten binnen het bedrijfsleven Doelstellingen Meer alumni betrekken bij via door meerdere evenementen voor alumni te organiseren met de UvA. Contact met de UvA onderhouden en waar mogelijk versterken door meer samen te werken, door bijvoorbeeld in samenwerking evenementen te organiseren. 8

9 Bestuur 14 4 ALGEMEEN BELEID Betrokken zijn bij belangrijke beslissingen en veranderingen die van invloed zijn op de leden. 4.3 Leden werven We willen graag meer leden motiveren actief te worden bij de vereniging. Werving is belangrijk als er een bindend studieadvies (BSA) komt bij de drie bachelorstudies, omdat we mogelijk minder leden krijgen. Tevens zullen er potentiële actieve leden afvallen tijdens de Intake & Matching-week. Om meer actieve leden te krijgen, zal er dus actief moeten worden gepromoot. We zullen ons inzetten om de bachelorstudenten, masterstudenten, bèta-gamma ers met een informatiewetenschappen major en studenten die een gerelateerde minor volgen actief te krijgen bij via. De acties die wij hiervoor zullen ondernemen staan vernoemd bij de doelstellingen Doelstellingen Actief leden werven tijdens onder andere de facultaire introductie, Intake & Matching-dagen en gratis lunches, door bijvoorbeeld met studenten te praten en flyers uit te delen. Leden makkelijker met commissies kennis laten maken, door bijvoorbeeld commissieshirts te dragen. De intreeweekgroepjes laten begeleiden door actieve leden. Masterstudenten aantrekken door een barbecue voor de eerstejaars masterstudenten te organiseren, de website van via (deels) Engelstalig aan te bieden en masternieuwsbrieven te sturen. Rekening houden bij het plannen van activiteiten met masterstudenten, minorstudenten, en majorstudenten van de informatiewetenschappenstudies. 4.4 Witboeken Om het proces van het organiseren van activiteiten te stroomlijnen zijn witboeken essentieel. Daarom zal het bestuur dit gaan stimuleren bij alle commissies en coördinatoren. Om te zorgen dat deze taak voor hen zo min mogelijk moeite kost, zal er een standaardformaat worden ontwikkeld. Om de overdracht van deze witboeken te verzekeren, komt er een centrale plek om deze te beheren. Om een soepele overdracht te bevorderen, zullen we stimuleren dat nieuwe coördinatoren worden ingewerkt door de oude coördinatoren Doelstellingen Witboeken laten maken voor grote activiteiten en commissies. 9

10 Bestuur 14 4 ALGEMEEN BELEID Een template voor witboeken opstellen. Witboeken beschikbaar stellen op een toegankelijke locatie. Oude coördinatoren stimuleren om nieuwe coördinatoren in te werken. 4.5 Statuten en HR Bestuur 13 is begonnen aan een proces om de statuten en het HR te wijzigen. Deze zijn namelijk op veel plekken onduidelijk of verouderd. We zullen dit proces waar nodig afronden en er voor zorgen dat het voorafgaande werk niet verloren zal gaan. Tevens zet bestuur 14 de verkiezingsprocedureherziening voort, die afgelopen bestuursjaar is gestart. Dit doet het bestuur om de verkiezingsprocedure optimaler te maken Doelstellingen De statuten en het HR updaten. De verkiezingsprocedure van het bestuur herzien en naleven. Het boekjaar op 31 december laten eindigen. 10

