Functie: Medewerker administratieve organisatie en interne controle

Transcriptie

1 Advies Nr. 51 Functie: Medewerker administratieve organisatie en interne controle In haar vergadering van 3 december 1998 heeft de bezwarencommissie functiewaardering politie het bezwaar behandeld van de heer B tegen de waardering van de organieke functie van medewerker administratieve organisatie en interne controle. Dit bezwaar is verwoord in de aan u gerichte brief van betrokkene van 22 september 1998 en is in genoemde vergadering van de commissie nader mondeling toegelicht. Samengevat komen de argumenten van het bevoegd gezag en de ambtenaar op het volgende neer. Op 13 februari 1998 is door het bevoegd gezag het voornemen medegedeeld de salarisschaal van de organieke functie van medewerker administratieve organisatie en interne controle vast te stellen op schaal 8. De organieke functie is voor wat betreft het verrichten van controles op financiële verslaglegging en van controles op gevolgde procedures en voorschriften, het vastleggen van controlebevindingen en het doen van voorstellen voor verbetering van de administratieve organisatie vergeleken met de referentiefuncties medewerker interne controle, schaal 8, uit de reeks Financieel-economische zaken en voor wat betreft het doen van deelonderzoek op het gebied van de financieel-administratieve organisatie en het verzamelen en verstrekken van gegevens ten behoeve van advisering over de inrichting van de financieeladministratieve organisatie vergeleken met de referentiefunctie beleidsmedewerker A, schaal 9, uit de reeks Politiële beleidsondersteuning. Daar de referentiefunctie van beleidsmedewerker A ook taken met betrekking tot het ontwikkelen van instrumenten, adviseren van sectorhoofden met betrekking tot een specifiek beleidsterrein, het fungeren als secretaris van overleg-, werk- en projectgroepen en het opstellen van activiteitenplan en/of taakstellingen omvat, is geconcludeerd dat de laatst genoemde referentiefunctie zwaarder is dan de functie van medewerker administratieve organisatie en interne controle en wordt een indeling in schaal 8 van toepassing geacht voor de organieke functie. In zijn bedenkingen d.d. 9 maart 1998 verzoekt de ambtenaar het bevoegd gezag de waardering van zijn functie in heroverweging te nemen en vast te stellen op schaal 9. Hij wijst erop dat in het referentiemateriaal is weergegeven dat de tekst "de niveaubepalende elementen maken een substantieel deel uit van de functie" (hoofdstuk 2: "opbouw referentiefuncties": "niveaubepalende elementen" van het referentiemateriaal Functiewaardering Nederlandse politie) weergeeft dat het accent van de functie ligt op de niveaubepalende elementen. Verder wijst hij op de passage uit het referentiemateriaal waarin gesteld wordt dat indien een van de referentiefuncties een hoger niveau bezit, het hogere niveau van toepassing is, indien de essentie van de werkzaamheden het hogere niveau betreft. Naar zijn mening wijken de niveaubepalende elementen van de referentiefunctie beleidsmedewerker A en van de functie medewerker administratieve organisatie en interne controle niet van elkaar af.

