Reglement voor de deelnemers aan de Grote Optocht in Oeteldonk 2017

Transcriptie

1 Reglement voor de deelnemers aan de Grote Optocht in Oeteldonk 2017 Doelstelling Doelstelling is de jaarlijkse Grote Optocht in Oeteldonk op een carnavaleske, veilige en ordentelijke manier te laten verlopen. Om dit doel te bereiken zetten de optochtdeelnemers in samenwerking met het Ministerie van Tochten zich in om zowel het publiek als deelnemers op een Oeteldonkse, carnavaleske manier te vermaken. Deze doelstelling kan door het reglement niet worden gegarandeerd. De naleving van dit reglement door de optochtdeelnemers draagt hier wel sterk aan bij. ARTIKEL 1. ALGEMEEN 1. Definities a. Vereniging Oeteldonksche Club van 1882, hierna te noemen OC: de vereniging die tot doel heeft het bevorderen, organiseren en financieren van de carnavalsviering in 's- Hertogenbosch. b. Ministerie van Tochten, hierna te noemen MvT: de commissie die namens en onder verantwoording van de OC de Grote Optocht organiseert. c. Grote Optocht: een optocht van carnavaleske uitbeeldingen die jaarlijks op carnavalsmaandag wordt gehouden vanaf uur. d. Deelnemer: een persoon of groep die meedoet aan de Grote Optocht, meedingt aan een prijs en de gehele route volgt. 2. Door inschrijving als deelnemer aan de Grote Optocht onderwerpt de deelnemer zich onvoorwaardelijk aan de bepalingen van dit reglement. 3. Iedere deelnemer die zich niet aan de bepalingen van dit reglement houdt, kan van deelname aan de Grote Optocht worden uitgesloten c.q. kan onmiddellijk uit de Grote Optocht worden verwijderd. Beslissingen hierover worden uitsluitend genomen door de Minister van Tochten of diens plaatsvervanger. ARTIKEL 2. VERZEKERING AANSPRAKELIJKHEID EN ONGEVALLEN 1. De OC sluit een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af, geldend binnen de gemeente 's-hertogenbosch, voor de wagens die aan de optocht deelnemen. Hiervoor geldt de dekking vanaf de kortste aanrij/looproute naar de opstelplaats, tijdens de optochtroute en tot en met de route terug naar de bouwplaats direct na het einde van de Grote Optocht. De aansprakelijkheid gaat nooit verder dan de dekking van bedoelde verzekering. Aansprakelijkheid motorrijtuigen: Meeverzekerd is het W.A.M.-risico van de aan de optocht deelnemende motorrijtuigen, zowel tijdens de optocht als tijdens de opbouwperiode alsmede tijdens gaan naar en komen van de optocht, binnen de gemeente 's-hertogenbosch tot een vastgesteld maximum bedrag. Ten aanzien van het W.A.M.-risico zowel als ten aanzien van de dekking voor de aangesloten deelnemers geldt dat deze verzekering alleen van kracht is indien het betreffende motorrijtuig dan wel de desbetreffende perso(o)n(en) niet elders zijn verzekerd dan wel de andere verzekering geen dekking verleent. Reglement Grote Optocht Oeteldonk, december