11 Bestuur 14 5 STICHTINGEN 5 Stichtingen 5.1 Gebruik van de stichtingen De stichtingen van via worden gebruikt als failsafe voor eventuele financiële problemen. In dat geval zal de desbetreffende stichting failliet verklaard worden zodat via zelf voort kan blijven bestaan. De stichtingen bestaan voor de onder genoemde commissies om dat daar veel geld in om gaat. Bestuur 13 heeft veel tijd gestoken in het oprichten van stichting AWESOME IT 2 en in het in bezit komen van stichting VER 3. We zullen dit met zorg afronden. Na de overdracht van stichting VER en de oprichting van stichting AWESOME IT zullen wij de stichtingen in gebruik gaan nemen. 5.2 Stichting Via Excursies en Reizen Bestuur Voorzitter Kristine Bende Secretaris Kaspar de Geus Penningmeester Kaspar de Geus Doelstellingen De stichting overdraag aan het nieuwe stichtingbestuur. De stichting in gebruik nemen Commissies De volgende commissies maken gebruik van deze stichting: Reiscommissie Wintersportcommissie 5.3 Stichting AWESOME IT Bestuur Voorzitter Robbert van Ginkel Secretaris Jorn Peters Penningmeester Sanne Verhoeven 2 Amsterdams wetenschappelijk-educatief symposium over mens en informatietechnologie 3 Via Excursies en Reizen 11

12 Bestuur 14 5 STICHTINGEN Doelstellingen De stichting in gebruik nemen Commissies De volgende commissie maakt gebruik van deze stichting: Congrescommissie 12

13 Bestuur 14 6 COMMISSIES 6 Commissies 6.1 Activiteitencommissie Coördinator Bas van den Heuvel Toezichthouder Micha de Groot Omschrijving De activiteitencommissie organiseert activiteiten voor de leden van via Beleid De commissie zal tenminste éénmaal per maand een activiteit organiseren, naast de wekelijkse borrels. Deze activiteiten kunnen uiteenlopen van bekende activiteiten, zoals karten en lasergamen, tot bijzondere dingen, zoals een manhunt. Daarnaast zal de commissie borrels een thema geven, zoals de Sinterklaasborrel en de Franse borrel. Als versiering relevant is voor het thema zal de commissie deze verzorgen. Ook zal de commissie zorgen voor hapjes tijdens de borrel, al dan niet in thema. Andere, grotere activiteiten die de commissie zal organiseren zijn het Algemene Leden Weekend en de eindejaarsbarbecue Doelstellingen Minimaal één keer per maand een activiteit organiseren naast de borrels. Aan het begin van elk blok een gratis lunch organiseren. Tenminste één keer per drie maanden een activiteit organiseren waar minimaal 20 leden aanwezig zijn. Borrels een thema geven, en deze eventueel van versiering voorzien. Voor elke borrel van het jaar hapjes verzorgen, al dan niet in thema. Als het thema wordt verzorgd door een andere commissie gaat het regelen van hapjes in overleg met deze commissie. Het Algemene Leden Weekend organiseren. De eindejaarsbarbecue verzorgen. 6.2 Barcommissie Coördinator Fokke Dekker Toezichthouder Bas van den Heuvel 13

14 Bestuur 14 6 COMMISSIES Omschrijving De barcommissie is verantwoordelijk voor het beheren van de bar tijdens de borrels en het schoonmaken na de borrels Beleid De barcommissie zorgt er voor dat er elke borrel leden, die bekwaam zijn in het tappen, achter de bar staan. Deze tappers zullen vooral bestaan uit leden van de commissie; de commissie houdt ook een lijst bij van leden die zich hebben aangemeld om te tappen, die op oproepbasis achter de bar staan. Verder zorgt de commissie er voor dat het bier op tijd koud staat en de bar onderhouden is. Tijdens de borrel is de barcommissie verantwoordelijk voor de bar en achteraf voor de schoonmaak. Verder zal de barcommissie ingezet worden te helpen met tappen op andere activiteiten waar dit nodig is, bijvoorbeeld bij bulborrels Doelstellingen Elke borrel zorgen voor genoeg tappers. De bar onderhouden. Het tapverlies minimaliseren. 6.3 Boekencommissie Coördinator Bas van den Heuvel Toezichthouder Iris Meerman Omschrijving De boekencommissie zorgt ervoor dat alle studenten die vakken volgen aan een van de informatiewetenschappen-studies hun boeken bij via kunnen kopen. Hiervoor moet goed worden uitgezocht welke boeken er precies nodig zijn voor de studies. De commissie wordt opgericht, omdat het een grote taak is om de boeken voor zowel de bachelor- als masterstudies uit te zoeken Beleid De commissaris onderwijs zal deze commissie opzetten en leiden. De commissie verzorgt de juiste boeken en verkoopt deze samen met de keldercommissie. Tijdens de facultaire introductie wordt dit gedaan samen met de eerstejaarscommissie. De lijst met boeken zal worden bewaard om werk te besparen in de komende jaren. 14