2 In de brief van 26 juni 1998 naar aanleiding van de hoorzitting op 24 juni 1998 verzoekt de ambtenaar het bevoegd gezag het volgende mee te nemen in de overwegingen: 1. de beschrijving van de referentiefunctie beleidsmedewerker A is een zogenoemde abstracte beschrijving, wat hij mede afleidt uit het begrip specifiek beleidsterrein; 2. het feit dat er een beleidsmedewerker werkzaam is in het bureau Financieel Economisch Beleid spreekt niet in zijn nadeel, omdat in de referentiefunctie onder de niveaubepalende elementen ook gesproken wordt over het verrichten van werkzaamheden onder begeleiding van een beleidsmedewerker; 3. de essentie van zijn functie zich bevindt in de referentiefunctie van Beleidsmedewerker A; de organieke functie is een combinatiefunctie met taken op het niveau van schaal 8 en schaal 9; het hogere niveau is van toepassing als de essentie van de werkzaamheden het hogere niveau betreft; 4. de vraag of de niveaubepalende elementen van de organieke functie een goede vertaling zijn van de inhoud van de functie lijkt hem niet relevant, daar de functiebeschrijving niet ter discussie staat. Het bevoegd gezag stelt op 14 augustus 1998 de waardering van de functie van medewerker administratieve organisatie en interne controle vast op schaal 8, conform het advies van de heroverwegingscommissie. De heroverwegingscommissie heeft haar conclusie op de volgende overwegingen gebaseerd: 1. betrokkene kan zich vinden in de functiebeschrijving; 2. de functie vertoont de meeste overeenkomsten met de referentiefunctie medewerker interne controle, maar wordt hierdoor niet volledig gedekt; 3. de functie heeft elementen die overeenkomen met de referentiefunctie beleidsmedewerker A, maar de referentiefunctie is breder; 4. de essentie van de functie ligt niet bij de referentiefunctie beleidsmedewerker A; 5. in de omgeving van de functie is tevens een beleidsadviseur aanwezig. In het bezwaar d.d. 22 september 1998 verzoekt de ambtenaar het bevoegd gezag de organieke functie van medewerker administratieve organisatie en interne controle alsnog vast te stellen in schaal 9. Hij herhaalt daarin de in de bedenkingen en in de brief naar aanleiding van de hoorzitting naar voren gebrachte argumenten. Verder merkt hij met betrekking tot het advies van de heroverwegingscommissie op dat het uitsplitsen van de organieke functie en het bekijken van afzonderlijke taken binnen deze functie naar zijn mening niet de juiste werkwijze is voor het toepassen van het systeem van functiewaardering. Ook in de hoorzitting heeft hij aangegeven dat in het referentiemateriaal is aangegeven dat de functie in zijn geheel dient te worden bekeken. In verband met het verschil tussen de organieke functie en de referentiefunctie, dat volgens het verslag door de commissie is uitgelegd en met name zou bestaan uit het feit dat de beleidsmedewerker A zich op alle beleidsterreinen tegelijkertijd begeeft en de organieke functie alleen op het beleidsterrein financiën, herhaalt de ambtenaar het argument van de zogenoemde abstracte beschrijving. De overwegingen van de heroverwegingscommissie geven geen uitsluitsel op welke manier het nadeel van het werkzaam zijn van een beleidsadviseur in het bureau Financieel Economisch Beleid meeweegt in het advies. De bezwarencommissie heeft de inhoud van de functie getoetst aan de geldende normen zoals vastgelegd in het referentiemateriaal Functiewaardering Nederlandse

3 Politie dat door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is vastgesteld voor de toepassing van het Besluit bezoldiging politie, artikel 6, tweede lid, waaronder de functies van medewerker interne controle en medewerker administratieve organisatie van reeks 17, Financieel-economische zaken en de functie beleidsmedewerker A van reeks 10, Politiële beleidsondersteuning. Met betrekking tot de bezwaren van de ambtenaar over de toepassing van het referentiemateriaal merkt de bezwarencommissie op, dat de ambtenaar correct is in zijn weergave hoe te werken met het referentiemateriaal. De bezwarencommissie is echter, in tegenstelling tot de ambtenaar, niet van mening dat het bevoegd gezag met het hanteren van twee verschillende referentiefuncties voor de onderscheiden delen van de organieke functie, op onjuiste wijze het referentiemateriaal heeft toegepast. De essentie van de functie van medewerker administratieve organisatie en interne controle wordt gevormd door het niveaubepalend element "onder begeleiding verrichten van ondersteunende werkzaamheden in het kader van de beleidsontwikkeling m.b.t. de financiële administratieve organisatie en interne controle". Dit komt vooral tot uiting in de uitwerking van de eerste hoofdtaak "vormgeving administratieve organisatie". De organieke functie medewerker administratieve organisatie en interne controle bestaat uit de hoofdtaken vormgeving administratieve organisatie, interne controle werkzaamheden en contacten. Voor de eerste hoofdtaak, vormgeving administratieve organisatie, zou gezien het onderwerp, vergelijking met de referentiefunctie medewerker administratieve organisatie het meest voor de hand liggen. Daar deze laatste functie echter gericht is op het vormgeven van de administratieve organisatie van de hele regio en de functie medewerker administratieve organisatie en interne controle zich op het gebied van de administratieve organisatie beperkt tot ondersteunende werkzaamheden, zoals het doen van deelonderzoeken, het verzamelen en verstrekken van gegevens ten behoeve van de advisering, het ondersteunen bij de implementatie van veranderingen, is deze laatste functie een beleidsondersteunende functie. Het referentiemateriaal voorziet niet in ondersteunende functies op het terrein van de administratieve organisatie. Daarom acht de bezwarencommissie vergelijking met de referentiefunctie beleidsmedewerker A, waarin sprake is van het onder begeleiding van een beleidsmedewerker verrichten van ondersteunende werkzaamheden en deelonderzoeken ten behoeve van de beleidsontwikkeling het meest passend. Voor de toetsing van de tweede hoofdtaak in de functie, interne controle werkzaamheden, is de referentiefunctie medewerker interne controle de meest aangewezen functie. Voor de waardering van de totale functie zullen met name van belang zijn de ondersteunende werkzaamheden in het kader van de beleidsontwikkeling. Daar ligt gezien de formulering van de niveaubepalende elementen immers het accent van de functie. Vergelijking van de functie van medewerker administratieve organisatie en interne controle met de referentiefunctie beleidsmedewerker A toont dat de ondersteunende werkzaamheden in de functie medewerker administratieve organisatie en interne controle magerder zijn weergegeven dan in de referentiefunctie. In beide functies worden deelonderzoeken verricht. Ondersteuning in de referentiefunctie vindt plaats met betrekking tot een specifiek terrein van de politiële beleidsvorming en bedrijfsvoering en het opstellen van activiteitenplan en/of taakstelling. In de organieke functie heeft de ondersteuning betrekking op de implementatie van