2 2. Deelname aan de Grote Optocht geschiedt geheel op eigen risico. ARTIKEL 3. DEELNAME EN INSCHRIJVING ALGEMEEN 1. Deelname aan de Grote Optocht is gratis. Personen jonger dan 11 jaar mogen enkel onder begeleiding van volwassenen deelnemen aan de Grote Optocht. 2. Het is de deelnemers niet toegestaan om voorafgaand aan de Grote Optocht in andere optochten en/of festiviteiten deel te nemen met hun voorstelling. Uitzonderingen op deze regel kunnen enkel door het MvT worden verleend. 3. De Grote Optocht is een door de OC georganiseerd evenement voor, door en met Oeteldonkers en heeft daardoor een kenmerkende Oeteldonkse sfeer en uitstraling. Het MvT behoudt zich het recht voor inschrijvingen te weigeren die in haar ogen niet passen binnen de aard en de doelstellingen van dit evenement en/of die niet voldoen aan het reglement van deelname. 4. Er zijn vier categorieën waaraan deelgenomen kan worden: a. Wagens; b. Grote groepen, bestaande uit 11 of meer personen; c. Kleine groepen, bestaande uit 4 tot en met 10 personen; d. Individuelen, bestaande uit 1 tot en met 3 personen. 5. Het MvT neemt de beslissing of de vereniging of groep aan de prijzen c.q. vergoedingen meedoet en in welke categorie zij worden ingedeeld. Tevens is het Ministerie gerechtigd deelnemers voor de Grote Optocht uit te nodigen, buiten mededinging naar prijzen. CATEGORIEËN Wagens en Grote groepen (art. 3 sub 4a en 4b) 6. Naast grote groepen moeten ook deelnemers in de categorie wagens uit tenminste 11 personen bestaan om in aanmerking te komen voor een tegemoetkoming van materiaalkosten en ontwerpvergoeding. Alle (minimaal 11) personen dienen actief betrokken te zijn bij de uitbeelding van het motto. 7. Tegemoetkoming van de materiaalkosten wordt alleen verstrekt voor: Wagens: alle materialen die nodig zijn voor de opbouw van de wagen, behalve huurkosten; Grote groepen: alle aankleding die nodig is voor de uitvoering van de act, behalve huurkosten; Een gespecificeerde rekening voor bedoelde materialen dient op naam van de deelnemer uiterlijk 27 februari 2017 te zijn ingediend bij de Minister van Tochten voor het uitbetalen van de tegemoetkoming voor carnaval. Het MvT kan controles uitvoeren op de rekening en gebruikte materialen. De tegemoetkoming materiaalkosten is aan een maximum maar niet aan een minimum gebonden. 8. De ontwerpvergoeding wordt alleen uitgereikt indien er een origineel ontwerp is ingediend. De hoogte van de ontwerpervergoeding is afhankelijk van de kwaliteit van het ontwerp en deze wordt door het MvT vastgesteld. Indien niet de maximale ontwerpvergoeding wordt uitgekeerd geeft het MvT de reden hiervan op. 9. De indeling van de Grote Optocht voor wagens en grote groepen wordt vastgesteld via loting. Indien een deelnemer niet aanwezig is bij de loting wordt deze door het MvT geplaatst. De deelnemer die vorig jaar als laatste was opgesteld trekt bij de loting als eerste. Het MvT kan hierbij veranderingen aanbrengen om een meer evenwichtige opbouw van de optocht te verkrijgen. Deelnemers die niet meedingen naar de prijzen worden door het MvT ingedeeld. 10. Deelnemers in de categorie wagens en grote groepen zijn verplicht uiterlijk 1,5 week voor carnaval een ontwerp van de uitbeelding - voorzien van motto, categorie en een korte Reglement Grote Optocht Oeteldonk, december

3 beschrijving - ter beoordeling in te leveren bij het MvT. Het ontwerp dient een goed beeld te geven van de uiteindelijke uitvoering. Het MvT heeft het recht een ingediend ontwerp met opgaaf van reden af te keuren naar eigen oordeel en inzicht. Ingediende ontwerpen mogen vanwege het behoud van het ontwerp op langere termijn niet worden geplastificeerd. De OC vraagt het gebruikers- en leenrecht van de ontwerpers inzake de ontwerpen. 11. Wagens en grote groepen dienen zich vier weken vóór carnaval in te schrijven via een volledig ingevuld inschrijvingsformulier, te verkrijgen via de website of aan te vragen bij het MvT. De inschrijftermijn wordt door de OC bekend gemaakt door publicaties in de media. Onvolledig ingevulde of te laat ingeleverde inschrijfformulieren leiden tot deelname buiten mededinging naar prijzen. Kleine groepen en Individuelen (art. 3 sub 4c en 4d) 12. Kleine groepen en individuelen ontvangen geen vergoedingen. 13. Indeling gebeurt door het MvT, hiervoor wordt geen loting verricht. 14. Individuelen en kleine groepen dienen zich uiterlijk voor aanvang van de Grote Optocht aan te melden bij het MvT. ARTIKEL 4. UITVOERING UITBEELDINGEN 1. Iedere deelnemer dient haar of zijn uitbeelding af te stemmen op het maatschappelijk fatsoen, terwijl de presentatie carnavalesk en Oeteldonks verantwoord dient te zijn. (zie ook art. 7.3) 2. De uitvoering dient van een dusdanige constructie/opbouw te zijn dat de veiligheid van deelnemers en publiek niet in gevaar komt. Wanneer blijkt dat de uitbeelding van een wagen of een groep, bij het opstellen van de optocht of tijdens het trekken van de optocht, niet veilig is of lijkt te zijn wordt door het MvT aan bedoelde deelnemer een startverbod/deelnameverbod opgelegd. De optocht commissie controleert zowel bij het opstellen als tijdens het trekken van de optocht op aspecten van veiligheid. 3. De afmetingen van de wagens mogen niet hoger zijn dan 5,90 meter en niet breder dan 3,50 meter en de lengte niet minder dan 5 meter. Uitzwaaiende onderdelen van de wagens dienen een hoogte te hebben van minimaal 2,90 meter. De uitzwaaiende delen moeten ten alle tijden terug te brengen zijn naar de maximale breedte van 3,50 meter. 4. Wagens die een dusdanige lengte of draaicirkel hebben dat zij niet alle bochten in het optochtcircuit kunnen nemen, worden geweigerd voor deelname. Deelnemers dienen zichzelf ervan te overtuigen of zij alle obstakels in het circuit kunnen nemen ondanks genoemde maten. 5. Wielen van wagens en tractoren dienen behoorlijk te zijn afgeschermd, dan wel begeleid te worden (zie artikel 5.6). Tractoren dienen te zijn voorzien van passende versiering waarbij de bestuurder goed zicht rondom blijft houden. 6. Deelnemers met wagens zijn verplicht een sleepkabel, deugdelijke brandblusapparatuur en verlichting mee te voeren en zij dienen ervoor te zorgen dat deze direct voor gebruik beschikbaar zijn. 7. Het MvT is gerechtigd tijdens de voorbereidingsperiode bij de deelnemers controles uit te voeren op het naleven van de gestelde eisen aan afmetingen, constructie en veiligheid. 8. Het is niet toegestaan bij de uitbeelding of voortbeweging van de uitbeelding levende have te gebruiken. Het is voor deelnemers in de categorie Grote groepen niet toegestaan gebruik te maken van gemotoriseerde vervoersmiddelen. 9. Het verspreiden van confetti of vergelijkbare zaken dient ter goedkeuring aangemeld te worden bij het MvT (ter voorkoming van z.g. milieudelicten en de gevolgen hiervan, bijv. schoonmaak kosten). Reglement Grote Optocht Oeteldonk, december