15 Bestuur 14 6 COMMISSIES Doelstellingen De boekencommissie heroprichten. Tweemaal per jaar een boekenverkoop regelen, zowel voor bachelor-, als voor masterstudenten. De lijsten met boeken maken en bewaren. 6.4 Cavia-commissie Coördinator Merijn van Wouden Toezichthouder Iris Meerman Omschrijving De Cavia-commissie is verantwoordelijk voor het uitbrengen van één Cavia per kwartaal. De Cavia is het verenigingsblad van via. De Cavia bestaat al 14 jaar en is daarmee even oud als de via zelf. De Cavia verschaft een inzicht in wat er in een kwartaal is gebeurd en is daarom leuk en informatief om te lezen voor alle betrokkenen bij via. Met de Cavia wordt er een mogelijkheid gecreërd voor leden om laagdrempelig een artikel te publiceren voor de rest van de vereniging. Ook is er in de Cavia plaats voor stukken die een informatieve, amuserende of educatieve insteek in de informatiewetenschappen hebben. Als laatste is er ook plaats voor sponsoren om gericht de doelgroep van de Cavia te bereiken Beleid De Cavia is er van leden, voor leden. Daarom willen wij er voor zorgen dat er meer artikelen van een diverse groep leden komen. Hierdoor wordt de Cavia nog meer een afspiegeling van de gehele vereniging. Het is belangrijk dat de Cavia-commissie zich volledig kan bezig houden met het maken van de Cavia. Doordat er dan meer tijd aan de Cavia besteed kan worden zal dit uiteindelijk de kwaliteit van de Cavia ten goede komen Doelstellingen Het uitbrengen van één Cavia per kwartaal, waarvan één almanak. Een zo breed mogelijk publiek binnen via aanspreken, door een divers aanbod van artikelen te publiceren. Vlak na elke uitgave een brainstorm houden voor de volgende uitgave. 15

16 Bestuur 14 6 COMMISSIES 6.5 Congrescommissie Coördinatoren Jorn Peters en Robbert van Ginkel Toezichthouder Bas van den Heuvel Omschrijving De congrescommissie is verantwoordelijk voor het opzetten van het jaarlijkse congres van via. Het congres wordt elk jaar door meer dan honderd bezoekers bijgewoond. Het congres is binnen via één van de hoogtepunten van het jaar op het gebied van onderwijs. Het is een nationaal evenement dat interessant is voor niet alleen de leden en de universiteit, maar ook voor sponsoren en bedrijven. Om elk jaar weer een succesvol congres te kunnen waarborgen, zijn goede kennisoverdracht en gemotiveerde leden essentieel Beleid Via is gebaat bij een goed georganiseerd congres omdat het educatief en leuk voor alle leden is. Het congres moet hiervoor onder andere relevant en goed toegankelijk zijn voor een breed publiek. Ook is het professioneel kunnen opzetten van een congres een voorwaarde. Het bestuur draagt er samen met de stichting zorg voor dat dit dit jaar weer gerealiseerd kan worden. De commissie is in principe zelfstandig, maar kan bij problemen en vragen altijd terecht bij het bestuur. Het bestuur zal altijd proberen om voldoende middelen beschikbaar te stellen aan de stichting, zodat een goed congres organiseren mogelijk is Doelstellingen Het organiseren van een jaarlijks educatief congres. Het gebruiken van een huisstijl voor de promotie en aankleding van het congres, die eventueel bruikbaar is voor volgende jaren. Nauw samenwerken met de commissaris acquisitie voor het werven van sponsoren. Het werven van een prominente spreker voor een keynote van het congres. 6.6 Eerstejaarscommissie Coördinator Jonas Lodewegen Toezichthouder Micha de Groot 16