4 veranderingen en het ontwerpen van de financiële administratie. In de referentiefunctie worden de gegevens niet alleen verzameld, maar ook geanalyseerd, terwijl de medewerker administratieve organisatie en interne controle gegevens verzamelt en verstrekt. Ontwikkeling van instrumenten ontbreekt in de organieke functie. De ondersteunende werkzaamheden in het kader van de beleidsontwikkeling in de functie medewerker administratieve organisatie en interne controle betreffen de financiële administratieve organisatie en de interne controle. Gebleken is dat de toevoeging "voor de minder complexe situaties" aan de uitwerking van de hoofdtaak vormgeving administratieve organisatie inhoudt dat de werkzaamheden van de medewerker administratieve organisatie en interne controle gericht zijn op die zaken, waarvan de hoofdlijnen zijn vastgelegd of op kleinere zaken. Deze verbijzondering naast de eerder geconstateerde verschillen houdt naar de mening van de bezwarencommissie een dusdanige versmalling in ten opzichte van de referentiefunctie dat er sprake is van een minvariant. Vergelijking van de functie medewerker administratieve organisatie en interne controle met de referentiefunctie medewerker interne controle toont dat de tweede hoofdtaak in de organieke functie "interne controle werkzaamheden" grotendeels overeenkomt met de controlewerkzaamheden in de referentiefunctie. De formulering in de uitwerking van de hoofdtaak van de organieke functie waar sprake is van "interne controle werkzaamheden voor de minder complexe situaties" duidt op een verdeling van taken op het gebied van de controle. In de referentiefunctie daarentegen wordt geen verdeling gemaakt in meer of minder complexe situaties bij de controle werkzaamheden. Als niveaubepalend element in de referentiefunctie medewerker interne controle is vermeld "verrichten van controles namens het managementteam; controles vinden plaats in een omvangrijk en gecompliceerd dienstonderdeel". Naar de mening van de bezwarencommissie is er bij de organieke functie die gesitueerd is in het onderdeel F overeenkomstig de referentiefunctie sprake van controles in een omvangrijk en gecompliceerd dienstonderdeel. Het accent van de functie medewerker administratieve organisatie en interne controle ligt echter niet op het verrichten van controles, maar op het onder begeleiding verrichten van ondersteunende werkzaamheden in het kader van de beleidsontwikkeling m.b.t. zowel de financiële administratieve organisatie als de interne controle. Voor het totaal van de functie concludeert de bezwarencommissie dat de functie medewerker administratieve organisatie en interne controle lichter is dan de meest passende referentiefunctie beleidsmedewerker A. De bezwarencommissie adviseert dan ook het bevoegd gezag de functie van medewerker administratieve organisatie en interne controle in te delen in schaal 8. Het bezwaar van de ambtenaar acht de bezwarencommissie dan ook ongegrond. De bezwarencommissie voegt bij deze brief het verslag van de in deze zaak gehouden hoorzitting, dat geacht wordt deel uit te maken van het advies. Tevens voegt zij hierbij voor de ambtenaar bestemde afschriften van deze brief en van het verslag. De bezwarencommissie verzoekt u deze afschriften aan betrokkene uit te reiken tezamen met uw beslissing op het bezwaar. Van die beslissing ontvangt de bezwarencommissie gaarne gelijktijdig een afschrift. steunen van (sector)hoofden met betrekking tot een specifiek beleidsterrein en het opstellen van activiteitenplan of taakstellingen en het ontwikkelen van instrumenten.