4 Het uitdelen van snoepgoed, andere eetwaren, folders of andere zaken is niet toegestaan, tenzij op aanvraag bij het MvT expliciet goedkeuring is verleend door het ministerie. 10. Het voeren van logo s, bedrijfsnamen, uitbeelden of op enige andere wijze reclame maken, tijdens de Grote Optocht door de deelnemers is verboden en zal uitsluiting tot gevolg hebben. Voor zogenaamde schildjes op de kiel van de clubkes kan, na aanvraag, door het MvT toestemming worden gegeven. 11. Iedere vorm van muziek, anders dan "levende" muziek, is in de Grote Optocht verboden. Alle geluiden die voortgebracht worden al dan niet via speakers e.d. en welke behoren bij een uitbeelding/act, dienen ter beoordeling en goedkeuring aan het MvT bij inlevering van het inschrijfformulier te worden gemeld. ARTIKEL 5. OPTOCHT 1. De route van de Grote Optocht wordt, in overleg met de gemeente, door het MvT vastgesteld. 2. Alle deelnemers dienen zich op het aangegeven tijdstip voor het vertrek van de Grote Optocht op de in de optochtroute aangegeven locatie te melden. 3. De Grote Optocht begint op 12:33 uur. Deelnemers welke zich te laat melden lopen het risico dat zij niet meer kunnen worden ingedeeld en van deelname worden uitgesloten. 4. Alle deelnemers dienen zich op volgorde van de verstrekte volgnummers op te stellen. Iedere deelnemer dient zijn volgnummer duidelijk zichtbaar voor zich uit te voeren of te dragen en zich overeenkomstig het volgnummer aan zijn plaats in de optocht te houden. De gehele optochtroute dient door alle deelnemers te worden gevolgd. 5. Iedere deelnemer heeft de plicht het tempo te volgen zoals dat vanaf de kop van de optocht wordt aangegeven. 6. Iedere deelnemer bewaart constant een redelijke afstand van zijn voorganger. 7. Deelnemers die onder invloed van alcohol verkeren of lijken te verkeren worden verwijderd c.q. van deelname uitgesloten. Bestuurders van voertuigen mogen niet onder invloed verkeren (zoals bepaald in artikel 8 van de Wegenverkeerswet 1994). 8. In verband met de veiligheid van deelnemers en publiek dienen de wagendeelnemers zorg te dragen voor voldoende begeleiding rondom de wagen en toe te zien op een veilige en onbelemmerde doorgang van de wagen. 9. Deelnemers waarvan bekend is dat zij een "eigen muziekske" hebben, kunnen verplicht worden hun muziekske deel te laten nemen aan de optocht. Op eigen initiatief het "eigen muziekske" elders in de optocht in te zetten als ondersteuning aan een andere deelnemer of als zelfstandige deelnemer is verboden. 10. Voor deelnemers die geen "eigen muziekske" hebben kan het MvT bemiddelen voor muzikale ondersteuning tijdens de Grote Optocht. 11. Alle deelnemers dienen de aanwijzingen van de optochtbegeleiders te allen tijde stipt op te volgen en de door hen gewenste medewerking te verlenen. ARTIKEL 7. BEOORDELING 1. De jury wordt elk jaar opnieuw samengesteld door het MvT. 2. De jury bestaat uit minimaal uit 5 personen. Per categorie wordt een deeljury benoemd. Het MvT kiest een voorzitter, die onthouden is van stemrecht. Reglement Grote Optocht Oeteldonk, december