17 Bestuur 14 6 COMMISSIES Omschrijving De eerstejaarscommissie (EJC) is verantwoordelijk voor het werven en bij via betrekken van eerstejaarsstudenten. De EJC organiseert de eerstejaarsbarbecue en het eerstejaarsweekend (EJW). Eerstejaars vertrouwd laten raken met de nieuwe omgeving, contact laten leggen met ouderejaars en betrekken bij via staat hier centraal Beleid De commissie zal dit jaar opnieuw gevormd worden naar een kleine commissie met een grote crew. Deze crew zal op het EJW en de barbecues aan het begin van het jaar worden ingezet. Naast de eerstejaarsbarbecue wil de commissie dit jaar ook op de mastersbarbecue in de Intreeweek actief via gaan promoten om te trachten meer masterstudenten te betrekken bij de vereniging. In het verleden is er op het EJW een commissiespel gespeeld. In dit spel werden verschillende commissies onder de aandacht gebracht. Dit jaar willen we het commissiespel opnieuw uitwerken en op het EJW herintroduceren. Afgelopen jaren waren er op het EJW veel last-minute deelnemers die afhaken. De commissie wil proberen dit aantal terug te dringen door bijvoorbeeld goede communicatie met deelnemers Doelstellingen Het EJW organiseren. Zowel een barbecue voor de eerstejaars bachelors, als de eerstejaars masters in de facultaire introductie organiseren. Werken met een kleinere, efficiënter werkende commissie van maximaal 7 mensen waaronder de coördinator. Het commissiespel herintroduceren op het EJW. Het aantal afhakers beperken tot maximaal 15%. 6.7 Feestcommissie Coördinator Donald Gaga Toezichthouder Victor Azizi Omschrijving De feestcommissie organiseert feesten voor via. 17

18 Bestuur 14 6 COMMISSIES Beleid De feestcommissie organiseert ten minste één keer per jaar een feest en één keer per jaar een gala voor de leden van via. In de huidige vorm is de feestcommissie een subcommissie van de activiteitencommissie. Dit jaar zal de feestcommissie losgekoppeld worden van de activiteitencommissie. Dat betekent dat er via sollicitaties een nieuwe coördinator zal worden aangesteld. De commissie zal komend jaar minstens één feest organiseren en één gala, wegens het succes van het gala afgelopen jaar Doelstellingen De commissie opnieuw oprichten. Tenminste één feest, niet een gala, organiseren per jaar. Tenminste één gala organiseren per jaar. 6.8 Gamingcommissie Coördinator Micha de Groot Toezichthouder Victor Azizi Omschrijving De gamingcommissie organiseert verschillende activiteiten die te maken hebben met bordspellen, videogames en tabletopgames voor leden Beleid De commissie organiseert maandelijks een bordspelavond op het Science Park. Ook organiseert de commissie tweemaal per jaar een LAN-toernooi in samenwerking met de NSA en tweemaal per jaar een toernooi in combinatie met een borrel. Dit laatste gebeurt in samenwerking met de activiteitencommissie. In kleinere groepen worden ook Dungeons & Dragons-sessies georganiseerd. Tevens is de commissie verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de spellenkast en de spellen in het opberghok Doelstellingen Maandelijks een gaming gerelateerde activiteit organiseren. Halfjaarlijks een LAN-toernooi met/tegen de NSA organiseren. Halfjaarlijks een toernooi tijdens een borrel organiseren. Dungeons & Dragons-sessies organiseren. De spellenkast up-to-date houden. 18