5 De adviserende taken in de organieke functie van de ambtenaar zijn beperkt tot het op basis van analyseren en overzichtelijk maken van plangegevens en uitvoering met betrekking tot personele inzet - waarbij gebruik gemaakt wordt van een geautomatiseerd systeem - aanleveren van managementinformatie. De bezwarencommissie is van mening dat vorengenoemde werkzaamheden met enige interpretatie zijn terug te vinden in bedoelde referentiefunctie onder punt 1., Politiële beleidsondersteuning, te weten: "het ten behoeve van het management verzamelen en analyseren van beheersgegevens". In de organieke functie van de ambtenaar is echter geen sprake van overige werkzaamheden die kenmerkend zijn voor de referentiefunctie van Beleidsmedewerker A, zoals het verrichten van deelonderzoeken in het kader van politiële beleidsvorming en bedrijfsvoering, het adviseren met betrekking tot een specifieke beleidsterrein, het opstellen van activiteitenplan en/of taakstellingen danwel het ontwikkelen van instrumenten, bijvoorbeeld planning en control. Evenmin is in de functie sprake van externe contacten in het kader van beleidsgericht onderzoek, het signaleren van ontwikkelingen/knelpunten binnen een beleidsterrein danwel het fungeren als secretaris van overleg-, werk- en projectgroepen. Op grond van het vorenstaande is de bezwarencommissie van mening dat de inhoud van de organieke functie van de ambtenaar zich evenmin kenmerkt door werkzaamheden die niveaubepalend zijn voor de referentiefunctie van Beleidsmedewerker A en dat deze dan ook lager dient te worden ingedeeld dan schaal 9. De bezwarencommissie acht vergelijking van de organieke functie van de ambtenaar met de referentiefunctie van Functioneel Beheerder A niet in de rede liggen, omdat bedoelde referentiefunctie zich kenmerkt door automatiseringstechnische beheerswerkzaamheden en deze werkzaamheden niet herkenbaar zijn in de functie van de ambtenaar, die werkzaam is als gebruiker van een geautomatiseerd systeem en dan ook slechts vanuit de gebruikersdiscipline een inbreng kan leveren in bijvoorbeeld de verbetering van het systeem. De bezwarencommissie acht vergelijking van de organieke functie van de ambtenaar met de referentiefunctie van Coördinator Operationele Zaken evenmin in de rede liggen, omdat bedoelde referentiefunctie zich kenmerkt door het coördineren van operationele werkzaamheden op het terrein van algemene politiezorg te water/luchtvaart. Op grond van toetsing van de inhoud van de organieke functie van de ambtenaar aan de in schaal 9 ingedeelde referentiefuncties van Groepschef B en van Beleidsmedewerker A komt de bezwarencommissie tot de conclusie dat de organieke functie van de ambtenaar lager dient te worden ingedeeld dan in schaal 9, hetgeen leidt tot een indeling in schaal 8. De bezwarencommissie adviseert dan ook het bevoegd gezag de functie van coördinator planning in te delen in schaal 8. Het bezwaar van de ambtenaar acht de bezwarencommissie dan ook ongegrond. De bezwarencommissie voegt bij deze brief het verslag van de in deze zaak gehouden hoorzitting, dat geacht wordt deel uit te maken van het advies. Tevens voegt zij hierbij voor de ambtenaar bestemde afschriften van deze brief en van het verslag. De bezwarencommissie verzoekt u deze afschriften aan betrokkene uit te

6 reiken tezamen met uw beslissing op het bezwaar. Van die beslissing ontvangt de bezwarencommissie gaarne gelijktijdig een afschrift.

7 Functiebeschrijving Functie: Medewerker administratieve organisatie en interne controle Hoofdbestanddelen: 1. Vormgeving administratieve organisatie. 2. Interne controle werkzaamheden. 3. Contacten. Uitwerking hoofdbestanddelen: 1. Vormgeving administratieve organisatie: (voor de minder complexe situaties) Doen van deelonderzoek op het gebied van de financiële administratieve organisatie, ook op EDP-gebied. Verzamelen en verstrekken van gegevens ten behoeve van het adviseren over inrichting van de financiële administratieve organisatie. Ontwerpen van financiële administratieve organisatie. Ondersteunen bij de implementatie van veranderingen. Deelnemen aan intern en extern overleg. 2. Interne controle werkzaamheden: (voor de minder complexe situaties) Verrichten van controles op financiële verslaglegging. Verrichten van controles op gevolgde financiële procedures en voorschriften. Vastleggen controlebevindingen (voor intern gebruik Onderdeel Financiën en de accountant). Meewerken aan het opstellen van (concept) controle-rapporten, voor gebruik buiten onderdeel Financiën. Voorstellen doen voor verbetering/optimalisering financiële administratieve organisatie. Signaleren van knelpunt en geven van adviezen aan F-functionarissen, zowel centraal als decentraal. 3. Contacten: Het onderhouden van interne en externe contacten. Bezwarende werkomstandigheden: Werken met een beeldscherm. Niveaubepalende elementen: Onder begeleiding verrichten van ondersteunende werkzaamheden in het kader van de beleidsontwikkeling met betrekking tot de financiële administratieve organisatie en interne controle. Indicatie functie-eisen: MEAO of MBA. Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in het vakgebied.