5 3. De jury hanteert de volgende beoordelingsnormen: a. Carnavalesk (maximaal 20 punten te behalen) is de manier waarop het voorgestelde/het idee wordt uitgebeeld: humoristisch, lachwekkend, komisch, heeft met scherts (grappige dwaasheden) en gein te maken, vaak gericht op lokale en/of Oeteldonkse gebeurtenissen. b. Presentatie (maximaal 15 punten te behalen) is de manier waarop de uitbeelding/het idee, wordt getoond: de vorm, de (aan)-kleding, de uitvoering, het kleurgebruik en de afwerking van het voorgestelde. Zit er een actie/bewegend element in? Is er contact met het publiek? Is er overeenkomst tussen het OC-motto van het jaar en de uitbeelding/het idee? c. Originaliteit (maximaal 15 punten te behalen) is de manier waarop de uitbeelding/het idee zich onderscheidt: de oorspronkelijkheid, een eigen kenmerk dragend, verrassend, pakkend. 4. Bij de beoordeling van de ontwerpprijs wordt gekeken naar de manier waarop het idee/de uitbeelding in zijn totaliteit is vormgegeven. Er wordt gekeken naar creativiteit, kunstvaardigheid en originaliteit, en of de creatie tijdens en op het einde van de optocht nog geheel intact is. 5. Het staat de jury vrij te beslissen of deelnemers prijswaardig zijn en of derhalve alle prijzen worden uitgereikt. 6. De bekendmaking en uitreiking van de prijzen vindt na de Grote Optocht plaats, tussen en uur in het Theater aan de Parade. 7. Het door een deelnemer niet opvolgen van aanwijzingen van het MvT of optocht begeleider(s) kan leiden tot puntenaftrek. Over puntenaftrek wordt besloten door de Juryvoorzitter en de Minister van Tochten. 8. De uitslag van de jury is bindend. 9. Klachten over deelnemers dienen uiterlijk binnen 4 keer 11 uur na einde van de optocht schriftelijk bij de minister van het MvT gemeld te worden. De jurering zal echter normaal doorgang vinden. Een speciale commissie ter behandeling van klachten wordt door het MvT samengesteld. Gevolgen voor eventueel gewonnen prijzen worden na uitspraak van de commissie zo spoedig mogelijk uitgevoerd ARTIKEL 8. PRIJZEN EN UITREIKING 1. Voor de deelnemers aan de Grote Optocht worden de volgende prijzen ter beschikking gesteld: a. Ontwerpersprijs; b. Prijzen Wagens (1 e, 2 e en 3 e prijs én beloning voor iedere andere wagen voor deelname); c. Prijzen Grote groepen d. Prijzen kleine groepen en individuelen e. Muziekprijs 2. De Ontwerpersprijs bestaat uit een wisselbeker welke wordt uitgereikt aan het door de jury als best beoordeelde ontwerp. Voor de categorieën Wagens en Grote groepen is per categorie een ontwerpersprijs beschikbaar. 3. De OC maakt het prijzengeld zoals bedoeld onder art. 8 sub 1b en c zo spoedig mogelijk na carnaval over op een door de deelnemers opgegeven giro- of bankrekening. 4. Prijswinnaars in de categorie kleine groepen en individuelen (art. 8 sub 1 d) dienen bij de prijsuitreiking persoonlijk aanwezig te zijn om hun (geld)prijs direct in ontvangst te nemen. Indien niet aanwezig vervalt de (geld)prijs. Reglement Grote Optocht Oeteldonk, december

6 5. Alle deelnemers in alle categorieën kunnen in aanmerking komen voor de Muziekprijs. Hier vindt aparte jurering op plaats. De Muziekprijs wordt enkel toegekend aan deelnemers die de gehele route hebben deelgenomen. ARTIKEL 9. SLOTBEPALINGEN In alle gevallen waarin de reglementen niet voorzien beslist het MvT. Oeteldonk, december 2016 Reglement Grote Optocht Oeteldonk, december