19 Bestuur 14 6 COMMISSIES 6.9 ICT-commissie Coördinator Maarten Inja Toezichthouder Bram van den Akker Omschrijving Na de server crash van afgelopen jaar heeft de ICT-commissie ongelofelijk veel gedaan. De belangrijkste taak van de ICT-commissie is het bouwen en onderhouden van de via website, svia.nl met het onderliggende systeem, Viaduct. Dit wordt op dit moment gedaan door ongeveer elke maand een werkmiddag te houden. Verschillende onderdelen van de site waaronder Pimpy, het activiteitenoverzicht en de tentamenbank worden actief door de vereniging gebruikt Beleid Om Viaduct ook voor de komende jaren te kunnen blijven gebruiken, moet er gezorgd worden voor continuïteit. Dit zal de commissie waarborgen door middel van het schrijven van documentatie voor gebruik en onderhoud, en het up-to-date maken van libraries, frameworks en software. Om ook van buiten de ICT-commissie hulp de krijgen bij het bouwen en onderhouden van de website zal Viaduct open-source worden gemaakt. De via server is de laatste tijd erg langzaam, om de bruikbaarheid van de website te verbeteren, gaan we dit jaar over op een nieuwe server. Samen met docenten gaat de commissie proberen om projecten op te zetten waar studenten in samenwerking met de ICT-commissie voor studiepunten aan een systeem voor via kunnen werken. Een paar voorbeelden voor projecten kunnen een smartphone app of een gebruikers management systeem in Viaduct zijn Doelstellingen Alle libraries, frameworks en software up-to-date maken. Documentatie voor het gebruik en onderhoud van Viaduct uitbreiden. Viaduct open-source maken. Bij elke projectmaand samen met het bestuur de mogelijkheden bekijken tot het aanbieden van projecten die studenten kunnen uitvoeren voor EC. Het wiki-systeem uitbreiden en in gebruik nemen. Het eigen mailsysteem voor Viaduct afmaken. Een nieuwe server aanschaffen danwel huren, en het systeem hierop overzetten. 19

20 Bestuur 14 6 COMMISSIES 6.10 Kelder-commissie Coördinator Bas van den Heuvel Toezichthouder Bram van den Akker Omschrijving De Kelder-commissie is verantwoordelijk voor het onderhouden en bevoorraden van de kamer van via, ook wel de Kelder genoemd. Leden van de Keldercommissie hebben als taak goederen (zoals frisdrank, chips en bier) aan leden van via te verkopen. Daarnaast moeten ze helpen bij het vullen van de koelkasten en het netjes houden van de kamer. Kelder-leden hebben toegang tot de kamer Beleid De Kelder-commissie bestaat uit actieve leden. Deze leden zorgen er samen voor dat de Kelder zo vaak mogelijk open is voor alle leden. Voor het netjes houden van de kamer is op dit moment de weekverantwoordelijke ingesteld. Voor de overige plichten en taken van de Kelder-commissie is er een Kelder-beleid opgesteld. De coördinator is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de Kelder-lijst. Op de Kelder-lijst staan alle leden van de commissie Doelstellingen Het Kelder-regelement naleven. Het Kelder-regelement updaten en up-to-date houden. Een beter alternatief vinden voor weekverantwoordelijke Marketingcommissie Coördinator Timo Mulder Toezichthouder Bram van den Akker Omschrijving De marketingcommissie verzorgt promotie omtrent via. Voorbeelden hiervan zijn merchandise en t-shirts. De commissie kan ingezet worden door andere commissies om zo tot heldere en doelgerichte promotie te komen Beleid Voor het komende jaar willen we de marketingcommissie meer inzetten voor het promoten van via op verschillende activiteiten en persoonlijk contact aangaan met minder actieve leden. Door promotie ook meer te richten op niet-actieve via leden zal de marketingcommissie trachten deze leden meer te betrekken bij 20

21 Bestuur 14 6 COMMISSIES de vereniging. De marketingcommissie is onder andere verantwoordelijk voor het drukken van commissieshirts voor elke commissie voor de uitstraling van via Doelstellingen Directe promotie doen op evenementen van via, door middel van bijvoorbeeld flyeren. Commissieshirts bestellen. Via promoten bij niet-actieve via leden, door bijvoorbeeld bij colleges langs te gaan om te promoten. Minimaal vier keer per jaar merchandise bestellen. Vertegenwoordigers in elke commissie houden. Goede communicatie met de commissie over de promotie-acties onderhouden Onderwijscommissie Coördinator Victor den Haan Toezichthouder Bas van den Heuvel Omschrijving De onderwijscommissie houdt zich bezig met het organiseren van onderwijsgerelateerde evenementen, zoals lezingen en workshops. Ook regelt de commissie de ouderavond. Daarnaast is de onderwijscommissie het eerste aanspreekpunt voor studenten die bijles willen nemen en houdt zij de tentamenbank up-to-date Beleid Dit jaar zal de onderwijscommissie weer zorg dragen voor de bovengenoemde activiteiten. Er zal worden gestreefd naar één lezing of workshop per maand Doelstellingen Eén keer per maand een lezing of workshop organiseren. Bijles coördineren. De tentamenbank up-to-date houden. Minimaal één keer per jaar een hackaton organiseren 21

22 Bestuur 14 6 COMMISSIES 6.13 Reiscommissie Coördinator Kees Halvemaan Toezichthouder Micha de Groot Omschrijving De reiscommissie organiseert jaarlijks een studiereis van een week naar het buitenland voor de via-leden, met meerdere educatieve activiteiten Beleid Dit jaar zal de reiscommissie een reis voor minimaal 40 leden organiseren. Er zullen verscheidene educatieve activiteiten zijn, zodat de deelnemers net als eerdere jaren twee colloquiumpunten zullen krijgen. De educatieve activiteiten zullen bestaan uit het bezoeken van de universiteit van de bezochte stad, waar een studiegerelateerde lezing zal zijn. Ook zullen verschillende ICT-bedrijven bezocht worden. Verder zal de reiscommissie zich bezig houden met kennisoverdracht door middel van het verzamelen van informatie over mogelijke reislocaties, die eventueel al eerder bezocht zijn. Dit zal het in de toekomst makkelijker maken om een geschikte locatie te kiezen, en om bij het begin van het opzetten van de reis al een aanknopingspunt te hebben Doelstellingen Een studiereis organiseren voor minimaal 40 leden. Een document met potentiële reislocaties opzetten ter bevordering van de kennisoverdracht. Zorgen dat de deelnemers van de reis minimaal twee colloquiumpunten krijgen. Opzetten van een archief met informatie van eerdere reizen Vrouwencommissie Coördinator Elise Koster Toezichthouder Victor Azizi Omschrijving Het doel van de vrouwencommissie is via toegankelijker maken voor vrouwen en meer bonding creeëren tussen vrouwen van via onderling. Afgelopen jaar zijn er al vrouwen actief geworden bij deze commissie, die nog niet actief waren bij de vereniging. 22

23 Bestuur 14 6 COMMISSIES Beleid Via heeft een groot scala aan commissies die activiteiten organiseert; in samenwerking met deze commissies kan de vrouwencommissie activiteiten organiseren. De commissie ziet er ook op toe dat hun input serieus wordt genomen. Om meer draagvlak te creëren binnen de vereniging en om de doelstellingen te bereiken, is samenwerking met andere commissies essentieel Doelstellingen Vrouwen motiveren om aanwezig te zijn bij via activiteiten. Vrouwen motiveren lid te worden van (andere) commissies van via. Er op toe zien dat er serieus wordt omgegaan met input van vrouwen. Eén keer per twee maanden samen met een andere commissie een activiteit voor via organiseren Wintersportcommissie Coördinator Positie vacant Toezichthouder Iris Meerman Omschrijving Het doel van de wintersportcommissie is om een wintersportreis voor de leden te organiseren Beleid Er zullen voor de zomer één of twee coördinator(en) worden aangesteld en daarna zal de commissie gevormd worden. In april zal de commissie beginnen met het organiseren van de reis. De wintersportcommissie zal onder stichting VER vallen Doelstellingen De commissie oprichten. Een wintersportreis voor minimaal 15 mensen organiseren. 23